Página: 1 de 5 MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD INSTITUCIONAL SGC ROL CARGO AUTORIDAD RESPONSABILIDADES Direccionar el cumplimiento del SGC Asegurar que se establezcan la política y los objetivos de Calidad del SGC y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización Adoptar mediante Actos administrativos de la AUNAR CALI, los procedimientos y demás documentos del SGC que así lo requieran Asegurar de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la SGC AUNAR CALI Liderar y direccionar el SGC Proporcionar los recursos necesarios para implementar y mantener el SGC y velar por su mejoramiento continuo. Representante Legal Director AUNAR Cali Aprobar los recursos Comunicar todo lo referente al SGC Establecer políticas Aprobar la Metodología de implantación del SGC Aprobar los Informes de avance que presente la Coordinación de la implantación del SGC Garantizar que se aprueben los recursos (humanos, físicos y financieros) necesarios para la implementación y sostenimiento del SGC. Comunicar la importancia de una gestión de la Calidad eficaz y conforme con los requisitos del SGC Asegurar de construir políticas que contribuyan a implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar que se promueva la toma de conciencia p a r a el c u m p li m ien t o de los requisitos de los usuarios en todos los niveles de la Institución. Aprobar el Programa de Auditorías Internas de Calidad Realizar las medición del Estilo de Dirección de la Institución Aprobar la formación de auditores internos Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Proponer al Comité de Calidad Institucional acciones sobresalientes para los Funcionarios y/o procesos que se destaquen en la buena marcha del Sistema de Gestión Asegurarse de que la institución cuente con auditores internos de Calidad para el correcto funcionamiento de las AIC.
Página: 2 de 5 Aprobar la asistencia de sus funcionarios a las capacitaciones que se programen para mejorar sus procesos Asegurarse de que el personal administrativo se encuentre capacitado Aprobar los Mapas de Riesgos de los Procesos Monitorear el cumplimiento de los Indicadores de Gestión de su Proceso o Subproceso Comité de Calidad (académico administrativo) Integrantes del Comité Las Establecidas en el Acto Administrativo No. **. Por la cual se conforma el Sistema Integral de Calidad Institucional SGC de la Corporación Universitaria Autónoma de Nariño y se dictan otras disposiciones". Establecer las directrices para la realización de la encuesta de Clima Organizacional Las Establecidas en el Acto Administrativo No. **. Por la cual se conforma el Sistema Integral de Calidad Institucional SGC de la Corporación Universitaria Autónoma de Nariño y se dictan otras disposiciones". Garantizar que se cumplan las directrices para la realización de la encuesta de Clima Organizacional Aprobar metodologías de implantación del sistema y los requisitos en los diferentes procesos y subprocesos Apoyar las actividades realizadas por Alta Dirección. Coordinar la elaboración de los diferentes planes de implantación de cada uno de los sistemas que componen el SGC. Elaborar propuestas de Planes de Trabajo, Programas de Auditoria y Planes de Capacitación del SGC, así como efectuar su seguimiento Coordinador Coordinador de Implantación del SGC Calidad Aprobar los planes detallados de implantación de cada uno de los sistemas que componen el SGC Evaluar la satisfacción de los usuarios en los diferentes procesos de la AUNAR Cali. Realizar seguimiento al cumplimiento detallado de las actividades propuestas en los planes Diseñar las metodologías para la evaluación de la satisfacción de los usuarios en los diferentes procesos de la, acorde a las directrices definidas para tal efecto. Aplicar las metodologías definidas para la evaluación de la satisfacción de los usuarios Consolidar los resultados de las evaluaciones de la satisfacción de usuarios Publicar los resultados de las evaluaciones de satisfacción de usuarios Hacer seguimiento a las acciones de mejoramiento resultado de las evaluaciones de satisfacción Consolidar la información y hacer seguimiento a las dificultades presentadas en la prestación del servicio Consolidar la información y hacer seguimiento al estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora llevadas a cabo en cada uno de los subprocesos Divulgar los procedimientos y los cambios en la documentación de sus procesos a todos los involucrados
Página: 3 de 5 Hacer difusión de los resultados de las auditorias de Calidad a los líderes Elaborar el informe de la Revisión por la dirección de SGC Elaborar el acta de reunión de Revisión por la dirección Acompañar a las diferentes unidades en el diseño e implementación del SGC Evaluar el desempeño de los auditores internos de Calidad, cuando sus procesos sean auditados. Seguir los lineamientos y parámetros establecidos por el SGC elaborar los planes de trabajo propios de su área acorde a los lineamientos del SGC Personal académico - administrativo Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades propuestas en los planes de implementación del SGC Seguir los canales de comunicación constante con la coordinación del SGC para que se mantenga el engranaje e integralidad de todo el sistema Participar activamente en los ciclos de auditoría interna de Calidad Informar a la Coordinación de Implantación del sistema los inconvenientes o recomendaciones de mejora de las metodologías escogidas Aportar ideas y participar activamente de los programas de Divulgación y sensibilización del SGC Aprobar Manuales de Procedimientos de sus procesos o Subprocesos Programar con sus colabores y el Área de Calidad institucional la documentación requerida de los procesos Aprobar formatos de los procesos Mantener informados a los colaboradores de sus procesos sobre los avances en la documentación e implantación del SGC Responsables de los Procesos y Subprocesos Coordinadores de área Aprobar Caracterizaciones de Procesos Solicitar los recursos para el mejoramiento de los procesos Asignar las responsabilidades y elaborar con los colaboradores que le corresponda, las Acciones Correctivas y de mejora (Registros) Aprobar las acciones correctivas y preventivas de sus procesos Solicitar cuando sea necesario las capacitaciones a sus funcionarios para el mejoramiento de competencias requeridas para el cargo
Página: 4 de 5 Aprobar guías de apoyo asociadas a los manuales de procedimientos Informar a la Coordinación de la implantación del sistema de cualquier cambio que genere modificaciones a la documentación de su proceso Planificar la Auditoría Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor Auditor Líder Coordinador de Calidad institucional Liderar las reuniones de apertura y cierre de las auditorías internas de Calidad. Recopilar y analizar la documentación de los requisitos y procesos a Auditar Evaluar al Equipo Auditor Coordinar el seguimiento al Plan de Mejoramiento. Preparar y elaborar el Informe de Auditoría Elaborar el plan de auditorías Equipo Auditor Auditores internos de Calidad Ejecutar la auditoría Elaborar el informe de auditoría. Hacer seguimiento al plan de mejoramiento y cerrar las auditorías Mantener el Archivo documental del Sistema de Gestión Actualizado Personal de apoyo Técnico o tecnólogo Publicar la información del Sistema oportunamente en la página Web Fuente: Área de Calidad AUNAR Ca
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