EMC Documentum Digital Asset Manager

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1 EMC Documentum Digital Asset Manager Versión 6 Guía del usuario P/N EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en julio de 2007 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. ParaobtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeEMC,consultelasmarcasregistradasdeEMCCorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

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4 Tabla de contenido Prefacio Capítulo 1 Repositorios Iniciar sesión en un repositorio Iniciar sesión en otro repositorio Cerrar sesión en todos los repositorios Definir los repositorios favoritos Explorar repositorios Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Explorar categorías Usar cuadros de diálogo de selección Definir las preferencias Abrir una ventana de repositorio adicional Arrastrar y colocar Clic con el botón derecho Cambiar las vistas de archivo Ver mensajes Ver el estado de las operaciones en segundo plano Ver la información del producto Capítulo 2 Archivos y carpetas Crear archivos Crear carpetas Crear archivadores Definir propiedades Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Retirar y editar archivos Información general sobre retirada y edición Retirar archivos Registrar archivos Información de registro Versiones Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Cancelar la retirada de archivos Ver archivos retirados actual y recientemente Ver un archivo sin retirarlo Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Importar archivos en el repositorio Exportar archivos del repositorio Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 2

5 Tabla de contenido Eliminar elementos del repositorio Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Ver el Portapapeles Enlaces Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Enlazar un elemento a otro repositorio Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Abrir enlaces enviados por correo electrónico Suscripciones Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Exportar la información mostrada en una lista Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio Capítulo 3 Buscar Ejecutar búsquedas simples Definir más los términos de búsqueda Ejecutar búsquedas avanzadas Introducir valores para una búsqueda avanzada Ver los resultados de la búsqueda Explorar los clústeres de búsqueda Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda Búsquedas guardadas Ejecutar búsquedas guardadas Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Editar una búsqueda guardada Copiarunabúsquedaguardada Plantillas de búsqueda Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Crear una plantilladebúsqueda Editar una plantilla de búsqueda Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Copiar una plantilla de búsqueda Definir preferencias de búsqueda Capítulo 4 Bandeja de entrada Bandeja de entrada información general Abrir tareas o notificaciones Realizar tareas Completar tareas Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Rechazar tareas Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

6 Tabla de contenido Delegar tareas Repetir tareas Cambiar la disponibilidad para las tareas Tareas de la cola de trabajos Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Seleccionar tareas de la cola Capítulo 5 Derechos de propiedad intelectual Descripción general de los derechos de propiedad intelectual Gestión de derechos de propiedad intelectual Crear una plantilla de derechos Asignar derechos a archivos Revisar los derechos asignados Ver el historial de uso del archivo Buscar archivos con derechos asignados Descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos Iniciar un flujo de trabajo Enviar flujos rápidos Ver flujos de trabajo Pausar flujos de trabajo Reanudar flujos de trabajo pausados Detener un flujo de trabajo Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Cambiarelsupervisordelflujodetrabajo Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Crear plantillas de flujo de trabajo Capítulo 7 Colas de trabajos Descripción general de la cola de trabajos Roles de colas de trabajos Configurar nuevas colas de trabajos Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Crear o modificar políticas de colas Definir categorías de colas Definir colas de trabajos Definir políticas de anulación de colas de trabajos Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 4

7 Tabla de contenido Gestionar procesadores de colas de trabajos Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Quitar usuarios ogruposdecolasdetrabajos Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos Supervisar colas detrabajos Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Quitar la asignacióndeunatareadecoladetrabajosdeun usuario Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Suspender una tarea de cola de trabajos Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola Capítulo 8 Ciclos de vida Ver ciclos de vida Asignar un ciclo de vida a un archivo Quitar ciclos de vida de archivos Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida Reanudar archivos suspendidos Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios Información general sobre Documentum Collaborative Edition (DCE) Discusiones Notas Carpetas y archivadores contextuales Calendarios Tablas de datos Editor de texto enriquecido Salas Administradores de usuarios Usar el editor de texto enriquecido Trabajar con discusiones Ver discusiones Agregar y editar comentarios Eliminar comentarios Discusiones en los resultados de búsqueda Trabajar con notas Trabajar con carpetas contextuales y archivadores Trabajar con calendarios Crear calendarios yeventos Especificar propiedades de eventos repetidos Ver y editar las propiedades de calendarios y eventos Eliminar calendarios y eventos Calendarios en los resultados de búsqueda Exportar e importar con calendarios Trabajar con tablas de datos Crear tablas de datos yentradas Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

8 Tabla de contenido Ver tablas de datos y entradas Importar y exportar con tablas de datos Trabajar con salas Visitar salas Enlazar a salas Acerca de los objetos controlados por salas Quitar el control de los objetos de una sala Crear salas Editar las propiedades de una sala Pertenencia a salas Copiar salas Mover o enlazar a una sala Eliminar salas Gestionar pertenencias a salas Administrar usuarios sin la función de administrador Crear nuevos usuarios Modificar usuarios Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros) Carpetas restringidas Capítulo 10 Formularios Introducir datos en formularios Botones utilizados para dar formato a formularios Crear nuevos formularios Bloquear una instancia de formulario Compatibilidad con AJAX Capítulo 11 Registros Declarar un elemento como un registro formal Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales Introducir valores para registros formales normales Introducir valores para registros formales Chapter Introducir valores para registros formales Chapter Enlazar un registro Crear una relación del registro Ver una relación de registros Quitar una relación del registro Realizar solicitudes de biblioteca Capítulo 12 Documentos virtuales Información general sobre los documentos virtuales Crear documentos virtuales Ver la estructura de un documento virtual Ver el contenido de documentos virtuales Agregar descendientes a documentos virtuales Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Reordenar los descendientes en un documento virtual Quitar descendientes de documentos virtuales Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 6

9 Tabla de contenido Especificar que una versión determinada de un descendiente siempreseutilicesiempre Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Crear un archivo de documentos virtuales Convertir documentos virtuales en documentos simples Definir las preferencias de documentos virtuales Capítulo 13 Guiones gráficos y vista previa activa Información general sobre guiones gráficos Ver guiones gráficos de documentos Uso de la vista previa activa Anular miniaturasdedocumentodesdelavistapreviaactiva Ver un guión gráfico de vídeo Reproducir un vídeo del guión gráfico Capítulo 14 Detalles de vídeo Información general sobre detalles de vídeo Editar detalles de vídeo Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo Ver un guión gráfico de vídeo Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo Reproducir un vídeo del guión gráfico Ver subclips de vídeo Crear subclips de vídeo Editar subclips de vídeo Eliminar subclips de vídeo Ver pistas de texto de vídeo Crear pistas de texto Editar pistas de texto Eliminar pistas de texto Capítulo 15 Agregado de PowerPoint Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint Ver el agregado depowerpoint Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint Buscar presentaciones y diapositivas Crear una presentación de PowerPoint Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint Capítulo 16 Anotaciones en PDF Información general de anotaciones en PDF Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

10 Tabla de contenido Agregar comentarios a documentos PDF Ver los comentarios de documentos PDF Capítulo 17 Relaciones Capítulo 18 Copias y transformaciones Información general sobre copias y transformaciones Ver copias Importar copias Definir una copia predeterminada para un objeto Ver la copia predeterminada Anular la miniatura predeterminada de un objeto Restablecer copias Transformar documentos al formato PDF o HTML Crear copias mediante transformaciones Crear objetos relacionados mediante transformaciones Ver las propiedades de la transformación guardada Capítulo 19 Colecciones Información general sobre colecciones Agregar contenido a colecciones Crear nuevas colecciones Ver el contenido de una colección Ordenar el contenido de una colección Reproducir el contenido de un depósito de vídeo Copiar copias a otras colecciones Agregar colecciones a sus colecciones favoritas Quitar colecciones de sus colecciones favoritas Seleccionar y crear copias alternativas en una colección Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección Descargar colecciones Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) Ver las descargas activas Ver colecciones en otros productos de Documentum Capítulo 20 Programación Información general sobre programaciones Reglas de programación Crear una programación Editar una programación Editar reglas de programación Quitar una programación de un elemento Eliminar una programación Capítulo 21 Conjuntos de permisos Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 8

11 Tabla de contenido Información general sobre los conjuntos de permisos Permisos básicos Permisos extendidos Crear o editar un conjunto de permisos Editar permisos Capítulo 22 Usuarios, grupos y roles Usuarios Localizar a un usuario Crear o editar un usuario Propiedades de usuario Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Archivo de entrada para crear nuevos usuarios Activar o desactivar usuarios Cambiar el repositorio inicial de un usuario Ver los grupos a los que pertenece un usuario Reasignar elementos de un usuario a otro Eliminar un usuario Ver registros de administración de usuarios Grupos Crear o editar un grupo Propiedades de grupo Agregar o quitar miembros de un grupo Reasignar elementos de un grupo a otro Ver los grupos a los que pertenece un grupo Eliminar un grupo Roles Crear o editar un rol Propiedades de rol Agregar o quitar miembros de un rol Reasignar elementos deunrolaotro Ver los grupos a los que pertenece un rol Eliminar un rol Capítulo 23 Editorial Publishing Información general sobre Editorial Publishing Paletas de Smart Connection Vista del archivador Publicaciones Nodo Elementos de publicación Bandeja de entrada Configuración de Editorial Publishing Roles del flujo de trabajo editorial Seguridad y permisos requeridos Configuración de Editorial Publishing Configuración del nivel de sección, publicación y sistema Configuración del nivel de sistema Configuración del nivel de publicación Configuración del nivel de sección Configurar tipos de elementos Configurar la visibilidad de metadatos Configurar flujos de trabajo Configurar tipos de ejecutantes Configurar plantillas Tipos de objeto Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

12 Tabla de contenido Crear tipos de objeto Editar tipos de objeto Estados de flujodetrabajo Crear un estado de flujo de trabajo Editarunestadoexistente Plantillas de flujo de trabajo Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando el editor de plantillas incorporado Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando Business Process Manager Tipos de ejecutantes Crear un tipo de ejecutante Validar la configuración de publicación Trabajar con publicaciones Crear una publicación Crear una sección en una publicación Crear un número de una publicación Agregar un elemento a un número de publicación Eliminar una publicación, número o sección Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 10

13 Tabla de contenido Lista de figuras Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos yrolesdeunasala Figura 4. Archivador Publicaciones expandido Figura 5. Nodo Elementos de publicación expandido Figura 6. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing Figura 7. Pantalla Configuración del sistema Figura 8. Pantalla Configuración de publicación Figura 9. Pantalla Configuración de sección Figura 10. Vista de Tipos de elementos Figura 11. Vista de Visibilidad de metadatos Figura 12. Vista de Flujos de trabajo Figura 13. Vista de Tipos de ejecutantes Figura 14. Vista de Plantillas Figura 15. Ejemplo de plantilla con tres estados Figura 16. Enlace de validación en la pantalla de configuración Figura 17. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear Figura 18. Informe de validación de configuración Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

14 Tabla de contenido Listadetablas Tabla 1. Preferencias generales Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Tabla 3. Información de registro Tabla 4. Ficha Formatos Tabla 5. Definir más los términos de búsqueda Tabla 6. Número de capas en supervisión de la búsqueda Tabla 7. Roles de usuario para colas de trabajos Tabla 8. Estados del ciclo de vida comunes Tabla 9. Tipos de campos de la tabla de datos Tabla 10. Botones utilizados para dar formato a formularios Tabla 11. Propiedades comunes para registros formales normales Tabla 12. Propiedades comunes para registros formales Chapter Tabla 13. Propiedades comunes para registros formales Chapter Tabla 14. Solicitudes de biblioteca Tabla 15. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual Tabla 16. Preferencias de documento virtual Tabla 17. Reglas de programación Tabla 18. Permisos básicos Tabla 19. Permisos extendidos Tabla 20. Propiedades de usuario Tabla 21. Valores predeterminados para nuevos usuarios Tabla 22. Privilegios para crear o modificar grupos Tabla 23. Propiedades de grupo Tabla 24. Propiedades de rol Tabla 25. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función Tabla 26. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de lista Tabla 27. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en la vista de miniaturas Tabla 28. Accesos directos para desplazarse y seleccionar en una tabla Tabla 29. Accesos directos para desplazarse y realizar acciones en un formulario Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 12

15 Tabla de contenido 13 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

16 Prefacio En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describenenestemanual. Historial de revisión Historial de revisión Fecha de revisión 2007 Descripción Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 14

17 Prefacio 15 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

18 Capítulo 1 Repositorios En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Iniciar sesión en un repositorio, página 16 Explorar repositorios, página 19 Usar cuadros de diálogo de selección, página 22 Definir las preferencias, página 23 Abrir una ventana de repositorio adicional, página 25 Arrastrar y colocar, página 25 Clic con el botón derecho, página 26 Cambiar las vistas de archivo, página 26 Ver mensajes, página 26 Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 26 Ver la información del producto, página 27 Iniciarsesiónenunrepositorio Para iniciar sesión en un repositorio, debe disponer de la siguiente información: Digital Asset Manager URL Nombre del repositorio Elnombredeusuarioylacontraseñaparaelrepositorio. Digital Asset Manager Ubicación de la red (si procede) El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) Idioma (si procede) Para iniciar sesión en un repositorio: 1. En su navegador Web, escriba la URL de Digital Asset Manager. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 16

19 Repositorios Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Digital Asset Manager inicia la sesión automáticamente. Sáltese el resto del procedimiento. 2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio al que desea conectarse. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio. 4. En la lista Ubicación (si está disponible), seleccione la ubicación de la red de su organización desde la que accede a Digital Asset Manager. Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo. 5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Digital Asset Manager desde este equipo, seleccione Recordar credenciales la próxima vez? Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas si hace clic en Preferencias. 6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio. 7. Para seleccionar el idioma que utilizará Digital Asset Manager, haga clic en Más opciones yelija el idioma deseado. 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones ymarque Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes: Nota: si su organización utiliza Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), no puedecambiarsucontraseñadesdelapáginadeiniciodesesióndedigitalasset Manager. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escribalacontraseñaactualylanueva. d. Haga clic en Aplicar. 10. Haga clic en Inicio de sesión. Consulte también: Iniciar sesiónenotrorepositorio,página18 Cerrar sesión en todos los repositorios, página Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

20 Repositorios Definir los repositorios favoritos, página 18 Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio 1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento: a. Seleccione Agregar repositorio. b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Pasar a Paso 3. c. SielrepositorionosemostraraenlapáginaAgregar un repositorio,hagaclicen más repositorios. d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. e. Haga clic en Aceptar. f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y elija Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio. 4. Haga clic en Inicio de sesión. Cerrar sesión en todos los repositorios Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión. Definir los repositorios favoritos Para definir los repositorios favoritos 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione la ficharepositorios. 3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 18

21 Repositorios 4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar. 5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos yhagaclicenlaflechaarribaoabajo. 6. Haga clic en Aceptar. Explorar repositorios Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador Inicial contiene sus archivos y las carpetas personales. Webtop muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones. Pruebe cada una para ver cómo difieren las acciones: Haga clic en un nodo del panel de exploración. Haga doble clic en un nodo del panel de exploración. Hagaclicenelsignomássituadojuntoalnododelpaneldeexploración. Haga clic en una ubicación del panel de contenido. Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido. Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no sean adyacentes, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botón derecho y elija Seleccionar todo. Para cancelar la selección de un solo elemento, haga clic en él. Para cancelar la selección de un elemento en un grupo de elementos seleccionados, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento en cuestión. Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, haga cualquiera de las acciones siguientes: 19 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

22 Repositorios Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escribalacadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en. Para regresar a la lista original, haga clic en. Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista. Para mostrar las miniaturas, haga clic en y seleccione Miniatura. Para ocultar las miniaturas, haga clic en y seleccione Lista. Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado. Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en. Consulte también: Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 20 Explorar categorías, página 21 Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Este capítulo consta de los siguientes procedimientos: Para seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en el panel de contenido, página 20 Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente, página 21 Para quitar una columna de una lista, página 21 Para seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en el panel de contenido 1. Haga clic en Preferencias. 2. Seleccione lafichacolumnas. 3. Desplácese a la vista adecuada y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en laflechaparaagregar. d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 20

23 Repositorios 5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna yhagaclicenlaflechaparaquitar. 7. Haga clic en Aceptar dos veces. Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente 1. Accedaalalista. 2. En el encabezado de columna seleccione. 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento: a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar. b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que se mostrará en una columna. c. Haga clic en la flechaparaagregar. d. Repita del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar. 4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna yhagaclicenlaflecha arriba o abajo. 5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar. 6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Para quitar una columna de una lista 1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna y seleccione Quitar columna. Explorar categorías Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Digital Asset Manager se integra con EMC Documentum CI Server y si el repositorio 21 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

24 Repositorios se ha habilitado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza. Para desplazarse por las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos estándar de Digital Asset Manager para desplazarse por la estructura de la jerarquía. Si su organización utiliza categorías: Es posible que pueda enviar archivos para clasificación. Cuando crea un nuevo documento a partir de una plantilla, ésta puede especificar que el nuevo documento se enlace a una o varias categorías. Para enviar un archivo para clasificación 1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo. Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos alavez. 2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación. 3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar. Sivaaenviarvarios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Usar cuadros de diálogo de selección Para localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, realice una de estas acciones: Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación. Para volver a una ubicación anterior, haga clic en dicha ubicación en la ruta de exploración situada encima de la lista. Para buscaren un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, siestádisponible. Para mostrar sólo los elementos que empiezan por una determinada cadena de caracteres, escribalacadenadecaracteresenelcuadrodetextoqueestáencimadela lista y haga clic en Ir o (unooelotroaparecenjuntoalcuadrodetexto). Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 22

25 Repositorios Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 23, también debe hacer clic en el botón de flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista. Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista Definir las preferencias Para acceder a las preferencias, haga clic en Preferencias en la parte superior de la página Digital Asset Manager. Las preferencias determinan la configuración al iniciar sesión en Digital Asset Manager. La mayor parte de sus preferencias se almacenan en el repositorio. Si inicia sesión desde un equipo diferente, Digital Asset Manager todavía utilizará dicha configuración. Algunas preferencias, como las de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en su equipo local. Esas preferencias sólo se utilizan en ese equipo local. El administrador del sistema determina dónde se almacena cada tipo de preferencia. Este tema describe las preferencias generales que se aplican a Digital Asset Manager en conjunto. Para definir preferencias específicas de una función particular de Digital Asset Manager, consulte el capítulo o tema que trata sobre dicha función. Para definir las preferencias generales 1. Haga clic en Preferencias. 23 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

26 Repositorios 2. Seleccione la ficha General y complete los campos siguientes en Tabla1,página24: Tabla 1. Preferencias generales Campo La sección empezará en Ubicación de retirada Credenciales guardadas Diseño Arrastrar y soltar Autocompletar Descripción La página de Digital Asset Manager que se mostrará al iniciar sesión. La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retirada es la ubicación en el equipo donde Digital Asset Manager copia los archivos cuando se retiran del repositorio. Sus nombres de usuario y contraseñas para iniciar sesión automáticamente en ciertos repositorios. El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los elementos mostrados. Al seleccionar la casilla de verificación se habilita la función de arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto. Si la opción autocompletar está habilitada, cuando empiece a escribir textoenuncampo,estaopciónle muestra sugerencias para rellenar el campo. Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella. Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas con anterioridad. Cuando escribe información en una página de propiedades, autocompletar también le sugiere texto del diccionario de datos de Digital Asset Manager, así como de su registro de entradas anteriores. El diccionario de datos Digital Asset Manager proporciona texto común que todos los usuarios pueden introducir. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 24

27 Repositorios Campo Objetos ocultos Descripción Para borrar la caché de las palabras y frases que se hayan introducido anteriormente, haga clic en Restablecer. Digital Asset Manager muestra elementos ocultos. Un elemento oculto sólo está visible para un usuario con permiso Leer o Escribir sobre el elemento. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Abrir una ventana de repositorio adicional Para abrir una nueva ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > Nueva ventana. Arrastrar y colocar Para utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción correspondiente en las preferencias generales, tal como se describe en Definir las preferencias, página 23. Para realizar una acción con la operación de arrastrar y colocar 1. Desplácese al elemento que desea arrastrar y colocar. 2. Si el objetivo de colocar no está en el mismo panel, siga uno de estos procedimientos: En elpanelcontrario, en Digital Asset Manager, desplácese al destino. Abra una nueva ventana de Digital Asset Manager seleccionando Herramientas >Nuevaventanay desplácese al destino. 3. Haga clic en elelementoparaarrastrarloysigamanteniendopresionadoelbotón del ratón. 4. Sin soltar el botón del ratón, arrastre el elemento al objetivo de colocar. 5. Suelte el botón del ratón. 25 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

28 Repositorios Clic con el botón derecho Puede realizar una acción en un elemento si hace clic con el botón derecho en el elemento y selecciona la acción en el menú de acceso directo. Cambiar las vistas de archivo Digital Asset Manager incorpora una serie de vistas que facilitan la búsqueda rápida del archivo necesario. Los botones de cambio de vista aparecen en la parte superior de la pantalla y permiten cambiar entre las vistas de lista, cuadro de lista y miniaturas. La vista de lista muestra los archivos y las carpetas en una lista, con una miniatura e información en varias columnas cuyo tamaño se puede cambiar. La vista de cuadro de lista muestra una miniatura pero menos información, agrupada en cuadros. La vista de miniaturas sólo muestra miniaturas de cada archivo o carpeta. También puede seleccionar el tamaño de las miniaturas en la vista de miniaturas. Al pasar el ratón sobre la miniatura de un archivo de imagen se produce una vista previa en línea de la imagen. Ver mensajes Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando el botón Herramientas > Ver mensajes. Ver el estado de las operaciones en segundo plano Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado del trabajo. Una operación en segundo plano es una operación que Digital Asset Manager puede realizar mientras le permite efectuar otros trabajos. Por ejemplo, si registra un archivo yseleofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo globalmente, la operación global se realizará en segundo plano. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 26

29 Repositorios Ver la información del producto Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de Digital Asset Manager. La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK), sobre la que Webtop está construido. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web. 27 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

30 Capítulo 2 Archivos y carpetas En este capítulo se incluyen los siguientes temas: Crear archivos, página 28 Crear carpetas, página 29 Crear archivadores, página 30 Definir propiedades, página 30 Retirar y editar archivos, página 33 Ver un archivo sin retirarlo, página 40 Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40 Importar archivos en el repositorio, página 42 Exportar archivos del repositorio, página 43 Eliminar elementos del repositorio, página 44 Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 45 Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 45 Ver el Portapapeles, página 46 Enlaces, página 46 Suscripciones, página 51 Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 51 Exportar la información mostrada en una lista, página 52 Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio, página 53 Crear archivos Para crear un nuevo archivo 1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 28

31 Archivos y carpetas 3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado. 4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo. b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida. c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario. 5. En la ficha Información, defina las propiedades según proceda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 7. Haga clic en Terminar. Crear carpetas Para crear una nueva carpeta 1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. 3. En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 4. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 29 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

32 Archivos y carpetas 7. Haga clic en Terminar. Crear archivadores Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos. Para crear un nuevo archivador 1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores. 3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador. 4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca la información adicional que sea necesaria. 5. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 8. Haga clic en Terminar. Definir propiedades Para definir las propiedades de un elemento 1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá el cuadro de diálogo de propiedades. Este cuadro de diálogo contiene varias fichas, cada una de las cuales cubre la configuración que controla un área funcional determinada. Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 31. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 30

33 Archivos y carpetas El producto podría tener fichas adicionales que no se tratan en esta sección. Si precisa más información sobre otras fichas, consulte el tema de esta guía que trata las funciones de las fichas. Por ejemplo, efectúe una búsqueda por el nombre de la ficha en el índice o en la tabla de contenido de este documento. Si desea definir las propiedades de varios elementos, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra los valores de propiedad comunes a todos los elementos seleccionados. Cualquier cambio que realice se aplicará a todos los elementos que haya seleccionado. 3. Defina las propiedades según corresponda. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver las propiedades de dicho elemento. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Esposiblequeelproductotenga fichasadicionalesqueno sedescribenentabla 2, página 32. Para obtener información sobre otras fichas, utilice el Índice o la Tabla de contenido para buscar la función indicada en la ficha. 31 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6

34 Archivos y carpetas Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Tabulador Ficha Información Descripción Para editar las propiedades de esta ficha, siga uno de estos procedimientos: Escriba unnuevo valor en el cuadro de texto de la propiedad. Marque la casilla de verificación de la propiedad. Haga clic en Editar, enseleccionar o en el botón de calendario situado junto alapropiedad y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: Elija el nuevo valor en la lista o en el cuadro de diálogo de selección y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 22. Escriba el nuevo valor, haga clic en la flecha para agregar y haga clic en Aceptar. Siestádisponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Ficha Permisos Ficha Historial Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades. Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 267. Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones. Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 32

35 Archivos y carpetas Retirar y editar archivos Esta sección consta de los siguientes temas: Información general sobre retirada y edición, página 33 Retirar archivos, página 34 Registrar archivos, página 34 Cancelar la retirada de archivos, página 39 Ver archivos retirados actual y recientemente, página 39 Información general sobre retirada y edición Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas. Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager copiará o trasmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo. De forma predeterminada y según el sistema operativo, el directorio de retirada es el siguiente: Windows //Documentum/Retirada Macintosh Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo. Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada. Digital Asset Manager muestra junto a los archivos que haya bloqueado y junto a los archivos bloqueados por otros usuarios. 33 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6