PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO FONDO COLOMBIA EN PAZ Versión: 2.0 Bogotá D.C. Aprobado Mediante Acta N 19 Comité Fiduciario l 02/10/2018
CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción 01 01/05/18 Versión Inicial (Publicada Mayo/2018 Fiduprevisora) 1. Se aclaran los conceptos y se agregan términos nuevos al glosario. 02 2/10/18 2. Los formatos utilizados en la versión inicial son remplazados por el formato para el reconocimiento gastos Anexo 1. FCP-ADM-FOR-003. 3. El procedimiento establecido en el manual viáticos versión 1.0 es modificado conforme las necesidas actuales l PA-FCP, por lo tanto, las etapas l proceso fueron modificadas en su totalidad
1. ESPECIFICACIÓN Tipo Descripción Registro Objeto Describir las actividas y los lineamientos necesarios para el reconocimiento los gastos. Los contratistas en misión l PA FCP, como las Entidas que ejecutan recursos l FCP, cuando en cumplimiento sus funciones u obligaciones requieran s fuera la ciudad. Este procedimiento inicia con la solicitud que realiza el Contratista para su Alcance y finaliza con el pago los gastos. Los funcionarios pertenecientes al PA-FCP berán ceñirse a las tablas liquidación y al procedimiento establecido por el Administrador Fiduciario, intificado como Manual procedimiento viáticos MP-GAD-01-007 el cual se pondrá en conocimiento al momento presentarse solicitud gastos por parte funcionarios l PA-FCP Involucrados 1) Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz (PA-FCP) Entidas Ejecutoras recursos l Fondo Colombia en Paz Entradas Solicitud l 1. Correo electrónico 2. Tabla liquidaciones Salidas Pago los gastos FCP-ADM-FOR-003 Riesgos Pago s no autorizados. 1. Decreto 333 2018, escala viáticos DAFP 2. Circular 016 2018, Definición procedimiento para la solicitud y legalización las comisiones servicios. Marco Nota 1: Todos los gastos con cargo a los recursos l PA-Fondo Colombia en Paz y las Entidas Ejecutoras recursos l FCP berán estar enmarcados en los Planes Operativos aprobados por el Consejo Directivo l FCP, adicionalmente berán estar respaldados por las Entidas Ejecutoras con suficiencia recursos mediante la expedición l Certificado Disponibilidad Presupuestal con antelación al. Nota 2: La tabla para la liquidación gastos será la que se encuentre autorizada para cada Entidad Ejecutora. Procedimientos asociados Manual Operativo - Pagos Manual Contratación
2. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N.º Actividad Descripción Registro / Control Responsable 1 Solicitar el Realizar la solicitud l al Supervisor para la respectiva autorización. Documento terminado por el PA-FCP o la Entidad Ejecutora Contratista 2 Desplazamiento 3 4 Diligenciar formato el Verificar el Cálculo la manutención Desplazarse cuando así lo establezca el Contrato, en comisión ntro y/o fuera l Territorio- Nacional Nota 1: Cualquier novedad que se presente durante el, se berá reportar al Supervisor l contrato. Diligenciar el Formato para el reconocimiento gastos (FCP-ADM-FOR- 003) y presentarlo al Supervisor l contrato. Verificar el monto máximo por concepto Gastos manutención según la tabla liquidación (Anexo 2). Nota 1: Cada Entidad Ejecutora realizará la verificación y liquidación los gastos, teniendo en cuenta los soportes presentados por el contratista y las tarifas autorizadas para cada Entidad, las cuales be remitir al FCP Nota 2: El FCP realizará la validación la liquidación y los soportes presentados por la Entidad Ejecutora, en caso que no cuente con los soportes requeridos, el FCP procerá a realizar la volución estos. Nota 3: Para los gastos internacional se berá aplicar la tasa cambio l día a liquidar según la tabla liquidación. Correo Electrónico FCP-ADM-FOR-003 - Formato para el reconocimiento gastos FCP-ADM-FOR-003 - Formato para el reconocimiento gastos Contratista Contratista Entidad Ejecutora PA-FCP
N.º Actividad Descripción Registro / Control Responsable Reunir los soportes indicados en el numeral 7 l Formato para el reconocimiento gastos Nota 1: Todos los pagos por 5 concepto reconocimiento gastos berán FCP-ADM-FOR-003 - contar con la verificación previa Formato para el Contratista Anexar soportes los recursos disponibles en el reconocimiento PA-FCP respectivo CDP. gastos Nota 2: Para el reconocimiento y pago los gastos, es requisito la expedición l CRP que ampara la disponibilidad presupuestal correspondiente al rubro. Radicar en físico el Formato original para el reconocimiento gastos 6 7 Radicar Documentos en el FCP Pago reconocimiento gastos (FCP-ADM-FOR- 003), con sus respectivos soportes, previamente firmado y verificado por el responsable autorizado por el FCP o Entidad Ejecutora, en el lugar establecido por el FCP Pagar acuerdo con la liquidación y el lleno requisitos establecidos en el formato. Pago reconocimiento gastos - Contratista PA - FCP 4. GLOSARIO Funcionario/Contratista: Personas en calidad funcionarios l PA-FCP o contratistas las Entidas Ejecutoras con recursos aprobados en las s l PA-Fondo Colombia en Paz que en sarrollo sus funciones u obligaciones requieran s a ciudas diferentes su se. Entidad Ejecutora: Agencias y Direcciones vinculadas al Fondo Colombia en Paz con el fin atenr los diferentes proyectos que se alantan en el marco la implementación l Acuerdo Final para la Terminación l Conflicto y la Construcción una Paz Estable y Durara.
Gastos Manutención: Es la suma dinero que se entrega al contratista comisionado, para que atienda las necesidas personales alimentación y alojamiento en el lugar don realiza la comisión que man el cumplimiento sus servicios. Gastos Transporte: Suma adicional a los Gastos manutención que se reembolsan al Contratista por transporte intermunicipal y gastos no programados s o hacia los aeropuertos y/o terminales pasajeros en las ciudas origen y stino, previa aprobación la Entidad Ejecutora. Gastos : Hace referencia a las cantidas dinero autorizados a reintegrar por la entidad l Contratista cuando este ba splazarse fuera su lugar trabajo. El concepto consira: tiquetes, manutención, gastos transporte.
ANEXO 1. FORMATO PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ANEXO 2. TABLAS DE LIQUIDACIÓN ENTIDADES EJECUTORAS ENTIDAD TABLA SUBCUENTA TABLA DE LIQUIDACION EJECUTORA Fondo Colombia en Paz (FCP) Dirección Sustitución Cultivos Ilícitos (DSCI) Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) Agencia Nacional Tierras (ANT) Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN) Agencia para la Renovación l Territorio (ART) Sociedad Activos Especiales (SAE) Agencia Desarrollo Rural (ADR) Dirección Postconflicto Consejería Presincial para la Primera Infancia Funcionamiento Manual procedimiento viáticos MP-GAD-01-007 Sustitución Decreto 333 2018 1-2 JEP Circular 16 2018 3 ANT Decreto 333 2018 1-2 Reincorporación PDET Sociedad Activos Especiales ADR Presincia Posconflicto Primera Infancia
Tabla 1. Tabla liquidación, para el reconocimiento Gastos Desplazamiento, Decreto 333 2018 (ANT, SUSTITUCION) Tabla 2. Tabla liquidación, para el reconocimiento Gastos Desplazamiento, Decreto 333 2018 (ANT, SUSTITUCION)
Tabla 3. Tabla liquidación, para el reconocimiento Gastos Desplazamiento, Circular 016 2018 (JEP)