LA POTENCIA DE GOOGLE AL SERVICIO DE TU CENTRO

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1 LA POTENCIA DE GOOGLE AL SERVICIO DE TU CENTRO Hasta este momento se han visto servicios que están disponibles para cualquier usuario y, con la única condición de disponer de una cuenta de Google, que además es gratuita. Para los usuarios avanzados existe una opción muy interesante: disponer del correo de Gmail, del calendario Calendar, de la edición de documentos on-line Docs y de la herramienta de construcción de sitios web Sites, pero todo personalizado para el dominio web que se desee. Este tema requiere algunos conceptos y conocimientos previos, que es conveniente revisar antes de proceder. Quizás la compleja terminología que se explica en este primer punto pueda apabullar a un usuario neófito, pero es necesario dominar la tecnología web para salir airoso de la puesta en marcha de Google Apps. En cualquier caso, la aventura y el objetivo final merecen la pena. Conocimientos previos Dirección IP A cada ordenador conectado a Internet se le asigna una dirección única, que está compuesta por cuatro números comprendidos entre 0 y 255, separados por puntos. Un ejemplo de dirección IP es y se utiliza para acceder a los servicios ofrecidos por el ordenador. En todas las comunicaciones internas establecidas para la comunicación entre máquinas por Internet se emplea la dirección IP como identificador del nodo de origen y del nodo de destino. No sólo los ordenadores conectados a Internet disponen de una dirección. Cualquier dispositivo susceptible de conectarse a Internet (móviles, agendas electrónicas, tabletas de Internet, etc.) tiene que tener su IP. También tienen su dirección otros dispositivos inteligentes de red como routers, puntos de acceso inalámbricos, etc. Página 1

2 Dominio Las direcciones IP son difíciles de recordar. Qué se retiene con más facilidad, iesbembezar.org o ? La forma canónica de leer los dominios es de derecha a izquierda, y cada nivel está separado por un punto. Así, hay dominios de primer nivel como.org,.net o.es, dominios de segundo nivel como.com.es,.org.es y así sucesivamente. Los dominios se alquilan por períodos múltiplos del año, y para ello hay que acudir a un agente registrador de dominios. El alquiler de un dominio suele oscilar entre 12 y 14 euros al año. Para evitar posibles problemas, hay que gestionar esta contratación con un agente de garantías, que establezca correctamente el propietario del mismo. A veces hay páginas que se anuncian con precios realmente baratos, pero que no establecen correctamente el propietario, lo que puede suponer un problema serio si hay que renovar el dominio por otro año o transferirlo a otro agente. Si no se tienen problemas con los idiomas, una muy buena opción es un agente francés que ofrece todas las garantías. En la página https://www.nic.es/listadoagentes/agenteregistrador/1447 está el listado oficial de todos los agentes que pueden registrar dominios.es. Domain Name System (DNS) El sistema de nombres de dominio es una manera de conectar los dos conceptos anteriores. En una primera aproximación, podría pensarse en el DNS coma una inmensa guía telefónica que relaciona nombres de dominio con direcciones IP. Este sistema es el responsable de que se pueda escribir en el navegador en lugar de tener que recordar la dirección Cuando la conexión a Internet se configura de forma manual, hay que indicar los servidores de nombres que va a utilizar el sistema para resolver las direcciones web. Esos servidores se indican mediante sus direcciones IP y los suele suministrar el proveedor de servicios. Habitualmente, se proporciona un DNS primario y otro secundario. Google también se ha apuntado a la resolución de nombres, y ha puesto en marcha un servicio con unos servidores cuyas direcciones son muy fáciles de recordar: y Uniform Resource Locator (URL) El URL o localizador uniforme de recursos es una ristra de caracteres que define de forma única e inequívoca a cada página web, imagen o archivo que está publicado en la red. En un URL típico como se distingue el protocolo de acceso (http es el normal, https es el que se usa en las webs seguras), el separador ( ://), el servidor (www.google.es) y la ubicación del recurso en el servidor (/). Página 2

3 En por ejemplo, protocolo, separador y servidor coinciden con el anterior, pero la ubicación del recurso en el servidor es diferente (/apps/intl/es/business/index.html). Publicación web El último campo en el que debe moverse con soltura alguien que quiera darse de alta en Google Apps es en la publicación web. Esto implica tener conocimientos en publicación de información en Internet. En concreto, debe ser capaz de gestionar dominios y de subir archivos al servidor para que se puedan ver desde cualquier sitio de la red. En algunas ocasiones, puede hacer falta manejar herramientas como algún cliente de FTP para alojar archivos locales en alguna ubicación remota. Cómo solicitar Google Apps Acción previa (registro de dominio) Antes de solicitar una cuenta de Google Apps, se debe disponer de un dominio, ya que los servicios se prestan de forma personalizada. Por ejemplo, antes de solicitar Google Apps para el I.E.S. Bembézar, hubo que adquirir el dominio iesbembezar.org. Más adelante se solicitará que se realicen algunas acciones sobre el dominio, como definir registros, para permitir que funcionen correctamente el correo y los demás servicios asociados a Google Apps. El registro, en tres pasos La dirección que hay que visitar para comenzar a disfrutar de los servicios personalizados de Google en versión educación es En esta pantalla de presentación se da información de las aplicaciones que se incluyen en esta edición y se dispone del botón Comparar ediciones y registrarse (en la zona superior derecha de la pantalla), que habrá que pulsar para comenzar el proceso de registro. El primer paso es obvio, indicar el nombre del dominio que se va a utilizar. El segundo es indicar los datos fundamentales de la persona que registra la cuenta de Google Apps y el tipo de edición que se solicita. Aquí es importante indicar que la cuenta es para la edición de educación. El tercer paso consiste en indicar el usuario y la contraseña del administrador del dominio y aceptar las condiciones del servicio propuestas por Google. Una vez cumplimentado este trámite, se accede al panel de control del dominio nuevo, que se describe posteriormente. Página 3

4 Cómo solicitar la edición para educación Tras completar correctamente el registro, se accede a una edición personal de Google Apps for your domain. Esta edición es básicamente la misma que la personal, que cuenta con acceso a todas las aplicaciones ya mencionadas (Gmail, Calendar, Docs, Sites, etc.), pero además con un suculento aumento de capacidad de las cuentas de correo a 25 GoB de capacidad y atención telefónica para resolver dudas o problemas. En cualquier caso, si se ha marcado en el proceso de registro la opción de edición para educación, se recibirá un correo solicitando los datos del centro educativo a que se refiere la cuenta para verificar que se trata de un centro educativo sin ánimo de lucro, al que habrá que contestar con la información requerida para pasar de una edición estándar a una de educación. Puesto que el proceso de revisión de cuentas por parte de Google es manual, pueden transcurrir algunos días entre la culminación del registro y la recepción del correo. Del mismo modo, al responder con la información solicitada sobre la actividad educativa del Centro, pueden pasar varios días hasta recibir la respuesta afirmativa y pasar a la edición de educación. Gestión de Google Apps For Your Domain Primeros pasos Lo primero que se debe hacer al acceder a Google Apps es confirmar que se puede configurar el dominio que se indicó en el proceso de registro. Para ello, hay dos opciones: poner una entrada específica en el dominio (CNAME) que apunte a los servidores de Google o bien subir un archivo HTML con un nombre concreto al servidor web. Con cualquiera de esas acciones se certifica que se tiene acceso al dominio que se ha indicado. Una vez solventado ese trámite, se accede al panel de control para poner en marcha cada uno de los servicios. Página 4

5 Panel de control Es el lugar que muestra el estado actual de los servicios de Google Apps (activado o desactivado), y que da acceso a la configuración particular de cada uno de ellos. El aspecto que presenta el panel de control es parecido al siguiente: Para acceder a la configuración de cada servicio, sólo hay que hacer clic en su título, por ejemplo en para tener acceso a todas las opciones de configuración. Al acceder a cada servicio, siempre hay una opción (que suele estar al final de la pantalla) para habilitar o inhabilitar la herramienta en cuestión. También se encuentra siempre disponible la selección del URL en el que se aloja el servicio. En este punto, cabe mencionar un par de opciones de configuración muy interesantes. En Calendar, existe una opción para crear recursos compartidos. Tal y como se explicó en su artículo, esto permite reservar on-line un aula o un proyector de vídeo, por ejemplo. En Docs, es interesante la sección de plantillas. Página 5

6 Usuarios y grupos Junto con el panel de control, es el apartado más importante de la administración. En la pestaña Usuarios se encuentra la relación de todas las cuentas de usuarios del sistema. Los resultados de los usuarios se pueden mostrar ordenados según el criterio que se quiera. Para ello, hay que hacer clic en el nombre del campo (por ejemplo, Nombre, Nombre de usuario o Último acceso). Se puede volver a hacer clic en el nombre del campo para invertir el orden de la selección (ascendente o descendente). Para editar un usuario, configurarlo y cambiar la contraseña hay que hacer clic en el nombre del usuario en cuestión. Además de la posibilidad de Crear un usuario nuevo (cuya funcionalidad es obvia), otra opción la mar de interesante en esta solapa es la de Subir muchos usuarios a la vez, sobre todo para el principio de curso, en el que hay que dar de alta muchas cuentas de profesores y de alumnos. Con esta pequeña herramienta, se permite subir a Google Apps un fichero CSV en el que cada línea representa a un usuario. En la pantalla que sale tras pulsar Subir muchos usuarios a la vez se describe cómo debe ser la estructura de un archivo CSV, y para generarlo, por ejemplo, se puede utilizar Google Docs. Una última opción que es interesante reseñar es la búsqueda de cuentas, que se encuentra siempre en la zona superior de la pantalla. Si por algo es conocido Google es por ser el mejor buscador de la red, así que toda esa experiencia con las búsquedas las ha aplicado a la localización de cuentas de usuario por cualquiera de sus parámetros. Página 6

7 La solapa Grupos no debe pasar desapercibida en el estudio de este apartado. En Apps, se entiende por grupo lo mismo que una lista de correo, esto es, una colección de direcciones de correo que reciben el mensaje que se le envíe al grupo. Un buen ejemplo de grupo sería Jefes de Departamentos que contendría las direcciones de todos los Jefes de Departamentos del Centro. Para hacer llegar una información a este grupo, sólo habría que mandar un mensaje de correo a y ese correo le llegaría a la cuenta individual de cada Jefe de Departamento. En la configuración de un grupo se pueden añadir tantas direcciones como se considere necesario, ya sean direcciones del dominio asociado con Apps o cualquier otra dirección de correo electrónico. Para crear un grupo nuevo hay que elegir la opción Crear un grupo nuevo; para modificar el nombre, la descripción de un grupo o los miembros del mismo hay que hacer clic sobre el nombre del grupo. Página 7

8 Algo a lo que hay que poner especial atención es a los permisos del grupo, para elegir si es público o privado y también para decidir quién puede mandar mensajes. Las situaciones más habituales es que puedan escribir tanto los propietarios como los miembros. De esta forma, se evita que llegue correo basura a la cuenta. Herramientas avanzadas Las herramientas avanzadas son una especie de cajón desastre que conjuga características que precisan de un amplio conocimiento técnico con otras que tienen una clara vertiente práctica. Aquí se van a mencionar algunas de las herramientas más prácticas. En Crear varios usuarios, la opción Actualización masiva de cuentas de usuario lleva al mismo sitio que la opción Subir muchos usuarios a la vez, ya descrita. En Informe, Ver el uso del servicio y los informes se puede acceder a una vistosa representación gráfica del uso del sistema. Apps también proporciona la opción de descargar esos informes en formato CSV, para almacenarlos y guardar un histórico de la cuenta. Página 8

9 En Informe, Configurar Google Analytics hay otro filón para analizar el tráfico del dominio en el que está alojado Google Apps. Analytics es un servicio de Google para webmasters, y es absolutamente imprescindible. Tras una configuración del sitio (que se sale fuera del ámbito de este manual, pero que no supondrá excesivos problemas a quien haya sido capaz de configurar Google Apps) se tiene acceso a unas estadísticas exhaustivas de cuántas visitas recibe el sitio, páginas más vistas, orígenes de los visitantes, informes y muchas otras características, a cual más interesante. Esta imagen es sólo una mínima muestra de lo que puede hacer Analytics. Para los amantes de las estadísticas, esta aplicación es imprescindible. En cualquier caso, recomiendo encarecidamente que se configure Apps para que interaccione con Analytics. Configuración del servicio Aquí se encuentra una opción que permite a los administradores ajustar de forma muy fina cuáles de los servicios ofertados por Apps van a estar disponibles para los usuarios y gestionar multitud de configuraciones de cada uno de ellos. Página 9

10 Habitualmente, cada servicio contiene estos apartados: Habilitar/Inhabilitar servicio, que suele aparecer al final de la página de configuración y que contiene un enlace para activar o para desactivar el servicio. Dirección web, un campo la mar de interesante, que permite personalizar la dirección de acceso a cada uno de los servicios. Suele estar al principio de la página de configuración. Opciones para compartir, un campo que aparece en las aplicaciones susceptibles de compartir información (Calendar, Docs, Groups, Wave y Sites) y que contiene las opciones que se cargan por defecto para los nuevos documentos. Las opciones que se indiquen aquí sólo se usan de forma predefinida, ya que el usuario puede luego modificar las opciones de compartición de cada documento. Otras opciones, que son específicas de algunos servicios que necesitan configuración adicional. Página 10

11 Conclusiones finales Si ha llegado hasta el final del documento enhorabuena! Apps es con mucha diferencia la herramienta de Google más compleja que se ha visto en esta serie de artículos. Seguramente el lector que haya repasado todo lo que aquí se cuenta esté un poco abrumado por la compleja terminología que se ha empleado y porque los procesos que se describen aquí no están tan detallados como en ediciones anteriores. Eso es porque la utilización de esta tecnología presupone que el perfil TIC del usuario que se quiera enfrentar a este reto debe ser de conocimientos de experto en web. En cualquier caso, apenas hay unas leves diferencias entre usar las aplicaciones proporcionadas por Google y emplear las copias personalizadas en el dominio del Centro. Pero la recompensa es importante: Se pueden administrar todos los usuarios, y además de forma masiva, con lo que es muy sencillo crear cuentas de usuario, actualizar las contraseñas a los usuarios que la han olvidado, etc. El hecho de disponer de un dominio personalizado supone una marca de calidad. Es mucho más profesional usar que una cuenta que acabe En Calendar, existe la posibilidad de compartir recursos, que no está disponible en la versión gratuita. En Sites, el límite de espacio para los sitios almacenados en el servicio es de 100 GoB, por lo que se elimina la restricción de 100 MoB por sitio que tiene la edición gratuita. Actualización continua, ya que Google va añadiendo aplicaciones a Apps de forma automática. Por todo lo anteriormente descrito, y a pesar de los escollos que puedan surgir en el camino, mi recomendación es probar cuanto antes Google Apps For Your Domain. Se puede aplicar toda la experiencia adquirida en los artículos anteriores, con el sello de calidad que supone utilizar un dominio propio, con la ventaja de disponer de un servicio de mucha calidad a un precio que cualquier Centro se puede permitir. Coordinador TIC del I.E.S. Bembézar Algunos derechos reservados. Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-Compartir bajo la misma licencia 3.0 España de Creative Commons. Para ver las condiciones de esta licencia, visite Página 11

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