CARACTERIZACION DE PROCESOS Código: DE-F-001 Código Proceso: GT Versión: 001 Proceso: Gestión de Líder (es) del Proceso: Secretarios de Hacienda, Educación para la Cultura, Tránsito y Transporte, Bienestar Social y Comunitario, Medio Ambiente, Gobierno, Salud y Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Tesorero y Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica Página 1 de 1 Objetivo: Garantizar la prestación de servicios oportunos, transparentes y confiables, asignados por delegación de otras entidades de superior jerarquía o planificados por la Administración con el fin de facilitar la gestión de la comunidad en el cumplimiento de sus obligaciones y obtención de beneficios particulares o comunes. Alcance: Este proceso comprende desde la identificación de requisitos legales y reglamentarios y la planificación del servicio hasta el seguimiento y evaluación de la gestión. Requisitos ISO 9001, NTCGP 1000: 5.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2.4, 8.3 Elementos del MECI: 1.3, 2.1, 2.2.1, 2.2.2, 2.3.2, 3.1, 3.3.2 Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes actualización y Entes de Control, modificación regulación y Normatividad P 1. Identificar requisitos legales y reglamentarios Gestión Documental de la legislación documentación o normograma Comunidad y partes interesadas Planeación Administrativa y Características de la población Directrices del Banco de Proyectos e Información presupuestal 2. Identificar la población objetivo o caracterización de la población (sisben) 3. Elaborar el plan de acción y/o proyectos para la vigencia Diagnostico Propuesta de plan de acción anual y/o proyectos Gestión de Planeación Administrativa y
Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Direccionamiento Estratégic Gestión de Planeación Administrativa y Gestión de Planeación Administrativa y Comunicaciones Plan de Desarrollo Municipal Plan de Ordenamiento Territorial Plan de Trabajo del SGI Mapa de Procesos Diagnostico Presupuesto de ingresos y egresos Bases de datos actualizadas Presupuesto aprobado para la vigencia Plan de Compras Banco de Proyectos Material Informativo Apoyo a Eventos y a procesos comunicacionales P H 4. Asegurar la disponibilidad de recursos 5. Ejecutar el plan de acción y/o proyectos para la vigencia Anteproyecto de Presupuesto legalización de Compras y/o Contratación CDP, RDP, CxP, o ajustes presupuestales Informes del plan de Acción Anual Necesidades de Comunicación, apoyo a eventos y asesoría de publicación Mejoramiento de la Gestión, Comunidad y Partes Interesadas Planeación Administrativa y Compras y Contratación Administración de Rentas Municipales Entes de Control Planeación Administrativa y Comunicaciones
Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Gestión del Recurso Físico Gestión Jurídica Comunicaciones Desarrollo y Gestión Humana Comunidad y partes Interesadas Gestión de Mejoramiento de la Gestión Soporte o Apoyo Tecnológico, Infraestructura, Bienes Conceptos Jurídicos Información Información Requerimientos Documentación Informes Planes de Mejoramiento Revisión del proceso Quejas, Reclamos, Sugerencias H 6. Atender Requerimientos y/o solicitudes 7. Realizar el seguimiento y medición a la Gestión Soporte o apoyo Tecnológico, Infraestructura, Bienes Apoyo Jurídico Matriz de Comunicación del proceso capacitación Contratación del Recursos Humano Respuesta y/o Indicadores Acciones C-P- M Actas de Grupo Primario Modificaciones de la documentación del Sistema Informes Seguimientos a los proyectos 8. Atender las Quejas, Reclamos y Sugerencias Q,R, S atendidas Gestión del Recurso Físico Procesos del SGI Comunicaciones Gestión y Desarrollo Humano Comunidad y partes Interesadas Mejoramiento de la Gestión Gestión Documental Entes de Control o Partes Interesadas Planeación Administrativa y Mejoramiento de la Gestión, Comunidad y Partes Interesadas
Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Controles Preventivos: 9. Actualización de la Normatividad vigente 10. Asegurar la preservación del Producto (si es necesario) 11. Asegurar la Propiedad del Cliente (si es necesario) 12. Identificar y controlar los Servicios No Conformes Gestión de Recolección de la Información V 13. Asegurar la calibración y la metrología (si es necesario) 14. Evaluar el servicio Prestado 15. Ajuste y actualización de las Bases de datos Acta de Reunión de Grupos Primario y expectativas de auditorías Mejoramiento de la Gestión Evaluación Independiente Partes Interesadas 16. Actualización permanente de requisitos y condiciones 17. Propender por la articulación entre las dependencias Misionales 18. Hacer evaluación objetiva y imparcial de los beneficiados 19. Asegurar la divulgación y convocatoria de manera oportuna 20. Verificar el cumplimiento de los requisitos
Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes Controles Correctivos: 21. Ajustar Planes de Trabajo 22. Efectuar Nueva Convocatoria 23. Corrección de la información registrada erróneamente y/o actualización del software o base de datos Análisis de Datos: 24. Analizar los informes de gestión 25. Analizar los resultados de los indicadores de gestión 26. Analizar los riesgos sobre el proceso 27. Analizar los informes de auditorías 28. Analizar los planes de mejoramiento 29. Analizar los resultados de las QRS Mejoramiento de la Gestión Acta de Reunión de Grupos Primario A 30. Tomar acciones para el mejoramiento Planes de Mejoramiento Procesos del SGI
Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Oportunidad en el servicio Variación de la demanda de los servicios Calidad en el servicio Porcentaje de población pobre y vulnerable afiliada al SGSSS Oferta Educativa Municipal Número de actividades de evaluación, mejoramiento y seguimiento a los sistemas de información en salud Número de acciones de sensibilización y educación para el reporte oportuno y con calidad de los datos de los actores del SGSSS Número de salas situacionales de salud implantadas Documento marco sobre el Sistema Integral de Información en Salud (SIIS) adoptada Acceso Ilegal Conflicto Demora Desarticulación Falsedad Inasistencia Incumplimiento Mala Calidad Suspensión Tráfico de Influencias Usurpación Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S:Contravenciones S:Cambio de Carrocería S:Blindaje o desmonte del blindaje de Vehículos S:Cambio de Color S:Cambio de Empresa S:Cambio y grabación de motor S:Cambio de Servicio S:Matricula de vehículos de servicio Público de Pasajeros S:Duplicado de Licencia de Transito S:Duplicado de Placas S:Expedición Licencia de Conducción S: Inscripción o Levantamiento de Gravamen S:Matricula Inicial S:Radicación de Cuenta S:Rematricula S:Traspaso de matrícula vehículo automotor S:Tarjeta de Operación S:Traslado de Matrícula Vehículo Automotor S: Legalización de Novedades en los Establecimientos Educativos S:Cancelación de la matricula de un vehículo automotor S:Liquidación del Impuesto Industria y Comercio S:Expedición y/o Actualización del Certificado del SISBEN S:Habilitación servicio transporte colectivo e individual de pasajeros S:Otorgamiento de Vías Obligadas a los Proyectos Constructivos
Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S:Asignación o Modificación de Estrato Socioeconómico S:Entrega de Base de Datos del SISBEN S:Permiso de Intervención y Ocupación del Espacio Público S:Permiso de Instalación de Pasacalles S:Registro de Valla S:Solución de Recursos de Apelación Presentados a la Curaduría Urbana S:Radicación de documentos para enajenación de inmuebles S:Permiso de Transporte de Menaje Doméstico S:Licencia de Inhumación y Cremación S: Permiso de Traslado de Semovientes S:Expedición de Licencias de Ventas Ambulantes o Estacionarias S:Posesión de Funcionarios Notariales, Registradores y Judiciales S:Permisos Provisionales para Eventos Especiales S:Créditos para Educación Superior, Técnica o Tecnológica S:Servicio de liquidación de obligaciones urbanísticas S:Liquidación del Impuesto Predial Unificado S:Asuntos Civiles y Contravenciones por Choque S:Autorización descargas de aguas lluvias. S: Expedición de certificados de propiedad y no propiedad.
Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S:Entrega en Adopción de Fauna Doméstica S:Inscripción y Ascenso al Escalafón Docente S:Asignación de Cupos Nuevos y Traslados entre Instituciones Educativas S:Matricula Inicial por Reposición S: Préstamo y/o Alquiler de Escenarios Culturales S:Inscripción, Conservación y Actualización Catastro S:Atención de Solicitudes por Perturbación S:Atención de despachos comisorios S:Administración de Certificados de Estadísticas Vitales S:Generación de Informes de Salud S:Servicio de Movilización interna de animales S:Regrabación de motor S:Regrabación de chasis o serial S:Refrendación de Certificados y/o Títulos de Estudio para el Exterior S:Convalidación de Certificados de Grados de Estudios en el Exterior S:Esterilización de la Fauna Doméstica S:Certificados de tradición vehículo automotor S:Inscripción o levantamiento de orden judicial o admtiva entes Públicos S:Préstamo de Planos S:Clasificación en el Régimen de Tarifas a un Establecimiento Educativo Privado S:Autorización y permisos ambientales municipales
Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S:Aseguramiento al SGSSS S:Expedición de paz y salvos S: Apertura de libros de tesorería a organismos comunales y Asociaciones de Pensionados S: Apertura de libros de actas a organismos de primer y segundo grado y Asociaciones de Pensionados S:Apertura de libros de afiliados a organismos comunales y Asociaciones de Pensionados S:Apertura de libro de inventarios de organismos comunales y Asociaciones de Pensionados S:Aprobación de segregación de territorio de organismos comunales S:Aprobación de ampliación de territorios de organismos comunales S:Aprobación de reforma o actualización de estatutos comunales S:Aprobación de personería jurídica asocomunal. S:Aprobación de personería jurídica organismos comunales y Asociaciones de pensionados S:Aprobación personería jurídica juntas de vivienda comunitaria S:Cancelación de personería jurídica organismos comunales S:Expedición de certificado de existencia y representación legal organismos comunales y asociaciones de pensionados S:Reconocimiento a dignatarios de organismos comunales. S:Registro Único Municipal de Mascotas S:Modificación de características de vehículo automotor
Indicadores (Cuadro de Mando Táctico) Riesgos (Matriz Institucional) Servicios S:Nulidad de la matrícula de un vehículo automotor S:Liquidación y facturación de Créditos educativos, emprenderismo y de vivienda de interés social S:Inscripción de representante legal o revisor fiscal de la propiedad horizontal S:Inscripción de la personería jurídica de la propiedad horizontal S:Inscripción y expedición de matrícula de arrendador S:Expedición de certificados de existencia y representación legal de propiedad horizontal