GUÍA DE ADMINISTRACIÓN SALA DE SISTEMAS

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1 2013 GUÍA DE ADMINISTRACIÓN SALA DE SISTEMAS Universidad del Valle Sede Yumbo GA 02 REGYU V Elaborado por: Tecnología Sistemas Sede Yumbo Revisado por: José Luis López Marín Jesús Alberto González M. Aprobado por: Fernando Franco

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 3.1 Servidor 3.2 Dirección IP 3.3 Dispositivos de Red 3.4 Aplicativo Control de Reservas C.R.A 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad General 5. PROCEDIMIENTOS 5.1. Gestión Uso de las Salas de Sistemas 5.2. Mantenimiento de Equipos y Administración de Red 6. PROCESOS RELACIONADOS 7. FORMATOS

3 1. OBJETIVOS Proporcionar las instrucciones para la solicitud, programación y préstamo de las salas de sistemas en la Universidad del Valle Sede Yumbo, para dar apoyo en las actividades académicas de la comunidad universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para los usuarios internos y externos de la Universidad del Valle Sede Yumbo que requieran el préstamo de sala de sistemas. 3. DEFINICIONES 3.1 Servidor Es un computador que formando parte de una red, provee servicios a otras computadoras denominadas clientes. 3.2 Dirección IP Es una etiqueta numérica que identifica, de manera lógica y jerárquica, a una interfaz (elemento de comunicación/conexión) de un dispositivo (computador) dentro de una red que utilice el protocolo IP (Internet Protocol). 3.3 Dispositivos de Red Dispositivos que permiten la comunicación de las computadoras por medio de red, tales como Router (enrutador), Smith, etc. 3.4 Google Calendar Herramienta de Google agenda y calendario electrónico desarrollado por, permite sincronizarlo con los contactos de Gmail y crear eventos, se utiliza como herramienta para realizar las reservas de las salas y puede ser visualizado desde la página web de la Universidad del Valle Sede Yumbo. 3.5 Router Sistema de computador en una red, que almacena y envía paquetes de datos entre LAN y WAN. Los enrutadores perciben la red, como direcciones de red y todas las posibles vías de acceso entre éstas. Leen la dirección de red en un mensaje transmitido y pueden tomar una decisión sobre como enviarla con base en la ruta más libre de obstáculos (carga de tráfico, costos de la línea, velocidad, líneas dañadas, etc.) 3.6 Switch Es un dispositivo digital de lógica de interconexión de redes de computadores que opera en la capa de enlace de datos del modelo OSI. Su función es interconectar dos o más segmentos de red, de manera similar a los puentes de red, pasando datos de un segmento a otro de acuerdo con la dirección MAC de destino de las tramas en la red.

4 3.7 Mantenimiento Es la suma de todas las actividades tendientes a conservar y reponer el estado original de un equipo, así como aquellas que determinan su estado actual. 3.8 Mantenimiento Correctivo Se le denomina a los trabajos de mantenimiento que se realizan cuando un equipo falla y requiere una reparación o cambio de partes. 3.9 Mantenimiento Preventivo Son las inspecciones rutinarias de mantenimiento cuyo objetivo es prevenir las fallas y velar porque se cumpla el tiempo de vida útil para el que fue diseñado OITEL Oficina de Informática y Telecomunicaciones la cual tiene como misión el apoyar la gestión académica, investigativa y administrativa de la Universidad del Valle, utilizando las herramientas que ofrecen las tecnologías de informática y de telecomunicaciones. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1 Normatividad General Constitución Política de Colombia (Julio 20 de 1991) Resolución Nº Octubre 25 de PROCEDIMIENTOS Actividad de Control GESTIÓN USO DE LAS SALAS DE SISTEMAS Uso de Sala por parte de Estudiantes El estudiante presenta al Auxiliar de la Sala de Sistemas el carnet estudiantil, luego diligencia el formato F-01-GA-02-REGYU Control Uso de Sala de Sistemas por Estudiantes, ingresando sus datos básicos como lo son: Nombre, código, plan, número de equipo a usar y hora de entrada, posteriormente el Auxiliar de la sala le asigna un computador al estudiante.

5 Una vez termine el estudiante el uso del computador, le informa al Auxiliar de la Sala de Sistemas que ha terminado, para que esté diligencie la hora de salida en el formato F-01-GA-02-REGYU Control Uso de Sala de Sistemas por Estudiantes y por ultimo el Auxiliar de la Sala de Sistemas revisa que el equipo esté en buenas condiciones y le devuelve el carnet al estudiante Reserva de Sala de Sistemas para Docentes El docente informa al Auxiliar de la Sala de Sistemas la necesidad del uso de la sala de sistemas para dictar la clase con 8 días de anticipación, después el Auxiliar consulta el calendario de reservas compartido por la herramienta Google Calendar y verifica que la sala esté disponible para la fecha solicitada. Si la sala está disponible procede a realizar la reserva. El docente informa al Auxiliar de la Sala si necesita algún software o aplicativo que vaya a utilizar en la realización de la actividad, para que el Auxiliar instale el aplicativo si no está instalado, posteriormente llegada la fecha de la reserva se realiza la entrega de la sala al docente y se le entrega el formato F-02-GA-02-REGYU Control entrega de sala de sistemas a Docentes, para que diligencie los datos generales tales como el nombre, hora de entrada, firma de los estudiantes y número del equipo donde están ubicados. Terminada la clase el docente debe informa al auxiliar para que reciba la sala y esté le entregue nuevamente al docente el formato F-02- GA-02-REGYU Control entrega de sala de sistemas a Docentes, para firmar la entrega de la Sala. El auxiliar verifica que los equipos se encuentren en buen estado. a. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y ADMINISTRACIÓN DE RED Mantenimiento a Equipos de Computo El auxiliar de la sala de sistemas informa a los funcionarios que se encuentran en las oficinas y/o usuarios de la sala de sistemas, el día que se hará el mantenimiento preventivo o correctivo a los equipos. Por otra parte, el auxiliar pasa a recoger el equipo de la oficina y lo lleva al lugar donde se le realizará el mantenimiento.

6 En el mantenimiento preventivo del equipo se realiza: limpieza, test para verificar el correcto funcionamiento del hardware, escaneo en busca de virus, errores del sistema, entre otras. Para finalizar se diligencia en el formato Hoja de Vida de Equipo (Digital hoja en Excel), los datos del mantenimiento realizado Verificar el Funcionamiento de los Dispositivos. El auxiliar de la sala lleva el equipo de regreso a la oficina o sala de procedencia y se encarga de instalarlo nuevamente, para verificar que el equipo quedo funcionando correctamente o si necesita nuevo mantenimiento Instalación y Configuración de Red El auxiliar recibe la solicitud de la instalación de un punto de acceso a la red por correo electrónico, luego toma los datos del equipo que va a ser conectado a la red, en el listado de equipos conectados a la red digital y envía los datos del equipo a la OITEL vía correo electrónico, para que a este equipo le sea asignada una dirección IP, dentro de la red institucional. El Auxiliar solicita al Profesional Administrativo, para que autorice la compra de los materiales necesarios en la instalación del punto de red, siguiendo los lineamientos estipulados en el procedimiento de compras. Ver Manuales del Subproceso de Contratación y Compras Nacionales. Una vez adquirido los materiales el auxiliar procede a la instalación del punto de red. La OITEL envía la dirección IP, realizar la configuración de red en el equipo y verificar su correcto funcionamiento. Finalmente el auxiliar registra los datos en el listado de equipos conectados a la red.

7 5.2.4 Soporte Técnico a la Red El usuario debe Informar por correo electrónico al Auxiliar de Sistemas si existe un problema con la conexión a la red, luego el auxiliar verifica y corrige el inconveniente (cable y switch) de la configuración de red del equipo en el sitio donde se presentó. En caso tal de que el equipo presente conexión a la red interna, más no posee salida a Internet el auxiliar debe llamar a la OITEL e informar lo sucedido. b. Administración de Página Web de la Sede Yumbo El encargado de la asistencia de TICS, debe inspeccionar y asegurar que la administración de los contenidos de la página web de la sede se han los adecuados y permanezcan actualizados Publicación de Información en la Página Web El auxiliar recibe las solicitudes de cada dependencia vía correo electrónico, con la información que quieren que sea publicada en la página web, así que el auxiliar procede a la edición del formato en que se va a publicar y a subir la nueva información al servidor, luego se envía un correo electrónico a la dependencia que solicito la publicación, con el fin de que revise el contenido y se entere que ya fue subido a la web Actualizaciones de Forma y Estilo de la Página Siguiendo los estándares de diseño de las páginas web institucionales de la Universidad del valle, se decide implementar una plantilla que se amolde a las necesidades de la Sede, en la cual se crean o modifican los menús y contenidos de las mismas. La página se mantiene actualizando con los diferentes tipos de información que envían las dependencias pertenecientes a la sede Yumbo. c. Administración del Software de Control Docente El auxiliar de sala de sistemas debe colaborar en la generación de informes de asistencia de los docentes, que estos serán entregados al secretario académico.

8 5.4.1 Generar Informes del Aplicativo El aplicativo o software que actualmente se está utilizando permite que tanto el Coordinador Académico como los Coordinadores de programa puedan llevar un control de seguimiento de la asistencia de los Docentes y del mismo modo verificar las horas de clase dictadas y así poder efectuarles el pago de nómina correspondiente a continuación se mencionan los pasos para generar los informes en el aplicativo: Se ingresa al sitio Web destinado al aplicativo de control docente, haciendo uso de un nombre de usuario y una contraseña. Se procede a hacer la revisión de los registros de clase realizado por los docentes, tanto de las clases marcadas, como de las clases que han sido diligenciadas en cuanto a temáticas, cantidad de estudiantes, horas dictadas y dificultades presentadas. Se analiza en el software que la cantidad de horas que tiene asignada, concuerden con la cantidad de horas que ha impartido en clase. Se toman los datos de docentes que no han cumplido con todas sus horas o que presentan inconsistencias en los registros. Y por último se crea el informe en una hoja de cálculo, con los datos de los docentes que presentan problemas y se envía por correo electrónico al Coordinador académico. 6. PROCESOS RELACIONADOS Formación. 7. FORMATOS F-01-GA-02-REGYU Control Uso de Sala de Sistemas por Estudiantes. F-02-GA-02-REGYU Control entrega de sala de sistemas a Docentes. Hoja de Vida de Equipo (Digital hoja en Excel).

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