Pliego de Prescripciones Técnicas. Documento público. Prestación de los servicios de la oficina de programa de la Mobile World Capital Barcelona

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1 Documento público Pliego de Prescripciones Técnicas Prestación de los servicios de la oficina de programa de la Mobile World Capital Barcelona Número de Expediente: 3/ /09/2012 Fundació Barcelona Mobile World Capital Foundation Avda Reina Maria Cristina s/n Barcelona, España

2 1. Contexto Los orígenes Sobre la MWC Barcelona GSMA Mobile World Congress Mobile World Festival Mobile World Centre Mobile World Hub Objeto del contrato Alcance Introducción Desarrollo Duración del Contrato Modelo de Gobierno Equipo de Trabajo Modelo de Propuesta Técnica Condiciones Generales de realización del servicio Mobile World Capital Barcelona

3 1. Contexto 1.1. Los orígenes En el año 2010 la GSMA, asociación de ámbito mundial con presencia en más de 219 países que representa los intereses de más de 800 operadores de telecomunicaciones y de más de 200 fabricantes y proveedores de equipos de red, así como los de compañías de software y de Internet, puso en marcha un proceso de selección de candidaturas para un nuevo concepto basado en el. Durante 18 meses, la GSMA analizó y evaluó las candidaturas de más de 30 ciudades, incluyendo a Milán, Múnich, París y Barcelona. Finalmente, en el verano de 2011, se anunció que sería Barcelona la que se convertiría en la primera Mobile World Capital por un periodo de siete años ( ) Sobre la MWC Barcelona El objeto de la Mobile World Capital Barcelona (MWCB), es potenciar y desarrollar iniciativas innovadoras en el ámbito de la movilidad, con la capacidad de transformar la forma tradicional de hacer las cosas, tanto desde el punto de las empresas como del día a día de las personas. La Mobile World Capital se basa en cuatro elementos principales: GSMA Mobile World Congress Mobile World Festival Mobile World Centre Mobile World Hub 3 Mobile World Capital Barcelona

4 Figura 1. Elementos de la Mobile World Capital La MWCB crea un contexto de promoción para el despliegue de soluciones móviles transformacionales a partir de la relación entre agentes públicos y privados, desarrollando actividades para el público general y para las empresas de diferentes sectores. La MWCB tiene la consideración de acontecimiento de excepcional interés público a los efectos de lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre. A continuación se presenta un detalle de los elementos fundamentales de la MWCB GSMA Mobile World Congress El GSMA Mobile World Congress es el evento mundial más importante en el sector de la industria de las telecomunicaciones. Centra la atención a nivel mundial durante 4 días, ofreciendo una gran visibilidad para la innovación en soluciones móviles. Es un punto de encuentro idóneo para la demostración de soluciones y negocios basados en tecnologías móviles. Se espera que la edición de 2013 tenga más de visitantes y unos expositores Mobile World Festival El Mobile World Festival son una serie de eventos dirigidos al público en general, con el objetivo de dar a conocer el uso de soluciones móviles y sus beneficios. Básicamente se centra en dos grandes áreas de trabajo: 4 Mobile World Capital Barcelona

5 en Barcelona. movilidad en la agenda cultural y deportiva de la ciudad Mobile World Centre El Mobile World Centre será un espacio único en el centro de la ciudad que permitirá mostrar y dar a conocer las nuevas tecnologías y soluciones móviles a las personas Mobile World Hub El Mobile World Hub es un centro único orientado al sector empresarial con el objetivo de desarrollar un nuevo sector industrial alrededor de la movilidad que permita transformar Barcelona en la ciudad líder del desarrollo de soluciones móviles. Este centro incorpora todas las capacidades e infraestructuras asociadas con el desarrollo de soluciones avaladas por la MWCB (Mobile World Capital Solutions). mprogram: Actúa como estimulador del ecosistema para desarrollar proyectos de movilidad con la participación de todos los agentes relevantes, tanto del sector público como privado. Se estructura en los siguientes ámbitos: Figura 2. Estructura del mprogram Competence Centers: Son unidades de trabajo especializadas en soluciones móviles basadas en cinco dominios funcionales: mwallet, msmartcity, mhealth, mcontent y mtravel. 5 Mobile World Capital Barcelona

6 Living Lab: Permite utilizar Barcelona como un laboratorio para la prueba y despliegue de soluciones móviles en un entorno real e involucrando tanto a los ciudadanos (incluyendo a trabajadores y turistas) como a las infraestructuras de la ciudad gestionadas por el Ayuntamiento. Innovation Centre para el diseño de soluciones móviles. Mobility Think Tank, basado en un grupo de expertos reconocidos en varias áreas de conocimiento que debaten sobre las tendencias y el futuro de las soluciones móviles. Advisory Board, basado en un grupo de expertos en soluciones de movilidad, tanto estrategia y actividad. Las capacidades que ofrece el Mobile World Hub son: mlaw: Promueve el conocimiento de los reguladores y los organismos de estandarización para el uso y desarrollo de soluciones móviles. De esta forma Barcelona se convierte en un punto de referencia mundial en este campo. mnews: Es el altavoz a través del cual la MWCB da a conocer su conocimiento en materia de movilidad y en iniciativas innovadoras en el ámbito de las soluciones móviles. mtalent: Su misión es crear una base de conocimiento centrada en el territorio, que pueda ser capitalizada en términos de generar y atraer talento. Promociona la creación de formación en el ámbito de la movilidad y promueve el I+D+i en el sector de las telecomunicaciones. mentrepreneurhip - de soluciones móviles en Barcelona, aportando el soporte financiero, técnico y de negocio necesario. mcluster: Es una concentración de diferentes tipologías de agentes de la industria de las telecomunicaciones, del sector educativo y de asociaciones profesionales relacionadas con el campo de la movilidad. Estas alianzas promueven la co-creación de soluciones móviles al mismo tiempo que refuerzan la innovación. 2. Objeto del contrato La MWCB solicita la presentación de ofertas para la prestación de un servicio de Oficina de Gestión de Programa (o PMO de sus siglas en inglés) con el fin de asegurar el adecuado desarrollo y el 6 Mobile World Capital Barcelona

7 éxito en la ejecución de las diferentes iniciativas a desarrollar durante la fase inicial de puesta en marcha. 3. Alcance 3.1 Introducción Se desea crear una PMO dentro de la estructura de Gestión Global de la MWCB, que de soporte de forma transversal tanto a la gestión global como a los diferentes elementos. Global Management Global Management PMO Hub Program Hub Capabilities Congress Festival Center Figura 3. Global Management PMO Este servicio de PMO, objeto de este proceso de licitación, es el primer paso en la implantación del modelo completo de PMO que la MWCB requerirá a futuro con la implantación definitiva de sus pilares, para información del licitador se muestra el modelo completo con tres niveles de PMO. Figura 4 - Modelo completo de PMO de la MWCB Nivel 1 Este servicio de PMO corresponde al presente pliego. Es un servicio transversal a toda la MWCB y estará englobado dentro de las funciones del Área de Estrategia. Nivel 2 Posteriormente se implementará un Nivel 2 de PMO declinado en los diferentes elementos o pilares de la MWCB. Estos estarán directamente vinculados al Nivel 1 de PMO. Se 7 Mobile World Capital Barcelona

8 encargarán de la operativa concreta de cada uno de los pilares. En esta primera fase de 5 meses de duración este nivel de PMO no existirá. La MWCB valorará los pilares para los cuales es necesario el Nivel 2 de PMO, los que no requieran una PMO de Nivel 2 se gestionaran de manera transitoria (o definitiva) en el Nivel 1. Esto será así también para los nuevos elementos que puedan ir apareciendo en el desarrollo de la MWCB y no se consideren en la actualidad. Nivel 3 Existirá un tercer nivel para los Centros de Competencia y será el propio servicio de PMO que se ofrecerá como parte del paquete de servicios MWCB a los diferentes proyectos para la gestión de los mismos. Estará coordinado con el Nivel 2 de PMO del Hub (Centros de Competencia) para que se pueda hacer un seguimiento integrado y coordinado de los mismos. 3.2 Desarrollo Las actividades a realizar para la implantación del Nivel 1 de PMO y que determinan el alcance y marco de la presente colaboración se estructuran en dos fases: Una vez transcurrido este periodo de 5 meses, la voluntad de la MWCB es licitar la ejecución de la PMO según se haya definido e implementado durante esta primera fase. Definición de la PMO y sus funciones. Esta etapa persigue la definición detallada de las áreas y funciones de la PMO, para ello se tendrá en cuenta la propuesta de modelo final de PMO que gestionará la MWCB, entendiendo que puede haber propuestas de mejora y ajustes de ese modelo. Modelo de implantación e institucionalización de la PMO, realizando para ello las recomendaciones en cuanto a procesos y herramientas que se crean convenientes y necesarios, considerando las diferentes fases de evolución de la MWCB. 8 Mobile World Capital Barcelona

9 Definición de la metodología y de los procesos de la propia PMO: Metodología de trabajo Modelo de relación Plantillas de documentos KPIs y medidas de productividad Puesta en marcha y ajuste del modelo. Implantación progresiva durante 3 meses del modelo definido de PMO, para confirmar su viabilidad de implantación y ejecución. Las funciones a implantar son: Gestión de la Planificación: Garantizar que las actividades para el correcto desarrollo del proyecto están completamente identificadas y controladas con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos en tiempo y forma. Gestión de Riesgos: Evitar que los riesgos y eventos no planificados tengan incidencia en el desarrollo planificado del programa y en todo caso minimizar su impacto. Gestión del Reporting: Garantizar que la información del programa es homogénea y compartida con los responsables del mismo a lo largo de todo el proyecto y que refleja correctamente su desarrollo y la consecución de objetivos. Gestión del Cuadro de Mando: Obtención de la información necesaria para elaborar los KPIs que permiten realizar el seguimiento de los diferentes elementos del programa, así como de la gestión global. Gestión Documental: Garantizar que la documentación relativa al proyecto sea generada en tiempo y forma y esté correctamente codificada, estructurada, actualizada y accesible para todos los participantes del programa según permisos. Gestión de Proveedores, incluyendo el soporte en el proceso de compras: Garantizar la correcta coordinación e interlocución con los proveedores, tanto en la elaboración de la documentación para el proceso de compra como para la gestión posterior. Gestión de la Calidad: Asegurar la calidad extremo a extremo, garantizando la consistencia e idoneidad de la información y planificación, así como la adecuada gestión de las tareas. 9 Mobile World Capital Barcelona

10 Gestión Económica: Garantizar que el desarrollo económico del programa se mantiene en los parámetros definidos por el presupuesto aprobado siguiendo los procesos de gestión financiera de la MWCB. Gestión de Interdependencias: Garantizar una gestión transversal y global que permita asegurar la máxima eficiencia y eficacia en el desarrollo de las diferentes iniciativas. Otras tareas de soporte a la gestión integral de la MWCB. Los licitadores podrán hacer una propuesta proactiva de otras líneas de trabajo que consideren necesarias dada la naturaleza de la MWCB, y cuyo equipo pueda aportar su conocimiento y práctica. A partir de estas tareas, se persigue que la PMO pueda gestionar y aportar una visión extremo a extremo de las diferentes iniciativas, que facilite la toma de decisiones por parte de los órganos de gobierno. 3.3 Duración del Contrato El contrato tendrá una duración de cinco (5) meses a partir del día siguiente a la formalización del contrato, sin posibilidad de prórroga. 3.4 Modelo de Gobierno El licitador presentará el modelo de Gobierno propio y en relación con la organización de la MWCB para el seguimiento y control de la prestación: Planificación Seguimiento de la consecución de los objetivos marcados Monitorización de los niveles de implantación de las diferentes funciones Estos mecanismos de seguimiento y control se enmarcarán dentro del modelo global de gobernanza transversal propio de la MWCB. En el marco de dicho modelo se garantizará en todo caso que la relación entre el licitador y el contratante respeta en todo momento los principios estructurales y los niveles y protocolos de interlocución propios de la relación proveedor-cliente al objeto de dar cumplimiento a las obligaciones de índole laboral en la materia. 10 Mobile World Capital Barcelona

11 El servicio de PMO será transversal y estará englobado dentro del Área de Estrategia de la MWCB. 3.5 Equipo de Trabajo Los licitadores podrán designar un equipo de trabajo con la dimensión que considere óptima, pero que deberá basarse únicamente en la estructura de funciones que se propone a continuación: Función A: Dirección experta de la Oficina de Gestión de Programa, liderando la coordinación de todas las tareas integrantes, facilitando su correcta interacción, planificación conjunta y alineamiento de objetivos. Adicionalmente perseguirá la involucración y dinamización de todos los agentes implicados. Función B: Ejecución y desarrollo avanzado de las tareas propias de la Oficina de Gestión de Programa: planificación, reporting, control, finanzas, etc. Asegurando la máxima calidad tanto en su realización como en la documentación entregada. Función C: Tareas de soporte a Oficinas de Gestión de Programa, en cuanto a las tareas de gestión documental, reporting, actualización de cuadros de mando, seguimiento de tareas y de la planificación. Adicionalmente a la hora de configurar el equipo los licitadores deberán considerar que: - La dedicación total destinada a la Función C no podrá superar el 25% del total de la dedicación total durante toda la duración del contrato. - La dedicación destinada a la Función A deberá ser superior al 10% del total de la dedicación total durante toda la duración del contrato. - La MWCB, para la prestación de este servicio de PMO, exige un equipo con una configuración mínima de 4 personas. Los licitadores deberán describir cómo se adapta su propuesta a la tipología de funciones definida anteriormente. Además deberán aportar un CV tipo para cada tipología de función. Se ha de tener en cuenta que en la respuesta en el sobre 2.1 no se ha de aportar ninguna información sobre la composición final del equipo en cuanto a la dedicación a cada una de las funciones, ya que esta información se ha de aportar en el sobre 2.2. Los licitadores deberán en todo momento garantizar que el funcionamiento de los equipos de trabajo diseñados bajo su responsabilidad en el marco de las Funciones arriba propuestas cumple con los principios estructurales y los niveles y protocolos de interlocución propios de la relación proveedor-cliente, dando con ello cumplimiento a las obligaciones de índole laboral, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales en la materia. 11 Mobile World Capital Barcelona

12 4. Modelo de Propuesta Técnica Los licitadores presentarán su oferta técnica de realización del contrato (sobre 2.1para la realización de criterios ponderables bajo juicio de valor en papel y formato electrónico (como mínimo en PDF) siguiendo el siguiente índice y extensión máxima por apartado: 1. Resumen Ejecutivo (3 páginas) 2. Introducción (3 páginas) 3. Objetivo y Alcance del Servicio (2 páginas) 4. Metodología del Servicio 4.1. Definición de la PMO y sus funciones (5 páginas) 4.2. Puesta en marcha y ajuste del modelo (20 páginas) 5. Modelo de Gobierno (2 páginas) 6. Definición de las Funciones del Equipo de Trabajo (4 páginas) 5. Condiciones Generales de realización del servicio El proyecto se desarrollará en las oficinas de la MWCB. El adjudicatario deberá aportar todo el material informático y de comunicación necesario para el correcto desarrollo de las funciones de la PMO. 12 Mobile World Capital Barcelona