Proceso: Entradas en el POS Macroproceso: Gestión de Ingresos Pos POLITICA PARA REALIZAR EVENTOS TIENDA SATELITE DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: POEP 04 Versión: 1 Fecha: Septiembre 1 de 2016 Elaboró: Mauricio Cerón F Revisó: Sergio Rivera Aprobó: Linda Char Carson Cargo: Vicepresidente de Cargo: Analista de Procesos Cargo: Gerente de Mercadeo Mercadeo 1. Objeto: Establecer las generalidades para diseñar e implementar en Olímpica S.A. un evento tipo Tienda Satélite. 2. Alcance: Esta política aplica para los puntos de venta seleccionados por la Vicepresidencia Comercial para el desarrollo de eventos Tienda Satélite. En el punto de venta es de aplicación para el Gerente de Negocio, Administradores, Tesorera(o), Auxiliar Control Pérdidas. 3. Definiciones: Tienda Satélite: Evento en el cual se establece la exhibición y venta de mercancía fuera de sus instalaciones (Parques, calles, ferias, eventos públicos o privados, etc.) de un punto de venta afectando sus ventas e inventario. Punto de Venta Base: Punto de venta definido para apoyar a la tienda satélite. 4. Condiciones Generales: Olímpica S.A en la búsqueda del mejoramiento comercial e imagen corporativa, gestionara la participación en eventos de alto impacto, ya sea local, departamental o nacional por medio de la realización de eventos Tienda Satélite. Toda actividad tipo Tienda Satélite deberá ser aprobada por la Vicepresidencia de Mercadeo y Dirección de Operaciones correspondientes, quienes definirán a el(los) Coordinador(es), encargado de velar por el cumplimiento de la presente política. 5. Contenido 5.1. Planificación del Evento El diseño del evento deberá corresponder a la magnitud y objetivos del evento. Para la determinación de planes específicos que dependan del espacio físico donde se desarrollará el evento, se deberá programar visita preliminar al lugar del evento.
Todo requerimiento o comunicación con las autoridades públicas o privadas encargadas del lugar del evento deberá canalizarse a través del Coordinador del Evento. Para la determinación de la infraestructura física del evento, se deberá tener en cuenta: o o o Productos / servicios que participarán. Esquema de seguridad. Puestos de pago, PCs, impresoras y equipos de apoyo adicionales. Para la definición de los medios de pago deberá tenerse en cuenta los mecanismos de custodia, facilidades de comunicación y validación de condiciones de seguridad. La definición de equipos tecnológicos, comunicaciones, programas y parametrizaciones a utilizar en el evento deberán corresponder a la magnitud del mismo y de los productos / servicios a comercializar. El personal asignado a la tienda satélite deberá ser del punto de venta base con experiencia en el rol que desempeñará. En caso de requerir contratación temporal, el personal entrante apoyará al punto de venta base en ausencia del personal trasladado a la tienda satélite. El plan de capacitación deberá incluir servicio al cliente, protocolos de atención, manejo de los productos comercializados y filosofía del evento. El plan de seguridad deberá contemplar: o Traslados de mercancía. o Seguridad de inventarios, la tienda satélite durante su operación. o Traslado de dinero y valores. o Custodia de efectivo y valores durante tiempos muertos. o Elementos (Equipos, personal, servicios) necesarios para la implementación del plan. Se deberá definir la cuenta y centro de beneficios a la cual se registrarán los gastos del evento. En caso de incluir producción de alimentos o perecederos en general, en el listado de productos a comercializar en la tienda satélite, se deberán establecer todas las acciones del caso para la conservación e higiene de los mismos hasta su entrega al consumidor final. Toda actividad deberá planificarse para estar lista en el momento requerido asegurando que el montaje completo se encuentre listo para iniciar operación en la fecha establecida. El Coordinador del Evento deberá mantener en carpeta los soportes del cumplimiento de cada actividad del evento. 5.2. Implementación
Todas las áreas involucradas en la implementación de un evento tipo Tienda Satélite aprobado según lo establecido en la presente política, deberán ejecutar con total responsabilidad y compromiso las actividades que se desprendan del diseño del evento. Las actividades que deben ejecutarse para la planificación, implementación, control, y cierre del evento, se encuentran descritas en el Anexo Lista de Chequeo Implementación de un Evento tipo Tienda Satélite, y será responsabilidad del Coordinador(es) del evento, realizar seguimiento y gestión al cumplimiento de cada actividad, manteniendo actualizado en esta lista de chequeo el avance de cada actividad. 5.2.1. Trámites Los consecutivos de facturación necesarios para la emisión de los tiquetes de compra durante el evento deberán gestionarse con un mes de anticipación. El valor del inventario de la tienda satélite y la información del evento deberán ser remitidos al Coordinador de Planeación y Presupuestos, por lo menos dos días antes del inicio del evento para la gestión con la aseguradora. El coordinador del evento Tienda Satélite deberá enviar un correo a autorizacionesarl1@mapfre.com.co con copia a mhernandez02@olimpca.com.co indicando el sitio donde se realizara el evento, los días y el nombre completo del funcionario, lo anterior con el fin de garantizar la cobertura necesaria de riesgos laborales A.R.L. En caso de participación de terceros en un evento tienda satélite de Olímpica S.A. deberá firmarse un acuerdo en el cual se establezcan las responsabilidades y compromisos de las partes. 5.2.2. Infraestructura La solicitud para la instalación de la terminal POS en el lugar del evento debe realizarse con mínimo diez (10) días de anticipación por parte del coordinador del evento, a fin de que pueda llevarse a cabo la adquisición de las terminales o el desmonte de las mismas en el punto de venta, además de que puedan efectuarse los arreglos y configuraciones necesarias a los sistemas. Todo traslado de activos fijos hacia la tienda satélite deberá realizarse cumpliendo lo establecido en el Procedimiento Transferencias de Activos Fijos entre Centro Costos y Empresas Filiales. La solicitud de Datafonos (Inalámbricos) debe realizarse por correo y con tres (3) días de anterioridad al evento a la Dirección de Proyectos Financieros, esta solicitud debe contener la fecha, el día, el responsable del datafono en el lugar del evento y el negocio al que se van a cargar las compras realizadas. 5.2.3. Abastecimiento El abastecimiento de mercancía se realizará del inventario del punto de venta base (Ver Instructivo para Registrar Salida Temporal de Mercancía), en caso de abastecimiento desde CEDI, se entregará físicamente en el sitio del evento, pero
se cargará al punto de venta base, y luego efectuará la salida temporal de la mercancía. 5.2.4. Personal La inducción al evento para las personas que participen en el evento Tienda Satélite, 72 horas antes del inicio del evento. El personal encargado para laborar en el evento Tienda Satélite deberá estar una hora antes del inicio de evento. Se deberá programar los turnos del personal que laborará en el evento, de tal manera que se cumpla la normatividad vigente en cuanto a horas laboradas, periodos de descanso. 5.2.5. Configuración de Sistemas Se debe garantizar una parametrización de los precios de venta que incluyan las novedades del día y los descuentos u ofertas. El cargue de la información de las ventas del evento Tienda Satélite dentro del log de transacciones del punto de venta base deberá efectuarse antes de cierre del mismo. El área de sistemas deberá sacar copias de seguridad durante el día de las ventas realizadas en la tienda satélite y al menos una vez al día sacar una copia de ese respaldo por fuera del negocio para custodia. 5.2.6. Operación La administración de la tienda satélite, será la misma que se aplica en un día de venta en un punto de venta. En caso de requerirse consulta de cheques, este proceso se realizará a través del punto de venta base. 5.2.7. Registro de Ventas y Gastos Los servicios, y requerimientos de las diferentes áreas para la implementación del evento tienda satélite (Montaje de infraestructura, transporte, personal, equipos, etc.), serán gestionados por el área encargada de estos en la compañía, pero el gasto al momento del registro de la factura deberá apuntar a la cuenta y centro de beneficio definido para el evento. Todos los gastos de caja menor de la tienda satélite se pagarán utilizando la caja menor del punto de venta base (Ver Procedimiento de Caja Menor para Puntos de Venta), y al momento del reembolso se deberá afectar la cuenta y centro de beneficio definido para el evento. Las bases de cambio deberán ser suministradas por el Punto de Venta base según lo establecido en el Procedimiento Entrega y Recogida de las Bases de Cambio.
Todas operaciones del evento Tienda Satélite deberán registrarse en la terminal de pago de la misma manera que se registran las operaciones de manera habitual en los Puntos de venta. Las ventas conseguidas en el evento serán sumadas a la venta del punto de venta base. Al momento de hacer la recogida parcial en el Evento Tienda Satélite deberá contarse el dinero que se retira de la terminal y registrarse la recogida parcial de inmediato. El dinero de la venta será trasladado a la tesorería del punto de venta base, cumpliendo el protocolo de seguridad definido en la planificación del evento y el Procedimiento de Recogida Parcial de Dinero para las actividades de conteo de dinero y disposición del mismo. 5.2.7. Control de Inventarios El administrador responsable del evento Tienda Satélite deberá realizar un inventario físico al inicio de la operación y al finalizar la misma. 5.3. Cierre: Todas las áreas involucradas en la implementación de un evento tipo Tienda Satélite aprobado según lo establecido en la presente política, deberán ejecutar con total responsabilidad y compromiso las actividades de cierre y/o desmonte del evento, que les competan. La devolución del inventario sobrante al punto de venta base se realizará según lo establecido en el Instructivo para Registrar Salida Temporal de Mercancía. El evento solo estará cerrado hasta cuando se hayan efectuado todas las actividades que se encuentren pendientes en el Anexo Lista de Chequeo Implementación de un Evento tipo Tienda Satélite. Toda operación irregular durante el evento tienda satélite deberá ser reportada a la Coordinación del Evento y a recursos humanos, para la toma de acciones de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. Se deberá evaluar al final del evento los resultados obtenidos del mismo, e implementar las medidas necesarias obtenidas de la experiencia previa, para obtener los mejores resultados en eventos similares que se realicen con posterioridad, actualizando el Anexo Lista de Chequeo Implementación de un Evento tipo Tienda Satélite. 6. Diagrama de Flujo: No Aplica. 7. Anexos. Anexo Lista de Chequeo Implementación de un Evento tipo Tienda Satélite 8. Control de cambios.
No Aplica.