Universidad Veracruzana

Transcripción

1 Universidad Veracruzana Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI) Xalapa Clara Valiente de la O. Martín Páez Bistrain Junio 2007 Reporte final ante RABID del Proyecto Archivo Notarial de la Cd, de Xalapa de los siglos XVI al XIX 1

2 Reporte Técnico. Antecedentes El fondo antiguo de la USBI es un acervo pequeño pero importante en cuanto a su contenido, en él se localizan 169 títulos de publicaciones periódicas antiguas; alrededor de 2,000 títulos de libros antiguos; y los Archivos Notariales de Xalapa, Córdoba y Orizaba, que contienen documentos que datan de la época virreinal, siglos XVI a principios del XX incluso. Éstos llaman la atención por ser documentos únicos e irrepetibles y son de los que hablaremos a continuación. Los primeros documentos notariales ingresan a mediados del siglo pasado, los cuales se han venido trabajando en períodos aislados, habiéndose elaborado así los catálogos manuales de los siglos XVI y XVII del Archivo Notarial de Xalapa. En el 2003, y con nuevos directivos en la biblioteca se retomó esta actividad para continuar con el catálogo del siglo XVIII del mismo archivo. Para ello se recibió apoyo financiero del Centro David Rockefeller de la Universidad de Harvard. Esto fue la pauta para pensar en utilizar las nuevas tecnologías disponibles y desarrollar un software especialmente para integrar todas las variables, resúmenes, imágenes e índices (geográfico, onomástico y temático). En este trabajo han intervenido personas de diversas disciplinas, con un equipo de 5 historiadores que ha venido trabajando el catálogo, los diseñadores del software y ahora los becarios que reciben apoyo de RABiD. En el software se han subido todas las imágenes digitalizadas del siglo XVI, junto con los índices y resúmenes del catálogo; ahora, Con este nuevo apoyo se pretendía subir 12,925 imágenes contenidas en 5, 399 escrituras que corresponden a los documentos del siglo XVII del Archivo Notarial de Xalapa. La meta de digitalización pudo haberse cumplido si solo se hubieran subido las imágenes al catálogo, pero se decidió hacer el trabajo completo de integración de la base de datos, de una manera correcta desde el principio, es decir, ir relacionando los resúmeles y vinculándolo a sus índices (onomástico, geográfico y temático), de esta forma se logró registrar 3,799 imágenes. 2

3 Descripción Proyecto: Digitalización del Archivo Notarial de Xalapa, siglo XVII Justificación La necesidad de preservar ha sido una actividad inherente al hombre, ya que a lo largo de la historia se han conservado importantes testimonios que hablan de hombres y culturas. De esta forma, directivos de la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información de la zona Xalapa recurren a las nuevas tecnologías disponibles para la preservación y difusión de fuentes históricas. Sin embargo, el universo de documentos es aún elevado y requiere de una mayor inversión para poder preservar todo este acervo histórico; se presenta en este recurso bibliográfico, los resultados de este trabajo, que sin duda será de suma utilidad para aquellos investigadores del quehacer humano en la historia. Contexto La preservación de documentos antiguos es una tarea indispensable por la importancia de estos documentos que son históricos, únicos y son la memoria de nuestro Estado. Gracias a las bondades que nos dan las nuevas tecnologías es posible preservar esta información, para ello surge la creación de sistemas informáticos y éstos nos ofrecen una invaluable oportunidad para hacer que la tarea de recuperación de la información de acervos antiguos sea fácil. Ésta tarea la están realizando ya cotidianamente muchas instituciones como medio de preservación. Objetivo Digitalizar las imágenes que alimentarán el software vinculándolos a los resúmenes de las actas notariales de Xalapa del siglo XVII, con la intención de que la consulta sea abierta a cualquier tipo de investigador, asimismo que pueda ser reproducida. Estas actas deben ser registradas de tal manera que se accese a través un índice onomástico, uno geográfico y uno por fechas para que los usuarios puedan hacer búsquedas y encontrar la información de forma rápida. Meta La meta planteada es integrar las imágenes del archivo notarial de Xalapa del siglo XVII, que hacen un total de 5,399 escrituras, contenidas en 6,191 folios de los que resultan 12, 925 imágenes. Cada una de estas imágenes quedará archivada e indexada en el software para su consulta a través de Internet. Etapas del trabajo: a). Creación de un catálogo de resúmenes de actas notariales de los siglos XVI y XVII, elaborados por investigadores de la Universidad Veracruzana, con los cuales posteriormente serán vinculadas las actas notariales dentro del software de catalogación. En esta etapa también son creados los índices Onomásticos, Geográficos y temático. b). Integración al software de los resúmenes, índices e imágenes de las actas que se han digitalizado. 3

4 Desarrollo del proyecto. Con el apoyo de CUDI mediante el proyecto RABiD se logró la contratación de 2 becarios: un licenciado en historia y un licenciado en diseño gráfico, mismos que se encargaron de digitalizar cada acta notarial y registrar estas imágenes, así como la vinculación con los resúmenes e índices para tener el catálogo de archivos notariales actualizado. Para ello tendrán que desarrollar las siguientes tareas: Digitalización: Tarea que consiste en digitalizar las Actas notariales; estas actas son fotografiadas mediante una cámara digital Cannon Power Shot A95 con resolución de 5 mega pixeles, dicha cámara es configurada a su máxima resolución para obtener imágenes de buena calidad. Así mismo se usó una cámara Kodak Easy Share P8080 de 8 megapixeles de resolución. Retoque de imágenes: Proceso en el cual las imágenes son recortadas y se eliminan las áreas que no corresponden al acta, o donde el papel se encuentre manchado, en este mismo proceso se ajustan los niveles de brillo y contraste de las imágenes que lo necesitan. De esta forma se obtienen imágenes más nítidas. Se procura hacer el mínimo proceso de manipulación de la imagen para que resulte lo más apegada al manuscrito. Registro de Imágenes en el software: Para la publicación de los actas notariales se usa un software desarrollado por el personal de la Dirección General de Tecnología de la Universidad Veracruzana. Para integrar una imagen, primero se consultaba la base de datos contenida en el software, donde se revisaban los resúmenes de las actas notariales de las que se extraían las claves, que servían para incorporar la imagen. Después se revisa el resumen del acta notarial que se ha capturado previamente, este resumen consiste en transcribir el extracto del texto del acta original en un documento electrónico usando el editor Word, ya que estas actas están escritas en español antiguo. Finalmente teniendo digitalizada el acta, su resumen y después de generar su clave se procede al registro dentro del sistema de catalogación. Validación: Una vez realizada la integración de las imágenes, ingresamos a consultas para verificar que el trabajo se haya desarrollado correctamente, esto es: resumen, índices, imágenes. Si todo coincide y todo queda vinculado el proceso de integración se da por finalizado este proceso de integración de imágenes. Este procedimiento se aplica para cada acta notarial. Respaldo: Cada 15 días se hace un respaldo de los avances del proyecto. Consulta: Para poder conocer el avance del proyecto se puede realizar una consulta al proyecto en la página web y se pueden hacer consultas de las siguientes opciones: a) Índice geográfico, b) Índice onomástico, c) Índice temático, 4

5 d) Por fechas, e) Por claves. Las 4 primeras opciones permiten hacer búsquedas rápidas y sencillas mientras que la búsqueda por clave, se hace solo si se ha consultado anteriormente el acta en cualquiera de las otras opciones. Participantes del proyecto: Nombre Cargo Clara Valiente de la O. Director del proyecto. Martín Páez Bistrain Coordinador del proyecto representante ante CUDI. Irasema Josefina García González Historiadora, Becaria RABID. Abundio Martínez Puga Diseñador Gráfico, Becario RABiD. Eduardo Landa Segura Diseñador Gráfico, Becario RABiD. Alfonsa Sequera Victoriano Coordinadora de Historiadores Colecciones especiales USBI Xalapa. Antonio Rojano Polanco Administrador del proyecto. 5

6 Metas cumplidas Reporte de imágenes registradas en el software del Archivo Notarial de Xalapa (ANX) julio 2006 Junio Mes. No. De imágenes Digitalizadas. No. De imágenes retocadas No. De escrituras o, resúmenes del software No. Imágenes Instaladas en el software (aprox.) Julio Mes de pruebas Mes de pruebas Agosto Sep Octubre Noviembre Diciembre Enero Final del protocolo de 1609 a 1617 con un total de 1,793 imágenes digitalizadas y retocadas además se realizaron 773 resúmenes. Enero Febrero Marzo Abril Final del protocolo de 1617 a 1631 con un total de 1,406 imágenes digitalizadas y retocadas además se realizaron 596 resúmenes. Mayo Junio Tercer protocolo de 1632 a 1645 con 600 imágenes digitalizadas y retocadas, además se realizaron 204 resúmenes. TOTAL 3,799 3,799 1,548 3,789 6

7 Relación de los protocolos a digitalizar de los archivos notariales del Siglo XVII Protocolo No. de Escrituras Folios No. De Imágenes fte.-578vta. 1, ,163 2fte.-763vta. 1, fte.-592vta. 1, fte.576vta. 1, fte.-420vta fte.-355fte fte.-407fte.,Bis (480 folios) fte.682fte. 1, fte.541vta. 1, fte.-642fte. 1, fte.-562fte. 1,304 Total 11 protocolos 5,399 Escrituras 6,191 Folios 12,925 Imágenes Protocolos digitalizados Protocolos por digitalizar OBSERVACIONES GENERALES. 1. Estos documentos digitalizados son almacenados y recuperados mediante un software el cual permite que las actas notariales sean almacenadas y recuperadas por medio de índices onomásticos, geográficos, temático y por fechas. Cada acta notarial al ser recuperado se puede obtener un resumen detallado y además la imagen del acta notarial. 2. Se destinaron dos y media semanas para hacer pruebas de digitalización y retoque de imágenes. 3. Cuando se registran las imágenes algunas veces el software marca error; el error lo puede producir alguno de los siguientes factores: demasiado peso de la imagen, poca legibilidad del texto del archivo notarial o demasiada luz en la digitalización. 4. En una misma foja podemos hallar en general dos actas notariales, que tratan distintos asuntos. Esto es en razón del sistema de registro que llevaban a cabo los escribanos en la época Colonial, con el objeto de ahorrar papel; por lo costoso y la dificultad de conseguirlo, usaban una misma foja donde registraban los asuntos que le cupieran. 7

8 En consecuencia se hizo un resumen por acta norial, y la foja se digitalizó una vez, pero se ingresó en el software en los resúmenes correspondientes a las actas. 5. Se hace un cotejo de las actas publicadas en el catálogo digital con los archivos notariales originales impresos. Las actas no encontradas en el catálogo digital, son digitalizadas, se crea su resumen y son agregados a dicho catálogo. 6. En algunos casos se han corregido los resúmenes de las actas ya existentes en el catálogo, pues cuando se coteja el acta notarial en papel contra el que está publicado no coincide. 7. De un total de 11 protocolos se tienen digitalizados 3 protocolos y se empezó el cuarto, correspondientes a: , , y parte de En los protocolos digitalizados se encontraron actas notariales de otros años, los cuales se trabajaron de la misma forma y se registraron en el sistema. 9. Los protocolos están ordenados cronológicamente, sin embargo, en su interior podemos encontrar actas notariales de años distintos al período que señala el mismo. 10. Los resultados de este trabajo pueden ser consultados en la página web: Actividades, reuniones y cursos tomados en el marco de Rabid Este proyecto fue difundido en el marco de la "XXVIII Feria Internacional del Libro del Palacio de Minería". En la que se participó en la mesa redonda "El Fondo Antiguo de la USBI- Xalapa, su preservación y difusión", el domingo 25 de febrero de de los integrantes que colaboran en la Dirección General de Bibliotecas en el departamento de sitio web, asistieron al curso taller La Web semántica y el Pescador dicho curso se impartió a través de videoconferencia por el M. Adrew Russell Green del Instituto de investigaciones Dr. José María Luis Mora en el periodo del 16 de febrero al 30 de marzo haciendo un total de 18 horas. Se tuvo una reunión de trabajo con la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información de la Universidad Veracruzana en la ciudad de Veracruz para mostrar el trabajo que se desarrolla en el proyecto RABId en dicha reunión participaron el Mtro. Antonio Razo de la Universidad De Las Américas, la Mtra. Teresa Rodríguez de la Universidad De Guadalajara, Jesús Lau y Martín Páez de la Universidad Veracruzana. 8

9 Reporte de Actividades de colaboración Se ha estado presente en todas las reuniones por videoconferencia con las demás instituciones donde se han discutido aspectos relativos a digitalización, desarrollo de aplicaciones informáticas para la administración de fondo antiguo, como lo es XMLibris, Citex, desarrolladas por UDLA, estas dos aplicaciones se están monitoreando dentro de la Universidad Veracruzana, estando solo como herramientas de prueba, aún sin ponerse a disposición de la comunidad Universitaria. Se participó en el Día virtual sobre preservación de Acervos Antiguos, en el que se dio a conocer el software que se emplea en la Universidad Veracruzana para la difusión de la colección de fondo Antiguo. Se participó en la mesa de trabajo llevada a cabo en la ciudad de San Luis Potosí el día 19 y 20 de Octubre de Se participo en la reunión de trabajo llevada a cabo en la ciudad de Torreón, Coahuila del 21 al 23 de marzo de En materia de colaboración se ha compartido el acervo digital con la UDLA, de esta forma se hizo entrega del catálogo de tesis de maestría y doctorado que se han producido en esta Universidad. Se ha pedido apoyo a la UDLA para la instalación del software DSPACE. Dicha aplicación será empleada para administración y control de las tesis de licenciatura que se producen dentro de la Universidad Veracruzana, y con este servidor se podrá compartir el acervo digital con las universidades que así lo requieran. Se ha compartido información para la creación de un estándar de metadatos para poder registrar tesis en formato electrónico. Se han compartido experiencias de digitalización con otras universidades. En el mes de enero se realizó la descarga del software PDLib desde el sitio la instalación y configuración de dicho software concluyo en marzo, pues se tuvieron algunos problemas de instalación y configuración de archivos, para lo cual con el apoyo del correo electrónico, nos pusimos en contacto con la Ing. Martha Sordia Salinas, quien a su vez nos remitió con David Álvarez López que nos dio todo el apoyo en el proceso de instalación y configuración de archivos del servidor de datos, el administrador de usuarios y el cliente Web. La herramienta funciona bien, lleva casi tres meses de pruebas y ha sido consistente en su funcionamiento. Para poder tener un antecedente se realizó una guía de usuario y dos manuales de instalación, la guía de usuario abarcan el uso de la herramienta y la instalación del servidor de datos y los manuales de instalación abarcan el administrador de usuarios y cliente Web. Los cuales se anexan. Actualmente gracias al apoyo y experiencias expuestas en RABiD la Universidad Veracruzana logró concretar la instalación de un servidor de 9

10 metadatos que pueda tener almacenado y compartir el acervo digital que se produce en esta casa de estudios. Entre las colecciones que se pondrán a disposición de la comunidad RABiD se encuentran: Tipo de colección Revista Revista Colección Volúmenes Formato La palabra y el hombre La ciencia y el hombre Colección por año de 4 volúmenes que compren los años de 1965 a 2006 con un total de 140 volúmenes Colección por año que comprende de 1988 a 2002 con un total de 36 volúmenes Pdf, e Imágenes en HTML Imágenes en HTML Revista Tramoya Colección que comprende de 1975 a 1990 con 50 volúmenes Imágenes en HTML Tesis Maestría 55 Imágenes en HTML y PDF Tesis Doctorado 16 Imágenes en HTML y PDF Tesis Licenciatura 15 PDF Fondo antiguo Fondo Antiguo Archivo notarial de Xalapa de los siglos XVII Historia de Xalapa Años Año 1869, con 5 volúmenes Imágenes Imágenes Esta colección de documentos electrónicos se va a compartir mediante el software DSPACE, y se logró configurar con el apoyo de RABiD. Se anexan los documentos de instalación y configuración del software. Metas 2007 Entre las metas se encuentra la de digitalizar los protocolos faltantes de los Archivos Notariales del Xalapa Siglo XVII. 10

11 Reporte Financiero Los recursos otorgados por CUDI/CONACYT mediante el proyecto RABID fueron utilizados para el pago de 2 becarios, lo cual se detalla en el Anexo financiero. Becario Monto Fechas García González Irasema Josefina $ 11, Julio a noviembre 2006 Landa Segura Eduardo $ 11, Julio a noviembre 2006 García González Irasema Josefina $ 2, Diciembre 2006 Landa Segura Eduardo $ 2, Diciembre 2006 García González Irasema Josefina $ 12, Enero Junio 2007 Abundio Martínez Puga $ 12, Enero Junio 2007 Total $ 51, Se anexa copia de la nómina de pago, en la cual se detalla un pago único por la cantidad de $ 11,177.30, por cada becario que corresponden al pago de Julio a Noviembre de Así mismo se anexa la nómina de pago, por la cantidad de $ 12,306.25, por cada becario que corresponden de Enero a la primer quincena de Junio de 2007, este pago se realizó de esta manera debido a un procedimiento administrativo de la Universidad. Queda pendiente de pagar la segunda quincena del mes de junio de El monto otorgado de RABiD fue de $ 46, Con las copias de cheques y nóminas se pueden comprobar una cantidad de $ 51, a la fecha, la diferencia del monto comprobado al otorgado, es por una aportación de la misma Universidad. En el mes de enero de 2007 se dio de baja a Landa Segura Eduardo y en su lugar se cedió la beca a Martínez Puga Abundio, con esta persona se cubre todo el año de la beca RABiD. No se agregan gastos de viáticos a reuniones de RABID pues el monto monetario otorgado por CUDI fue destinado para salarios de los becarios, los gatos a las reuniones de RABID son absorbidos por la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Veracruzana. 11