PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO CONTROL DE GESTIÓN CORPORATIVO

Transcripción

1 Página: 1 de 11 CORPORATIVO Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Carolina Cornejo Cabezas Gerente Control de Gestión Carolina Cornejo C. Gerente Control de Gestión David Ramirez Fuentes Gerente General Firma Fecha Junio 2011 Junio 2011 Junio 2011

2 Página: 2 de 11 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3 Página: 3 de OBJETIVO Entregar las directrices para la realización de las tareas propias del departamento de Control de Gestión, con el fin de ejecutarlas de una forma correcta y uniforme en las distintas áreas del grupo Maestra. 2. ALCANCE Es aplicable a las áreas de Construcción, Comercialización, Administración y Finanzas, Mejora Continua. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 PG-01 Control de documentos y registros. 3.2 PG-03 Procedimiento General de Auditorías Internas. 4. DEFINICIONES 4.1 Corresponde a las descritas en PG-03 Procedimiento General Auditorías Internas.

4 Página: 4 de CONTROL DE GESTION CONSTRUCCCIÓN Corresponde al proceso de Control de Gestión efectuado a todas las obras de edificación que ejecute la organización, la cual comprende las siguientes tareas a realizar: 5.1 CONCILIACIÓN DE COSTOS Este proceso es realizado por los Auditores Internos de Obra, quienes mensualmente solicitan el informe de contabilización de costos de las distintas obras en construcción, esta información es comparada con los datos digitados en sistema de Logística y Abastecimiento, específicamente en informe COPREQ de cada obra. Los conceptos a analizar son: Materiales (compra, ingreso, consumo e inventario de materiales), Mano de Obra, Subcontratos, Arriendos y Otros Gastos. Cualquier diferencia encontrada al momento de realizar la conciliación debe ser analizada con el propósito de tender su resultado a cero. El Encargado de Auditorías Construcción recibe, De contabilidad, dos informes uno preliminar, dos días hábiles antes del último día del mes a conciliar y una entrega de costos finales dos días hábiles después del último día del mes a conciliar. Entrega de avances de obra, el Encargado de Auditorías debe solicitar a cada Profesional de obra los avances actualizados mensualmente de sus respectivas obras. Entrega de conciliación por parte de Auditores Internos de Obra, se realizará el tercer día hábil después de haber recibido los costos finales desde contabilidad. Entrega de Informe final por parte del Encargado de Auditorías, se realizará el tercer día hábil después de haber recibido informe de Auditores.

5 Página: 5 de CONTROL EN OBRA Corresponde al trabajo en terreno que deben realizar los Auditores Internos de Obra, posterior a la conciliación de costos el cual comprende: Revisar y regularizar, cuando corresponda, los hallazgos de conciliación, una vez finalizada la conciliación el Auditor Interno de obra asignado, visitará la obra con el propósito de validar la información ratificando los resultados de los respaldos de cada conciliación de obra. Auditorías Digitación, el Auditor Interno de obra debe revisar que el trabajo realizado por el Digitador esté actualizado y sin retrasos. Esta Auditoría comprende la revisión de: Ingreso de guías de despacho o facturas de materiales y caja chica, según corresponda. Ingreso de vales de consumo de materiales. Ingreso y consumo de arriendos de maquinarias. Ingreso de Report de mano de obra del personal. Ingreso de facturas por regularizaciones si fuere necesario. Comprobar el correcto orden de los documentos que deben mantenerse en bodega, de acuerdo al PG-08 Control de documentos y registros en obra. Inventario, el Auditor Interno de obra debe realizar periódicamente la revisión de existencia de materiales almacenados en bodega, se confeccionará una planificación mensual la que comprenderá a lo menos dos inventarios al mes, donde uno será selectivo y de forma sorpresiva, y otro será una revisión total, el cual será coordinado con el Profesional de Obra y Equipo de bodega con dos días de anticipación, para que estén preparados y con las personas necesarias disponibles para que presten ayuda al Auditor asignado. Auditoría de arriendos de maquinarias, el Auditor Interno de obra debe realizar periódicamente la revisión de maquinarias en forma periódica y cuando el Auditor a cargo lo estime conveniente. a continuación se presenta una pauta con detalle de tareas que debe desempeñar el Auditor de Obra.

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7 Página: 7 de INFORMES Tanto para la conciliación como para las visitas en obra se confeccionará un informe detallando todos hallazgos encontrados. El informe de conciliaciones se realizará de acuerdo al formato señalado en PG-17 R001 Formato Conciliación, adjuntando los respectivos respaldos y plazos señalados en punto 5.1 del presente procedimiento, este informe será entregado a Gerencia General, Gerencia de Control de Gestión, Gerencia de cada constructora y a los Profesionales de obra respectivos. Con respecto al informe de visitas a obras, éste se confeccionará de acuerdo al PG-03 R003 Informe de Auditoría y luego de realizada cada visita, entregándose a Gerencia de Control de Gestión quien a su vez informará los resultados al Gerente y profesional de cada obra auditada. Los hallazgos encontrados se tratarán según lo señalado en punto 6.6. del PG-03 Procedimiento General Auditorías Internas. 5.4 CONTROL DOCUMENTAL EN OBRA Esta revisión es realizada por el Auditor Interno de Calidad, el cual debe asegurar que el control de los documentos y registros del SGC que se utilicen en la obra estén de acuerdo a lo establecido en el PE-08 Control de Documentos y Registros. El criterio que se utilizará para la revisión serán los siguientes: - La distribución de planos físicos en obra debe ser equivalente a lo que se encuentra en el SGDO, en donde se detalla el número de revisión y quien tendrá a su cargo la copia controlada del plano. - La distribución de documentos y registros físicos en obra debe ser equivalentes a lo que se encuentra en el SGDO, en donde se detalla el número de revisión y quien tendrá a su cargo la copia controlada del documento. - Todos los documentos que se encuentren en la plataforma biblioteca del SGDO, para consultas de los usuarios deben estar actualizados y de acuerdo a lo establecido en los procedimientos del SGC según corresponda a cada uno de ellos.

8 Página: 8 de CONTROL DE GESTION COMERCIAL En encargado de Control de Gestión Comercial recopila y analiza toda la información disponible de los procesos de comercialización tales como el grado de satisfacción de los clientes, cualquiera sea la vía, obteniendo análisis sobre: Los Reclamos de los clientes Los desistimientos La post venta (cantidad de postventa, tiempos de respuesta, problemas recurrentes, costos de post venta, cantidad de rechazos, estado de las solicitudes) Es responsable de la recopilación, revisión, análisis, confección de informes y comunicación de los indicadores de desempeño de los procesos. Esta información es revisada periódicamente por la Gerencia de Control de Gestión Corporativo, quién a su entrega mensualmente a Gerencia General para la toma de las acciones de mejora pertinentes. Debe mantenerse comunicación con la Unidad de Mejora Continua de Maestra para la retroalimentación del Sistema de Gestión de Calidad.

9 Página: 9 de RESPONSABILIDADES Es de responsabilidad del departamento de Control de Gestión que el presente procedimiento se efectúe correctamente.

10 Página: 10 de REGISTROS 8.1 PG-03 R003 Informe de Auditorías 8.2 PG-17 R001 Formato Conciliación

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