Versión vigente N. 06 Fecha: 15/01/10 Prces: Prcess de Cntratación y Seguimient de Adquisicines Respnsable(s) del prces, respnsabilidad y autridad Usuari y prveedr del prces Entradas y salidas Administradr del prces: Jefe de Departament Respnsabilidad: Independientemente de tras respnsabilidades establecidas en su carg, el administradr del prces debe: 1. Planificar, dcumentar, implementar, evaluar el desempeñ y mejrar cntinuamente el prces de cnfrmidad a l establecid en el manual de calidad y en la TEP. 2. Dar seguimient a las n cnfrmidades detectadas en el prces. 3. Infrmar a la Alta Dirección el desempeñ del prces. 4. Infrmar a ls miembrs del prces de ls cambis autrizads al mism. 5. Realizar cnfrme a la nrma ls distints acts que sean necesaris para Respnsable en la Dependencia Usuaria: Subdirectr administrativ Respnsabilidad: 1. Cncurss Realizar de manera prtuna, las accines necesarias para satisfacer puntualmente su necesidad en ls términs de las requisicines que han presentad. Recibir ls bienes amparads en ls cntrats-pedids que hayan sid adjudicads a determinad prveedr y que deban ser entregads directamente al prpi Centr de Cst. Validar Anex Un 1. Cncurss Usuaris: Departament de Cmpras Crdinación de Recurss Etiquetads Prveedr intern: Departament de Cmpras Crdinación de Recurss Etiquetads Prveedr extern: Prveedr (al presentar su ferta técnica y ecnómica) 1. Cncurss Entradas: Ofici de Justificación y ctización (en cas de AD s), requisicines y Anex Un presentads pr el Jefe de Departament de Cmpras y el Crdinadr de Recurss Etiquetads. Salidas Actas de Junta Aclaratria, Apertura de Ofertas, emisión de Fall; y Acta de Sesión Ordinaria Extrardinaria que cntiene el Acuerd de Cmité (para el cas de AD s) Página 1 de 8
sancinar a ls prveedres que impidan el suministr prtun de bienes y servicis que necesiten las Dependencias Usuarias para llevar a cab las tareas que tienen encmendadas para generar, aplicar, difundir y extender el cncimient. 6. Aplicar ls fundaments legales en materia de adquisicines, para el desarrll crrect de ls Prcedimients Adquisitivs. 7. Elabrar y actualizar de manera permanente el Padrón de Prveedres de la UAEM. 8. Recibir y resguardar la dcumentación que integra ls expedientes que cnfrman el Padrón de Prveedres. Autridad: 1. Autrizar ls dcuments del prces. 2. Gestinar ls recurss para garantizar la peración de este prces. 3. Slicitar auditrías a su prces. 4. Analizar y dcumentar ls desfasamients de ls prveedres en la entrega de ls bienes en la prestación de ls servicis cntratads. 5. Darle seguimient al Prcedimient Administrativ Sancinadr hasta que este se de pr cncluid. 6. Registrar la mdalidad baj la cual deberá de llevarse a cab el prcedimient de adquisición de cntratación. 7. Instruir a fin de que sea entregad el frmat de slicitud para alta en el Padrón de Prveedres de la UAEM frmat para renvación de cédulas. 2. Administrativ Sancinadr Infrmar cuand se haga de su cncimient, al respnsable del prces, cualquier incumplimient a ls cntrats-pedids adjudicads. 3. Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres N/A Autridad: 1. Cncurss Recibir en tiemp y frma ls bienes que ante ella deba entregar el prveedr adjudicad en el cntrat-pedid. Vigilar que la entrega de ls bienes que realiza el prveedr de que se trate, se ajuste de manera estricta a l pactad en el cntrat pedid crrespndiente. 2. Administrativ Sancinadr Cmunicar en ls cass que crrespnda al DPCySA, el incumplimient en la fecha de entrega indicada en ls cntratspedids adjudicads. 3. Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres 2. Administrativ Sancinadr Usuaris: Departament de Cmpras Centrs de Cst (en cass excepcinales) Prveedr intern: Departament de Cmpras Prveedr extern: Prveedr (persna que entrega ls dcuments que sustentan su dich) 3. Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres Usuaris: Prveedr Prveedr intern: N/A Prveedr extern: Prveedres que slicitan su alta renvación en el Padrón de la UAEM. 2. Administrativ Sancinadr Entradas: Infrmación que se recibe sbre el incumplimient en la entrega de ls bienes prestación de servicis. Salidas a) En cas de que exista sanción Cpia de Garantía de Audiencia y de citatri Factura Cnveni de pag Recib de pag b) Exención de sanción Cpia de garantía de audiencia y de citatri Factura 3. Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres Entradas: Slicitud de Alta renvación en el Padrón de Prveedres de la UAEM. Salidas Cedula de prveedr N/A Página 2 de 8
Requisits de entrada: Cncurss Requisición debidamente elabrada Administrativ sancinadr Requisits de las entradas y salidas Hacer referencia al númer de cntrat-pedid que se incumplió, así cm el númer de factura. Señalar el mtiv del incumplimient Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres de la UAEM Cédula de Registr e identificación de prveedres Requisits de salidas (servici): Cncurss Precisar el númer de cntrat pedid, númer de factura, dats de la empresa y fecha y hra de garantía de audiencia. Precisar en el cnveni de pag ls dats generales de la unidad ecnómica a sancinar, el mtiv de la sanción, el ttal, el plaz así cm el prcedimient adquisitiv crrespndiente. Entrega de ls bienes cnfrme a l pactad en el cntrat pedid. Administrativ sancinadr Inscripción de empresas en el Padrón de prveedres de la UAEM La cédula de prveedr deberá expedirse cn estrict apeg a la infrmación que Dcumentación que se utiliza para realizar el prces Dcuments de rigen intern: Prcedimient Cncurss Cnvcatria Frmat de bases Frmat de acta de Junta Aclaratria Frmat de acta del act de presentación y apertura de fertas Cuadrs cmparativ y de dictamen Frmat de fall de adjudicación Acta administrativa Orden del día Ofici cnvcand al cmité de Adquisicines, Arrendamients y Servicis de la UAEM Acta de Sesión rdinaria extrardinaria en que se aprueba se niega la A.D. Reglament de Adquisicines, Arrendamients y Servicis de la UAEM Bletín de empresas bjetadas de la UAEM Gaceta Universitaria del primer mes de cada añ Prcedimient Administrativ Sancinadr Citatri a garantía de audiencia Frmat de garantía de audiencia Frmat de cnveni de pag Ofici pr cncept de Sanción Administrativa Ofici de aceptación negación a la slicitud de prrrga Prcedimient de Inscripción de empresas en el Padrón de Prveedres de la UAEM Bitácra de Registr de Prveedres Frmat para alta Frmat para renvación Tarjeta de cumplimient de requisits (check list) Ofici para análisis de dcuments dirigid a la Dirección de Recurss Financiers Cédula de prveedr de registr Padrón de prveedres de la UAEM Bitácra de Registr de Oficis Cuestinari de Satisfacción del Usuari Página 3 de 8
se desprenda del Padrón de Prveedres de la UAEM. Dcuments de rigen extern: Ver TRS del prces Libr Décim Tercer del Códig Administrativ del Estad de Méxic y su Reglament Facturas Dcuments legales, cntables y fiscales de las empresas. (Ver TRS) Identificación del prveedr Ofici de las empresas slicitand prrrga en cuant a la entrega de ls bienes Bletín de empresas bjetadas del Gbiern del Estad de Méxic (infrmación cnfidencial) Diari Oficial de la Federación (DOF) para publicación de cnvcatria para LPF s IC3P s Diari de mayr circulación nacinal Diari de mayr circulación lcal Expediente del prveedr (Cnjunt de dcuments debidamente integrads que cntienen el estad financier, cntable y legal del prveedr) Registrs: Ver Lista Maestra de Dcuments Prces: Administrativ Sancinadr Seguimient y medición del prces y del servici Quién medirá: Cóm medirá: Cuánd se medirá: Qué se medirá: La cnducta de ls prveedres que n cumplan en tiemp y frma cn l pactad en ls cntratspedids adjudicads. Nta: Ls cass que n estén cmprendids dentr de este esquema serán resuelts de manera interna. Jefe del Departament de Prcess de Cntratación y Seguimient de Adquisicines y encargad del área. El Departament slicitará al prveedr que la factura incluya nmbre, carg, firma, sell de quien recibe pr parte del área usuaria, así cm la fecha y hra; cm requisit para n sancinar; est evitará slicitar escrit de justificación que n pueda ser cmprbad. Trimestralmente (Facturas cn requisits / Ttal de facturas) x 100 Cuánd se medirá: Servici: Inscripción de Empresas en el Padrón de Prveedres Quién medirá: Cóm medirá: Trimestralmente Qué se medirá: Satisfacción del usuari Jefe del Departament de Prcess de Cntratación y Seguimient de Adquisicines y encargad del área. A través de cuestinaris de satisfacción del usuari Página 4 de 8
Recurss utilizads en el prces Persnal: Interacción cn trs prcess del SGC Prces: Jefe del Departament de Prcess de Cntratación y Seguimient de Adquisicines Crdinadr de Recurss Etiquetads Jefe del Departament de Cmpras Cmité de Adquisicines, Arrendamients y Servicis de la UAEM. Auxiliar jurídic del prcedimient Administrativ Sancinadr Secretaria Auxiliar administrativ del prcedimient Inscripción de Empresas en el Padrón de Prveedres Auxiliares jurídics del prcedimient de Cncurss 1. Pags en Tesrería Slicitud y recepción del cmprbante de pag de prveedres, así cm el recib de pag de la sanción impuesta. 2. Cmpras Se reciben expedientes para evaluación del cmprtamient del cumplimient de ls prveedres de ls asunts derivads de IR s, LP s y AD s pr acuerd de Cmité.. Entrega de la dcumentación del Prcedimient Adquisitiv crrespndiente. Infrme sbre ls asunts cncluids derivads de IR s, LP s y AD s pr acuerd de Cmité 3. Cntrl y Seguimient de Recurss Federales Se reciben expedientes para evaluación del cmprtamient del cumplimient de ls prveedres de ls asunts derivads de IC3P s, LPF s y AD s pr acuerd de Cmité. Entrega de la dcumentación del Prcedimient Adquisitiv crrespndiente. Infraestructura: Infrme sbre ls asunts cncluids derivads de IC3P s, LPF s y AD s pr acuerd de Cmité Equips de cmput e Internet Sftware (Windws ffice) Mbiliari y equip de ficina Red infrmática Impresras Líneas telefónicas y fax Papelería 4. Cntrl Financier Se les envía el expediente del prveedr para su revisión y análisis. Se recibe el fici mediante el cual se indica si el trámite de alta renvación prcede n, en el cas de que n prceda se expnen ls mtivs. 5. Cntabilidad Se recibe el fici mediante el cual se indica la prcedencia del trámite, así cm el númer de prveedr crrespndiente y ls expedientes. 7. Redes y telecmunicacines Página 5 de 8
Us del Internet, de la Intranet y del crre electrónic para envió de infrmación relacinada cn el prcedimient de cncurss. 8. Desarrll de Sistemas Se pretende que tds ls centrs de cst tengan acces al Padrón de Prveedres de la UAEM a través de la página de la UAEM. Etapas del prces Verificación Seguimient, mnitre, supervisión Medición Validación Inspección 1. Slicitud, aprbación y registr en el padrón de prveedres. 1. Que ls prveedres cumplan cn ls requisits exigids para el registr en el padrón. 1. Verificar si la slicitud requerida es para alta renvación. 1. Recepción de dcumentación del prveedr en el DPCySA: 1 día hábil. Análisis de dcuments pr parte del Departament de Cntrl Financier y expedición de númer de prveedr pr parte del Departament de Cntabilidad: 15 días hábiles. Entrega de la Cédula pr parte del DPCySA: 1 día hábil. 1. Aprbación y asignación del númer de prveedr pr parte de la Dirección de Recurss Financiers. 1. Que ls prveedres n estén incluids en el listad de empresas bjetadas. 2. Participación de ls prveedres en ls distints prcedimients adquisitivs. 2. Que la dcumentación requerida este debidamente integrada. 2. La dcumentación presentada se analiza y evalúa en sesión de Cmité. 2. Para el cas de LPF s e IC3P s: Cnsulta y entrega de bases: 2-3 días hábiles dependiend del gir 1 día hábil Junta de aclaracines: cuand mens un día hábil psterir al últim día de entrega de bases. Apertura: cuand mens 15 días naturales a partir de la publicación de la cnvcatria y en cass excepcinales 10 días naturales a partir de la publicación de la misma. Fall: dentr de ls 20 días naturales siguientes a la apertura; su diferimient n pdrá exceder ls 20 días naturales cntads a partir del plaz fijad riginalmente. 2.Incumplimient de las cndicines ecnómicas y cmerciales a las que se sujeta el prveedr en el cntrat pedid. 2. Evaluand el cntrat pedid y la factura para determinar el cumplimient en su cas ls días de desfase (incumplimient) Página 6 de 8
LP s, IR s Venta de bases: a partir de la fecha de publicación de la cnvcatria y hasta 3 días hábiles anterires a la presentación y apertura de fertas. Junta aclaratria: dentr de ls 3 días hábiles psterires al últim día de venta de bases. Apertura: dentr de ls 10 días hábiles psterires a la publicación de la cnvcatria. Fall: en el mism act de la apertura dentr de ls 15 días hábiles psterires a ésta. AD s Una vez integrad el expediente y de acuerd rigen del recurs se prgrama: Gast rdinari:3 días hábiles entre la cnvcatria y la fecha de celebración de la sesión de cmité, para sesines rdinarias; cm la urgencia del asunt l amerite, para sesines extrardinarias. Recurss federales: 2 días hábiles entre la cnvcatria y la fecha de celebración de la sesión de cmité, para sesines rdinarias; un día hábil entre la cnvcatria y la fecha de celebración de la sesión de cmité, para sesines extrardinarias. 3. Seguimient a ls cntratspedid celebrads entre ls prveedres y la UAEM, y en su cas aplicar la sanción crrespndiente. 3. Se verifica la fecha cmprmis de entrega y la fecha real de entrega. 3. Se elabra el Citatri a Garantía de Audiencia y se le ntifica al prveedr. 3. Una vez remitids ls expedientes al DPCYSA pr parte del Departament de Cmpras, se evalúa el cntrat pedid cn la factura crrespndiente (2 días hábiles) para determinar si existe n desfasamient. En cas de existir desfasamient se elabra, firma y envía Citatri a Garantía de Audiencia (2 días hábiles), citand al prveedr para que cmparezca dentr de ls 5 a 7 días hábiles psterires a su recepción; tiemp en el cual el prveedr deberá reunir las prbanzas que estime cnvenientes para fundamentar su dich. La Garantía de Audiencia pdrá desahgarse en un sl día a más tardar dentr de ls 2 días hábiles siguientes en que se haya iniciad, dependiend de la dcumentación que al prveedr se le requiera. 3. El prveedr está en aptitud de prprcinar evidencia que justifique su cumplimient en su cas, aceptar su incumplimient y slicitar la elabración del cnveni de pag. 3. V.B y validación pr parte del Directr de RMySG y/ Jefe del Departament de Prcess de Cntratación y Seguimient de Adquisicines. En cas de existir Cnveni de Pag el prveedr tendrá 10 días hábiles a partir de su elabración para efectuar el pag crrespndiente y exhibir la cpia del recib crrespndiente. Página 7 de 8
Preservación Prpiedad del cliente Preservación: N/A Prpiedad del cliente (sól si aplica): Se generan expedientes en impres para cada un de ls tres prcedimients cn carácter de prtegid (sl para persnal autrizad), cuy resguard se lleva a cab en el archiv del DPCySA. Para el prcedimient de Inscripción de Empresas en el Padrón de Prveedres ls expedientes de ls misms, sn archivads y resguardads de manera cnfidencial en el archiv del DPCySA. Página 8 de 8