MANUAL OPERATIVO OPERADORES ZONALES DE VIVIENDA

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1 MANUAL OPERATIVO OPERADORES ZONALES DE VIVIENDA NOVIEMBRE DE 2012

2 Fondo Adaptación 2 Número Documento Fecha de expedición Fecha de publicación / notificación Modificación Descripción Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

3 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 3 TABLA DE CONTENIDO 1 MARCO GENERAL 2 EL FONDO ADAPTACIÓN 2.1 Marco Normativo 2.2 Objetivos 3 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN 3.1 Mitigación del riesgo 3.2 Participación Comunitaria 3.3 Criterios técnicos sectoriales 4 CONCEPTOS BÁSICOS 5 INTERVENCIÓN EN EL SECTOR VIVIENDA 5.1 Estrategia de Intervención zonal 5.2 Fases de la intervención Fase I Verificación de la Demanda (Validación de Reunidos) e Identificación de Oferta Fase II - Plan de Intervención Fase III Acompañamiento Social y Socialización Fase IV Ejecución 6 ESQUEMA OPERATIVO PARA LA EJECUCIÓN 6.1 Gestión financiera Costos de verificación Costos administrativos y honorarios Transferencias Gastos reembolsables 6.2 Proceso de asignación de soluciones de vivienda 6.3 Legalización y entrega de las viviendas Transferencia y legalización de las viviendas Entrega de las viviendas 6.4 Gestión de información 6.5 Vestuario y manejo de imagen 7 PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.1 Interventor Contractual 7.2 Informes y documentos sujetos de aprobación Informes asociados a los pagos Otros documentos para aprobación del Interventor Contractual 7.3 Auditoría Fondo Adaptación 8 ANEXOS 8.1 Manual de Contratación y Supervisión del Fondo Adaptación Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

4 Fondo Adaptación Flujograma de incorporación de la gestión del riesgo en proyectos de inversión sectorial del Fondo Adaptación 8.3 Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación Sector Vivienda 8.4 Base de Datos del Registro Único de Damnificados, Reunidos 8.5 Cruces de Información 8.6 Lineamientos para validar el estado de las viviendas reportadas 8.7 Protocolo para el levantamiento de archivo fotográfico 8.8 Formato de declaración de veracidad de la información 8.9 Elegibilidad 8.10 Especificaciones técnicas mínimas 8.11 Formato de Informe de Avance del Proceso de Verificación 8.12 Diccionario de datos del Registro Único de Damnificados por la emergencia invernal 2010 del DANE 8.13 Modelo Entidad-Relación del Registro Único de Damnificados por la emergencia invernal 2010 del DANE Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

5 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 5 1 MARCO GENERAL 1.1. Introducción El fenómeno de La Niña alteró el clima de Colombia desde el comienzo de su formación en el mes de junio de 2010, sobreponiéndose a la temporada invernal que venía presentándose desde el mes de abril. Esto ocasionó las lluvias más intensas y abundantes registradas en la historia del país, sobre todo en las regiones caribe, andina y pacífica. Además, ocasionó la ausencia de la usual temporada seca de mitad de año en el norte y centro de la región andina. Las severas inundaciones y deslizamientos generaron daños en las vías rurales y urbanas, pérdidas de zonas agrícolas, destrucción de centros educativos, hospitales, viviendas e infraestructura de servicios públicos. Se calcula que casi 4 millones de personas se vieron afectadas, 28 de los 32 departamentos del país sufrieron los efectos de las lluvias, más de familias reportaron sus viviendas como destruidas y más de sedes educativas fueron afectadas. En fin, los daños sociales, económicos y ambientales resultaron ser incalculables. La gravedad de la situación superó la capacidad de respuesta local y regional e hizo necesario tomar medidas urgentes desde el nivel nacional. En este contexto, el gobierno central creó dos instrumentos para conjurar la crisis y fortalecer la capacidad económica del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres: la Subcuenta Colombia Humanitaria del Fondo Nacional de Calamidades, para atender las fases de atención y rehabilitación, y el Fondo Adaptación, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para las etapas de reconstrucción y construcción. Así pues, el Fondo Adaptación se concibió como la entidad encargada de dar una respuesta estructural a la problemática generada por el fenómeno de La Niña , y de convertir esta tragedia en una oportunidad de desarrollo para el país. De acuerdo con el Plan de Acción Específico para el manejo de la emergencia, corresponde al Fondo Adaptación intervenir en 3 de los 5 ejes estructurantes de atención, a saber: Infraestructura, Desarrollo Económico y Sostenibilidad Ambiental. En aras de dar mayor operatividad a esta tarea, el Consejo Directivo del Fondo Adaptación decidió dividir las inversiones del Fondo en 8 sectores estratégicos: transporte; vivienda; agua potable y saneamiento básico; salud; medio ambiente; deporte, ICBF, cultura y educación; mitigación del riesgo; y reactivación económica. Para cada uno de estos sectores, el Fondo Adaptación ha liderado un proceso de diseño y estructuración de las intervenciones previstas, en busca de asegurar la mayor eficiencia y transparencia en el proceso de ejecución de las mismas. Como parte de esta tarea, se ha estructurado el presente Manual Operativo, que se constituye en una guía de operaciones para la implementación de los proyectos del sector vivienda, en particular, en lo relacionado con la atención de las viviendas registrada como destruidas en el Registro Único de Damnificados Reunidos dentro del Programa nacional de reubicación y reconstrucción de viviendas para la atención de hogares damnificados y/o localizados en zonas de alto riesgo no mitigable afectados por los eventos derivados del Fenómeno de La Niña Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

6 Fondo Adaptación Objetivo del Manual Operativo El propósito del presente Manual Operativo es definir los términos, condiciones, requisitos y procedimientos bajo los cuales deberá llevarse a cabo la reconstrucción y construcción de viviendas destruidas reportadas en el Registro Único de Damnificados, sirviendo como guía de operaciones de todos los actores involucrados. El alcance del presente manual se enmarca en las obligaciones pactadas con los Operadores Zonales, como guía de los requerimientos técnicos y profesionales que se deberán tener en cuenta para la realización de lassiguientes actividades a llevar a cabo, estas actividades se mencionan a continuación: a. El proceso de verificación del Registro Único de Damnificados. b. LosPlanes de Intervención que se realizan a partir de los resultados, parciales o totales, de la verificación del Registro Único de Damnificados, el análisis de oferta y de demanda de vivienda de interés social y prioritario y el informe de riesgos de cada municipio. c. La provisión de soluciones de vivienda para los beneficiarios elegibles del Fondo Adaptación Usuarios del Manual Operativo Este Manual Operativo está dirigido a: a. Equipo Interno y de supervisión del Fondo Adaptación. b. Operadores Zonales del Fondo Adaptación. c. Interventor Contractual de los Operadores Zonales. d. Personas registradas en el Registro Único de Damnificados, objeto de intervención del Programa de Vivienda. e. Personas naturales o jurídicas que desarrollen proyectos de vivienda de interés prioritario directa o indirectamente con el Fondo Adaptación Actualizaciones y Modificaciones del Manual Operativo El Manual Operativo, más que un documento definitivo, es un documento en permanente actualización y construcción; de acuerdo con las necesidades o requerimientos que se presenten en el proceso de ejecución, este manual será revisado, modificado, actualizado o complementado por parte del Fondo Adaptación y sus modificaciones o ajustes harán parte integral del mismo. El manual es de obligatorio cumplimiento y será adoptado mediante resolución la cual será publicada en el diario oficial. De ser necesario, el Fondo Adaptación podrá facilitar su comprensión mediante circulares que atiendan las particularidades que surjan durante el proceso de ejecución. Si resulta necesaria la modificación de algún aparte del manual, esta se realizará mediante resolución. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

7 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 7 2 EL FONDO ADAPTACIÓN 2.1 Marco Normativo Mediante el Decreto 4580 del 7 de diciembre de 2010, y con base en el artículo 215 de la Constitución Política, el Gobierno Nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional. Una vez declarado el estado de emergencia, mediante el Decreto 4819 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación como una entidad descentralizada del orden nacional con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el objeto de atender la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el Fenómeno de la Niña Los Decretos 2962 y 4808 de 2011, ajustados a los mandatos establecidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, reglamentaron el régimen contractual del Fondo Adaptación. Se dispuso que los contratos que celebre el Fondo para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado. En particular, se definieron tres modalidades contractuales para el Fondo Adaptación: selección directa; convocatoria cerrada y convocatoria abierta. Finalmente, la resolución N 001 del 10 de febrero de 2012 adoptó el manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, el cual hace parte integral del presente manual (Ver Anexo 1). 2.2 Objetivos De acuerdo con su decreto de creación, el objetivo general del Fondo Adaptación es identificar, estructurar y gestionar proyectos, ejecutar procesos contractuales, disponer y transferir recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por el fenómeno de La Niña y demás acciones que se requieran con ocasión de dicho fenómeno, así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

8 Fondo Adaptación 8 3 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN Todas las intervenciones del Fondo Adaptación están sustentadas en dos pilares fundamentales: mitigación del riesgo y participación comunitaria. Adicionalmente, se considerarán, en cada caso, criterios técnicos específicos aplicables a cada sector. 3.1 Mitigación del riesgo De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 literal d, de la Ley 388 de 1997, en la elaboración y adopción de sus Planes de Ordenamiento Territorial, los municipios y distritos deben tener en cuenta la conservación y protección del medio ambiente y los recursos naturales y la prevención de amenazas y riesgos naturales. Así mismo deben definir las políticas, directrices y regulaciones sobre prevención de amenazas y riesgos naturales, señalar y localizar las áreas de riesgo para asentamientos humanos, así como las estrategias de manejo de zonas expuestas a dichas amenazas y riesgos. En esta misma línea, la Ley 1523 de 2012, marco normativo para la gestión del riesgo en la cual se inscribe la actuación del Fondo Adaptación, establece que todo proyecto de inversión debe incluir un análisis de riesgo de desastres ( ) cuyo detalle estará definido en función de la complejidad y naturaleza del proyecto en cuestión. Así mismo, el Decreto 4819 de 2010 establece como una de las finalidades del Fondo, impedir definitivamente la prolongación de los efectos de fenómeno de La Niña , tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y la protección de la población de las amenazas ambientales. Teniendo en cuenta lo anterior, el Fondo Adaptación se basará en la información suministrada por los Entes Territoriales, para la toma de decisiones de sus intervenciones. Para el caso de vivienda, el Operador Zonal deberá verificar la consistencia de la información y, en los eventos en que las autoridades territoriales no cuenten con la información de riesgo necesaria, o esta no sea suficiente, adelantará la contratación de estudios que subsanen la deficienciade información necesaria para el desarrollo de su objeto legal. Es necesario tener en cuenta que todo proyecto está expuesto a dos tipos de riesgos: i) riesgos internos o inherentes a su naturaleza, relacionados con la probabilidad de falla o pérdida de control del mismo; y ii) riesgos externos que dependen del entorno físico natural, construido o socioeconómico, donde se desarrolla el proyecto. Los riesgos asociados a inundaciones, remoción en masa, socavación lateral de ríos, entre otros eventos, conocidos como riesgos de desastre natural o socionatural, hacen parte de este segundo tipo y corresponden al objeto del Fondo. De acuerdo con lo anterior, los proyectos que se lleven a cabo deben considerar una evaluación integral del riesgo, que incluya el análisis de las amenazas naturales o socio-naturales a las cuales se encuentra expuesto el proyecto y las exigencias de estabilidad y funcionalidad que éste requiere para reducir su vulnerabilidad frente a las amenazas identificadas. Para determinar dichas exigencias es necesario definir los niveles de riesgo aceptable, con base en los cuales se diseñará el proyecto. Igualmente, es necesario considerar los riesgos que el desarrollo de los proyectos puede generar para el entorno, y sus medidas de manejo. El siguiente cuadro muestra la incorporación de la gestión del riesgo en cada una de las fases de la intervención y define las acciones a seguir para su efectiva incorporación: Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

9 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 9 FASES DE LA INTERVENCIÓN VERIFICACIÓN INCORPORACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO Se adelanta la verificación de la afectación, para constatar que las acciones que se vayan a realizar estén de acuerdo con el objetivo misional del Fondo Adaptación, y contribuyan a reducir el riesgo frente a eventos similares a los desencadenados por el Fenómeno de la Niña ACCIONES A SEGUIR El Operador Zonal debe verificar que la infraestructura ha sido impactada por eventos generados por el Fenómeno de la Niña , considerando información primaria y secundaria como: Evaluación de daños -UNGRD Identificación del tipo de evento y de la naturaleza del daño en campo Georeferenciación de elemento afectado PLANEACIÓN Se deben identificar y evaluar las amenazas a las cuales está expuesta la zona donde se van a realizar las intervenciones. La amenaza corresponde a la probabilidad de ocurrencia de un evento (inundación, deslizamiento, avenida torrencial, socavación lateral de ríos,etc.) en un tiempo y área de influencia determinados. La evaluación de amenaza debe permitir establecer diferentes escenarios de amenaza para eventos con diferente probabilidad de ocurrencia e intensidad Para tomar decisiones a escala local, es necesario contar con evaluaciones de amenaza al menos a escala semi-detallada (1: :5.000) y probabilidad de ocurrencia para un tiempo determinado, no inferior a 100 años. En algunos casos, estas evaluaciones deben llevarse a mayor escala de detalle, de acuerdo con las características del proyecto y las particularidades de la zona. El Operador Zonal debe confirmar si se cuenta con la siguiente información de la zona donde se ubica el proyecto: Estudios de amenaza por remoción en masa, socavación lateral o inundación a escala semi-detallada 1: a 1:5.000). Estudios de zonificación geotécnica o de susceptibilidad o mapas geomorfológicos. Mapas de amenaza que han definido el uso del suelo en el POT en cada municipio, según lo dispone la Ley 388 de Información recopilada a través de los organismos nacionales y locales de atención de emergencia (mapas históricos de desastres, reportes de recurrencia histórica de eventos, reportes periodísticos, etc) Si no se cuenta con información de amenaza, se debe identificar si el Fondo Adaptación cuenta con estudios de este tipo o los está desarrollando. De no existir estos estudios, se debe hacer una revisión que identifique todas las intervenciones del Fondo en el área específica, para determinar el alcance del estudio de amenaza a realizar en dicha área; de tal manera que éste incluya Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

10 Fondo Adaptación 10 FASES DE LA INTERVENCIÓN INCORPORACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO ACCIONES A SEGUIR lo que otros sectores puedan necesitar en el futuro. Una vez establecido este alcance, se deben realizar los estudios que permitan obtener la zonificación de amenaza semidetallada, para el área de influencia de todas las intervenciones del Fondo en la zona. Para esto, el sector del Fondo Adaptación que intervenga primero la zona afectada, contratará el estudio de amenaza por remoción en masa, socavación lateral en ríos o inundación a escala 1: :5.000, de acuerdo a las condiciones específicas y los demás sectores se acogerán a él. En el caso en que la información de amenaza así lo permita,el Operador Zonal tomarála determinación de continuar o no con el proceso de análisis de riesgo para determinar qué modalidad de intervención se requiere. que han definido el uso del suelo en el POT en cada municipio, según lo dispone la Ley 388 de Información recopilada a través de los organismos nacionales y locales de atención de emergencia (mapas históricos de desastres, reportes de recurrencia histórica de eventos, reportes periodísticos, etc). Si no se cuenta con información de amenaza, se debe identificar si el Fondo Adaptación cuenta con estudios de este tipo o los está desarrollando. De no existir estos estudios, se debe hacer una revisión que identifique todas las intervenciones del Fondo en el área específica, para determinar el alcance del estudio de amenaza a realizar en dicha área; de tal manera que éste incluya lo que otros sectores puedan necesitar en el futuro. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

11 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 11 FASES DE LA INTERVENCIÓN INCORPORACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO ACCIONES A SEGUIR Una vez establecido este alcance, se deben realizar los estudios que permitan obtener la zonificación de amenaza semidetallada, para el área de influencia de todas las intervenciones del Fondo en la zona. Para esto, el sector del Fondo Adaptación que intervenga primero la zona afectada, contratará el estudio de amenaza por remoción en masa, socavación lateral en ríos o inundación a escala 1: :5.000, de acuerdo a las condiciones específicas y los demás sectores se acogerán a él. En el caso en que la información de amenaza así lo permita,el Operador Zonal tomarála determinación de continuar o no con el proceso de análisis de riesgo para determinar qué modalidad de intervención se requiere. Con base en el análisis de amenaza se adelanta el análisis de vulnerabilidad, quepermite determinar las condiciones que hacen que el proyecto pueda verse afectado por la ocurrencia de una amenaza, cuantificando la población potencialmente afectada, así como la infraestructura que puede ser dañada, el impacto en la productividad y en la estructura social de la población involucrada, etc. Una vez se cuente con los estudios de amenaza a nivelsemidetallado, cada Operador Zonal debe analizar, de acuerdo con los requerimientos, la necesidad de complementar la evaluación de amenaza, esto es, llevar a una escala de detalle (1:1.000). Con base en el análisis de amenaza definido, se debe proceder a realizar el análisis de vulnerabilidad de la infraestructura sectorial requerida, a escala detallada (1:1.000). La vulnerabilidad se puede evaluar desde tres aspectos: Exposición Resistencia o fragilidad Resiliencia Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

12 Fondo Adaptación 12 FASES DE LA INTERVENCIÓN FORMULACIÓN DEL PROYECTO INCORPORACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO Finalmente, se adelantará un análisis de riesgo,el cual consiste en el análisis de daños y pérdidas probables, considerando los factores de vulnerabilidad identificados y los diferentes escenarios de amenaza (el nivel de daño varía para cada escenario de amenaza). Con base en este análisis se debe establecer el nivel de riesgo aceptable con el que se va a diseñar, y las medidas de reducción del riesgo que se incorporarán en el proyecto, con el fin de reducir la probabilidad de pérdida. Definición y análisis de las alternativas de solución. De acuerdo con los escenarios de riesgo evaluados, se deben diseñar alternativas de reducción del riesgo, las cuales pueden comprender un conjunto de medidas estructurales y no estructurales (por ejemplo, alternativas de relocalización, técnicas constructivas adaptativas, obras de mitigación, etc.), con las cuales se plantea desarrollar el proyecto. Selección de alternativas, consiste en cuantificar los beneficios y los costos asociados a la inclusión de las medidas y acciones identificadas para la reducción del riesgo, en los diferentes escenarios evaluados y seleccionar la alternativa más costo-eficiente, dados los niveles de riesgo aceptable que se hayan definido. El análisis debe incluir el cálculo del riesgo remanente para la alternativa seleccionada y las indicaciones para su manejo. ACCIONES A SEGUIR Corresponde al Operador Zonal realizar este análisis puesto que la vulnerabilidad está dada por la localización y la naturaleza de los elementos expuestos frente a las amenazas identificadas. Como producto del cruce de información de la evaluación de amenaza y el análisis de vulnerabilidades identificadas, se determinarán los posibles efectos sobre el proyecto, considerando: daños físicos y efectos directos e indirectos por daños. En esto consiste el análisis de riesgo. A partir del análisis de riesgo, se deben identificar las alternativas de gestión del riesgo, ya sea para reducir la vulnerabilidad (localización, tamaño, tecnología, especificaciones de construcción, etc) o para reducir la amenaza (obras de ingeniería, estrategias de manejo de cuencas, etc). Se debe realizar un análisis costo/ beneficio de la implementación de las obras tendientes a mitigar el riesgo (medidas para reducir amenaza y medidas para reducir vulnerabilidad), incluyendo los beneficios sociales asociados dentro del análisis. Con base en dicho análisis, el Operador Zonal tomará la decisión sobre las medidas a ejecutar, tendientes a reducir o mitigar el riesgo. Posteriormente, constatará que los futuros diseños involucren las recomendaciones definidas; de ya existir los diseños, es necesario verificar que estos consideren las recomendaciones definidas. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

13 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 13 FASES DE LA INTERVENCIÓN EJECUCIÓN INCORPORACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO Adopción de medidas de mitigación del riesgo, tanto estructurales como no estructurales y modificación, si procede, del diseño y mecanismos de ejecución ACCIONES A SEGUIR Se ejecutarán los proyectos considerando las medidas de gestión del riesgo adoptadas. Es necesario hacer seguimiento a la ejecución de las intervenciones y, una vez finalizadas, determinar la reducción del riesgo real obtenida con las mismas. Como complemento de lo anterior, los nuevos proyectos a formular y ejecutar requieren la incorporación de un análisis de riesgo de desastres acorde al artículo 38 de la Ley 1523 de Las actividades descritas anteriormente son responsabilidad de los Operadores Zonales, quienes tendrán el apoyo y asesoría de la Subgerencia de Riesgos del Fondo Adaptación para la correcta toma de decisiones. El Anexo 2 presenta el flujograma con los pasos del proceso anteriormente señalado: 3.2 Participación Comunitaria Al ser el Fondo Adaptación una entidad del Estado que maneja recursos públicos y tener la misión de realizar intervenciones que beneficien directamente a la las personas afectadas por el fenómeno la Niña , es indispensable que, durante las diferentes etapas del proceso, estas personas sean involucradas con el fin de procurar que las intervenciones se realicen de manera transparente e incluyente. Esto contribuirá a propiciar sentido de pertenencia en los usuarios finales y, por ende, fomentará la sostenibilidad de los beneficios generados por la intervención. Los criterios mínimos por los cuales se deben regir todas las actuaciones del Fondo Adaptación son los siguientes: Respeto por la persona: Todo ciudadano debe recibir un trato digno y considerado por parte del Fondo y sus contratistas. Comunicación de doble vía: El Fondo y sus Operadores Zonales deben mantener informada a la comunidad y autoridades locales y regionales acerca de las intervenciones adelantadas en cada municipio a través de estrategias sociales de participación y comunicación. Así mismo deben establecer canales que permitan recibir retroalimentación por parte de la comunidad. Sostenibilidad: El Fondo busca favorecer la participación ciudadana en sus intervenciones partiendo de la responsabilidad de las comunidades como usuarios de las mismas. Para esto, es necesario promover acciones que fomenten la sostenibilidad de las obras y valorar los conocimientos de la comunidad. Atención al ciudadano: El Fondo y sus Operadores Zonales deben dar oportuna respuesta a quejas, solicitudes, reclamos y sugerencias, de los ciudadanos de acuerdo con la normativa legal establecida. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

14 Fondo Adaptación 14 El Operador Zonal de vivienda del Fondo Adaptación debe garantizar la participación comunitaria en cada una de las fases de los procesos de intervención. Para ello los Operadores deberán establecer servicios de atención al ciudadano que permitan entablar una comunicación de doble vía con la comunidad. Éstos podrán variar en número, ubicación, horario y manera de operación, dependiendo de la fase en la que se encuentre la intervención y obedeciendo a las necesidades detectadas por el operador, el Fondo Adaptación o la comunidad, y pueden ser desde una cartelera hasta una oficina completa de atención. Los medios para fomentar la participación deben adaptarse a las particularidades de las comunidades que se atenderán. El Anexo 3 presenta el Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación para el sector vivienda, el cual será la base para la implementación de la estrategia.. Finalmente, es necesario tener en cuenta que pueden existir personas cuyas viviendas hayan sido destruidas y, por una u otra razón, no aparezcan en el Registro Único de Damnificados, es recomendable que el Operador Zonal promueva que las autoridades locales definan un mecanismo de atención para estas personas, con el fin de lograr que se les brinde la atención requerida y, al mismo tiempo, evitar posibles interrupciones a su labor. 3.3 Criterios técnicos sectoriales Para garantizar que las viviendas entregadas por el Fondo cumplan con los estándares de calidad, se exige el cumplimiento de las siguientes condiciones: Que se trate de viviendas que cumplan con las normas técnicas mínimas en materia de construcción, entre otras, RAS-2000, RETIE, NSR-10, con la finalidad de que se garanticen condiciones de calidad, seguridad estructural y habitabilidad. Que tengan correspondencia con los Planes de Ordenamiento Territorial Municipales. Que cuenten con obras de urbanismo y servicios públicos, en los casos de nuevos proyectos. Que, en lo posible, cuenten con equipamientos e infraestructura social Que cuenten con las licencias de construcción y urbanización, debidamente expedidas por la entidad competente y de acuerdo a las normas vigentes. Que cuenten con los estudios de suelos requeridos Que cuenten con los estudios de riesgo y vulnerabilidad, según lo dispuesto en el Decreto 1523 de 2012 Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

15 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 15 4 CONCEPTOS BÁSICOS Para efectos del presente Manual se establecen las siguientes definiciones: MODALIDADES DE TENENCIA En consideración a las normas, el Código Civil, la Ley 160 de 1994, la Ley 1001 de 2005, el Decreto 4825 de 2011 y el artículo 123 de la Ley 388 de 1997, las siguientes son las definiciones aplicables a los conceptos relacionados con la tenencia de vivienda. Arrendatario: Es quien detenta su condición por causa de un contrato de arrendamiento verbal o escrito y satisface, en o con el predio, sus necesidades básicas de vivienda. Mejoratario: Es quien construye, a su costa y riesgo, mejoras en terreno ajeno. Puede acreditar diferentes modalidades de tenencia. Ocupante: Se entiende como ocupante aquella persona asentada en viviendas cuyo valor corresponda a los parámetros establecidos para la Vivienda de Interés Social, y que corresponda a un inmueble fiscal de propiedad de una entidad pública. Poseedor: Es quien detenta un bien inmueble con ánimo de señor o dueño, conforme a cuanto dispone el Código Civil en la materia. Propietario: Es quien tiene derecho de propiedad sobre el bien inmueble. Tenedor: Es quien ejerce tenencia sobre una cosa, no como dueño sino en lugar o a nombre del dueño. El acreedor,el prendario, el secuestre, el usufructuario, el usuario o el que tiene derecho de habitación, son meros tenedores de la cosa. ACTORES DE LA INTERVENCIÓN Operador Zonal: Los Operadores Zonales tienen como obligación contractual desarrollar las actividades necesarias para proveer soluciones de vivienda en las zonas afectadas, en el marco del programa de reubicación y reconstrucción de viviendas afectadas por los eventos derivados del Fenómeno de La Niña El Operador Zonal es responsable de la verificación del Registro Único de Damnificados, la ejecución y entrega de la solución de vivienda con la calidad esperada y en el tiempo acordado. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

16 Fondo Adaptación 16 Los Operadores Zonales son instituciones privadas sin ánimo de lucro con la capacidad financiera, jurídica y técnica para que, en cumplimiento de sus compromisos contractuales, desarrollen todas las actividades relacionadas con la identificación, adquisición, construcción y reconstrucción de vivienda en las zonas afectadas. Fueron seleccionados de acuerdo con su experiencia, capacidad y disponibilidad en las diferentes regiones del país. El Fondo Adaptación puede fungir como Operador Zonal, en aquellos casos en los que así se requiera. Entes Territoriales Los departamentos y municipios son instituciones públicas cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población de su respectivo territorio. Basados en este concepto, el Fondo Adaptación adelantará su gestión conjuntamente con las autoridades locales, teniendo en cuenta que éstas tienen a su cargo acciones dirigidas a la atención de las necesidades y el desarrollo de su región. Con esto el Fondo espera lograr que la intervención cumpla con los compromisos generados en cada región. Interventor contractual: Persona natural o jurídica que ejercerá las funciones de supervisión técnica, legal y financiera de los Operadores Zonales, de acuerdo con el alcance de la intervención, las obligaciones contractuales y con los requerimientos establecidos en el presente manual. Este interventor verificará el cumplimiento de las condiciones contractuales y lineamientos operativos que defina el Fondo para el desarrollo de los contratos que ejecuten los Operadores Zonales. Las actividades desarrolladas por el Interventor Contractual se deberán realizar en cuatro fases: (i) Interventoría en el montaje del esquema operativo; (ii) Supervisión a la implementación y transición entre la verificación y la definición de los Planes de Intervención; (iii) Supervisión y control de la etapa de ejecución de los Planes de Intervención; y (iv) Cierre y liquidación de los contratos de Operadores Zonales. Interventor de obra: Persona natural o jurídica que ejerce vigilancia para la correcta ejecución de las obras a cargo del operador, mediante la supervisión, coordinación y control a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato de obra. El objeto de esta interventoría consiste en supervisar, controlar y vigilar lasacciones del subcontratista, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, lasactividades administrativas, legales y financieras, establecidas en el marco del contrato o convenio celebrado con cada Operador. La contratación de esta interventoría será responsabilidad de los Operadores Zonales y los costos asociados a esta, están incluidos en los valores definidos por el Fondo para cada modalidad de vivienda. En los casos en que el constructor no sea el mismo Operador Zonal, éste podrá ejercer la interventoría de manera directa. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

17 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 17 GESTIÓN DEL RIESGO Amenaza: Corresponde a la probabilidad de ocurrencia de un evento (inundación, deslizamiento, avenida torrencial, socavación lateral de ríos, etc.) en un tiempo y área de influencia determinados. Vulnerabilidad: Mecanismo para determinar las condiciones que hacen que el proyecto pueda verse afectado por la ocurrencia de una amenaza, cuantificando la población potencialmente afectada, así como la infraestructura que puede ser dañada, el impacto en la productividad y en la estructura social de la población involucrada. Riesgo: Análisis de daños y pérdidas probables, considerando los factores de vulnerabilidad identificados y los diferentes escenarios de amenaza (el nivel de daño varía para cada escenario de amenaza). Con base en este análisis se establece el nivel de riesgo aceptable con el que se va a diseñar, y las medidas de reducción del mismo que se incorporarán en el proyecto, con el fin de reducir la probabilidad de pérdida. OTROS CONCEPTOS ASOCIADOS Registro Único de Damnificados (Reunidos) Mediante los Decreto 4702 de 2010 (Parágrafo 2 del artículo 5 ) y 4830 del mismo año (artículo 3 ), el gobierno nacional estableció que, para efectos de superar la situación de desastre y emergencia económica, social y ecológica declarada mediante el Decreto 4580 de 2010, el DANE coordinaría la elaboración del Registro Único de Damnificados, fuente que debe utilizar el Fondo Adaptación para dimensionar la afectación generada por los eventos derivados del Fenómeno de La Niña y para guiar su intervención.el Anexo 4 contiene una descripción detallada de la base. Vivienda: Lugar estructuralmente separado e independiente ocupado o destinado a ser ocupado por una familia o grupo de personas que viven juntos, o por una persona que vive sola. Vivienda de Interés Social (VIS): De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2190 de 2009, la Vivienda de Interés Social es aquella que reúne los elementos que aseguran su habitabilidad, estándares de calidad en diseño urbanístico, arquitectónico y construcción, cuyo valor máximo es de ciento treinta y cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (135 SMMLV). Vivienda de Interés Prioritario (VIP): Aquella vivienda de interés social, cuyo valor máximo es de setenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (70 SMMLV). Vivienda Convencional: Aquella vivienda cuyo sistema constructivo se encuentra contenido en la norma NSR-10. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

18 Fondo Adaptación 18 Vivienda no Convencional: Aquella vivienda producto de un sistema constructivo alternativo, que cumple con los parámetros de la normativa vigente. La vivienda no convencional incluye la vivienda prefabricada, alternativa o modular. Vivienda Destruida (Pérdida Total): Son viviendas en pérdida total las que presentan daños severos en sus elementos estructurales (cimientos, muros portantes, columnas, vigas, losas, escaleras, cubierta).su condición representa un riesgo mayor para quienes la habitanpor lo que no son habitables ni recuperables.presentan fisuras grandes en los elementos que la conforman y tienen muy disminuida su capacidad sismo resistente. Solución de vivienda: Se entiende por solución de vivienda el conjunto de operaciones que permiten a un hogar disponer de habitación en condiciones sanitarias satisfactorias de espacio, servicios públicos y calidad de estructura (Decreto 2190 de 2009, artículo 2, numeral 2.6). Hogar: Se entiende por hogar el conformado por los cónyuges, las uniones maritales de hecho, incluyendo las parejas del mismo sexo, y/o el grupo de personas unidas por vínculos de parentesco hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, que compartan un mismo espacio habitacional (Decreto 2190 de 2009, artículo 2, numeral 2.4). Hogar Damnificado: En el marco de actuación del programa de vivienda del Fondo Adaptación, se entiende por hogar damnificadoaquel que se encuentra reportado con vivienda destruidaen el Registro Único de Damnificados. Hogar elegible de atención del Fondo Adaptación: Hogar damnificado que cumple con los criterios de elegibilidad establecidos en el presente manual. Cruces de información Se refiere a la confrontación de datos entre diferentes fuentes de información. En el contexto del programa de vivienda se realizarán con dos propósitos: i) Determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos para la elegibilidad de los beneficiarios y ii) Complementar información sobre los beneficiarios, que facilite la toma de decisiones en el proceso de intervención. El Anexo 5 describe las diferentes fuentes de información con las que se deben realizar cruces. Ficha técnica de verificación Documento base de la verificación, en ella se debe consignar toda la información relacionada tanto con el grupo familiar como con las condiciones y los niveles de afectación de la vivienda. Esta ficha será el soporte para definir la estrategia y la modalidad y la metodología de intervención que adelantará el Operador Zonal para cada caso. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

19 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 19 Modalidad de intervención: Se refiere a la forma de proveer soluciones de vivienda a los beneficiarios elegibles del programa de vivienda. Existen dos posibles modalidades de intervención, dependiendo de los resultados del análisis de riesgo realizado: reubicación o reconstrucción en sitio. En particular se prevén las siguientes metodologías para otorgar soluciones de vivienda: reconstrucción asistida, reconstrucción convencional en sitio, construcción de viviendas no convencionales, mitigación de riesgo a través de adaptaciones en la estructura de la vivienda, reubicación a través de adquisición de vivienda (nueva o usada) y reubicación a través de construcción de vivienda nueva. Plan de Ordenamiento Territorial (POT): Es el instrumento de planificación para el ordenamiento del territorio, que constituye una función pública que corresponde a las autoridades municipales para el cumplimiento de sus fines. Está regulado por la Ley 388 de 1997 y es obligatorio para todos los municipios. Se asimilan también los conceptos de Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT) y el Plan Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT). Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

20 Fondo Adaptación 20 5 INTERVENCIÓN EN EL SECTOR VIVIENDA El pasado 24 de noviembre de 2011, el Consejo Directivo del Fondo Adaptación priorizó la propuesta de postulación del Programa nacional de reubicación y reconstrucción de viviendas para la atención de hogares damnificados y/o localizados en zonas de alto riesgo no mitigable afectadas por los eventos derivados del fenómeno de la niña Dicho programa, postulado por el Fondo, tiene como propósito proveer soluciones de vivienda a: (i) comunidades afectadas que se encuentren reportados en el Registro Único de Damnificados con viviendas destruidas y (ii) comunidades afectadas localizadas en zonas de alto riesgo no mitigable. Para el primer caso (reportados en Reunidos), se definió que el Fondo apoyaría, a través de sus Operadores Zonales, dos estrategias de intervención: (i) Reubicación a través de oferta existente o generada y (ii) Reconstrucción de vivienda en sitio. Lo anterior, sujeto a la evaluación del riesgo y a la identificación de las acciones necesarias para su reducción. 5.1 Estrategia de Intervención zonal A partir de las lecciones aprendidas por el Fondo Adaptación y de los esquemas utilizados en experiencias anteriores y vigentes del Estado colombiano (FOREC, Banco Agrario y Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, entre otros), se estructuró un esquema operativo tercerizado que le permitiera al Fondo: (i) Adquirir una capacidad de supervisión amplia y descentralizada; y (ii) Operar de manera eficaz y acorde con las necesidades de cada beneficiario. 5.2 Fases de la intervención El Fondo Adaptación definió que la intervención en vivienda se llevará a cabo en cuatro fases, así: Fase I: Verificación de la demanda (validación de Reunidos) e identificación de oferta; Fase II: Definición de Planes de Intervención; Fase III: Acompañamiento Social y Socialización; y Fase IV: Ejecución (incluye supervisión y control). Vale la pena aclarar que estas fases se pueden adelantar en paralelo, en particular, la fase de acompañamiento social se realizará durante toda la intervención. Así mismo, y de acuerdo con los avances parciales en las zonas de actuación, se podrá iniciar la ejecución en lugares para los que se tengan resultados definitivos y aprobados de verificación, se cuente con información de riesgo definido, y en donde exista oferta de vivienda identificada, previo visto bueno del Plan de Intervención definido para dicha zona. El gráfico en la página siguiente muestra las cuatro fases asociadas al proceso de intervención en vivienda, las cuales se describen en los siguientes subcapítulos Fase I Verificación de la Demanda (Validación de Reunidos) e Identificación de Oferta Dadas las particularidades del Registro Único de Damnificados, es necesario que la intervención del Fondo comience con una verificación de la información allí reportada. Esto permitirá garantizar una focalización adecuada, en quienes realmente cumplen las condiciones para ser atendidos por el Fondo, de acuerdo con la misión y competencia que tiene la entidad.durante esta fase el Operador Zonal deberá Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

21 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 21 Fases asociadas al proceso de intervención en vivienda. (i) Realizar para cada vivienda reportada como destruida en el Registro Único de Damnificados una visita de campo. Estas visitas deberán ser programadas previamente y deberán realizarse con un equipo capacitado para la recolección de información, el registro fotográfico y la identificación de aspectos técnicos y de riesgo de las viviendas. Para ubicar las personas reportadas en el registro se realizarán llamadas telefónicas y, si es necesario, se utilizarán mecanismos alternativos como la publicación de listados en sitios visibles y de concurrencia, perifoneos barriales, cuñas radiales, se acudirá a líderes comunitarios, UMATA, Red Unidos, Sisbény demás que sean necesarios para la ubicación de los damnificados. En todo caso, se realizarán máximo dos visitas por vivienda reportada y si aun así no es posible ubicar algún miembro del hogar registrado, se dejará constancia de la gestión realizada y se cerrará la actuación correspondiente al proceso de verificación de dicho registro. Durante las visitas se recogerá la información pertinente en una ficha técnica con, por lo menos, las siguientesvariables: Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

22 Fondo Adaptación 22 DE LA VIVIENDA AFECTADA Identificación que cataloga el bien como afectado en Reunidos (ID Bien Afectado) Identificación catastral del predio y las mejoras, en caso de que existan(departamento, municipio, sector, manzana, predio, mejora) Validación del territorio donde está ubicada la vivienda (cabecera, centro poblado, rural disperso) Validación del nombre del barrio, vereda o corregimiento donde se ubica la vivienda, verificando la información con los municipios, a través de las Secretarías de Planeación o la información predial. Validación de la dirección Georeferenciación de cada una de las viviendas visitadas. Se deben suministrar las coordenadas de acuerdo a la cartografía base IGAC (Magna- Sirgas) o, en su defecto, las coordenadas geográficas (grados, minutos y segundos). Valoración de la afectación (destruida / no destruida). Como apoyo a esta valoración se puede utilizar el Anexo 6: Lineamientos apr validar el estado de las viviendas reportadas. Para las viviendas que no queden catalogadas como destruidas, será necesario identificar, mediante inspección ocular: Si la vivienda cuenta con un sistema estructural apropiado (vigas, columnas, cimientos, etc.) El tipo de material en el que está construida la vivienda (mampostería, concreto, tabla, madera, zinc, material de desecho, bahareque, etc.) El tipo de cubierta (loza de concreto, teja de cemento, teja de barro, lámina de asbesto cemento, zinc, otro) Destino de la edificación (residencial, comercial, educación, salud, hotelero, oficina, industrial, institucional, bodega, estacionamiento, lote, otro) Verificar si la vivienda está habitada o no. En caso de no estarlo, identificar dónde y en qué calidad vive el hogar damnificado (arriendo subsidiado por el Estado, arriendo pagado con recursos propios, conviviendo con otro hogar, albergue, cambuche, etc.) Número de hogares que vivían o viven en la vivienda afectada Registro fotográfico de la vivienda afectada, de acuerdo con el protocolo de levantamiento de archivo fotográfico (Anexo 7). Establecer si la vivienda estaba asegurada por una Compañía de Seguros (si o no) antes del evento y/o si tiene constitución de hipoteca (si o no). En caso de presentarse alguna de estas dos situaciones se requerirá analizar y determinar si el hogar es o no objeto de atención del Fondo. Si la vivienda fue intervenida después de la emergencia, debe registrarse el tipo de intervención y quién la realizó. Disponibilidad de vías de acceso y de servicios públicos (convencionales o alternativos) Características del terreno (niveles, pendientes u otros) DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO Validar el tipo de evento que causó la afectación del inmueble (avalancha, deslizamiento, inundación, vendaval). Definir si persiste la inundación, el deslizamiento, etc. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

23 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 23 DE LOS HOGARES Identificación del formulario con el que el hogar realizó el registro en Reunidos (ID registro) Datos de contacto (dirección para correspondencia, teléfono, celular) Caracterización del hogar: Número de personas que conforman el hogar Validación de los nombres, apellidos, documentos de identidad y tipo de documento de identidad del jefe de hogar y los miembros mayores de edad de su grupo familiar. Estado civil, parentesco, edad, sexo Ocupación de los miembros del hogar Ingresos mensuales del hogar Identificación de poblaciones especiales (madre comunitaria del ICBF, etnia, desplazado, discapacitado, hombre o mujer cabeza de hogar, tercera edad) Recopilación y análisis de la información de quien ostentela tenencia del inmueble (arrendatario, propietario, poseedor, ocupante o tenedor) Firma del miembro de hogar que suministró la información de la ficha. Debe ser un mayor de edad. INFORMACIÓN TRANSVERSAL Declaración de veracidad de la información, firmada por el jefe de hogar o quien ostente la tenencia (Anexo 8) Concepto general sobre la situación encontrada en cada una de las viviendas visitadas Todos los datos recolectados en la visita de verificación efectuada, conformarán la ficha técnica de lavivienda visitada y deberán ser consignados en el sistema de información que el Fondo Adaptación disponga para tal fin. La ficha técnica se constituye en un documento legal que soporta actuaciones de tipo jurídico, técnico y económico del Operador Zonal y del Fondo Adaptación. Por tal motivo, el personal que realice la visita y registre la información en la ficha debe garantizar que la información consignada es veraz y se puede comprobar. Para esto el Operador Zonal deberá conformar un expediente, físico o magnético,que contenga los documentos soporte aportados por el hogar visitado, en particular los que acrediten la calidad de la tenencia y la documentación de identificación de los miembros del hogar. De acuerdo con la Directiva Presidencial 04 de 2012, se recomienda reducir al mínimo el volumen de papel a utilizar. (ii) Elaborarel plano digital con la ubicación correspondiente de cada una de las viviendas verificadas en el área de intervención (iii) Realizar un análisis de riesgos de los predios visitados y de los municipios afectados con base en información secundaria obtenida. En caso de que las autoridades competentes no cuenten con la información de riesgo de la zona, el Operador Zonal deberá evidenciar que realizó todas las gestiones pertinentes para obtener dicha información y, aun así, no fue posible contar con ella. En estos casos, el Operador deberá actuar según lo dispuesto en el capítulo 3.1 Mitigación del riesgo. Una vez el Operador disponga de la información suministrada por las autoridades locales, deberá localizar cada una de las viviendas afectadas e identificar las posibles amenazas, riesgos y nivel de vulnerabilidad de cada una de ellas. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

24 Fondo Adaptación 24 En los informes asociados al avance del proceso de verificación el Operador Zonal deberá consignar el tipo de riesgo y la fuente que lo identifica. (iv) Identificar la oferta de vivienda de interés prioritaria existente para cada uno de los municipios a cargo. Esto incluye, entre otras, la identificación de los polígonos de vivienda de interés social existentes y en desarrollo, la definición del potencial de suelo para el desarrollo de proyectos de vivienda, la disponibilidad de equipamientos e infraestructura social y su relación con el Plan de Ordenamiento Territorial del respectivo municipio.es importante tener en cuenta, en los procesos de identificación de la oferta de suelo, las propuestas de aplicación de instrumentos de gestión del suelo requeridos, de acuerdo con la normatividad de ordenamiento territorial del respectivo municipio y con el marco normativo nacional transitorio vigente (Ley 1537, art. 47). PILOTOS DE VERIFICACIÓN En aras de avanzar con mayor rapidez en la verificación del Registro Único de Damnificados, el Fondo Adaptación contrató de manera directa tres pilotos para realizar las labores de verificación en los departamentos de Antioquia, Atlántico y Valle del Cauca. En estos casos, el Operador Zonal responsable de la intervención en dichos departamentos tomará y estudiará los resultados de cada proceso y, conjuntamente con el Fondo Adaptación, se determinarán las acciones a seguir, teniendo en cuenta que el alcance puede no ser el definido en el presente documento Fase II - Plan de Intervención El Plan de Intervención es la hoja de ruta para la ejecución del programa de reubicación y reconstrucción de vivienda. Dicho Plan debe ser formulado por el Operador Zonal a partir de los resultados del proceso de verificación, con el fin de articular la demanda de la región a atender y la oferta disponible o requerida. El Plan definirá, entre otras, las modalidades de intervención seleccionadas, los recursos asociados a su implementación, el cronograma previsto y los mecanismos de socialización definidos para informar a la comunidad beneficiaria. Éste incluye las siguientes actividades: (i) Determinar los hogares elegibles para ser atendidos por el Fondo Adaptación, según los criterios de elegibilidad establecidos (Anexo 9) (ii) Consolidar el número real de beneficiarios a atender en cada municipio, una vez realizada la verificación del registro, y con base en los resultados obtenidos a partir de los cruces de información realizados para determinar limitaciones, priorizaciones y eliminar registros que hayan sido atendidos por otra entidad (Ver Anexo 5: Cruces de Información).Los resultados de este proceso deberán ser consignados en el sistema de información que el Fondo Adaptación disponga para tal fin. (iii) Realizar un inventario y analizar la viabilidad jurídica y técnica de las viviendas nuevas y usadas, identificadas en cada municipio como oferta disponible. (iv) Realizar una propuesta de las posibles soluciones de vivienda, de acuerdo con el análisis de gestión de riesgo, de planificación territorial y de las condiciones socioeconómicas y culturales de los beneficiarios identificados. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

25 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 25 (v) Identificar la oferta de suelo y realizar una propuesta de aplicación de instrumentos de gestión del suelo requeridos, de acuerdo con la normatividad de ordenamiento territorial del respectivo municipio. Así mismo, se deben definir los criterios de zonificación para la delimitación geográfica de los proyectos y su ubicación acorde con lo establecido en el POT y la estructura urbana. (vi) Vincular la demanda efectiva de vivienda destruida por el fenómeno de La Niña con la oferta identificada. (vii) Identificar y cuantificarlos costos de los estudios complementarios requeridos para la ejecución del Plan de Intervención tales como gestión ambiental, gestión de riesgo, servicios públicos, infraestructura y equipamientos, etc. (viii) Definir la estrategia de acompañamiento social a los beneficiarios, según lo establecido en el aparte Fase III Acompañamiento Social y Socialización. (ix) Con base en los resultados de la verificación se elaborará un Plan de Inversión, que consiste en cuantificar los costos asociados a la puesta en marcha del Plan de Intervención, de acuerdo con los topes de recursos establecidos por el Fondo para cada tipología de vivienda.el Plan de Inversión debe incluir además la proyección de la ejecución de los recursos, la periodicidad de los giros (transferencias), las actividades o hitos asociados a los mismos y los costos técnicos asociados a la estrategia de intervención y al tipo de soluciones de vivienda a proveer. (x) Definir las herramientas, mecanismos e instrumentos requeridos para la ejecución del Plan de Intervención y el cronograma detallado del mismo.dicho cronograma debe contener fechas concretas de terminación de actividades, marcando aquellas que pueden ser críticas para el proceso. (xi) Detallar los impactos sociales, económicos, ambientales, territoriales, culturales e institucionales que se puedan producir con la implementación del Plan y los mecanismos para minimizar los posibles impactos negativos del mismo. El Operador Zonaladicionalmente deberá: (i) Entregar el Plan de Intervención al Interventor Contractual contratado por el Fondo Adaptación para su aprobación y posterior ejecución. Dicha entrega podrá hacerse y aprobarse de manera parcial, buscando agilizar la ejecución efectiva de las soluciones identificadas. La aprobación del Plan de Intervención estará acompañada por el Certificado de Disponibilidad de Recursos (CDR) expedida por el Fondo, que permita a los Operadores adelantar los procesos contractuales asociados a la implementación de dicho Plan. (ii) Socializar dicho plan con los beneficiariosy demás actores involucrados Fase III Acompañamiento Social y Socialización Los procesos de acompañamiento social y socialización son transversales a todas las demás fases de la intervención.a continuación se describe el alcance de cada uno. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

26 Fondo Adaptación 26 ACOMPAÑAMIENTO SOCIAL Permite que la intervención del Fondo contribuya a mejorar la calidad de vida de los beneficiarios y propicie la integración de las familias con su hábitat.dadas las particularidades de las modalidades de intervención, el acompañamiento social tendrá un alcance diferente para los casos de reubicación que para los de reconstrucción en sitio. Los primeros, debido al cambio que implican en términos de adaptación y resistencia al cambio requieren un acompañamiento social más intenso. Por el contrario, los segundos, al mantener el entorno original del beneficiario, requieren un acompañamiento más puntual. Según cuál sea el caso, el Operador Zonal deberá: (i) Generar herramientas para la sostenibilidad Las nuevas soluciones de vivienda pueden conllevar cambios en las relaciones espaciales de los ocupantes. Por este motivo es necesario diseñar una estrategia que permita acercar de manera amigable a las personas con los hábitos que deben adquirir en sus nuevos lugares de residencia y su entorno inmediato. Las acciones para la sostenibilidad deben ser creativas, informativas, lúdicas y de fácil apropiación. Deben generar conciencia, trabajo en equipo, responsabilidad frente a lo público y compromiso. Ejemplos de esto pueden ser jornadas de arborización y aseo, capacitaciones para el mantenimiento de la vivienda, torneos en canchas públicas, pintura de fachadas, charlas sobre cultura de pago de servicios públicos, creación de juntas de acción comunal, talleres de convivencia y uso del espacio público, entre otros. (ii) Trabajar por la institucionalización de los procesos En aras de dar mayor institucionalidad al proceso de acompañamiento social y garantizar que éste se prolongue aún cuando la intervención del Fondo haya terminado, el Operador Zonal deberá involucrar a las autoridades locales competentes en todas las actividades de acompañamiento social que realice. (iii) Identificar el déficit en la prestación de servicios sociales del Estado en los hogares beneficiarios Como se mencionó anteriormente, durante la fase de verificación el Operador Zonal recogerá la información necesaria para determinar las necesidades de los hogares e identificar la oferta de servicios sociales del Estado a las que podrían acceder, incluyendo mecanismos financieros, subsidios y asesoría legal, entre otros. Esta información deberá ser consolidada y suministrada a las autoridades municipales y departamentales (alcaldes y gobernadores). (iv) Remitir la información de los hogares no elegibles de la intervención del Fondo Una vez se cuente con la información consolidada por municipio sobre los hogares no elegibles, se deberá remitir copia de esta información a las autoridades municipales y departamentales competentes en el tema de vivienda. Lo anterior con el objeto de considerar si los entes territoriales los pueden atender con recursos propios o para que realicen las gestiones necesarias ante las autoridades nacionales responsables de la política de vivienda (MVCT y Banco Agrario), para que de esta manera tengan acceso a una vivienda digna. (v) Adelantar los trámites de escrituración individual y registro de viviendas Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

27 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 27 El Operador Zonal está obligado a efectuar los trámites de escrituración y registro correspondiente a la legalización de cada vivienda entregada. De acuerdo con los artículos 33, 34 y 35 de la Ley 1537 de 2012 los las soluciones de vivienda tipificadas como Vivienda de Interés Prioritario, no causarán derechos notariales ni registrales. En este sentido, el proceso de legalización de las soluciones de vivienda suministradas por el Fondo es responsabilidad del Operador Zonal pero no generarán costos adicionales. Parte esencial de este proceso será trabajar con los beneficiarios para que ellos comprendan las implicaciones de su nueva condición (pago de impuestos, servicios públicos, etc.) y conozcan la importancia de los documentos jurídicos que los hacen acreedores a sus viviendas. PROCESO DE SOCIALIZACIÓN Este proceso contribuirá a que la comunidad esté permanentemente informada sobre las actuaciones de los Operadores Zonales y sus implicaciones. De acuerdo con las características de la zona a intervenir, en particular, del número de viviendas reportadas como destruidas, su dispersión y las dificultades del acceso, el Operador definirá las metodologías a aplicar para garantizar el logro de los siguientes propósitos: (i) Vincular, desde el inicio, a las autoridades locales y los representantes de la comunidad: Es imprescindible que, antes de iniciar acciones en un municipio, el Operador contacte a las autoridades locales y representantes de la comunidad con el fin de presentarse, explicary coordinar la labor que realizarádurante su estadía en el municipio. (ii) Socializar la estrategia de verificación: El operador debe utilizar mecanismos de socialización del proceso de verificación de vivienda a través de los cuales informe a las personas el objeto de las visitas de verificación y la fecha aproximada en la que se realizarán las visitas en cada barrio, corregimiento o manzana. (iii) Socializar los resultados de la fase de verificación: De acuerdo con el área de intervención, se deben definir esquemas de socialización de los resultados de las verificaciones que abarquen toda la zona. Esto permitirá informar quiénes resultaron elegibles para ser beneficiarios del Fondo Adaptación, quiénes no y por qué motivo. Adicionalmente, éstos resultados se publicarán en el edicto emplazatorio previsto la nota del Anexo Fase IV Ejecución Una vez aprobado, total o parcialmente, el Plan de Intervención el Operador Zonaldeberá iniciar su ejecución. Esto incluye la contratación de todos lo requerido para proveer las soluciones de vivienda requeridas. El Operador Zonal debe garantizar la más alta calidad y eficiencia en el uso de los recursos financieros, técnicos y humanos. Cada Operador Zonal es autónomo al momento de definir el esquema de comercialización de las soluciones de vivienda que busca proveer, ideando alternativas como vitrinas inmobiliarias, ferias, visitas a proyectos existentes, presentación de planos de proyectos nuevos, etc. Mediante cualquiera de estas alternativas, el Operador debe presentarle al potencial beneficiario la oferta de vivienda a través de la cual se le podría atender para que éste elija la solución que más le convenga. Esto quedará por escrito, Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

28 Fondo Adaptación 28 mediante un documento de entendimiento suscrito por el beneficiario y el Operador, donde el primero se compromete a recibir la vivienda que ha elegido y el segundo a mantener las condiciones para el suministro de la misma. Este documento se convertirá en el soporte para que el Operador adelante los procesos de negociación con los proveedores de las soluciones de vivienda. La ejecución del programa de vivienda, prevédos modalidades de intervención, de acuerdo con los resultados del análisis de amenaza o riesgo en cada una de las zonas de actuación: a. En casos donde la vivienda destruida esté ubicada en zona de amenaza o riesgo mitigable, se adelantará un proceso de reconstrucción en sitio, a través de alguna de las siguientes metodologías, o alguna otra que el Operador Zonal considere viable: Reconstrucción asistida. Este tipo de solución consiste en proveer la asistencia técnica y los materiales necesarios para la autoconstrucción en sitio. Esto incluye, capacitación, supervisión y gestión de materiales, entre otros. Esta reconstrucción puede realizarse a través de cualquiera de las demás metodologías de finidas a continuación. Reconstrucción convencional. Através de este tipo de intervención se reconstruirá la vivienda mediante la contratación del personal idóneo para llevar a cabo esta tarea. Viviendas no convencionales. En los casos en los que ésta sea una solución viable, se podrán proveer viviendas no convencionales que cumplan con los requerimientos de la normativa técnica vigente. Esto incluye el diseño, construcción, ensamblaje y garantía de este tipo de viviendas. Mitigación de riesgo a través de adaptaciones en la estructura de la vivienda. Por medio de adaptaciones de la vivienda, se podrán proveer soluciones que utilicen tecnologías innovadoras para mitigar las amenazas (palafíticas, flotantes, otras). Esto incluye el desarrollo y construcción de este tipo de intervenciones. b. En casos donde la vivienda destruida esté ubicada en zonas de amenaza o riesgo no mitigable, se adelantará un proceso de reubicación, a través de alguna de las siguientes metodologías, oalguna otra que el Operador Zonal considere viable: Adquisición de vivienda: Se podrá adquirir vivienda (nueva o usada), siempre y cuando ésta cumpla con las especificaciones técnicas y de calidad definidos por el Fondo en el Anexo 10 del presente manual. Esto incluye la gestión inmobiliaria que se encargue de la identificación, negociación y adquisición de los inmuebles, así como la verificación del cumplimiento de la normatividad técnica vigente en términos de la calidad de los inmuebles adquiridos. Construcción de vivienda nueva: En caso de no existir oferta, se podrán desarrollar proyectos de vivienda nueva en suelos disponible para tal fin. Esto incluye estudios de riesgo, técnicos, diseños, construcción de obras de urbanismo y de viviendas, gestión de mano de obra, materiales y cualquier otra actividad propia de este tipo de intervención, cumpliendo siempre con lo dispuesto en el Anexo 10. Para todos los casos, y según las particularidades de cada uno, los Operadores Zonales deberán realizar el análisis de viabilidad jurídica, técnica y comercial de las viviendas, de acuerdo con las siguientes definiciones: Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

29 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 29 Viabilidad Jurídica: Información jurídica del inmueble, que permita establecer que la propiedad no tiene ningún tipo de limitación al dominio (embargos, hipotecas, etc.). Viabilidad Técnica: Garantíade correspondencia con el Plan de Ordenamiento Territorial y cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas establecidas por el Fondo (Anexo 10). Viabilidad Financiera: Se refiere al cumplimiento de los valores máximos establecidos dentro de los contratos de Operación Zonal para las diferentes tipologías de viviendas. Victorias Tempranas Dada la urgencia de avanzar lo más rápido posible en la atención de los hogares elegibles, se han definido criterios de atención prioritaria, consideradas victorias tempranas. Esta prioridad se dará en dos sentidos: dónde y a quién. Frente a la primera, es importante avanzar rápidamente en las zonas identificadas por los Entes Territoriales como críticas en términos de amenaza o riesgo, en las zonas donde se presentan eventos recurrentes o en aquellas que no tienen correspondencia con el uso definido por el POT (zonas de protección, servidumbres, rondas, etc). Con respecto a quién, se priorizarán los hogares que se encuentran en albergues temporales o a quienes se les está pagando arriendo con recursos públicos, con ocasión de los efectos derivados del Fenómeno de La Niña Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

30 Fondo Adaptación 30 6 ESQUEMA OPERATIVO PARA LA EJECUCIÓN La ejecución del programa de construcción y reconstrucción de vivienda, operará teniendo en cuenta los siguientes procedimientos para los temas financieros y de manejo de información 6.1 Gestiónfinanciera El artículo 7 del Decreto 4819 de 2010 establece un régimen contractual especial para el Fondo Adaptación. Según dicho decreto, los contratos que celebre el Fondo se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de Con base en lo anterior, y de conformidad con el Parágrafo Primero del artículo 5 del mismo Decreto, los recursos del Fondo Adaptación serán administrados a través de patrimonios autónomos que se constituyan para tal fin. En ese sentido, los recursos del Fondo Adaptación son administrados a través de dos patrimonios autónomos, creados mediante contratos de fiducia mercantil de administración y pagos. El primero con la sociedad fiduciaria la Previsora S.A.-FIDUPREVISORA y el segundo conformado por la Fiduciaria de Occidente-FIDUOCCIDENTE S.A. y la Fiduciaria Popular S.A.-FIDUPOPULAR (Consorcio FADAP 2012), quienes realizarán los pagos instruidos única y exclusivamente por el Fondo. Los recursos destinados por el Fondo Adaptación para cubrir los costos de la ejecución del programa de construcción y reconstrucción de vivienda, contaran con los Certificados de Disponibilidad de Recursos expedidos por el Fondo Adaptación Los siguientes subcapítulos describen los costos asociados a los contratos de Operación Zonal de Vivienda y los procedimientos definidos para el giro de los recursos en cada caso Costos de verificación De acuerdo con lo establecido en los contratos, los costos de verificación se cancelarán mediante un pago anticipado y dos pagos adicionales, así: Para la realización del pago anticipado, el Operador Zonal deberá presentar el cronograma de verificación, previamente aprobado por el supervisor; las pólizas de garantías que se encuentran previstas en el contrato; la certificación del revisor fiscal o representante legal, según sea el caso, del cumplimiento en los pagos de los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales; y la certificación de la cuenta bancaria a la cual se girarán los pagos. Para la realización de los pagos subsiguientes, el Operador Zonal deberá presentar la factura o cuenta de cobro; el informe de ejecuciónaprobado por el supervisor; la certificación del revisor fiscal o representante legal, según sea el caso, del cumplimiento en los pagos de los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales; y la certificación de la cuenta bancaria a la cual se girarán los pagos. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

31 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 31 Los giros y/o pagos ordenados por el Fondo, serán realizados por la fiduciaria dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la orden de pago, con todos los documentos soportes necesarios para su respectivo trámite Costos administrativos y honorarios. De acuerdo con lo establecido en los contratos, los costos correspondientes a gastos administrativos y honorarios se cancelarán mediante un primer pago anticipado, contra la presentación y aprobación del cronograma de ejecución de gastos, y pagos trimestrales sucesivos contra informes de avance de ejecución. Es importante aclarar que, dada la incertidumbre propia de los contratos de operación zonal, fue necesario definir un esquema de costos diferenciados, que se ajustará de acuerdo con el alcance real de la intervención de cada Operador. Así, en la medida en que el número de viviendas a atender disminuya frente a lo inicialmente previsto, el porcentaje que el Fondo debe reconocer por este concepto aumenta, según los rangos definidos en el Cuadro I de los contratos. Existen tres factores que pueden alterar el número inicialmente previsto de viviendas a atender: i) los resultados de la verificación; ii) el hecho de que algunos de los registros que se esperaba atender a través de los Operadores Zonales ya hubieran sido atendidos por otra entidad o programa; y iii) que, por el contrario, registros que se esperaba atender mediante otra entidad o programa, deban ser atendidos por el Operador Zonal directamente. El número inicial sobre el cual se calcularán las diferencias, es aquel correspondiente a la base de datos detallada entregada oficialmente por el Fondo Adaptación a cada Operador para el inicio de sus labores. Para la realización de los pagos correspondientes a los costos administrativos y honorarios, el Operador Zonal deberá presentar los mismos documentos señalados en el numeral de este documento, tanto para el primer pago como para los pagos subsiguientes Transferencias De acuerdo con lo establecido en los contratos, las transferencias corresponden al valor de las soluciones de vivienda que se otorguen en cumplimiento del objeto contractual de los Operadores Zonales. Como se mencionó en el capítulo 5.2.2, cada Plan de Intervención estará sustentado en un Certificado de Disponibilidad de Recursos que permitirá adelantar las contrataciones asociadas a dicho Plan. Para el trámite de este recurso, el Operador Zonal deberá establecer si el giro se le efectuará directamente a él, o a un tercero que él determine. El Operador Zonal definirá, de acuerdo con las características de la negociación, la manera en que se girarán los recursos al proveedor final de las viviendas. En todo caso, los pagos anticipados no deben exceder un 30% del costo total de la transferencia y se deberá conservar por lo menos un 15% como pago final contra la entrega a satisfacción y legalización de las viviendas. Para la realización del pago de las transferencias, el Operador Zonal deberá presentar la cuenta de cobro o factura, según corresponda; la cual deberá sustentarse aportando copia de los contratos Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

32 Fondo Adaptación 32 celebrados con terceros; las cuentas de cobro debidamente expedidas por los proveedores o las copias de las facturas debidamente expedidas, de conformidad con los requisitos de ley; y una certificación de las retenciones practicadas y pagadas a las entidades recaudadoras de impuestos, tasas, contribuciones y demás exacciones que correspondan. El Operador Zonal deberá adjuntar el informe de ejecución aprobado por el supervisor; la certificación del revisor fiscal o Representante Legal según sea el caso, del cumplimiento en los pagos de los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales; y la certificación de la cuenta bancaria a la cual se girarán los pagos. Para lo anterior, el Fondo Adaptación realizará una cesión de pagos con la sociedad fiduciaria administradora de los recursos con el fin de que ésta última pueda realizar los pagos a los terceros contratados por los Operadores Zonales Gastos reembolsables De acuerdo con lo establecido en los contratos, los gastos reembolsables son costos que el Fondo Adaptación reconocerá de manera adicional a los gastos administrativos, previa autorización del supervisor del contrato. Como se mencionó en el capítulo 7.2.2, la aprobación de la solicitud de gastos reembolsables estará acompañada de un Certificado de Disponibilidad de Recursos que permitirá adelantar las contrataciones asociadas a dicha solicitud. Para la realización del pago de los gastos reembolsables, se asumirá lo dispuesto en el numeral Proceso de asignación de soluciones de vivienda Una vez aprobado el Plan de Intervención, el Operador Zonal procederá a contratar lo allí dispuesto, soportado financieramente en el Certificado de Disponibilidad de Recursos que gestionó el Fondo al momento de aprobar dicho Plan. Surtido el proceso de contratación (total o parcial) de soluciones de vivienda, el Operador Zonal deberá consolidar el listado de beneficiarios del Fondo Adaptación. Dichos listados contendrán la siguiente información: Nombres y apellidos del Jefe del Hogar Cédula de ciudadanía del Jefe del Hogar Conformación del Hogar con nombres, apellidos y cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad Modalidad de intervención (Reconstrucción o Reubicación) Tipo de intervención (reconstrucción urbana, reconstrucción rural, reubicación en vivienda nueva o usada) Valor de la vivienda Identificación de la oferta (número del contrato a través del cual se ejecutarán la soluciones de vivienda y nombre del proyecto) Departamento de ubicación del proyecto Municipio de ubicación del proyecto Descripción de ubicación del proyecto (Urbano, Centro Poblado, Rural Disperso) Con base en esta información, el Operador Zonal proyectará la resolución mediante la cual se realizará la asignación de viviendas a los beneficiarios y preparará las cartas de comunicación que les serán entregadas como soporte de la asignación efectuada. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

33 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 33 Toda esta información será entregada durante los primeros cinco días de cada mes al Interventor Contractual para que éste valide y solicite los ajustes que considere necesarios. El Interventor Contractual, por su parte,entregaráal Fondo Adaptación, con su visto bueno, los listados de beneficiarios según lo descrito anteriormente, la proyección de la resolución de asignación y las cartas por beneficiario. El Fondo por su parte, firmará esta documentación, publicará la resolución y la remitirá a l Operador Zonal para lo pertinente. Una vez incluido dentro de la resolución, un beneficiario no podrá retractarse frente a la solución de vivienda que eligió, pues para ese momento el Operador Zonal ya habría realizado las contrataciones necesarias para otorgarle la vivienda. En caso de que el beneficiariose reúse a legalizar la solución de vivienda por él escogida, el Fondo lo dará por atendido y cerrará el proceso. Caso diferente es aquel en que el beneficiario logre sustentar una situación de fuerza mayor o caso fortuito, según lo dispone el artículo 64 del Código Civil, que le obligue a modificar la elección inicialmente tomada. En dicho caso, el beneficiario debe hacer la solicitud al Operador Zonal y suministrar los documentos que acrediten tal condición. En los dos casos el Operador realizará todas las gestiones necesarias para encontrar otro hogar elegible que pueda ser beneficiario de dicha vivienda y, para el segundo caso, buscará una alternativa de solución que se ajuste a las necesidades de ese hogar. Para efectos presupuestales, los recursos asignados por el Fondo Adaptación, se entenderán legalizados una vez el Interventor Contractual certifique el recibo a satisfacción de las soluciones de vivienda y se adelanten los procesos de entrega y legalización a los hogares beneficiarios. 6.3 Legalización y entrega de las viviendas Una vez terminada la ejecución de las viviendas, el Operador Zonal procederá a efectuar la transferencia y legalización de las mismas, así: Transferencia y legalización de las viviendas Para el caso de las reubicaciones, el Operador Zonal procederá a elaborar las escrituras públicas de transferencia de las soluciones de vivienda, e inscribirlas en las oficinas de registro e instrumentos públicos correspondientes, a nombre del beneficiario en representación de su grupo familiar. El Operador Zonal deberá garantizar que los beneficiarios elegibles aporten los documentos requeridos para la suscripción de las escrituras. Con el objeto de garantizar que el beneficio entregado por el Fondo cumpla con la finalidad propuesta, el Fondo deberá constituir sobre el inmueble a transferir: condición resolutoria para limitar el dominio, patrimonio de familia inembargable por valor del respectivo inmueble, en los términos del artículo 60 de la Ley 9 del 1989 y el artículo 38 de la Ley 3 de También deberá constituirse afectación a vivienda familiar, en los casos que proceda, en virtud de la Ley 258 de Acorde a los lineamientos dispuestos en la Ley 1537 de 2012, los beneficiarios que transfieran cualquier derecho real sobre la solución de vivienda otorgada, o dejen de residir en ella antes de haber Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

34 Fondo Adaptación 34 transcurrido 10 años desde la fecha de su transferencia, sin mediar permiso específico fundamentado en razones de fuerza mayor, deberán restituir al Estado el beneficio recibido. Para los casos de reconstrucciones en sitio, si el beneficiario es propietario del predio se procederá a elaborar la escritura pública de declaración de construcción, e inscribirla en la oficina de registro e instrumentos públicos correspondiente, a nombre del beneficiario en representación de su grupo familiar. Aplicarán las mismas restricciones definidas en los párrafos anteriores para los casos de reubicaciones. Si el beneficiario de la reconstrucción fuera ocupante o poseedor, se realizará la declaración de construcción de la solución de vivienda a nombre del beneficiario en representación de su grupo familiar y se reportará a las oficinas de catastro para la respectiva inscripción Entrega de las viviendas La entrega de las viviendas se efectuará una vez el Interventor Contractual certifique la existencia y recibo a satisfacción de las mismas, garantizando que éstas se ajustan a lo acordado mediante el documento de entendimiento firmado por las partes y cumple con los criterios técnicos sectoriales definidos en la sección 3.3 del presente manual y en el Anexo de especificaciones técnicas mínimas. En el momento de la entrega las viviendas deben estar legalizadas a nombre del respectivo beneficiario. Con el objetivo de evitar que los predios desocupados a causa de los procesos de reubicación vuelvan a ser ocupados, el Operador Zonal deberá entregar a los alcaldes los listados de los dichos predios y, en virtud de lo que dispone el primer inciso del artículo 56 de la Ley 9 de 1989, modificado por el artículo 5 de la Ley 2 de 1991, los alcaldes tomarán las medidas necesarias para evitar nuevas ocupaciones. 6.4 Gestiónde información El Fondo Adaptación ha contratado para realizar la gestión técnica de los proyectos a Price Waterhousecoopers, que está encargada de realizar la implantación del sistema PROJECT SERVER 2010, el cual se encuentra aprovisionado con su funcionalidad estándar al 100%. En este momento se encuentra en la fase de desarrollos a la medida, que no restringen su uso. Los Operadores Zonales de Vivienda de conformidad con los instructivos de operación que el Fondo defina, debe contar con el licenciamiento de Microsoft Project profesional 2010, tener el conocimiento y los recursos para el manejo del mismo y desarrollar las actividades necesarias para la construcción y aprobación de los cronogramas de ejecución, con la calidad definida y gestionarlos con información de avance real en los sistemas de información implementados por el Fondo, aplicando las prácticas de seguridad, calidad, oportunidad e integridad de información, y las guías de interoperabilidad, continuidad, documentales y las métricas de los mismos, con el fin de gestionar y controlar la ejecución de los proyectos orientados a la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de La Niña , en el territorio colombiano. En caso que los operadores requieran recibir orientación sobre el uso de esta herramienta y los lineamientos para su uso, podrán solicitar capacitación específica (para todo el grupo de Operadores), la cual no podrá tener una duración superior a las siete (7) horas. El Fondo Adaptación, antes de cargar los cronogramas de trabajo en su sistema central validará la consistencia y adecuada estructuración de Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

35 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 35 los mismos; en caso de detectar inconsistencias los devolverá a los operadores, para que realicen las correcciones y los vuelvan entregar. Dado que el módulo de generación de reportes de indicadores estará disponible a partir del año 2013, los Operadores Zonales registrarán la información de sus avances en términos de gestión y producto en la herramienta que provisionalmente el Fondo disponga para tal fin. En cualquier caso los indicadores establecidos para medir estos avances son los siguientes: Municipios con reporte de viviendas destruidas en Reunidos verificados Viviendas reportadas como destruidas en Reunidos verificadas Viviendas contratadas Viviendas en ejecución Viviendas entregadas o Viviendas entregadas en el área rural o Viviendas entregadas en área urbana Viviendas reconstruidas en sitio o Viviendas convencionales construidas en sitio o Viviendas no convencionales construidas en sitio Viviendas reubicadas o Viviendas nuevas adquiridas o Viviendas usadas adquiridas o Viviendas construidas en proyectos ejecutados directamente Empleos directos generados 6.5 Vestuario y manejo de imagen Los Operadores Zonales representan al Fondo en las regiones. En este sentido, es importante que la comunidad así los identifique. El uniforme, como un conjunto estandarizado de ropa utilizado por los funcionarios o contratistas mientras participan en actividades laborales, permite llevar los símbolos de la entidad y sirve para reforzar el valor de la identidad de la institución. Para el caso las personas a cargo de los Operadores Zonales que realicen actividades con la comunidad (verificaciones, reuniones, capacitaciones, talleres, etc.) en representación del Fondo Adaptación, el uniforme consistirá en una camiseta blanca, o una camiseta tipo polo blanco con las siguientes características: El logo del Fondo Adaptación de 12 cm de largo x 6 cm de ancho, al lado derecho, a la altura del corazón. El logo (última versión) de Prosperidad para todos, debe estar siempre en la espalda. El tamaño de este debe ser de 24 cm x 12 cm. El logo del contratista debe estar al lado izquierdo a la altura del corazón. El tamaño de este logo no puede ser más grande que el del Fondo Adaptación. La identificación de contratista en la manga derecha Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

36 Fondo Adaptación 36 7 PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.1 Interventor Contractual El interventor contractual está facultado para actuar conforme con lo establecido en la Ley 1474 de 2011, lo previsto en el respectivo contrato, resultado de la convocatoria abierta 29 de 2012, y los lineamientos del presente manual. En ningún caso el Interventor podrá ejercer funciones atribuibles a los funcionarios del Fondo Adaptación. Es así como en el marco de las actividades establecidas en el presente Manual, la Interventoría Contractual deberá desarrollar, en el cumplimiento de su obligación de Interventor, la verificación del cumplimiento de las Obligaciones Contractuales establecidas en los contratos de cada uno de los Operadores Zonales. Para tales efectos el Interventor Contractual deberá desarrollar, entre otras, las siguientes obligaciones: Propender por el logro de las obligaciones pactadas en el contrato, participando de manera activa en el equipo que se conforme con cada uno de los Operadores Zonales y el Fondo a fin de resolver conjuntamente dificultades de orden administrativo, técnico, presupuestal y legal. Responder por los resultados de su gestión y por las decisiones técnicas, administrativas y presupuestales tomadas durante el plazo de ejecución del contrato. Verificar el cumplimiento de las condiciones administrativas, técnicas, presupuestales y legales por parte de los Operadores Zonales. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente por parte de cada Operador Zonal en la ejecución del contrato y su liquidación. Verificar el cumplimiento de la normatividad ambiental, licencias y permisos ambientales y de seguridad industrial por parte de los Operadores Zonales. Asegurar que cada Operador Zonal en la ejecución del contrato se ciña a los Planes de Intervención y cronogramas presentados, en cuanto a plazos, términos, especificaciones técnicas y demás condiciones pactadas. Mantener permanente comunicación con cada uno de los Operadores Zonales y con el Fondo. Evitar que se generen conflictos entre las partes involucradas en la ejecución del proyecto y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. Analizar los aspectos de fuerza mayor que puedan determinar una suspensión de los contratos de obra con losoperadores Zonales y elaborar el correspondiente proyecto de acta de suspensión y de reinicio de obras para consideración del Fondo. El Interventor deberá allegar oportunamente los registros y documentos al Fondo, con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente. Realizar una visita técnica a cada Operador Zonal por lo menos una vez al mes, con el fin de establecer oportunamente el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los Operadores Zonales. El Interventor Contractual deberá informar al Fondo los casos que puedan afectar de manera importante el cumplimiento delos Planes de Intervención y la recomendación de acciones correctivas para la solución de dichas situaciones. En caso de presentarse atrasos en los cronogramas y/o anomalías detectados en las visitas mensuales aleatorias, se deberán realizar adicionalmente visitas específicas a los frentes involucrados para establecer y verificar la implementación de las medidas correctivas sugeridas Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

37 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 37 y adoptadas para el cumplimiento contractual del Operador Zonal. Verificar el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y aportes parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF), por parte de los Operadores Zonales. Hacer seguimiento a la vigencia y los amparos de las pólizas que garantizan el cumplimiento de los contratos con los Operadores Zonales y exigirles las modificaciones que sean del caso para mantener su vigencia, e informar al Fondo los hechos que puedan considerarse ocurrencia del riesgo asegurado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de éstos. Producir mensualmente, y cada que vez que sea requerido por Fondo y/o su delegado, informes que detallen el estado de cumplimiento del contrato de cada Operador Zonal e incluyan entre otros temas: Reporte de cada una de las visitas efectuadas a cada Operador Zonal; Verificación del cumplimiento de los cronogramas y Planes de Intervención e inversión de cada Operador Zonal y reportar, en los informes mensuales de seguimiento, el avance de los Operadores Zonales, valorado en semanas, en los aspectos contractuales, de gestión del riesgo, financieros y físicos, utilizando métricas cuantificables y con seguimiento de medidas correctivas; Recibir y aprobar los informes definidos en el capítulo 7.2. En su informe mensual, el Interventor Contractual deberá incluir concepto sobre la ejecución contractual de cada uno de los Operadores Zonales. Informar al Fondo y/o a su delegado, tan pronto sea identificado y con el debido soporte documental y/o técnico, cualquier anomalía, que a criterio del Interventor Contractual, pudiese generar incumplimiento o retraso en la ejecución contractual de los Operadores Zonales, incluyendo pero sin limitarse a cronogramas, Planes de Intervención, presupuestos, informes, entre otros. En caso de presentarse cualquier anomalía, incumplimiento o retraso, proponer al Fondo y/o a su delegado las medidas correctivas a que haya lugar. Elaborar una evaluación de desempeño de cada Operador Zonal a partir del seguimiento e informes realizados en la mitad de la ejecución del contrato y otra al término del contrato, previa liquidación de éste. Emitir cuando sea el caso conceptos y recomendaciones al Fondo, y/o a su delegado, sobre la conveniencia de prorrogar, modificar o adicionar los contratos con los Operadores Zonales. Recomendar al Fondo y/o a su delegado, cuando sea procedente y con razones fundamentadas, la declaratoria de caducidad, la efectividad de las penas previstas en los contratos con los Operadores Zonales o cualquier otra decisión por el incumplimiento de dichos contratos, cuando la causa que las sustente sean atribuibles a los Operadores Zonales. Colaborar con la Secretaría General del Fondo en la elaboración de las modificaciones contractuales que puedan requerirse y prestarle el apoyo que se requiera, resolviendo y conceptuando sobre los aspectos técnicos pertinentes, para adoptar decisiones relacionadas con los contratos de Operadores Zonales. Informar y exponer los motivos por los cuales debe suspenderse o terminarse alguno o varios de los contratos con los Operadores Zonales y hacer las recomendaciones pertinentes al Fondo y/o a su delegado. Analizar, verificar y emitir concepto técnico y jurídico al Fondo y/o a su delegado sobre todas las modificaciones a las condiciones contractuales que presenten los Operadores Zonales durante la ejecución de sus contratos. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

38 Fondo Adaptación 38 Teniendo en cuenta lo anterior y con el fin de garantizar el correcto desarrollo de los proyectos, cada uno de los Operadores Zonales deberá suministrar y facilitar la información que sea requerida por el Interventor Contractual, y trabajar de manera coordinada con este último para lograr los objetivos contemplados en el presente manual y en los documentos soporte de cada uno de los proyectos. ESQUEMA FUNCIONAL 7.2 Informes y documentos sujetos de aprobación El Operador Zonal deberá presentar a lo largo del periodo de ejecución del contrato los siguientes informes y documentos para revisión y aprobación del Interventor Contractual: Informes asociados a los pagos De acuerdo con lo establecido en los contratos de los Operadores Zonales, se deberán entregar los siguientes informes como requisito previo para la aprobación de pagos: ASOCIADOS AL PROCESO DE VERIFICACIÓN I. Cronograma de verificación II. Informe de avance del 75% del proceso de verificación, según lo establecido en el Formato del Anexo 11. III. Informe final correspondiente al 100% del proceso de verificación, según lo establecido en el Formato del Anexo 11. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

39 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 39 ASOCIADOS AL PROCESO DE EJECUCIÓN I. Plan de ejecución de gastos de operación de los ocho primeros meses II. Informes trimestrales de avance en la ejecución de los Planes de Intervención III. Informe final consolidado de la intervención realizada Todos los informes anteriormente mencionados serán aprobados por el Interventor Contractual, quien tendrá diez (10) días calendario para revisar y solicitar los ajustes necesarios Otros documentos para aprobación del Interventor Contractual Además de los informes relacionados con los pagos, el Operador Zonal deberá entregar para revisión y aprobación del Interventor Contractual los siguientes documentos: I. Planes de Intervención, según lo descrito en el capítulo El Interventor Contractual tendrá un término máximo de siete (7) días calendario para revisar y aprobar cada Plan de Intervención. Una vez aprobados, el Fondo Adaptación expedirá un Certificado de Disponibilidad de Recursos que ampare las contrataciones asociadas a dicho Plan. II. Informe de avance mensual. Este informe debe constar, como mínimo de los siguientes apartes: o Avance en la verificación, según lo establecido en el Formato del Anexo 11, mientras en Operador Zonal se encuentre desarrollando actividades de verificación. o Avance de la ejecución de los Planes de Intervención ya aprobados. Se debe informar explícitamente qué Planes de Intervención se encuentranpagadosen un 100%, de manera que el Fondo pueda liberar los recursos que no hayan sido ejecutados. o Avance en el proceso de acompañamiento social y socialización. o Para todos los casos, se incluirán las modificaciones a los cronogramas inicialmente establecidos y los motivos que sustenten el cambio. El Interventor Contractual tendrá un término máximo de quince (15) días calendario para revisar y aprobar estos informes. III. Solicitud de autorización de gastos reembolsables. El Interventor Contractual tendrá un término máximo de cinco (5) días calendario para revisar y aprobar las solicitudes de gastos reembolsables. Una vez aprobados, el Fondo Adaptación expedirá un Certificado de Disponibilidad de Recursos que ampare las contrataciones asociadas a dicha solicitud. IV. Proyección de resolución de asignación de las viviendas y cartas de comunicación a los beneficiarios, según lo definido en el capítulo 6.2. El Interventor Contractual tendrá un término máximo de cinco (5) días calendario para revisar y aprobar estos documentos. 7.3 Auditoría Fondo Adaptación El Fondo Adaptación cuenta con una auditoría externa con función permanente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4819 de 2010, que está integrada por un Gerente de Proyecto y un grupo de auditores expertos en contratación pública y privada, expertos en estructuración y evaluación financiera de proyectos y expertos en auditoría de sistemas de información. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

40 Fondo Adaptación 40 Conceptos asociados a la auditoría: ATIP: Auditoría Técnica Integral Preventiva Auditoría Integral: Es aquella que cubre todos los procesos misionales ejecutados por el Fondo, con revisión del ciclo completo de cada etapa o proceso misional. Como consecuencia, los procedimientos de auditoría a desarrollar en los proyectos requieren conocimientos integrales a nivel del equipo de trabajo en aspectos técnicos, financieros, de gestión, operativos, de contratación, de tecnología BPM, ambientales, entre otros. Control Preventivo: Es aquel que consiste en examinar con antelación o durante la ejecución de los procesos misionales, para cerciorarse sobre la correcta ejecución de los recursos destinados para inversión, aplicando de manera alterna procedimientos para comprobar el cumplimiento de las normas vigentes, el código de buen gobierno, el manual de contratación y la Ley 1474/2011 de anticorrupción y los demás que vaya implementando el Fondo. Bajo esta definición la auditoría técnica integral preventiva, presentará informes una vez auditados los proyectos que vayan cumpliendo las siguientes etapas: (i) Definición del plan de acción (necesidades), ii) priorización y selección de proyectos, iii) estructuración de proyectos, iv) Adjudicación y ejecución e) Seguimiento y Control. Control concurrente: Es aquel que consiste en la comprobación de las existencias físicas de fondos, valores, obras y bienes y en su confrontación con los comprobantes, documentos, libros y demás registros. Aplica para el control preventivo y posterior. Control Posterior: Es aquel que consiste en la aplicación de metodologías que permitan establecer si los responsables de la gestión en un momento determinado lo hicieron observando los principios de la gestión fiscal y la función administrativa. Se aplicará sobre procesos de bajo riesgo, según la calificación obtenida en la matriz de riesgos. Principales actividades realizadas por la auditoría: Dentro de las principales obligaciones que debe cumplir la auditoría se tienen: 1. Realizar la auditoría técnica con enfoque integral preventivo (ATIP) sobre cada una de las etapas que deben cumplir los proyectos, incluyendo la auditoría de campo a la ejecución de proyectos en curso, que involucra firmas consultoras, operadores, gerencias de proyecto, firmas ejecutoras y firmas de interventoría. 2. Elaborar y ejecutar el Plan de Auditorias regulares, especiales o eventuales, con enfoque integral y preventivo, sobre los actos y procesos que ejecute el Fondo a nivel misional, con especial énfasis en: a) El proceso precontractual, contractual y pos contractual de los proyectos de inversión misional a ejecutar. b) No obstante que el control financiero de los recursos de inversión será realizado por una Fiducia y controlados a través de una Revisoría Fiscal, la firma de auditoría debe realizar el control del ciclo completo de la etapa o proceso misional hasta la ejecución de los recursos de inversión, sin entrar a ejecutar actividades de auditoría sobre el funcionamiento de la Fiducia. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

41 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 41 c) Realizar auditorías sobre los procesos contractuales para la estructuración y ejecución de los proyectos; verificando los informes técnicos y de ejecución financiera de cada uno de los proyectos y a las legalizaciones entregadas a la Fiducia e identificar si hay situaciones que se evidencien extrañas a las condiciones de mercado y de economía, aplicando metodologías de análisis de precios de contratación estándar, para identificar fluctuaciones indicativas de posibles sobrecostos. 3. Construir y mantener actualizada la matriz de riesgos de los procesos misionales. 4. Evaluar y plantear acciones concretas de mitigación del riesgo frente a posibles brotes o focos de corrupción en la ejecución de los procesos misionales, informándolos oportunamente a la Gerencia del Fondo. 5. Entregar informes ejecutivos y detallados, dejar evidencia documental de los hallazgos de auditoría, visitas, verificaciones y validación de información, recomendaciones, seguimientos, soportes de cada hallazgo o situación anómala detectada. 6. Discutir los informes de auditoría con los grupos internos de trabajo asociados, para lo cual podrá realizarse la discusión con la subgerencia auditada (Proyectos, Regiones, Estructuración y Adjudicación y Riesgos); definir los planes de mejoramiento y presentar los informes finales discutidos a la Gerencia del Fondo y posteriormente al Comité de Auditoría del Consejo Directivo. 7. Evaluar el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, y programas, asociados a los procesos misionales del Fondo y brindar retroalimentación sobre su efectividad. Dentro de esta normatividad se incluye: (i) Decretos expedidos por el Gobierno Nacional con ocasión de la emergencia y sus decretos reglamentarios (ii) Reglamentaciones expedidas por el Consejo Directivo del Fondo, (iii) Manual de contratación, (iv) Plan de Acción, (vi) Convenios suscritos con entidades del orden nacional, departamental o municipal, (vii) contratos suscritos con entidades de naturaleza privada; (iii) normas y procedimientos a ser observados para la contratación de servicios de consultoría (ix) Pronunciamientos de la Corte Constitucional (x) Informes de auditoría de los organismos de control. 8. Revisar los indicadores de cumplimiento sobre la gestión de los procesos misionales, con la periodicidad que defina el Fondo, y emitir conceptos sobre su alcance en el cumplimiento del mandato misional, las normas legales, las prescripciones de los Estatutos, el Código de Buen Gobierno y a las decisiones del Consejo Directivo. 9. Emitir informes sobre si los agentes contratistas involucrados en las actividades de estructuración, ejecución, gerencia de proyectos e interventores, cumplen con sus obligaciones contractuales de carácter legal, técnica, financiera, operativa o administrativa. Desarrollo de las Auditorías: La Función de auditoría que ha contratado el Fondo Adaptación es continua, es decir que de acuerdo con el nivel de riesgo que se determine para cada proyecto (contrato) y según el desempeño de la gestión que muestren los contratistas y supervisores, se irán realizando visitas de campo periódicas para desarrollar cada una de las obligaciones definidas anteriormente. Para el caso del programa de Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

42 Fondo Adaptación 42 vivienda, el Interventor Contractual acompañará a la auditoría en las visitas que realice a los Operadores Zonales, buscando coordinar la tarea del Interventor Contractual con la auditoría. Tanto el Operador Zonal como el Interventor Contractual deberán disponer de toda la información que requiera la auditoría para llevar a cabo su función. De cada visita se presentará un plan de mejoramiento, el cual se debe implementar dentro de los plazos que se establezcan. Una vez vencido el plazo otorgado para implementar el plan de mejoramiento, se realizará una auditoría de seguimiento y con base en los resultados obtenidos se preparará el informe final, junto con un acta de compromiso que debe suscribir también el Interventor. Los informes finales serán escalados a la Gerencia y al Consejo Directivo según la gravedad de los hallazgos, para que tomen las acciones correctivas correspondientes. En caso, que el Fondo Adaptación observe situaciones irregulares en la ejecución de los contratos y/o proyectos, puede ordenar auditorías sorpresa, sin aviso previo a los contratistas. Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

43 Manual Operativo Operadores Zonales de Vivienda 43 8 ANEXOS 8.1 Manual de Contratación y Supervisión del Fondo Adaptación. 8.2 Flujograma de incorporación de la gestión del riesgo en proyectos de inversión sectorial del Fondo Adaptación. 8.3 Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación Sector Vivienda. 8.4 Base de Datos del Registro Único de Damnificados, Reunidos. 8.5 Cruces de Información. 8.6 Lineamientos para validar el estado de las viviendas reportadas. 8.7 Protocolo para el levantamiento de archivo fotográfico. 8.8 Formato de declaración de veracidad de la información. 8.9 Elegibilidad Especificaciones técnicas mínimas Formato de Informe de Avance del Proceso de Verificación Diccionario de datos del Registro Único de Damnificados por la emergencia invernal 2010 del DANE Modelo Entidad-Relación del Registro Único de Damnificados por la emergencia invernal 2010 del DANE Calle 75 # 5-88Piso 3 y 4

44 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación ANEXO 1: Manual de Contratación y Supervisión del Fondo Adaptación EL CONSEJO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN En uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas en el artículo 3 del Decreto 4819 de 2010 y el artículo 4 del Decreto 2906 de 2011 y, CONSIDERANDO Que mediante Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010 se creó el Fondo Adaptación como una entidad descentralizada del orden nacional con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el objeto de atender la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", Que de conformidad con el artículo 7º del Decreto 4819 de 2010, el régimen contractual del Fondo, será de derecho privando, dando aplicación a las disposiciones de los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, y a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de Que en ejercicio de la actividad contractual que su objeto social demanda, el Fondo requiere establecer los procedimientos, requisitos y competencias internas que deben ser tenidos en cuenta dentro del desarrollo de los diferentes procesos contractuales. Que de acuerdo con lo ordenado por el artículo 4 del Decreto 2906 de 2011, corresponde a el Consejo Directivo del Fondo Adaptación, adoptar el manual de contratación. Que en cumplimiento de lo anterior, el Consejo Directivo en sesión del dos (2) de febrero de 2012 determinó adoptar el Manual de Contratación del Fondo Adaptación. En mérito de lo anterior, RESUELVE: Página 1 de 28

45 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación ARTÍCULO 1. Adoptar el Manual de Contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, el cual se rige por las siguientes disposiciones: TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES. ARTÍCULO 2. OBJETO. El presente Manual de Contratación tiene por objeto establecer procedimientos y reglas aplicables a la actividad contractual del Fondo Adaptación. ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DE LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES DE EL FONDO ADAPTACIÓN. Los principios que regirán la actividad contractual del Fondo Adaptación, serán los enunciados en el artículo 1 del Decreto 2962 de ARTÍCULO 4. NORMATIVIDAD APLICABLE. Los contratos que celebre el Fondo Adaptación para el cumplimiento de su objeto, incluyendo la adquisición de bienes y servicios para su normal funcionamiento se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. En su actividad contractual el Fondo Adaptación dará aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, a los Decretos 4819 de 2010, 2962 y 4808 de 2011 y a las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en este Manual. Los contratos de colaboración, asociación o participación, cualquiera que fuere su modalidad y denominación, se regularán en cuanto a la capacidad del asociado o cocontratante, y a su formación, celebración, ejecución y liquidación, por las leyes comerciales y civiles nacionales. ARTÍCULO 5. CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Podrán celebrar contratos con el Fondo Adaptación las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces, individualmente, en consorcio o en unión temporal, o cualquier otra forma de asociación legalmente aceptada y reglamentada en Colombia. Las personas jurídicas nacionales o extranjeras deberán acreditar que su duración no será Página 2 de 28

46 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación inferior a la del plazo del contrato y dos (2) años más. Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En los contratos de ejecución sucesiva de comercio internacional, la acreditación de la existencia y representación legal de las personas jurídicas extranjeras se solicitará semestralmente o cuando se presenten modificaciones en su existencia y/o representación. Los certificados respectivos servirán para todos los contratos que se celebren en ese lapso. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar, al presentar la propuesta, que tienen un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Este apoderado podrá, si cuenta con facultades para ello, presentar la propuesta en nombre y representación de la persona jurídica extranjera que no tenga sucursal en Colombia. Las personas jurídicas extranjeras con o sin sucursal en Colombia, deberán contemplar en su propuesta la participación de nacionales colombianos para el desarrollo de la actividad que se pretende contratar. ARTÍCULO 6. COMPETENCIA CONTRACTUAL. La competencia para celebrar los contratos del Fondo Adaptación es del Gerente, en su condición de Representante Legal del Fondo. ARTÍCULO 7. DELEGATARIOS O FUNCIONARIO AUTORIZADO. La Gerencia podrá delegar en el Secretario General la competencia contractual. ARTÍCULO 8. ALCANCE DE LA DELEGACIÓN. La delegación de la actividad contractual solo podrá realizarse al Secretario General del Fondo. Sin perjuicio de las excepciones y prohibiciones establecidas en esta Resolución, corresponderá al delegatario tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la función delegada y en la actividad contractual desarrollar entre otras las siguientes actividades: a. Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación; b. Designar los comités evaluadores c. Suscribir y realizar invitaciones. Página 3 de 28

47 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación d. Acoger o desestimar las recomendaciones del comité evaluador en lo de su competencia e. Seleccionar contratistas. f. Declarar desiertos o fallidos los procesos de selección. g. Suscribir los contratos o convenios una vez adjudicados; aclarar, modificar o complementar los términos, cláusulas y demás disposiciones contenidas en los mismos. h. Designar los supervisores de los contratos y convenios. i. Hacer uso de los medios que puede utilizar el Fondo Adaptación para asegurar el cumplimiento del objeto contractual. j. Ejercer las facultades excepcionales. k. Realizar los reconocimientos o restablecimientos económicos a que haya lugar en la ejecución de los contratos, de conformidad con la ley. ARTÍCULO 9. PROHIBICIONES. El delegatario no podrá: a. Celebrar contratos de empréstito. b. Celebrar contratos de comodato. c. Celebrar contratos de donación. d. Celebrar contratos de intermediación de seguros. e. Celebrar contratos de encargos fiduciarios y de fiducia pública. f. Enajenar bienes del Fondo Adaptación. g. Celebrar contratos o convenios para la ejecución de recursos provenientes de organismos multilaterales de crédito o de personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional; h. Expedir reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley. ARTÍCULO 10. TRÁMITE DEL PROCESO CONTRACTUAL: Corresponderá a la dependencia solicitante del bien y/o servicio, elaborar los estudios y documentos previos que sirvan de soporte para establecer los términos y condiciones que regirán el respectivo contrato, así como los criterios que deberá tener en cuenta la entidad para la selección del contratista. La Secretaría General a través del Asesor Jurídico III, apoyará todos los procesos contractuales sin importar su cuantía. ARTÍCULO 11. PUBLICIDAD DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN. Con el propósito de dar publicidad y transparencia a los procesos contractuales adelantados por el Fondo Página 4 de 28

48 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación Adaptación, las convocatorias abierta y cerrada, se publicarán en la página Web de la Entidad. En los procesos de selección directa se publicarán en la Página Web del Fondo los estudios previos y el contrato. ARTÍCULO 12. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. El Fondo Adaptación aplicará el Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades establecido en la Constitución, la Ley y demás normas que lo reglamenten o adicionen. TÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. CAPITULO I DE LOS ESTUDIOS PREVIOS ARTÍCULO 13. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. El Fondo Adaptación, previo al inicio de cada proceso contractual, elaborará los estudios previos que soportan la necesidad y oportunidad de la contratación. Los estudios previos se pueden ajustar con posterioridad a la apertura del procedimiento de selección. Si dicha modificación implica cambios fundamentales en los mismos, en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar las actuaciones previas y dar inicio nuevamente al proceso. En cualquier caso las modificaciones realizadas a los estudios previos, deberán respetar los principios de planeación, selección y confianza legítima. Los Estudios Previos deberán contener como mínimo lo siguiente: 1. Identificación y descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación. 2. Análisis de las alternativas de satisfacción de la necesidad. 3. Selección de la alternativa más favorable y descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales. 4. Análisis que soporte el valor estimado del contrato y de posibles costos asociados al mismo. 5. Análisis de los riesgos previsibles del futuro contrato, esto es, riesgos involucrados en la contratación y que pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. Estos Página 5 de 28

49 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación riesgos deberán ser evaluados por los participantes en el proceso de selección y se ajustarán de común acuerdo con El Fondo en lo que tiene que ver con su identificación, tipificación y asignación 6. El análisis que sustente la exigencia de garantía para el cubrimiento de riesgos contractuales o extracontractuales. 7. Los criterios que utilizarán en el proceso de selección. 8. Elaboración de los diseños, en caso de que el contrato a celebrar así lo requiera. Por regla general la entidad debe contar previamente con los diseños requeridos para la construcción de obras, salvo que estime conveniente contratar tanto el diseño y la construcción. En este caso deberán tener a disposición los oferentes, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. ARTÍCULO 14. ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL MERCADO. Como elemento del Estudio Previo, la dependencia interesada en la contratación con el apoyo del Grupo Financiero y Administrativo de la Secretaría General, deberá realizar un estudio y análisis de las condiciones del mercado para efectos de definir el valor de la contratación. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y análisis de las condiciones del mercado, deberá aportarse ese estudio comparativo realizado. ARTÍCULO 15. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO. El presupuesto para la contratación del Fondo Adaptación, deberá comprender todos los elementos necesarios para la contratación que se pretende adelantar y deberá ser proyectado para la fecha de presentación de las propuestas, considerando el término o plazo de ejecución del contrato. ARTÍCULO 16. VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS. Con fundamento en el origen de los recursos del Fondo Adaptación, el principio de planeación presupuestal se ejecutará así: i) Cuando los recursos destinados a satisfacer la necesidad se encuentren en el Presupuesto General de la Nación, se aplicarán las normas orgánicas de presupuesto. ii) Cuando los recursos destinados a satisfacer la necesidad se encuentren en el patrimonio autónomo, se aplicarán las reglas del contrato fiduciario correspondiente. Para tal efecto, el Administrador Fiduciario previo requerimiento del Fondo Adaptación, expedirá un certificado de disponibilidad de recursos, en virtud del cual velará y controlará la correcta inversión de los recursos destinados a la ejecución de los proyectos aprobados Página 6 de 28

50 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación por la Entidad. ARTÍCULO 17. ANÁLISIS DE GARANTÍAS. Para los diferentes procesos contractuales, la dependencia interesada, deberá realizar el análisis que sustenta la exigencia de mecanismos de cobertura del riesgo destinados a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento de la oferta o del contrato según corresponda. Una vez agotado lo anterior, la Secretaría General establecerá las garantías o seguros que debe exigir a los contratistas para la ejecución de sus contratos teniendo en cuenta en cada caso, la naturaleza del contrato, su objeto, la forma de ejecución y los riesgos que se deben cubrir, conforme a lo señalado en el artículo 5 del Decreto 2962 de CAPÍTULO II DEL CONTENIDO Y MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES ARTÍCULO 18. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES. Los Términos y Condiciones Contractuales, contendrán cuando menos: 1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso. 2. Justificación del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. 3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de fallido del proceso. 4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo, y demás asuntos relativos al mismo. 5. El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas se presentarán siempre en documento separable de los Términos y Condiciones Contractuales, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. Página 7 de 28

51 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación 6. Términos y causales para que se produzca la adjudicación del contrato o la declaración de fallido del proceso de selección, así como el señalamiento del plazo para la adjudicación. 7. Proyecto de contrato que se pretende celebrar, en el cual se incluirán las cláusulas excepcionales cuando haya lugar; 8. Requisitos técnicos bajo los cuales se deberán realizar las actividades objeto de la contratación. Su elaboración y aprobación corresponde a la dependencia interesada en el objeto de la contratación; 9. Relación de anexos técnicos y/o administrativos, que se consideren necesarios para una información adecuada sobre la contratación. Se debe asegurar que la información contenida en los anexos sea compatible con los requerimientos de los Términos de Condiciones Contractuales, de manera que no se presente incoherencia o diferencias entre unos y otros. 10. Reglas que permitan resolver aquellas situaciones en que, como resultado de la evaluación de las propuestas, dos o más proponentes resultaren empatados. PARÁGRAFO: Lo dispuesto en el artículo precedente solo aplicará para las modalidades de contratación de convocatoria abierta y cerrada. ARTÍCULO 19. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES CONTRACTUALES. La modificación de los Términos y Condiciones Contractuales se realizará a través de adendas. El Fondo Adaptación señalará en los Términos y Condiciones Contractuales, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. CAPÍTULO III DEL COMITÉ EVALUADOR ARTÍCULO 20. COMITÉ EVALUADOR. El Comité Evaluador será seleccionado y designado oportunamente por el Gerente General y en los casos que corresponda en función de la delegación que se la ha hecho, por el Secretario General, quienes dispondrán igualmente Página 8 de 28

52 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación lo relativo a la persona que ejercerá la coordinación del Comité. La selección de evaluadores se hará considerando las especificidades del proceso y para esta función, el Fondo Adaptación podrá contratar terceros que garanticen la mejor selección. Los funcionarios de las Oficinas de Control Interno Disciplinario y de Control Interno no pueden formar parte de Comités Evaluadores, salvo que se trate de sus propias contrataciones. Sin perjuicio de la facultad de solicitar la asesoría que se requiera y de suministrar la información pertinente, quienes actúen como evaluadores en procesos de selección deberán mantener la confidencialidad de su actuación. En concordancia con lo anterior, se abstendrán de entrar en contacto o de permitir cualquier contacto directo con los proponentes. Todas las solicitudes a los proponentes se deberán hacer por escrito y emanar directamente del Comité Evaluador; de la misma manera, todas las solicitudes que provengan de los proponentes se deberán atender por el Comité Evaluador. En uno y otro caso se debe garantizar la aplicación de los principios de igualdad y publicidad. ARTÍCULO 21. FUNCIONES DEL COMITÉ EVALUADOR. Las funciones del Comité o de los funcionarios evaluadores son las siguientes: 1. Estudiar los Términos y Condiciones Contractuales y aplicar la metodología definida en los mismos para el análisis y evaluación de las propuestas. 2. Revisar el cumplimiento de los requisitos para participar señalados en los respectivos Términos y Condiciones Contractuales, recomendando inadmitir las propuestas que no los cumplan. 3. Revisar si se configura alguna de las causales de rechazo de propuestas establecidas en los Términos y Condiciones Contractuales. 4. Examinar las alternativas, excepciones, descuentos, y demás aspectos especiales de las propuestas admisibles, analizándolos bajo los puntos de vista jurídico, técnico y económico. 5. Solicitar a las diferentes dependencias del Fondo Adaptación, la información y conceptos que sean requeridos para la evaluación. 6. Efectuar la revisión matemática y las correcciones aritméticas a las propuestas que cumplan los requisitos para participar y no estén incursas en causales de Página 9 de 28

53 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación inadmisibilidad o rechazo. 7. Realizar el análisis comparativo de las propuestas corregidas, aplicando los factores de evaluación y las ponderaciones de los mismos, conforme lo indicado en los Términos y Condiciones Contractuales. 8. Recomendar al Funcionario Autorizado las solicitudes de aclaración que se considere necesario formular a los proponentes. 9. Elaborar y sustentar el Informe dirigido al Gerente o al Secretario General según sea el caso, el cual deberá contener: El análisis y evaluación de las propuestas, el orden de elegibilidad resultante de la aplicación de los factores de evaluación o la recomendación para declarar fallido el proceso de selección respectivo. 10. Suministrar las aclaraciones o explicaciones que le solicite el Gerente o el Secretario General, según sea el caso. 11. Preparar las comunicaciones el Secretario General dirigirá a los proponentes. 12. Analizar y preparar las respuestas que el Gerente o el Secretario General debe dar a las observaciones formuladas por los proponentes al informe de evaluación. 13. Entregar al Gerente o al Secretario General, todos los documentos relacionados con la evaluación, una vez culminada esta. 14. Verificar que las propuestas y garantías de seriedad permanezcan vigentes durante todo el término de la evaluación y la adjudicación. 15. Velar porque el plazo de la evaluación se cumpla de acuerdo con el cronograma establecido. TÍTULO III MODALIDADES DE CONTRATACIÓN CAPÍTULO I DE LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO 22. PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN. El Fondo Adaptación adelantará la contratación necesaria para el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto, con observancia de los principios consagrados en el artículo 1 del Decreto 2962 de 2011 y haciendo uso de los siguientes procedimientos de selección: 1. SELECCIÓN DIRECTA. Procedimiento mediante el cual se seleccionara de manera directa Página 10 de 28

54 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación al contratista, atendiendo los precios de mercado y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las necesidades del Fondo Adaptación y la selección objetiva. 2. CONVOCATORIA CERRADA. Procedimiento mediante el cual se recibirán ofertas de proponentes previamente determinados mediante estudio de mercado, y en el cual se seleccionara entre ellas al contratista con base en factores objetivos definidos previamente por el Fondo Adaptación en la correspondiente convocatoria. 3. CONVOCATORIA ABIERTA. Procedimiento en el cual se recibirán ofertas de cualquier proponente que cumpla con las condiciones de participación establecidas previamente, y se seleccionará entre ellas al contratista con base en factores objetivos definidos por el Fondo Adaptación. Los principales procedimientos de selección que se utilizarán por parte del Fondo Adaptación serán la Convocatoria Abierta y la Convocatoria Cerrada. ARTÍCULO 23. PROCEDENCIA DE LA SELECCIÓN DIRECTA. La selección directa solo podrá ser autorizada por el Consejo Directivo cuando la cuantía de lo que se pretenda contratar sea igual o inferior a sesenta y seis mil salarios mínimos mensuales legales vigentes y excepcionalmente, sin importar la cuantía, cuando se trate de una situación de especial emergencia o apremio a juicio del Consejo Directivo, o cuando de los estudios previos se concluya que existe alguna de las siguientes causales: 1. Contratos que se celebren en consideración a las calidades especiales de la persona natural o jurídica que se debe contratar; 2. Cuando una vez surtido el trámite del estudio de mercado, solo resulte un proponente posible, o una vez surtido el trámite de preclasificación o una vez surtido el concurso cerrado o abierto el mismo sea declarado fallido. 3. Compra a fabricantes, distribuidores o representantes exclusivos de materiales, equipos, servicios o insumos a nivel nacional. 4. Contrataciones sujetas a listas de precios unitarios adoptadas por el Fondo Adaptación. 5. Contratos interadministrativos. 6. Contratos de servidumbre, arrendamiento, comodato o adquisición de bienes inmuebles. 7. Contratos para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas. En cualquier caso, la aplicación de la modalidad de selección directa deberá ser autorizada Página 11 de 28

55 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación por el Consejo Directivo, previa justificación del Gerente. PARÁGRAFO 1º: De conformidad con lo establecido en el numeral 2º del artículo 3 del Decreto 4819 de 2010, la Gerencia General del Fondo podrá celebrar directamente sin necesidad de previa autorización del Consejo Directivo, contratos cuya cuantía sea igual o inferior a cuatro mil SMLV. ARTÍCULO 24. PROCEDENCIA DE LA CONVOCATORIA CERRADA. El proceso de Convocatoria Cerrada será procedente en los siguientes casos: 1. Cuando existan razones técnicas, tecnológicas, de seguridad o confidencialidad, las cuales deberán constar por escrito. 2. Cuando preceda un estudio de mercado que determine que existe un número plural pero limitado de oferentes para el bien o servicio que se pretenda contratar; ARTÍCULO 25. PROCEDENCIA DE LA CONVOCATORIA ABIERTA. El proceso de Convocatoria Abierta será procedente en los siguientes casos: 1. Cuando no procediere la Selección Directa o la convocatoria Cerrada 2. Cuando aun procediendo uno de estos procesos de selección, el Gerente del Fondo Adaptación decidiera adelantar un Convocatoria Abierta. PARÁGRAFO: En la convocatoria abierta se invitará públicamente a participar a personas naturales o jurídicas indeterminadas a nivel internacional, nacional, regional o local, mediante la utilización de medios idóneos de publicación. ARTÍCULO 26. FORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN. Cualquier invitación para contratar, incluidas las de situaciones de Emergencia o Apremio, se deberá hacer por escrito y deberá quedar constancia documental del recibo de la invitación por parte del invitado o del envío de la invitación. ARTÍCULO 27. REGISTRO DE PROVEEDORES. El Fondo Adaptación contará con un Registro de Proveedores de Bienes y Servicios para su funcionamiento, que deberá contener la información que se ajuste a su sistema de calidad y que deberán mantener actualizado los proveedores, sin perjuicio de que el Fondo Adaptación unilateralmente, pueda actualizarlo. Página 12 de 28

56 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación Para la presentación de la oferta y suscripción del contrato, será requisito que el proveedor se encuentre inscrito y calificado en el Registro de Proveedores del Fondo Adaptación. El registro de proveedores del Fondo Adaptación utilizará el sistema de calificación de proveedores por puntos; de tal manera que cualquier hecho que afecte positiva o negativamente al proveedor, se reflejará en su puntaje. PARÁGRAFO PRIMERO: No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los procesos de contratación de funcionamiento ni en los procesos de inversión cuando se recurra al procedimiento de selección directa. PARÁGRAFO SEGUNDO: El registro de proveedores tendrá su propio reglamento interno. CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO GENERAL DE LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN PARA CASOS DE CONVOCATORIA ABIERTA O CERRADA ARTÍCULO 28. ACLARACIÓN DE INFORMACIÓN. El Fondo Adaptación, en los procesos de Convocatoria Abierta o Convocatoria Cerrada, podrá celebrar una audiencia con el propósito de precisar el alcance de la contratación y resolver inquietudes a que haya lugar, solicitar aclaraciones para despejar cualquier aspecto ambiguo o impreciso de los Términos y Condiciones Contractuales. El plazo máximo para solicitar aclaraciones se deberá definir en esos documentos. Las solicitudes de aclaración se deberán responder mediante escrito cuyo contenido se dará a conocer a todos los interesados mediante su publicación en la página web ARTÍCULO 29. PRESENTACIÓN DE OFERTAS. Las propuestas se deberán presentar por escrito, en la forma que se indique en los Términos y Condiciones Contractuales. Si los Términos y Condiciones Contractuales así lo autorizan, podrá el proponente además de su propuesta básica, formular otras alternativas. Las propuestas se deben presentar en el lugar y en el plazo indicado en los Términos y Condiciones Contractuales. La propuesta presentada en un sitio o en una oportunidad diferente no se evaluará y se devolverá al oferente. Página 13 de 28

57 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación El Fondo Adaptación podrá prorrogar el plazo de presentación de propuestas, por el término que considere necesario. ARTÍCULO 30. APERTURA DE PROPUESTAS. La apertura de propuestas se realizará el día y hora señalados en los Términos y Condiciones Contractuales, para el vencimiento del plazo de presentación de propuestas. De esta diligencia se levantará un acta, que recogerá: El nombre de los proponentes, valor de las propuestas (el indicado en la carta de presentación y/o en otro acápite de la propuesta), la vigencia de las propuestas o garantías. Si las propuestas son presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, se deberá mencionar a las personas que los integran. El original y la copia de las propuestas serán entregados y quedarán bajo custodia del Comité evaluador durante el período de la evaluación. Si por cualquier motivo no se pudiere llevar a cabo la diligencia de apertura de las propuestas en la oportunidad prevista, se levantará un acta, en la cual se indicará: la causa de la no apertura, y la nueva fecha y hora prevista para tal acto. ARTÍCULO 31. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS. El plazo para evaluar será definido en los Términos y Condiciones Contractuales y será realizado por el Comité Evaluador, lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad. La evaluación de las propuestas se debe realizar teniendo en cuenta los factores, su ponderación y el procedimiento establecido en los Términos y Condiciones Contractuales, y dentro del término que se haya señalado, el cual se podrá ampliar. Si de conformidad con lo previsto en los Términos y Condiciones Contractuales fueren necesarias explicaciones o aclaraciones sobre la propuesta, estas se solicitarán al proponente respectivo, el cual debe presentarlas por escrito. La falta de explicación o aclaración de aspectos de forma, menores o de detalle, no podrá conllevar al rechazo de los ofrecimientos. Si los argumentos presentados por el proponente aclaran el aspecto que motivó la solicitud, ello se reflejará en el correspondiente informe de evaluación. PARÁGRAFO: El Fondo Adaptación, podrá negociar el componente económico de la propuesta con el proponente, siempre y cuando se encuentre expresa esa facultad de negociar dentro de los estudios previos y dentro de los Términos y Condiciones Página 14 de 28

58 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación Contractuales, en los siguientes eventos: i)cuando de acuerdo con los factores de evaluación, el proponente se ubique en el primer lugar del orden de elegibilidad; ii) cuando se prevea calificar la parte técnica de la metodología pasa/no pasa, iii) en aquellos eventos en que expresamente se regule la negociación a partir del cumplimiento de requerimientos mínimos; y iv) cuando todas las propuestas superen el límite de desviación previsto en relación con el presupuesto oficial. ARTÍCULO 32. OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS. Por regla general, el informe de evaluación para las convocatorias abiertas y cerradas deberá ser publicado en la Página Web, conforme a lo señalado en los Términos y Condiciones Contractuales, con el fin de que dentro del plazo indicado los proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. Previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación y según el cronograma del respectivo proceso de selección, los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. Si se considera necesario, se podrá ampliar dicho plazo hasta por un término igual al inicialmente previsto, de lo cual deberá darse aviso escrito a cada proponente para que amplíe la validez de su propuesta y la vigencia de la correspondiente garantía de seriedad. El límite de la prórroga no aplicará tratándose del proceso de Selección Directa y en aquellos eventos en que se haya previsto la realización de una negociación y hubiere lugar a ella. En ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. El Comité Evaluador recomendará la decisión que se deba adoptar, sobre las observaciones formuladas por los proponentes. ARTÍCULO 33. DECLARACIÓN DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN. El Fondo Adaptación podrá declarar fallido un proceso de selección cuando de conformidad con los requisitos y factores previstos en los Términos y Condiciones Contractuales, ninguna propuesta sea admisible y/o favorable. La decisión correspondiente se comunicará por escrito a los proponentes, señalando en forma expresa las razones que la motiven. No se declarará desierto el proceso de selección, cuando sólo se cuente con una propuesta Página 15 de 28

59 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación que cumpla con los Términos y Condiciones Contractuales y de conformidad con los factores allí establecidos, sea favorable para el Fondo Adaptación. ARTÍCULO 34. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO. La adjudicación de los procesos de selección de Convocatoria Abierta y Convocatoria Cerrada que adelante el Fondo Adaptación se efectuará mediante decisión que se publicará en la Página Web de la entidad y se comunicará al proponente favorecido dentro del término establecido en los Términos y Condiciones Contractuales. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya previsto, el Fondo Adaptación lo podrá adjudicar, si así lo establecen los Términos de Condiciones Contractuales, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Entidad. Si este tampoco firmare el contrato, se aplicará la misma regla en tanto existan propuestas favorables. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, si hubiere lugar a ello. ARTÍCULO 35. CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN. El Gerente y el Secretario General según su delegación, podrán cancelar mediante decisión motivada el proceso de selección en cualquiera de sus etapas antes de la publicación del informe de evaluación de las propuestas, cuando luego de su iniciación aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas o de mercado, de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan afectar los intereses del Fondo Adaptación o impidan la continuidad del proceso. ARTÍCULO 36. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. A menos que la Ley exija el cumplimiento de determinada formalidad para su perfeccionamiento, el contrato se entenderá perfeccionado con el acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación y se requerirá su consignación por escrito. ARTÍCULO 37. EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Para la ejecución de los contratos, se requiere la expedición del registro presupuestal cuando hubiere lugar a este requisito, así como la aprobación de las garantías o seguros pactados contractualmente. ARTÍCULO 38. PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración Página 16 de 28

60 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación del término previsto para la ejecución del contrato, la terminación unilateral o anticipada o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Fondo Adaptación tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. CAPÍTULO III DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO 39. SELECCIÓN DE LA FORMA DE PAGO. De acuerdo con las características del contrato se debe escoger la forma y periodicidad de los pagos al Contratista. Si los estudios previos y los términos y Condiciones Contractuales así lo determinan y atendiendo entre otros aspectos que apliquen, la naturaleza y complejidad de la contratación, se deberá analizar la conveniencia de otorgar un Anticipo o un Pago Anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el Gerente o el Secretario General según su delegación. El Pago Anticipado solo se podrá otorgar cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contratación, de lo cual se dejará justificación escrita. El monto total del Anticipo y Pago Anticipado, ya sea que se opte por otorgar uno de ellos o ambos, no podrá sobrepasar el treinta por ciento (30%) del valor (fijo o estimado) del contrato, salvo casos excepcionales, cuando las condiciones de la contratación lo exijan, caso en el cual se podrá otorgar Anticipos y/o Pagos Anticipados por un porcentaje superior, lo cual debe ser aprobado previamente por el Consejo Directivo del Fondo. Página 17 de 28

61 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación ARTÍCULO 40. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. El Fondo Adaptación procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la adopción de cualquier mecanismo. No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias surgidas de los contratos del Fondo Adaptación ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato. ARTÍCULO 41. CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Hasta tanto se ponga en funcionamiento la organización de archivos corporativos de gestión del Fondo Adaptación de conformidad con las normas que rigen la materia, los originales de los contratos, sus pólizas de garantía o seguro y demás documentos contractuales, estarán bajo la custodia de la Secretaría General. TITULO IV SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO 42. DEFINICIÓN DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA. Se entiende por supervisión o interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y vigilancia permanente de la ejecución de los contratos y/o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y/o convenio y lo dispuesto en el presente Manual. Para estos efectos, la supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el contrato ejerce el Fondo Adaptación cuando no se requieren conocimientos especializados, ya sea con personal de planta o con personal de apoyo a través de la suscripción de contratos de prestación de servicios; seguimiento que deberá ponerse en conocimiento del área respectiva, cuando así se requiera para lo de su competencia. Por su parte la interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Página 18 de 28

62 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación PARÁGRAFO. Cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, jurídico, técnico, financiero y contable del mismo, dentro de la interventoría. ARTÍCULO 43. DESIGNACIÓN DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. La designación de la supervisión será efectuada en el contrato y/o convenio por el Gerente o el Secretario General de El Fondo con base en los estudios previos. La entidad, cuando hubiere lugar a ello, podrá adelantar los procesos contractuales que corresponda, tendientes a contratar supervisores o interventores. La designación del supervisor, podrá estar en el clausulado de los contratos, sin que sea obligatoria su inclusión. En el caso de que la designación de la supervisión corresponda a un funcionario de la entidad, se debe comunicar a través de un memorando con el que se debe remitir el contrato debidamente legalizado con todos sus documentos. Todo cambio del funcionario designado como supervisor, debe ser comunicado a través de memorando firmado por el Gerente o el Secretario General, según corresponda. PARÁGRAFO 1o. AUSENCIA TEMPORAL DEL SUPERVISOR. En el evento de ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, etc.) del supervisor, el Gerente comunicará a través de memorando la designación temporal de la supervisión, al funcionario que se designe para tal efecto. En el evento en que, ante la ausencia temporal del supervisor designado, se asignen las funciones de su cargo a otro funcionario, se entiende que se asignan todas las supervisiones del mismo, sin necesidad de remitir un memorando específico para ello. PARÁGRAFO 2o. RETIRO DEFINITIVO DEL SUPERVISOR. En el evento de retiro definitivo del supervisor, éste deberá hacer entrega de un informe al competente contractual, donde detallará el estado del contrato y el desarrollo alcanzado. ARTÍCULO 44. CALIDADES DEL SUPERVISOR. Sólo podrán designarse como supervisores, funcionarios del nivel directivo, ejecutivo y asesor. Cuando la supervisión se contrate mediante contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita de la idoneidad y experiencia del contratista para ejecutar Página 19 de 28

63 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación la labor contratada. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Fondo Adaptación se abstendrá de designar como supervisor, a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002). ARTÍCULO 45. INHABILIDADES. Para los casos en que la supervisión o interventoría sea realizada por terceros contratados para tal fin, no podrán ejercer la supervisión: a. El autor del proyecto o diseño objeto del contrato, a menos que la complejidad del mismo así lo requiera, según calificación escrita del Fondo Adaptación. b. Las personas cuyo proyecto o diseño no haya sido aceptado. c. Quien haya ocupado el segundo lugar en el respectivo proceso de selección. d. Quien se encuentre dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el contratista. ARTÍCULO 46. RESPONSABILIDADES. Los supervisores o interventores responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente con ocasión de su función en los términos de la ley. El supervisor o interventor será responsable por el control y vigilancia del contrato hasta su liquidación. Igualmente, será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad. ARTÍCULO 47. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. Sin perjuicio de los principios que rigen la contratación del Fondo Adaptación, la supervisión desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido: a. Cooperará con la entidad y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados. b. Velará por que los contratos se ejecuten cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados. c. Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada. d. Responderá por los resultados de su gestión. e. Verificará el cumplimiento de las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras del contrato, cuando corresponda. Página 20 de 28

64 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación ARTÍCULO 48. FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN. Son finalidades de la supervisión: a. Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos. b. Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas. c. Mantener permanente comunicación con el contratista. d. Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. e. Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. ARTÍCULO 49. FUNCIONES GENERALES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. En ejercicio de la función, el supervisor o interventor, según corresponda, está facultado para actuar conforme lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Especialmente compete al supervisor: a. Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. b. Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado. c. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado. d. Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado. e. Poner en conocimiento de la entidad oportunamente los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones del contratista y recopilar y entregar las pruebas de dichos incumplimientos. ARTÍCULO 50. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. a. Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, con el fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias Página 21 de 28

65 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.). b. Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los Términos y Condiciones Contractuales, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar por escrito las aclaraciones correspondientes. c. Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista. d. Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso. e. Verificar previamente a la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas o seguros cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello. f. Suscribir con el contratista las siguientes actas, en las fechas en que realmente se produzcan los hechos a que se refieren (dependiendo del contrato): i. Acta de inicio. ii. Acta de recibo total o parcial del contrato. iii. Acta de convenios o acuerdos. g. Suscribir con el contratista y el competente contractual las siguientes actas: i. Acta de suspensión y de reinicio de ejecución, previamente a su ocurrencia. ii. Acta de Liquidación. h. Colaborar a la Secretaría General en la custodia organización el archivo del contrato remitiendo toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la supervisión, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo. i. Remitir toda la documentación original del contrato en debida forma a la Secretaría General, evitando la duplicidad documental en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación j. Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo. k. Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. l. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, Página 22 de 28

66 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación durante la ejecución del contrato. m. Coordinar con las dependencias de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. n. Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato. o. Elaborar los informes de su gestión hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Estos informes se deben realizar cada vez que se deba realizar un pago. Todos los contratos deben tener un informe final de supervisión o interventoría, según corresponda. Lo anterior sin perjuicio de lo que se pacte en los contratos. p. Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista. q. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello. r. Responder las solicitudes y peticiones del contratista, para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma. s. Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato. t. Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo. u. Presentar informe al competente contractual, sobre situaciones que alteren en contra de la entidad, el equilibrio económico o financiero del contrato. v. Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse. w. Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo. ARTÍCULO 51. FUNCIONES TÉCNICAS DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. Página 23 de 28

67 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación a. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales. b. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar según el caso - la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado. c. Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada. d. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar. e. Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido. f. Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes. g. Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener. h. Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato. i. Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente. j. Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad. k. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido. l. Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc.). m. Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato. n. Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, Página 24 de 28

68 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación derechos de autor, etc., a favor de la entidad. o. Verificar que los bienes entregados sean nuevos, de primera calidad, que funcionen correctamente según su naturaleza. p. Verificar que los accesorios que formen parte de los bienes entregados se ajusten a los mismos. q. Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca del funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos. r. Verificar que el contratista que instruya (si es necesario por escrito), acerca de las características de las adecuaciones necesarias para el funcionamiento de los bienes adquiridos y no permitir su instalación sin la adecuación técnica necesaria. s. Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas. t. Exigir los informes que indican los contratos, más los que considere convenientes y estén relacionados con la ejecución del contrato. u. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes. ARTÍCULO 52. FUNCIONES FINANCIERAS DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. a. Constatar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos. b. Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos. c. Revisar, aprobar y tramitar ante la Oficina Asesora Administrativa y Financiera las solicitudes de pago formuladas por el contratista. d. En contratos cuyo objeto sea de prestaciones sucesivas a cargo del contratista, debe velar porque lo ejecutado no exceda el valor del contrato, de igual forma que el contratista no continué con la ejecución del contrato vencido el plazo del mismo. e. Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor en la liquidación del contrato. f. Solicitar liberar los saldos resultantes de la liquidación del contrato. ARTÍCULO 53. FUNCIONES DE CARÁCTER LEGAL DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. Página 25 de 28

69 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación a. Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas o seguros y velar por que estas permanezcan vigentes por el tiempo exigido en el contrato. b. Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato. c. Exigir al contratista la modificación de las garantías cuando se prorrogue o adicione el contrato principal, con el fin de que cumpla con los periodos y montos mínimos asegurados, señalados en el acuerdo contractual inicial. d. Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y de orientación de la acción contractual que competen a la entidad, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley. e. Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones del contrato que sean pertinentes (justificación), soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes. f. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. g. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato. h. Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato. i. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes al sistema de seguridad social en salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. j. Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto a las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud. k. Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato. l. Remitir a la Secretaría General para su revisión, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, el contrato con toda su documentación, debidamente foliado, y el proyecto de acta de liquidación del Página 26 de 28

70 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación contrato. m. Informar a la Secretaría General, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida un acto de liquidación unilateral, anexando para el efecto los soportes requeridos para la liquidación correspondiente. n. Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello. o. Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización. p. Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de supervisión. NOTA: La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la Ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes. ARTÍCULO 54. PROHIBICIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. A los supervisores o interventores, según corresponda, les está prohibido: a. Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto. b. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. c. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. d. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. e. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. f. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. g. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. h. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. i. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. j. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. k. Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales. Página 27 de 28

71 RESOLUCIÓN Nº DE 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación y de Supervisión del Fondo Adaptación l. Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo. m. Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas. ARTÍCULO 55. FORMATOS Y MANUALES. Con el propósito de facilitar la actividad contractual, el Fondo Adaptación desarrollará formatos con el fin de facilitar su actividad contractual. ARTÍCULO 56. VIGENCIA. El presente Manual de Contratación y Supervisión entrará en vigencia a partir de la fecha. Dada en Bogotá D.C. el PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE JORGE LONDOÑO SALDARRIAGA Presidente Página 28 de 28

72 Anexo 2: Flujograma de Incorporación de la gestión del riesgo en proyectos de inversión sectorial del Fondo Adaptación

73 ANEXO 3: Manual de Auditorías Visibles Del Fondo Adaptación Sector Vivienda 2012 ESTRATEGIA DE AUDITORÍAS VISIBLES FONDO ADAPTACIÓN SECTOR VIVIENDA FONDO ADAPTACIÓN SUBGERENCIA DE REGIONES 21/11/2012

74 Contenido Marco normativo... 2 Intervenciones de más de 10 viviendas ubicadas en cascos urbanos y centros poblados:... 3 Primer Foro de Auditorías Visibles... 3 Foros Intermedios de Auditorías Visibles... 5 Foro Final de Auditorías Visibles... 6 Equipos Locales de Seguimiento... 7 Reuniones de Seguimiento... 8 Servicio de Atención al Ciudadano (SAC)... 9 Intervenciones de menos de 10 viviendas ubicadas en cascos urbanos y centros poblados... 9 Primera Reunión de Auditorías Visibles Reunión Intermedia de Auditorías Visibles Reunión Final de Auditorías Visibles Equipos Locales de Seguimiento Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) Intervenciones en viviendas ubicadas en zonas rurales dispersas Primera Reunión de Auditorías Visibles Reunión Intermedia de Auditorías Visibles Reunión Final de Auditorías Visibles Servicio de Atención al Ciudadano (SAC)... 18

75 ESTRATEGIA DE AUDITORÍAS VISIBLES DEL FONDO ADAPTACIÓN Al ser el Fondo Adaptación una entidad del Estado que maneja recursos públicos y que tiene la misión de realizar intervenciones que beneficien directamente a las personas afectadas por el fenómeno la Niña , es indispensable que, durante las diferentes etapas del proceso de reconstrucción, estas personas sean involucradas con el fin de procurar que las intervenciones se realicen de manera transparente e incluyente, lo que contribuirá a promover la apropiación de las intervenciones por parte de los usuarios finales y su sostenibilidad. Con el fin de realizar el seguimiento y control social de las intervenciones del FA y garantizar la participación comunitaria de manera organizada, el FA implementará la Estrategia de Auditorías Visibles que comprende los siguientes mecanismos: foros y reuniones con la comunidad, conformación de Equipos Locales de Seguimiento (ELS), reuniones de seguimiento y servicios de atención al ciudadano (SAC). En el territorio, el desarrollo de esta estrategia está a cargo de contratistas, interventores, gerencias sectoriales y operadores regionales del FA. Las responsabilidades de cada uno serán determinadas por el asesor sectorial del Fondo Adaptación. Marco normativo Dentro de las normas legales que facultan a los colombianos para ejercer la participación en los diversos niveles del Estado y obligan a las entidades públicas a facilitar las relaciones entre el Estado y los ciudadanos se encuentran las siguientes: Constitución Política de 1991, art: 02, 49, 95, 79, 103,104,105 y 365. Ley 734 de 2002, Nuevo Código Único Disciplinario Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas Ley 689 de 2001, por la cual se modifica parcialmente la ley 142 de 1994, ley de Servicios Públicos Domiciliarios. Ley 393 de 1997, Acción de Cumplimiento Ley 80 de 1993, sobre Contratación Ley 1150 de 2007, modifica la ley 80 de 1993 contratación estatal. Ley 134 de 1994, por la cual se dictan normas sobre Mecanismos de Participación Ciudadana Ley 142 de 1994, ley de Servicios Públicos Domiciliarios Ley 152 de 1994, ley Orgánica del Plan de Desarrollo - ley de Planeación Participativa Ley 87 de 1993, de Control Interno

76 Ley 190 de 1995, Estatuto Anticorrupción Decreto 2232 de 1995, reglamentario de la ley 190 de 1995 Decreto 1429 de 1995, reglamentario de la ley 142 de 1994 Decreto 2623 de 2009, por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Directiva Presidencial No. 10 de 2002, para que la comunidad en general realice una eficiente participación y control social a la gestión administrativa Es importante aclarar que, si bien la contratación que realiza el FA no se rige por la ley 80 de 1993, la naturaleza de los recursos es pública y de allí la obligación de rendir cuentas con los ciudadanos. Las Auditorias Visibles simplemente son el mecanismo para hacerlo de manera organizada. Implementación de la estrategia de Auditorias Visibles La implementación de la estrategia de Auditorías Visibles tendrá variaciones de acuerdo a la cantidad de viviendas que se construirán y su ubicación en el territorio: Intervenciones de más de 10 viviendas ubicadas en cascos urbanos y centros poblados: Foros de Auditorías Visibles Dependiendo de lo extenso del cronograma de obra, se programan los foros de auditorías visibles, que deberán ser mínimo tres: inicio, mitad y final. La convocatoria para los foros debe ser amplia y suficiente para garantizar el objetivo de cada uno de ellos. Los foros se desarrollan de la siguiente manera: Primer Foro de Auditorías Visibles Tan pronto esté firmada el acta de inicio de obra, el contratista de obra, interventor, operador o gerencia sectorial, convoca el Primer Foro de Auditorías Visibles al que deben asistir, como mínimo, 30 personas 1 que representen diferentes sectores de la comunidad, tales como madres comunitarias, agricultores, presidentes de Juntas de Acción Comunal, padres de familia, agentes comunitarios, etc. Objetivo 1 Una asistencia menor puede ser justificada cuando el número de viviendas sea inferior a 20

77 Dar inicio a la intervención sectorial en la zona, socializar el alcance del proyecto y presentar los contratistas de obra e interventoría. Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Equipo Local de Seguimiento Municipal ELS (en los casos en que haya sido conformado durante el Primer Encuentro del FA con la Comunidad realizado por el FA) d. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto e. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) f. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. g. Organizaciones de la sociedad civil h. Presidentes de Juntas de Acción Comunal i. Contratista j. Interventoría k. Representantes de la gobernación Desarrollo Presentación de contratista e interventoría Exposición de obra o intervención a realizar y cronograma por parte del contratista En los casos en los que aplica, información acerca de perfiles y tipos de empleo no calificados que ofrece el contratista y valor de los honorarios, así como el procedimiento de selección y contratación este personal Ronda de preguntas y respuestas Explicación de funciones y responsabilidades del Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda) Conformación de Equipo Local de Seguimiento Sectorial Definición de mecanismos y espacios de comunicación entre Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda), contratista e interventor. Generalmente se establece que las reuniones periódicas se realicen después de los comités de obra cada 15 días, semanalmente o mensualmente, según el avance de la obra ó intervención y del acuerdo al que lleguen las partes Establecimiento del Servicio de Atención al Ciudadano en cada proyecto, punto de información atendido por el contratista y el Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda)

78 Productos Foro Inicial Auditorías Visibles Actas de foro inicial de AV Acta de conformación del ELS sectorial Directorio de contactos Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia firmado por los asistentes Foros Intermedios de Auditorías Visibles Dependiendo de la duración de la construcción de la obra, se realizan los foros intermedios que deben realizarse cada 2 meses. El contratista, interventor, operador o gerencia sectorial del FA convoca a estos foros con apoyo del ELS para garantizar que asistan, como mínimo, 30 2 personas que representen diferentes sectores de la comunidad. Objetivo Informar a la comunidad acerca del avance de la intervención, dificultades, cambios en diseños, suspensiones de obra, cambios en especificaciones, cambios de contratistas, etc. Presentación de informe por parte del contratista/interventoría y el ELS, que también rinde cuentas sobre su seguimiento, logros y dificultades. Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Equipo Local de Seguimiento Municipal ELS (en los casos en que haya sido conformado durante el Primer Encuentro del FA con la Comunidad realizado por el FA) d. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto e. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) f. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. g. Organizaciones de la sociedad civil h. Presidentes de Juntas de Acción Comunal i. Contratista j. Interventoría 2 Una asistencia menor puede ser justificada con sus debidos soportes por el operador, la gerencia, el contratista o el interventor basándose en las particularidades de la intervención (ej. escuela de 10 estudiantes, viviendas rurales dispersas, etc.)

79 k. Representantes de la gobernación Desarrollo Presentación de informe de avance por parte del contratista/interventoría Presentación de informe de avance por parte del ELS sectorial Ronda de preguntas y respuestas Productos Actas de foros intermedios de AV Actas de seguimiento del ELS Informe de productos y logros ELS Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia Foro Final de Auditorías Visibles El Foro Final de AV es organizado como los anteriores, por el contratista, el interventor, el operador o gerencia sectorial del FA con apoyo del ELS y se realiza una vez concluida la obra. Objetivo: Realizar balance final de la intervención del FA Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Equipo Local de Seguimiento Municipal ELS (en los casos en que haya sido conformado durante el Primer Encuentro del FA con la Comunidad realizado por el FA) d. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto e. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) f. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. g. Organizaciones de la sociedad civil h. Presidentes de Juntas de Acción Comunal i. Contratista j. Interventoría k. Representantes de la gobernación Desarrollo

80 Rendición de cuentas, avances y dificultades por parte de todos los actores: ELS, contratista e interventoría Respuesta a inquietudes de la comunidad Exposición, por parte del contratista, sobre mantenimiento, uso y operación de los equipamientos colectivos y servicios públicos Cuando aplique, entrega de manuales y cartillas de uso y mantenimiento de las obras Presentación de productos y logros del acompañamiento comunitario, gestiones realizadas, trámites de inquietudes, redes sociales construidas de apoyo, etc. por parte del ELS Entrega por parte del FA del proyecto a la Alcaldía Municipal o a quien corresponda, firma de acuerdo para la sostenibilidad (según indicaciones del FA) Productos foro final de AV Actas del Foro Final de AV Actas de seguimiento del ELS Manual y cartilla de mantenimiento por parte del contratista (cuando aplique) Informe de productos y logros ELS Acta de entrega del proyecto, acuerdo de sostenibilidad firmados Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia Equipos Locales de Seguimiento Son grupos de personas con interés en participar en el desarrollo de su localidad encargadas de transmitir información y ejercer control social sobre intervenciones en su municipio/ corregimiento. Las funciones principales de los Equipos Locales de Seguimiento son: Servir como canal de comunicación entre el FA, sus contratistas y la comunidad Apoyar al FA y a sus contratistas en las convocatorias para las reuniones y foros Informar oportunamente al FA y a sus contratistas acerca de las inquietudes que presente la comunidad respecto a la intervención Difundir oportunamente la información proporcionada por el Fondo Adaptación Realizar seguimiento y velar para que, en caso de necesitarse, los requisitos que deba cumplir la alcaldía se tramiten ágilmente e informar del avance al Fondo Adaptación a sus contratistas Los requisitos para participar en los ELS son los siguientes: Disponibilidad de tiempo para difundir información Vivir en el municipio donde se desarrolle la intervención

81 Tener interés en el desarrollo de su municipio Poder ser localizado fácilmente vía telefónica y/ o por correo electrónico Comprometerse a transmitir la información veraz a la comunidad del avance del proceso El Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda) es conformado durante el Primer Foro de Auditorías Visibles. Sus miembros deben representar a diversos sectores de la sociedad que se verán beneficiados directamente por la intervención. La participación plural de la comunidad garantiza que el proceso sea más transparente y eficiente al involucrar personas que usualmente no son veedores de oficio sino que tienen un interés directo en que el proyecto se desarrolle bien. La relación entre el ELS y los contratistas será directa, los interventores y las gerencias deberán supervisar que esto ocurra. Adicionalmente las labores de seguimiento a la intervención física, el ELS podrá incursionar en acciones para la sostenibilidad del proyecto. Paralelamente a la ejecución se pueden adelantar temas que ayuden a concientizar a las personas frente al uso y responsabilidad de los bienes públicos. El ELS podrá ayudar a los gobiernos locales, los operadores, gerencias y contratistas del FA a gestionar con actores presentes en la zona, actividades tales como jornadas de arborización, charlas de buen uso y mantenimiento, sobre cultura de pago de facturas de servicios, etc. Reuniones de Seguimiento El Equipo Local de Seguimiento y el contratista deben acordar la forma y periodicidad de las reuniones de seguimiento a la intervención. Estas reuniones tienen una mayor frecuencia que los Foros (quincenal o mensual) con el fin de poder generar alertas tempranas, tomar acciones correctivas e informar oportunamente a la comunidad acerca de cualquier eventualidad. Parte de la labor del Equipo Local de Seguimiento consistirá en socializar la información que reciba en estas reuniones de seguimiento a través del Servicio de Atención al Ciudadano. De cada reunión se deberá llevar un listado de asistencia y una ficha resumen, con el fin de llevar el historial de todo el proceso. En caso de inasistencia de alguna de las partes, se dejará evidencia en la ficha resumen. La ficha resumen es una herramienta de seguimiento que diseñan conjuntamente el contratista y el ELS, es un formato muy flexible que no debe pasar de una página, que ayuda a mantener un orden en las reuniones al hacerle seguimiento puntual a los temas

82 acordados (ej. avance de obra, mano de obra, respuestas a PQR, acciones de sostenibilidad..). Sugerencias: Una alternativa es destinar un espacio para estar reuniones una vez finalizado cada comité de obra. Con el fin de lograr que las reuniones de seguimiento sean más ágiles, si un ELS cuenta con más de 5 personas, podría definirse un sistema de rotación de asistencia de los miembros a las reuniones con el contratista con el fin de que a cada una de ellas asistan de 1 a 5 personas. Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) El SAC es un espacio definido donde la comunidad directamente beneficiada por las intervenciones del FA recibe información constante y deja sus inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias en relación a las mismas. Este espacio es administrado por el Equipo Local de Seguimiento y el contratista, interventor, operador y/o gerencia del FA con la información que el contratista y/o la interventoría suministre periódicamente. Debe establecerse un lugar cercano a la intervención que sea de fácil acceso para la comunidad. Generalmente consiste en una cartelera y un buzón de sugerencias, ubicados en un lugar de alta circulación como una sede educativa, centro de salud, sede JAC, etc. En este se podrán publicar los cronogramas de obra, avances fotográficos. Los miembros del ELS recogen periódicamente el contenido del buzón y en los comités de seguimiento, junto con el contratista de obra e interventor, se leen y dan las respuestas. Si algunas preguntas ayudan a aclarar temas de interés general, la respuesta se podrá socializar en la cartelera, (manteniendo en confidencialidad el nombre de quien pregunto). Intervenciones de menos de 10 viviendas ubicadas en cascos urbanos y centros poblados Reuniones de Auditorías Visibles Se realizan como mínimo tres reuniones de auditorías visibles: inicio, mitad y final. La convocatoria para las reuniones debe ser amplia y suficiente con el fin de garantizar el objetivo de cada una de ellas. En caso de eventualidades tales como: suspensión del

83 proyecto, demoras, modificaciones relevantes en el cronograma de obra, se deberá realizar una reunión adicional para informar a la comunidad. Las reuniones se desarrollan de la siguiente manera: Primera Reunión de Auditorías Visibles Tan pronto esté firmada el acta de inicio de obra, el contratista de obra, interventor, operador o gerencia sectorial, convoca la Primera Reunión de Auditorías Visibles a la que deben asistir, como mínimo, tres personas beneficiarias. Objetivo Dar inicio a la intervención sectorial en la zona, socializar el alcance del proyecto y presentar los contratistas de obra e interventoría. Invitados: l. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA m. Personero municipal n. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto o. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) p. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. q. Presidentes de Juntas de Acción Comunal r. Contratista s. Interventoría Desarrollo Presentación de contratista e interventoría Exposición de obra o intervención a realizar y cronograma por parte del contratista En los casos en los que aplica, información acerca de perfiles y tipos de empleo no calificados que ofrece el contratista y valor de los honorarios, así como el procedimiento de selección y contratación este personal Ronda de preguntas y respuestas Explicación de funciones y responsabilidades del Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda) Conformación de Equipo Local de Seguimiento Sectorial Definición de mecanismos y espacios de comunicación entre Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda), contratista e interventor. Generalmente se

84 establece que las reuniones periódicas se realicen después de los comités de obra cada 15 días, semanalmente o mensualmente, según el avance de la obra ó intervención y del acuerdo al que lleguen las partes Establecimiento del Servicio de Atención al Ciudadano, punto de información atendido por el contratista y el Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda) Productos Reunión Inicial Auditorías Visibles Actas de Reunión inicial de AV Acta de conformación del ELS sectorial Directorio de contactos Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia firmado por los asistentes Reunión Intermedia de Auditorías Visibles La reunión intermedia, se realiza cuando la obra lleve el 50% de avance. El contratista, interventor, operador o gerencia sectorial del FA convoca a esta reunión a la que deben asistir, como mínimo, tres personas beneficiarias. Objetivo Informar a la comunidad acerca del avance de la intervención. Presentación de informe por parte del contratista/interventoría y el ELS, que también rinde cuentas sobre su seguimiento, logros y dificultades. Invitados: Desarrollo a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto d. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) e. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. f. Presidentes de Juntas de Acción Comunal g. Contratista h. Interventoría Presentación de informe de avance por parte del contratista/interventoría

85 Presentación de informe de avance por parte del ELS sectorial Ronda de preguntas y respuestas Productos Acta de reunión intermedia de AV Acta de seguimiento del ELS Informe de productos y logros ELS Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia Reunión Final de Auditorías Visibles La reunión final de AV es convocada como las anteriores, por el contratista, el interventor, el operador o gerencia sectorial del FA y se realiza una vez concluida la obra. Objetivo: Realizar balance final de la intervención del FA Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto d. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) e. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. f. Presidentes de Juntas de Acción Comunal g. Contratista h. Interventoría Desarrollo Rendición de cuentas, avances y dificultades por parte de contratista e interventoría Respuesta a inquietudes de la comunidad Exposición, por parte del contratista, sobre mantenimiento, uso y operación de los equipamientos y servicios públicos Cuando aplique, entrega de manuales y cartillas de uso y mantenimiento de las obras Presentación de productos y logros del acompañamiento comunitario, gestiones realizadas, trámites de inquietudes, redes sociales construidas de apoyo, etc. por parte del ELS

86 Entrega por parte del FA del proyecto a la Alcaldía Municipal o a quien corresponda, firma de acuerdo para la sostenibilidad (según indicaciones del FA) Productos reunión final de AV Acta de la Reunión Final de AV Manual y cartilla de mantenimiento por parte del contratista (cuando aplique) Acta de entrega del proyecto, acuerdo de sostenibilidad firmados Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia Equipos Locales de Seguimiento Son grupos de personas con interés en participar en el desarrollo de su localidad encargadas de transmitir información y ejercer control social sobre intervenciones en su municipio/ corregimiento. Las funciones principales de los Equipos Locales de Seguimiento son: Servir como canal de comunicación entre el FA, sus contratistas y la comunidad Apoyar al FA y a sus contratistas en las convocatorias para las reuniones y foros Informar oportunamente al FA y a sus contratistas acerca de las inquietudes que presente la comunidad respecto a la intervención Difundir oportunamente la información proporcionada por el Fondo Adaptación Realizar seguimiento y velar para que, en caso de necesitarse, los requisitos que deba cumplir la alcaldía se tramiten ágilmente e informar del avance al Fondo Adaptación a sus contratistas Los requisitos para participar en los ELS son los siguientes: Disponibilidad de tiempo para difundir información Vivir en el municipio donde se desarrolle la intervención Tener interés en el desarrollo de su municipio Poder ser localizado fácilmente vía telefónica y/ o por correo electrónico Comprometerse a transmitir la información veraz a la comunidad del avance del proceso El Equipo Local de Seguimiento Sectorial (ELS vivienda), es conformado durante la Primera Reunión de Auditorías Visibles. Sus miembros deben representar a personas que serán beneficiadas directamente por la intervención. La participación plural de la comunidad garantiza que el proceso sea más transparente y eficiente al involucrar personas que usualmente no son veedores de oficio sino que tienen un interés directo en que el proyecto se desarrolle bien.

87 La relación entre el ELS y los contratistas será directa, los interventores y las gerencias deberán supervisar que esto ocurra. Adicionalmente las labores de seguimiento a la intervención física, el ELS podrá incursionar en acciones para la sostenibilidad del proyecto. Paralelamente a la ejecución se pueden adelantar temas que ayuden a concientizar a las personas frente al uso y responsabilidad de los bienes públicos. El ELS podrá ayudar a los gobiernos locales, los operadores, gerencias y contratistas del FA a gestionar con actores presentes en la zona, actividades tales como jornadas de arborización, charlas de buen uso y mantenimiento, sobre cultura de pago de facturas de servicios, etc. Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) El SAC es un espacio definido donde la comunidad directamente beneficiada por las intervenciones del FA recibe información constante y deja sus inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias en relación a las mismas. Este espacio es administrado por el Equipo Local de Seguimiento y el contratista, interventor, operador y/o gerencia del FA con la información que el contratista y/o la interventoría suministre periódicamente. Debe establecerse un lugar cercano a la intervención que sea de fácil acceso para la comunidad. Generalmente consiste en una cartelera y un buzón de sugerencias, ubicados en un lugar de alta circulación como una sede educativa, centro de salud, sede JAC, etc. En este se podrán publicar los cronogramas de obra, avances fotográficos. Los miembros del ELS recogen periódicamente el contenido del buzón y en los comités de seguimiento, junto con el contratista de obra e interventor, se leen y dan las respuestas. Si algunas preguntas ayudan a aclarar temas de interés general, la respuesta se podrá socializar en la cartelera, (manteniendo en confidencialidad el nombre de quien pregunto). Intervenciones en viviendas ubicadas en zonas rurales dispersas Reuniones de Auditorías Visibles Se realizan como mínimo tres reuniones de auditorías visibles: inicio, mitad y final. En caso de eventualidades tales como: suspensión del proyecto, demoras, modificaciones relevantes en el cronograma de obra, se deberá realizar una reunión adicional para informar a la comunidad.

88 Tomando en cuenta las dificultades de transporte y acceso en las zonas rurales y la dispersión de los beneficiarios, en estas reuniones pueden participar los beneficiarios directos o, en su defecto, el personero municipal en representación de la comunidad y un representante de la alcaldía municipal. Estas reuniones se desarrollan de la siguiente manera: Primera Reunión de Auditorías Visibles Tan pronto esté firmada el acta de inicio de obra, el contratista de obra, interventor, operador o gerencia sectorial, convoca la Primera Reunión de Auditorías Visibles a la que deben asistir, como mínimo el personero y un representante de la alcaldía municipal. Objetivo Dar inicio a la intervención sectorial en la zona, socializar el alcance del proyecto y presentar los contratistas de obra e interventoría. Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto d. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) e. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. f. Presidentes de Juntas de Acción Comunal g. Contratista h. Interventoría Desarrollo Presentación de contratista e interventoría Exposición de obra o intervención a realizar y cronograma por parte del contratista En los casos en los que aplica, información acerca de perfiles y tipos de empleo no calificados que ofrece el contratista y valor de los honorarios, así como el procedimiento de selección y contratación este personal Ronda de preguntas y respuestas Definición de mecanismos de comunicación con la comunidad y/o establecimiento del Servicio de Atención al Ciudadano

89 Productos Reunión Inicial Auditorías Visibles Actas de Reunión inicial de AV Directorio de contactos Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia firmado por los asistentes Reunión Intermedia de Auditorías Visibles La reunión intermedia, se realiza cuando la obra lleve el 50% de avance. El contratista, interventor, operador o gerencia sectorial del FA convoca a esta reunión a la que deben asistir, como mínimo, el personero y un representante de la alcaldía municipal. Objetivo Informar a la comunidad acerca del avance de la intervención. Presentación de informe por parte del contratista/interventoría, logros y dificultades. Invitados: Desarrollo a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto d. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) e. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. f. Presidentes de Juntas de Acción Comunal g. Contratista h. Interventoría Presentación de informe de avance por parte del contratista/interventoría Ronda de preguntas y respuestas Productos Acta de reunión intermedia de AV Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia

90 Reunión Final de Auditorías Visibles La reunión final de AV es convocada como las anteriores, por el contratista, el interventor, el operador o gerencia sectorial del FA y se realiza una vez concluida la obra. Objetivo: Realizar balance final de la intervención del FA Invitados: a. Alcalde, Primera Dama y/o enlace del municipio con el FA b. Personero municipal c. Representantes de la comunidad directamente beneficiada del proyecto d. Aliados del FA en la zona (Red Unidos, Consolidación, Plan Fronteras, Operadores de Colombia Humanitaria ) e. Representantes de organizaciones gubernamentales, presentes en la zona como ICBF, DPS, entre otros. f. Presidentes de Juntas de Acción Comunal g. Contratista h. Interventoría Desarrollo Rendición de cuentas, avances y dificultades por parte de contratista e interventoría Respuesta a inquietudes de los asistentes Exposición, por parte del contratista, sobre mantenimiento, uso y operación de los equipamientos Cuando aplique, entrega de manuales y cartillas de uso y mantenimiento de las obras Entrega por parte del FA del proyecto a la Alcaldía Municipal o a quien corresponda, firma de acuerdo para la sostenibilidad (según indicaciones del FA) Productos reunión final de AV Acta de la Reunión Final de AV Manual y cartilla de mantenimiento por parte del contratista (cuando aplique) Acta de entrega del proyecto, acuerdo de sostenibilidad firmados Registro fotográfico y/o audiovisual Listado de asistencia

91 Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) El SAC es un espacio donde la comunidad directamente beneficiada por las intervenciones del FA recibe información constante y deja sus inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias en relación a las mismas. Tomando en cuenta las distancias, la dificultad de acceso a las zonas rurales y la dispersión de las viviendas en el entorno rural, el Servicio de Atención al Ciudadano puede ser implementado de acuerdo al contexto de la manera que el operador consideres más eficiente. Por ejemplo: 1. Cartelera y buzón de sugerencias ubicados en lugares de alta circulación (centro de salud, iglesia, mercado etc.) 2. Difusión radial de la información a través de emisoras comunitarias y/o locales 3. Difusión de información mediante canales de televisión regional 4. Circulares informativas entregadas a cada beneficiario 5. Visitas domiciliarias 6. Cualquier otro mecanismo que pueda ser útil

92 Anexo 4: Base de datos del Registro Único de Damnificados, Reunidos Debido a la situación de desastre declarada mediante el decreto 4580 de 2010 el gobierno nacional dispuso que para superar esta situación de desastre y emergencia social, económica y ecológica el DANE en coordinación con las demás entidades que dispuso el gobierno nacional realizara el Registro Único de Damnificados por emergencia invernal conocido como Reunidos. A través de la directiva Presidencial Nro. 03 del 13 de enero de 2011, el DANE grabó, analizó y entregó a la Dirección de Gestión de Riesgo la administración del Registro Único de Damnificados. Reunidos es una base de datos relacional en MySQL, open source distribuida bajo licencia dual, es decir, posee una versión comunitaria y una versión Enterprise, se puede ejecutar en la gran mayoría de sistemas operativos existentes en la actualidad, entre ellos Linux y UNIX en todas sus variantes (AIX, BSD, HP-UX, SGI IRIX, Mac OS X, Solaris, Tru64) y Windows. Esta base de datos alberga información del registro de damnificados y composición de los hogares afectados, así como la afectación de bienes y pérdidas agropecuarias (cultivos perdidos, bosques y pastos, y ganado, aves y peces). Para el caso de atención de vivienda del Fondo Adaptación, los bienes se identifican como bien del tipo VIVIENDA con afectación SE PERDIÓ TOTALMENTE. rud_argumento rud_detalles_argumento id id detalle rud argumento nombre descripcion argumento argumento id argumento codigo nombre 1 Tipo de bien Vivienda 3 Afectación 12 3 Se perdió 2 totalmente Por ejemplo, la afectación total de vivienda que compete al Fondo Adaptación puede conseguirse con esta consulta: select rph.numero_documento, rph.nombres_apellidos, rph.edad, rph.regi_id_registro, (select rda.nombre from rud_detalles_argumento rda where rda.id_detalle_argumento = rph.dear_id_parentesco) as parentesco, rph.per_repetida, rph.novedad_cruce from rud_personas_hogar rph where rph.regi_id_registro in (select rba.regi_id_registro from rud_bienes_afectados rba where rba.dear_id_tipo_bien = 1 and rba.dear_id_estado = 12) order by rph.regi_id_registro, rph.dear_id_parentesco

93 Esta consulta utiliza las siguientes tablas: Tabla: rud_personas_hogar NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned Default dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned Null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned Null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned Null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned Null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned Null nombres_apellidos Varchar 255 Null numero_documento Varchar 20 Null Edad integer unsigned unsigned Null nombre_pueblo_indigena Varchar 255 Null fecha_creacion Varchar 25 Null fecha_modificacion Varchar 25 Null usuario_creacion Varchar 25 Null usuario_modificacion Varchar 25 Null numero_personas Integer 10 Null cod_das Integer 10 Null cod_rnec Integer 10 Null primary key (id_persona_hogar) not null Tabla: rud_detalles_argumento NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_detalle_argumento integer unsigned unsigned Default rud_argumento_id_argumento integer unsigned unsigned not null codigo integer unsigned unsigned Null nombre Varchar 100 Null primary key (id_detalle_argumento) not null

94 Tabla: rud_bienes_afectados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_bien_afectado integer unsigned unsigned Default rud_id_detalle_argumento4 integer unsigned unsigned Default muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null dear_id_seguros integer unsigned unsigned not null dear_id_territorio integer unsigned unsigned not null dear_id_sector integer unsigned unsigned not null dear_id_afectacion integer unsigned unsigned not null dear_id_forma_tenencia integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_bien integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null valor_mensual_pagado integer unsigned unsigned null otra_condicion_tenencia Varchar 255 null nombre_centro_poblado Varchar 255 null ubicacion_bien Varchar 255 null fecha_creacion Varchar 25 null fecha_modificacion Varchar 25 null usuario_creacion Varchar 25 null usuario_modificacion Varchar 25 null nombre_sector Integer 10 null dear_id_estado Integer 10 null primary key (id_bien_afectado) not null Las siguientes son las definiciones de la Unidad Nacional de Gestión del Riesgo para conceptos asociados a la base: Jefe de hogar. Persona residente habitual del hogar, que es reconocida como tal por los demás miembros del hogar, en razón de su edad, autoridad o por ser el principal sostén económico del hogar. Pérdida en parte del bien. Pérdida parcial del bien inmueble. Cuando un bien queda, a causa del evento, con daños menores, no estructurales o arquitectónicos; pueden seguir siendo habitados o utilizados, aun cuando requieran de acciones mínimas de reparación o de limpieza. Pérdida total del bien. Condición en el que queda un bien inmueble por haber sido arrasado, sepultado, haber quedado colapsado o deteriorado de tal manera que no es habitable o utilizable. Vivienda. Es un espacio independiente y separado, con áreas de uso exclusivo, habilitado o destinado para ser habitado por una o más personas. Mayor información:

95 El Anexo 12 presenta el Diccionario de datos del Registro único de damnificados por la emergencia invernal 2010 y el Anexo 13 contiene el Modelo Entidad-Relación de dicha base de datos.

96 Anexo 5: Cruces de Información Los Operadores Zonales deberán realizar las gestiones necesarias para realizar los cruces con, por lo menos, las siguientes bases de datos: i) Bases de datos de Catastro Existen cinco entidades a nivel nacional que manejan las bases de datos de catastros: Catastro de Bogotá Catastro de Cali Catastro de Antioquia Catastro de Medellín IGAC Resto municipios La información catastral permite la identificación y localización de los predios, suministra información jurídica y el historial de tenencia de los predios y facilita la localización e identificación de predios en zonas clasificadas como de alto riesgo. Contar con esta información facilita la acreditación de la calidad del atenencia del damnificado y la actividad de interventoría y supervisión de los contratos de Operación Zonal. ii) Base de datos de asignaciones de subsidios del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio (MVCT) El MVCT, como entidad responsable del sector vivienda en el área urbana, cuenta con la base de datos de beneficiarios de los subsidios familiares de vivienda. Los cruces con dicha base, permitirán a los Operadores Zonales identificar, en qué casos, los potenciales beneficiarios del Fondo Adaptación cuentan con un subsidio vigente sin aplicar y, por tanto, requerirán únicamente de un cierre financiero del Fondo para la obtención de una solución de vivienda. iii) Bases de datos de beneficiarios de vivienda del Banco Agrario El Banco Agrario es socio estratégico en la gestión del Fondo Adaptación. Cuenta con la Gerencia Nacional de Vivienda que tiene como función esencial adelantar programas y proyectos de vivienda en las áreas rurales de los municipios del país. Cuenta con información específica relacionada con los proyectos y programas en ejecución y adelanta conjuntamente con la Sociedad Colombiana de Arquitectos y el Fondo Adaptación la ejecución de un convenio para atender la afectación de viviendas registradas como destruidas en Reunidos en el departamento de Bolívar.

97 Adicionalmente, el Banco cuenta con recursos para atender población afectada por el Fenómeno de la Niña en otros departamentos del país y por lo tanto dicha población debe excluirse del campo de acción del Fondo. iv) Base de datos de Red Unidos El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS- como una transformación de lo que originariamente era Acción Social, fortalecerá los programas y abrirá la posibilidad de ampliar su cobertura para que la inclusión social y la reconciliación sean una realidad en el país. A través del DPS se maneja la Red Unidos cuyo énfasis es asegurar que las familias más pobres y vulnerables puedan acceder a los programas diseñados para superar la pobreza extrema. A través de los cruces que deberán realizar los Operadores Zonales con la base de datos de Red Unidos, se pretende establecer cuáles de los hogares se encuentran dentro del rango de pobreza extrema. v) Base de datos del Sisbén III El Sisben III, como instrumento de focalización de potenciales beneficiarios de programas sociales, es una herramienta de identificación y no de clasificación, que organiza los individuos de acuerdo con el estándar de vida y permite la selección técnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de los programas sociales del estado, de acuerdo con su situación socioeconómica. La realización de los cruces con las bases del Sisben III, permitirán a los Operadores Zonales identificar el puntaje de un hogar para determinar su nivel socioeconómico. vi) Base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil Dado que la Registraduría Nacional del Estado Civil es una institución descentralizada del estado colombiano, encargada del registro civil nacional, así como de la convocatoria y organización electoral bajo el mandato y supervisión del Consejo Nacional Electoral, se requiere realizar cruces con sus bases de datos, buscando constatar la identificación de los hogares inscritos en el Registro Único de Damnificados Reunidos, a fin de obtener la plena identidad de los damnificados inscritos en dicho registro, confirmando los datos del número de identificación y la fecha y lugar de expedición del documento de identidad. Así mismo identificar a los fallecidos. vii) Base de datos de Superintendencia de Notariado y Registro A través de la Superintendencia de Notariado y Registro, entidad responsable de la

98 seguridad jurídica y administrativa del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial, se pretende establecer los hogares damnificados inscritos en el registro único de damnificados, que ostenten propiedad de la vivienda afectada. Así mismo establecer las falsas tradiciones y los damnificados que tengan una propiedad inmobiliaria diferente a la afectada. Dicha información será de apoyo para la identificación de la tenencia de la vivienda. viii) Bases de datos de los municipios y departamentos sobre beneficiarios de arriendos o albergues subsidiados por los entes territoriales Los Municipios y Departamentos cuentan con la información específica de los damnificados atendidos directamente por ellos mediante los programas de asistencia post evento. En particular se realizarán cruces con la base de beneficiarios de arriendos y alojamientos temporales que deberán ser priorizados en la atención de los Operadores Zonales. Todos los demás cruces que el Operador considere pertinentes para el desarrollo de su labor Por su parte, el Fondo Adaptación realizará y entregará los resultados de los cruces de información con las siguientes bases de datos: i) Bases de datos de la intervención de Colombia Humanitaria Colombia Humanitaria cuenta con la información específica de los damnificados atendidos mediante los programas de asistencia post evento. En particular se realizarán cruces con la base de beneficiarios de arriendos, albergues y reparaciones. Los dos primeros deberán ser priorizados en la atención de los Operadores Zonales, mientras los terceros deberán ser excluidos de la atención del Fondo Adaptación. ii) Bases de datos de la intervención del Fondo Adaptación a través de convenios con terceros En aras de agilizar el proceso de atención a hogares damnificados por el Fenómeno de La Niña , el Fondo Adaptación ha firmado convenios con diferentes entidades para otorgar soluciones de vivienda en diferentes departamentos del país. Entre ellos se encuentran el Convenio Derivado Interadministrativo No 03 con el SENA, el convenio de Cooperación No 09 con el Banco Agrario y el convenio de Cooperación No 016 con la Cruz Roja. Dado el carácter dinámico de la intervención, los cruces anteriormente mencionados deberán actualizarse en los momentos que se requiera, en particular, antes de la definición de elegibilidad de un hogar y al momento de legalizar la vivienda.

99 Anexo 6: Lineamientos para validar el estado de las viviendas reportadas Como se menciona en la definición incluida en el presente manual, son los elementos estructurales los que determinan el carácter de destruida de una vivienda. El siguiente cuadro permite registrar los daños en estos elementos para cada vivienda visitada: Elementos Cimientos Muros portantes Columnas Vigas Losa Características de los elementos estructurales Daño Ninguno Leve Moderado Severo de entrepiso Escaleras Cubiertas Nota: Daños severos se refieren a aquellos que implican que el elemento no puede ser recuperado o que fue destruido en su totalidad. Adicionalmente, el verificador deberá consignar la siguiente información sobre los elementos no estructurales de la vivienda, con el ánimo de contar con información que pueda ser útil para otras intervenciones del Estado. Características de los elementos no estructurales Daño Elementos Ninguno Leve Moderado Severo Muros de fachada Muros divisorios Cielo raso Instalaciones Tanques elevados Pisos Nota: Daños severos se refieren a aquellos que implican que el elemento no puede ser recuperado o que fue destruido en su totalidad.

100 Anexo 7: Protocolo para el levantamiento de archivo fotográfico En su visita de campo el encuestador tomará las fotografías necesarias para captar: La fachada o frente de la vivienda. El reportado en el Registro Único de Damnificados o la persona del hogar que atendió la visita, deberá ubicarse al frente de la vivienda y deberá aparecer en el registro fotográfico. Así mismo se deberá captar la dirección que identifica la ubicación de la vivienda. El tipo de cimentación de la vivienda, cuando aplique. La existencia o no existencia de las columnas y su estado La existencia o no existencia de las vigas y su estado La existencia o no existencia de los muros y su estado. La existencia o no existencia de la cubierta y su estado Se tomará el registro fotográfico de la persona o personas que realizaron la verificación. Se tomará el registro fotográfico a la ficha técnica de la visita firmada y a todos los demás documentos que se entreguen en el momento de la visita Nota: Para viviendas aún inundadas se toman fotografías externas desde el punto más cercano

101 Anexo 8: Formato de declaración de veracidad de la información En el municipio de, departamento de, República de Colombia, siendo el día del mes de del año. Yo,, identificado(a) con C.C. No. de - mayor de edad, vecino(a) de esta ciudad, estado civil declaro lo siguiente: PRIMERO: Me llamo como antes lo indiqué y mis generales de ley son los ya expresados. SEGUNDO: Mi núcleo familiar está conformado por: TIPO_DOC NUMERO DE DOC TIPO_DOC NUMERO DE DOC TIPO_DOC NUMERO DE DOC TIPO_DOC NUMERO DE DOC TIPO_DOC NUMERO DE DOC TERCERO: Soy damnificado del Fenómeno de la Niña CUARTO: Que nuestros ingresos familiares no son superiores al equivalente de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). º QUINTO: Que conjuntamente con mi familia soy TIPO DE OCUPACION del inmueble afectado ubicado en DIRECCION DEL IMNUEBLE AFECTADO, localizado en el barrio BARRIO. SEXTO: Que manifiesto ser Madre o Padre Cabeza de Hogar. (Este ítem va en caso de que la persona declaro lo allí contenido). Esta declaración la hago bajo la gravedad del juramento, para efecto de recibir como beneficio una vivienda de interés social prioritario. Manifiesto que todo lo declarado anteriormente es verdadero. Autorizo para que la información suministrada pueda ser verificada y en caso de falsedad, se apliquen las sanciones contempladas por la Ley. Para tal efecto firmo este documento. FIRMA C.C. No. TELEFONO DIRECCIÓN BARRIO

102 Anexo 9: Elegibilidad A través de los Operadores Zonales se busca atender las viviendas reportadas como destruidas en el Registro Único de Damnificados, afectadas por los eventos derivados del fenómeno de La Niña A continuación se definen los requisitos que se deben cumplir para que el damnificado pueda considerarse beneficiario efectivo del Fondo. El cumplimiento de dichos requisitos deberá estar plenamente documentado y soportado. Criterios de Elegibilidad de los Beneficiarios Requisito Reporte de vivienda destruida (pérdida total) en el Registro Único de Damnificados de la Unidad Nacional de Gestión de Riesgo Que se cumpla, por lo menos, una de estas dos condiciones: (a) Que durante el proceso de verificación se valide la pérdida total del inmueble; o (b) Que la ubicación del inmueble certificada por la autoridad competente o por los estudios adicionales realizados, evidencien que la vivienda está ubicada en una zona de riesgo no mitigable. Ser propietario, ocupante o poseedor de la vivienda reportada como destruida. El reconocimiento de alguna persona como ocupante o poseedor de un inmueble en el contexto de la intervención en vivienda del Fondo Adaptación, sólo tendrá efectos para los beneficios consagrados en el Decreto 4819 de 2010, sin que sea admisible como prueba de posesión para otras situaciones reguladas por Documentos soporte Registro Único de Damnificados, Reunidos Se utilizarán los siguientes documentos como soporte en cada caso: (a) Ficha del inmueble mediante la cual se documentó la verificación técnica de la pérdida total. (b) Concepto del Operador Zonal que acredite que la vivienda se encuentra ubicada en zona de amenaza o riesgo no mitigable. Para demostrar los diferentes tipos de tenencia se deberán presentar los siguientes documentos: 1) Propietario: certificado de tradición y libertad del folio de matrícula inmobiliaria (escritura pública, sentencia judicial, acto administrativo de transferencia, compraventa). 2) Ocupante o Poseedor: en contexto con el Código Civil, el Decreto 4825 de 2011 y el Decreto ley 019 de 2012, se podrán suministrar como prueba de estas

103 la ley. Requisito Documentos soporte condiciones las siguientes: a) Cruce con la base de datos de catastro para verificar que el potencial beneficiario se encuentra inscrito en dichas bases con el inmueble registrado en Reunidos b) Si no se puede acreditar lo presupuestado en el literal a, y actuando con fundamento en la buena fe, la simplificación de procedimientos y la celeridad en los trámites, se podrá probar la calidad de ocupante o poseedor mediante una declaración de veracidad de la información firmada por el particular, la cual se entiende dada bajo la gravedad de juramento (Utilizar Anexo 8). Como pruebas sumarias, se podrán incluir contratos de compraventa, escrituras, fallos judiciales, certificados de falsa tradición, recibos del impuesto predial, de valorización o de los servicios públicos domiciliarios, entre otras. 3) Los tiempos asociados a la demostración de los diferentes tipos de tenencia son los que se describen a continuación: a) Para la ocupación: deberá demostrar la ocupación con anterioridad al 30 de noviembre de 2001 y en todo caso, en los registros de catastro, el ocupante actual debe mantener correlación con dichos registros. b) Para posesión de inmuebles rurales: cinco (5) años para posesiones regulares y diez (10) años para posesiones irregulares (Ley 1561 de 2012, Artículo 3). c) Para posesión de inmuebles urbanos: (5) años para prescripción adquisitiva extraordinaria de VIS y tres (3) años para prescripción adquisitiva ordinaria (Ley 1561 de 2012, Artículo 4 y Ley 9 de 1989,

104 Requisito Artículo 51). Documentos soporte Nota: Con el ánimo de darle publicidad a la actuación y, de ser el caso, tramitar la oposición de terceros, el Operador Zonal deberá publicar un aviso en un periódico de amplia circulación del lugar donde se quiera implementar el proyecto, indicando el fundamento legal de la actuación administrativa (Decreto 4819 de 2010 y el Contrato correspondiente a cada Operador Zonal), la localización del predio y, en los casos en que exista, la identificación catastral del mismo, los ocupantes y su identificación, las personas excluidas del trámite y las razones por las cuales no pueden acceder al beneficio y el término para hacerse parte dentro de la actuación administrativa. De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1437 de 2011, artículo 69, el aviso publicado deberá fijarse en un lugar visible al público de las alcaldías municipales, por un término no inferior a cinco (5) días hábiles. Cumplido dicho término, los interesados contarán con cinco (5) días hábiles subsiguientes para hacerse parte dentro del proceso, acreditando las razones de su petición. En zonas rurales deberá publicarse el aviso en una emisora radial con cubrimiento en el lugar de ubicación del predio, entre las cinco (5) de la mañana y las diez (10) de la noche o a falta de la misma, haciendo uso de la lectura por bando o cualquier otro medio masivo de comunicación disponible, que garantice la difusión de la información. Situaciones particulares adicionales a tener en cuenta para definir la elegibilidad: Teniendo en cuenta que el objeto del Fondo Adaptación está dirigido a la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el Fenómeno de La Niña (decreto 4819 de 2010), la intervención en vivienda no está dirigida a la superación del déficit habitacional y debe acogerse estrictamente a la atención de las afectaciones de dicho fenómeno. Así las cosas, los siguientes son casos a tener en cuenta en el momento de definir los hogares objeto de atención: Sólo podrá entregarse una vivienda por cada vivienda destruida reportada en el Registro Único de Damnificados (Reunidos). Si en una vivienda habitaba más de un hogar o grupo familiar, sólo se podrá suministrar una vivienda a quien ostente la tenencia, de acuerdo a los requisitos mencionados anteriormente. Una misma persona, reportada en el Registro Único de Damnificados más de una vez, sólo podrá ser beneficiaria del programa del Fondo Adaptación con una vivienda. Casos excepcionales son aquellos en los que la misma persona tiene más de un cónyuge con hijos habitando en viviendas diferentes, que fueron reportadas como destruidas en Reunidos. Será necesario acreditar la conformación de cada uno de los grupos familiares con los documentos pertinentes (registro civil de matrimonio, unión marital de hecho, registro civil de nacimiento de los hijos de

105 cada uno) y aportar una prueba testimonial de dos vecinos o veedores, acreditando esta situación y su residencia permanente en la vivienda en cuestión. Focalización de los Recursos Dada la restricción presupuestal del Fondo, se focalizará la atención en los hogares más pobres y vulnerables. En este sentido, se priorizará la atención de quienes cumplan las siguientes condiciones: Requisito Acogiendo, entre otras, lo establecido en la Ley 1532 de 2012 (Artículo 12, literales a, b, c y d y Artículo 13) se requiere cumplir alguno de los siguientes requisitos: (a) Estar registrado dentro de la Red Unidos (b) Estar registrado en el Sisbén III (c) Estar registrado en el Registro Único de Población Desplazada RUPD (d) Tener ingresos inferiores a cuatro Salarios Mínimos Legales Vigentes (4 SMLV) (e) Pertenecer a algún grupo étnico Documentos soporte Los documentos soporte requeridos, para cada caso son: (a) Cruce con la base de datos de la Red Unidos (b) Cruce con la base de datos del Sisbén III (Municipio y DNP) (c) Cruce con la base de datos del Registro Único de Población Desplazada RUPD (d) Información validada en campo sobre ingresos familiares (e) Información validada en campo sobre caracterización étnica de los hogares (f) Información validada en campo sobre la condición del cabeza de hogar (f) Ser padre o madre cabeza de hogar

106 Anexo10: Especificaciones técnicas mínimas El presente Anexo incluye las especificaciones mínimas exigidas tanto en los procesos de reconstrucción en sitio urbano y/o rural y en los procesos de reubicación de hogares que se adelantaran en proyectos de vivienda nueva. Inicialmente se dará la descripción de las especificaciones mínimas que deben tener las viviendas, en cuanto a área, espacios mínimos, acabados y otros aspectos. Posteriormente se definirán las especificaciones mínimas de las obras de urbanismo o de aquellas que garanticen que las viviendas contarán en todo caso con la prestación de los servicios básicos de acueducto, alcantarillado y energía eléctrica, así como su accesibilidad y conectividad. 1. ESPECIFICACIONES MINIMAS QUE DEBEN TENER LAS VIVIENDAS Todas las viviendas deben construirse cumpliendo con las licencias de construcción y/o urbanización debidamente expedidas por el curador urbano o la autoridad municipal competente según sea el caso. Las viviendas deben contar con todos los estudios y diseños, tales como los arquitectónicos, estructurales, de suelos, hidráulicos, sanitarios y eléctricos. En caso de que aplique deberá contar también con los diseños de gas y telecomunicaciones, los cuales deben en todo caso ejecutarse con plena observancia de la normatividad vigente en la materia. Las viviendas deben ser Viviendas de Interés Prioritario (VIP) y su valor no puede superar los topes establecidos por el Fondo Adaptación a través de los contratos de los Operadores Zonales, de acuerdo al tipo de intervención. Los valores señalados incluyen, para cada caso, las siguientes actividades: Reconstrucción (urbana y rural) Incluye los costos que se generen en la ejecución de las acometidas de acueducto, alcantarillado y energía eléctrica, así como las cajas de inspección necesarias, contadores, medidores y la construcción de la vivienda, de acuerdo con los criterios técnicos mínimos establecidos en este documento. Así mismo, el valor señalado incluye los gastos que se generen por concepto de interventoría de obra, estudios, diseños, escrituración y registro de las viviendas a cada hogar. Cuando la reconstrucción de la vivienda prevea la utilización de sistemas no convencionales en su estructura, acueducto, alcantarillado y/o energía eléctrica, la

107 viabilidad técnica y aprobación otorgada por las entidades competentes del orden territorial, dependen del estricto cumplimiento de las normas y especificaciones contenidas en los reglamentos y en la normatividad vigente sobre la materia. En estos casos, los costos de estos sistemas deben estar integrados al programa de ejecución y al presupuesto del plan de vivienda, sin que los mismos formen parte de los costos directos de las viviendas, excepto los correspondientes a las acometidas de los servicios públicos domiciliarios, que correspondan a las áreas privadas de las viviendas. Las cámaras múltiples en serie y tuberías adicionales necesarias para llegar al tanque séptico común, formarán parte de las obras de urbanismo del plan de vivienda y serán reconocidas como un valor adicional al establecido anteriormente y en todo caso este valor no podrá superar el 20% del costo de la solución. Estas circunstancias deberán ser verificadas por la entidad operadora, en la revisión técnica y presupuestal del plan de vivienda Reubicación en vivienda nueva o usada Incluye los costos de lote, acometidas de acueducto, alcantarillado y energía eléctrica, así como las cajas de inspección necesarias, contadores y medidores y la construcción de la vivienda, de acuerdo con los criterios técnicos mínimos establecidos en este documento. Así mismo, el valor señalado incluye los gastos que se generen por concepto de estudios, diseños, escrituración y registro de las viviendas a cada hogar. El área de construcción mínima de las viviendas será de cuarenta metros cuadrados (40 m²). El diseño estructural y los materiales utilizados, deben cumplir con las normas colombianas de diseño y construcción sismo resistente, NSR-10. (Ley 400 de 1997, Decretos 926 de 2010, 2525 de 2010, 092 de 2011 y 340 de 2012.). Se permite el uso de sistemas o materiales alternativos, siempre que los mismos estén debidamente aprobados por la Comisión Asesora para el Régimen de Construcción Sismo Resistente. Las Instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas, incluyendo materiales, puntos y aparatos, deben cumplir en lo pertinente con el Reglamento Técnico de Instalaciones Sanitarias RAS 2000 (Ley 373 de 1997, Decreto 3102 de 1997, Decreto 1052 de 1998, Resolución 1096 de 2000 y actualizaciones) y el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE (Resolución No de 2004 del Ministerio de Minas y Energía y actualizaciones). Las viviendas deberán estar conformadas como mínimo por un (1) espacio para sala comedor, dos (2) alcobas independientes, cocina, zona de ropas y un baño.

108 Adicionalmente, para el caso de viviendas unifamiliares un patio y/o zona de ropas incluido cerramiento y en lo posible se debe prever el desarrollo progresivo. Las viviendas deberán contar con ducha, sanitario, lavamanos, mesón y lavaplatos, lavadero, puertas, ventanas y vidrios. En todos los casos deberán contar con las conexiones necesarias, tanto a las redes de agua potable como a las tuberías de desagüe, atendiendo las indicaciones de los fabricantes y las establecidas en los diseños hidráulicos y sanitarios aprobados por la autoridad competente. Para todos los aparatos sanitarios e hidráulicos, se debe tener en cuenta además de los reglamentos técnicos citados en el presente documento, las disposiciones establecidas en la Ley 373 de 1997, el Decreto 3102 de 1997, la Resolución 1096 de 2000 que adopta el Reglamento Técnico para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico RAS-2000 y la Norma Técnica Colombiana NTC del ICONTEC, así como las que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Se debe instalar cerámica para el enchape de las zonas húmedas de ducha, lavamanos, sanitario, lavaplatos y lavadero, así: Enchape en la pared de la ducha a una altura mínima de 1.8 m. Enchape en la pared del lavaplatos a una altura mínima de 0.4 m, contados a partir del mesón instalado o construido. Enchape en la pared del lavadero a una altura mínima de 0.4 m, contados a partir de la parte superior del mismo. Para la pared del lavamanos y sanitario a una altura mínima de 1.8 m, se debe instalar como elemento que garantice impermeabilidad, enchape ó pañete impermeabilizado con pintura con características resistentes a la humedad. En caso de viviendas unifamiliares o bifamiliares, se deben instalar al menos dos (2) puertas por vivienda con sus respectivos marcos, así: una puerta en acceso principal, la cual debe ser metálica; y una puerta en el baño. Cuando el diseño arquitectónico establezca una en la salida posterior, también se exigirá una puerta metálica para la misma. En viviendas multifamiliares en edificios de apartamentos, se deberán instalar al menos dos (2) puertas por vivienda con sus respectivos marcos, así: una puerta en acceso principal, la cual podrá ser metálica o en madera; y una puerta en el baño. Los servicios públicos domiciliarios se entregarán instalados y funcionales con los respectivos medidores y contadores. Cuando así lo exija la entidad prestadora de servicios públicos o entidad competente, deberá contar con tanque de almacenamiento de agua potable de acuerdo con lo establecido por las normas respectivas y los diseños hidráulicos aprobados.

109 2. ESPECIFICACIONES OBRAS BÁSICAS DE URBANISMO Reconstrucción (urbana o rural) Para la modalidad de reconstrucción, se entregarán ejecutadas en su totalidad las siguientes obras básicas de urbanismo: acometidas de acueducto, alcantarillado y energía eléctrica, así como las cajas de inspección necesarias, contadores y medidores de acuerdo con los criterios técnicos mínimos de las viviendas establecidas en este documento. En los casos en los que se tengan que utilizar obras de sistemas no convencionales de acueducto, alcantarillado y/o energía eléctrica, estos deben cumplir con los criterios técnicos de las normas y especificaciones contenidas en los reglamentos y en la normatividad vigente sobre la materia. Reubicación en vivienda nueva o usada Para la modalidad de reubicación, las viviendas deben entregarse urbanizadas, es decir, debe contar con la creación de espacios públicos y privados y la construcción de las obras de infraestructura de servicios públicos y de vías, andenes y sardineles, que permitan la adecuación y dotación de estos terrenos para la construcción de edificaciones, de acuerdo con las normas urbanísticas vigentes.

110 Anexo 11: Formato de Informe de Avance del Proceso de Verificación Ficha Técnica del Contrato Contrato No. Objeto del Contrato Contratista Fecha de firma del Contrato Fecha de firma de Acta de Inicio Fecha de firma Otro Sí Fecha de Terminación Inicial Fecha de Terminación Vigente Valor Original Valor Vigente Valor pagado a la fecha Fecha de corte del informe Fecha de entrega del informe

111 a. Desarrollo de actividades previas a las visitas de verificación y aquellas asociadas a la Fase de Acompañamiento Social: Descripción general de las actividades realizadas en cada municipio, previas a las visitas de verificación (reuniones con autoridades locales, solicitud de mecanismos para la ubicación de la población, reuniones con comunidades, etc) y las correspondientes al acompañamiento social. Departamento Municipio Actividad Realizada Fecha Inicio Fecha Finalización b. Consolidado del avance de las viviendas verificadas : Depto Municipi o (A) Registros a verificar total (B) Registros verificados a corte anterior (C) Registros a verificar en el periodo* (D) Registros verificados en el periodo (E)** Total registros verificados (F)*** % Cumplimient o en el periodo (G)**** % Avance Total TOTA L * De acuerdo con el cronograma vigente ** E = B + D *** F = D/C **** G = E/A Página 2

112 c. Consolidado del análisis técnico de las viviendas reportadas como destruidas verificadas Depto Municipio (A)* Total registros verificados (B) Viviendas catalogadas como destruidas (C) Viviendas catalogadas como no destruidas (D) Viviendas con tema de riesgos y usos de suelo (POT) definido (E) Viviendas con tema de riesgos o uso del suelo (POT) por definir TOTAL * A Corresponde a lo identificado en la columna E de la tabla anterior * A = B + C * A = D + E d. Consolidado del análisis de tenencia de los hogares con vivienda destruida verificada: Depto Municipio (A)* Total registros verificados (B) Hogares que ostentan propiedad (C) Hogares que ostentan ocupación o posesión (D) Hogares arrendatarios o tenedores (E) Hogares con otro tipo de tenencia TOTAL * A Corresponde a lo identificado en la columna E de la tabla anterior * A = B + C + D + E e. Observaciones frente las actividades desarrolladas asociadas a lo consignado en los cuadros 1, 2, 3 y 4 En este aparte se deben incluir, entre otros, los soportes y análisis que permitieron definir qué viviendas tienen el tema de riesgo resuelto (Columna D numeral C). Página 3

113 f. Anexos Incluir los soportes que se consideren pertinentes NOTA 1: El presente informe debe estar acompañado por el diligenciamiento de la información detallada en el sistema que el Fondo disponga para tal fin. NOTA 2: El informe final de verificación, además del diligenciamiento del presente formato, debe estar acompañado por cada una de las fichas técnicas de verificación, en medio físico y magnético. Remisión Nombre de Representante Legal o Delegado Firma Fecha Página 4

114 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Agosto de 2011

115 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas TABLA DE CONTENIDO 1. Tabla: archivos enviados Tabla: base depurada Acción Social Tabla: base depurada cédula de ciudadanía Procuraduria Tabla: base depurada DAS Tabla: base depurada tarjeta de identidad Registraduria Nacional del Estado Civil 8 6. Tabla: base formato material Tabla: base formato operativo Tabla: documentos enviados Tabla: documentos procesados Acción Social Tabla: documentos procesados cédula de ciudadania Tabla: documentos procesados DAS Tabla: documentos procesados tarjeta de identidad Registraduria Nacional del Estado Civil Tabla: documentos Registraduria Nacional del Estado Civil_novedades Tabla: documentos sisben novedades Tabla: duplicados cerrados Tabla: error Registraduria Nacional de Estado Civil Tabla: personas repetidas Tabla: rud argumento Tabla: rud auditoria operativo Tabla: rud autorizacion Tabla: rud bienes afectados Tabla: rud bosques pastos

116 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 23. Tabla: rud cultivos Tabla: rud cultivos perdidos Tabla: rud departamentos Tabla: rud detalle material Tabla: rud detalle operativo Tabla: rud detalles argumento Tabla: rud detalles formato Tabla: rud detalles formato Tabla: rud detalles formato Tabla: rud entidades Tabla: rud formato Tabla: rud formato Tabla: rud formato Tabla: rud formularios territorial Tabla: rud ganado aves peces Tabla: rud histórico borrados Tabla: rud historico cambios Tabla: rud histórico cambios une Tabla: rud marca SISBEN Tabla: rud material Tabla: rud municipios Tabla: rud novedades Tabla: rud operativo Tabla: rud personas hogar Tabla: rud personas hogar repetidos Tabla: rud pueblos indigenas Tabla: rud registro Tabla: rud registro repetidos

117 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 48. Tabla: rud resguardos Tabla: rud territoriales Tabla: rud usuarios Tabla: rud usuarios operativo Modelo entidad relación

118 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 1. Tabla: archivos enviados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO DESCRIPCIÒN id_archivo Integer 10 not null Contiene el nùmero del archivo enviado nombre_archivo Varchar 50 not null Contiene el nombre del archivo que se envia entidad varchar 50 not null Contiene el nombre de la Entidad a la cual se envia la información fecha_descarga varchar 25 not null Contiene la fecha en la cual se descarga la información 2. Tabla: base depurada Acción Social NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned not null dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned not null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned not null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned not null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned not null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned not null nombres_apellidos varchar 255 null 5

119 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas numero_documento Varchar 20 null edad integer unsigned unsigned null nombre_pueblo_indigena varchar 255 null fecha_creacion varchar 25 null fecha_modificacion varchar 25 null usuario_creacion varchar 25 null usuario_modificacion varchar 25 null numero_personas Integer 10 null rj_as Integer 10 null fa_as Integer 10 null dz_as Integer 10 null 3. Tabla: base depurada cédula de ciudadanía Procuraduria NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned not null dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned not null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned null nombres_apellidos Varchar 255 null numero_documento Varchar 20 null 6

120 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas edad integer unsigned unsigned null nombre_pueblo_indigena Varchar 255 null fecha_creacion Varchar 25 null fecha_modificacion Varchar 25 null usuario_creacion Varchar 25 null usuario_modificacion Varchar 25 null numero_personas Integer 10 null aren_id_archivo Integer 10 not null cc_rnec Varchar 10 not null primer_apellido Varchar 30 null segundo_apellido Varchar 30 null primer_nombre Varchar 30 null segundo_nombre Varchar 30 null lugar_expedicion Varchar 15 not null cabecera Varchar 15 not null departamento Varchar 3 not null concepto_vigencia Integer 10 not null recorte_nombre Integer 10 not null tipo_cancelacion Integer 10 not null numero_resolucion Integer 10 not null ano_resolucion Integer 10 not null fecha_expedicion Integer 10 not null 4. Tabla: base depurada DAS NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned not null dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null 7

121 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned not null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned null nombres_apellidos Varchar 255 null numero_documento Varchar 20 null edad integer unsigned unsigned null nombre_pueblo_indigena Varchar 255 null fecha_creacion Varchar 25 null fecha_modificacion Varchar 25 null usuario_creacion Varchar 25 null usuario_modificacion Varchar 25 null numero_personas Integer 10 null codigo_documento Varchar 50 null doc_das Varchar 50 null nombre Varchar 50 null primer_apellido Varchar 50 null segundo_apellido Varchar 50 null 5. Tabla: base depurada tarjeta de identidad Registraduria Nacional del Estado Civil NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned not null dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null 8

122 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned not null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned not null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned not null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned not null nombres_apellidos Varchar 255 not null numero_documento Varchar 20 not null edad integer unsigned unsigned not null nombre_pueblo_indigena Varchar 255 not null fecha_creacion Varchar 255 not null fecha_modificacion Varchar 25 not null usuario_creacion Varchar 25 not null usuario_modificacion Varchar 25 not null numero_personas integer 10 not null aren_id_archivo integer 10 not null entidad Varchar 4 not null ti_rc_rnec Varchar 25 not null primer_nombre Varchar 30 not null segundo_nombre Varchar 25 not null primer_apellido Varchar 30 not null segundo_apellido Varchar 30 not null fecha_inscripcion Varchar 10 not null oficina_inscripcion Varchar 100 not null departamento Varchar 128 not null municipio Varchar 45 not null 9

123 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 6. Tabla: base formato material NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO TERRITORIAL Integer 10 not null ID_DEPARTAMENTO integer unsigned unsigned not null NOMBRE_DEPARTAMENTO Varchar 128 not null ID_MUNICIPIO integer unsigned unsigned not null NOMBRE_MUNICIPIO Varchar 45 not null FORM_VISOR Integer 10 not null FORM_ENTREGADOS Integer 10 not null FORM_ADICIONALES Integer 10 not null TOTAL_ENTREGADOS Integer 10 not null FORM_DILIGENCIADOS Integer 10 not null TOTAL_DILIGENCIADOS Integer 10 not null FORM_ANULADOS Integer 10 not null TOTAL_ANULADOS Integer 10 not null OBSERVACIONES Varchar 250 not null 7. Tabla: base formato operativo NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO DT Varchar 57 null DP Varchar 2 null DPNOM Varchar 18 null DPMP Integer 10 null MPIO Varchar 28 null PERSONAS_VISOR Varchar 27 null HOGARES_ESTIMADOS Varchar 18 null HOGARES_ADICIONALES Varchar 20 null HOGARES_OPERATIVOS Varchar 18 null 10

124 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas RECOLECCION Varchar 27 null FECHA_RECOLECCION Varchar 34 null T_FORMULARIOS_FECHA Varchar 52 null T_PERSONAS_FECHA Varchar 37 null T_FORMULARIOS_DIA Varchar 63 null T_PERSONAS_DIA Varchar 53 null T_FORMULARIOS_ACUMULADOS Varchar 43 null T_PERSONAS_ACUMULADAS Varchar 37 null COBERTURA_FORMULARIOS Varchar 38 null COBERTURA_PERSONAS Varchar 32 null MUNICIPIO_CERRADO Varchar 18 null FIRMA_ACTA Varchar 24 null FECHA_TERMINACION Varchar 21 null OBSERVACIONES Varchar 203 null 8. Tabla: documentos enviados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id Integer 10 not null aren_id_archivo Integer 10 not null re_id_registro Integer 10 not null codigo_documento Varchar 50 not null envio Varchar 255 not null primary key (codigo_documento) not null 9. Tabla: documentos procesados Acción Social NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id Integer 10 Defaul aren_id_archivo Integer 10 not null 11

125 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas codigo_documento Integer 10 not null numero_documento Varchar 25 null primer_apellido Varchar 50 null segundo_apellido Varchar 50 null primer_nombre Varchar 50 null segundo_nombre Varchar 50 null rj Integer 10 null fa Integer 10 null dz Integer 10 null numero_formulario Integer 10 not null rj_as Integer 10 not null fa_as Integer 10 not null dz_as Integer 10 not null rj_cruce Integer 10 not null fa_cruce Integer 10 not null dz_cruce Integer 10 not null cod_tipo_doc Integer 10 not null primary key (id) not null 10. Tabla: documentos procesados cédula de ciudadania NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id Integer 10 Defaul aren_id_archivo Integer 10 not null numero_documento Varchar 10 not null primer_apellido Varchar 30 not null segundo_apellido Varchar 30 not null primer_nombre Varchar 30 not null segundo_nombre Varchar 30 not null lugar_expedicion Varchar 15 not null cabecera Varchar 15 not null 12

126 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas departamento Varchar 3 not null concepto_vigencia Integer 10 not null recorte_nombre Integer 10 not null tipo_cancelacion Integer 10 not null numero_resolucion Integer 10 not null ano_resolucion Integer 10 not null fecha_expedicion Integer 10 not null primary key (id) not null 11. Tabla: documentos procesados DAS NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO codigo_documento Varchar 50 null numero_documento Varchar 50 null nombre Varchar 50 null primer_apellido Varchar 50 null segundo_apellido Varchar 50 null 12. Tabla: documentos procesados tarjeta de identidad Registraduria Nacional del Estado Civil NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id Integer 10 Default aren_id_archivo Integer 10 not null entidad Varchar 4 null numero_documento Varchar 25 null primer_nombre Varchar 30 null segundo_nombre Varchar 30 null primer_apellido Varchar 30 null segundo_apellido Varchar 30 null 13

127 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas fecha_inscripcion Varchar 10 null oficina_inscripcion Varchar 100 null departamento Varchar 128 null municipio Varchar 45 null primary key (id) not null 13. Tabla: documentos Registraduria Nacional del Estado Civil_novedades NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO codigo_rnec Integer 10 not null rnec_novedad Varchar 100 null primary key (codigo_rnec) not null 14. Tabla: documentos sisben novedades NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_novedad Integer 10 not null descripcuon Varchar 100 not null primary key (id_novedad) not null 15. Tabla: duplicados cerrados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar Integer 10 not null nombre Varchar 150 null numero_documento Varchar 15 null primary key (id_persona_hogar) not null 14

128 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 16. Tabla: error Registraduria Nacional de Estado Civil NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO ti_rc_rnec Varchar 25 null entidad Varchar 4 null "count(1)" bigint 19 not null 17. Tabla: personas repetidas NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar Integer 10 null nombres Varchar 180 null cedulas Varchar 30 null 18. Tabla: rud argumento NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_argumento integer unsigned unsigned Default nombre Varchar 50 null descripcion Varchar 255 null primary key (id_argumento) not null 19. Tabla: rud auditoria operativo NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO Id Integer 10 Default Fecha datetime usuario Varchar 50 null evento Varchar

129 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas id_municipio integer unsigned unsigned null primary key (id) not null 20. Tabla: rud autorizacion NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_autorizacion Integer 10 Default nombre_autoriza Varchar 256 null numero_cedula Varchar 20 null direccion Varchar 256 null dear_id_departamento Integer 10 null dear_id_municipio Integer 10 null tel_1_autoriza Varchar 20 null tel_2_autoriza Varchar 20 null correo_autoriza Varchar 128 null nombre_contacto Varchar 256 null tel_1_contacto Varchar 20 null tel_2_cantacto Varchar 20 null regi_id_registro Integer 10 null repetido smallint 5 null primary key (id_autorizacion) not null 21. Tabla: rud bienes afectados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_bien_afectado integer unsigned unsigned Default rud_id_detalle_argumento4 integer unsigned unsigned Default muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null dear_id_seguros integer unsigned unsigned not null dear_id_territorio integer unsigned unsigned not null 16

130 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas dear_id_sector integer unsigned unsigned not null dear_id_afectacion integer unsigned unsigned not null dear_id_forma_tenencia integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_bien integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null valor_mensual_pagado integer unsigned unsigned null otra_condicion_tenencia Varchar 255 null nombre_centro_poblado Varchar 255 null ubicacion_bien Varchar 255 null fecha_creacion Varchar 25 null fecha_modificacion Varchar 25 null usuario_creacion Varchar 25 null usuario_modificacion Varchar 25 null nombre_sector Integer 10 null dear_id_estado Integer 10 null primary key (id_bien_afectado) not null 22. Tabla: rud bosques pastos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_bosques_pastos Integer 10 Default area_bosque Decimal 20,2 Default dear_id_unidad_bosque Integer 10 Default dear_id_evento_bosque Integer 10 Default area_pasto Decimal 20,2 Default dear_id_unidad_pasto dear_id_unidad_pasto Default dear_id_evento_pasto Integer 10 Default regi_id_registro Integer 10 Default primary key not null (id_bosques_pastos) 17

131 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 23. Tabla: rud cultivos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_rud_cultivo Integer 10 not null nombre_cultivo Varchar 256 not null primary key (id_rud_cultivo) not null 24. Tabla: rud cultivos perdidos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_cultivo_perdido Integer 10 Defaul nombre_cultivo_perdido Integer 10 not null area_cultivo_perdido Decimal 10,2 not null dear_id_unidad Integer 10 not null dear_id_evento Integer 10 not null regi_id_registro Integer 10 not null primary key (id_cultivo_perdido) not null 25. Tabla: rud departamentos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_departamento integer unsigned unsigned not null nombre Varchar 128 Null territorial Integer 10 not null primary key (id_departamento) not null 18

132 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 26. Tabla: rud detalle material NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO fecha_registro date unsigned not null id_municipio integer unsigned unsigned not null form_adicionales Integer 10 not null form_diligenciados Integer 10 not null form_anulados Integer 10 not null observaciones Varchar 250 null usuario Varchar 50 not null primary key (fecha_registro, id_municipio) not null 27. Tabla: rud detalle operativo NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO fecha_registro date unsigned not null cod_municipio integer unsigned unsigned not null t_formularios_a_fecha Integer 10 Null t_personas_a_fecha Integer 10 Null t_formularios_dia Integer 10 Null t_personas_dia Integer 10 Null observaciones Varchar 250 not null primary key (fecha_registro, cod_municipio) not null 19

133 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 28. Tabla: rud detalles argumento NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_detalle_argumento integer unsigned unsigned Default rud_argumento_id_argumento integer unsigned unsigned not null codigo integer unsigned unsigned Null nombre Varchar 100 Null primary key (id_detalle_argumento) not null 29. Tabla: rud detalles formato 10 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_detalle_formato integer unsigned unsigned Default form10_id_formato integer unsigned unsigned Null numero_lote integer unsigned unsigned not null numero_formulario_ini integer unsigned unsigned not null numero_formulario_fin integer unsigned unsigned not null primary key (id_detalle_formato) not null 30. Tabla: rud detalles formato 4 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_detalle_formato4 integer unsigned integer unsigned Default numero_formulario integer unsigned unsigned not null numero_adicion tinyint unsigned unsigned null primary key (id_detalle_formato4) not null 20

134 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 31. Tabla: rud detalles formato 7 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_detalle_formato integer unsigned unsigned Default form7_id_formato integer unsigned unsigned not null fecha Date numero_formulario integer unsigned unsigned Null numero_personas Integer 10 not null primary key (id_detalle_formato) not null Tabla: rud entidades NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_rud_entidad integer unsigned unsigned Default nombre_entidad Varchar 128 Null primary key (id_rud_entidad) not null 32. Tabla: rud formato 10 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_formato integer unsigned unsigned Default muni_id_municipio integer unsigned unsigned Default fecha_creacion datetime fecha_modificacion datetime usuario_creacion Varchar 25 not null usuario_modificacion Varchar 25 not null primary key (id_formato) not null 21

135 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 33. Tabla: rud formato 4 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_formato4 integer unsigned unsigned Default muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null codigo_supervisor Integer 10 not null codigo_recolector Integer 10 not null fecha_formato date Null fecha_creacion datetime Null fecha_modificacion datetime Null usuario_creacion Varchar 25 not null usuario_modificacion Varchar 25 Null primary key (id_formato4) not null Tabla: rud formato 7 NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_formato integer unsigned unsigned Default muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null codigo_supervisor integer 10 not null codigo_recolector Integer 10 not null fecha_creacion datetime datetime Null fecha_modificacion datetime datetime Null usuario_creacion Varchar 25 not null usuario_modificacion Varchar 25 Null primary key (id_formato) Not null 22

136 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas Tabla: rud formularios territorial NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_formulario Integer 10 Default territorial Integer 10 not null numero_inicial integer unsigned unsigned not null numero_final integer unsigned unsigned not null muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null primary key (id_formulario) not null 34. Tabla: rud ganado aves peces NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_ganado_ave_pez Integer 10 Default dear_id_ganado_aves_peces Integer 10 Default cantidad_ganado_aves_peces decimal 10,2 Default dear_id_evento Integer 10 Default especie_peces Varchar 500 Default regi_id_registro Integer 10 Default respuesta Integer 10 not null primary key (id_ganado_ave_pez) not null 35. Tabla: rud histórico borrados NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id integer 10 Defaul formulario_borrado integer unsigned unsigned Null fecha_borrado Char 19 Null 23

137 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas usuario Integer 10 Null info_formulario_borrado tex unsigned Null primary key (id) not null 36. Tabla: rud historico cambios NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id integer 10 Defaul regi_id_registro integer unsigned unsigned Null Cambios Integer 10 Null Usuario Integer 10 Null primary key (id) 37. Tabla: rud histórico cambios une NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id integer 10 Defaul regi_id_registro integer unsigned unsigned Null Cambios Integer 10 Null Usuario Integer 10 Null primary key (id) 38. Tabla: rud marca SISBEN NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_rud integer 10 not null documrud Varchar 50 Null novedad Varchar 50 Null id_persona Varchar 50 Null 24

138 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 39. Tabla: rud material NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_municipio integer unsigned unsigned not null form_visor Integer 10 not null form_entregados Integer 10 not null primary key (id_municipio) not null 40. Tabla: rud municipios NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_municipio integer unsigned unsigned not null nombre Varchar 45 Null depa_id_departamento integer unsigned unsigned Null Estado tinyint 3 Nul primary key (id_municipio) not null 41. Tabla: rud novedades NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO cod_novedad integer 10 Null descripcion_novedad Varchar 255 Null 42. Tabla: rud operativo NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_municipio integer unsigned unsigned not null personas_visor Integer 10 Defaul 25

139 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas hogares_estimados Integer 10 Defaul hogares_adicionales Integer 10 Defaul hogares_operativos Integer 10 Defaul recoleccion Integer 10 Null fecha_real_recoleccion date unsigned Null municipio_cerrado Integer 10 Null firma_acta Integer 10 Null fecha_terminacion Date unsigned Null fecha_ultimo_registro Date unsigned Null mun_nuevo Integer 10 not null primary key (id_municipio) not null 43. Tabla: rud personas hogar NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned Default dear_id_pertenencia_etnica integer unsigned unsigned not null dear_id_estado_salud integer unsigned unsigned not null dear_id_sobrevivencia integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned not null dear_id_sexo integer unsigned unsigned not null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null dear_id_residencia_habitual integer unsigned unsigned Null dear_id_limitaciones integer unsigned unsigned Null dear_id_embarazo integer unsigned unsigned Null dear_id_fuerza_trabajo_ant integer unsigned unsigned Null dear_id_fuerza_trabajo_pas integer unsigned unsigned Null nombres_apellidos Varchar 255 Null numero_documento Varchar 20 Null 26

140 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas Edad integer unsigned unsigned Null nombre_pueblo_indigena Varchar 255 Null fecha_creacion Varchar 25 Null fecha_modificacion Varchar 25 Null usuario_creacion Varchar 25 Null usuario_modificacion Varchar 25 Null numero_personas Integer 10 Null cod_das Integer 10 Null cod_rnec Integer 10 Null primary key (id_persona_hogar) not null 44. Tabla: rud personas hogar repetidos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_persona_hogar integer unsigned unsigned not null dear_id_parentesco integer unsigned unsigned Null dear_id_sexo integer unsigned unsigned Null dear_id_tipo_documento integer unsigned unsigned not null regi_id_registro integer unsigned unsigned not null nombres_apellidos Varchar 255 Null numero_documento Varchar 20 not null Edad integer unsigned unsigned Null 45. Tabla: rud pueblos indigenas NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_pueblo_indigena Integer 10 not null nombre_pueblo_indigena Varchar 256 not null 27

141 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 46. Tabla: rud registro NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_registro integer unsigned Defaull dear_id_tipo_evento integer unsigned unsigned not null muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null dear_id_origen_formulario integer unsigned unsigned not null numero_formulario integer unsigned unsigned Null fecha_registro varchar 25 Null otro_evento varchar 255 Null vigencia varchar 20 Null fecha_creacion Varchar 25 Null fecha_modificacion Varchar 25 Null usuario_creacion Varchar 25 Null usuario_modificacion Varchar 25 Null area_identificacion Integer 10 not null area_familia Integer 10 not null muni_id_datos_familia integer unsigned unsigned Null dear_red_juntos Integer 10 not null dear_familias_accion Integer 10 not null dear_desplazado Integer 10 not null centro_poblado_registro Varchar 256 Null centro_poblado_familia Varchar 256 Null numero_personas Integer 10 Null numero_bienes Integer 10 not null codigo_encuestador Integer 10 not null codigo_supervisor Integer 10 not null entidad_encuestador Integer 10 not null entidad_supervisor Integer 10 not null verificacion tinyint 3 Null 28

142 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas archivo_enviado tinyint unsigned unsigned not null indicador_repeticion tinyint unsigned unsigned Null respuesta_bienes Integer 10 not null respuesta_agropecuarias Integer 10 not null respuesta_cultivos Integer 10 not null respuesta_pastos Integer 10 not null respuesta_ganado Integer 10 not null id_municipio integer unsigned unsigned Default repuesta_cultivos Integer 10 not null dear_id_clase Integer 10 Null primary key (id_registro) not null 47. Tabla: rud registro repetidos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_registro integer unsigned unsigned fecha_registro Varchar 25 Null muni_id_municipio integer unsigned unsigned not null numero_formulario integer unsigned unsigned not null indicador_repeticion tinyint unsigned unsigned not null 48. Tabla: rud resguardos NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_rud_resguardo integer 10 tipo_resguardo integer 10 not null codigo_resguardo integer unsigned unsigned not null nombre_resguardo Varchar 256 not null primary key (id_rud_resguardo) not null 29

143 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 49. Tabla: rud territoriales NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_territorial integer 10 nombre varchar 64 not null primary key (id_territorial) not null 50. Tabla: rud usuarios NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_usuario integer unsigned unsigned Null nombre Varchar 100 Null usuario Varchar 50 Null Clave Varchar 50 Null Perfil Integer 10 Null Sesión Varchar 10 Null Estado Integer 10 Null territorial Integer 10 Null primary key (id_usuario) not null 51. Tabla: rud usuarios operativo NOMBRE CAMPO TIPO TAMAÑO NULO id_usuario integer 10 not null territorial varchar 20 not null id_departamento varchar 60 null 30

144 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas 52. Modelo entidad relación El modelo de datos entidad-relación está basado en una percepción del mundo real que consta de una colección de objetos básicos, llamados entidades, y de relaciones entre esos objetos, para la base de datos del sistema registro único de damnificados por la emergencia invernal 2010, se presentan las siguientes relaciones de entidades: TABLA PRINCIPAL Rud personas hogar Rud registro Rud bienes afectados Rud bosques pastos Rud cultivos perdidos Rud ganadado aves peces Rud autorización Rud operativo TABLAS RELACIONADAS Rud registro Rud detalles argumento Rud pueblos indígenas Rud municipios Rud departamentos Rud detalles arguementos Rud registro Rud detalles argumento Rud resguardos Rud registro Rud detalles argumento Rud registro Rud detalles argumento Rud cultivos Rud registro Rud detalles argumento Rud registro Rud municipios Rud departamentos Rud entidades Rud departamento view Rud municipios view Rud auditoria opertivo 31

145 Elaboró: Profesional Oficina de Sistemas DICCIONARIO DE DATOS REGISTRO ÚNICO DE DAMNIFICADOS POR LA EMERGENCIA INVERNAL 2010 Revisó: Profesional Oficina de Sistemas Aprobó: Jefe Oficina de Sistemas Rud detalle material Rud material Rud departamento material view Rud municipios material view Para ver el modelo entidad relación que documenta la anterior información, favor oprimir la tecla control seguida de un clic en el archivo adjunto: Modelo entidad relacion.pdf 32