4-1.1 4-1.1.1 ACTAS Actas Comité COPASST Invitación Informe Acta 4-1.1.2 Acta la Comisión Personal Invitación Informe Acta 1 9 X X Decreto 1072 2015, Sistema Seguridad Social y l Trabajo. Esta subserie documental es conservación total, por ser carácter cisorio en la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central la Universidad, se transferirán al General la nación según el creto 1080 2015, articulo 2.8.2.9.4 1 9 X X Ley 909 2014, Art. 16, Regula estructura y funciones la Comisión Personal. Se da conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo 2.8.2.9.4 E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.1.3 Actas Comité Convivencia Laboral Invitación Informe Acta 4-1.1.4 Actas Comité Bienestar Universitario Invitación Informe Acta 1 9 X X Resolución Mintrabajo 652 (30 abr. 2012), Resolución USCO 180 (20 oct.) 2014. Son conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al histórico la USCO. Según el creto 1080 2015, articulo 2.8.2.9.4 1 9 X X Acuerdo No. 015 2014 Estatuto Bienestar Universitario. Son conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo 2.8.2.9.4 E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.2 PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Cronograma revisión puestos trabajo Plan pausas activas Capacitaciones sobre buenas posturas 4-1.2.1 Programa Seguridad y Salud en el Trabajo Promoción y Prevención Enfermedas Cardio Vasculares Cronograma Listado funcionarios 1 4 X Decreto 1443 2014, Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X Decreto 1443 2014, Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; E= Eliminación Secretario General Jefe
Resultados exámenes laboratorio Informe se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.2.2 Programa Seguridad y Salud en el Trabajo en Salud Oral y Prevención Enfermedas l Sistema Estomatogmatico Cronograma Listado funcionarios Resultados exámenes laboratorio Informe 4-1.2.3 Programa Seguridad y Salud en el Trabajo en Prevención Cáncer Cronograma Listado funcionarios Resultados exámenes laboratorio 1 4 X Decreto 1443 2014, Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X Decreto 1443 2014, Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; E= Eliminación Secretario General Jefe
Informe se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. 4-1.2.4 Programa Seguridad y Salud en el Trabajo para valoración médica preoocupacional a aspirantes a ser vinculados a la USCO Examen medico Examen laboratorio Exámenes esfuerzo 1 4 X Decreto 1443 2014, Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. Estos documentos ben ser conservados en la respectiva Historia laboral. E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.2.5 Programa Medicina Preventiva y l Trabajo Examen laboral ingreso Examen laboral egreso Resultados exámenes 1 4 X X Ley 9 1979: Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla las disposiciones la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase trabajo; Ley 1562 2012: por la cual se modifica el Sistema Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración para esta clase documentos. Estos documentos ben ser conservados en la respectiva Historia laboral. E= Eliminación Secretario General Jefe
OFICINA PRODUCTORA: ÁREA DE PERSONAL, COD. 4-1 4-1.2.6 Programa Seguridad e Higiene Industrial Cronograma recarga extintores Cronograma revisión iluminación señalización 1 4 X Ley 9 1979: Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla las disposiciones la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase trabajo; Ley 1562 2012: por la cual se modifica el Sistema Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.3 4-1.3.1 INFORMES Informes a Entes Control Solicitud Plan mejoramiento Oficios respuesta Informes avances l plan mejora conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X X Ley 951 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio sus funciones ; Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la E= Eliminación Secretario General Jefe
conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.3.2 Informes Interinstitucionales Solicitud Comunicaciones Informe avances 1 4 X Ley 951 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio sus funciones ; Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 2015 en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.4 NOMINAS Novedas personal (Pagos auxilios, libranzas, embargos) Aportes parafiscales 4-1.5 4-1.5.1 MANUALES Manual Especifico Funciones y Competencias 1 79 X X Se conservan en su totalidad, porque soportan evincias para verificación información laboral. Se microfilman, una vez se termine el tiempo retención en el. 1 4 X Son objeto actualización acuerdo las normas constitucionales y legales. E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.6 HISTORIA LABORALES Hoja vida Fotocopia cedula ciudadanía Fotocopia libreta militar Certificados estudio Certificados laborales Antecentes disciplinarios y fiscales Hoja vida l DAFP Formato claración bienes Evaluación verificación requisitos Acta posesión o nombramiento Minuta o contrato Afiliación a seguridad social (salud, pensión y ARL) Afiliación a Caja Compensación Familiar Solicitus Oficios respuestas Resolución pago prestaciones 1 79 X Se realiza una selección l 10% cumplido el ciclo vital, aquellas historias laborales teniendo en cuenta los cargos y la valoración l Comité. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo 2.8.2.9.4 E= Eliminación Secretario General Jefe
4-1.7 4-1.7.1 Resolución vacaciones Incapacidas Evaluación l sempeño Certificaciones laborales Acto administrativo retiro o svinculación l servidor la entidad por suspensión l cargo, insubsistencia, stitución, renuncia al cargo PLAN Plan Bienestar Social e Incentivos Plan Informes S 1 9 X X Decreto 1295 2004, la Ley 1562 2012, y el creto 1443 2014. Se hace conservación total siguiendo los lineamientos la Circular 03 2015 4-1.7.2 Plan Institucional Capacitación Plan Informes 1 9 X X Decreto 1295 2004, la Ley 1562 2012, y el creto 1443 2014. Se hace conservación total siguiendo los lineamientos la Circular 03 2015 E= Eliminación Secretario General Jefe