UNIVERSIDAD NACIONAL FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN CATÁLOGO DE AUTORIDAD TERMINOLÓGICO PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA DE UNIDADES DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADAS EN CIENCIAS SOCIALES (CUUICS). Memoria de la práctica de graduación para optar al grado de Licenciatura en Bibliotecología y Documentación LUCÍA MATAMOROS SEGURA Volumen I HEREDIA, COSTA RICA 2005

2 TABLA DE CONTENIDO Capítulo I 1.1. Introducción El campo de trabajo y su importancia Rasgos generales del proyecto de la Comunidad Universitaria de las Unidades Especializadas en Ciencias Sociales Problemas generales del campo. Problemas comunes en la normalización del vocabulario controlado Objetivos Objetivo general No Objetivos específicos Objetivo general No Objetivos específicos El estado de la Cuestión...12 Capítulo II. Revisión de literatura 2.1. Componentes del análisis documental Normalización de la información documental Organismos internacionales de normalización Análisis documental Indización

3 Terminología Lenguajes documentales Tesauro Descripción de los tesauros utilizados para identificar la vocabulario controlado Descriptores Catálogo de Autoridad de Materia Metadatos Formato Marc 21 para registros de Autoridades Tipos de registros de Autoridades Redes de información documentales Redes de información en Costa Rica...90 Capítulo III. El lugar de la práctica dirigida 3.1. Lugar de la práctica dirigida Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS): Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós, Centro Información Documental de Ciencias Sociales y el Fondo Bibliográfico de la Escuela de Historia Propósito del proyecto Objetivo general Objetivos particulares Características del Proyecto...97

4 3.3. Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós Objetivos Usuarios Servicios Material bibliográfico Bases de datos Áreas de especialización Recursos bibliográficos Centro de Información Documental de Ciencias Sociales (CIDCSO) Objetivos Servicios Material bibliográfico Bases de datos Fondo Bibliográfico de la Escuela de Historia Objetivos Servicios Distribución del tiempo de trabajo Cronograma del tiempo de trabajo...120

5 CAPÍTULO IV. Informe del desarrollo y resultados de la actividad ordinaria 4.1. Informe del desarrollo de la actividad ordinaria Enfoque investigativo Tipo de investigación Sujetos y fuentes de información Sujetos Fuentes Identificación y conceptualización de variables para realizar el diagnóstico de las unidades de información documental Variables: Definición e instrumentación Instrumentación para la recolección de la información Análisis realizados Resultados de la actividad ordinaria I etapa: Investigación bibliográfica II etapa: Diagnóstico Operacionalización Resumen de los hallazgos en el proceso de investigación del diagnóstico de las unidades de información documental...133

6 Resultados de la Técnica Focus Group. a usuarios en el área de Ciencias Sociales El análisis y discusión de los resultados Capítulo V. Informe de la metodología y los resultados de la actividad innovadora 5.1. Etapas de la práctica III etapa: Compilación de los términos temáticos de cada una de las bases de datos de las unidades de información documental IV. etapa: Identificación y contrastación en los tesauros de los términos controlados que utilizan las unidades de información documental para conocer el lenguaje libre V etapa: Corrección para la normalización de términos controlados Corrección para la normalización de términos que remiten a referencias Corrección de términos con errores ortográficos, digitados incorrectamente y mal empleo del plural y singular VI. etapa: Selección del lenguaje libre. Análisis, corrección y normalización Normalización de nombres propios Normalización de términos geográficos Siglas...183

7 Normalización de nombres de instituciones Normalización de términos que se refieren a las administraciones de gobierno Términos mezclados y confusos Términos que representan fechas consideradas como términos ambiguos VII. Etapa: Análisis con especialistas de la disciplina de las ciencias sociales de los conceptos del lenguaje libre utilizada por las unidades de información documental VIII. etapa: Diseño de la base de datos y digitación de los términos de lenguaje libre normalizados IX Etapa: Revisión del Catálogo impreso para su respectiva depuración X Etapa: Validación de los resultados Capítulo VI. Propuesta para implementar el Catálogo de Autoridad Terminológico para el análisis de la información documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) 6.1.Introducción Objetivo Estructura del Catálogo Características de los términos...232

8 6.4. Componentes de la base de datos del catálogo Tabla de definición de campos Hoja de entrada de datos Formato de visualización Tabla de selección de campos Formato de salida Presentación de los términos en el catálogo Abreviaturas Guía del usuario Cobertura Etapas para implementar el catálogo Capítulo VII. Conclusiones y recomendaciones 7.1. Conclusiones Recomendaciones Capítulo VIII. Referencias bibliográficas y anexos Referencias bibliográficas y anexos...263

9 Índice de figuras No. de figura Nombre de la Figura No. de Página 1 Componentes principales de un sistema de recuperación de la información. 2 Flujograma planteado por la ISO que muestra las operaciones de indización utilizando un tesauro. 3 Comparación entre los sistemas precoordinados y postcoordinados

10 Índice de flujogramas No. de flujograma Nombre del flujograma No. Página 1 Flujograma del proceso de indización del Centro de Información Documental de Ciencias Sociales 2 Flujograma de los procesos de indización de la Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós

11 Índice de gráficos No. de gráfico Nombre del gráfico No. de Página 1 Términos temáticos utilizados por las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO Y FBEH según aparecen en las bases de datos al Términos que se repiten en las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO, FBEH al Términos en que las unidades de información: BEFT, CIDCSO y FBEH que no aplican la referencia que usan los tesauros al Términos del vocabulario controlado que presentan errores ortográficos, mal digitados y mal uso del plural y singular de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Total de nombres propios revisados para la normalización de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos geográficos que se revisaron para la normalización de la BEFT, CIDCSO y FBEH al Siglas que se revisaron para establecer notas de alcance y las referencias respectivas de las bases de datos de las unidades de información documental: 185

12 BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos de nombres de instituciones revisados para la normalización de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH 1977 al Términos que se refieren a las administraciones de gobierno revisados para la normalización de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos mezclados y confusos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos reubicados a un vocabulario controlado de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos de conceptos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT. CIDCSO, y FBEH analizados para la incorporación al Catálogo de Autoridad Terminológico al

13 Índice de cuadros No. de cuadro Nombre del cuadro No. de página 1 Tesauros que utilizan las unidades de información 135 documental: BEFT, CIDCSO, y FBEH en sus procesos de indización al Resumen de los resultados del diagnóstico de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Términos temáticos utilizados por las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO Y FBEH según aparecen en las bases de datos al Ejemplos de términos que se repiten en las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO Y FBEH al Ejemplos de la técnica utilizada para agrupar sistemáticamente los términos utilizados por las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos controlados de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos que no aplican la referencia indicada en los tesauros, por parte de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al

14 8 Ejemplos de términos que presentan errores ortográficos, digitados incorrectamente y mal empleo del plural y singular de las unidades de información: BEFT, CIDCSO y FBEH al Herramientas bibliotecológicas que se utilizaron para la normalización de cada uno de los listados de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de incongruencias que presentan los encabezamientos de materia de nombres propios de las unidades de información documental: CIDCSO, BEFT y FBEH al Ejemplos de nombres propios revisados para la normalización de las bases de datos de las unidades de información documental: CIDCSO, BEFT y FBEH al Ejemplos de términos geográficos normalizados de las bases de datos de las unidades de información documental: CIDCSO, BEFT y FBEH, Ejemplos de siglas con su referencia de UP (Término no preferido) de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH Ejemplos de nombres de instituciones normalizadas de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al

15 15 Ejemplos de normalización de términos que se refieren a las administraciones de gobierno de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos mezclados y confusos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH 1977 al Ejemplos de términos que representan fechas consideradas como términos ambiguos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos con su nota de alcance de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos ambiguos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos de lenguaje libre reubicados a un vocabulario controlado de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al Ejemplos de términos libres que se sugieren para normalizar términos de las bases de datos de las unidades de información documental: BEFT, CIDCSO y FBEH al

16 22 Ejemplos de términos que fueron consultados al especialista en Historia para que emitiera su criterio al Ejemplos de términos que fueron consultados al especialista en Economía para que emitiera su criterio al Resumen del total de términos de lenguaje libre revisados para la normalización de las bases de datos de las unidades de información documental: CIDCSO, BEFT y FBEH

17 1.1. Introducción A partir del año 2001, varios centros de documentación y bibliotecas especializadas en el área de las Ciencias Sociales, de la Universidad de Costa Rica y de la Universidad Nacional, empezaron a buscar formas de trabajo conjunto, al encontrar que existían coincidencias en las tareas que realizaban, en las herramientas y procedimientos técnicos, y en las características y necesidades del usuario a quien dirigían sus servicios de información. Este trabajo conjunto permitiría potenciar los resultados obtenidos con los recursos existentes y brindar así mayores y mejores servicios de información. Una de las coincidencias que se encontró en las distintas unidades de información documental especializadas era el uso de tesauros especializados en el ámbito de las ciencias sociales, como herramientas para el análisis y recuperación de los documentos, que pasaban a formar parte de los respectivos acervos documentales, para satisfacer las necesidades específicas de sus usuarios. Así, como base para contar con un vocabulario controlado para la descripción analítica y recuperación eficiente y eficaz del contenido de los distintos documentos existentes, la mayoría de los centros de documentación y bibliotecas especializadas utilizan el Macrothesaurus de la OCDE. Pero además, dadas la necesidades especializadas, se fueron introduciendo tesauros temáticos tales como el Tesauro de Psicología, el Political Science Thesaurus, el Tesauro Centroamericano sobre Derechos Humanos, el Thesaurus Amérique Latine en Sciences Sociales e Humaines, o el Tesauro de Economía. Se dio el caso, también, del Centro de Documentación de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional, donde se elaboró un vocabulario controlado propio: el Tesauro en Ciencias Sociales.

18 Sin embargo, a pesar de que se contaba con varios y buenos tesauros, estos no cubrían todas las necesidades de descriptores que las unidades de información requerían. Esta situación se daba con frecuencia debido a factores como: la especificidad de los temas de interés, la singularidad de la realidad social y la historia costarricense o regional, el desarrollo de nuevos enfoques teóricos o la aparición de nuevos fenómenos y situaciones sociales. De tal forma, las unidades no encontraban, en los tesauros disponibles, todos los descriptores que requerían, teniendo así que ir incorporando nuevos términos conforme su trabajo de procesamiento documental lo necesitaba: vocabulario libre o términos no controlados. Es así como empieza a darse en las bases de datos de las unidades de información documental la presencia de una gran cantidad de términos no controlados, usados como descriptores del contenido de la información y como medio de recuperación de los documentos que iban siendo incorporados a las bases de datos. Cada centro de documentación y biblioteca especializada buscó de esta manera subsanar las necesidades que los tesauros no satisfacían. Pero la incorporación de nuevos términos no controlados conlleva importantes problemas que atentan contra la calidad del procesamiento documental y el servicio que se brinda al usuario, además, supone un grave obstáculo en el esfuerzo por crear un espacio de trabajo colectivo entre las distintas unidades de información documental, incluyendo el compartir bases de datos e integrar procesos técnicos. Se dan situaciones negativas relacionadas con la ambigüedad y hasta contradicciones en el significado de los términos; un mismo término puede ser

19 usado como referencia a contenidos distintos, en la misma unidad de información documental que lo introdujo, o como referencia al uso que se hace de ese término en otros centros de documentación o bibliotecas. Así, existen inconsistencias con respecto a la jerarquía y relaciones horizontales entre términos. Frente a la situación arriba señalada, este trabajo final de graduación se constituye como un aporte para el procesamiento controlado de información en el campo de las Ciencias Sociales, a partir de la incorporación que se ha venido haciendo de términos no controlados, por medio de su normalización y homogeneización. Se trata de procesar técnicamente los nuevos términos ya incorporados por tres unidades de información documental el Centro de Información Documental de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional, la Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Costa Rica, y el Fondo Bibliográfico de la Escuela de Historia de la Universidad Nacional, para que cumplan con los requisitos y características de un vocabulario controlado, así como proponer la organización y procedimientos necesarios para incorporar en el futuro nuevos términos. Lo que se haga en estas tres unidades servirá, a su vez, de base para un posterior proceso que podrá abarcar a todas las unidades de información documental especializadas en Ciencias Sociales que han buscado la forma de trabajar conjuntamente. En este capítulo se establece el ámbito institucional que comprende este primer gran esfuerzo de normalización y homogeneización de términos no controlados y de sus características.

20 1.2. El campo de trabajo y su importancia El presente trabajo de graduación pretende ser un aporte significativo al esfuerzo que varias unidades de información universitarias, especializadas en el ámbito de las Ciencias Sociales, realizan para brindar más y mejores servicios a sus usuarios, por medio de la creación de un espacio colectivo de trabajo. Esto se hace en función de intereses y necesidades comunes, mediante la coordinación de tareas y la integración de procesos técnicos. En particular, la elaboración de este Catálogo de Autoridad Terminológico para el análisis de la información documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales busca contribuir significativamente en la consecución de dos objetivos: por una parte, el mejoramiento de "la productividad en la recuperación, procesamiento y análisis documental de los nuevos materiales por parte de cada una de las unidades de información evitando la duplicación de tareas en el procesamiento documental y favoreciendo la especialización temática en cada unidad de información" (UNA y UCR, 2001, p. 7). Por otra parte, el aumento de "la productividad del recurso humano de las unidades de información por medio de la normalización de procesos y el desarrollo de nuevas herramientas informáticas comunes a todas las bibliotecas y centros de documentación especializados para el manejo y difusión de los materiales documentales." (UNA y UCR, 2001, p. 8). Actualmente, participan en la CUUICS varias unidades de información. Por parte de la Universidad de Costa Rica: Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós, Biblioteca de Trabajo Social, Centro de Investigación de Estudios de la Mujer (CIEM), Centro Integrado de Documentación Centroamericana de Ciencias

21 Sociales (CIDCACS), Centro de Información del Laboratorio de Etnología, Centro de Investigaciones Históricas de América Central (CIHAC), Centro de Documentación del Instituto de Investigaciones en Ciencias Económicas, Biblioteca de la Facultad de Educación. Por parte de la Universidad Nacional: Centro de Información Documental de la Facultad de Ciencias Sociales (CIDCSO), Fondo Documental de la Escuela de Historia, Biblioteca Especializada del Centro Internacional de Política Económica y Museo de Cultura Popular. Tenemos, en este sentido y a manera de ejemplo, que el Macrothesaurus de la OCDE es usado por todas las unidades participantes como base para el uso de descriptores. Pero, como ya se ha mencionado, es claro que tanto el Macrothesaurus de la OCDE, como otros tesauros de uso frecuente, no agotan las necesidades de nuevos descriptores, lo cual ha llevado a cada una de las unidades de información a incorporar nuevos términos según sus propias y singulares necesidades. Dichos términos, como descriptores, subsanan por un lado, una necesidad particular e inmediata de la unidad determinada: pero, por otro lado, no existe, necesariamente, un proceso de control del nuevo término que lo normalice con respecto al vocabulario controlado, ya en uso, en la propia unidad, o con respecto a las otras unidades de información incorporadas a la CUUICS.

22 Rasgos generales del proyecto de la CUUICS Los centros de documentación y bibliotecas especializadas participantes en la CUUICS utilizan básicamente los mismos tesauros para la normalización de sus descriptores: el formato SIB/CEPAL (Anexo 1) en sus bases de datos o variantes de éste; y la herramienta informática del Microisis auspiciado por la UNESCO. El Macrothesaurus de la OCDE se ha constituido como la herramienta básica para la normalización y homogeneización del vocabulario controlado, de las distintas unidades de información documental. Como se señaló antes, existen varios centros de documentación y bibliotecas universitarias especializadas en el ámbito de las Ciencias Sociales que brindan un servicio a un usuario (investigadores, estudiantes y docentes de las distintas disciplinas de las Ciencias Sociales) cuyas necesidades de información son muy similares. A partir de una idea inicial de no duplicar trabajos, se establece la posibilidad de coordinar tareas e integrar procesos técnicos como medio para potenciar el uso de recursos y brindar más y mejores servicios a los usuarios. Un campo básico de la integración de los procesos técnicos está referido a hablar un mismo lenguaje. Esto es, utilizar los mismos términos para el análisis y recuperación de documentos, que se logra al emplear los mismos tesauros. Pero surge, entonces, el importante problema de la existencia de una gran cantidad de términos creados por cada unidad frente a necesidades terminológicas específicas que los tesauros disponibles no llenan. Términos que, al no haber sido rigurosamente controlados normalizado su significado y entre las unidades de información y para los mismos usuarios.

23 No obstante, estas unidades que incorporan los nuevos términos no pasan por un proceso de control de su significado y uso dentro del conjunto de descriptores utilizados, que permita establecer su pertinencia y verificar su utilidad. La elaboración de este Catálogo de Autoridad Terminológico para el análisis de la información documental para la Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) se constituye en un avance importante en la normalización y homogenización de los nuevos términos incorporados por las unidades de información, así como en el control de su significado y pertinencia terminológica Problemas generales del campo. Problemas comunes en la normalización del vocabulario controlado Con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto de la CUUICS los cuales resultan de interés para este trabajo de graduación y para normalizar los procesos técnicos en general- es necesario lograr la homogeneización de los vocabularios controlados utilizados en el análisis y recuperación de la información. Esto es una necesidad primaria para potenciar el recurso humano y para racionalizar el conjunto de las tareas de recuperación, análisis, y difusión documental. Por otra parte, la normalización y homogeneización de los vocabularios controlados son necesarias como parte de la necesidad de contar con normas y procedimientos estandarizados para todas las unidades participantes. Al día de hoy, cada una de las unidades de información participantes en la Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) trabaja en forma independiente, de acuerdo con las políticas de cada una de ellas, con su propio y particular vocabulario libre -

24 que no se encuentra en los tesauros para el análisis de difusión de la información documental-. Y si bien existen grandes similitudes, como el uso generalizado del Macrothesaurus de la OCDE, existe también el uso de términos muy heterogéneos para referirse al mismo contenido temático, así como el uso del mismo término para diferentes contenidos temáticos. Por ello, se hace necesaria la conversión y normalización de los términos no controlados a un lenguaje controlado, para lograr una unidad de criterio y métodos de trabajo, y poder unificar así una sola política en el proceso de indización para el proyecto de la CUUICS. Por ser la recuperación de la información uno de los objetivos fundamentales en las redes de información documental, es importante trabajar y precisar las herramientas que contribuyan al proceso de homogenización y consistencia de los términos y obtener registros de calidad que permitan recuperar y transferir adecuadamente la información en la Red de la Comunidad Universitaria de Unidades Especializadas en Ciencias Sociales (en adelante CUUICS) por parte de los usuarios. Actualmente, la CUUICS no cuenta con una guía consistente para indizar y recuperar la información, pues las unidades de información trabajan en forma independiente, lo cual atenta contra la uniformidad del vocabulario -en particular a la hora de integrar la información en la red-; esto, a su vez, genera problemas al usuario al realizar sus consultas por tema. Por lo tanto, uno de los retos y tareas más importantes que se plantea como objetivo de la CUUICS es la normalización de términos que no se encuentran en

25 los tesauros con el fin de lograr una uniformidad. Con esto se evita el desorden a la hora de realizar búsquedas de información en el conjunto de las bases de datos desarrolladas por los distintos centros de documentación y bibliotecas especializadas. Se considera entonces prioritario normalizar el vocabulario que utilizan las tres unidades de información escogidas, dando un tratamiento homogéneo a los términos, así como establecer mecanismos técnicos y un procesamiento administrativo para la actualización permanente en la normalización del vocabulario por parte de la red. Con el propósito de llevar adelante este trabajo final de graduación se plantea la siguiente pregunta: Qué implicaciones tiene la inexistencia de uniformidad en el lenguaje incorporado por las distintas unidades documentales -Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós, de la Universidad de Costa Rica; Centro de Información Documental de Ciencias Sociales, de la Facultad de Ciencias Sociales y Fondo Bibliográfico de la Escuela de Historia, de la Universidad Nacional para el proceso de indización y recuperación de la información? A partir de la interrogante principal, se derivan otras secundarias. como son: 1. Cuentan las tres unidades de información documental con procedimientos e instrumentos de normalización?

26 2. Qué políticas siguen las tres unidades de información en cuanto a la incorporación de términos que no se encuentran en los tesauros y qué criterios utilizan para su incorporación? 3. Cuáles términos de lenguaje libre de las unidades de información documental formarán parte del vocabulario controlado en la Comunidad Universitaria de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales? 1.4. Objetivos Objetivo general No. 1 Realizar un diagnóstico sobre el estado actual de los procesos de indización de la CUUICS Objetivos específicos 1. Verificar la existencia de catálogos de autoridad de materia para la asignación de términos en el proceso de la indización en el área de Ciencias Sociales, en cada una de las unidades de información documental. 2. Identificar las políticas y criterios de las unidades de información documental sobre la indización de los documentos de las unidades de información documental: Biblioteca Eugenio Fonseca Tortós de la Universidad de Costa Rica, Centro de Información Documental de Ciencias Sociales y el Fondo Bibliográfico de la Escuela de Historia de la Universidad Nacional.

27 3. Identificar el tipo de instrumentos normalizados para la indización de los documentos utilizados por las unidades de información documental. 4. Describir cuál es el proceso que siguen las unidades de información documental para la selección de términos nuevos que no se encuentran en los tesauros Objetivo general No. 2 Sistematizar y normalizar el lenguaje libre empleado por las unidades de información y proponer su uso dentro de la CUUICS Objetivos específicos 1. Identificar y contrastar, en los tesauros, el lenguaje controlado que utilizan las unidades de información documental para conocer el lenguaje libre. 2. Corregir las incongruencias del vocabulario controlado de las unidades de información documental. 3. Identificar los términos que están en lenguaje libre de cada una de las unidades de información documental. 4. Determinar los problemas de normalización y de uniformidad que representa el uso del vocabulario libre en los procesos de indización. 5. Normalizar los términos que están en lenguaje libre de cada una de las unidades de información documental. 6. Analizar con especialistas en la disciplina de ciencias sociales los términos libres que representan conceptos de las unidades de

28 información documental para determinar la incorporación al Catálogo de Autoridad Terminológico para el análisis de la información documental de las Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales. 7. Proponer los términos normalizados del lenguaje libre que formarán parte del vocabulario controlado de las unidades de información documental. 8. Proponer los procedimientos para la revisión y actualización del vocabulario. 9. Diseñar una base de datos del lenguaje libre normalizado para la CUUICS, utilizando el software Winisis. 10. Publicar los términos que fueron normalizados en forma impresa y digital. 11. Validar los resultados con un grupo de especialistas en Ciencias Sociales Estado de la cuestión Dentro de las investigaciones que se han realizado en el nivel nacional en cuanto al tema de la normalización de vocabularios, en la Universidad de Costa Rica se han presentado algunas tesis sobre catálogos de autoridad de materia y sobre la construcción de tesauros especializados en: Derecho Internacional (González Campos, A. y Villalobos García, 1989), Ciencias Marinas (Fernández Araya y López Morales, 1987), Cooperativismo (Alpízar Oconitrillo y Astorga

29 Castro, 1991), Música, Sensibilidad de la Mujer (Jiménez Gamboa, 2000) y Sindicalismo. Por otra parte, en la Universidad Nacional únicamente se ha presentado un trabajo final de graduación modalidad práctica dirigida sobre el Catálogo de Autoridad de Materia de la Biblioteca Pública Municipal de Belén, Heredia, Costa Rica, elaborado por Núñez Arroyo, Y. (2001). Dichos trabajos contribuyen de alguna forma a enriquecer esta investigación, pues enfocan la importancia de la normalización y las herramientas (tesauros y listas) necesarias para realizar la normalización de términos. Resaltan que la normalización juega un papel de vital importancia en los procesos de recuperación y transferencia de información; de ahí la necesidad de utilizar herramientas, aceptadas en el nivel internacional, que faciliten dicha labor para la recuperación exhaustiva y relevante por parte de los usuarios e incluso para la indización de los documentos. Los trabajos investigativos anteriores al nuestro señalan que la normalización de términos y la selección de herramientas (tesauros y listas) son necesarias. Presentaron un análisis de cada descriptor y encabezamiento de materia para determinar el uso que le daban las unidades de información; además analizaron cada descriptor y encabezamiento para asignarle su respectiva fuente, teniendo especial cuidado en la consistencia. Así, ingresaron a la base de datos los descriptores ya definidos, verificaron su consistencia y, además, establecieron las relaciones semánticas para cada descriptor. Es importante destacar que dichas investigaciones se han centrado en desarrollar los catálogos de autoridad de materia de una unidad de información documental y tesauros especializados en alguna temática. Sin embargo, la

30 temática de las investigaciones coinciden en la normalización de los vocabularios controlados. De tal forma, la diferencia de la presente investigación es que conlleva un estudio de tres unidades de información para normalizar el vocabulario para una red de información disponible en Internet. Actualmente no se ha presentado ninguna tesis que implique un estudio de este tipo para una red de información. Otro aspecto importante que se investigó fueron los términos de lenguaje natural usados por los especialistas en las diferentes áreas de la disciplina. Se verificó si la temática encontrada en los documentos estaba adecuadamente reflejada en el vocabulario controlado. Se comprobó si el nivel de precoordinación del vocabulario era el adecuado y al final se obtuvo un vocabulario controlado, con base en las necesidades de información de los usuarios y en los procesos de indización. Entre las conclusiones a las cuales llegaron estas investigaciones resaltan que la normalización juega un papel de vital importancia en los procesos de recuperación y transferencia de información. Por ello, se da la necesidad de utilizar herramientas aceptadas en el nivel internacional, que faciliten dicha labor. Además, se concluye que para efectos del control de autoridad de materia no es conveniente el uso de muchas fuentes, debido a que generan inconsistencias. Se recalca la importancia de que exista una coordinación entre las secciones que realizan el proceso de asignación de descriptores, para que exista un debido control de vocabulario. Esto se lleva a cabo para facilitar los procesos de indización y la capacidad de brindar una mayor cantidad de información, al servicio del usuario, en el menor tiempo posible.

31 El vocabulario controlado sigue siendo un aporte valioso para la organización de los epígrafes, principalmente cuando se trata de bibliotecas con grandes acervos bibliográficos. Este lenguaje le permite al usuario identificar más rápidamente los documentos sobre su interés, por medio de un término que da lugar únicamente a una temática por describir. Además, el vocabulario controlado ofrece la oportunidad de unir las bibliotecas, proporcionando la norma para intercambiar y conectar las bases de datos. Esto facilita el uso de recursos en el nivel regional y evita la duplicación de trabajo entre otros problemas. En el nivel internacional se han hecho esfuerzos sobre proyectos cooperativos para normalizar la información, especialmente cuando se trata de redes de información. Actualmente, existe el Proyecto Cooperativo sobre Control de Autoridad en Materia: la experiencia en la Universidad Nacional Autónoma de México. Este proyecto surge ante la carencia de un catálogo de autoridad de materia como herramienta de consulta en Español para ser utilizado en la asignación de encabezamientos. Debido a la duplicidad de esfuerzos institucionales se llevó a cabo un proyecto cooperativo de control de autoridad de materia en el que participaron las siguientes instituciones de educación superior: el Colegio de México, el Instituto Tecnológico Autónomo de Monterrey, el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey, la Universidad Iberoamericana y la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). La Biblioteca Daniel Corsio Villegas, del Colegio de México ha desarrollado un Proyecto de Cooperación sobre Control de Autoridades de Materia entre el

32 Colegio de México y el ITESM, donde el objetivo es llegar a una normalización de autoridad de materia que permita el intercambio de la información y una recuperación relevante y eficiente. Es importante destacar que en el nivel internacional se han realizado varias investigaciones sobre el tema de la normalización informativa en bibliotecas, centros de información especializados y consorcios cooperativos, para accesar información relevante y pertinente dentro de este mundo tecnológico. En el caso de la investigación que nos ocupa, el trabajo permite dar un aporte valioso a la carrera profesional, pues somos los profesionales responsables de que exista uniformidad informativa para evitar la dispersión e inconsistencias al recuperar la información.

33 Capítulo II Revisión de literatura

34 2.1. Componentes del análisis documental Normalización de la información documental Las primeras actividades relacionadas con la normalización se inician en el siglo XVII, vinculadas con intercambios comerciales y con la revolución industrial. De acuerdo con Núñez Arroyo (2001, p. 11)...la primera aplicación de la normalización fue en 1904, en el Congreso Internacional de Electricidad de San Luis, Estados Unidos, cuando se originó la nomenclatura y la clasificación de artefactos eléctricos, a partir de este período se crearon normas en los distintos campos del conocimiento. Al respecto, Lafuente (2001, p. 184) apunta que la idea de la normalización surgió en el mundo anglosajón cuando los términos para designarla se tomaron del idioma inglés, se castellanizaron y dieron lugar a las siguientes definiciones: Standard: se le atribuye el significado de tipo o modelo, es sinónimo de norma. Standarizar: que significa producir conforme a normas, es sinónimo de normalizar. Estandarización: cuyo significado es estandarizar, es sinónimo de normalización. (Lafuente, 2001, p. 184) La normalización es un protocolo de antigua data en la Bibliotecología, acostumbrada a trabajar con reglas, normas y lenguaje formalizado, con el fin de unificar descripciones, significados y procedimientos (lenguajes documentales, reglas de catalogación, bibliografía y tablas de contenido). La normalización de la terminología en la Bibliotecología y Documentación busca que haya unidad de criterio, con el fin de proveer uniformidad y eficiencia en el intercambio entre diversos sistemas de almacenamiento y recuperación de la información. Pretende, asimismo, evitar las

35 barreras de los idiomas, de las culturas y de las interpretaciones, lo cual implica organizar los términos de acuerdo con una determinada tipología aceptada para simplificar, equiparar, distinguir semejanzas, diferencias y obtener así una mayor eficiencia en los servicios ofrecidos a los usuarios; es, en esencia, dar un único significado a conceptos, tanto en el nivel local como en el nacional e internacional. Los principios de la normalización son la consistencia, la retroalimentación y la estructura. La consistencia significa que una misma cosa se haga siempre de la misma manera. El uso de signos y símbolos es necesario para atender a los significados culturales y debe estar construido de tal manera que su contenido y operación sea fácil de utilizar para quién deba aplicarlo, consultarlo o manipularlo. La retroalimentación se usa con el fin de mantener la acción o eficacia del sistema mediante una continua revisión de los elementos del proceso; se debe contar con guías y elementos de ayuda al usuario, como manuales, guías, tutores, preguntas frecuentes, tesauros y listas de vocabularios. La estructura debe ser consistente en el sentido de la descripción y asignación temática. Su estructura debe ser lógica y fácil de comprender en su totalidad. Debe hacer explícitas las finalidades que trata de cumplir y las funciones por medio de las cuales es factible hacer operativo su cumplimiento. Debe ser eficiente ante los propósitos para los cuales fue hecho. Por lo tanto, la normalización se construye homologando sistemas mediante una transformación de elementos, para facilitar la organización

36 informativa y su posterior empleo mediante el intercambio, cooperación, asociación y diseminación. Existen organismos internacionales que se dedican a establecer normas para uniformar diferentes productos. En el siguiente apartado se hará una descripción de algunos de ellos Organismos internacionales de normalización Existen organismos internacionales dedicados a la normalización de terminologías. Según Curras, E. (1991, p 76) las instituciones de normalización, tanto nacionales como internacionales, eran conscientes de que debían dedicar su trabajo al estudio de los términos de un lenguaje especializado o vocabulario. Una de estas instituciones es la Internacional Federation of Nacional Standarizing Association (ISA), que organizó un comité técnico (TC 37) dedicado a estudiar la terminología. Posteriormente ISA se convirtió en la Internacional Standard Organization (ISO). La International Standard Organization (ISO) es una organización no gubernamental creada en 1947 y organizada como una federación de asociaciones en la que están representadas un centenar de instituciones nacionales de normalización. Tiene como misión favorecer el desarrollo de la normalización y las actividades cooperativas para facilitar el intercambio de bienes y servicios y la colaboración intelectual, científica, técnica y económica. Sus trabajos se traducen en acuerdos internacionales, que son publicados como normas internacionales. (Merlo Vega, 1998, p )

37 Hacia los años 50, Eugen Wüster consigue que se reanuden las actividades del Comité TC 37. Desde entonces, éste confecciona las normas dedicadas a la terminología, la industria de la lengua y los lenguajes terminológicos en general. En lo que se refiere a la normalización documental, el Comité Técnico (ISO/TC 46) se dedica exclusivamente a normalizar los temas documentarios; subordinadamente, un subcomité (ISO/TC46/SC 3) trabaja en la terminología de la documentación. Entre las normas ISO aprobadas en el ámbito de la Biblioteconomía, Merlo Vega (1998, p ) menciona las siguientes: o ISO 214: 1976 para el análisis para las publicaciones y la documentación. o ISO 215:1986 para presentación de artículos de periódicos y otras publicaciones en serie. o ISO 690:1987 para referencias bibliográficas: contenido, forma y estructura. o ISO 690-2:1997 para referencias bibliográficas: documentos electrónicos, documentos en general. o ISO 832:1994 para reglas para la abreviación de términos bibliográficos. o ISO 2108:1992 para el sistema internacional para la numeración de libros (ISBN). ISO 2146:1988 para repertorio de bibliotecas, archivos y centros de documentación y de sus bases de datos. o ISO 2789:1991 para estadísticas internacionales de bibliotecas.

38 o ISO 3297:1986 para numeración internacional normalizada de publicaciones en serie (ISSN). o ISO 5127 para vocabulario. o ISO 5963:1985 para análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de términos de indización. o ISO 7154 para principios de clasificación bibliográfica. o ISO 10324:1997 para el estado de la colección. o ISO 11620:1998 para indicadores de rendimiento de bibliotecas. Aparte de la ISO, existen otras organizaciones que se dedican a normalizar. Merlo (1998, p ) cita las siguientes: a. International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) La Internacional Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) es la institución internacional en el ámbito de la Bibliotecología. Fundada en 1927, reunía las principales bibliotecas nacionales y universitarias del mundo. Su función principal era convertirse en un foro de contacto e intercambio de ideas y experiencias entre bibliotecarios, especialmente en el campo de la bibliografía. En la actualidad, su propósito es promover el entendimiento internacional, la cooperación, la discusión, la investigación y el desarrollo de todos los campos de la actividad bibliotecaria (Merlo Vega, 1998, p. 3). Según sus estatutos, la IFLA desarrolla las siguientes actividades:

39 - Emprender, promover y coordinar investigaciones y estudios. - Recoger, publicar y difundir información relacionada con las bibliotecas, bibliografía y la información. - Organizar actividades de formación, reuniones generales y especializadas y conferencias. - Colaborar con organizaciones internacionales en los campos de la información, la documentación y los archivos. - Nombrar representaciones para llevar a cabo otras acciones (Merlo Vega, 1998, p. 4). Los principales programas de la IFLA son: Control Bibliográfico Universal (CBU) Este organismo se dedica a promover el intercambio de registros bibliográficos compatibles, a través de la normalización de las descripciones, y la forma y elección de los puntos de acceso, cuya universalidad se consigue por medio del principio de que cada país debe de recoger en forma normalizada los datos de su producción por medio de una agencia nacional. Programa MARC Internacional (IMP) Este programa trata de normalizar la grabación de datos y fomentar su intercambio efectivo; actualmente, los esfuerzos se centran en el formato UNIMARC como formato internacional de intercambio. Esto se hace para crear

40 compatibilidad entre los diferentes formatos aparecidos, según las exigencias de cada agencia nacional (IBERMAC, LC MARC, etc.). Acceso Universal a las Publicaciones (AUP) Este programa se basa en un mejor aprovechamiento de los recursos existentes, de manera que cualquier usuario de cualquier país pueda disponer de manera tangible, de cualquier información aparecida en el mundo. Es un programa complementario del CBU, pues previamente a la disponibilidad es necesario conocer la existencia de dicha información. Pretende la disponibilidad más amplia posible del material publicado. Preservación y Conservación (PAC) Este programa elabora directrices y programas destinados a una mejor preservación y conservación de documentos de cualquier tipo. Transferencia o Flujo Internacional de Datos (TDF) Se propone la superación de los obstáculos políticos, técnicos y económicos que se oponen a la comunicación directa de los datos. Progreso en las Bibliotecas del Tercer Mundo (ALP) Tiene como fin mejorar los servicios bibliotecarios de los países en desarrollo y fomenta la financiación de proyectos propuestos por los miembros de estos países, con recursos externos.

41 b. Federación Internacional de Información y Documentación (FID) Los orígenes de la Federación Internacional de Información y Documentación (FID) se remontan a 1895, cuando Paul Otlet y Henri La Fontaine fundan el Instituto Internacional de Bibliografía (IIB), con la intención de crear un repertorio bibliográfico internacional. En ese mismo año, se celebró la primera conferencia internacional, que en 1996 alcanzó su convocatoria número 55. A lo largo del siglo se fueron realizando distintas iniciativas para contribuir a la bibliografía internacional, entre las cuales destaca la edición de la Clasificación Decimal Universal. Su principal objetivo es promover, a través de la cooperación internacional, estudios e investigaciones sobre documentación. También, pretende la organización y la práctica de las ciencias de la documentación en todos los campos: ciencia, tecnología, Ciencias Sociales y humanidades. En 1931, el Instituto Internacional de Bibliografía (IIB) adopta el nombre de Instituto Internacional de Documentación, que abandona en 1938 por el de Federación Internacional de Documentación (FID), que volverá a cambiar en 1986 para adquirir el actual. Esta Federación Internacional de Documentación distribuye sus proyectos entre distintos comités y grupos de interés. Los siguientes comités muestran los ámbitos de interés de esta federación: FID/CR: investigación en clasificación y organización del conocimiento. FID/ET: educación y formación.

42 FID/FT: fundamentos teóricos de la información. FID/II : información para la industria. FID/IP: estructuras y políticas de información. FID/SD: Ciencias Sociales, documentación e información. Por otra parte, la FID alberga distintos grupos de interés, que trabajan sobre temas muy diversos, como, por ejemplo, los siguientes: FID/ARM: archivos y gestión de documentos. FID/BFI: información bancaria, financiera y de seguros. FID/EI: información medioambiental. FID/IPA: información para la Administración Pública. FID/MIP: función y desarrollo del moderno profesional de información. FID/CLA: América Latina y el Caribe. FID/IPI: propiedad intelectual. c. Consejo Internacional de Archivos (CIA) Su objetivo es promover la cooperación entre archivos y archiveros de todo el mundo, el intercambio de experiencias técnicas y profesionales, y promover la utilización de documentos conservados en los archivos para la investigación científica. d. Consejo Internacional de Uniones Científicas (ICSU) Promueve la actividad científica en el nivel internacional, cooperando con la Unesco en el estudio de la factibilidad de un sistema mundial de información científica, que dio origen al programa UNISIST

43 e. Centro Europeo de Normalización (CEN) Es una institución que se encarga de los procesos de homologación dentro del Mercado Único Europeo. f. Organización de los Estado Árabes para la Educación y la Cultura (ALESCO) Desarrolla, promueve y coordina las actividades de información de los países miembros, a través de programas de su departamento de documentación. Organiza ciclos de información, publicaciones e instrumentos de trabajo de normalización. g. Centro Internacional de Información sobre Terminología (INFOTERM) Elabora normas sobre terminología y ha promovido la creación de otros centros nacionales de terminología. h. Asociación Española para la Normalización (AENOR) Se ocupa de la normalización del trabajo; existe el comité técnico TC1, dedicado, precisamente, a los temas terminológicos.