EL USO DE INTERNET PARA REDUCIR LOS COSTOS DE CUMPLIMIENTO Y ADMINISTRATIVOS. Chile. Ámsterdam, Países Bajos 4-7 de octubre de 2004

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1 EL USO DE INTERNET PARA REDUCIR LOS COSTOS DE CUMPLIMIENTO Y ADMINISTRATIVOS Chile Ámsterdam, Países Bajos 4-7 de octubre de 2004 RESUMEN El uso de Internet en el Servicio de Impuestos Internos (SII) se enmarca dentro del concepto más general de Gobierno Electrónico. En este contexto, Internet es visto como una opción estratégica, que se orienta a fortalecer los tres pilares que sustentan la actual gestión del Servicio: (1) Contribuir al Desarrollo Económico (2) Facilitar el Cumplimiento Tributario y (3) Fortalecer el Control Fiscalizador. Desde este punto de vista, Internet ha significado un cambio radical en la forma de concebir la administración tributaria El presente documento analiza las soluciones de Gobierno Electrónico ofrecidas por el SII, en términos de la visión estratégica con que se han abordado, su evolución en el tiempo y los beneficios que representan para los contribuyentes y para la propia administración tributaria. En particular, se aborda el tema de cómo Internet ayuda a reducir los costos de cumplimiento y administrativos, estudiando para ello los casos de la Operación Renta y la Emisión de Documentos Electrónicos. Del análisis de la Operación Renta se concluye que las soluciones de Gobierno Electrónico implementadas en años recientes han permitido reducir los costos de cumplimiento del impuesto personal a la renta en el equivalente al 2,6% de la recaudación, lo que se explica principalmente por el menor tiempo que los contribuyentes deben destinar a las actividades relacionadas con la confección de la declaración de Impuesto a la Renta. En términos de reducción de costos administrativos, se estima que la Operación Renta electrónica ha reportado ahorros equivalentes al 14,8% del presupuesto anual del SII. Estos ahorros se vinculan principalmente al menor número de declaraciones impugnadas, producto de la mejor calidad de la información, tanto de los contribuyentes como de los agentes informantes, lo que redunda en un menor número de atención de contribuyentes en las unidades del SII. En cuanto a la emisión electrónica de documentos, estudios de la Cámara de Comercio de Santiago estiman que en la etapa de adopción plena de la factura electrónica se producirán ahorros para los contribuyentes, por concepto de costos de cumplimiento, del orden de los US$300 millones, cifra que representa un 0,5% del PIB. No obstante, serán de mayor importancia aún los ahorros en costos de transacción ajenos al ámbito netamente tributario -derivados de mejoras en la logística de recepción y despacho de mercaderías, automatización del ciclo de negocios, gestión de clientes y proveedores, etc.-- que contribuirán a elevar de manera significativa la productividad de las empresas. 1

2 1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, Internet está presente en la mayor parte de las Administraciones Tributarias del mundo, aunque con distintos niveles de desarrollo. Algunas de ellas ofrecen sólo servicios informativos, otras prestan servicios transaccionales y, tal vez las menos, permiten a los contribuyentes hacer seguimiento de sus trámites tributarios y ofrecen a terceros interesados la posibilidad de consultar antecedentes tributarios. Un estudio desarrollado por el SII a fines del año 2000 comparaba los servicios de declaraciones de impuesto a la renta a través de Internet en dieciocho países, casi todos desarrollados. Los resultados mostraron que doce de ellos prestaban servicios transaccionales, ya sea de envío de declaraciones, pago de impuestos o ambos, mientras los cinco restantes disponían sólo de páginas informativas. No obstante, cuatro de ellos tenían la intención de implementar aplicaciones transaccionales en un plazo no superior a tres años. Este resultado ilustra el juicio positivo que en la práctica han hecho las administraciones tributarias respecto de los beneficios de aplicar Internet en sus procesos de negocios. Es evidente que los servicios prestados a través de Internet deben estar orientados principalmente a facilitar la relación entre la Administración Tributaria (AT) y los contribuyentes. El envío de declaraciones, el pago de impuestos y la autorización de documentos tributarios, como las facturas y las boletas de honorarios, entre otros, constituyen el mayor potencial de Internet para la AT. Sin embargo, no se debe obviar la posibilidad de usar esta herramienta para interactuar con otras personas o entidades que se relacionan con ella -tales como funcionarios, proveedores, sector público, etc.- lo que también puede reportar beneficios importantes en términos de mejorar la eficiencia y transparencia en varios procesos de negocios. En este segundo ámbito, Internet abre la posibilidad de mejorar las actividades de adquisiciones, implementando, por ejemplo, aplicaciones para efectuar las distintas etapas del proceso de licitaciones. De igual forma, puede facilitar la administración de recursos humanos, mediante la implementación de aplicaciones para la postulación y selección de personal. No hay que olvidar también las potencialidades de Intranet, que permiten cambiar radicalmente la forma de realizar todos los procesos internos vinculados a lo que se podría llamar el ciclo de vida de los funcionarios, tales como solicitudes de vacaciones y permisos administrativos del personal; solicitudes de compras de insumos y contratación de servicios; difusión de información; obtención de certificados; etc. La utilización de Internet como principal medio para relacionarse con los contribuyentes y otros usuarios otorga a la administración tributaria una serie de beneficios, tanto directos como indirectos. Un primer beneficio directo es que Internet puede reducir los costos administrativos, entendidos como aquellos recursos humanos, financieros y tecnológicos que son necesarios para administrar la estructura tributaria y que se reflejan en el presupuesto anual de la AT. Es decir, las mismas tareas de antes se pueden realizar a un menor costo. Ahora bien, el uso de las tecnologías de información requiere de fuertes inversiones y también tiene costos de operación, por lo que bien pudiera ocurrir que los costos administrativos aumentaran con su implantación. Al respecto, se debe tener presente que la reducción de los costos administrativos no es el objetivo a perseguir con las soluciones de Gobierno Electrónico. Más importante que hacer las mismas tareas a menor costo es la posibilidad que se abre, a partir de una plataforma de Gobierno Electrónico, para realizar nuevas tareas o acciones, que permitan dar un salto cuántico en la eficiencia y efectividad del accionar de la AT. Así también, otro beneficio igualmente relevante, e indirecto para la AT, es la reducción de los costos de cumplimiento, esto es, los costos en que deben incurrir los contribuyentes para cumplir con sus obligaciones tributarias, los que pueden tomar la forma de recursos financieros, tiempo o costos psicológicos. La reducción de los costos de cumplimiento beneficia indirectamente a la AT, pues mejora la percepción que los contribuyentes tienen del sistema tributario y por ende aumenta la disposición a pagar los impuestos. Demás está decir que la facilitación del cumplimiento tributario es para muchas administraciones un objetivo estratégico en sí mismo. Los efectos de Internet sobre los costos administrativos y de cumplimiento serán analizados con mayor detalle en las secciones siguientes. Sin embargo, se debe destacar que existen otros beneficios asociados al uso de Internet en la AT. En primer lugar, una mayor efectividad de la fiscalización, pues la recepción de declaraciones y otros antecedentes de contribuyentes, agentes retenedores y entidades informantes por la vía electrónica permite contar con datos de mejor calidad, libres de errores de digitación y con menos omisiones o errores de declaración. Esto a su vez redunda en cruces de información y selecciones para auditoria más certeras. 2

3 En segundo lugar, Internet puede ayudar a elevar la aceptación del sistema tributario por parte de los contribuyentes. En la medida en que se use para facilitar la realización de trámites o para acoger quejas y opiniones habrá una evaluación más favorable de la AT y del sistema tributario en general, que puede inducir a un mejor nivel de cumplimiento. En tercer lugar, Internet es útil para lograr una mayor transparencia en el accionar de la AT, a través de la automatización de los procesos de adquisiciones y contratación de personal, la divulgación de informes de gestión, resoluciones, jurisprudencia y estadísticas de ingresos tributarios, entre otras cosas. Finalmente, Internet es una herramienta útil para elevar la contribución de la AT a la modernización del Estado y el desarrollo económico. La divulgación de estadísticas tributarias útiles para la toma de decisiones en el ámbito público y privado, y la instauración de web services para intercambio de información con otras entidades fiscales son ejemplos de cómo Internet favorece esta contribución. 2. SOLUCIONES DE GOBIERNO ELECTRÓNICO DEL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS (SII) 2.1 Internet como opción estratégica del SII Desde hace bastante tiempo el SII se ha comprometido con la opción estratégica de transformar a Internet en el medio principal para relacionarse con los contribuyentes. Para ello ha impulsado en forma decidida y entusiasta el empleo masivo y creciente de las facilidades y potencialidades que ofrece el ámbito Internet. El uso de Internet en el SII se enmarca dentro del concepto más general de Gobierno Electrónico, entendido como "el uso de las tecnologías de información y comunicaciones para facilitar el acceso de los ciudadanos, organizaciones y gobierno a información, servicios y/o diálogo con la administración pública, a todos los niveles jerárquicos, organizacionales y territoriales". En este contexto, el Gobierno Electrónico, y el uso inteligente de las tecnologías de información y comunicaciones, es visto como una opción estratégica, que se orienta a fortalecer los tres pilares que sustentan la actual gestión del Servicio: (1) Contribuir al Desarrollo Económico (2) Facilitar el Cumplimiento Tributario y (3) Fortalecer el Control Fiscalizador. En efecto, a través de las soluciones de gobierno electrónico el SII apunta a: Proveer a los contribuyentes servicios de alta calidad que faciliten y mejoren el cumplimiento tributario; Minimizar los costos de cumplimiento tributario y las visitas de los contribuyentes a las oficinas del SII, a las instituciones bancarias que efectúan la recaudación y a otras organizaciones que deben proveer información para un correcto cumplimiento tributario; Optimizar la capacidad del SII para usar y administrar la información de los contribuyentes, fortaleciendo el control fiscalizador; Incentivar la adopción de Internet no sólo para el cumplimiento tributario, sino también para hacer más eficiente todo el ciclo de negocios de los contribuyentes Producir un efecto demostración en otras agencias del sector público y en el sector privado Estas facilidades disponibles en la actualidad, han sido el fruto de un proceso sistemático iniciado hace varios años, mediante el cual se fueron incorporando una serie de innovaciones y puestas paulatinamente a disposición de los contribuyentes (ver recuadro de Evolución de la Internet en el SII). El impulso dado por el SII al uso de Internet requirió en un comienzo adecuaciones de la legislación. En efecto, en el año 1997 fue necesario modificar el Código Tributario para autorizar a los contribuyentes a que presentaran los informes y declaraciones en medios distintos al papel, y cuya lectura pudiera efectuarse mediante sistemas tecnológicos. Gracias a esta modificación legal, es posible en la actualidad recibir las declaraciones de impuesto por Internet, proporcionando una mayor transparencia en la entrega y presentación de información por parte de los contribuyentes, lo que ha permitido entregar un servicio mucho más igualitario y equitativo a todos los contribuyentes que utilizan este medio. 3

4 2.2 Principales soluciones de Gobierno Electrónico en el SII Las soluciones de Internet ofrecidas por el SII se pueden clasificar en cuatro categorías: (1) servicios de información a los ciudadanos, que consisten fundamentalmente en la publicación de antecedentes de distinta índole, considerados de utilidad para los usuarios que acceden a la Web; (2) servicios transaccionales, que son aquellos en que existe flujo de información en dos direcciones -desde la AT al usuario y viceversa-generalmente con acceso a las bases de datos institucionales; (3) servicios de seguimiento de la situación tributaria, que permiten al contribuyente conocer en cada instante la etapa en que se encuentran sus trámites; y (4) servicios de consultas para terceros, que permiten a terceras personas consultar antecedentes de los contribuyentes, con autorización de éstos cuando se trata de información confidencial. 4

5 Estos servicios están presentes en cada una de las etapas del ciclo de vida tributario del contribuyente, desde el inicio de actividades hasta el término de giro. Es importante destacar que, en general, estos servicios no son sólo una nueva manera de hacer lo mismo de antes o un apoyo a las distintas etapas del proceso de cumplimiento tributario, sino que constituyen una forma distinta de concebir el hacer administración tributaria. En el anexo 1 se presenta una breve descripción de las distintas soluciones de Gobierno Electrónico del SII, clasificadas en las cuatro categorías antes mencionadas, y en la imagen siguiente se puede apreciar la página principal del sitio Web del SII, con sus tres columnas: Actualidad Tributaria, Oficina Virtual SII y Asistencia al Contribuyente. 5

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7 3. MEDICIÓN DEL IMPACTO DE INTERNET EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CUMPLIMIENTO: EL CASO DE LA OPERACIÓN RENTA 3.1 Descripción del proceso Se denomina Operación Renta al proceso masivo de cruce de información entre la declaración anual de Impuesto a la Renta entregada por los contribuyentes y la información capturada por la administración tributaria a través de declaraciones juradas de terceros agentes. Cuando existen discrepancias, al proceso de cruce de información le seguirán la impugnación de la declaración; una carta aviso al contribuyente invitándolo a rectificar su declaración en Internet o bien a concurrir a las oficinas del SII en una fecha determina; y, finalmente, la rectificación de la declaración o la aclaración de las discrepancias encontradas. A partir de 1999, el SII entregó por primera vez a todos los contribuyentes la posibilidad de efectuar su Declaración de Renta Anual a través de Internet, otorgándosele a los usuarios dos opciones para utilizar este medio: transferencia electrónica de archivos, que consistía en el envío de archivos computacionales generados por un software adquirido externamente y certificado por el SII; y el formulario electrónico, el cual debía ser llenado en forma interactiva por el contribuyente. En ese año se abrió también la modalidad de entrega de las declaraciones juradas de terceros a través de Internet, siendo obligatorio para algunos contribuyentes efectuarla de esta manera. En el primer año de uso de este sistema, un 5,2% del total de declaraciones de renta recibidas se realizaron bajo esta modalidad. Hoy en día los contribuyentes tienen tres opciones para presentar su declaración a través de Internet: aceptar o completar una declaración propuesta por el SII; llenar un formulario electrónico en línea; o bien usar un software comercial autorizado por el SII y luego enviar el archivo vía Internet. Las tasas de uso de estas modalidades en la Operación Renta 2004 fueron 41%, 30% y 12% respectivamente. El 17% restante continuó usando el papel. 7

8 3.2 Estimación de la reducción de costos administrativos Desde el punto de vista de la administración tributaria las aplicaciones Internet para la Operación Renta y la masificación de su uso han significado reducciones de costos nada despreciables, principalmente en lo que se refiere a liberación de recursos derivada del menor número de atenciones de contribuyentes en las oficinas. Esto ha permitido destinar esos recursos a otras actividades de mayor productividad o valor agregado, tanto de la propia fiscalización masiva del impuesto a la renta como de la fiscalización selectiva. A este respecto, se debe precisar que la reducción de los costos de administración debe ser medida en términos del menor costo que significa hacer las mismas cosas que antes pero aplicando Internet. Por ejemplo, cuando se afirma que gracias a Internet se ha reducido el número de declaraciones de renta impugnadas por inconsistencias de información, se quiere decir que si hoy se aplicaran los mismos controles aplicados en el pasado, el número de declaraciones impugnadas sería menor que entonces, gracias a la mejor calidad de la información que ingresa por Internet. Sin embargo, en términos absolutos, el número de impugnaciones es hoy día igual o incluso mayor que antes, pues se aplican más controles que antes, gracias a la liberación de recursos y a las mayores posibilidades que brindan las tecnologías de información. En consecuencia, tanto o más importante que la reducción de costos administrativos es el beneficio que se deriva de las nuevas acciones que es posible emprender gracias a Internet, sean estas una consecuencia de la asignación de los recursos ahorrados o de las nuevas posibilidades que se abren con esta herramienta. A continuación se revisan los distintos ítems de costos que se han visto reducidos gracias a las soluciones de Gobierno Electrónico aplicadas a la Operación Renta. Aquí se presentan las estimaciones de costos en forma reducida, pero en el anexo 2 se presentan los detalles. Costos de impresión y distribución de formularios: El 83% de contribuyentes que declaran por Internet se traducen en cerca de 5 millones de formularios en papel que se dejan de imprimir y distribuir, considerando una tasa de uso de tres formularios por contribuyentes. Por su parte, un 100% de declaraciones juradas presentadas por Internet se traducen en 2,5 millones menos de papeles a imprimir y distribuir. Considerando los costos unitarios de impresión y distribución, se deduce que para el año 2004 el uso de Internet significó un ahorro presupuestario por este concepto de aproximadamente US$425 mil, equivalentes a un 0,4% del presupuesto del SII. Costos de digitación, control de calidad de la digitación y administración de papeles: Por otro lado, la recepción de declaraciones por Internet conlleva ahorros importantes por concepto de la administración de los papeles, contratación de servicios de digitación y su posterior control de calidad. El costo de digitación y control de calidad del formulario de declaración se estima en US$60 por cada mil registros, mientras que para las declaraciones juradas alcanza a US$49 por cada mil registros. En cuando a la administración de papeles, que incluye su manipulación y almacenamiento, se ha estimado un costo de US$0,027 por papel. Todo ello permite estimar un ahorro de costos por estos conceptos de US$3,4 millones en 2004, que equivale a 3,5% del presupuesto del SII. Costos de atención de contribuyentes en las unidades: El principal ahorro de costos administrativos se produce por la disminución de las atenciones de contribuyentes en las oficinas del SII. Estas disminuciones se explican por varias razones. En primer lugar, por la mejor calidad de la información de terceros que es recepcionada en forma electrónica. En efecto, esta información es sometida a cruces aritméticos y de cuadratura en línea, y se recibe de manera más oportuna, evitando así muchas citaciones a los contribuyentes para justificar diferencias que en realidad se debían a problemas de las declaraciones juradas entregadas por los agentes retenedores o terceros en general. En segundo lugar, las declaraciones de renta enviadas electrónicamente también son sometidas a controles en línea que evitan errores aritméticos y de cuadratura, reduciendo a cero la posibilidad que un contribuyente sea citado a rectificar un error de este tipo, como ocurre al declarar en papel, en donde se corre el riesgo de errores involuntarios por parte del contribuyente como de errores en la digitación de los formularios. Como muestra de ello, cabe señalar que entre 1999 y 2004 los errores de cuadratura de 8

9 formularios se han reducido a la mitad, pasando de 40 mil a 20 mil, a pesar que el número total de declaraciones se ha incrementado un 13% entre ambos años. En tercer lugar, poner a disposición de los contribuyentes los antecedentes de rentas que están en poder del SII disminuye las omisiones de información, voluntarias e involuntarias, que dan origen a impugnaciones de las declaraciones y citaciones posteriores. Si se compara el número de declaraciones impugnadas en los años 1999 y 2004, incluyendo sólo los cruces de información comunes a ambos años, se ve que éstas han disminuido desde un 26% de las declaraciones totales en 1999 a un 13% en Pero no solo las declaraciones electrónicas tienen un nivel más bajo de impugnación que 1999 (12% contra 26%), sino también las declaraciones en papel (17% contra 26%), lo que da cuenta del impacto positivo que tiene la mejora en la calidad de la información de terceros sobre las declaraciones presentadas en ambos medios (ver anexo 2). Por otro lado, Internet también ayuda a reducir los costos de atención de contribuyentes en aquellos casos en que, a pesar de la mejor calidad de la información y la presentación de una propuesta de declaración, se producen discrepancias entre la declaración presentada por el contribuyente y la información que posee el SII. En estos casos se ofrece la opción de rectificar electrónicamente, sin necesidad de concurrir a las oficinas del SII. Aproximadamente la tercera parte de las rectificaciones se realizan por vía electrónica, alcanzando a 44 mil en el último año. Se ha estimado que la atención de un contribuyente en una unidad del SII tiene un costo promedio de US$33. Valorando a este costo unitario las citaciones evitadas gracias a Internet, se estima un ahorro de costos por este concepto de US$10,3 millones en 2004, equivalente a un 10,8% del presupuesto del SII. Tabla 1: Reducción de Costos Administrativos Atribuible a Internet? Resumen Ítem de Costo Año 2004 Potencial (100% Internet) Miles de US$ % Presup. SII Miles de US$ % Presup. SII Impresión y 425 0, ,5 distribución de formularios Digitación y , ,7 administración de papeles Fiscalizaciones y , ,7 rectificaciones en unidades Total , ,0 La alta tasa de uso de los servicios de declaración y pago electrónico del Impuesto a la Renta, que ha llegado a un 83% de las declaraciones en 2004, es un reflejo de la evaluación positiva de los contribuyentes respecto de los menores costos de cumplimiento que esta alternativa presenta. Este menor costo se produce, en primer lugar, por un ahorro en el tiempo requerido para efectuar las actividades de preparar y entregar la información, el cual es evidente al menos para el 40% de contribuyentes que reciben de parte del SII una declaración propuesta, debiendo en la mayor parte de estos casos limitarse sólo a revisar y aceptar la propuesta. En segundo lugar, el menor número de citaciones a las oficinas del SII, producto de la mejor calidad de la información y de la posibilidad de los contribuyentes de acceder a la información de terceros, aspectos que fueron mencionados en la sección anterior, implican también un ahorro para los contribuyentes, principalmente en tiempo de trámites. Aún cuando ocurran discrepancias en los cruces de información, se 9

10 ofrece al contribuyente la posibilidad de rectificar su declaración a través de Internet, reduciendo los tiempos necesarios para efectuar este trámite. En tercer lugar, la información electrónica queda disponible para el SII en forma casi instantánea, a diferencia de la información en papel, la cual debe pasar por un largo proceso de recepción, digitación, validación y carga, que toma alrededor de 25 días. Esto significa que aquellos contribuyentes que usan Internet pueden acceder anticipadamente a las devoluciones, cuando sus pagos a cuenta excedieron a los impuestos declarados. Adicionalmente, aquellos contribuyentes a quienes el SII entrega una propuesta de declaración se han visto liberados de la necesidad de contratar asesores tributarios o recurrir a la ayuda de expertos, lo que era frecuente sobretodo por la complejidad creciente que ha experimentado la Ley de Impuesto a la Renta. Por último, tanto las declaraciones propuestas como las validaciones que ofrecen los formularios electrónicos dan a los contribuyentes una mayor tranquilidad respecto de haber cumplido bien con sus obligaciones tributarias, reduciendo la incertidumbre que produce la expectativa de ser citado a aclarar diferencias, ser sometido a una fiscalización o tener que pagar multas por errores u omisiones involuntarias. La cuantificación de estos ahorros es una tarea de mayor complejidad que la cuantificación de los costos administrativos. Sin embargo, el SII ha cuantificado parcialmente los ítems referidos a reducciones en los tiempos de declaración y rectificación de declaraciones, lo que permite al menos tener un orden de magnitud de estos beneficios. En estos momentos se encuentra en etapa de desarrollo un proyecto de medición de costos de cumplimiento en el impuesto a las rentas personales, cuyo principal objetivo es medir justamente las diferencias de costos entre quienes usan la vía electrónica y aquellos que optan por el papel. Como parte de este proyecto se realizó una encuesta piloto, a un número reducido de personas, con el objeto de calibrar la encuesta definitiva. Los resultados indican que, en promedio, los encuestados señalan un ahorro de 2,25 horas en el trámite de efectuar su declaración y de US$6,3 en costos directos. Si se asigna al ahorro de tiempo el valor de la renta promedio por hora que de quienes usan Internet, se estima una disminución de costos de cumplimiento por este concepto de US$25,9 millones para el año 2004, lo que equivale a un 2,56% de la recaudación del impuesto personal. Por otra parte, de acuerdo a las estadísticas de gestión de la fiscalización, la atención de un contribuyente con su declaración impugnada demora en promedio 2,9 horas, dos tercios de las cuales ocurren con la presencia del contribuyente, es decir, 1,9 horas. Suponiendo ese ahorro de tiempo para cada contribuyente que declara el impuesto sobre rentas personales y asignando a cada hora el valor de la renta promedio de quienes rectifican, se estima un ahorro por este concepto de US$0,4 millones, que equivale al 0,04% de la recaudación. 10

11 Tabla 2: Reducción de Costos de Cumplimientos en los Impuestos Personales Atribuible a Internet Ahorro promedio de tiempo (horas) Valor promedio de la hora (US$/hra) Ahorro promedio de tiempo (US$/declarante) Ahorro promedio en gastos directos (US$/declarante) Ahorro promedio total (US$/declarante) No. de declarantes por Internet Ahorro total estimado (US$) Porcentaje de la recaudación Declarar Rectificar Total 2,25 1,92 4,1 5,2 9,2 10,0 6,3 15,6 10, ,56% 0,04% 2,60% Cuadro Resumen: Cuadro Resumen: Beneficios de la Operación Renta por Internet Costos de cumplimiento Costos Administrativos r Disminución del tiempo requerido r Menores costos de impresión y distribución para confeccionar la declaración de formularios r Disminución del tiempo necesario r Menores costos por concepto de digitación para rectificar la declaración y control de calidad de la digitación r Menor probabilidad de recibir r Menor número de atenciones en las citaciones o ser sometido a una unidades y costo asociado, debido a: fiscalización, debido a: o Mejor calidad de la información o Mejor calidad de la información proporcionada por agentes retenedores proporcionada por agentes retenedores y y terceros terceros o Controles lógicos que evitan o Controles lógicos que evitan errores errores aritméticos o de cuadratura aritméticos o de cuadratura o Menores omisiones, al tener o Menores omisiones, al tener acceso a la acceso a la información con que cuenta información con que cuenta el SII sobre las el SII sobre las rentas personales rentas personales r Menor incertidumbre sobre el destino o Posibilidad de rectificar la declaración en de la declaración (costo psicológico) Internet r Menores gastos en asesorías tributarias r r Devoluciones más oportunas Posibilidad de declarar y pagar las 24 horas del día. 11

12 4. FACTURA ELECTRÓNICA, BOLETA DE HONORARIOS ELECTRÓNICA E INICIO DE ACTIVIDADES POR INTERNET: IMPACTO EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS 4.1 Factura Electrónica Descripción del modelo de facturación electrónica: El SII convocó, a mediados del 2002, a un conjunto de empresas a formar una alianza público-privado para concretar uno de los proyectos tecnológicos más desafiantes de los últimos años: la implantación de la factura electrónica, sin duda, la oferta más sofisticada y de mayor impacto de gobierno electrónico. El modelo de factura electrónica, que se entrega al servicio del sector productivo y de la comunidad en general, también apunta a irradiar la experiencia del SII al resto del sector público y generar efectos de demostración que potencien desarrollos similares en otros ámbitos. Al mismo tiempo, constituye un desarrollo de punta tecnológica que ilustra cómo desde el sector público también se puede ser un catalizador y promotor de modernizaciones en el sector privado. La importancia de implementar un sistema que permita operar con factura electrónica nace de la innegable necesidad de otorgar validez legal tributaria al ejemplar electrónico de los documentos tributarios de compra y venta tales como facturas, notas de crédito, notas de débito, guías de despacho, ya que con ello se optimiza la operación de las empresas y del SII. Actualmente, el SII exige a los contribuyentes que sus documentos tributarios en papel sean registrados y autorizados antes de utilizarlos. Esta autorización del SII se materializa a través de un timbre de cuño que el Servicio aplica sobre los documentos en papel del contribuyente, previo a utilizarlos. Para aplicar este timbre de cuño, que autoriza que un documento tributario preimpreso sea utilizado como documento tributario válido, el contribuyente debe concurrir periódicamente a la unidad del SII que le corresponde, llevando los documentos que desea timbrar previamente foliados. En relación con el almacenamiento de las facturas y otros documentos tributarios, el contribuyente está obligado a guardar los papeles que los sustentan durante seis años para su posterior posible revisión. En el modelo de factura electrónica, los contribuyentes pueden generar, transmitir, y almacenar en forma electrónica sus documentos tributarios, autenticados con firma electrónica; además deben enviar un ejemplar electrónico del documento tributario al SII, antes de que sea recibido por su receptor o utilizado para el transporte físico de bienes. La autorización de los folios que se usan en estos documentos se obtiene en el sitio Web del SII, como alternativa al timbre físico con cuño. Los contribuyentes enrolados en el sistema deben almacenar los documentos tributarios emitidos y recibidos sólo en forma electrónica y están eximidos de la obligación de almacenar dichos documentos en papel para una posible revisión del SII. El contribuyente emisor debe enviar el documento al receptor, ya sea manual o electrónico. Al receptor manual, no enrolado en el sistema, le debe enviar la representación en papel del documento, la que este último sí está obligado a almacenar. Reducción de los costos de administración: La factura electrónica fortalece el control fiscalizador del SII, en particular la detección de facturas falsas y de imputaciones indebidas de créditos de IVA. En efecto, la documentación que se generará en los ciclos de negocios de las empresas quedará registrada de manera electrónica en los sistemas informáticos del Servicio, posibilitando la realización de cruces de facturas y el análisis de las compras cuyo IVA es usado como crédito. En el pasado, estos controles se han podido llevar a cabo sólo mediante auditorías selectivas, a un costo mucho mayor. A su vez, la factura electrónica permite liberar recursos, principalmente humanos, que hoy en día cumplen funciones relacionadas con el timbraje de documentos. Reducción de los costos de cumplimiento: La factura electrónica facilita el cumplimiento tributario, toda vez que simplifica enormemente las obligaciones asociadas al uso de documentos tributarios para respaldar las transacciones comerciales de los agentes económicos. Entre otros, elimina los costos de impresión de los documentos; elimina los costos asociados al timbraje, como el costo de transporte de documentos, el tiempo del trámite y los 12

13 recursos humanos usados en esta actividad; simplifica el almacenamiento de las mismas; se evita la pérdida de crédito IVA por documentos recibidos extraviados; reduce los costos asociados a la recepción de documentos falsos; y se evita el pago de multas por eventuales pérdidas de documentos timbrados sin emitir. Se calcula que la disminución de costo promedio de generación de una factura llegará a un tercio por ahorros asociados a procesos como: pre impresión de talonarios foliados con original y copia, concurrencia a oficinas del SII a timbrar documentos, envío manual de los documentos emitidos (cartas) y, en costos de almacenamiento de documentos. La Cámara de Comercio de Santiago (CCS) estima que el ahorro país al masificar el uso de este nuevo modelo electrónico llegaría a los US$ 300 millones anuales, lo que equivale al 0,5% del PIB nacional o a un tercio de la inversión anual en tecnologías de la información y comunicaciones (ver tabla 3). Tabla 3 Costos de Emisión de Documentos por Contribuyente (US$) Item de Costo Papel Electrónico Ahorro Impresión de documentos Timbraje de documentos Procesamiento Despacho físico Almacenamiento físico Pérdida papeles valorados Conexión a Internet Almacenamiento electrónico Costo Total Número de contribuyentes 165,7 30,0 135,7 5,7 0,0 5,7 172,9 110,0 62,9 657,1 0,0 657,1 247,1 0,0 247,1 81,4 0,0 81,4 0,0 47,1-47,1 0,0 68,6-68, ,0 255, ,

14 Ahorro Total (millones de US$) 318,0 Fuente: Elaborado en base a estimaciones del Centro de Estudios de la Economía Digital, Cámara de Comercio de Santiago. Reducción de los costos de transacción: Cabe destacar que algunas aplicaciones de Gobierno Electrónico producen beneficios para el sector privado que van más allá del ámbito netamente tributario, lo que se refleja en la disminución de los costos de transacción entre los agentes económicos en el ciclo de negocio, derivando en aumentos de la productividad de las empresas. La factura electrónica en un ejemplo de esto. En efecto, la factura electrónica mejora la eficiencia en los ciclos de negocios. Esto se manifiesta en procesos como la logística de recepción y despacho de mercaderías; automatización del ciclo de negocios; resguardo de información; tiempo de búsqueda de documentos; cotejo y cuadratura de facturas con órdenes de compra; y reducción de la carga administrativa del ciclo de negocios. En el caso de la logística de recepción y despacho de mercancías las empresas podrán actualizar directamente sus existencias sin tener que digitar. Las transferencias electrónicas implica la eliminación de la digitalización en la recepción de documentos, mejorando la calidad de la información. En cuanto al proceso de automatización se pueden mejorar los ciclos de venta y distribución a través de cambios tecnológicos y de prácticas. Respecto del tiempo de búsqueda, el nuevo sistema que incorpora el medio magnético permite acceder a un documento en sólo segundos, mientras que, recuperar un documento en papel puede llegar a demorar hasta cuatro días desde una bodega de almacenamiento físico. La factura electrónica mejora también la gestión de clientes y proveedores. Si se tiene la autorización de sus clientes las empresas podrán omitir la impresión de sus facturas y boletas publicando los documentos en sus sitios Web. Las empresas también podrán optar por facturar en el punto de venta, lo que representa una ventaja para muchas empresas. La factura electrónica potenciará el comercio electrónico, ya que posibilita el integrar las actuales plataformas de comercio electrónico con el pago y las operaciones tributarias electrónicas; hará posible la creación de una plataforma base para el factoring electrónico, lo que potenciaría y haría factible el acceso de financiamiento para las pequeñas y medianas empresas. Cuadro Resumen: Beneficios de la Factura Electrónica Costos de Costos cumplimiento Administrativ os Costos de Transacción 14

15 r Eliminación del costo de timbrar facturas r Reducción de los costos de detección de facturas falsas r Mejora la eficiencia de los ciclos de negocios r Eliminación del costo de impresión de facturas r Liberación de recursos destinados al timbraje de documentos r Mejora le gestión de clientes y proveedores r Eliminación de los costos de almacenamiento de facturas r Potencia el comercio electrónico r Verificación de validez de las facturas recibidas 4.2 Boleta de Honorarios Electrónicas e Inicio de Actividades de Trabajadores Independientes En Octubre de 2003 se implementó el Inicio de Actividades (IA) de trabajadores independientes a través de Internet y la Boleta de Honorarios Electrónica (BHE), que permite a los contribuyentes que perciben remuneraciones por el ejercicio independiente de su profesión la posibilidad de emitir su boleta de honorarios a través de Internet. Quienes no usan los servicios de Internet y desean hacer el trámite de IA para ejercer formalmente una actividad de la segunda categoría, deben concurrir a las oficinas del SII y entregar el formulario de IA, el cual puede bajarse previamente desde la Web o bien solicitarlo y llenarlo en la Unidad. En el mismo acto deben solicitar el timbraje de sus talonarios de boletas de honorarios, que previamente debieron mandar a confeccionar a una imprenta. Ambos trámites demoran del orden de 30 minutos, más los tiempos de viaje. Al usar Internet, los contribuyentes ahorran tiempo y dinero, ya que no es necesario acudir a las Unidades del SII para efectuar los trámites de IA y timbraje de boletas, ni tampoco incurrir en costos de impresión de los documentos. Además, cabe señalar que este sistema una vez usado no obliga a seguir emitiendo las 15

16 boletas de manera electrónica, ya que los usuarios pueden seguir utilizando en forma paralela boletas de papel. Por último, también permite a los contribuyentes consultar en la página web del SII el resumen de las BHE emitidas y además los receptores de BHE pueden revisar la veracidad de éstas. En cuanto a la reducción de costos administrativos, el IA vía Internet y la BHE han permitido liberar recursos humanos y financieros que estaban destinados a atender estas actividades en las unidades del SII, reorientándolos a otras actividades vinculadas a la fiscalización. Respecto de la utilización que han tenido estos servicios, cabe señalar que en Abril de 2004, el 41,7% del total de IA se habían realizado a través de Internet. Cuadro Resumen: Beneficios Inicio de Actividades y Boletas de Honorarios Electrónicas Costos de cumplimient o Costos Administrati vos r Disminución del tiempo requerido para iniciar actividades r Liberación de recursos humanos destinados a las actividades de inicio de actividades y timbraje de documentos r Eliminación del costo de concurrir a timbrar documentos r Eliminación del costo de impresión de boletas de honorarios r Posibilidad de hacer los trámites las 24 horas del día 16

17 5. COMENTARIOS FINALES Las soluciones de Gobierno Electrónico implementadas por el SII en las distintas etapas del proceso de cumplimiento tributario de los contribuyentes han producido importantes beneficios, tanto en términos de disminución de los costos de administración como de los costos de cumplimiento. En el caso de la Operación Renta, se estima que las aplicaciones de Internet generarán en el año 2004 ahorro de costos administrativos del orden de los US$14 millones, que equivalen a un 14,7% del presupuesto del SII para el mismo año. En tanto, se estima que producirán disminuciones en los costos de cumplimiento del impuesto a la renta personal de al menos US$26 millones, cifra que representa un 2,6% de la recaudación. No se ha hecho mención en este documento a las inversiones necesarias para la implantación de las aplicaciones Internet para la Operación Renta, básicamente porque la mayor parte de las inversiones informáticas tienen propósitos múltiples, lo que hace difícil la asignación a una aplicación específica. No obstante, cabe señalar que toda la inversión informática efectuada entre 1998 y 2001, período en que se concentran los principales desarrollos vinculados a la Operación Renta, no supera los US$20 millones. En consecuencia, la inversión en este proyecto ha sido rentable si se mira desde la perspectiva del presupuesto del SII, y es más rentable aún desde una perspectiva de evaluación social, integrando los beneficios para los contribuyentes y el sector privado en general. Cabe destacar que algunas aplicaciones de Gobierno Electrónico producen beneficios para el sector privado que van más allá del ámbito netamente tributario, lo que se refleja en la disminución de los costos de transacción entre los agentes económicos en el ciclo de negocio, derivando en aumentos de la productividad de las empresas. En suma, son múltiples las razones para seguir impulsando el Gobierno Electrónico en el SII, las que se resumen en fortalecer los tres pilares de la actual gestión: Contribuir al Desarrollo Económico; Facilitar el Cumplimiento Tributario; y Fortalecer el Control Fiscalizador. La creciente preferencia de los contribuyentes por estas soluciones es una muestra de que se está en el camino correcto. ANEXO 1 APLICACIONES DE GOBIERNO ELECTRÓNICO DEL SII (1) Servicios de Información Ofrecidos a los Ciudadanos Los servicios de información son aquellos que consisten fundamentalmente en la publicación de antecedentes de distinta índole, considerados de utilidad para los usuarios que acceden a la Web. Dentro de esta categoría, cabe mencionar, entre otros, la publicación de legislación, circulares, resoluciones y jurisprudencia en materia impositiva; información de asistencia para distintos tipos de contribuyentes, usando clasificaciones de tamaño de empresa, sectores económicos, regímenes especiales y franquicias, entre otras; información de asistencia agrupada por trámites; etc. (2) Servicios Transaccionales en la Oficina Virtual del SII Los servicios transaccionales son aquellos en que existe flujo de información en dos direcciones -desde la AT al usuario y viceversa-generalmente con acceso a las bases de datos institucionales. Las aplicaciones ofrecidas en este ámbito son las siguientes: (i) Declaraciones y pagos de Impuestos Recepción de Declaraciones de Impuesto a la Renta: El contribuyente puede presentar su Declaración de Renta por Internet ya sea aceptando la propuesta de declaración construida por el SII, o bien llenando un formulario en pantalla. Si la declaración es "sin pago", recibirá su Certificado de Declaración. En caso contrario, se le ofrecerán los medios de pago disponibles para continuar con la declaración hasta obtener el certificado correspondiente. Las declaraciones del impuesto anual a la renta pueden presentarse por Internet dentro del plazo legal, como también fuera de plazo. Recepción de Declaraciones de Impuestos Mensuales: 17

18 Estas aplicaciones permiten declarar, pagar, consultar y rectificar las declaraciones de impuestos con vencimientos mensuales, como son el IVA, las retenciones de impuesto a la renta y los pagos provisionales, entre otros. Para presentar las declaraciones se puede llenar un formulario en pantalla o construir la declaración en el software gratuito del SII y luego enviarla a través de Internet. Recepción de Entrega de Información de Terceros: Las Declaraciones Juradas para la operación renta contienen la información que los agentes retenedores o informantes entregan al SII sobre los ingresos percibidos por terceros y los impuestos retenidos, como por ejemplo el pago y retención de impuesto por honorarios o sueldos, el pago de intereses bancarios, compra y venta de acciones etc. Estas declaraciones pueden presentarse vía Internet, llenando directamente un formulario en pantalla. Las mismas opciones están disponibles para corregir los formularios que han sido declarados con anterioridad. Rectificación de Declaraciones de Impuesto: Esta opción permite rectificar en pantalla la declaración original presentada, cuando contiene inconsistencias o errores que han sido detectados por el mismo contribuyente o bien por el SII. A través de Internet es posible corregir o rectificar las declaraciones de Renta, declaraciones de impuestos mensuales y las Declaraciones Juradas. Pago de los impuestos: El SII pone a disposición de los contribuyentes tres alternativas para pagar electrónicamente los impuestos: pago en línea con cargo directo a la cuenta corriente, pago en línea con cuenta corriente mediante mandato al banco, o pago en línea con tarjeta de crédito. (ii) Otros trámites tributarios en línea Facturación Electrónica para clientes autorizados: Corresponde a la oferta más sofisticada y de mayor impacto, cuyo objetivo es proporcionar un sistema que otorgue validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes, y, con ello, reemplazar a las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. La Factura Electrónica permitirá mejorar los procesos de negocios de los contribuyentes, disminuirá sustantivamente los costos del proceso de facturación y facilitará el desarrollo del comercio electrónico en Chile, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnológica y de modernización del país. Inicio de actividades y emisión de boletas de honorarios de trabajadores independientes: En Octubre de 2003 se implementó el Inicio de Actividades de trabajadores independientes a través de Internet y la Boleta de Honorarios Electrónica, que permite a los contribuyentes que perciben remuneraciones por el ejercicio independiente de su profesión la posibilidad de emitir su boleta de honorarios a través de Internet. Quienes optan por este sistema se liberan de la obligación de imprimir y timbrar boletas en forma periódica. Modificar nombre del propietario de un Bien Raíz: A través del sitio Web del SII, el contribuyente puede efectuar el cambio de nombre de propietario de un Bien Raíz, si es que no está registrado en las bases del Servicio o existe algún tipo de error. A través de Internet también se puede modificar la Dirección Postal de un Bien Raíz para el recibo de correspondencia, como por ejemplo los avisos de cuotas de contribuciones. Cambio de domicilio para profesionales: Los contribuyentes que sean Personas Naturales, afectos a impuestos de Segunda Categoría de la Ley de la Renta (profesionales que emiten boletas de honorarios), pueden dar aviso de cambio de domicilio a través de la opción Cambio de Domicilio contribuyentes de 2 categoría (profesionales), habilitada en el sitio Web del SII. Autorización de rollos a máquinas: Esta opción habilitada en el sitio web permite que el contribuyente envíe sus solicitudes para utilizar rangos de numeración de rollos en máquinas registradoras autorizadas para emitir documentos por medios mecanizados. 18

19 Obtención de Clave Secreta en línea: Para garantizar la certeza técnica y jurídica de la identidad de un contribuyente que accede al sitio Web del SII y, a su vez, posibilitar la realización de contactos en línea y transferencias de información de manera confidencial, encriptada y segura, existen a la par Certificados Digitales o Claves Secretas de acceso. Concurso de personal: El SII ha priorizado en los procesos de selección de personal los méritos personales y la realización de concursos abiertos. Por ello, la forma de asegurar una alta transparencia de todo el proceso de selección es a través de un llamado público a través de su sitio Web y la habilitación de un formulario desarrollado para tal fin. Denuncias on-líne: Aplicación que permite a los contribuyentes, luego de identificarse con su RUT y Clave Secreta, denunciar ilícitos tributarios de los que hayan sido testigos. Opine de la calidad de servicio del SII: Es una opción disponible en el sitio Web del SII donde los contribuyentes pueden entregar información para la retroalimentación del sistema de calidad de servicio, sobre las actuaciones y atención de los funcionarios del SII a los usuarios. (3) Servicio de Seguimiento de Situación Tributaria Estado de declaraciones presentadas: Esta opción habilitada en el sitio Web del SII permite conocer la situación e historial de las declaraciones presentadas de Renta, de impuestos mensuales (IVA) y de declaraciones Juradas. Es decir, el contribuyente puede informarse si el SII ha aceptado su declaración o la ha observado y, en este último caso, también puede acceder a otra información relacionada con su declaración como giros, observaciones y cartas de aviso. Esto garantiza la actualización de la información y la resolución de las dudas que pueda tener el contribuyente luego de presentar una declaración por Internet o por papel. Consulta de antecedentes de un Bien Raíz: A través de esta opción habilitada en la sección del Bienes Raíces del sitio Web se puede consultar los antecedentes generales de un bien raíz e información detallada del catastro de su propiedad. Certificado de Avalúo Fiscal de un Bien Raíz: A partir de esta opción puede obtenerse certificados de avalúo fiscal simple, con información general de una propiedad, o bien con un detalle más minucioso, tal como la extensión del terreno, el tipo de construcciones, etc. Consulta de situación tributaria Personal: Mediante el ingreso de su clave secreta, el contribuyente puede consultar distintos antecedentes relacionados con su situación tributaria, tales como domicilios registrados, actividades económicas inscritas, giros pendientes de pago, documentos autorizados, etc. (4) Servicios de Consulta para Terceros Consulta de situación tributaria de terceros: Esta opción entrega una descripción de las situaciones tributarias que afectan al contribuyente consultado, salvo aquellas que tienen el carácter de información confidencial. Verificación de documentos electrónicos recibidos por el SII: Los contribuyentes pueden entregar a terceros como bancos u otras empresas un certificado con cinco códigos. Con estos cinco códigos los terceros pueden obtener en el sitio Web del SII una copia de la Declaración de Renta del contribuyente. Información de autorización de documentos timbrados en el SII: 19

20 Esta opción permite comprobar por Internet si el número de un determinado documento emitido por el contribuyente se encuentra dentro de los autorizados o timbrados por el SII. Tasación de Vehículos: Esta habilitación permite consultar los valores de la Tasación Fiscal de los vehículos livianos (automóviles, camionetas, otros) y vehículos pesados (buses, camiones). Además, es factible solicitar una revisión de la tasación de un vehículo en particular y consultar por el estado de las solicitudes realizadas. Tipo de Servicio (1) Servicios de Información ofrecidos a los ciudadanos Cuadro Resumen: Principales Aplicaciones Disponibles en el Sitio Web del SII Aplicación Disponible - Circulares y legislación - Información de asistencia agrupada por tipo de contribuyente o Empresas por tamaño o Empresas por sector o Contribuyentes individuales o Inversionistas extranjeros - Información de asistencia agrupada por trámite o?cómo se hace para?... - Información relevante del ámbito tributario o Noticias relevantes del ámbito tributario o Grandes tópicos de la Ley de lucha contra la evasión y elusión tributaria (2) Servicios transaccionales - Declaraciones y pago de impuestos o Recepción de Declaraciones de renta o Recepción de Declaraciones de Impuestos Mensuales o Recepción de entrega de Información de Terceros, o Rectificación de Declaraciones de Impuestos o Pagos de renta, Impuestos Mensuales y Contribuciones. - Otros trámites tributarios en línea o Facturación Electrónica para clientes autorizados o Modificar nombre del propietario de un bien raíz. o Cambio de domicilio para profesionales o Autorización de rollos a máquina. o Obtención de clave secreta en línea. o Concurso de personal o Denuncias on-line o Opine de la calidad del servicio del SII. (3) Servicios de seguimiento de situación tributaria - Estado de declaración presentadas - Consultas de antecedentes de un bien raíz. - Certificado de Aval?scal de un bien raíz. - Consulta de situación tributaria personal (4) Servicios de consultas para terceros - Consulta de situación tributaria de terceros. - Verificación de documentos electr os recibidos por el SII. - Información de autorización de documentos timbrados en el SII. - Tasación de Vehículos. 20