Serie Millennium de Micro Key Adelanto a Versión 5.0 del Módulo Cuentas por Cobrar Copyright 2002 Micro Key Software, Inc. All Rights Reserved The Micro Key Millennium Series software and all related Printed Materials are protected by United States and Canadian copyright laws and by International treaty provisions. Micro Key Software, Inc. authorizes you to make a copy of the software for the sole purpose of backing up our software and protecting your investment from loss. Otherwise, it is illegal to make copies of the program and its related printed materials without the written permission of Micro Key Software, Inc. In particular, it is illegal to give a copy to another person or company. Published by Micro Key Software, Inc. Copyright 2002 All Rights reserved 1
Introducción: Mejoras a la Serie Millennium de Micro Key Módulo de Cuentas por Cobrar Versión 5.0 incluye: Manejo de Prospectos Escribir Cotizaciones Recordatorios El documento siguiente demuestra como comenzar el sistema de Prospectos. Sección 1: Iniciando Forma de Fuentes Forma de Tipo de Fuente Forma de Área de Mercado Forma de Recordatorios Acceso para Usuario Forma de Resolución de Recordatorios Forma de Tipo de Recordatorio Forma de Párrafo de Cotizaciones Descripciones de Cotizaciones en la Forma de Venta-Compra Sección 2: Usando el Seguimiento de Prospectos Añadiendo un Nuevo Prospecto Convirtiendo un Prospecto en Cliente Sección 3: Escribiendo Cotizaciones Añadiendo una Nueva Cotización Convirtiendo una Cotización en una Factura Sección 4: Usando Recordatorios Añadiendo un Recordatorio Completando un Recordatorio 2
Sección 1: Iniciando Para comenzar a usar las nuevas funciones hay varias opciones de mantenimiento que se tienen que llenar. Creado Tipo de Fuente Tipo de Fuentes identifica las fuentes de todas las compañías y personas interesadas que sé utiliza después para el propósito de filtrar reportes. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Tipo de Fuentes. 3
De un Clic en el signo de + para añadir un Nuevo tipo de fuente y su descripción Tipo en la descripción de tipo de fuente, I.E Periódico, Radio, Etc. De un Clic en para gravar y guardar el tipo de fuente. Tipo de Fuente Tipo de Fuente identifica el Producto o Servicio de Interés de sus Prospectos I.E. Monitoreo Comercial, Sistema con Respaldo de Radio. Tipos de Fuentes se pueden usar para reportes. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Tipo de Fuente. 4
De un Clic en el signo de más + para añadir una nueva descripción Descripción de Tipo de Fuente, I.E Monitoreo Comercial, Sistema con Respaldo de Radio, Etc. De un Clic en la marca para gravar y salvar este Tipo de Fuente. Área de Mercado Área de Mercado identifica las áreas del Mercado que usted quiere separar I.E Código Postal, áreas del pueblo, etc. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Área de Mercado. De un Clic en el signo de más + para añadir una nueva área del mercado. Descripción de Tipo de Área de Mercado, I.E Código Postal, áreas del pueblo, Etc. De un Clic al signo de marca para gravar y guardar el área del mercado. 5
Acceso a Recordatorio Para poder entrar y ver Recordatorios para todos, tienes que dar acceso a la forma de Reminders Manager(Supervisión de Recordatorios). (El Usuario de Admin automáticamente va a tener derecho a la forma de Recordatorios) La siguiente es una lista de las formas relacionadas con la forma de Recordatorios: Reminders Reminder Manager Reminder Reports Para dar derechos de acceso a las formas mencionadas arriba, haga lo siguiente: Del menú de Seguridad escoge Derechos de Acceso de Grupo o Acceso al Derecho de Usuario. Para Derechos de Acceso de Grupo, seleccione el Group (Grupo que haya Creado) para modificar, escoge las Formas de Recordatorios, y asignar el acceso deseado. De un Clic al signo de marca para gravar y salvar el Acceso. 6
Para Acceso al Derecho de Usuario, escoge al Empleado y la Forma y puede asignar el nivel de acceso deseado. De un Clic al signo de la marca para gravar y salvar el Acceso. Resolución de Recordatorio Resolución de Recordatorios identifica el resultado del recordatorio. Resolución de Recordatorios se usan para indicar como y cuando y porque un Recordatorio Pendiente se ha resuelto y porque no tiene que continuar con la situación. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Resolución de Recordatorios. 7
De un Clic al signo de más + para añadir una Nueva Resolución de Recordatorio. Descripción del Tipo de Resolución de Recordatorio, I.E Completada, Colectado, Etc. De un Clic al signo de la marca para gravar y salvar la Resolución del Recordatorio. Tipos de Recordatorios Tipos de Recordatorios identifica los tipos de Recordatorios que van estar usando para que pueda ser selectivo al ver los recordatorios basado en un criterio especifico, I.E. llamada, Mandar Carta, Mandar Fax, etc. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Tipos de Recordatorios. De un Clic al signo de más + para añadir un Nuevo Tipo de Resolución. Descripción del Tipo de Recordatorio, I.E Nota, Fax, E-Mail, Etc. De un Clic al signo de la marca para gravar y salvar el Tipo de Resolución. Párrafo de Cotización Puedes crear varios Encabezamientos y Pie de Página para usar en una Cotización. De la barra del menú escoge Mantenimiento. Escoge Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. Escoge Párrafo de Cotización. 8
La siguiente pantalla va aparecer. De un Clic al signo de más + para Añadir un nuevo Párrafo de Cotización. Crea una Descripción ID. Escoge que tipo de Párrafo, si es un, Header (encabezamiento), Footer (Pie de Página), o los Both (Dos). Escribe o copie de su procesador de palabras la descripción de cotización. De un Clic en la marca para gravar y guardar el Párrafo de Cotización. Descripciones de Cotización para Ítem de Venta-Compra Si creas Cotizaciones (en Sistema de Seguimiento de Prospectos), debe definir con más detalle a la descripción del producto o servicio para esas cotizaciones. De la barra del Menú escoge Mantenimiento. Escoge Venta-Compra Ítem. 9
La siguiente pantalla aparece. De un Clic al Icono de Descripción Cotización en la parte superior de la forma y entre la descripción deseada. Este icono solo está disponible si Mostrar en Cotización tiene una marca. De un Clic en el signo de más para guardar la descripción de la Cotización. 10
Sección 2 Seguimiento de Prospectos De la Barra de Acceso Rápido escoge Prospecto o de Mantenimiento, Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. 11
Figura 6 La forma de Prospectos muestra: + Añadir Borrar Guardar su trabajo X Regresar el Archivo a su estado desde la última vez que lo guardo. < > Use la flecha a la izquierda para ir atrás un Archivo y la flecha derecha para ir adelante un archivo. Búsqueda de Prospecto. Consejo para la Entrada de todas las Formas: Campo Azul son generados por el programa-no se puede entrar nada en estos campos. Campos Amarillos se exigen-no se puede guardar un archivo hasta que por lo mínimo estos campos estén llenos. Campos Blancos son para información adicional pero no se exige. 12
Oprime el signo de más + para añadir un nuevo prospecto incluyendo: o Nombre y oprimir <Tab>. o Llenar la Dirección. Oprimir el <Tab> para Ciudad, Estado y campo de Código Postal, etc. o Teléfono Primario seguido por el Secundario y Después el Fax y el CorreoE y oprimir el <Tab> entre cada campo. o Vendedor y Oprimir <Tab>. o De un Clic en Fuente y escoge la fuente. o De un Clic en Tipo y escoge el Tipo de Fuente. o De un Clic en Mercado y escoge el Mercado de la fuente. Sección 3 Escribir Cotizaciones Anteriormente cuando se creaba una Cotización requería completar todo el proceso de Nuevo en el sistema de contabilidad. Ahora tiene la habilidad de Crear Prospectos con Cotizaciones en Clientes y sus Cotizaciones en Facturas sin tener que escribir nada de nuevo, después puede hacer que esa cotización se imprima como una forma de instalación sin precios para sus técnicos. Para llegar a las Cotizaciones para Prospectos hacer lo siguiente: De la Barra de Acceso Rápido escoge Prospecto o de Mantenimiento, Seguimiento de Prospectos/Items de Cotización. De la barra de acceso rápido de la forma de Prospecto escoge Receivable. Escoge Proposal. 13
De un Clic al signo de + para añadir una nueva cotización. La Fecha que Vence para está Cotización por defecto es 30 días del día que se crea. Para cambiar la fecha que vence, de un clic en la flecha que apunta hacia abajo y escoge la fecha. El Número de Cotización es asignado por el programa automáticamente. Asignar un Vendedor a está cotización. Por defecto, va hacer el vendedor asignado al Prospecto/Cliente corriente pero esto se puede cambiar si es necesario. Para crear un Párrafo de Encabezamiento dentro de cualquier Cotización, de un clic Encabezamiento y puedes crear uno allí o escoger uno que fue hecha previamente en mantenimiento al oprimir el botón de Búsqueda y escoger e ir a File Save and Exit. Para crear un Párrafo de Conclusión al pie de la página dentro de cualquier Cotización, de un clic Pie de Página y puedes crear uno allí o escoger uno que fue hecho previamente en mantenimiento al oprimir el botón de Búsqueda y escoger el que quiera ir a File Save and Exit. Ítem de Línea de Cotización De un Clic en la línea apropiada y complete lo siguiente: Ítem - Usando la flecha que apunta hacia abajo, escoge el código de Venta-Compra apropiado para esta línea. Descripción Esta descripción es el que por defecto se ha definido Ítem de Venta-Compra usada en está línea. Lo puedes Editar o cambiar. Precio Este es el Precio que por Defecto se ha definido para este Ítem de Venta Compra. Puedes Editar y cambiarlo. Qty - Entre la Cantidad del Ítem de Cotización. Código - Entre el Código para el Impuesto (Si o No) % - Entre la Cantidad del Porcentaje de Impuesto de Ventas. 14
Nota (Memo) De un Doble Clic a este campo para entrar información de este ítem. Si ya has definido las descripciones de Cotizaciones de Venta-Compra en mantenimiento, esa descripción será insertada automáticamente en este campo. Puedes Editar este campo. Para añadir más líneas, oprima la flecha que apunta abajo en su teclado y repita los pasos de arriba. Ver las Cotizaciones Previas Para ver cotizaciones previas haga lo siguiente: Busca el Cliente o Prospecto apropiado para quien fue creada la cotización. De un Clic en el número de la Cotización deseada de la lista provista, o entre el Número de la cotización en la caja y de a <Enter>. El detalle de la Cotización se ve en pantalla en estilo de Factura. La dirección de Servicio y dirección de Factura se muestra con las cajas de fecha de Vencimiento, Número de Cotización, Vendedor, Neto de Venta, Impuesto (si tiene) y el total en Bruto. Si tiene el Número de la Cotización pero no tiene al cliente o prospecto puede oprimir el botón de buscar cotización por número que se encuentra en la barra de acceso rápido en la pantalla principal de Millennium. 15
Nota: Puedes Editar toda la información en la Cotización hasta que se haya convertido en una factura. Editando una Cotización De un Clic en la información que necesita modificar y cambiarlo como lo quieras. Todo total y otras cantidades serán recalculadas automáticamente. Borrar una Cotización Para borrar una Cotización Completa, de un Clic la barra de navegación y oprimes el - de borrar. Para borrar un ítem de la Cotización puedes dar un clic y arrastrarlo a la basura. O dar un Clic en el ítem de la línea y oprimir <ctrl.>+<delete> en el teclado. Note: El Botón de Borrar va remover una Cotización creada en error (para el Cliente /Prospecto erróneo o Ítem incorrecto). Borrando una cotización es un proceso de una vía. Cotizaciones borradas no se pueden recuperar. Si necesita una cotización de nuevo tiene que crearlo de nuevo con un Nuevo número de cotización. Imprimir una Cotización Para imprimir una cotización existente, de un clic a Imprimir para verlo en pantalla o escoge Reportes, Cotizaciones. 16
La ventana de abajo abre: 17
Tiene varias opciones diferentes en la ventana de dialogo de imprimir. Número de Cotización Entre del número de cotización de comienzo hasta el número de cotización que quiere imprimir. Seleccione la Fecha de Venta Entre la fecha de Venta que quiere imprimir. Fecha de Venta es la misma que fecha de Cotización. Cotizaciones No-Impresas? Si quiere imprimir toda No impresa escoge está opción.. Forma de Instalación? Para usar su cotización como una forma de Instalación al esconder todo precio, para sus Técnicos, escoge está opción. Esconder precios de Línea? Para esconder el precio en cada línea pero tener el total solamente escoge está opción. Ajuste Margen Arriba Use está opción para cambiar el margen por defecto de la parte de arriba. Escoge está opción y ajuste el margen en pulgadas. Papel PRE-Impreso? Use está opción si quiere usar papel PRE-impreso. 18
Convirtiendo un Prospecto en un Cliente y una Cotización en una Factura Para convertir una Cotización en una Factura, primero necesita convertir al Prospecto en un Cliente y la Cotización sigue: Para convertir una Cotización a una Factura de Venta, en la Forma del Prospecto de un Clic en el icono Convertir a Cliente. Después de ser convertido, la Cotización va a tener una marca en la caja Convertido. Vea diagrama abajo: 19
Sección 4 Recordatorios Recordatorios son las notas que se dejan pegados, los mensajes que nosotros mismos nos dejamos en las grabadoras para recordarle hacer algo, el mirar agenda y escuchar su PDA (Agenda Electrónica) dar un Beep. Estás todas son una parte necesaria para manejar su tiempo, su trabajo y su vida. Del Menú de acceso rápido escoge Recordatorios. 20
Añadir un Recordatorio Con el programa de MKMS, la Supervisión de Recordatorios provee un punto Centralizado para entrar Recordatorios para Usted y ver Recordatorios basado en el criterio que usted desea, incluyendo la habilidad de ingresar nuevos recordatorios para otros empleados. Un reporte separado de recordatorios está disponible para ver que se necesita hacer y a quien se necesita contactar. Para entrar un Recordatorio, de un clic en Nuevo. 21
En el Icono de Recordatorios, de un Clic en la caja con la flecha que apunta hacia debajo de usuario. Usuario está automáticamente ingresado a menos que este en el sistema como Admin, el cual no es empleado. Si está en la forma de Supervisión de Recordatorios cuando hace una selección, tienes que escoger un usuario, uno que necesite el recordatorio. Escoge el tipo de Recordatorio para Cliente o Prospecto. Complete la fecha que desea el Recordatorio. Escribe una Descripción del Recordatorio. Para el recordatorio escoge el nombre de la persona/compañía que desea. De un Clic Gravar Cuando el usuario con un recordatorio entra al programa de Millennium, dará una noticia de que tiene recordatorios nuevo. Si está en el programa y el supervisor le asigna una nuevo recordatorio por la forma de Supervisión de Recordatorios recibe un mensaje Después que un Recordatorio se haya completado, necesita completar el recordatorio. Para completar y así cerrar ese recordatorio haga lo siguiente: Escoge el Recordatorio. Escoge la Resolución del Recordatorio. Escoge la Fecha Cerrado. De un Clic Gravar 22