Casos prácticos. Preparado para INACAP. Módulo Egresados. Microsoft Dynamics Partner of the Year for Latin America WINNER 2012

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1 Casos prácticos Preparado para INACAP Módulo Egresados CMetrix Business Solutions S.A. Gertrudis Echeñique 30, Oficina 43 Las Condes, Santiago - Chile Teléfono: (56-2) / Fax: (56-2)

2 CASO 1.- ORGANIZAR UNA CHARLA DE INDUCCIÓN AL MUNDO DEL TRABAJO SITUACIÓN: Debemos organizar una charla de Inducción al Mundo del Trabajo en nuestra sede. Esta charla estará dirigida a nuestros alumnos regulares, por lo que debemos gestionar las invitaciones al evento y su seguimiento. Tras la realización de la charla, queremos conocer la opinión de los asistentes al evento, por lo que tendremos que preparar y aplicar una encuesta a los participantes. LO QUE REALIZAREMOS: 1. Registrar la organización de la Charla en CRM, creación de un Evento. 2. Agrupar a los participantes de la Charla en CRM, a través de una búsqueda avanzada. 3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla en CRM, utilizando un proceso. 4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla, utilizando edición masiva de registros. 5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM, 6. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas. 2

3 REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DE LA CHARLA EN CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO a. Nuevo Evento. b. Ingresar nombre de la actividad, tipo de actividad, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación (dependiendo de la ubicación, completar los campos que se harán visibles). c. Guardar el Evento. d. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento. 3

4 e. Registrar los requerimientos necesarios para el evento. 4

5 AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, A TRAVÉS DE UNA BÚSQUEDA AVANZADA a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado: 1. Que la persona tenga estado Activa: a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. c. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. d. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo. 2. Que corresponda a alumno regular: a. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. b. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo. d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Regular. 3. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: a. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. b. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo. c. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. d. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO. d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. 5

6 e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas. 6

7 CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, UTILIZANDO UN PROCESO. a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar. 7

8 d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda. (*) Sólo es posible seleccionar 250 personas por cada vez. Deberá repetir la acción por casa página de 250 personas del resultado de la búsqueda avanzada. 8

9 ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES A LA CHARLA, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS. a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros. e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso. f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento. 9

10 PLANIFICAR EL PROCESO DE DIFUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE PARTICIPANTES EN CRM a. Enviar un mail invitando a los participantes a la charla, creando una campaña exprés sobre búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles) iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados 10

11 1. Indicar nombre de campaña 2. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico 3. Especificar el contenido del correo electrónico 4. Crear la Campaña Exprés. 11

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13 iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada. b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la charla, utilizando herramientas de exportación de información. i. Abrir el Evento creado anteriormente. 13

14 ii. En el menú lateral, en Común Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento. iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos. iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios. v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la charla, esto puede 14

15 ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel. vi. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. 15

16 c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información. i. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador. 5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos. 6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo de Datos 7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo. 8. El asistente consulta por la duplicidad de datos, generalmente para evitar inconsistencias de información, no permitir duplicidad de datos. 16

17 9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para verificar el estado de esta. 17

18 11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que hemos realizado. ii. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor que actualizamos a través de la importación. 18

19 REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD EN CRM, UTILIZANDO EL MÓDULO DE ENCUESTAS. a. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y Usuario puede modificar sus datos personales? iii. En Opciones de despliegue al responder ingresar Preguntas por página (se debe indicar la cantidad de preguntas que deben aparecer por página en la encuesta), Permite guardar parcialmente, Texto al inicio, Texto encuesta completada iv. Guardar la Encuesta. v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.) vi. Luego deben ser ingresadas las preguntas a incluir en la encuesta, para esto ir a Preguntas en el menú izquierdo en la sección Procesos. 1. Nueva Pregunta 19

20 2. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. 3. En Comportamiento de despliegue ingresar Su visibilidad depende de otra pregunta?, índice(define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria 4. Guardar la Pregunta. 5. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además ingresar las posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple) a. Nueva Opción de respuesta b. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica este campo) c. Guardar la Opción de respuesta 20

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22 b. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing. 1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática) 3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes 5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda avanzada para agregar integrantes. 22

23 d. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. e. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos. f. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Evento, seleccionarlo. g. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. h. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con anterioridad. 23

24 i. Hacer clic en Buscar. j. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que fueron incluidas en el evento creado con anterioridad. k. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista de marketing. l. Hacer clic en Agregar a lista de marketing 24

25 ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior. 25

26 6. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación. c. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web. d. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM. 26

27 e. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. En el menú lateral, en Común Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta. 3. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. a. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones. 27

28 b. Seleccionar Hoja de cálculo estática c. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. 4. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada. 5. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para las preguntas formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero además se cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal de CRM ir al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel. iv. Para analizar los resultados, se pueden exportar estas respuestas, desde la vista propuesta o construyendo una búsqueda avanzada sobre ellas. 28

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30 Caso Práctico N 1 (Autor: Kent Muñoz) Tienes la misión de organizar una charla de Inducción al Mundo del Trabajo en la sede. i. Analiza las fuentes de datos existentes ii. Realiza una búsqueda avanzada sobre los alumnos regulares de tu sede, considerando las variables de filtro de interés. A partir del resultado, genera una lista de marketing llamada por ejemplo, Invitaciones Charla de Inducción al Mundo del Trabajo, Sede Rancagua iii. Bajo el módulo de Eventos de CRM, crea uno con el nombre, por ejemplo, Organización de Charla de Inducción al Mundo del Trabajo, Sede Rancagua. a. Registra la descripción general de la actividad a desarrollar, público objetivo, fecha, carreras asociadas, etc. b. A continuación, describe los requerimientos necesarios para tu actividad (reserva de espacios, audio, proyector, seguridad, y responsables, fechas de entrega, etc.). c. Planifica el proceso de difusión y seguimiento de participantes. Por ejemplo: i. Puedes enviar la invitación desde tu mail utilizando la lista de marketing creada en el punto anterior. ii. Realiza el seguimiento de confirmación de asistentes utilizando la misma lista de marketing. Puedes confirmar usando los datos telefónicos y marcar de inmediato las respuestas. iii. Marca las personas que asistieron efectivamente a la actividad utilizando la misma lista de marketing. iv. Evaluación de la actividad: Construye en el módulo de encuestas de CRM, el formulario con preguntas y formato de preguntas a aplicar o utiliza alguna de las plantillas disponibles en la biblioteca de encuestas de CRM. v. Relaciona la encuesta construida en CRM con la lista de marketing de los participantes a la actividad y envía la encuesta por correo electrónico. vi. Exporta los resultados tabulados de la encuesta a una planilla Excel y realiza el análisis pertinente. 30

31 CASO 2.- ORGANIZAR UN RECLUTAMIENTO MASIVO CON LA EMPRESA BBVA SITUACIÓN: El Grupo BBVA nos ha solicitado organizar un reclutamiento masivo de Egresados de la carrera de Ingeniería Comercial. Es por esto que tendremos que gestionar el Evento y difundirlo entre los exalumnos de nuestra Sede. Además aprovecharemos la ocasión para aplicar una encuesta que nos permita actualizar los datos de los asistentes al evento. LO QUE REALIZAREMOS: 7. Registrar la organización del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, creación de un Evento. 8. Agrupar a los participantes del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, a través de una búsqueda avanzada. 9. Crear invitaciones a Evento para los participantes del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, utilizando un proceso. 10. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes al Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA, utilizando edición masiva de registros. 11. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM 12. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas. 31

32 REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DEL RECLUTAMIENTO MASIVO CON LA EMPRESA BBVA EN CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO. f. Nuevo Evento. g. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación. h. Guardar el Evento. i. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento. 32

33 j. Registrar los requerimientos necesarios para el evento. 33

34 AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DEL RECLUTAMIENTO EN CRM, A TRAVÉS DE UNA BÚSQUEDA AVANZADA. a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado: i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo. ii. Que corresponda a alumnos regulares y egresados 1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. 2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. 3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo. 4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Egresado. iii. Que la carrera del alumno sea Ingeniería Comercial: 1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Carrera, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor Ingeniería Comercial. iv. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: 1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO. 34

35 d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas. 35

36 CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DEL RECLUTAMIENTO EN CRM, UTILIZANDO UN PROCESO. a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar. d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda. (*) Sólo es posible seleccionar 250 personas por cada vez. Deberá repetir la acción por casa página de 250 personas del resultado de la búsqueda avanzada. ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES AL RECLUTAMIENTO, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS. 36

37 a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros. e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso. f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento. 37

38 PLANIFICAR EL PROCESO DE DIFUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE PARTICIPANTES EN CRM a. Enviar un mail invitando a los participantes del Reclutamiento, creando una campaña exprés sobre la búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles) iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados iv. Indicar nombre de campaña 38

39 v. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico vi. Especificar el contenido del correo electrónico vii. Crear la Campaña Exprés. viii. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés ix. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada. 39

40 b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes al reclutamiento, utilizando herramientas de exportación de información. v. Abrir el Evento creado anteriormente. vi. En el menú lateral, en Común Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento. vii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos. viii. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios. ix. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia al Reclutamiento, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel. x. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. 40

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42 c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información. xi. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador. 5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos. 6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo de Datos 7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo. 8. El asistente consulta por la duplicidad de datos, generalmente para evitar inconsistencias de información, no permitir duplicidad de datos. 42

43 9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para verificar el estado de esta. 11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que hemos realizado. 12. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo. 43

44 xii. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor que actualizamos a través de la importación. 44

45 REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD EN CRM, UTILIZANDO EL MÓDULO DE ENCUESTAS. a. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y Usuario puede modificar sus datos personales? iii. En Opciones de despliegue al responder ingresar Preguntas por página (se debe indicar la cantidad de preguntas que deben aparecer por página en la encuesta), Permite guardar parcialmente, Texto al inicio, Texto encuesta completada iv. Guardar la Encuesta. v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.) vi. Luego deben ser ingresadas las preguntas a incluir en la encuesta, para esto ir a Preguntas en el menú izquierdo en la sección Procesos. a. Nueva Pregunta 45

46 b. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. c. En Comportamiento de despliegue ingresar Su visibilidad depende de otra pregunta?, índice(define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria d. Guardar la Pregunta. e. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además ingresar las posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple) 1. Nueva Opción de respuesta 2. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica este campo) 3. Guardar la Opción de respuesta 46

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48 b. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing. 1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática) 3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes 5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda avanzada para agregar integrantes. 48

49 a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos. c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Evento, seleccionarlo. d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con anterioridad. f. Hacer clic en Buscar. g. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que fueron incluidas en el evento creado con anterioridad. h. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista de marketing. i. Hacer clic en Agregar a lista de marketing 49

50 xiii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior. 50

51 6. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación. 51

52 c. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web. d. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM. 52

53 e. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. i. Abrir la Encuesta creada anteriormente. ii. En el menú lateral, en Común Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta. iii. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. 1. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones. 2. Seleccionar Hoja de cálculo estática 53

54 3. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. a. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada. f. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para las preguntas formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero además se cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal de CRM ir al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel. iv. Para analizar los resultados, se pueden exportar estas respuestas, desde la vista propuesta o construyendo una búsqueda avanzada sobre ellas. 54

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56 CASO 3.- CHARLA TÉCNICA CON LA ACADEMIA MAC SITUACIÓN: Se nos ha encomendado la tarea de organizar la realización de la Charla Técnica MAC en nuestra Sede, tanto para Egresados como alumnos Regulares. Es por esto que debemos gestionar las invitaciones respectivas, desde el envío hasta la confirmación de las mismas, y, adicionalmente se nos ha solicitado proveer de un feedback sobre la realización del evento. LO QUE REALIZAREMOS: 1. Registrar la organización de la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, creación de un Evento. 2. Agrupar a los participantes de la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, a través de una búsqueda avanzada. 3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, utilizando un proceso. 4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, utilizando edición masiva de registros. 5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM 6. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas. 56

57 REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DE LA CHARLA TÉCNICA CON LA ACADEMIA MAC EN CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO k. Nuevo Evento. l. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación. m. Guardar el Evento. n. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento. 57

58 o. Registrar los requerimientos necesarios para el evento. 58

59 AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, A TRAVÉS DE UNA BÚSQUEDA AVANZADA a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado: i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo. ii. Que corresponda a alumnos regulares y egresados 1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. 2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. 3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo. 4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar los valores Regular y Egresado. iii. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: 1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO. d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. 59

60 e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas. 60

61 CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, UTILIZANDO UN PROCESO a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar. 61

62 d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda. (*) Sólo es posible seleccionar 250 personas por cada vez. Deberá repetir la acción por casa página de 250 personas del resultado de la búsqueda avanzada. ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES A LA CHARLA, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros. e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso. 62

63 f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento. PLANIFICAR EL PROCESO DE DIFUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE PARTICIPANTES EN CRM a. Enviar un mail invitando a los participantes a la Charla, creando una campaña exprés sobre la búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles) iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados a. Indicar nombre de campaña b. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico c. Especificar el contenido del correo electrónico 63

64 d. Crear la Campaña Exprés. 64

65 iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés 65

66 v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada. b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la Charla, utilizando herramientas de exportación de información. i. Abrir el Evento creado anteriormente. ii. En el menú lateral, en Común Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento. iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos. 66

67 iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios. v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la Charla, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel. vi. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. 67

68 c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información. iii. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador. 5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos. 6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo de Datos 7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo. 8. El asistente consulta por la duplicidad de datos, generalmente para evitar inconsistencias de información, no permitir duplicidad de datos. 68

69 9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para verificar el estado de esta. i. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor que actualizamos a través de la importación. 69

70 70

71 REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD EN CRM, UTILIZANDO EL MÓDULO DE ENCUESTAS f. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y Usuario puede modificar sus datos personales? iii. En Opciones de despliegue al responder ingresar Preguntas por página (se debe indicar la cantidad de preguntas que deben aparecer por página en la encuesta), Permite guardar parcialmente, Texto al inicio, Texto encuesta completada iv. Guardar la Encuesta. v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.) vi. Luego deben ser ingresadas las preguntas a incluir en la encuesta, para esto ir a Preguntas en el menú izquierdo en la sección Procesos. 1. Nueva Pregunta 71

72 2. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. 3. En Comportamiento de despliegue ingresar Su visibilidad depende de otra pregunta?, índice(define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria 4. Guardar la Pregunta. 5. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además ingresar las posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple) a. Nueva Opción de respuesta b. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica este campo) c. Guardar la Opción de respuesta 72

73 73

74 g. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing. 1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática) 3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes 5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda avanzada para agregar integrantes. 74

75 a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos. c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Evento, seleccionarlo. d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con anterioridad. 75

76 f. Hacer clic en Buscar. g. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que fueron incluidas en el evento creado con anterioridad. h. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista de marketing. i. Hacer clic en Agregar a lista de marketing 76

77 ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 7. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 8. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 9. Guardar la Encuesta. 10. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 11. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior. 77

78 12. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación. h. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web. i. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM. 78

79 j. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. 4. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 5. En el menú lateral, en Común Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta. 6. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. a. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones. 79

80 b. Seleccionar Hoja de cálculo estática c. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. k. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada. l. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para las preguntas formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero además se cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal de CRM ir al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel. iv. Para analizar los resultados, se pueden exportar estas respuestas, desde la vista propuesta o construyendo una búsqueda avanzada sobre ellas. 80

81 81

82 CASO 4.- MEJORANDO MI BASE DE DATOS DE EXALUMNOS SITUACIÓN: Mi base de datos de Exalumnos aún es insuficiente, históricamente mi sede ha trabajado a través de planillas Excel o ha carecido del recurso humano para este fin. Actualmente se me pide mejorar la calidad del seguimiento a egresados, con el objetivo de fidelización, retroalimentación y acreditación, para lo cual tengo que mejorar mi BD. Indicadores relacionados: - Nº de datos actualizados - Nº de acciones efectuadas sobre los datos actualizados LO QUE REALIZAREMOS: 7. Conocer el estado actual tu base de exalumnos 8. Actualizar datos a través de la carga de datos desde planillas existentes 9. Revisar el nuevo estado de la base de datos de exalumnos de tu sede 10. Crear una Encuesta para actualizar Datos 11. Crear una Campaña Exprés para actualización telefónica de datos 12. Organizar Charla Temática, invitando a los Egresados de tu Sede CONOCER EL ESTADO ACTUAL TÚ BASE DE EXALUMNOS Para conocer el estado actual de tu base de datos de exalumnos, puede ejecutar un Informe, llamado N de Egresados Históricos vs N de Egresados Actualizados. Para ejecutar este informe debes ir a los Informes que se encuentran disponibles en el Módulo de Egresados, Informes, seleccionando la vista Informe de EGRESADOS: 82

83 Luego seleccionar el Informe que buscamos y hacer clic sobre él para ejecutarlo: Ejecuta el informe, utilizando las variables que estimes conveniente o Tipo de Institución o Área Académica o Jornada o Carrera o Año de Egreso desde Hasta o Edad Desde Hasta o Categoría Estudio o Género El resultado del reporte es un gráfico de torta que indica el % de registros Actualizado y % de registros no actualizados. 83

84 Como se ve en el ejemplo, existen registros no actualizados en el sistema (se consideran registros no actualizados, aquellos que no han sido modificados en los últimos 12 meses) ACTUALIZAR DATOS A TRAVÉS DE LA CARGA DE DATOS DESDE PLANILLAS EXISTENTES Analiza las fuentes de datos existentes en la sede o de mercado y define cuales priorizar para la actualización de la base de datos en CRM. Identifica las distintas planillas que actualmente existen o o o o o Las tuyas propias Las de los directores y coordinadores de carrera Las que se originan de un evento Registro curricular Otras En el manual de usuarios, revisa la página 84, capítulo Actualización masiva de registros a través de XML, donde se indican los pasos para realizar actualizaciones masivas. Como ejemplo actualizaremos algunos datos de la sección Datos Contacto (Egresados), específicamente los siguientes campos: Teléfono celular Mail 2 Mail 3 84

85 En primero lugar debemos bajar la planilla de datos a actualizar desde Excel, para lo que en una búsqueda avanzada, filtraremos a las Personas que tengan estudios en la Sede SANTIAGO CENTRO y con Categoría Titulado o Egresado, además debemos asegurarnos que las columnas con los 3 campos mencionados estén en la vista y por lo tanto luego estén en el Excel. Necesitaremos también el RUT. Filtros para la búsqueda avanzada: 85

86 86

87 Columnas que debemos tener en la vista: Bajamos los datos a Excel: 87

88 No olvidar seleccionar la opción para que el archivo pueda volver a subirse a CRM y actualice los datos: 88

89 Obtengo el archivo, que tiene 3 columnas vacías para que sean actualizadas: Como tenemos el RUT, será necesario realizar un cruce de información con las planillas existentes utilizando la función BUSCARV, para completar la planilla y luego poder volver a subirla. Complete la planilla y luego súbala a CRM a través de la función Importar Datos REVISAR EL NUEVO ESTADO DE LA BASE DE DATOS DE EXALUMNOS DE TU SEDE Ejecute nuevamente el informe. CREAR UNA ENCUESTA PARA ACTUALIZAR DATOS p. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y Usuario puede modificar sus datos personales? (indicar SI, ese es el objetivo de esta encuesta) iii. En Opciones de despliegue al responder ingresar Preguntas por página (se debe indicar la cantidad de preguntas que deben aparecer por página en la encuesta), Permite guardar parcialmente, Texto al inicio, Texto encuesta completada iv. Guardar la Encuesta. v. No serán creadas preguntas a esta encuesta, su objetivo es la actualización de información del egresado. 89

90 90

91 q. Enviar la encuesta a los participantes. i. Agrupar los egresados, creando una lista de marketing. 1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática) 3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes 5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda avanzada para agregar integrantes. a. Que la persona tenga estado Activa: i. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. ii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. iii. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. iv. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo. b. Que corresponda a alumno egresado o titulado: i. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. ii. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. iii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo. iv. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. v. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar los valores Egresado y Titulado. c. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: i. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. ii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo. iii. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. iv. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO. d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas. f. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista de marketing. g. Hacer clic en Agregar a lista de marketing 91

92 92

93 93

94 ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior. 6. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación. 94

95 r. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing asociada, la Encuesta debe estar en estado publicada. s. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus actualizaciones en el CRM. 95

96 t. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. i. Abrir la Encuesta creada anteriormente. ii. En el menú lateral, en Común Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta. iii. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. 1. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones. 2. Seleccionar Hoja de cálculo estática 3. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. iv. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada. 96

97 97

98 CREAR UNA CAMPAÑA EXPRÉS PARA ACTUALIZACIÓN TELEFÓNICA DE DATOS Se puede crear una campaña exprés, que generará una llamada por cada invitado. Para crear una campaña exprés, realice la misma búsqueda avanzada que hizo para crear la lista de invitados, y desde el Ribbon seleccione Campaña Exprés, para todos los registros de todas la páginas. 98

99 99

100 100

101 En la siguiente pantalla elija Llamada de teléfono y defina a quién se asignarán las actividades de llamada. Escriba los parámetros para la llamada, que verá quien las realice, puede seleccionar un Script 101

102 102

103 Al presionar Crear, se crearán las Llamadas de teléfono, asignándolas a quien se haya definido. La o las personas que realizarán las llamadas, deben revisar en su listado de actividades, qué es lo que tienen pendiente (Vista Mis llamadas pendientes): 103

104 Para realizar una llamada, el usuario propietario debe abrir el registro de llamada haciendo doble clic sobre él desde la lista: 104

105 Desde la llamada, puede hacer clic sobre el registro de la Persona (Destinatario) y desde ahí actualizar los datos que se requieran, directamente en la entidad persona, o en alguna entidad relacionada accediendo al menú izquierdo: 105

106 Después, debe marcar la actividad de llamada como terminada, presionando el botón en el Ribbon, para que ésta salga de la lista de pendientes: ORGANIZAR CHARLA TEMÁTICA, INVITANDO A LOS EGRESADOS DE TU SEDE 1. Registrar la organización de la Charla en CRM, creación de un Evento. a. Nuevo Evento. b. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación. c. Guardar el Evento. d. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento. e. Registrar los requerimientos necesarios para el evento. 106

107 107

108 2. Agrupar a los participantes de la Charla en CRM, a través de una búsqueda avanzada. a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado: i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo. ii. Que corresponda a alumno regular: 1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. 2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. 3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo. 4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Regular. iii. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: 1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO. d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas. 108

109 109

110 3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla en CRM, utilizando un proceso. a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar. d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda. (*) Sólo es posible seleccionar 250 personas por cada vez. Deberá repetir la acción por casa página de 250 personas del resultado de la búsqueda avanzada. 110

111 111

112 4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla, utilizando edición masiva de registros. a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros. e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso. f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento. 112

113 5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM a. Enviar un mail invitando a los participantes a la charla, creando una campaña exprés sobre búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles) iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados 1. Indicar nombre de campaña 2. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico 3. Especificar el contenido del correo electrónico 4. Crear la Campaña Exprés. iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada. 113

114 114

115 b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la charla, utilizando herramientas de exportación de información. i. Abrir el Evento creado anteriormente. 115

116 ii. En el menú lateral, en Común Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento. iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos. iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios. v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la charla, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel. vi. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. 116

117 117

118 c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información. i. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador. 5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos. 6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo de Datos 7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo. 8. El asistente consulta por la duplicidad de datos, generalmente para evitar inconsistencias de información, no permitir duplicidad de datos. 9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para verificar el estado de esta. 11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que hemos realizado. 118

119 119

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