PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO ENTREGA DE PROPIEDADES

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1 Código: PE-06 Página 1 de 6 PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Patricio Reyes Sub Gerente de Servicio al Cliente y Post venta José Luis Navarro Gerente de Abastecimiento, Calidad y Seguridad Robert Sommerhoff Hyde Gerente General Firma Fecha Octubre 2017 Octubre 2017 Octubre 2017 Este documento impreso o almacenado fuera de Intranet NO asegura su vigencia

2 2 de 6 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DESARROLLO ENTREGA CONSTRUCTORA A INMOBILIARIA ENTREGA INMUEBLE A PROPIETARIO / CLIENTE ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONDOMINIO DE LA INMOBILIARIA A LOS PROPIETARIOS... 6

3 3 de 6 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer y describir las actividades que se siguen en Maestra en el proceso de entrega de las viviendas a los clientes propietarios. Se definen los pasos a seguir para: Entrega de Proyecto terminado de constructora a inmobiliaria, y Entrega de viviendas de inmobiliaria a cliente y comunidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las viviendas encargadas y vendidas por la inmobiliaria. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad de Maestra Inmobiliaria y sus anexos. PG-04 Procedimiento General de Servicio al Cliente

4 4 de 6 4. DESARROLLO ENTREGA CONSTRUCTORA A INMOBILIARIA La entrega de proyectos por el área de construcción al área inmobiliaria debe ser desarrollada de acuerdo a las siguientes directrices: La constructora, de acuerdo a la planificación entregada y al considerar que la obra está en condiciones de ser entregada a la Inmobiliaria, contactará al Subgerente de Servicio al Cliente y Post Ventas para que éste coordine la recepción de las viviendas. El Subgerente SAC coordinará que la unidad de Entrega efectúe la revisión exhaustiva de la obra, de acuerdo a los parámetros establecidos en los registros Acta de Entrega Departamentos Inmobiliaria y Acta de Entrega Espacios Comunes. La constructora tendrá un plazo máximo de 15 días a partir de la fecha de revisión para subsanar las observaciones correspondientes a cada vivienda y/o a los espacios comunes. Cumplido este plazo, la unidad de Entrega realizará una nueva inspección, sobre la base de la primera revisión. Las observaciones que se mantengan, o que no hayan sido adecuadamente resueltas, y pese a las cuales se reciba la vivienda o espacio común deberán quedar registradas en el punto 3 Seguimiento de la respectiva Acta. En caso que el tipo y/o cantidad de observaciones pendientes no permitan su recepción, se coordinará entre la constructora y la unidad de Entrega una nueva revisión, hasta la recepción definitiva de la vivienda o espacio común.

5 5 de 6 En forma paralela, la unidad de Entrega enviará copias de las Actas correspondientes a la primera revisión a la Unidad de Mejora Continua. Esta será responsable de generar los informes estadísticos pertinentes, los que serán enviados al Gerente Comercial, Gerente de la Constructora, Gerente Inmobiliario y Gerente General, para ser consideradas en las fases de Diseño, Construcción e Inspección de futuras obras. Finalmente, la Unidad de Entrega deberá confeccionar un informe descriptivo que indique las observaciones con las que fueron recibidas las viviendas o espacios comunes. Este informe deberá ser entregado al Subgerente SAC para su distribución a las personas indicadas en el párrafo anterior. Además, a partir del contenido de este informe, el Jefe de Entrega las deberá levantar y registrar en el Sistema de Desviaciones. ENTREGA INMUEBLE A PROPIETARIO / CLIENTE

6 6 de 6 El proceso de entrega del inmueble al propietario debe cumplir con los siguientes requisitos: CONFIRMACIÓN ENTREGA Una vez firmada la escritura por parte del Cliente, el Departamento de escrituración entregará la información al Departamento de Servicio al Cliente, este proceso determina la autorización para la entrega de la propiedad al cliente que la adquirió. El Departamento de Atención al Cliente a través de sus ejecutivas de servicio al cliente se contactará con el propietario en un plazo no mayor a 7 días hábiles para coordinar la entrega del inmueble PROCESO DE ENTREGA Las ejecutivas de servicio al cliente toman contacto con el propietario para establecer la fecha y hora de entrega de la vivienda, fecha que tendrá como plazo máximo 25 días corridos, ingresando la coordinación en el Sistema de Servicio al Cliente on-line, opción Entrega de Dptos. - Registro, Es responsabilidad del Jefe de Entrega asegurarse que la entrega de los inmuebles se realice en las condiciones adecuadas, en la fecha y hora acordada, asistiendo este último en algunas ocasiones personalmente a las entregas, en representación de la Inmobiliaria. El Supervisor de entrega, es responsable de realizar revisión del inmueble y entrega del mismo. La actividad consiste en: Entrega de carpeta a cliente y regalo. Colocación de sellos de ventanas, puertas y artefactos sanitarios. Pruebas de artefactos (calefont o termo eléctrico, cocinas encimeras, campana, entre otros). Funcionamiento de las instalaciones sanitarias (manifold, grifería, entre otros). Funcionamiento de las instalaciones eléctricas. Aseo fino. Cualquier anomalía. La persona responsable de realizar formalmente la entrega del inmueble, debe en este proceso revisar el inmueble en conjunto con el cliente y deberá registrar en el acta de recepción las posibles observaciones que sean levantadas por el propietario, acta que deberá registrar en el sistema junto con los plazos de resolución si el caso así lo amerita. En este proceso se debe entregar al propietario: Manuales y Garantías de los artefactos de equipamiento del inmueble según corresponda. Llaves del Inmueble. 1 copia del Acta de Recepción. Copia del reglamento de copropiedad. Póliza de Garantía de Construcción. Información principal de mantención y uso de viviendas. En la entrega del departamento pueden ocurrir dos situaciones: Cliente conforme sin observaciones: la entrega de llaves es inmediata. Cliente genera observaciones: en el caso en que las observaciones impidan la habitabilidad el supervisor determinará la suspensión de la entrega, en el caso que las observaciones sean menores y el propietario no se oponga a la recepción se procederá a realizar la entrega del inmueble, para el caso en que el la entrega sea suspendida, esta se realizará una vez reparada las observaciones informadas. El supervisor de entrega debe subir el acta de entrega rechazada, las veces que sea necesario, para mantener un registro histórico del proceso. Una vez recibida el PE 06 R003 Acta de Recepción por la Unidad de Servicio al Cliente (el acta es ingresada al sistema de entrega), con el propósito que se encuentre disponible su consulta en línea, para su posterior análisis. El Supervisor de Entrega es responsable de registrar en bitácora del cliente el evento Departamento Entregado al Comprador.