MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

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1 MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

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3 Sumario 1 Cómo emprender un proyecto Qué son las Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional?... 1 Tramitación de las subvenciones compartidas... 1 Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas por concurso y en forma directa... 2 Subcomité Distrital de Subvenciones de La Fundación Rotaria... 2 Búsqueda de colaboradores... 3 Normativa, criterios y directrices para el otorgamiento de subvenciones compartidas Cómo cumplimentar una solicitud de subvención compartida Sección 1 Descripción del proyecto... 8 Sección 2 Organizaciones no vinculadas con Rotary... 9 Sección 3 Fondo rotatorio de préstamos Sección 4 Relación con otros proyectos de RI o de la Fundación Sección 5 Copatrocinador y coordinador en el país sede Sección 6 Patrocinador internacional principal fuera del país sede Sección 7 Presupuesto del proyecto y aclaraciones sobre los criterios para el otorgamiento de subvenciones compartidas Sección 8 Compra de equipos, materiales o suministros Sección 9 Financiamiento propuesto Sección 10 Recursos del FDD asignados a través de SHARE Sección 11 Participación rotaria y autorización Sección 12 Informe final Sección 13 Lista de verificación Qué sucede después de que se evalúa la solicitud? Carta de notificación de la aprobación de la subvención Convenio de Subvención Compartida Declaración del método de contribución del patrocinador de una subvención compartida Formulario de información para la emisión del pago La implementación del proyecto Subvenciones compartidas para albergues de bajo costo Normas Convenio para albergues de bajo costo Preguntas frecuentes Albergues de bajo costo: Informe complementario para la solicitud... 37

4 5 Informes sobre el proyecto Apéndices Informes parciales Informes finales Tiene algo interesante que contar sobre Rotary? Preguntas frecuentes Condiciones para el otorgamiento y la aceptación de Subvenciones Compartidas Ciclo de tramitación de Subvenciones Compartidas y Subsidios para Ayudar Normas estipuladas por los fideicomisarios respecto a los programas de fondo rotatorio de préstamos Convenio del fondo rotatorio de préstamos Otras normas de La Fundación Rotaria... 56

5 CÓMO EMPRENDER UN PROYECTO 1 MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

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7 Qué son las Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional? El programa de Subvenciones Compartidas ayuda a los clubes y distritos rotarios a llevar a la práctica proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial de índole humanitaria en colaboración con los rotarios de otro país. La Fundación Rotaria proporciona fondos paralelos a los clubes o distritos, para la implementación de proyectos de servicio humanitario que se realizan por una sola vez cuya magnitud sea relativamente limitada. Se otorgan subvenciones para una amplia gama de proyectos, en áreas tales como la agricultura, los recursos hídricos, la atención de la salud y el equipamiento médico, la lucha contra las enfermedades, los proyectos de ayuda a los discapacitados, la alfabetización y el aprendizaje de aritmética, y la capacitación educativa y laboral. Los proyectos deben contar con la participación directa y personal de los rotarios. La Fundación aporta un máximo de un dólar por cada dólar aportado por los clubes y distritos, alcanzando dólares la cuantía máxima de cada subvención. A partir del 1 de julio de 2002, la Fundación aportará 50 centavos de dólar por cada dólar aportado por los clubes y distritos. Es importante destacar que esta modificación no afectará las aportaciones con cargo al Fondo Distrital Designado que se utilicen como contribuciones de los patrocinadores. El aspecto más importante que debe recordarse respecto a las subvenciones compartidas es que constituyen una herramienta que los rotarios pueden usufructuar para completar sus proyectos de servicio humanitario. Cada proyecto implica la colaboración entre los rotarios de distintos países y, en el marco de dicha colaboración, la meta consiste en fomentar el ideal de servicio. Tramitación de las subvenciones compartidas La siguiente información indica las diferentes etapas de la tramitación de las subvenciones compartidas. El trámite de las solicitudes (con los datos completos) se prolonga aproximadamente 15 semanas. A fin de agilizar la tramitación de la solicitud es menester presentar las solicitudes, con todos los datos completos y toda la información requerida. Primera fase Seleccionar y planificar el proyecto Segunda fase Enviar la solicitud de subvención compartida con los datos completos La Fundación acusa recibo de la solicitud El personal de Subvenciones Compartidas examina la solicitud, a fin de comprobar que no falten datos y que los solicitantes reúnan los requisitos estipulados. Tercera fase Se remite la solicitud al Consejo de Fideicomisarios de la Fundación para que éste la considere. Cuarta fase Se notifica la decisión de los fideicomisarios a los copatrocinadores rotarios. Si se aprueba la subvención, las personas de enlace principales que figuren en la solicitud recibirán la carta de notificación en la que se indican a los copatrocinadores las siguientes etapas para la tramitación del pago. Una vez que se reciben todos los formularios, las contribuciones y la infor- Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 1

8 mación para la emisión del pago, se procede a emitir el pago de la subvención. Si la solicitud no se aprueba, se informa al respecto a los copatrocinadores. Quinta fase Se envían los fondos de la subvención. Se implementa el proyecto. Se remiten los informes parciales cada seis meses, durante toda la extensión del proyecto. Se envía el informe final a más tardar dos meses después de la finalización del proyecto. El personal de Subvenciones Compartidas acusa recibo del informe final. Se cierra el expediente del proyecto de subvención compartida. Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas por concurso y en forma directa Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas por concurso El Consejo de Fideicomisarios en pleno considera dos veces por año las solicitudes de subvenciones por cuantías comprendidas entre los y los dólares. A efectos de apuntalar su solicitud de subvención compartida, no deje de responder las siguientes preguntas: Qué papel desempeña la comunidad respecto al proyecto? De qué manera se sostendrá el proyecto? Plazo de presentación de la solicitud Decisión de los fideicomisarios 1 de agosto Reunión del Consejo de Fideicomisarios de octubre/noviembre 1 de enero Reunión del Consejo de Fideicomisarios de marzo/abril Solicitudes de subvenciones compartidas otorgadas en forma directa El presidente del Consejo de Fideicomisarios, en nombre de dicho organismo, evalúa las solicitudes de subvenciones por un monto máximo de dólares, durante todo el año. (Véase Ciclo de tramitación de Subvenciones Compartidas y Subsidios para Ayudar, página 53.) Por ejemplo, una solicitud mediante la cual se solicita a la Fundación que aporte fondos por una cuantía equivalente a los dólares contribuidos por los clubes o distritos involucrados, no se evaluaría por concurso. Si los solicitantes rotarios aspirasen a que los fideicomisarios les otorguen dólares, la solicitud se evaluaría por concurso, dado que la cuantía solicitada supera los dólares. Subcomité Distrital de Subvenciones de La Fundación Rotaria El Subcomité Distrital de Subvenciones es responsable de ayudar a los clubes a encontrar la mejor manera de colaborar con los proyectos de servicio internacional y mantener informados a los clubes y distritos rotarios y a los comités encargados de la planificación de tales proyectos respecto a las subvenciones o subsidios de la Fundación que pudieran serles útiles. A partir del 1 de julio de 2003, 2 La Fundación Rotaria de Rotary International

9 el subcomité también será responsable de analizar y certificar la fidelidad de todas las solicitudes de subvenciones humanitarias antes de su remisión a La Fundación Rotaria. El subcomité también ayuda a garantizar que los informes finales de las subvenciones patrocinadas por el distrito que se remiten a La Fundación Rotaria cumplan los requisitos establecidos. Búsqueda de colaboradores Los rotarios se preguntan con frecuencia si el programa de Subvenciones Compartidas puede facilitarle a su club o distrito rotario la tarea de encontrar un colaborador para su proyecto. Aunque La Fundación Rotaria en la actualidad no cuenta con un programa para poner en contacto con los proyectos a los colaboradores interesados, ha formulado varias sugerencias que le ayudarán a su club a encontrar un copatrocinador. Reúnase con el gobernador de distrito electo (GDE). El GDE asistirá a la Asamblea Internacional, razón por la cual es conveniente informarlo de antemano sobre las propuestas de proyectos, a fin de brindarle la oportunidad de comunicarse con otros GDE respecto a la posibilidad de colaborar en un proyecto. Los rotarios del distrito que tengan planes de asistir a la Convención internacional deberían familiarizarse con los posibles proyectos para los cuales el distrito o los clubes del distrito necesiten un participante del exterior. Durante la Convención, los rotarios de su localidad podrían analizar con otros participantes en dicho evento las posibilidades de colaboración en diferentes proyectos. El distrito cuenta con la oportunidad de enviar a otro país un equipo de Intercambio de Grupos de Estudio (IGE). Suministre información a los integrantes del equipo sobre los posibles proyectos para los cuales su club o distrito busca un colaborador del exterior. Los miembros del equipo pueden hablar sobre el proyecto con los rotarios anfitriones. Cuando su distrito reciba a un equipo visitante de IGE, proporcióneles información sobre posibles proyectos a los miembros de dicho equipo, a fin de que éstos, una vez regresen a su país de origen, puedan transmitir sus ideas a otros rotarios. Otra forma de encontrar patrocinadores del exterior para los proyectos de servicio es inscribiéndolos en la Lista de Intercambio de Proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial (SCM), que facilita el contacto entre los clubes y distritos de distintas partes del mundo para la implementación de proyectos. Los clubes y distritos que deseen inscribir sus proyectos deben remitir el Formulario de datos de proyecto con la información completa. Los formularios y otros materiales del SCM pueden obtenerse a través de la Sede Mundial o del sitio web de RI: En el sitio web también se encuentra la base de datos del Intercambio de Proyectos de SCM, en la cual se enumeran los proyectos que procuran obtener ayuda. Otras fuentes para encontrar colaboradores del exterior para posibles proyectos son los contactos profesionales o los viajes personales. Al desplazarse fuera de su país, los rotarios que compensan ausencia en reuniones de otros clubes tienen una excelente oportunidad para analizar sus proyectos con los rotarios de otros países. Normativa, criterios y directrices para el otorgamiento de subvenciones compartidas I. Los proyectos beneficiarios de subvenciones compartidas son proyectos de servicio internacional y deberán cumplir los siguientes requisitos: A. Abordar una carencia de índole humanitaria destinada a beneficiar a una comunidad necesitada. Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 3

10 B. Contar con la participación significativa de los rotarios. C. Identificar de manera visible la participación de Rotary. D. Demostrar que reportan beneficios directos a un mínimo de seis personas. E. Reportar beneficios a la comunidad entera. El proyecto no deberá tener como propósito ayudar a que una persona (o personas) obtenga un título académico o avance en su campo profesional, ni para cubrir los gastos derivados de su asistencia a un seminario o conferencia o participación en un intercambio internacional. Los proyectos podrán incluir estudios o formación, siempre y cuando tales estudios o formación sean de corto plazo y estén destinados a impartir enseñanza básica. F. No implicar la creación de una fundación o fideicomiso permanente, o cuenta bancaria permanente que genere intereses. Los proyectos de subvenciones podrán involucrar el establecimiento de un fondo de préstamos rotatorios, aunque deberán incluir capacitación e información detallada sobre los plazos fijados para la devolución de los préstamos por parte de los beneficiarios. G. Contar con la participación y supervisión de los rotarios de los clubes o distritos de al menos dos países. Uno de los países será el país beneficiario o anfitrión del proyecto (donde el proyecto se realice), y otro, el país patrocinador a nivel internacional. Los solicitantes de una subvención son colaboradores en el proyecto de servicio y deberán trabajar en estrecho contacto a fin de llevar el proyecto a buen término. A fin de asegurar este tipo de cooperación, cada uno de los clubes o distritos participantes deberá establecer un comité integrado por un mínimo de dos rotarios para supervisar el proyecto e intercambiar informes cada seis meses, y remitir a La Fundación Rotaria el informe pertinente sobre la marcha del proyecto y su culminación. H. No aportar beneficio alguno a un rotario a título individual; empleados del club, distrito u otra entidad rotaria, o de Rotary International; ni al cónyuge, descendiente directo (hijo o nieto por consanguinidad o hijo adoptado legalmente), cónyuge de un descendiente directo, o ascendiente (padres o abuelos por consanguinidad) de un rotario o empleado en vida de una entidad rotaria. I. No duplicar ningún programa existente de la Fundación o patrocinado por Rotary. J. No implicar responsabilidad por parte de La Fundación Rotaria o Rotary International por otro concepto que no fuera el monto de la subvención. K. Revestir características propias, es decir, los proyectos deberán ser de un tipo o categoría distinta de la de otros proyectos para los cuales los mismos solicitantes ya hubieran recibido una subvención compartida dentro de los últimos cinco años rotarios. (Este requisito no impide que se dupliquen los proyectos realizados previamente con buenos resultados, que beneficien a distintas comunidades.) II. Los fondos de Subvenciones Compartidas (incluidos los fondos aportados por los clubes y distritos que recibirán fondos paralelos de La Fundación Rotaria) no podrán utilizarse con ninguno de estos propósitos: A. la adquisición de terrenos o edificios o la construcción de edificios de carácter permanente. Para la implementación de los proyectos se aceptan los siguientes tipos de construcción: vías de acceso, pozos de agua, tanques, represas o diques, letrinas, bloques de letrinas e instalaciones para el suministro de agua. Los proyectos que impliquen obras de construcción se considerarán aceptables en tanto la estructura construida no se utilice como vivienda, lugar de trabajo o recinto en el que las personas pasen considerables períodos de tiempo, tales como edificios, contenedores y albergues, o donde se desarrollen actividades de carácter permanente, tales como escuelas, hospitales y clínicas, e incluso instalaciones manufactureras, de elaboración o almacenamiento de productos. Si el proyecto depende de 4 La Fundación Rotaria de Rotary International

11 la construcción de un edificio, dicha construcción deberá financiarse con cargo a fondos adicionales (que no provengan de una contribución paralela de La Fundación Rotaria) que aporte el club o distrito o que proporcione una organización colaboradora. La Fundación no emitirá fondos del programa de Subvenciones Compartidas hasta que no finalice la construcción. 1. La única excepción a la normativa sobre construcción es que, a partir del 1 de julio de 1997, La Fundación Rotaria otorga subvenciones compartidas y subvenciones 3-H para la construcción de albergues destinados a familias desfavorecidas. (Las normas respecto a la construcción de albergues figuran en la página 34 y también pueden solicitarse a La Fundación Rotaria o descargarse del sitio web de RI en 2. A partir del 1 de julio de 2001, La Fundación Rotaria no brinda más apoyo a través de los programas de Subvenciones Humanitarias a las actividades de refacción (restauración o mejora) de las instalaciones existentes. B. el pago de salarios u otros gastos de personal (con la excepción del personal técnico contratado sólo una vez para una tarea concreta). C. sufragar viajes de carácter internacional de ningún tipo, salvo que éstos formen parte integral del proyecto y sean indispensables para su implementación. En tales casos, sólo el 10% del presupuesto del proyecto podrá destinarse a solventar dichos viajes. D. financiar los gastos administrativos o de funcionamiento de ninguna organización. III. IV. A partir del 1 de julio de 2002, la Fundación aportará 50 centavos de dólar por cada dólar contribuido en efectivo. NOTA: Los proyectos podrán ser complementados con fondos de fuentes no rotarias; no obstante, la Fundación no efectuará aportaciones equivalentes a la cuantía de dichos fondos. La Fundación solamente aportará fondos equivalentes a la cuantía de los fondos contribuidos por los clubes o distritos rotarios. Asimismo, la Fundación no efectuará aportaciones equivalentes al valor de ninguno de los bienes o servicios donados al proyecto. El club o distrito rotario que actúa como patrocinador en la localidad beneficiaria podrá tener, como máximo, cinco proyectos de subvención compartida en curso en un momento dado. V. La Fundación no empleará fondos de Subvenciones Compartidas para reembolsar a los clubes/distritos por los gastos de proyectos que ya hayan sido emprendidos o estén en curso, ni de proyectos que hayan concluido. La Fundación solamente aportará fondos por cuantías equivalentes a las aportadas por los clubes o distritos, cuando se trate de proyectos de servicio internacional que hayan sido considerados y aprobados por el Consejo de Fideicomisarios de La Fundación Rotaria antes de emprenderse. VI. Si un proyecto para el cual se solicita una subvención compartida se implementa con la colaboración de una organización no afiliada con Rotary, deberán cumplirse los siguientes requisitos: A. Contar con significativa participación rotaria, incluido un número considerable de rotarios que participen directamente, aportando su tiempo y recursos. B. Aunque se permite la colaboración de personas o entidades no afiliadas a Rotary, los copatrocinadores rotarios deberán demostrar claramente que el proyecto fue emprendido, y se implementa bajo el control de los clubes o distritos rotarios participantes. C. El proyecto deberá contar con identificación rotaria visible de manera que el público reconozca la participación de Rotary. Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 5

12 D. Los rotarios copatrocinadores y los clubes rotarios locales (donde corresponda) deberán conocer y recomendar a la organización colaboradora no perteneciente a Rotary, determinando fehacientemente su buena reputación y responsabilidad, y habiendo determinado que la misma esté inscrita y ejerza sus actividades de conformidad con las leyes del país donde se implementará el proyecto. E. No se otorgarán fondos del programa de Subvenciones Compartidas a los proyectos en curso y actividades patrocinados principalmente por una organización no afiliada con Rotary. F. La organización no afiliada con Rotary que colabore en tales proyectos deberá acordar su participación y cooperación en todas las gestiones de revisión financiera relacionada con el proyecto. NOTA: El Consejo de Fideicomisarios de La Fundación Rotaria ha decidido que, en un año rotario dado, sólo se podrán otorgar subvenciones compartidas a un máximo de ocho proyectos realizados con una misma organización colaboradora no afiliada con Rotary. Las solicitudes de subvenciones para una serie de proyectos en cuya realización colabora una sola entidad no afiliada se aprobarán por orden de presentación. 6 La Fundación Rotaria de Rotary International

13 CÓMO CUMPLIMENTAR UNA SOLICITUD DE SUBVENCIÓN COMPARTIDA 2 MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS PARA PROYECTOS HUMANITARIOS A NIVEL INTERNACIONAL

14 Sección 1 Explicación Las siguientes preguntas lo ayudarán a definir claramente el proyecto: 1. A quién o quiénes reportará beneficios este proyecto? 2. Qué obras se realizarán? 3. Dónde tendrá lugar este proyecto? 4. Cómo responde el proyecto a una necesidad humanitaria en beneficio de una comunidad desfavorecida? 5. Qué planes se han trazado para implementar el proyecto? Preguntas frecuentes Puede el proyecto reportar beneficios a sólo una persona? No. Debe reportar beneficios directos a un mínimo de seis personas económicamente desfavorecidas. Cómo puedo saber cuándo comenzará el proyecto si no sé cuándo recibiré una respuesta por parte de los fideicomisarios? Recuerde que usted no podrá dar inicio al proyecto antes de que se apruebe la subvención, motivo por el cual deberá indicar la fecha más aproximada posible. Se consideran aceptables respuestas como tan pronto como fuera posible y apenas se reciban los fondos. La Fundación Rotaria Solicitud de Subvención Compartida Rellene todas las secciones de este formulario de solicitud. Los rotarios podrán utilizar el presente formulario y añadir hojas adicionales según sea necesario, o responder a las preguntas que siguen a continuación en hojas separadas, siempre y cuando se siga el mismo orden de esta solicitud. Las solicitudes incompletas no serán consideradas. Consulte el Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional (publicación 144-SP) para obtener las instrucciones, normas y requisitos del programa. 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Describa el proyecto, los objetivos y cómo se alcanzarán éstos. Nota: El proyecto no podrá dar comienzo hasta tanto La Fundación Rotaria apruebe la Solicitud de Subvención Compartida. Fecha de inicio prevista 2. ORGANIZACIONES NO VINCULADAS CON ROTARY Fecha de conclusión prevista Si este proyecto incluye la participación de una organización no vinculada con Rotary, (1) proporcione el nombre de ésta; (2) anexe una carta de la entidad colaboradora en la que conste su participación y se especifiquen sus responsabilidades y la forma en que los rotarios participantes colaborarán en la conducción del proyecto, y (3) anexe una carta de los rotarios del país sede del proyecto en la que se recomiende a la organización colaboradora. Nombre de la organización Se adjunta la carta de la organización colaboradora 3. FONDO ROTATORIO DE PRÉSTAMOS Se adjunta la carta de los rotarios del país sede del proyecto Si el proyecto incluye el establecimiento de un fondo rotatorio de préstamos, deberá incluirse el Convenio del fondo rotatorio de préstamos. Consulte la página 24 del Manual de Subvenciones Compartidas. Se adjunta el Convenio del fondo rotatorio de préstamos (firmado por ambos presidentes de club o gobernadores de distrito). 4. RELACIÓN CON OTROS PROYECTOS DE RI O DE LA FUNDACIÓN (OPCIONAL) Se relaciona este proyecto de alguna manera con otros proyectos o resulta de la implementación de otro proyecto de RI o de La Fundación Rotaria? Si así fuera, con cuáles? Nombre y/o número Nombre y/o número Programa del proyecto Programa del proyecto Intercambio de proyectos de SCM Equipo de IGE Subsidio Discovery Beca de Buena Voluntad Subvención 3-H Subsidio de Planificación 3-H Subvención Compartida Otro: Se acordó de Necesita este proyecto el servicio de un voluntario de otro país? Sí No identificar a los posibles beneficiarios? cerciorarse de contar con suficiente tiempo para la tramitación? Como promedio, una solicitud con los datos completos se tramita en 15 semanas. expresar claramente sus ideas respecto a las obras que desea realizar? 8 La Fundación Rotaria de Rotary International

15 Sección 2 Explicación 1. Si el club o distrito rotario trabaja en este proyecto conjuntamente con otra organización, háganoslo saber en esta sección. Entre las organizaciones que han colaborado con los clubes y distritos rotarios se cuentan las siguientes: Médicos Sin Fronteras, WaterAid, Operation Eyesight Universal, Heifer Project International y Hábitat para la Humanidad. 2. Sírvase remitir una carta de participación de la organización colaboradora y una carta del club o distrito rotario local en la cual se recomiende a dicha organización. Preguntas frecuentes En qué se diferencia el público beneficiario de una organización colaboradora? El beneficiario es el receptor de los bienes o servicios que proporciona el proyecto (por ejemplo, el hospital o la escuela de la localidad que reciben equipos y suministros). Por otra parte, las organizaciones colaboradoras ayudan a los rotarios a implementar el proyecto, aportándoles sus conocimientos, experiencia y personal (por ejemplo, una organización de socorro médico puede colaborar con los rotarios brindando servicios y suministros médicos a un campamento de refugiados). Puede un club o distrito dejar que la organización colaboradora se encargue enteramente del proyecto? No. Un proyecto de subvención compartida es, antes que nada, un proyecto de Rotary. La función de la organización colaboradora consiste en ayudar a los rotarios pero no en encargarse del proyecto. Asimismo, los beneficiarios del proyecto deberán entender que se trata de una iniciativa patrocinada por Rotary. La Fundación Rotaria Solicitud de Subvención Compartida Rellene todas las secciones de este formulario de solicitud. Los rotarios podrán utilizar el presente formulario y añadir hojas adicionales según sea necesario, o responder a las preguntas que siguen a continuación en hojas separadas, siempre y cuando se siga el mismo orden de esta solicitud. Las solicitudes incompletas no serán consideradas. Consulte el Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional (publicación 144-SP) para obtener las instrucciones, normas y requisitos del programa. 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Describa el proyecto, los objetivos y cómo se alcanzarán éstos. Nota: El proyecto no podrá dar comienzo hasta tanto La Fundación Rotaria apruebe la Solicitud de Subvención Compartida. Fecha de inicio prevista 2. ORGANIZACIONES NO VINCULADAS CON ROTARY Fecha de conclusión prevista Si este proyecto incluye la participación de una organización no vinculada con Rotary, (1) proporcione el nombre de ésta; (2) anexe una carta de la entidad colaboradora en la que conste su participación y se especifiquen sus responsabilidades y la forma en que los rotarios participantes colaborarán en la conducción del proyecto, y (3) anexe una carta de los rotarios del país sede del proyecto en la que se recomiende a la organización colaboradora. Nombre de la organización Se adjunta la carta de la organización colaboradora 3. FONDO ROTATORIO DE PRÉSTAMOS Se adjunta la carta de los rotarios del país sede del proyecto Si el proyecto incluye el establecimiento de un fondo rotatorio de préstamos, deberá incluirse el Convenio del fondo rotatorio de préstamos. Consulte la página 24 del Manual de Subvenciones Compartidas. Se adjunta el Convenio del fondo rotatorio de préstamos (firmado por ambos presidentes de club o gobernadores de distrito). 4. RELACIÓN CON OTROS PROYECTOS DE RI O DE LA FUNDACIÓN (OPCIONAL) Se relaciona este proyecto de alguna manera con otros proyectos o resulta de la implementación de otro proyecto de RI o de La Fundación Rotaria? Si así fuera, con cuáles? Nombre y/o número Nombre y/o número Programa del proyecto Programa del proyecto Intercambio de proyectos de SCM Equipo de IGE Subsidio Discovery Beca de Buena Voluntad Subvención 3-H Subsidio de Planificación 3-H Subvención Compartida Otro: Necesita este proyecto el servicio de un voluntario de otro país? Sí No Se acordó de adjuntar una carta de la organización colaboradora en la cual se indique de qué manera colaborará con los clubes rotarios? adjuntar una carta del club o distrito rotario del país anfitrión del proyecto en la cual se recomiende a la organización colaboradora? Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 9

16 Sección 3 Explicación 1. Los préstamos con cargo a un fondo rotatorio (también conocidos como préstamos de microcrédito) son préstamos en pequeña escala a través de los cuales las personas indigentes y desfavorecidas pueden instalar o mejorar sus propios negocios y mejorar su nivel de vida. 2. Si el proyecto incluye la gestión de un fondo rotatorio de préstamos, complete esta sección y el formulario del Convenio del fondo rotatorio de préstamos. 3. Consulte en el apéndice las directrices establecidas por los fideicomisarios respecto a los fondos rotatorios de préstamos. La Fundación Rotaria Solicitud de Subvención Compartida Rellene todas las secciones de este formulario de solicitud. Los rotarios podrán utilizar el presente formulario y añadir hojas adicionales según sea necesario, o responder a las preguntas que siguen a continuación en hojas separadas, siempre y cuando se siga el mismo orden de esta solicitud. Las solicitudes incompletas no serán consideradas. Consulte el Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional (publicación 144-SP) para obtener las instrucciones, normas y requisitos del programa. 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Describa el proyecto, los objetivos y cómo se alcanzarán éstos. Nota: El proyecto no podrá dar comienzo hasta tanto La Fundación Rotaria apruebe la Solicitud de Subvención Compartida. Fecha de inicio prevista 2. ORGANIZACIONES NO VINCULADAS CON ROTARY Fecha de conclusión prevista Si este proyecto incluye la participación de una organización no vinculada con Rotary, (1) proporcione el nombre de ésta; (2) anexe una carta de la entidad colaboradora en la que conste su participación y se especifiquen sus responsabilidades y la forma en que los rotarios participantes colaborarán en la conducción del proyecto, y (3) anexe una carta de los rotarios del país sede del proyecto en la que se recomiende a la organización colaboradora. Preguntas frecuentes Existe un límite máximo para la cuantía que la Fundación concederá a los proyectos de fondos rotatorios de préstamos? Sí. Estos proyectos podrían recibir un máximo de dólares por subvención si cumplen todos los requisitos establecidos por los fideicomisarios. Puedo combinar un préstamo del fondo rotatorio con otros tipos de asistencia? Sí. Los proyectos de fondos rotatorios de préstamos suelen estar relacionados con la capacitación laboral, aunque pueden combinarse también con otras modalidades de ayuda a la comunidad. Cómo puedo obtener el formulario de Convenio del fondo rotatorio de préstamos y más información sobre este tipo de proyecto? Puede utilizar el formulario de la página 55 del apéndice o solicitar un ejemplar al Departamento de Subvenciones Compartidas. Para Nombre de la organización Se adjunta la carta de la organización colaboradora 3. FONDO ROTATORIO DE PRÉSTAMOS Se adjunta la carta de los rotarios del país sede del proyecto Si el proyecto incluye el establecimiento de un fondo rotatorio de préstamos, deberá incluirse el Convenio del fondo rotatorio de préstamos. Consulte la página 24 del Manual de Subvenciones Compartidas. Se adjunta el Convenio del fondo rotatorio de préstamos (firmado por ambos presidentes de club o gobernadores de distrito). 4. RELACIÓN CON OTROS PROYECTOS DE RI O DE LA FUNDACIÓN (OPCIONAL) Se relaciona este proyecto de alguna manera con otros proyectos o resulta de la implementación de otro proyecto de RI o de La Fundación Rotaria? Si así fuera, con cuáles? Nombre y/o número Nombre y/o número Programa del proyecto Programa del proyecto Intercambio de proyectos de SCM Equipo de IGE Subsidio Discovery Beca de Buena Voluntad Subvención 3-H Subsidio de Planificación 3-H Subvención Compartida Otro: Necesita este proyecto el servicio de un voluntario de otro país? Sí No más información sobre los fondos rotatorios de préstamos descargue un ejemplar de la guía del Fondo rotatorio de préstamos del sitio web de RI o solicite un ejemplar a la Sección de Servicios de Publicaciones de la Sede Mundial de RI, teléfono Se acordó de que los presidentes de ambos clubes rotarios deben firmar el formulario de Convenio del fondo rotatorio de préstamos? que debe llegar a un acuerdo con una organización local no vinculada con Rotary (si es pertinente) respecto a la propiedad de los fondos? que debe enumerar las condiciones bajo las cuales se otorga el préstamo, tales como el plazo, el ciclo para la devolución y el método para la devolución. 10 La Fundación Rotaria de Rotary International

17 Sección 4 Explicación Indique en esta sección si el proyecto en curso se relaciona con otros programas de Rotary International o subvenciones o subsidios de La Fundación Rotaria. Aunque esta sección es optativa, es necesario que usted nos ayude a determinar de qué manera interactúan los distintos programas de Rotary. Por ejemplo, tuvo lugar una gira de IGE en cuyo curso se acordó emprender algún proyecto de subvención compartida? 1. Si no está seguro respecto al número de la subvención o del proyecto, indique los nombres de los clubes rotarios patrocinadores y la fecha en que tuvo lugar el proyecto o el intercambio. 2. Tenga en cuenta que no se puede otorgar una subvención compartida a dos clubes a favor del mismo proyecto dentro de un período de cinco años. Los proyectos deberán revestir características propias, ser de un tipo o categoría distinta de la de otros proyectos para los cuales los mismos solicitantes ya hubieran recibido una subvención compartida dentro de los últimos cinco años rotarios. La Fundación Rotaria Solicitud de Subvención Compartida Rellene todas las secciones de este formulario de solicitud. Los rotarios podrán utilizar el presente formulario y añadir hojas adicionales según sea necesario, o responder a las preguntas que siguen a continuación en hojas separadas, siempre y cuando se siga el mismo orden de esta solicitud. Las solicitudes incompletas no serán consideradas. Consulte el Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional (publicación 144-SP) para obtener las instrucciones, normas y requisitos del programa. 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Describa el proyecto, los objetivos y cómo se alcanzarán éstos. Nota: El proyecto no podrá dar comienzo hasta tanto La Fundación Rotaria apruebe la Solicitud de Subvención Compartida. Fecha de inicio prevista 2. ORGANIZACIONES NO VINCULADAS CON ROTARY Fecha de conclusión prevista Si este proyecto incluye la participación de una organización no vinculada con Rotary, (1) proporcione el nombre de ésta; (2) anexe una carta de la entidad colaboradora en la que conste su participación y se especifiquen sus responsabilidades y la forma en que los rotarios participantes colaborarán en la conducción del proyecto, y (3) anexe una carta de los rotarios del país sede del proyecto en la que se recomiende a la organización colaboradora. Nombre de la organización Se adjunta la carta de la organización colaboradora 3. FONDO ROTATORIO DE PRÉSTAMOS Se adjunta la carta de los rotarios del país sede del proyecto Si el proyecto incluye el establecimiento de un fondo rotatorio de préstamos, deberá incluirse el Convenio del fondo rotatorio de préstamos. Consulte la página 24 del Manual de Subvenciones Compartidas. Se adjunta el Convenio del fondo rotatorio de préstamos (firmado por ambos presidentes de club o gobernadores de distrito). 4. RELACIÓN CON OTROS PROYECTOS DE RI O DE LA FUNDACIÓN (OPCIONAL) Se relaciona este proyecto de alguna manera con otros proyectos o resulta de la implementación de otro proyecto de RI o de La Fundación Rotaria? Si así fuera, con cuáles? Nombre y/o número Nombre y/o número Programa del proyecto Programa del proyecto Intercambio de proyectos de SCM Equipo de IGE Subsidio Discovery Beca de Buena Voluntad Subvención 3-H Subsidio de Planificación 3-H Subvención Compartida Otro: Necesita este proyecto el servicio de un voluntario de otro país? Sí No Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 11

18 Sección 5 Explicación 1. El Comité del Proyecto supervisará e implementará el proyecto desde el comienzo hasta el final, incluso si se prolonga de un año rotario a otro, y se compromete a mantener contacto con el otro club, mantener al día todos los registros, ayudar a asegurar la debida custodia de los fondos de la subvención y cumplir funciones de enlace con la Fundación. 2. Si usted ya no puede prestar servicio en el comité, notifique inmediatamente el nombre de su reemplazante a la Fundación y al otro club. 5. COPATROCINADOR Y COORDINADOR EN EL PAÍS SEDE Nombre del club o número del distrito del país beneficiario del proyecto que compartirá la responsabilidad de su implementación. Club núm. de identificación del club (si se conoce) distrito país Comité del Proyecto: Se deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, en el país sede del proyecto. Será responsabilidad del comité coordinar el proyecto a nivel local, supervisar los fondos y proporcionar un informe contable de los aspectos financieros al comité patrocinador internacional principal y a La Fundación Rotaria por la duración del proyecto. Persona de enlace principal Nombre Cargo en Rotary Correo electrónico Dirección núm. de identificación del socio (si se conoce) calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal Teléfono Fax país particular oficina Persona de enlace adicional Nombre Cargo en Rotary Correo electrónico Dirección núm. de identificación del socio (si se conoce) calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal Teléfono Fax país particular oficina Preguntas frecuentes Tienen que ser rotarias las personas de enlace del proyecto y los integrantes del comité? Sí. El proyecto deberá ser patrocinado e implementado por rotarios. Los rotarios no los integrantes de las organizaciones colaboradoras son quienes deberán mantenerse en contacto con la Fundación. Asimismo, la persona de enlace principal deberá ser socia del club rotario patrocinador. Por qué el personal de una entidad colaboradora no puede oficiar en calidad de persona de enlace principal entre los clubes rotarios copatrocinadores? La Fundación encomienda la custodia de los fondos de la subvención a los rotarios y a los clubes rotarios, motivo por el cual se espera que participen en los aspectos fundamentales del proyecto. Recuerde que una de las metas del programa consiste en promover la paz y la comprensión, y dicha meta sólo podrá alcanzarse mediante la comunicación. El correo electrónico es un medio de fácil uso, económico y eficaz para mantenerse constantemente en contacto con el colaborador. 6. PATROCINADOR INTERNACIONAL PRINCIPAL FUERA DEL PAÍS SEDE Indique el club y/o distrito fuera del país sede del proyecto que coordinará el financiamiento principal y asumirá responsabilidad conjunta por su implementación. Club núm. de identificación del club (si se conoce) distrito país Comité del Proyecto: El patrocinador internacional principal deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, para supervisar la totalidad del proyecto, incluso si se prolonga por más de un año rotario. Persona de enlace principal Nombre Cargo en Rotary Correo electrónico Dirección núm. de identificación del socio (si se conoce) calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal Teléfono Fax país particular oficina Cómo se debe proceder si las personas de enlace no se conocen? Antes de enviar la solicitud, establecer una buena relación de trabajo. Persona de enlace adicional Nombre Cargo en Rotary Correo electrónico Dirección núm. de identificación del socio (si se conoce) calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal Teléfono Fax Se acordó de formar el Comité del Proyecto en el que al menos dos de sus miembros sean rotarios? que debe obtener las direcciones postales, número de teléfono (con prefijos de ciudad y país) y de fax y direcciones de correo electrónico correctas y actualizadas de todos los integrantes del comité? país particular oficina 12 La Fundación Rotaria de Rotary International

19 Sección 6 5. COPATROCINADOR Y COORDINADOR EN EL PAÍS SEDE Nombre del club o número del distrito del país beneficiario del proyecto que compartirá la responsabilidad de su implementación. Club núm. de identificación del club (si se conoce) distrito país Comité del Proyecto: Se deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, en el país sede del proyecto. Será responsabilidad del comité coordinar el proyecto a nivel local, supervisar los fondos y proporcionar un informe contable de los aspectos financieros al comité patrocinador internacional principal y a La Fundación Rotaria por la duración del proyecto. Persona de enlace principal Persona de enlace adicional Nombre núm. de identificación del socio (si se conoce) Nombre núm. de identificación del socio (si se conoce) Cargo en Rotary Cargo en Rotary Correo electrónico Correo electrónico Dirección calle Dirección calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal ciudad/estado, departamento o provincia/código postal país país Teléfono particular Teléfono particular oficina oficina Fax Fax 6. PATROCINADOR INTERNACIONAL PRINCIPAL FUERA DEL PAÍS SEDE Indique el club y/o distrito fuera del país sede del proyecto que coordinará el financiamiento principal y asumirá responsabilidad conjunta por su implementación. Club núm. de identificación del club (si se conoce) distrito país Comité del Proyecto: El patrocinador internacional principal deberá organizar un comité integrado por dos rotarios, como mínimo, para supervisar la totalidad del proyecto, incluso si se prolonga por más de un año rotario. Persona de enlace principal Persona de enlace adicional Nombre núm. de identificación del socio (si se conoce) Nombre núm. de identificación del socio (si se conoce) Cargo en Rotary Cargo en Rotary Correo electrónico Correo electrónico Dirección calle Dirección calle ciudad/estado, departamento o provincia/código postal ciudad/estado, departamento o provincia/código postal país país Teléfono particular Teléfono particular oficina oficina Fax Fax Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 13

20 Sección 7 Explicación 1. Proporcione un presupuesto detallado y desglosado. 2. Adjunte una factura pro forma por todo gasto de un monto acumulativo de 1000 dólares o más. 3. No olvide indicar la moneda y el tipo de cambio utilizado para el cálculo del presupuesto y las facturas pro forma. Utilice los tipos de cambio de RI actualizados, los cuales pueden averiguarse visitando el sitio web de RI o consultando con el personal de Subvenciones Compartidas. 4. Examine los criterios para recibir subvenciones compartidas (página 3) a fin de cerciorarse de que todos los rubros del presupuesto satisfagan dichos criterios. 7. PRESUPUESTO DEL PROYECTO Incluya el presupuesto desglosado, ilustrando detalladamente los rubros que integran el costo total del proyecto, e indique la moneda utilizada. Utilice hojas adicionales, de ser necesario. Es necesario incluir cotizaciones y/o facturas pro forma para cada una de las erogaciones con valor acumulativo de US$1000 o más. Se adjuntan las cotizaciones/facturas pro forma. 8. COMPRA DE EQUIPOS, MATERIALES O SUMINISTROS TOTAL 1. Quién será el propietario de los equipos, materiales o suministros? (El propietario no podrá ser un rotario o un club rotario.) 2. Quién será responsable de los gastos de mantenimiento, funcionamiento y almacenamiento de los equipos o suministros? 3. Si van a enviarse equipos de un país a otro, se han preparado los trámites de aduana? 9. FINANCIAMIENTO PROPUESTO Enumere todas las fuentes de financiación e indique el importe de las contribuciones directas o con cargo al Fondo Distrital Designado (FDD) de SHARE. Sólo los gobernadores de distrito pueden autorizar el uso del FDD (véase el punto 10). Club rotario o distrito patrocinador internacional principal Monto de la contribución CONTRIBUCIÓN (Indique moneda) DIRECTA o FDD Otros clubes o distritos rotarios Cantidad que se solicita de La Fundación Rotaria SUBTOTAL: Preguntas frecuentes Qué son las facturas pro forma? Son las cotizaciones de precio que envían los proveedores. A menudo se remiten impresas en el papel membrete de la empresa que presenta la oferta, con la fecha de la cotización. Sin embargo, si no se dispone de una cotización en papel membretado es aceptable presentar una carta en la que se indique lo siguiente: 1. Nombre del proveedor. 2. Precio del artículo o servicio. 3. Fecha de la cotización. Cómo se prepara un presupuesto? En primer lugar, haga una lista de todos los artículos que se adquirirán para la implementación del proyecto. A continuación, cerciórese de que todos los rubros sean admisibles según las normas del programa, consulte los tipos de cambio de RI que figuran en su sitio web, verifique los cálculos y no deje de incluir las facturas pro forma. Fondos adicionales de otras fuentes TOTAL: 10. RECURSOS DEL FDD ASIGNADOS A TRAVÉS DE SHARE Se utilizará el Fondo Distrital Designado de SHARE como parte del financiamiento de esta subvención compartida? Sí No En caso afirmativo, adjunte cartas de los gobernadores de distrito en las que éstos autoricen el uso del FDD y especifiquen el importe o pida a los gobernadores que firmen a continuación en señal de autorización para el uso del FDD. Tenga en cuenta que los fondos provenientes de SHARE deben estar disponibles en el año rotario en que La Fundación Rotaria considere su solicitud de subvención. 1. Firma del gobernador de distrito fecha distrito Nombre (con letra de imprenta) monto autorizado 2. Firma del gobernador de distrito fecha distrito Nombre (con letra de imprenta) Se acordó de preparar un presupuesto completo y verificar los rubros que pueden cubrirse con los fondos de la subvención? indicar la moneda utilizada? Recuerde que el signo $ se usa como abreviatura de diversas monedas nacionales (dólares canadienses, australianos, etc.). monto autorizado adjuntar facturas pro forma para todo rubro cuyo costo exceda de 1000 dólares de EE.UU.? verificar los cálculos? cerciorarse de que el monto total del presupuesto sea equivalente a la suma de las contribuciones de los clubes y distritos participantes y la subvención solicitada? 14 La Fundación Rotaria de Rotary International

21 Aclaraciones sobre los criterios para el otorgamiento de subvenciones compartidas En el punto II, Normativa, criterios y directrices para el otorgamiento de subvenciones compartidas (página 4), se indican los criterios referentes a gastos de construcción, salarios, viajes internacionales, gastos administrativos y gastos de operaciones. A fin de aclarar las referidas normas y otros costos, se incluye información adicional a continuación. Para más detalles sobre los criterios para las obras de refacción, véase la página 56. Construcción Minas terrestres SÍ Construcciones no permanentes tales como vías de servicio, pozos artesianos, tanques, diques, letrinas, servicios higiénicos y cobertizos para el almacenamiento. Albergues unifamiliares básicos (viviendas familiares muy sencillas); véase la sección Albergues de bajo costo, página 34. Socorro a las víctimas de las minas terrestres. NO Erigir construcciones de carácter permanente en las cuales la gente resida, trabaje o pase considerable tiempo (por ejemplo: hospitales, escuelas, clínicas, tiendas y fábricas, o transformar un contenedor de embarque en una estructura permanente como un dispensario médico o una escuela). Ampliaciones o añadidos de construcciones existentes (por ejemplo: un pabellón nuevo en un hospital). Colocar los cimientos de un edificio o erigir las paredes. Suministros para construcciones nuevas (por ejemplo: ladrillos, cemento, tablas, clavos, piedra, etc.). Demolición de construcciones existentes. Refacción o construcción de edificios de carácter histórico o religioso, a través de la cual no se proporcionen servicios sociales directamente a los beneficiarios. Remoción de minas. Manual de Subvenciones Compartidas para Proyectos Humanitarios a Nivel Internacional 15

22 Trabajo Publicidad Gastos fijos/administración Investigación SÍ Honorarios por servicios profesionales o técnicos relacionados directamente con el proyecto que se realicen una única vez. Servicios que los rotarios que participan no pueden brindar. Mano de obra especializada contratada a corto plazo para desempeñar tareas necesarias relacionadas con la implementación del proyecto. (Por ejemplo: pagarle a un ingeniero civil por planificar las especificaciones técnicas para un sistema de abastecimiento de agua.) Gastos de publicidad tales como anuncios en los periódicos, impresión de folletos, pósters o volantes para informar a la comunidad respecto a la disponibilidad del servicio. (Ejemplos de gastos de publicidad aceptables: volantes para anunciar la instalación de una clínica oftalmológica en una aldea, o anuncios radiales en los cuales se invita a los padres a llevar a sus hijos a vacunar en una clínica local). Alquiler de instalaciones durante un plazo corto (por ejemplo: alquilar una sala para una sesión de capacitación). NO Mano de obra no cualificada y sin contratar que podrían proporcionar gratuitamente los voluntarios o el correspondiente Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad. Sueldos o salarios permanentes. Estipendios, honorarios, gastos diarios. Costos de la planificación previa al proyecto. Honorarios de investigación a cargo de asesores. Artículos que reconocen la participación de Rotary en el proyecto (por ejemplo: placas, adhesivos, ceremonias de inauguración). Gastos de comunicaciones (teléfono, fax, correo, mantenimiento de registros, etc.). Todo gasto administrativo de otra organización. Gastos permanentes, tales como el alquiler de un edificio a largo plazo o servicios eléctricos, etc. Investigación primaria (por ejemplo: investigar el resultado de un tratamiento médico para determinar su eficacia). 16 La Fundación Rotaria de Rotary International