CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 1 de 9 A. OBJETIVO Garantizar que se cumpla el debido procedimiento para los trámites de vinculación, desvinculación, traspaso, cambio de número interno, renovación de Tarjetas de Operación, y control de documentos de los vehículos. Desde la solicitud realizada por parte del afiliado de FLOTA SUGAMUXI S.A. hasta culminar el tramite respectivo ante el organismo de transito correspondiente. B. ALCANCE El proceso Inicia con la solicitud realizada por el propietario, según el trámite requerido a la empresa como vinculación, desvinculación, traspaso, cambio de numero Interno, renovación de Tarjeta de Operación, y termina con la ejecución y disposición de los registros del vehículo luego de realizado el trámite. C. RESPONSABLE. Junta Directiva. Gerente General. Responsable Parque Automotor. D. REQUISITOS Decreto 1079 de 2015 Por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor, colectivo metropolitano, distrital municipal de pasajeros Decreto 171 de 2001: Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Pasajeros por carretera. Decreto 0348 de 25/02/2015: "Por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor especial y se adoptan otras disposiciones. Directrices de Junta Directiva. Contrato de Vinculación para Vehículos de Transporte Automotor Terrestre de pasajeros
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 2 de 9 E. POLÍTICAS Cualquier trámite de vinculación, desvinculación, traspaso o cambio de número interno, deberá ser autorizado por la Junta Directiva para lo cual el afiliado o persona natural o jurídica interesada deberá dirigir una solicitud a este órgano administrativo. POLÍTICAS VINCULACIÓN DEL VEHÍCULO. El trámite de admisión de nuevos afiliados es autorizado por parte de Junta Directiva, al igual que los vehículos. En el momento de admisión de un nuevo afiliado por parte de la Junta Directiva deberá diligenciar el formato de afiliación FS 061 cumpliendo con el lleno de los requisitos; si el propietario va a ingresar un vehículo cero kilómetros presentará ante la Gerencia General la siguiente documentación exigida con el fin de enviarla al Ministerio de Transporte y lograr conseguir el Certificado de disponibilidad de Capacidad Transportadora: Fotocopia de factura de compra chasis y carrocería.( bus) Ficha técnica de homologación chasis y carrocería (bus) Ficha técnica de homologación. Certificado de importación. Una vez recibida esta documentación la empresa emitirá la respectiva carta de aceptación. El propietario será el responsable de realizar la matrícula del vehículo ante el Organismo de Transito correspondiente teniendo en cuenta el radio de acción del vehículo el cual puede ser Municipal o Nacional y radicar ante la Gerencia General los siguientes documentos con el fin de que la empresa inicie el trámite de solicitud de Tarjeta de Operación ante el Ministerio de Transporte. Fotocopia de la carta de propiedad vehículo. certificado libertad vehículo( requerido cuando es más de un propietario) Fotocopia del soat. Si el vehículo tiene contrato con un leasing, es necesario presentar copia de dicho contrato donde se evidencie el respectivo locatario. la empresa incluirá al vehículo en las pólizas de Responsabilidad Civil Contractual (RCC), Póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE)y Póliza de Excesos. Y
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 3 de 9 El asignara el Numero Interno del vehículo dependiendo el grupo al cual pertenece. La vinculación del vehículo se formalizará a través de la firma del Contrato de Vinculación para Vehículos de transporte Automotor terrestre de pasajeros. Si el propietario va a ingresar un vehículo usado presentará ante la Gerencia General la siguiente documentación exigida para el trámite de solicitud de tarjeta de operación ante el Ministerio de Transporte y deberá radicar ante la Gerencia General los siguientes documentos: Licencia de transito Fotocopia del soat. certificado libertad vehículo( requerido cuando es más de un propietario) Si el vehículo tiene contrato con un leasing, es necesario presentar copia de dicho contrato donde se evidencie el respectivo locatario. Revisión tecnicomecanica. la empresa incluirá al vehículo en las pólizas de Responsabilidad Civil Contractual (RCC), Póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE) y Póliza de Excesos. El asignara el Numero Interno del vehículo dependiendo el grupo al cual pertenece. La vinculación del vehículo se formalizará a través de la firma del Contrato de Vinculación para Vehículos de transporte Automotor terrestre de pasajeros. Una vez lista la documentación del vehículo, el propietario deberá presentar el automotor ante el Ingeniero Mecánico, quien realizara la inspección de ingreso y validará que esté en óptimas condiciones de operatividad, requisitos de imagen y elementos de confort y emitirá la respectiva ficha de salida para presentarla a la oficina de rodamiento para respectivo despacho
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 4 de 9 Los soportes del proceso de vinculación se remiten a la Auxiliar Administrativa de Parque Automotor quien se encargará de: Asignar la plantilla de puestos del vehículo según la capacidad autorizada según el tipo de vehículo. a través de http://201.234.74.40/admin/. Digitalizar los documentos del vehículo tales como seguro obligatorio, póliza, tarjeta de operación y revisión Tecnicomecanica para ingresarlos al aplicativo http://190.14.233.82:8080/parqueautomotor/. realizar la creación de la Expediente del vehículo en forma física y sistematizada. Controlar y custodiará la carpeta del vehículo. actualizar el archivo en Excel Parque Automotor en donde se encuentra la base de información de vehículos vinculados a la empresa. Reportar las novedades de vinculación a los departamentos Contabilidad Tesorería y Talento Humano mediante el formato FS.046 Registro para novedades de vehículos. Informar semanalmente las novedades del de la empresa adjuntando el archivo de Excel Parque Automotor a Gerencia, Subgerencia Operativa, Subgerencia Administrativa, Comité Disciplinario, Talento Humano, Tesorería, Calidad, Departamento de Sistemas de Coflonorte, auxiliar Administración Yopal y Proveedores autorizados por Subgerencia Administrativa. Una vez lista la documentación del vehículo, el propietario deberá presentar el automotor ante el Ingeniero Mecánico, quien realizara la inspección de ingreso y validará que esté en óptimas condiciones de operatividad, requisitos de imagen y elementos de confort y emitirá la respectiva ficha de salida para presentarla a la oficina de rodamiento. POLÍTICA PARA LA DESVINCULACIÓN DEL VEHÍCULO El propietario del vehículo solicitará a Junta Directiva la autorización para desvincular el vehículo e informará a Subgerencia Operativa su deseo de desvincular el automotor con el fin de
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 5 de 9 generar las novedades de rodamiento respectivas y que el vehículo no sea incluido en la rotación del mes siguiente. Una vez autorizado el trámite de desvinculación por Junta Directiva, se iniciará el proceso de Paz y Salvo interno por parte del Auxiliar de Parque Automotor quien se encargará de solicitar a las dependencias de Talento Humano, Oficina Jurídica, Celulares, Tesorería, Contabilidad y Subgerencia Administrativa el diligenciamiento del formato FS.47 Soporte Interno para la expedición de Paz y Salvo. Una vez se confirme que el vehículo se encuentra a Paz y Salvo, se hace entrega del formato FS.047 soporte interno para la expedición de Paz y Salvo (El visto bueno de Gerencia General puede ser no tenido en cuenta mientras tenga la firma del o en su defecto se verifica con la firma de Gerente General que se encuentra en el paz y salvo externo) a la secretaria de Gerencia quien solicitara al propietario el cumplimiento de los siguientes requisitos: Carta de Aceptación de la nueva Empresa Vinculante o Resolución de Chatarrización. Devolución del Original de la Tarjeta de operación. Devolución de carnet pólizas RCCY RCE. Fotocopia de la Licencia de Transito. Retiro del GPS (APLICA PARA SERVICIO LIBERTADORES) Cuando se radique la documentación en la Gerencia General el propietario deberá firmar un documento denominado Mutuo acuerdo de desvinculación el cual debe ser autenticada la firma ante notaria. La documentación se radica ante el Ministerio de Transporte o Secretaria de Transito de Sogamoso o Yopal (según se requiera) y una vez emitida la Resolución de desvinculación por parte de estos organismos, el Auxiliar de Parque Automotor diligencia el formato FS.046 Registro de novedades para vehículos y solicita firma de verificación al Sugerente o al Gerente General para respectiva verificación y aprobación del registro. Los soportes del proceso de desvinculación se archivan en la carpeta del vehículo, la Auxiliar Administrativa de Parque Automotor quien se encargará de:
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 6 de 9 realizar la novedad en el sistema CTA. actualizar el archivo en Excel Parque Automotor en donde se encuentra la base de información de vehículos vinculados a la empresa. Reportar las novedades de desvinculación a los Departamentos de contabilidad, Tesorería y Talento Humano, entregando copia del formato y por correo electrónico, se reportara mediante el formato FS.046 Registro para novedades de vehículos. Hacer entrega mediante un oficio al auxiliar administrativo de archivo, de las carpetas de los vehículos desvinculados debidamente foliadas. Semanalmente reportar las novedades mediante un correo electrónico adjuntando el archivo Excel del Parque Automotor a Gerencia, Subgerencia Operativa, Subgerencia Administrativa, Comité Disciplinario, Talento Humano, Tesorería, Calidad, Departamento de Sistemas de Coflonorte y Proveedores autorizados por Subgerencia Administrativa. POLÍTICAS TRASPASO, CAMBIO DE NÚMERO INTERNO, CAMBIO DE SERVICIO. El propietario radica solicitud de autorización para tramite (traspaso interno, cambio de número interno, cambio de servicio) ante la Junta Directiva. Diligenciamiento de formatos FS.046 Registro para novedades de vehículosy FS.047 soporte interno para la expedición de Paz y Salvo (El visto bueno de Gerencia General puede ser no tenido en cuenta mientras tenga la firma del o en su defecto se verifica con la firma de Gerente General que se encuentra en el paz y salvo externo). En el momento de admisión de un nuevo afiliado por parte de Junta Directiva, se diligenciará el formato de afiliación FS 061 cumpliendo con el lleno de los requisitos, el vehículo debe encontrarse a paz y salvo con la empresa. El(los) nuevo(s) propietario(s) debe entregar en la oficina de Parque Automotor copia de la nueva Licencia de Tránsito, Rut, una fotocopia de la(s) cedula(s), contrato de leasing para validar locatario. La secretara de Gerencia debe solicita a la compañía de seguros la modificación de beneficiarios de las pólizas de Responsabilidad civil contractual y extracontractual y entregar copia a la oficina de Parque Automotor.
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 7 de 9 Los soportes del proceso de traspaso se archivan en la carpeta del vehículo, la Auxiliar Administrativa de Parque Automotor se encargará de: Realizar la novedad en el sistema CTA. actualizar el archivo en Excel Parque Automotor en donde se encuentra la base de información de vehículos vinculados a la empresa. La Auxiliar de Parque automotor reportará las novedades de traspasos a los departamentos de contabilidad entregando copia del formato FS.046 Registro para novedades de vehículos a la Asistente de Contabilidad; para los departamentos de Tesorería y Talento Humano se le informara de la novedad a través de correo electrónico. Reportar semanalmente las novedades mediante un correo electrónico adjuntando el archivo del Parque Automotor a Gerencia, Subgerencia Operativa, Subgerencia Administrativa, Comité Disciplinario, Talento Humano, Tesorería, Calidad, Departamento de Sistemas de Coflonorte y Proveedores autorizados por Subgerencia Administrativa. POLÍTICAS CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LOS VEHICULOS Cada vehículo afiliado a FLOTA SUGAMUXI debe tener carpeta individual en donde se archive cada registro correspondiente al mismo. La documentación que se debe renovar con una periodicidad anual para todos los vehículos es la siguiente: SOAT, Tecnicomecanica, Pólizas RCC, RCE. El Auxiliar de Parque Automotor es el responsable del control de los vencimientos de la documentación de los vehículos afiliados a FLOTA SUGAMUXI S.A. e informar a rodamiento en caso de vencimiento para que se suspenda el despacho a los vehículos que no que no cuente con la documentación al día hasta tanto no sea valide la respectiva renovación del documento. Mensualmente se verifica la documentación próxima a vencer durante el mes siguiente, la cual es reportada mediante correo electrónico y/o oficio a las oficinas de rodamiento Sogamoso, Yopal, agencia Tunja, Operativo, Oficina Administrativa de Yopal, coordinadores del servicio urbano sogamoso, Yopal con el fin de que se realice la respectiva vigilancia y control.
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 8 de 9 En el momento que se realice la renovación del documento se procede actualizar datos en sistema CTA. y en aplicativo, y en archivo Excel de Parque Automotor. En caso de que el vehículo de servicio intermunicipal presente documentación vencida el sistema de CTA automáticamente bloqueara el despacho del mismo. El seguro obligatorio contra accidentes de tránsito SOAT es tramitado por parte de la empresa para los vehículos afiliados en el servicio intermunicipal los cuales son solicitados con un mes de antelación a la fecha del vencimiento para trámites de distribución y actualización de la información una vez recibida la renovación de los SOAT, el responsable del Parque Automotor debe enviarlos a las oficinas de rodamiento Sogamoso o Yopal o la agencias teniendo como criterio la zona de operación del vehículo. Para los demás servicios (Urbano Sogamoso, Urbano Yopal, Servicio Veredal Yopal, Servicio Taxi urbano Sogamoso) la actualización del SOAT es responsabilidad directa del propietario del vehículo, quien remitirá una copia del documento a la oficina de Parque Automotor para su respectiva actualización en el sistema. Los propietarios de los vehículos son responsables de realizar la renovación de la Revisión Tecnicomecanica en los CDA autorizados por Ministerio de Transporte. y remitir una copia del documento a las oficinas de Parque Automotor y rodamiento, para su respectiva actualización en el sistema. para El control de la actualización de estos documentos se realizara por el departamento de rodamiento según lo establecido en el subproceso PST.1 Control del Alistamiento de Vehículos. El Auxiliar de Parque Automotor podrá validar la respectiva renovación de los documentos ingresando a través de la página del RUNT linkhttps://www.runt.com.co/portel/libreria/php/01.0305.html?dif=f9ad9ff59f0adecdbab790b170f0bd4 b y descargar soporte de renovación del documento. POLÍTICAS PARA RENOVACIÓN DE TARJETA DE OPERACIÓN Los trámites para la renovación de tarjeta de operación se realizaran siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en el formato FS.090 Requisitos para trámite de renovación de tarjeta de operación de acuerdo al tipo de servicio donde se encuentra afiliado el vehículo.
CONTROL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR PAGINA: 9 de 9 La Tarjeta de operación expedida por el Ministerio de Transporte o Secretarias de Transito de Yopal y Sogamoso tiene una vigencia de 2 años, al finalizar este periodo se debe solicitar su renovación. La Auxiliar Administrativa de Parque Automotor deberá informar mediante oficio a la secretaria de Gerencia los vehículos que tienen fecha de vencimiento con un mes de antelación, para lo cual debe adjuntar los documentos del vehículo (SOAT, Tarjeta de operación, Tecnicomecanica, Licencia de transito de igual manera se debe validar que los datos del vehículo, coincidan con los que reporta la licencia de tránsito, tarjeta de Operación y corroborar que estos datos correspondan con la información reportada ante el RUNT. (Registro Único Nacional De Trasporte). El propietario del vehículo cumplirá con lo siguiente: Suscribir un nuevo contrato de vinculación. Devolver la tarjeta de operación original vencida (15) días calendario luego de recibir la nueva tarjeta de operación. Renovación de tarjetas de operación para el SERVICIO ESPECIAL Para los vehículos que se encuentran en servicio especial el propietario debe cumplir con los siguientes requisitos. Suscribir un nuevo contrato de vinculación. Hacer entrega de la tarjeta de operación original vencida (15) días calendario luego de recibir la tarjeta de operación. Copia del contrato de prestación de servicios de transporte especial, en el que se determine el vehículo presta el servicio de transporte de pasajeros modalidad especial suscrito entre las partes. F. PROCEDIMIENTOS. El Subproceso de Administración documental de procesos está compuesto por los siguientes procedimientos:
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 10 de 19 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO Junta Directiva Afiliado Organismo de transito Ministerio de Transporte Solicitud de requerimiento de Ingreso de vehículos y afiliados Matricula vehículo Solicitud capacidad trasportadora Tarjeta de operación VINCULACIÓN VEHÍCULOS DE Garantizar el cumplimiento del proceso de vinculación de vehículos PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO Admisión de vehículo. Reposición de los vehículos Certificado de capacidad trasportadora Ministerio de Transporte y/o Secretarias de Transito. Tarjeta de operación. CLIENTE Prestación servicio del PERIODICIDAD Según requerimientos Afiliado Junta Directiva Ministerio de Transporte organismo de transito. Carta de solicitud de desvinculación por el propietario a Junta Directiva Mutuo acuerdo de desvinculación Paz y salvo (propietario-vehículo) DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS Garantizar el cumplimiento del proceso de desvinculación de vehículos Resolución de desvinculación Ministerio de transportes y/o Secretarias de Transito. Afiliado Empresa Según requerimiento
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 11 de 19 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Afiliado Junta directiva Organismo de transito Solicitud afiliado Cesión de derechos Paz y salvo TRASPASO DE VEHÍCULO Garantizar el cumplimiento del proceso de traspaso de vehículos y cambio de No. interno cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa. Licencia de transito Nuevo propietario Rut Cedula Afiliado que vende Afiliado que compra Vehiculo. Según requerimiento Empresa Afiliado Necesidad de mantener actualizado los documentos CONTROL ACTUALIZACIÓN DOCUMENTOS VEHÍCULOS Y DE DE Mantener actualizado la documentación de vehículo Documentación vigente de los vehículos afiliados a Flota Sugamuxi S.A. Prestación servicio de Mensual Afiliado Ministerio de transporte Secretaria de transito Necesidad de mantener actualizado la tarjeta de operación del vehículo. RENOVACIÓN TARJETA OPERACIÓN DE Mantener actualizado la tarjeta de operación de los vehículos para que este pueda operar Tarjeta de operación Prestación servicio del Mensual ( de acuerdo al vencimiento del documento)
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 12 de 19 G. INDICADORES Ver Tablero de Indicadores H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO Archivo Parque automotor Documentos legales para vinculación Licencia de tránsito, Polizar RCE RCC, SOAT, Revisión tecnicomecanica, tarjeta de operación ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Archivo magnético (Excel) Papel Papel Disco duro computador parque automotor Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Mis documentos/ parque automotor-/archivo parque,/ Flota Sugamuxi S.A. Numero interno vehículo / Fecha de afiliación Numero interno vehículo / Cronologicamente ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL Anual No aplica Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos DISPOSICIÓN FINAL Disco duro computador parque automotor
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 13 de 19 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO Contrato de vinculación FS.046 Registro de novedades FS.047 soporte interno para expedición de paz y salvo ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Copia: Archivo magnético Papel Magnético Papel Papel Disco duro computador parque automotor Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Disco duro computador parque automotor Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Mis documentos/parque automotor /n interno vehículo/solo documentos vigentes Numero interno vehículo / Fecha de afiliación Archivadores parque automotor/número interno vehículo Carpeta registro de novedades Numero interno vehículo / Cronologicamente ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL Vigencia de documentos N a Tiempo activo vehículo Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos DISPOSICIÓN FINAL Eliminación
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 14 de 19 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO FS.062 control de préstamo carpetas Archivo desvinculado Resoluciones desvinculación vehículos de ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Archivo físico Archivo magnético Original: Archivo Físico Copia: Archivo físico Archivador parque automotor / Varios Archivador/ parque automotor. Disco duro computador parque automotor Archivadores Parque Automotor / Expediente vehículo Archivador parque automotor / Varios Carpeta control de préstamo de carpetas / cronologicamente Carpeta archivo desvinculados Mis documentos/ parque automotor/ desvinculados Numero interno vehículo / Cronologico Carpeta resoluciones desvinculación / Cronológico ACCESO Contabilidad TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL Un año No/Aplica Eliminacion Perpetuo Mientras el vehículo se encuentre activo más 3 meses en archivo vehículos inactivos No aplica Disco duro computador parque automotor Dos Años No Aplica Eliminación
PAGINA: 15 de 19 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO Correspondencia de Control de los SOAT Correspondencia de Control de renovaciones de tarjeta de operación POLIZAS RCC Y RCE ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Archivo físico Archivo físico Archivo físico Archivador parque automotor / Varios Archivador parque automotor / Varios Archivo Gerencia / AZ Pólizas Carpeta SOAT / Cronológico Carpeta Tarjeta de operación / Cronológico Por servicios / por numero interno de vehiculo ACCESO Auxiliar Adtvo de Auxiliar Adtvo de TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL Un año No aplica Eliminación Un año No aplica Eliminación 10 años
PAGINA: 16 de 19 I. DOCUMENTOS CONTROLADOS CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN FS.047 Soporte interno para la expedición de paz y salvo. 3 24/06/2015 FS.046 Registró para novedades de vehículos. 4 11/05/2015 DISTRIBUCIÓN Secretaria de Gerencia Auxiliar Administrativa de Secretaria de Gerencia Auxiliar Administrativa de FS.062 Control de carpetas vehículos 1 24/06/2015 Parque automotor FS.030 Entrega de aportes del fondo de reposición 3 07/07/2015 FS.089 Requisitos para desvinculación de vehículos 4 FS.090 Requisitos para renovación de tarjeta de operación 1 07/07/2015 Secretaria de Gerencia Auxiliar Administrativa de Secretaria de Gerencia Auxiliar Administrativa de Secretaria de Gerencia Auxiliar Administrativa de
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 17 de 19 J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS DEFINICIONES Capacidad trasportadora: Carpeta del vehículo Tarjeta de operación Póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual Es el número de vehículos autorizados por el Ministerio de Transporte para la prestación del servicio de transporte de pasajeros. Es el conjunto de documentos ordenados que resumen la historia legal y técnica del equipo de transporte y que permite llevar un control sobre el comportamiento del vehículo. La tarjeta de operación es el documento único expedido por el ministerio de Transporte el cual autoriza a un vehículo automotor para prestar el servicio público bajo la responsabilidad de una empresa de transporte, tiene vigencia por dos (2) años. Estas Pólizas buscan indemnizar los perjuicios causados a personas y/o bienes causados por el asegurado en accidentes de tránsito. Las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual son obligatorias para vehículos de transporte público. La póliza de Responsabilidad Civil Contractual indemniza los perjuicios causados a los pasajeros del vehículo de transporte público.
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 18 de 19 Matricula de vehículo: Cancelación de matrícula de vehículo Vinculación: Traspaso de vehículo Paz y salvo Plan de rodamiento Desvinculación Clase de vehículo Es el trámite ante las autoridades de tránsito correspondientes, mediante el cual identifican e individualizan los vehículos, asignándoles una combinación de caracteres alfanuméricos representados en una placa metálica en la que se graban o adhieren de forma inalterable e individualizada. Es el trámite mediante el cual se cancela la licencia de tránsito de un vehículo ante un Organismo de Tránsito. Como consecuencia de lo anterior el vehículo se da de baja del Registro Nacional Automotor. Es el procedimiento mediante el cual se procede a iniciar una relación comercial a través un contrato de vinculación entre la empresa y el propietario de un vehículo que desea ingresar. Es el procedimiento que se debe realizar cuando se desea registrar la propiedad de un vehículo a nombre de otra persona. Es el documento que expide la empresa a solicitud del afiliado, en el que consta la inexistencia de obligaciones derivadas con la empresa, Es la programación para la utilización plena de los vehículos vinculados a una empresa para que de manera racional y equitativa cubran la totalidad de los servicios, contemplando el mantenimiento de los mismos. Es el procedimiento mediante el cual se procede a finalizar el contrato de vinculación de un vehículo a la empresa, ante el Ministerio de Transporte por parte del propietario o de la misma empresa vinculante GRUPO A 4-9 pasajeros Automóvil, Camioneta GRUPO B 10-19 pasajeros Microbús GRUPO C + 19 pasajeros Bus CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE 1 18/03/15 Levantamiento de la caracterización del Auxiliar proceso de Vinculación y Desvinculación de administrativa vehículos según las nuevas disposiciones de documentación establecidas. 2 07/07/2015 Se modifican los códigos de los formatos FS.047, FS.046, FS.062, FS.030 y FS.089, se crea el formato FS.90 Requisitos para trámite de renovación de tarjeta de operación, el cual contiene los requisitos para iniciar el proceso de trámite de tarjetas de operación, se documenta Auxiliar administrativa
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 19 de 19 3 la obligatoriedad en la sección de políticas. Se reviso el documento, se eliminaron requisitos para el trámite de la tarjeta de operación y la desvinculación de vehículos tales como las fotos, se actualiza tabla de documentos controlados Auxiliar administrativa Secretaria Gerencia APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO Emilsen Amado Auxiliar Administrativa de. Alba Avellaneda Ing. Cesar Eliseo Silva Ingeniero de Procesos Sra. Lida Isabel Solano.. Sr. Luis Francisco Cardozo Gerente General.