Página de 9. OBJETIVO Garantizar el pago oportuno de salarios y prestaciones sociales a los servidores, de acuerdo con las novedades de nómina. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el reporte de novedades de nómina y termina con el pago de la nómina, prestaciones sociales, parafiscales y seguridad social. 3. DEFINICIONES 3. Aportante: Persona natural o Jurídica que tiene la obligación de realizar los aportes de los diferentes riesgos que conforman el sistema. 3.2 Cotización Base: Es igual al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permanentes configuran el monto total periódico de las cotizaciones. 3.3 Entidad Administradora: Son todas las Administradoras de Riesgos Laborales (A.R.L.), Empresas Promotoras de Salud (E.P.S.), Administradora de Fondo de Pensiones (A.F.P.), Administradora de Prima Media con Prestación Definida y las Administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. 3.4 Planilla integrada de liquidación de aportes: Formato electrónico que permite realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos. 3.5 Nómina: Ingreso de novedades (incapacidades, horas extras, descuentos legales y los autorizados por el servidor). 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Internos: Ver Listado Maestro de Documentos Documentos Externos: Ver Normograma EDU 5. CONDICIONES GENERALES 5. Las novedades de nómina tales como incapacidades, horas extras, licencias, embargos, deducciones autorizadas por el servidor, cuentas por cobrar por concepto de llamadas telefónicas, créditos, se deben entregar a la Dirección de Talento Humano, cinco días hábiles antes de la fecha establecida para pago de la nómina. 5.2 Las deducciones de nómina que no correspondan a las legalmente establecidas, deben estar debidamente soportadas y en el caso de deducción por consumo de servicios telefónicos (celulares) debe estar autorizado por el servidor, para lo cual la Dirección Administrativa deberá enviar al servidor copia de las facturas para su conocimiento. 5.3 Las vacaciones se deben programar a más tardar en el mes de febrero de cada año, las mismas se deben pagar al servidor cinco (5) día antes del inicio del disfrute. 5.4 El pago de las prestaciones sociales por retiro definitivo de un servidor se cancelará en los términos establecidos legalmente..
Página 2 de 9 Para el trámite de retiro parcial de cesantías el servidor debe diligenciar el formato FA4-8 establecido por la empresa, esta solicitud sólo será aprobada para los casos autorizados por la Ley, para el cual el solicitante deberá anexar los documentos requeridos. 5.5 Para las liquidaciones de incapacidades se liquidaran de acuerdo a lo establecido legalmente. 5.6 Se elaborará la Planilla integrada de liquidación de aportes el último día de cada mes, para trámite de pago se solicita disponibilidad y compromiso presupuestal de acuerdo al reporte generado por el sistema. 5.7 Las fechas límites de pago de los aportes corresponde a los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el último dígito del NIT de la empresa. 5.8 La prima de servicios y la prima de navidad serán pagadas de acuerdo a lo establecido por la ley. 5.9 Cuando un funcionario ingresa a la entidad se debe registrar en el sistema lo siguiente: - La hoja de vida del funcionario. - La información de la naturaleza jurídica de la vinculación. - Las cuentas de seguridad social y parafiscal. - El número de cuenta del banco donde se le consignara la nomina al servidor. 5.0 Los servidores que requieran salir de comisión de servicios deben diligenciar los siguientes formatos y hacerlos llegar a la Dirección de Gestión Humana y riesgos: - FA4-9 Autorización comisión servicios. - FA4-0 Cumplido comisión servicios. - FA4- Orden avance de pago de viáticos.
Página 3 de 9 6. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO 6. Pago de la nómina Recepcionar novedades de nómina Se recibe el reporte de horas extras, firmado por la Gerencia respectiva, las incapacidades y demás novedades. Registro de de novedades Liquidar novedades de nómina y deducciones: - Se revisa y liquida el reporte de horas extras. - Se ingresa y revisa las incapacidades verificando que correspondan a la EPS que se encuentra afiliado el servidor y las demás novedades de nomina. 2 - Recibe el FA4-7 Formato de programación de vacaciones, previa aprobación del jefe inmediato y se ingresa en el sistema. - Se liquida la nómina. - Se revisa la nómina (novedades, vacaciones, deducciones de ley, retención en la fuente) y se envía para aprobación de la Directora de Talento Humano. Director de Talento Humano Planilla de nómina con los soportes de las novedades, horas extras X - Se realiza interfaz presupuestal y se envía por el sistema Seven a presupuesto para solicitar la respectiva disponibilidad y compromiso, cuando en la nómina hay novedad de vacaciones se genera una resolución. 3 Generar Compromiso presupuestal - Se genera disponibilidad y compromiso y la aprobación del gasto, a través de Seven. Profesional en Presupuesto Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de nómina
Página 4 de 9 4 Aprobar Disponibilidad y Compromiso - Aprueba disponibilidad para efectuar la causación. - Pasa a la Dirección Financiera para aprobación del compromiso presupuestal. Gerente Auxiliar Administrativo y Financiero Dirección Financiera Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de nómina x Generar Imputación Contable, cuentas por pagar 5 - Se realiza la imputación contable y se envía reporte. - Se realizan las cuentas por pagar y se envía reporte de beneficiarios resumido y detallado. Director de Talento Humano Magnético del banco - Se genera el magnético del banco y se envía al Tesorero. 6 Efectuar el pago de nomina - Efectuar el pago de la nómina y elaborar comprobante de egreso - Por medio de la Banca Empresarial se efectúa el pago de la nómina a través de transferencia electrónica y los comprobantes de egreso se elaboran por el Sistema Seven Profesional en Tesorería Comprobante de egreso de pago de nómina 7 Enviar Comprobantes de pago - Luego de ser consignada la nómina se envían a través de e-mail los comprobantes de pago. 6.2 Pagos aportes seguridad social y aportes parafiscales Liquidar aportes - Se liquida la nómina mensual de los aprendices. x
Página 5 de 9 - Se liquida seguridad social y aportes parafiscales el último día del mes. - Se verifican novedades de ingreso, retiro, incapacidades, traslados, variación de salarios. 2 Generar planilla Integrada Se genera y se valida la planilla integrada y se sube al sistema operador. ( Enlace operativo) Planilla Integrada Efectuar la interfaz presupuestal, imputación contable y cuentas por pagar 3 - Se realiza interfaz presupuestal de seguridad social y parafiscal, y se genera a través del sistema Seven. - Se realiza imputación contable y se envía informe de cuentas por Entidad. x - Se realiza cuentas por pagar donde se valida el total que hay que pagar a cada entidad contra la planilla integrada. 4 Generar Compromiso presupuestal - Se genera disponibilidad y compromiso a través de Seven y se pasa a tesorería. Profesional en Presupuesto Dp y Cp presupuestal para pago de seguridades sociales y parafiscales Enviar reporte por entidad 5 - Se envía a presupuesto, contabilidad y tesorería el reporte por Entidad. 6 Enviar planilla para pago - Se envía escaneado el total y número de planilla a Tesorería para el respectivo pago. Tesorero x
Página 6 de 9 6.3 Provisiones - Se generan las provisiones de las prestaciones sociales y se revisa aleatoriamente su resultado. 2 - Se realiza la imputación contable de provisiones y se genera por el sistema Seven el valor total. 3 - Se envía a contabilidad el informe en Excel. 6.3 Retención en la Fuente - Este procedimiento se realiza semestralmente. - Se realiza procedimiento de cálculo de la Retención en la Fuente Procedimiento 2. - El cálculo de la Retención en la Fuente Procedimiento 2 es revisado para cada servidor y se pasa a Contabilidad para la aprobación. Contador
Página 7 de 9 6.4 Certificados de Ingresos y Retenciones - Se realiza proceso de generación de certificados de ingresos y retenciones. - Se revisa contra los acumulados del año. - Se envía informe a contabilidad para su aprobación. Contador Certificado de Ingresos y Retención - Después de su aprobación, se hace entrega del certificado a cada servidor en el tiempo estipulado por la ley. 6.5 Consolidado de prestaciones sociales - Se genera consolidado de las prestaciones sociales. - Se revisan los resultados de la consolidación. - Se envía informe a contabilidad. Contador
Página 8 de 9 6.6 Parametrización al sistema - Al inicio del año se debe parametrizar el sistema con los cambios de Ley (salarios, auxilio de transporte y otros.) - Cuando se realizan cambios de Ley (retención en la fuente, seguridad social, parafiscales) se debe parametrizar el sistema. Sistemas - Actualización del sistema (Service Pack)
Página 9 de 9 7. ANEXOS NA HOJA DE DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA DE VIGENCIA NATURALEZA DEL CAMBIO 9 0/08/3 Se cambia el código según lo establecido en el procedimiento PE04- Planeación y administración del SIG, Se ajusta los responsables y la descripción de actividades teniendo en cuenta el Sistema con el que se maneja la nomina y se incluyen las actividades relacionadas con: Provisiones, retención en la fuente, certificados de ingresos y retenciones, consolidado de prestaciones sociales, parametrización al sistema. Se incluye el siguiente párrafo en las condiciones generales: 0 30/09/3 5. Los servidores que requieran salir de comisión de servicios deben diligenciar los siguientes formatos y hacerlos llegar a la Dirección de Gestión Humana y riesgos: - FA4-9 Autorización comisión servicios. - FA4-0 Cumplido comisión servicios. - FA4- Orden avance de pago de viáticos. Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Director de Gestión Humana y Riesgos Comité de Calidad Firma: Firma: Firma: Representante de la Dirección.