PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO ENTREGA DE PROPIEDADES

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1 Página 1 de 12 PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Francisco Aldea Martel Jefe Unidad Mejora Continua Carolina Cornejo C. Gerente de Control de Gestión Corporativa David Ramirez Fuentes Gerente General Firma Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011 Este documento impreso o almacenado fuera de Intranet NO asegura su vigencia

2 Página 2 de 12 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO ENTREGA CONSTRUCTORA A INMOBILIARIA ENTREGA INMUEBLE A PROPIETARIO / CLIENTE ENTREGA DE LA ADIMINSTRACIÓN DEL CONDOMINIO DE LA INMOBILIARIA A LOS PROPIETARIOS RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 11

3 Página 3 de OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer y describir las actividades que se siguen en Maestra en el proceso de entrega de las viviendas a los clientes propietarios. Se definen los pasos a seguir para: Entrega de Proyecto terminado de constructora a inmobiliaria, y Entrega de viviendas de inmobiliaria a cliente. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las viviendas encargadas y vendidas por la inmobiliaria. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9.001: Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. ISO 9.000: Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. Manual de Calidad de Maestra Inmobiliaria Ltda. y sus anexos. Manual del Propietario. Procedimiento Específico de Elaboración de Planes de Calidad. Procedimiento Específico de Servicio al Cliente. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la norma ISO 9.000: y las que se desarrollan en este documento.

4 Página 4 de DESARROLLO 5.1 ENTREGA CONSTRUCTORA A INMOBILIARIA La entrega del área de construcción al área inmobiliaria debe ser desarrollada de acuerdo a las disposiciones contenidas en el PE 03 Elaboración de Planes de Calidad de Obra. Esta entrega debe considerar la elaboración de un informe de entrega de proyecto basado en la información contenida en las Listas de Chequeo Nº 15 y 27 (Ver PE-03), el Jefe de Servicio al Cliente es responsable de confeccionar dicho informe y enviarlo a la Gerencia General, Gerencia de Construcción y Gerencia Comercial, con copia a la Unidad de Mejora Continua. 5.2 ENTREGA INMUEBLE A PROPIETARIO / CLIENTE El proceso de entrega del inmueble al propietario debe cumplir con los siguientes requisitos: ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL PROPIETARIO Una vez obtenida la Recepción Municipal de un proyecto en construcción el Gerente de Construcción, es responsable de enviar al Gerente Comercial el Manual del Propietario actualizado, aprobado y con la información correspondiente. El Manual del Propietario debe contener información del proyecto como logotipo, Presentación, Recomendaciones Generales, Especificaciones Técnicas y Recomendaciones de Uso, Instalaciones Domiciliarias, Prevención de Accidentes y Subcontratistas que corresponden al proyecto, lo anterior en un plazo no mayor a 10 días desde la Recepción Municipal. Por su parte el Gerente Comercial una vez recepcionado el Manual del Propietario envía una copia al Encargado de Marketing responsable de solicitar a Fiscalía el Reglamento de Copropiedad Inmobiliaria e incorporar esta información en el Manual del Propietario ya aprobado, enviado por el Gerente de Construcción, posteriormente debe enviar a impresión y remitir a la Unidad de Servicio al Cliente los manuales para que este último coordine la entrega al propietario PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE ENTREGA Cartola del Cliente aprobada por la Unidad de Finanzas La Unidad de Operaciones Escrituración envía a Finanzas la Cartola del Cliente, para la verificación de los montos cancelados. La Unidad de Finanzas en un plazo no superior a 3 días hábiles debe chequear que los ingresos correspondientes a la venta estén debidamente contabilizados, registrando esta verificación con la firma de

5 Página 5 de 12 aprobación en la Cartola del Cliente. En el caso de existir diferencias, Finanzas comunica dicha situación a la Unidad de Operaciones Escrituración quien es responsable de gestionar la regularización de los reparos detectados. Una vez regularizadas las diferencias Operaciones Escrituración se comunica vía con Finanzas para continuar el proceso de aprobación. Una vez aprobada la Cartola del Cliente por la Unidad de Finanzas, ésta es remitida a Operaciones Escrituración. Por su parte Operaciones Escrituración es responsable de dar aviso al Jefe de Servicio al Cliente que la Cartola del Cliente se encuentra en proceso de aprobación y en un corto plazo correspondería la entrega del inmueble. Recepción del Comprobante de Escritura Una vez firmada la escritura por parte del Cliente, Operaciones Escrituración debe enviar al Jefe de Servicio al Cliente el comprobante que la escritura de compra ha sido firmada en Notaría por el cliente adjunto a la Cartola del Cliente aprobada por Finanzas, solicitando la autorización de entrega del departamento por Gerencia Comercial y registrar dicho evento en la bitácora del cliente. Firma Autorización de Entrega por Gerencia Comercial El Asistente de Gerencia, entrega la Cartola de Cliente aprobada por Finanzas y copia del comprobante de firma de escritura al Gerente de Comercial para la firma de autorización de entrega del inmueble. Una vez autorizada la entrega por la Gerencia Comercial, la Cartola del Cliente es remitida al Jefe de Servicio al Cliente indicando que procede la entrega del departamento PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE ENTREGA PROYECTOS DS04 Cartola del Cliente aprobada por la Unidad de Finanzas La Unidad de Operaciones Escrituración envía a Finanzas la Cartola del Cliente, para la verificación de los montos cancelados. La Unidad de Finanzas en un plazo no superior a 3 días hábiles debe chequear que los ingresos correspondientes a la venta estén debidamente contabilizados, registrando esta verificación con la firma de aprobación en la Cartola del Cliente. En el caso de existir diferencias, Finanzas comunica dicha situación a la Unidad de Operaciones Escrituración quien es responsable de gestionar la regularización de los reparos detectados. Una vez regularizadas las diferencias Operaciones Escrituración se comunica vía con Finanzas para continuar el proceso de aprobación. Una vez aprobada la Cartola del Cliente por la Unidad de Finanzas, ésta es remitida al Asistente de Gerencia General. Por su parte Operaciones Escrituración es responsable de dar aviso al Jefe de Servicio al Cliente que la Cartola se encuentra en proceso de aprobación y en un corto plazo correspondería la entrega del inmueble.

6 Página 6 de 12 Recepción del Comprobante de Escritura Una vez firmada la escritura por parte del Cliente, Operaciones Escrituración debe enviar al Asistente de Gerencia General el comprobante que la escritura de compra ha sido firmada en Notaría por el cliente, solicitando la autorización de entrega del departamento por Gerencia General y registrar dicho evento en la bitácora del cliente. Firma Autorización de Entrega por Gerencia General El Asistente de Gerencia General, entrega la Cartola del Cliente aprobada por Finanzas y copia del comprobante de firma de escritura al Gerente General para la firma de autorización de entrega del inmueble. Una vez autorizada la entrega por la Gerencia General, la Cartola del Cliente es remitida al Jefe de Servicio al Cliente indicando que procede la entrega del departamento PROCESO DE ENTREGA El Ejecutivo de Servicio al Cliente toma contacto con el propietario para establecer la fecha y hora de entrega de la vivienda, ingresando la coordinación en el Sistema de Servicio al Cliente on-line, opción Entrega de Dptos - Registro, Automáticamente, a través de correo electrónico, el sistema emite un aviso informando al Encargado de Mantención, preparación y entrega del proyecto según corresponda con copia al Jefe de Servicio al Cliente y Gerencia Comercial, que procede la entrega del departamento, todo lo anterior con un plazo no menor a 3 días hábiles previos a la fecha de entrega coordinada con el cliente. El Ejecutivo de Servicio al Cliente es responsable de informar al cliente que al momento de retirar la Autorización Entrega del departamento, debe entregar comprobante de pago correspondiente al Fondo de

7 Página 7 de 12 Reserva del proyecto conforme a lo estipulado en Reglamento de Copropiedad, dicho monto debe ser depositado en cuenta corriente correspondiente a cada Comunidad, y el comprobante de Deposito respectivo debe ser entregado al Ejecutivo de Servicio al cliente quién posteriormente remite una copia al administrador designado para el Proyecto. Es responsabilidad del Jefe de Servicio al Cliente asegurarse que la entrega de los inmuebles se realice en las condiciones adecuadas, en la fecha y hora acordada, asistiendo este último en algunas ocasiones personalmente a las entregas, en representación de la Inmobiliaria. El Encargado de mantención y entrega, designa de su equipo de trabajo, al responsable de realizar revisión del inmueble y entrega del mismo. La revisión del inmueble, previo a su entrega, consiste en: Colocación de sellos de ventanas, puertas y artefactos sanitarios. Pruebas de artefactos (calefont o termo eléctrico, cocinas encimeras, campana, entre otros). Funcionamiento de las instalaciones sanitarias (manifold, grifería, entre otros). Funcionamiento de las instalaciones eléctricas. Aseo fino. Cualquier anomalía. El Ejecutivo de Servicio al Cliente debe emitir en duplicado la PE 06 R002 Autorización Entrega de Vivienda del inmueble, conservar una copia de la misma y entregar el original al propietario posterior a la entrega por parte del cliente del comprobantes de pago correspondiente al Fondo de Reserva del proyecto, de no haber cancelado por parte del cliente dicho fondo de Reserva no será entregada la PE 06 R002 Autorización Entrega de Vivienda. La persona responsable de realizar formalmente la entrega del inmueble, debe verificar que el propietario cuenta con la debida PE 06 R002 Autorización Entrega de Vivienda. Una vez confirmada la autorización, se procede con la entrega del inmueble, la cuál consiste en, revisar el departamento, registrando en el PE 06 R003 Acta de Recepción las posibles observaciones y sus plazos de resolución, las cuales consideran un máximo de 3 días hábiles.en esta ocasión se debe entregar al propietario: El Manual del Propietario: documento que define las Especificaciones Técnicas y recomendaciones para la vivienda. Manuales y Garantías de los artefactos de equipamiento del inmueble según corresponda. Llaves del Inmueble. 1 copia del Acta de Recepción. Póliza de Garantía de Construcción. (ésta es enviada al cliente posterior a la entrega del inmueble).

8 Página 8 de 12 El PE 06 R003 Acta de Recepción se edita en triplicado, la primera copia es entregada al propietario, la segunda copia es entregada a la Unidad de Servicio al Cliente, quedando el original en poder del Encargado de mantención y entrega, para la resolución de posibles observaciones. Una vez recibida el PE 06 R003 Acta de Recepción por la Unidad de Servicio al Cliente, es ingresada al sistema de servicio al cliente con el propósito que se encuentre disponible su consulta en línea y una copia es entregada al administrador del edificio correspondiente, para su posterior análisis y realización de los gastos comunes correspondientes a cada departamento. El Ejecutivo de Servicio al Cliente es responsable de registrar en bitácora del cliente el evento Departamento Entregado al Comprador. 5.3 ENTREGA DE LA ADIMINSTRACIÓN DEL CONDOMINIO DE LA INMOBILIARIA A LOS PROPIETARIOS La inmobiliaria como primera propietaria, designa en el Reglamento de Copropiedad un administrador provisorio del edificio. El plazo de duración de las funciones de este Administrador provisorio, es hasta la celebración de la Primera Asamblea Ordinaria de Copropietarios, pudiendo ser el mismo reelegido si los propietarios así lo concluyeran.

9 Página 9 de 12 Esta primera Asamblea de Copropietarios debe realizarse una vez enajenado el 75% de las unidades que formen parte de un nuevo condominio, con el propósito de pronunciarse sobre la elección de los miembros del primer Comité de Administración y la designación del nuevo Administrador del condominio. Una vez realizada la elección de los miembros del Comité de Administración conforme a lo establecido en la Ley de Copropiedad Inmobiliaria Nº , el administrador provisorio deberá dar cuenta documentada de su gestión con el objetivo de formalizar el traspaso de la administración a su cargo. La Entrega debe formalizarse a través de un Acta de Renuncia y Traspaso de Administración, en la se registran los acuerdos establecidos entre la administración provisoria y el nuevo Comité Administrativo. El Acta de Renuncia y Traspaso deberá reducirse a escritura pública suscrita por el Presidente del Comité de Administración y por el administrador del condominio, debiendo protocolizarse los antecedentes que respalden el acuerdo, dejándose constancia de dicha protocolización en la respectiva escritura. El Administrador provisorio debe entregar al Comité de Administración electo en Asamblea, la siguiente documentación, Documentación mensual correspondiente al condominio de todos los meses a su cargo, facturas, boletas, liquidaciones de sueldo correspondiente al personal, imposiciones, entre otros. Contratos de Mantención del condominio, tales como ascensores, sistema de bombas, piscina según corresponda. Contratos de Trabajo del Personal RUT físico correspondiente al Condominio Estados Financieros del Condominio (Ingresos, Gastos, deudas, detalle de morosidad por propietario, comprobantes de pago de gastos comunes) Es responsabilidad del Jefe de Servicio al Cliente asegurar el cumplimiento adecuado del procedimiento de entrega de Administración.

10 Página 10 de RESPONSABILIDADES Gerente General Firmar autorización de entrega del inmueble correspondiente a proyectos DS04, en la Cartola del Cliente. Informarse de los resultados de las entregas. Gerente de Construcción Enviar Manual del Propietario Informarse de los resultados de las entregas. Gerente Comercial Firmar autorización de entrega del inmueble, en la Cartola del Cliente. Informarse de los resultados de las entregas. Jefe de Servicio al Cliente Verificar el cumplimiento adecuado del procedimiento. Verificar que la documentación cumpla con lo requerido, principalmente V B y autorizaciones correspondientes. Supervisar los resultados de las entregas de inmuebles, verificando cumplimiento de fechas y horas programadas. Asegurarse que la entrega se realice en las condiciones adecuadas. Confeccionar informe de entrega de proyecto. Velar por la resolución de los problemas manifestados por nuestros clientes. Ejecutivo de Servicio al Cliente Asegurarse que procede la entrega, respaldándola con la documentación correspondiente debidamente autorizada por Gerencia Comercial y/o General según corresponda. Coordinar con el Cliente fecha y hora de entrega del inmueble. Extender Autorización Entrega de Vivienda al Propietario. Encargado Mantención y entrega Realizar la entrega del inmueble. Asegurarse que la entrega se realice en las condiciones adecuadas, en la fecha y hora programada.

11 Página 11 de 12 Encargado Operaciones Escrituración Debe enviar la Cartola del Cliente a Finanzas. Debe entregar las cartolas aprobadas por Finanzas y el comprobante de firma de escritura al Asistente de Gerencia según corresponda, para firma de autorización de entrega del departamento. Remitir la documentación con la firma de autorización de entrega, a la Unidad de Servicio al Cliente. Asistente de Gerencia General Entrega Cartola del Cliente y Firma de Escritura a Gerencia para V B 7. REGISTROS PE 06 R002 Autorización Entrega de Vivienda (Sistema de Ventas on-line) PE 06 R003 Acta de Recepción (Talonario impreso y Foliado) Cartola del Cliente (Sistema de Ventas on-line) 8. ANEXOS No Aplica 9. CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial Se incorpora código de procedimiento PE-03 Se incorpora Lista de Chequeo n Se modifica párrafo Se modifica Ejecutiva de Servicio al Cliente por Encargado de Servicio al Cliente Se agrega punto completo 5.3 Se incorpora capítulo 6 Se agrega responsabilidad de Coordinador Ejecutivo de PostVenta Se agrega responsabilidad de Ejecutivo de Servicio al Cliente Se cambia responsabilidad a Subgerente de Construcción Se actualiza cargo a Jefe de Servicio al Cliente Se modifica cargo de Supervisor por Encargado de Mantención, Preparación y Entrega Se elimina por parte de la constructora

12 Página 12 de 12 6 Se modifica cargo de Supervisor de Obra por Encargado de Mantención, Preparación y Entrega 4 3 Se modifica versión ISO 9001: 2008 y párrafo Se modifica versión ISO 9000: 2005 y párrafo 5.1 Se modifica Gerencia de Negocios por Gerencia Comercial Se cambia responsabilidad de Subgerente a Gerente de Construcción Se incorpora Gerente Comercial Se especifica operaciones escrituración Se modifica Asistente de Gerencia por Finanzas Se actualiza cargo Jefe de Servicio al Cliente Se incorpora párrafo completo Se modifica cargo Supervisor Se elimina subgerencia de construcción Se actualiza nombre del cargo Se incorpora procedimiento 6 Se modifica Supervisor de obra Se actualizan responsabilidades Se reemplaza Asistente de Gerencia Comercial por Asistente de Gerencia 6 Se reemplaza Encargado de preparación, mantención y entrega por Encargado de Mantención y Entrega