Previsiones en materia de reuniones y eventos Noviembre 2014

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1 Noviembre 2014

2 BIENVENIDOS CWT Meetings & Events se complace en presentar este suplemento del informe Previsión Global de Precios del Sector de los Viajes 2015, una publicación que CWT edita todos los años y que, por primera vez, ha realizado en colaboración con la GBTA Foundation. Este es el tercer año que elaboramos este suplemento de reuniones y eventos dirigido a ayudarle a entender cómo se presenta el 2015 para que usted pueda empezar a preparar su presupuesto y a negociar sus reuniones y eventos debidamente. Este informe pone en evidencia aspectos como los precios y condiciones contractuales que, prevemos, propondrán los proveedores de reuniones y eventos, las tendencias más significativas y nuestras recomendaciones para que los eventos presenciales que vayan a celebrarse durante los próximos meses sean efectivos. Qué es lo que hará que el año que viene sea diferente de los anteriores? Prevemos que en 2015 la utilización de tecnología en la organización de reuniones y eventos alcanzará cuotas históricas. Las soluciones que mejoran la experiencia de los delegados gracias a sus funcionalidades de registro y reserva online, así como de captura de información del presupuesto, se están convirtiendo rápidamente en herramientas esenciales para los gestores de viajes. Gracias a que proporcionan datos consolidados y centralizados, permiten realizar una gestión de principio a fin; algo esencial en 2015 en un sector en el que el cumplimiento será el rey. El uso de apps de reuniones es cada vez más extendido y se incrementará más aún en Por otro lado, se espera que los eventos híbridos que combinan los elementos virtuales con los presenciales ganen adeptos. Por último, el foco de los proveedores en las cláusulas de cancelación y de reducción del número de asistentes nos recordará la importancia de una negociación efectiva. Espero que este informe le brinde la información necesaria y le sirva para prepararse de cara al año que viene. Confío en que tanto este suplemento como el informe de previsiones de CWT se conviertan en recursos valiosos que podrá consultar en los próximos meses. Atentamente, En 2015 la utilización de tecnología en la organización de reuniones y eventos alcanzará cuotas históricas. VISIÓN DEL SECTOR La perspectiva de nuestro patrocinador Como socio de CWT Meetings & Events, Carlson Rezidor Hotel Group se enorgullece de patrocinar estas Previsiones en materia de reuniones y eventos A medida que nos acercamos a 2015 y comenzamos a evaluar cómo se comportará nuestro negocio el próximo año, siempre resulta enriquecedor repasar tendencias pasadas, analizar los datos y filtrar las previsiones del sector. Durante este tiempo, también nosotros hemos mantenido conversaciones con nuestros clientes para conocer sus planes de cara al año que viene. Como uno de los mayores y más dinámicos grupos hoteleros a nivel mundial, Carlson Rezidor Hotel Group opera en todos los mercados principales así como en cientos de mercados secundarios en todo el mundo. En el sector de las reuniones y eventos, y teniendo en cuenta los continuos cambios a los que se ven sometidas las economías de todo el mundo, no existe una única predicción para el año que viene. La buena noticia es que, gracias a los esfuerzos en materia de formación que han llevado a cabo los profesionales de los sectores de los viajes de negocios y las reuniones y eventos, las empresas entienden que nada sustituye al cara a cara a la hora de cumplir con los objetivos empresariales. Floyd Widener Vicepresidente sénior CWT Meetings & Events a nivel mundial Kaaren Hamilton Vicepresidenta Global Group Sales La publicación de CWT Meetings & Events es un suplemento del informe Previsión Global de Precios del Sector de los Viajes 2015 de CWT realizado conjuntamente con la GBTA Foundation. 1

3 RESUMEN GLOBAL MACROECONÓMICO El crecimiento global continúa fortaleciéndose impulsado por EE.UU. y Asia Pacífico, así Los mercados emergentes han sido puestos a prueba por un entorno más débil (ej.: Brasil, como por la expansión de otras economías avanzadas. Al mismo tiempo, el rendimiento El PIB global Rusia), desequilibrios crediticios (ej.: China,Turquía), una inflación creciente (ej.: India, de los mercados emergentes varía en función de factores como la ralentización de las crecerá un Argentina) y un crecimiento más moderado de las inversiones debido a los elevados exportaciones, el aumento de la inflación doméstica, los precios estables o a la baja tipos de interés y a una reducción de las inversiones de capital extranjero. Entre tanto, de los bienes básicos y los desequilibrios financieros. A nivel global, se prevé que el 4% a pesar de un un invierno complicado en el primer trimestre de 2014, la economía de crecimiento del Producto Interior Bruto, que en 2013 se situó en el 3%, alcance el 4% en 2015 EE.UU. ha ido recobrando fuerzas paulatinamente y Europa está saliendo lentamente de en 2015 impulsado aún, principalmente, por la expansión de los mercados emergentes. No obstante, la distancia entre economías emergentes y avanzadas seguirá reduciéndose. Los la recesión, si bien es cierto que aún no se vislumbra el final del túnel, algo que hace que diferenciales de crecimiento se han contraído porque el rendimiento de las economías avanzadas los organizadores de reuniones y eventos sigan reduciendo su gasto. Otras economías avanzadas ha mejorado de manera general al mismo tiempo que el crecimiento de los mercados emergentes se están acelerando su crecimiento de manera gradual. La buena noticia es que la recuperación ha ralentizado. económica global debería beneficiar a todos. 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% -1% MEJORA DEL CRECIMIENTO GLOBAL Cambio Porcentual Anual del PIB* MUNDO NORTEAMÉRICA LATINOAMÉRICA EUROPA DEL OESTE EUROPA EMERGENTE ORIENTE MEDIO Y N. DE ÁFRICA ÁFRICA SUBSAHARIANA *Fuente: Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico, IHS Global Insight, Rockport Analytics. Fuente: CWT-GBTA Foundation, Previsión Global de Precios del Sector de los Viajes ASIA PACÍFICO

4 LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES EN 2015 VISIÓN DEL SECTOR La perspectiva de nuestro patrocinador TENER INFLUENCIA SOBRE LAS CLÁUSU- LAS DE CANCELACIÓN En 2015 se prevé que los proveedores endurezcan los términos de las cláusulas de cancelación y de reducción del número de asistentes. Muchos de ellos incluso rechazarán la posibilidad de no penalizar los cambios de última hora provocados por ambas circunstancias. Esto será particularmente cierto en Brasil tras el Mundial de Fútbol y en vista de la celebración de los Juegos Olímpicos de En toda Latinoamérica se aplicarán gastos para cancelaciones a 30 días del evento. En respuesta a esta tendencia global, los organizadores de reuniones de Norteamérica y Europa están negociando de forma creciente una cláusula de no depósito para las reuniones más pequeñas. RECOMENDACIÓN Los responsables de compras deben trabajar con agencias que puedan servirse de su relación con los proveedores locales para ayudarles a obtener mejores condiciones durante las negociaciones. Las empresas también pueden obtener términos de cancelación más ventajosos si firman acuerdos marco de prestación de servicio a varios años y sacan ventaja del gasto global, regional o local. continúa NUESTRA VISIÓN DE 2015 Los precios en el segmento de los grupos, en el que se incluyen las reuniones y eventos, son dinámicos y muy específicos. La importancia que tiene el hecho de que el comprador entienda el mercado en el que está haciendo negocios, incluso llegando al nivel del hotel, no puede ser subestimada. Hoy en día, los hoteles son transparentes en lo que a su modelo de negocio se refiere, especialmente en aquellos mercados en los cuales la demanda es alta y donde el espacio para reuniones está muy cotizado. En línea con lo que venimos observando en los últimos años, para 2015 anticipamos, ciertamente, un aumento de las tarifas en los principales mercados. Ciudades como Estambul Orlando PRAGA BANGKOK Filadelfia SHANGHÁI seguirán siendo extremadamente atractivas en 2015 debido al excelente valor añadido y calidad de sus hoteles con instalaciones para reuniones. Carlson Rezidor Hotel Group sigue aconsejando a sus clientes que sean todo lo flexibles que puedan con sus fechas y especificaciones. Es importante utilizar una solicitud de propuesta que sea flexible y que incluya los objetivos del evento para garantizar que la localización elegida es la adecuada para alcanzar dichos objetivos. Como empresa hotelera líder, seguiremos centrándonos en la formación de nuestro personal para garantizar que nuestro equipo de ventas ejerce de consultor y entiende las complejidades y naturaleza de las compras y la gestión del gasto en el apartado de las reuniones y eventos. Nuestros clientes seguirán estando presionados por sus empresas para que la búsqueda de localizaciones sea efectiva, de ahí que vayamos a asegurarnos de que nuestra comunicación con usted sea continua, clara y consistente. Por último, prevemos que los responsables de compras seguirán sintiéndose atraídos por empresas y marcas con las que sea fácil hacer negocios. Carlson Rezidor Hotel Group es única debido a su red de ventas global. Contamos con oficinas locales a las que podemos consultar para conocer las condiciones específicas de un mercado, la disponibilidad, los congresos, etc. para garantizar que nuestros clientes reciben de nosotros el mejor servicio y las opciones más adecuadas en todo momento. 3

5 LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES EN 2015 contra NEGOCIAR EN BASE AL GASTO TOTAL En todas las regiones, los organizadores de reuniones y eventos siguen negociando los precios para sacar el máximo partido de su presupuesto. Esto implica, normalmente, reducir los gastos en comida y bebida en lugar de en entretenimiento o diseño de la temática. Las empresas de Asia Pacífico se están enfocando fundamentalmente en el estadio de negociación correspondiente a la planificación de eventos debido a que la tarifa diaria por delegado (DDR, Day Delegate Rate) para los hoteles de cinco estrellas superó los 100$. En la actualidad, en Sídney, las DDR están alcanzando los 130$ debido a que el Sydney Convention and Exhibition Centre permanecerá cerrado hasta 2017, lo que está encareciendo el espacio de los hoteles. Esto está teniendo una amplia repercusión en toda Australia. Se espera que los precios se mantengan al alza durante los dos próximos años hasta que aumente la disponibilidad de habitaciones de hotel en el centro de la ciudad. RECOMENDACIÓN Es necesario ir más allá de las noches de alojamiento y el espacio para las reuniones. Hay que negociar en base al gasto total. Es recomendable incluir tanto la comida y la bebida como el apoyo audiovisual, incluidos los cargos por la utilización de internet, del centro de negocios, etc. GESTIONAR LOS PLAZOS DE RESERVA CORTOS A nivel global, la antelación con la que se reservan las reuniones y eventos se está reduciendo debido a que las empresas miden más su rendimiento antes de comprometerse a organizar reuniones o eventos. En Alemania, el tiempo de antelación se ha reducido un 50% respecto al año anterior. En India y Singapur, la antelación puede reducirse hasta los 7-10 días para las reservas de avión de grupos. En Norteamérica, la antelación ha descendido un 9% frente al año anterior pero sigue estando por encima de la media global con una media de 6-8 semanas. RECOMENDACIÓN Conviene hacer partícipe al equipo de compras cuando el tiempo juegue en contra para que las negociaciones sean más estratégicas y no se prolonguen innecesariamente. Combinar el gasto total en viajes de negocios y reuniones y eventos también proporciona un mayor poder de compra y una reducción de los costes. SACAR EL MÁXIMO PARTIDO A LA TENDENCIA EXISTENTE DE REUNIONES MÁS CORTAS EN ESTABLECIMIENTOS DE CATEGORÍA MEDIA En la mayoría de los casos, en 2015 las reuniones y eventos serán domésticas y se celebrarán en hoteles de categoría media para contener los gastos. En Italia, Taiwán e India; mercados en los que los hoteles de cinco estrellas siguen siendo el estándar utilizado por los profesionales, no se cumplirá esta regla. La tendencia de celebrar reuniones domésticas limitará el impacto medioambiental de las empresas en el capítulo de reuniones y eventos, si bien no se espera que la mayoría de organizadores de eventos haga de la sostenibilidad una de sus prioridades de cara al año que viene. RECOMENDACIÓN Se recomienda sacar partido del hecho que el tiempo de viaje será más corto para crear una agenda más eficiente. Conviene empezar antes y celebrar reuniones más cortas. Esto permite reducir el coste total. También se aconseja trabajar con una agencia que posea un amplio conocimiento del mercado local y tenga una relación estrecha con los proveedores para conseguir las mejores tarifas. 4

6 PROYECCIONES HOTELERAS PARA 2015 Las principales cadenas hoteleras han reportado que su rendimiento financiero ha aumentado en CWT Meetings & Events predice que esta tendencia seguirá produciéndose probablemente en 2015 a medida que la economía siga estabilizándose y el rendimiento corporativo se vuelva más favorable. LOS PRECIOS DE LOS HOTELES SE ESTÁN ESTABILIZANDO EN MUCHOS DESTINOS DE NEGOCIOS CLAVE El sector hotelero goza en la actualidad de un periodo de fuerte demanda, creación moderada de nuevas habitaciones, costes de capital favorables y un interés por parte de los inversores al alza. Este panorama tan favorable para los hoteleros hará que gestores de viajes y responsables de compra deban hacer frente a una mayor La situación favorable que vive el sector hotelero hará que la presión sobre las tarifas negociadas sea más elevada. presión sobre las tarifas negociadas en los principales mercados durante 2015 y más allá. El fuerte crecimiento de la demanda de los sectores de los viajes de ocio y de negocios, junto con un lento aumento de la disponibilidad de habitaciones, mantendrán una presión creciente en las tarifas medias diarias. Bien sea a través de cargos por servicios complementarios, bien sea a través de las propias tarifas, los hoteleros contarán con una fuerza negociadora considerable que no se daba en años. En 2015, se prevé un avance de los precios de los hoteles del 2,6% a nivel mundial. El aumento de precios estará liderado por Latinoamérica, en donde se espera que se produzca un aumento del 6,3% en las tarifas gestionadas. Los precios de los hoteles en Norteamérica y Asia Pacífico experimentarán crecimientos moderados. En Europa, Oriente Medio y África las tarifas hoteleras crecerán por debajo de la media mundial en % 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 2.7 ASIA PACÍFICO EUROPA DEL OESTE EUROPA DEL ESTE 2.2 ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA 6.3 LATINOAMÉRICA 3.5 NORTEAMÉRICA 2.6 MUNDO Fuente: CWT-GBTA Foundation, Previsión Global de Precios del Sector de los Viajes Consulte dicha publicación para conocer la metodología empleada. 5

7 TENDENCIAS EN MATERIA DE TECNOLOGÍA EN 2015 En 2015, el potencial para crear una experiencia para los asistentes más fluida y efectiva será enorme. Los organizadores de reuniones optarán, cada vez más, por utilizar softwares específicos para la gestión de delegados, redes sociales y apps. EVENTOS HÍBRIDOS Y VIRTUALES A excepción de en Latinoamérica e India, se espera que en 2015 aumente el número de eventos híbridos -en los cuales se mezclan elementos virtuales y presenciales para llegar a una audiencia más numerosa y se amplifica su impacto gracias al posterior alojamiento de contenido online. El Projection Mapping y los vídeos interactivos serán populares en Singapur. El Projection Mapping y los vídeos interactivos serán populares en Singapur. En Hong Kong, China y Taiwán las empresas están utilizando, cada vez más, elementos virtuales para ahorrar costes. En Norteamérica, sin embargo, los organizadores de reuniones están buscando implementar eventos híbridos como parte de una estrategia más amplia centrada en la sostenibilidad. SOLUCIONES TECNOLÓGICAS A nivel global, durante el pasado año la industria de las reuniones y eventos mostró una necesidad creciente de contar con soluciones tecnológicas que le ayudaran a mitigar los costes y a incrementar las eficiencias. Las soluciones tecnológicas están pasando rápidamente a formar parte de las propuestas comerciales tanto en Europa, Oriente Medio y África como en Latinoamérica, en donde los organizadores de reuniones buscan de manera creciente trabajar con empresas globales que les muestren cómo mejorar el cumplimiento a nivel mundial. En Norteamérica, el número de eventos que ofrece un registro online ha aumentado año a año un 4% en línea con el deseo de los organizadores de reuniones de implementar una gestión de principio a fin. Registro de asistentes online +4% año a año en Norteamérica continúa 6

8 TENDENCIAS EN MATERIA DE TECNOLOGÍA EN 2015 REDES SOCIALES En 2015, los organizadores de reuniones y eventos buscarán de forma creciente integrar las redes sociales en su estrategia de eventos. A la cabeza estarán Francia y Reino Unido, en donde enviar tuits y utilizar Facebook para fomentar la comunicación como parte de la estrategia del evento se está convirtiendo en una práctica común. En Norteamérica, las redes sociales se utilizarán cada vez más ya que constituyen un modo sencillo y barato de mejorar, optimizar e impulsar el compromiso de los asistentes. Las redes sociales se integrarán cada vez más en la estrategia de eventos en APPS DE EVENTOS Utilizadas en la actualidad por las grandes empresas internacionales, las apps de eventos sirven para eliminar materiales impresos e incorporar plataformas de redes sociales para compartir contenido. En Norteamérica, las apps de eventos se utilizarán cada vez más en Allí se espera que los delegados empiecen a ver las apps como componentes esenciales de las reuniones y eventos. En Europa, Oriente Medio y África, la utilización de apps de eventos está en sus inicios. En Asia Pacífico, el interés es escaso, excepto en Singapur. Aumentará la utilización de apps de eventos El siguiente GRAN hito Relojes inteligentes, pequeños anillos, las gafas de Google... En 2015 se espera que la tecnología portable coseche grandes éxitos. La tecnología NFC también está cobrando relevancia ya que gracias a ella se pueden enviar mensajes personalizados a los delegados a través de sus teléfonos inteligentes y otras tecnologías móviles. 7

9 EN LOS PRIMEROS PUESTOS DE LA AGENDA La gestión de eventos de principio a fin y el cumplimiento seguirán siendo dos temas principales para los organizadores de reuniones en La gestión de eventos de principio a fin será una tendencia clave en 2015 a medida que los organizadores de reuniones se den cuenta del enorme éxito que ha traído consigo esta práctica en Norteamérica. Uno de los beneficios más típicos es el ahorro de tiempo y dinero, así como contar con una visión más exacta del gasto total. Los organizadores de reuniones en Alemania han conseguido ahorrar un 23%. En Australia la media ha sido del 10-20%. El interés por la gestión de eventos de principio a fin está creciendo en Asia Pacífico y Latinoamérica, con clientes que han comenzado a ponerla en práctica en países como Colombia, en donde se ha 5-23% ahorros globales medios alcanzados gracias a la gestión de reuniones de principio a fin en 2014 entre los clientes de CWT Meetings & Events obtenido un ahorro del 5%. En China, los organizadores de reuniones serán los únicos que no sigan esta tendencia. Ellos continuarán separando el negocio en aéreo, hotel, localización para el evento y operaciones terrestres y utilizarán un proveedor distinto para cada uno de estos capítulos. DESTINOS MÁS POPULARES PARA LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS SEGÚN LOS CLIENTES DE CWT MEETINGS & EVENTS ESTADOS UNIDOS COLOMBIA CHILE MÉXICO ARGENTINA REPÚBLICA DOMINICANA BRASIL REINO UNIDO FRANCIA ESPAÑA GRECIA ALEMANIA AUSTRIA TURQUÍA E.A.U. COREA CHINA JAPÓN HONG KONG TAIWÁN VIETNAM SINGAPUR INDONESIA El cumplimiento sigue siendo un punto central para el sector de las reuniones y eventos, especialmente para las empresas farmacéuticas. En 2015 lo seguirá siendo debido a la introducción, en enero, del Sunshine Act, una legislación que tendrá un impacto muy significativo en las regulaciones en materia de reuniones y eventos de este sector. Las empresas afectadas por unas leyes de cumplimiento más estrictas en Asia Pacífico comenzarán a buscar agencias que tengan un alcance global y puedan ofrecer una visión de las reuniones y eventos a nivel mundial. En Norteamérica, se prevé que se produzca un interés creciente por establecer un Programa Hotelero de Proveedor Preferente para el Sector Sanitario mediante el cual los equipos de ética y cumplimiento de las organizaciones puedan vetar establecimientos clave para mitigar los riesgos. Originados desde: Asia Pacífico Europa, Oriente Medio y África Norteamérica Latinoamérica La seguridad y la prevención en el punto de mira La seguridad de los delegados sigue estando en lo alto de la lista de prioridades de los organizadores de reuniones. La situación de riesgo continua que se vive en determinadas áreas de Oriente Medio ha provocado en 2014 cancelaciones o aplazamientos de eventos que iban a celebrarse en destinos tan populares como Marruecos o Dubái. Se prevé que la inestabilidad en Europa del Este haga que se celebren menos eventos en la zona durante La amenaza del ébola seguirá siendo una preocupación central para los organizadores de reuniones. 8

10 RONDA DE RECOMENDACIONES Utilice esta guía de referencia para lograr que sus reuniones y eventos tengan éxito en Gestione las reuniones de principio a fin Implementar una plataforma tecnológica que permita a los delegados registrarse online y a usted capturar información relacionada con el presupuesto aumentará las eficiencias y mitigará los costes. Aproveche las relaciones de su agencia Asociarse con una agencia que tenga relaciones sólidas con todos los agentes del sector le ayudará a conseguir mejores tratos, especialmente teniendo en cuenta que los proveedores seguirán insistiendo en imponer cláusulas de cancelación y reducción del número de asistentes. Consolide su programa hotelero Revisar su gasto en base a los patrones de viaje, mercados clave y mercados emergentes le ayudará a identificar oportunidades para aprovechar las sinergias entre los viajes de negocios y las reuniones. Utilice establecimientos que puedan satisfacer los requisitos de ambos tipos de viajes. Intente utilizar fórmulas híbridas Introducir elementos virtuales en eventos presenciales puede ahorrar costes, hacer que delegados que no pueden desplazarse asistan y ampliar la duración de los eventos alojando online contenido adicional. Inclínese por reuniones y eventos domésticos en lugar de internacionales Realizar los eventos en su país o región le permitirá minimizar tanto sus costes en viajes como la huella de carbono de su empresa. También le ayudará a mantener la satisfacción de los delegados gracias que la duración del viaje será menor. Planifique con mayor antelación Planificar su evento con más antelación le permitirá disfrutar de mayor disponibilidad y contar con más margen de maniobra para negociar las tarifas e investigar e implementar soluciones tecnológicas efectivas. Apueste por la sostenibilidad La comida local de temporada reducirá los costes y la huella de carbono, además, proporcionará una opción saludable y alta en vitaminas muy en línea con la tendencia de comer alimentos beneficiosos para el cerebro que imperará en Reduzca el número de proveedores Reducir el número de socios con los que hace negocios le permitirá aumentar su poder de negociación. Opte por socios que puedan prestarle apoyo a nivel local, regional y global. 9

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