SIDRA. Sistema de Información de la Red Asistencial Evolución de la Estrategia

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1 SIDRA Sistema de Información de la Red Asistencial Evolución de la Estrategia Víctor Borgoño S. (Ing. Civil Ind. UC MBA UAI) Jefe de Oficina Central de Informática en Salud Ministerio de Salud Agosto 2013

2 Objetivo General de la Estrategia La estrategia SIDRA (Sistema de Información de la Red Asistencial), tiene como objetivo estratégico: Avanzar hacia un registro clínico electrónico (RCE) compartido en toda la red asistencial pública del país, desde hospitales de alta complejidad hasta los establecimientos de la APS, haciendo énfasis en la integración de todos sus componentes. Teniendo como meta disponer de información: Para el paciente, en el lugar y oportunidad que la requiera Para la gestión en el ámbito local de cada establecimiento Para la gestión en el ámbito de los servicios de salud Para la gestión desde el nivel central, disponiendo de la agregación que requiera a través de repositorios nacionales Se excluyen, por ahora, sólo aquellos lugares (básicamente postas rurales) donde no existen las condiciones habilitantes mínimas para su implementación. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 2

3 Objetivos específicos Agilizar el proceso de atención del usuario en su tránsito por la red asistencial, mejorando la calidad de la misma, así como también la satisfacción usuaria. Modernizar los procesos de registro clínico, aumentando la seguridad de la información y haciendo que éstos faciliten la adopción de procesos clínicos asistenciales estandarizados. Contar con una fuente única de información: actualizada, estandarizada, segura, confiable, de calidad e integrada, para los diferentes niveles en los que se la requiere. Asegurar la interoperabilidad de los distintos sistemas de información del sector. Estandarización de terminologías clínicas: diagnósticos clínicos, procedimientos, fármacos, etc. Implementar los principios de gestión del cambio para mejorar y hacer más eficientes los procesos de adopción usuaria, tanto en sistemas comerciales, como de desarrollo local. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 3

4 Cronología Estudio Pre-inversional de SIDRA Estudio de Arquitectura de Detalle Definición del Sistema de Información de la Red Asistencial y sus módulos priorizados Publicación de Convenio Marco de Software de Salud y Servicios Informáticos Asociados Evaluación de soluciones por los servicios de salud Inicio de cierre de brechas tecnológicas a través de la Red Minsal y Proyectos de Equipamiento Computacional. Firma de los primeros contratos para implementación de SIDRA 2010 Priorización de los componentes administrativos Acreditación de Soluciones propias en los componentes administrativos de Agenda y Referencia 2011 Formación de la Oficina Central de Informática en Salud (ex OCP) del Ministerio de Salud Extensión de aplicaciones SIDRA desde componentes a procesos clínicos asistenciales Definición de Procesos Asistenciales por DIGERA, los cuales deberán ser soportados por Sistemas de Información acreditados Localización de soluciones y normas para incorporar tecnología a los procesos asistenciales Nuevo Convenio Marco SIDRA Coordinación en conjunto con ACHISA para la formación del Capítulo Chileno de HL7 Adopción de SNOMED-CT como Terminología Clínica y construcción del Servidor de Terminologías Clínicas del Ministerio de Salud. Acreditación funcional de soluciones propias en virtud de los procesos clínicos estandarizados por MINSAL Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 4

5 Alternativas de Implementación o Atención Secundaria y Terciaria Solución propia, previa acreditación por el MINSAL que garantizará las funcionalidades definidas y asegurará la interoperabilidad de la red asistencial. Solución de proveedores adjudicados en convenio marco. o Atención primaria: APS dependiente de los SS, las que se adscriben a la solución del SS y/o a un proveedor alternativo elegido por el SS para la APS. APS dependiente de las municipalidades: Las que se sumaron a la estrategia SIDRA: se les apoya centralmente (a través del respectivo SS) con equipamiento y licencias del proveedor que el SS seleccionó para el APS. Las que no se han sumado a la estrategia SIDRA, continúan con soluciones propias de múltiples proveedores (no se relacionan con Convenio Marco) y operan interconectadas o no a la solución SIDRA (Ej.: ex consultorios sin papeles) Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 5

6 Herramientas Para Gestión Central de SIDRA Para dar cumplimiento a los objetivos específicos del SIDRA se trabaja con las siguientes herramientas: Convenio Marco, para la adquisición de Software de apoyo a la gestión administrativa y clínica Procesos clínico asistenciales estandarizados a nivel nacional (DIGERA). Compromisos de gestión, en los que anualmente cada Servicio de Salud se compromete con el logro de determinados objetivos que contribuyen a la implementación de la estrategia a nivel nacional. Presupuesto, destinado cada año al cumplimiento de las tareas, que en el contexto de la estrategia, tiene cada Servicio de Salud. Oficina Central de Informática en Salud, como ente que apoya, coordina y regula la implementación de la estrategia. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 6

7 Etapas de la estrategia Se distinguen dos etapas: Etapa 1: Implementación por componentes con foco administrativo En septiembre de 2010 la SRA instruyó la implementación priorizada de dos componentes claves en las redes asistenciales, Agenda y Referencia Contrareferencia. Se inicia la conformación de Sistemas de Información en red integrada Los resultado del año 2011 fueron altamente exitosos logrando una cobertura de más del 90 % de estos componentes en todos los establecimientos de la red asistencial, exceptuando las postas rurales. Hacia fines del año 2011 y para la mejor gestión central de las listas de espera, la SRA priorizó los siguientes siete componentes: Registro de Clínico Electrónico (ambulatorio), Dispensación de Fármacos Urgencia Gestión de Pabellones Gestión de Medios de Diagnóstico Gestión de Camas Archivo (enlace entre ficha electrónica y en papel de un mismo paciente) El avance desde el año 2011 fue importante, muy significativo en APS y con más limitaciones y problemas en el ámbito hospitalario. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile Foco más administrativo que clínico 7

8 Etapa 1: Problemas Detectados (1 de 2) Convenio Marco sin incentivos para que proveedores comerciales avanzaran más rápido y con recursos adecuados en la implementación atrasos, desmotivación y costo excesivo para el estado. Equipo de proyectos en los SS con insuficientes competencias para administrar proyectos complejos. Insuficiencia de profesionales del ámbito clínico para liderar las implementaciones y facilitar la adopción usuaria de los nuevos sistemas implementados. La implementación por componentes administrativos no daba adecuada cuenta de los procesos clínicos asistenciales en el ámbito hospitalario, dejando los procesos incompletos y generando serios problemas de aceptación por parte de los usuarios. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 8

9 Etapa 1: Problemas Detectados (2 de 2) No se daba cuenta de las necesidades de estandarización para la definición de los sistemas de información a implementar: Estándares para los procesos clínicos asistenciales (mejores prácticas) que deberán ser soportados por los SI. Estándares de información que consideran (entre otros): Terminología médica: diferentes vocabularios controlados o clasificaciones aplicables a distintos niveles de asistenciales: especialistas, establecimientos, profesionales, etc. Estándares para la interoperabilidad: técnica o sintáctica, semántica (asegurar el significado clínico de la información transmitida) y organizacional o de negocio. No existe una adecuada gestión del cambio. Serias limitaciones en las condiciones habilitantes requeridas: Red y equipamiento Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 9

10 Oficina Central de Informática en Salud (1 de 2) El aprendizaje del año 2011 permitió detectar los principales problemas de la etapa 1. Para enfrentarlos se terminó de constituir la OCIS, como una Oficina de Proyectos multidisciplinaria, conformada por profesionales especialistas en diferentes ámbitos relacionados con la Informática en Salud. Principal objetivo de la OCIS: Velar por la implementación de los sistemas de información, orientados hacia disponer de un RCE compartido, en la Red Asistencial Pública Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 10

11 Oficina Central de Informática en Salud (2 de 2) Funciones específicas: Coordinar la correcta implementación de los sistemas de información en la red asistencial y apoyar el funcionamiento continuo del uso de las tecnologías de información en salud. En el ámbito de los sistemas de información: Establecer, monitorear, promover y regular sistemas y estándares de información y terminológicos. Definir guías de implementación y acreditación de soluciones informáticas en uso o a implementar en la red pública de salud. Contribuir a la generación de normas técnicas en los ámbitos relativos a tecnologías de la información. Establecer, monitorear, promover y regular estándares de interoperabilidad para sistemas de información acreditados en la red pública de salud Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 11

12 Ubicación de la Oficina Central de Informática en Salud Ministerio de Salud Gabinete del Ministro Departamento de Gestión Sectorial TIC Gabinete de Subsecretaria de Redes Asistenciales Oficina Central de Informática en Salud Dependencia Técnica Dependencia Funcional Oficina Central de Proyectos TI - Ministerio de Salud - Chile 12

13 Conformación de la OCIS Jefe de OCIS Víctor Borgoño Secretaria Bárbara Martínez Terminologías y Estándares en Salud Alejandro Mauro Informática Clínica Esteban Hebel Estrategia SIDRA Lian Fuentes Interoperabilidad Luis Hereira Alejandra Lozano Fuente: Oficina Central de Informática en Salud Jefes de proyecto 5 profesionales Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 13

14 Conformación de la OCIS Nombre Profesional Cargo Formación Profesional Víctor Borgoño Jefe OCIS Ingeniero Civil Industrial (PUC), MBA (UAI) Analista de Sistemas de Información (U Ch.) Lian Fuentes Coordinador Nacional Estrategia SIDRA Licenciado en Ciencias de la Computación Alejandro Mauro Encargado de Terminologías y Estándares en Salud Médico. Especialista en Informática Médica. Esteban Hebel Encargado de Informática Clínica Médico Cirujano. MMSc Informática Biomédica Alejandra Lozano Modeladora en Terminologías y Estándares Médico Cirujano. Especialista en Informática Médica Luis Hereira Encargado de Interoperabilidad Ingeniero Industrial en Matemática Aplicada Patricia Lumio Jefe de Proyecto Ingeniero Ejecución Informática Patricio Carrasco Jefe de Proyecto Ingeniero Civil Informático Mauricio Figueroa Jefe de Proyecto Ingeniero Informático. Sandra Velásquez Jefe de Proyecto Enfermera. Diplomado en Informática en Salud Marcela García- Huidobro PMO, SIDRA Tecnólogo Biomédico Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 14

15 Etapa 2: Implementación por procesos clínicos asistenciales (1 de 4) La transición entre las etapas ocurrió debido a los problemas señalados y ha avanzado de manera dispar en los diferentes SS. Esta etapa se caracteriza por: Énfasis en el ámbito clínico y cierre de los procesos al interior de los establecimientos de mayor complejidad. Estandarización de los procesos clínicos asistenciales, siendo de fundamental importancia el trabajo realizado por la División de Gestión de Redes Asistenciales (DIGERA) a partir del año 2011 y hasta mediados del año Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 15

16 Etapa 2: Implementación por procesos clínicos asistenciales (2 de 4) Estandarización de los procesos clínicos condujo a: Un cambio de foco, de lo administrativo a lo clínico. Definición de las principales líneas de trabajo en informatización de los procesos. De aquí en adelante se entiende a las TI como un apoyo a la implementación de la estandarización de los procesos clínicos asistenciales Apoyo al Proceso de Transformación Hospitalaria para implementar la gestión por procesos, lo que es liderado por la DIGERA, del Ministerio de Salud. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 16

17 Etapa 2: Implementación por procesos clínicos asistenciales (3 de 4) Procesos y sub procesos definidos en diferentes ámbitos y el total de sus universos en el sector público de salud en Chile Ámbito Proceso Sub-Procesos Ámbito Asistencial Universo Agenda Agenda, Admisión, Inscripción, Gestión de Citas Primaria y Especialidad 1008 Soporte Administrativo Referencia Derivación en la Red Primaria y Especialidad 1009 Archivo Gestión de Archivo Especialidad 199 Atención Ambulatoria Atención Clínica Primaria y Especialidad 1005 Solicitud de Medios Diagnósticos Especialidad 196 Atención Clínica Hospitalización Urgencia Gestión de Camas Especialidad 187 Atención Clínica Especialidad 187 Solicitud de Medios Diagnósticos Especialidad 177 Admisión, Selector de Demanda, Atención Clínica y Alta. Primaria y Especialidad 471 Solicitud de Medios Diagnósticos Especialidad 179 Tabla Quirúrgica Especialidad 149 Soporte Clínico Proceso Quirúrgico Dispensación de Fármacos Intervención Quirúrgica Especialidad 149 Post Anestesia Especialidad 149 Primaria y Especialidad 944 Fuente: Oficina Central de Informática en Salud Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 17

18 Etapa 2: Implementación por procesos clínicos asistenciales (4 de 4) Resultados El avance en el APS siguió siendo rápido, pero en algunos casos, con limitaciones por dificultades con la tecnología habilitante. La Red Minsal: con impacto negativo en algunas regiones. PCs: Retrasos de los plazos comprometidos de entrega. El avance en el ámbito Hospitalario: Durante el año 2012 fue lento, en proceso de aprendizaje y de adquirir experiencia, tanto por parte de los SS, como de la OCIS y los proveedores. Durante el año 2013, ha sido notablemente mayor, especialmente en los procesos de urgencias en hospitales de diversos niveles de complejidad. Sin embargo, persiste un problema al que no le hemos puesto toda la atención necesaria. En proyectos de esta complejidad juega un rol fundamental la gestión del cambio. No la hemos ubicado como un aspecto central, entre otras cosas, porque no hemos contado con los recursos necesarios para ello. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 18

19 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Manejo del Cambio\2 - Mesa de Ayuda-360p.webm Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 19

20 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Manejar los cambios de manera planificada: fácil decirlo, difícil hacerlo. Cualquier cambio es progresivo y pasa por fases sucesivas Cada una de estas fases lleva aparejado un estado de ánimo predominante que le es típico y la distingue de las demás. Cualquier cambio pasa, desde su origen hasta que se consuma, por 7 fases consecutivas con características diferenciadas: 1. Presentimiento 2. Shock 3. Resistencia 4. Aceptación racional 5. Aceptación emocional 6. Apertura 7. Integración GESTOR DEL CAMBIO Actor fundamental Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 20

21 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 21

22 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 1: Presentimiento. Emoción predominante: la preocupación Puede ser muy corta o no existir y se parte directamente del Shock. No se ha hablado públicamente de lo que va a cambiar pero se comienza a presentir. La gente empieza a preocuparse por lo que se imagina que va a ocurrir y por lo que pueda ocurrirles a ellos. La preocupación es la emoción predominante en esta fase. El manejo de la preocupación y la inseguridad, típicas de esta fase es la más importante contribución del facilitador del cambio Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 22

23 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 2: El Shock. Emoción predominante: el miedo Cuando se anuncia el cambio y se dan a conocer sus detalles principales, se despeja la preocupación, pero aparece una emoción nueva: el miedo. Miedo a lo desconocido, a lo nuevo, a no saber qué hacer ante las nuevas condiciones existentes. Es importante mantener el máximo de información disponible, visibilizar el objetivo final a lograr, la visión que origina el cambio. La participación en la construcción de la visión conjunta ayuda a pasar a la siguiente fase y a estar en mejores condiciones de superarla. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 23

24 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 3: La Resistencia. Emoción predominante: el enfado, la irritación Luego del shock inicial se manifiesta la resistencia al cambio. Se intenta ganar seguridad anclándose en el pasado. Crece la energía empleada en hacer cosas tal como se venían haciendo, como demostración de que no todo iba tan mal antes y que el cambio no es tan necesario. La irritación crece y la energía también, aunque no en la dirección deseada. El enfado y la irritación pueden superarse introduciendo el punto de vista de cómo les va a los demás con el cambio. Utilizar los ejemplos: Cómo les va a los colegas en la Urgencia del Hospital X, o en la Hospitalización del Y, etc.? Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 24

25 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 4. La aceptación racional. Emoción predominante la frustración Llega a predominar la convicción de que el cambio es necesario, pero el predominio de la duda, de la desorientación típicas de esta fase, hace aparecer sentimientos de frustración y deseos de volver atrás. En esta fase se tratan los problemas y las dificultades que se encuentran a nivel individual. Son útiles las entrevistas enfocadas a apoyar a la gente en sus problemas concretos surgidos a raíz del cambio. Se precisa ajustar el cambio a las necesidades de cada uno de los afectados Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 25

26 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 5: La Aceptación emocional. Emoción predominante: La nostalgia. Cuando todos parecen convencidos de que el cambio es inevitable y de que no hay vuelta atrás, se llega al punto crítico emocional. La nostalgia lleva al más bajo estado de ánimo y el peligro de involución es grande, pero es el comienzo de la subida de moral de las fases posteriores. Se empieza a mirar hacia delante en vez de hacia atrás. Se deben iniciar lo que se denomina rituales de separación : Poner por escrito compromisos de cambio y los nuevos procesos aceptados por todos Celebrar los mínimos progresos de la nueva situación Denominar o bautizar las cosas con nuevos nombres Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 26

27 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 6. La apertura. Emoción predominante: curiosidad, entusiasmo Comienza a olvidarse el pasado y se empieza a mirar con curiosidad y optimismo lo nuevo. Se ven los objetivos del cambio de una manera realista y se comienza a percibir con claridad lo que dista la situación actual de la deseada. Ayuda el empleo de la técnica de visualización del futuro en sus aspectos concretos ( qué pasará el día en que hayamos logrado el éxito en tal y cual aspecto incluido en el cambio? cómo verán las cosas los pacientes? qué problemas habremos resuelto? Etc.) Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 27

28 Gestión del Cambio en Proyectos TIC Clínicos Fase 7: La Integración. Emoción predominante: La confianza. Tras las experiencias de éxito y los errores superados, se crea una experiencia de superación de las dificultades y de progresiva confianza en las nuevas maneras de hacer y en la bondad del cambio. Conclusión: El manejo de cambio no es fácil, ya que hay que tratar con emociones y estados de ánimos. Es algo complejo que hay que afrontar desde múltiples perspectivas. Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 28

29 Oficina Central de Informática en Salud - Ministerio de Salud - Chile 29

30 Muchas Gracias Victor Borgoño Jefe Oficina Central de Informática en Salud

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