Página 1 de 24 Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Miguel Contreras Jefe de Francisco Aldea Jefe Mejora Continua Carolina Cornejo C. Gerente de Control de Gestión Corporativo David Ramírez Fuentes Gerente General Firma Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011
Página 2 de 24 INDICE 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. DESARROLLO... 4 5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE... 4 5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL... 4 5.2.1 Personal TEMPORAL administracion y area comercial... 4 5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL obra... 5 5.3 CONTRATACIÓN... 7 5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS... 11 5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES... 12 5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES... 12 5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS... 13 5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS... 14 5.6 CONTROL DE ASISTENCIA... 16 5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (vacaciones)... 17 5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (Finiquitos)... 18 5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO... 20 5.10 INDUCCION... 21 5.11 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN... 22 5.12 CAPACITACIÓN... 22 6 REGISTROS... 23 7 CONTROL DE CAMBIOS... 24
Página 3 de 24 1. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas de Grupo de empresas Maestra, de cómo serán abordados los aspectos del recurso humano en la organización, como un factor determinante en el mejoramiento competitivo de la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todo el personal del Grupo de empresas Maestra, sea éste permanente o temporal. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9.001: 2.008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. ISO 9.000: 2.005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión Manual de Calidad de Maestra, capítulo 6.2 Descripción de cargos de Maestra (Anexo Manual de Calidad ) PE 03 Elaboración de Planes de Calidad de Obras PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa 4. DEFINICIONES Las aplicables de la ISO 9000:2005. y las que se desarrollan en este documento Personal permanente: es aquel cuyo contrato es de duración indefinida. Personal temporal: es aquel cuyo contrato está sujeto a un plazo estipulado, servicio o trabajo especial.
Página 4 de 24 5. DESARROLLO 5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a de este requerimiento a través de un mail, iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medios que pueden ser: Avisos en diarios Búsqueda en Internet (por ejemplo: laborum) Entidades educacionales Contactos y recomendaciones Recomendaciones e informaciones de las distintas obras de la empresa Contactos directos Cartel de demanda de fuerza laboral, entre otros. La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección (adjunto en página 6.) Para establecer los requisitos y competencias de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos. Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de entregara a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 4 curriculum preseleccionados. 5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL 5.2.1 PERSONAL TEMPORAL ADMINISTRACION Y AREA COMERCIAL Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a de este requerimiento a través de un mail,
Página 5 de 24 iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medio de acuerdo a lo establecido en punto 5.1 de este mismo procedimiento. La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal temporal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección adjunto en página 6. Para establecer los requisitos y competencia de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos. Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de entregara a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 4 curriculum preseleccionado. 5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL OBRA Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo temporal al equipo de Maestra en obra, el Jefe de obra comunica vía verbal la necesidad de contratación de personal de acuerdo al avance de partidas de la obra. Este requerimiento se formaliza a través de una PG 08 R001 Autorización Ingreso Obra con VºBº del Profesional Administrador de obra. Para establecer los requisitos y competencia de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Página 6 de 24 Detalle de Reclutamiento y Selección Cargo Recluta y Preselecciona CV Plazo del Proceso Entrevista CV Preseleccionados Plazo del Proceso Aprueba Contratación Plazo del Proceso Revisión de Antecedentes y proceso Administrativo de contratación Plazo del Proceso Gerencia Construcción, Gerencia General Jefe de 5 días es Gerente General 2 días es Gerente General 1 día Encargado de 1 día Gerente Comercial Jefe de 5 días es Gerente General 2 días es Gerente General 1 día Encargado de 1 día Subgerencia de Construcción Jefe de 5 días es Gerente de Construcción 2 días es Gerente de Construcción 1 día Encargado de 1 día Personal permanente de oficina central (Contabilidad, RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, prevencionistas, etc.) Jefe de o jefes de unidad según corresponda 5 días es Jefe del Área 2 días es Gerente del Área 1 día Encargado de 1 día Personal permanente del área comercial (Servicio al cliente, operaciones, supervisores de venta etc.) Jefe de o jefes de unidad según corresponda 5 días es Gerente Comercial 2 días es Gerente Comercial 1 día Encargado de 1 día Personal permanente de Obra Supervisores de Obra Personal permanente de Obra (Jefes de Obra, Supervisores) Jefe de o Subgerente de Construcción o Gerente de Construcción Profesional Administrador de Obra 5 días es 5 días es Gerente de Construcción Profesional Administrador de Obra 2 días es 1 días es Gerente de Construcción Profesional Administrador de Obra / Sub Gerente de Construcción y/o Gerente de Construcción 1 día Encargado de 1 día 1 día Jefe Administrativo 1 día Jefes de Bodega Subgerente de control de Gestión 5 días es Subgerente de Control de Gestión 1 día Subgerente de Control de Gestión 1 día Jefe Administrativo 1 día Personal Temporal de Obra Jefe de Obra 1/2 día Jefe de Obra 1/2 día Profesional Administrador de Obra 1dia Prevencionista de Riesgo y Jefe Administrativo 1 día Personal Temporal de Ventas Supervisor de Ventas 5 días es Supervisor de Ventas 1 día Gerente Comercial 1 día Encargado de 1 día
Página 7 de 24 5.3 CONTRATACIÓN 5.3.1 PERSONAL PERMANENTE, TEMPORAL Y DE OBRA Una vez aprobada la contratación por la Gerencia y/o Jefaturas entrega a la Unidad los antecedentes para emitirá el contrato de trabajo, estos documentos son: Documentos Personales Copia de cedula de identidad Certificado afiliación AFP, institución de Salud (FONASA/ ISAPRE) Comprobante de residencia vigente Copia de curriculum Certificados de Titulo Copia último finiquito (en el caso de obra) Documentos de Prevención de Riesgo (todos estos documentos entregados, firmados por el trabajador) Recibo de recepción de Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad Declaración de Salud Pre-Ocupacional Entrega de Elementos de Protección Personal si corresponde en dos copias (Bodega y carpeta Personal) Derecho a Saber Todos los antecedentes antes mencionados son entregados por el Prevencionista de Riesgo, según el PG 16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Una vez recibidos los antecedentes, o el Jefe Administrativo según corresponda, elabora el contrato de trabajo en los plazos establecidos según Cuadro Detalle Contratación y Plazo
Página 8 de 24 cargo Gerencia Construcción, Gerencia de Negocios, Gerencia Comercial Subgerencia de Construcción Personal permanente de oficina central (Contabilidad, RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, Prevencionista, etc.) Personal permanente del área comercial (Servicio al cliente, operaciones, supervisores de venta etc.) Personal permanente de Obra Supervisores de Obras y Profesionales Administradores de Obra Personal temporal de Ventas cargo Personal permanente de Obra (Profesionales de Terreno, Jefes de Obra, Jefe de Bodega, Supervisores de Terreno; Digitadores, ECO, Asistentes Profesionales, Profesional de Instalaciones Personal temporal de Obra Confecci ón de contrato Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Confecci ón de contrato Jefe administra tivo Jefe administra tivo Plaz o del Proc eso Plaz o del Proc eso 1dia Detalle de Contratación y Plazos Firma Contrato trabajado r Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Encargad o de Visacion Contrato Profesion al Administr ador de Obra Profesion al Administr ador de Obra Plazo del Proce so Plazo del Proce so Visacion Contrato Gerente General Gerencia Construcci ón o General Jefe del Área Gerente de Negocios Gerencia Construcci ón o General Supervisor de Ventas Visacion Contrato Gerencia Construcci ón o General Gerente Construcci ón o General Plazo del Proce so Plazo del Proce so Firma Contrato Representa nte Legal Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Firma Contrato trabajador y envió oficina central Jefe Administrati vo Jefe Administrati vo Plazo del Proce so 5 días e s 5 dia habil 5 dia 5 dia 5 dia Plazo del Proce so 2 días e s 2 días e s Entrega copia contrato trabajador Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de Firma Contrato Representan te Legal y envió devuelta a obra Encargado de Encargado de Plazo del Proce so Plazo del Proce so 6 días e s 6 días e s Entrega copia contrato trabajado r Jefe Administra tivo Jefe Administra tivo Plazo del Proce so
Página 9 de 24 Administración Central : El Encargado de correspondiente debe enviar mail a maestratodos@maestra.cl informando la incorporación del cualquier trabajador a la organización En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail maestratodos@maestra.cl informando la incorporación de todo personal permanente de obra a la organización a) Para el personal permanente, el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes y una renovación de 2 (dos) meses. Al finalizar el plazo del contrato de dos (2) meses, la Jefatura Directa del trabajador evalúa la continuidad o desvinculación del trabajador con la empresa a través de PG 08 R007 Evaluación de Desempeño, siendo la nota promedio superior a 4, se procede a emitir Anexo de Contrato con plazo Indefinido. b) Personal Temporal en Obra: para el personal temporal de obra, el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes. Transcurrido este plazo de un mes de prueba, el trabajador es finiquitado y contratado por términos de partidas específicas de acuerdo al avance de la Obra. Cualquier modificación a las condiciones iniciales del contrato debe ser confirmada por escrito y firmada por ambas partes, contando con las aprobaciones, vistos buenos requeridos anteriormente descritos. Los registros que demuestran el proceso de selección, contratación, formación y/o capacitación del personal son mantenidos en las carpetas del personal, bajo la tutela de la Unidad de y/u Oficina Administrativa en Obra, como los registros de: que demuestran la experiencia de las personas se aceptan: currículum, finiquito del trabajo anterior, referencias, entre otros. que demuestran la formación, la empresa acepta certificados de estudios y formaciones. que demuestran el cumplimiento de las habilidades, se considera la evaluación por parte de las Jefaturas directas. 5.3.2 COMUNICACION INTERNA DEL INGRESO DE PERSONAL NUEVO Cuando ingresa una persona nueva la organización el Encargado de y/o Jefe Administrativo debe indicar en el minuto de digitar la información el sistema de
Página 10 de 24 en la Ficha de Ingreso el correo asignado y código de usuario y en forma automática el sistema valida estos elementos (correo y usuario), posteriormente validado estos, el Encargado de y/o Jefe Administrativo debe asignar los accesos a los diferentes software de la organización, según lo que indique la jefatura directa, una vez realizado en forma automática se envió un mail a Informática y la jefatura directa indicando los permisos dado. 5.3.3 MANTENCION DE REGISTROS TEMPORAL La mantención de registros inherentes a la contratación del personal se realizara según el cuadro adjunto. CARGO Personal Permanente Oficina Central: Gerencias, Contabilidad, Finanzas, RRHH, Adquisiciones, Arquitectura, Estudios y Proyectos, Servicios Generales, Secretarias, Prevención de Riesgos, Mejora Continua, Construcción Área Comercial: Cobranzas, Escrituración, Servicio al Cliente, Ventas, Servicio de Post Venta, Marketing. Personal permanente de Obra : Profesional de Terreno, Jefes de Obra, Supervisores de terreno, jefes de Bodega, Prevencionista, Encargado de Calidad, Profesionales de Instalaciones, Digitadores Personal Temporal en Obra: Trazadores, Maestros, Ayudantes, Jornales, LUGAR DE MANTENCION DE REGISTROS OFICINA CENTRAL Unidad de OFICINA ADMINISTRATIVA OBRA OFICINA ADMINISTRATIVA OBRA RESPONSABLE DE MANTENCION Y REVISION DE REGISTROS Jefe Jefe Administrativo Jefe Administrativo
Página 11 de 24 5.3.4 MANTENCION DE REGISTROS DEFINITIVO 5.3.5 Mantención de Registro definitivo de Obra y Oficina Central Nombre del Empaste Documentos Adjuntos al Libro de Empaste Plazo Para empastar Responsable de Entregar el Empates Responsable de Recibir la documentación para resguardo definitiva Lugar del archivo definitivo Personal Contrato, Anexos, certificados afiliación Afp, Fonasa o Isapre, Fun modificaciones, Inducciones y Charlas del PG-16, certificado cotizaciones, registros de asistencia firmados, finiquito legalizado o pendiente de cancelación Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo Respaldos Personal Planillas Imposiciones canceladas, Libros Remuneraciones Timbrados, Liquidaciones Firmadas Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo La forma de entregar la documentación es con un registro memo firmado como recibo y entregado. Para enviar a empastar el Encargado de y Jefe Administrativo envía un mail al Jefe de indicando la cantidad a solicitar a empastar y centro de costo asociado. A su vez Jefe de Humano es quien autoriza y envía mail de solicitud a la unidad de Adquisiciones. 5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS El comienzo de cierre mensual de remuneraciones se inicia el día 21 de cada mes donde el responsable de hacer las remuneraciones en el caso de obra Jefe Administrativo, Oficina Central Encargados de RR.HH
Página 12 de 24 Planilla de Remuneraciones Mensual: el Jefe Administrativo mensualmente debe hacer el borrador de esta planilla para ser presentada al Profesional Administrador de Obra para que la apruebe, en esta planilla el Jefe Administrativo debe registrar el control de lo siguiente: control cantidad de horas extras, los tratos, días trabajados, bonos sábado, asignación familiar, cambio de suelos, cambio de cargo, justificación de bonos. Para que el Jefe administrativo tenga lista esta planilla previamente el profesional Administrador de obra debe entregar todos los 21 de cada mes una Planilla firmada o enviada vía mail que debe contener: tratos, bonos, justificación de bonos y con un documento adicional la justificación de los tratos firmada. 5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES 5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES En obra: Una vez recibida y visada la Planilla de Remuneración Mensual, el Jefe Administrativo procede a realizar el ingreso de la información al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo, una vez listo este ingreso y cuadratura el Jefe Administrativo visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio al Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente en caso que exista, Jefe de y finalmente al Gerente General en la medida que cada uno vaya visando se envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de la obra. Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Jefe Administrativo para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes. Los libros definitivos visados y aprobados deben ser entregados a Humano los días 24 de cada mes o en su efecto el día siguiente a ese día. Visados los libros, el Jefe Administrativo tiene que emitir 4 (cuatro) copia de este, donde se envía con remesa con 3 copias al Encargado de Remuneraciones de Constructora. Es de responsabilidad del Jefe Administrativo emitir los libros en hoja foliada y timbradas por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Administración Central: En este caso toda modificación o consideración especial son informadas vía mail por la Jefatura directa relacionado con aumento de sueldos, bonos especiales al Encargado de Remuneraciones de Inmobiliaria o Constructoras según corresponda.
Página 13 de 24 Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones Inmobiliarias o Constructoras tener el control y seguimiento de los días trabajados, días de licencias medicas, descuentos especiales, prestamos de instituciones o de empresa, etc. Teniendo claro toda la información pertinente al trabajador los Encargados de Remuneraciones ingresan los antecedentes al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo, una vez listo este ingreso y cuadratura el Encargados de Remuneraciones visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio al Jefe de, Gerente General del Área, en la medida que cada uno vaya visando se envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de cada empresa. Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Encargado de Remuneraciones para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes para cada empresa. Para Administración central el plazo es el mismo que el de las obras es decir los libros definitivos visados y aprobados deben estar listos los días 24 de cada mes o en su efecto el día siguiente a ese día. Visados los libros, los Encargados de Remuneraciones tienen que emitir 4 (cuatro) copias de este. Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones emitir los libros en hoja foliada y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos (SII). 5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS Obra: El Jefe Administrativo genera una Planilla de Anticipos, considerando los días entre el 21 y 5 del mes siguiente, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es el proporcional a la cantidad de días trabajados. Esta planilla es previamente aprobada por Profesional Administrador de Obra, para su posterior ingreso de datos al Sistema de, y una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto Cierre de Remuneraciones. Administración Central: El Encargado de Remuneraciones genera una Planilla de Anticipos, desde el Sistema de Remuneraciones, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es proporcional a la cantidad de días trabajados, salvo consideraciones especiales autorizada por la jefatura directa.
Página 14 de 24 Una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto Cierre de Remuneraciones Leyes Sociales: Obra y Administración Central: Una vez cerrado el Libro de Remuneraciones definitivo se procede a emitir un archivo plano desde el Sistema de. Este archivo previamente es revisado y cuadrado luego se importa al Software de Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes. Una vez importada la información al Software de Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes este arroja el documento Comprobante de Pago. En forma paralela a este proceso el Jefe Administrativo y el Encargado de Remuneraciones emite planilla Cuadratura de Leyes Sociales, documento de apoyo para evitar errores en el pago de las imposiciones. El plazo para el cierre de las Leyes Sociales en el caso de las obras es hasta el 3 de cada mes o día siguiente a este. 5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS Solicitud de Pago de Remuneraciones: Obras: Una vez recibido los libros de remuneraciones desde obra el Encargado de Remuneraciones, realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de. Administración Central: Teniendo los libros definitivos el Encargado de Remuneraciones realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de y posteriormente por el Gerente General. El Cuadro Resumen General se emite en dos copias donde una es recibida por la Unidad de Finanzas y la otra copia es para la Unidad de. Solicitud de Pago de Anticipos
Página 15 de 24 Obra y Administración Central: Una vez cerrado y visado por todos los responsables la nomina de Anticipo Mensual se procede a lo descrito de igual forma en el punto Solicitud de Pago de Remuneraciones Solicitud de Pago de Leyes Sociales: Obra y Administración Central: Una vez validada la cuadratura de las leyes Sociales con el Software de Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes, se emiten 3 (tres) copias del Comprobante de Pago, las cuales se envían a Oficina Central en el caso de las obras, adjunto a ella 3 (tres) copias de Cuadratura de Leyes Sociales, con dos remesas, en el caso de las obras donde una copia es y otra copia para la obra. con los Comprobantes de Pago en su poder tanto de las obras como de las empresas que maneja directamente, realiza un Cuadro Resumen de Leyes Sociales separado por empresas, teniendo esto listo se entrega a Finanzas, previamente visado por el Jefe de. tiene como plazo para entregar a Finanzas de 1 día después de recibida desde obra la información. Los Comprobantes de Pago de las leyes Sociales una vez pagado son enviados desde en original con el timbre de PAGADO a obra, donde es responsabilidad de Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones el resguardo de este documento. Pago de Remuneraciones y Anticipos Obra y Administración Central: Recibido por finanzas la Solicitud de emisión de Pago de Remuneraciones, Finanzas procede a la emisión de los cheques, autorización de los cargos correspondiente a las Cuentas Corrientes, Cuentas Vistas y/o proceso de pago con la empresa de Valores contratada para ello. Realizado y aprobado esto por las Gerencias y/o Jefaturas responsables, Finanzas entrega a los diferentes tipos pagos solicitado por dejándose un respaldo de esta entrega. entrega a cada responsable de Obra los estipendios para que sea entregado a los trabajadores dejando un respaldo de ello. El Jefe Administrativo con los estipendios en mano, es responsable de pagar a los trabajadores, emitiendo tres copias de las liquidaciones las que deben ser firmadas en original, para posteriormente ser rendidas dentro de los 5 días siguientes de realizado el pago, con un Respaldo de Cuadratura de Rendición de Sueldo y/o Anticipo, y en caso de existir dineros no pagados en este plazo el Jefe Administrativo debe depositar estos dineros en la cuenta corriente del la empresa y adjuntar en la Cuadratura de Rendición
Página 16 de 24 de Sueldo y/o Anticipo los depósitos originales que respalden estos dineros no pagados a los trabajadores. Para el caso de Administración Central la Rendición de los estipendios se realiza con copia del Voucher adjuntando copia de la liquidación de sueldo en original firmada por el trabajador, dentro del mismo plazo descrito anteriormente. 5.6 CONTROL DE ASISTENCIA Obra y Administración Central: El control de asistencia es de responsabilidad del Jefe Administrativo para el caso de obra y del Encargado de Remuneraciones en la caso de Administración Central velar por su cumplimento, control y mantenimiento donde semanalmente debe imprimir el registro de cada trabajador para que posteriormente sea firmado por este y su posterior resguardo. Esta dentro de las funciones del Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones la de preocuparse que exista y esté en buenas condiciones técnicas el Reloj control ya sea este Mecánico o Biométrico. El estado de situación como licencia médicas, permisos especiales, traslados, vacaciones, términos de relaciones laborales debe ser ingresado con un registro de respaldo que acredite la situación. En Obra el Reloj Control de Asistencia debe estar ubicado en el acceso, para lograr un correcto filtro por parte del control de Portería. Salas de Ventas: En las salas de ventas es responsabilidad del Supervisor de Ventas velar por que cada trabajador firme su registro de asistencia el libro de Control de Asistencia diariamente, en el caso que el trabajador este con vacaciones, permiso, licencia médica, el Supervisor de Ventas debe registrar el Libro Control de Asistencia el estado de estas situaciones. El Supervisor de Ventas debe preocuparse se mantener un libro disponible de Control de Asistencia en la Sala de Ventas. El Supervisor de Ventas debe hacer la sumatoria de las horas trabajadas en la hoja de asistencia de cada trabajador en forma semanal. Cualquier anomalía en la asistencia del trabajador es de responsabilidad del Supervisor de Ventas comunicarlas oportunamente al Encargado de, para en caso de Licencias Medicas, vacaciones, permisos especiales debe hacer llegar los documentos que respalden estas situaciones.
Página 17 de 24 5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (VACACIONES) Solicitud de Vacaciones El trabajador solicitará voluntariamente a su jefatura directa por escrito con tres semanas de anticipación como mínimo, sus respectivas vacaciones teniendo en cuenta que deber tener contrato vigente con la empresa a lo menos 1 un año. El objetivo del adelanto de la solicitud es poder coordinar las funciones que dejará de realizar durante el período de ausencia. El Jefe Directo recibe la solicitud y tomará la decisión de aceptación El Jefe Directo tendrá que planificar el trabajo del solicitante, sustituyendo a otra persona para continuar las actividades de la persona que tomará su feriado legal, dando la continuidad de los procesos de la empresa. Decisión de las Vacaciones El jefe directo deberá aceptar las vacaciones del personal solicitante. Sin embargo puede solicitar un cambio de fecha por motivos de fuerza mayor. El Jefe Directo autorizará el feriado legal, a través de la firma que se encontrará registrada en el PG 08 R013 Autorización de Vacaciones en dos copias Posteriormente se avisará al Encargado de y/o Jefe Administrativo, manifestando por escrito las personas que tomarán sus vacaciones y quienes las reemplazarán. El Encargado de y/o Jefe Administrativo Autorización de Vacaciones. recibirá conforme el PG 08 R013 El Jefe de Unidad de enviara en la primera semana de noviembre calendario para programación de vacaciones a cada jefe de unidad o gerencia correspondiente donde se indican los días pendientes de vacaciones, este calendario debe ser devuelto a la unidad de a mas tardar la última semana de Noviembre aprobada. Autorización de Vacaciones quedando uno en poder de este y otro en poder del trabajador, previamente firmado por el trabajador y jefe directo. El comprobante deberá quedar registrado en: Sistema de Remuneraciones Control de Asistencia Carpeta de la persona
Página 18 de 24 El Encargado de y/o Jefe Administrativo, confeccionará una planilla de Excel Programa de Vacaciones con todas las fechas entregadas por las jefaturas de las unidades y/u Obra donde ingresará a todo el personal con derecho a estas. Por otra parte el Encargado de tendrá un Control de Vacaciones donde indica: nombre de trabajador, run, cargo, fecha de ingreso, días tomados, saldo de días pendientes, costo de vacaciones pendientes. 5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (FINIQUITOS) 5.8.1 Aviso de Despido Los jefes directos de cada área es quien dará el aviso a y en el caso de obra el Jefe Administrativo, del término de contrato de un trabajador. Carta de Despido: Recibido el aviso tanto por o el Jefe Administrativo, este procede a emitir la carta bajo la causal indicada en el aviso, la carta emitida es firmada por Gerente General en el caso de Administración Central y en el caso de las obras por el Profesional de la Obra, posteriormente es entrega al trabajador o enviada vía correo certificado conjuntamente con respaldo de Cotizaciones pagada de todo el periodo laborado en la empresa, quedando copia de este respaldo en la carpeta del trabajador en un plazo no mayor de tres días de emitida la carta. Quienes emiten, velen, entreguen y/o envíen las cartas de aviso por término relación laboral por las causales de: falla, termino de plazo, termino de faena, causales imputables al trabajador, necesidades de la empresa, mutuo acuerdo, causa grave en obra será el Jefe Administrativo y en Administración central el Jefe de. Administración Central : El Encargado de correspondiente debe enviar mail a maestratodos@maestra.cl informando la desvinculación del cualquier trabajador a la organización En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail maestratodos@maestra.cl informando la desvinculación de todo personal permanente de obra a la organización 5.8.2 Cálculo del Feriado Proporcional y Confección del Finiquito Obras: Una vez realizados el trámite del aviso de la desvinculación, el Jefe Administrativo debe emitir el calcular del finiquito donde incluye si corresponde: días de vacaciones pendientes, mes sustitutivo aviso previo, montos años de indemnización, valores adeudados, descuentos que correspondan, aporte
Página 19 de 24 AFC empleador. El Jefe Administrativo, tiene plazo de un día para enviar este cálculo al Asistente de quien revisa si esta correcto y envía respuesta al Jefe Administrativo el plazo de un día de recibido, recibida la respuesta de aprobado el cálculos del finiquito desde la unidad de, el Jefe Administrativo confecciona el finiquito con plazo de un día, una vez confeccionado tendrá dos día para envíalo a la unidad de con la PG-08 R015 Planilla V B de Finiquitos con los respectivos VºBº de las jefaturas, para la emisión del pago y firma legal del finiquito por el empleador. tiene un plazo de 15 días es para enviar documento de pago y finiquito firmado a la obra Una vez recibió documento de pago y finiquito firmado por el empleador el Jefe Administrativo tiene un plazo de 20 días para hacer la rendición del los finiquitos formalizados (pagados y/o firmados) y legalizados hacia. Para los finiquitos que no son formalizados (pagados y/o firmados) debe rendirse en una remesa con detalle de: Nombre completo, y monto de la devolución. Los finiquitos deben ser formalizados ante un ministro de fe autorizado como por ejemplo: Inspección del Trabajo, Notario, Secretario Municipal, Registro Civil, etc. Administración Central: el Encargado de es la responsable de hacer el cálculo y emisión del finiquito en un plazo de 1 días, de todo el resto de los trabajadores de la organización, previa solicitud del Gerente General y Gerentes de área. La solicitud, pago, rendición y formalización de los finiquitos son las descritas anteriormente en Obra (página o punto) Cada vez que un trabajador es desvinculado al generar la baja en el sistema de gestión de RR.HH el sistema automáticamente bloquea los accesos a Intranet y correos 5.8.3 Solicitud de Cheque Obra: Una vez revisados los finiquitos, aprobados por la Gerencia de Construcción y firmados por el representante legal, se le envía un mail a Encargada de Finanzas Constructora indicando montos y obra solicitando la fecha de cancelación según los flujos, el Jefe de Humano con esta fecha comunica al Jefe Administrativo para que proceda a comunicar a la entidad financiera los vales vistas a emitir indicando los nombres, run y montos, esto el Jefe Administrativo lo hace vía online en la plataforma del la entidad financiera indicada para ello por Jefe de.
Página 20 de 24 Administración Central y eventualidades: En administración Central el Encargado de es quien realiza la solicitud de cheque y forma de pagos acordada con el trabajador finiquitado, esta Solicitud de Cheque debe ser firmada por el Gerente General, una vez firmada y visada por el Gerente General es entregada al Asistente de Finanzas para la emisión del o los documentos requeridos. En el caso de los finiquitos urgentes (citación a comparendo, muerte del trabajador) estos son solicitados en el menos plazo posible para dar cumplimento a la urgencia. 5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO La evaluación de desempeño tiene por objetivo primordial, la de valorar al conjunto de actitudes, competencias y comportamiento laboral del personal en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones de acuerdo a la descripción de cargo y a los objetivos y estándares establecidos por la organización para el logro de un producto final satisfactorio para el cliente, Las Evaluaciones se Realizaran en las siguientes instancias Evaluación para definir continuidad laboral: Esta evaluación la realiza el Jefe directo al tercer 3 mes de ingresada la persona a la organización, donde se mide su evaluación en los distintos aspectos solicitado en ésta como; Relaciones Interpersonales, Compromiso, Iniciativa, Confiabilidad, Cooperación, Superación Personal, Liderazgo. Una vez realizada la evaluación esta arroja una nota promedio en base a los conceptos indicados anteriormente y para que el evaluado pase el estatus de Trabajador con Contrato Indefinido, la nota promedio exigida para ello debe ser superior a 4.0, hecha la evaluación por Jefe directo realiza una conversación con la persona evaluada indicando las razones de la determinación final de su continuidad en la organización y el análisis de las observaciones y mejoras indicadas en la evaluación para ser consideradas por trabajador en caso de ser contrato indefinidamente. Evaluación Anual Diciembre La evaluación de desempeño permite a las jefaturas tomar decisiones respecto a promociones, ascensos, y aumentos salariales, esta información también permite determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización y plantear desafíos para los siguientes periodos.
Página 21 de 24 Para la realización de la evaluación de desempeño se debe considerar los aspectos detallados en la descripción de cargos. El proceso de evaluación: En obras: lo realizara el jefe superior directo al momento de ser finiquitado el trabajador o cuando este sea trasladado a otra obra y los cargos que deben ser evaluados son: Profesional de obra (Administrativo y terreno) Jefe de obra Supervisores de terreno, jefe de bodega, jefe administrativo, digitador y pañolero. En oficina central, área comercial y área técnica: la evaluación la realizara el jefe superior directo, una vez al año, cuando se considere un cambio de cargo (ascenso), o al momento de renovar el contrato. La fuerza de ventas complementa la evaluación con sus propios procedimientos definidos en el estándar Maestra. La evaluación quedara registrada en el formato PG 08 R007 Evaluación de desempeño, en oficina de Gerencia General en el archivador de Evaluaciones de desempeño del personal de Maestra del año correspondiente y se debe enviar información resumida a la Unidad de Mejora Continua, o en la Aplicación de Evaluación de Desempeño 5.10 INDUCCION Cada vez que se incorpora una persona al equipo de trabajo, se reúne con su Jefe directo para que éste le contextualice en el quehacer de la empresa y de su puesto de trabajo. En esta instancia, y según corresponda, se le da a conocer al trabajador: Acceso a las plataforma de trabajo Maestra Antecedentes de Maestra Funciones y responsabilidades de su puesto de trabajo y entrega de Descripción de Cargo Sistema de Gestión de Calidad de la empresa: Documentos En caso de la obra quien vela porque esto se cumpla será el Profesional Administrador de Obra. En esta inducción se le da a conocer las generalidades de la organización de la obra y los procedimientos generales y/o específicos aplicables a su labor, lo cual queda registrado en la PG-08 R002 Ficha de Ingreso de personal. La inducción en obra es complementada con los aspectos de seguridad y realizada de acuerdo al PG 16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. La inducción del personal contratado como fuerza de ventas, es desarrollada según las disposiciones del PE-04 Ventas del Inmueble. Es responsabilidad de y/o Jefe Administrativo exigir que se lleve a cabo la inducción a todas las personas de la organización.
Página 22 de 24 5.11 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Las Jefaturas de cada unidad son responsables de detectar las necesidades de capacitación y comunicarlas oportunamente al Jefe. Para ello se realiza anualmente una encuesta de PG 08 R003 Identificación de Necesidades de Capacitación o en su efecto se determinara un ente externo que la realice, en la que se consulta a las distintas Jefaturas, detectando las oportunidades de capacitación y/o formación que favorezcan el desempeño de la persona, en las funciones propias de su puesto de trabajo y considerando la descripción de su cargo. Anualmente se debe realizar un chequeo de las carpetas de cada trabajador y compararlas con las descripciones de cargo para determinar si se cumplen con las competencias y requisitos de estudios, con esta información de emitirá informe el cual debe ser entregado a las Gerencias respectivas con una propuesta de capacitación, la cual una vez aprobada deberá ser incluida en el programa de capacitación del periodo siguiente. En las obras, la detección de necesidades de capacitación se realiza trimestralmente y debe realizarse por las distintas jefaturas al inicio de cada partida, comunicándolas a la brevedad y entregarla al Jefe Administrativo y este envía al Jefe de la encuesta de PG 08 R003 Identificación de Necesidades de Capacitación. Una vez recibidas la detección de necesidad capacitación por el Jefe de este realiza el PG 08 R004 Programa de Capacitación o en su efecto el Programa de Capacitación para empresas con comité bipartido entregado por Sence de todo el Grupo Maestra, el Programa de Capacitación realiza semestralmente y es aprobada por la Gerencia correspondiente o en su efecto por el Comité bipartito de capacitación. La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este programa es responsabilidad del Jefe de y es de su responsabilidad retroalimentar con esta información a la Unidad de Mejora Continua. 5.12 CAPACITACIÓN El Jefe, realizará las gestiones correspondientes ante el SENCE u OTIC Cada vez que una persona es capacitada, se evalúa la eficacia de dicha acción, en base a los objetivos de la capacitación y la metodología señalada en el programa de capacitación, quedando registrado en el formato de PG 08 R006 Evaluación de Eficacia de Actividades de Capacitación. En consecuencia, con los resultados de la evaluación se establecen las acciones posteriores.
Página 23 de 24 Para que las personas estén conscientes del aporte de su trabajo para la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la calidad, en las obras se realizan charlas de calidad, en sinergia con las actividades propias de la prevención de riesgos. Ellas quedan registradas en el PG 08 R005 Registro Capacitación o en formato PE- 03 R003 Charla de Calidad, donde se evidencia el tema tratado, la fecha en que el tema fue expuesto y los asistentes a dicha charla. Se debe realizar una revisión semestral al cumplimiento de los programas de capacitación y su eficacia los cuales deberán ser informados en informe de gestión de, informe que debe ser remitido también una vez visado por la Gerencia.Debe a su vez mantener comunicada a la Unidad de Mejora Continua de Maestra para la retroalimentación del Sistema de Gestión de Calidad en todo lo concerniente a información pertinente para el análisis posteriores tanto de reuniones de la Alta Dirección como para las Auditorias de Mantención y comunicación a nivel organizacional. 6 REGISTROS PG 08 R001 Autorización de Ingreso PG 08 R002 Ficha de ingreso de personal PG 08 R003 Identificación de necesidades de capacitación PG 08 R004 Programa de capacitación PG 08 R005 Registro Capacitación PG 08 R006 Evaluación de Efectividad de capacitación PG 08 R007 Evaluación de Desempeño PG 08 R008 Autorización Ingreso Área Administración PG 08 R009 Ficha de Ingreso Personal Área Administración PG 08 R010 Amonestación escrita plana administrativa PG 08 R011 Autorización de Descuento Personal PG 08 R013 Autorización de Vacaciones PG 08 R014 Planilla Control Vº Bº Contrato de Trabajo PG 08 R015 Planilla Control de VºBº Finiquitos a Oficina PG 08 R016 Informe Diario Portería PG 08 R017 Programa de Capacitación Comité Bipartito SENCE
Página 24 de 24 Contrato Carpetas del personal que debe contener según sea el caso (autorización de contratación, ficha de ingreso, declaración de enfermedades, copia de contrato, recepción de reglamento de higiene y seguridad, certificados de antecedentes, residencia, afiliación AFP y salud, fotocopia cedula de identidad, finiquito del empleo anterior, currículum, certificados de estudios, recepción E.P.P, evaluaciones, entre otros) 7 CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial 2 5.2.2 Se incorpora V B de Gerente de Construcción Se modifica quien establece las políticas de sueldos en obra 5.3 Se incorpora cuando este sea trasladado de obra 5.4 Se establece que será el Encargado de Calidad el responsable de dictar charla de inducción del SGC 5.5 Se modifica frecuencia de DNC en obra 6 Se incorpora responsabilidad del Encargado de Calidad en Obra 8 Se incorpora anexo 1 3 1 Se actualiza objetivo 2 Se actualiza versión de normas ISO 9000 y 9001 5.1 Se actualiza párrafo completo 6 Se actualiza listado de registros 4 3 Se actualiza listado de documentos de referencia 5.3.1 Se reemplaza PE-07 Prevención de Riesgos por PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Se actualiza redacción del párrafo 5.3.5 Se reemplaza PE-07 por PG-16 5.7 Se corrige redacción 5.8 Se reemplaza incorporación por desvinculación 5.9 Se agrega Aplicación de Evaluación de desempeño 5.10 Se reemplaza PE-07 Prevención de Riesgos por PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional