Apostando por el mercado del ERP de la mano de Open ERP

Transcripción

1 Apostando por el mercado del ERP de la mano de Open ERP OpenERP como alternativa de gestión Alex Rayón Jerez Cursillos y Charlas del e-ghost Septiembre del 2010 e-ghost (Grupo de Software Libre de la Universidad de Deusto)

2 Objetivos de la presentación Dirigido a cualquier persona y/o cualquier organización, el cursillo sobre la herramienta de software libre Open ERP permitirá a los asistentes conocer las superficialidades de esta herramienta de gestión de los recursos de la empresa, que si bien es transversal a muchas áreas de gestión empresarial, es parametrizable a necesidades específicas de la organización (contabilidad, recursos humanos, compras, clientes, etc.). En este curso, se introducirá el ERP de software libre que mayor crecimiento ha experimentado en las últimas fechas, y se presentará su parametrización para considerarse una herramienta contable como alternativa real y válida a otras herramientas de gestión como pudiera ser Contaplus de Sage o similares.

3 Índice de contenidos Instalación y configuración inicial Arquitectura Instalación en Ubuntu Localización española Evolución contabilidad en Open ERP Configuración de la Base de Datos Instalación módulos localización base Parametrización contable de la empresa Funcionalidad Módulo contabilidad general Desarrollo módulos ad-hoc

4 Instalación y configuración inicial La instalación básica de Open ERP, incluyendo todos sus componentes, ya sea bajo un entorno Windows, Linux o Mac no debería llevar más de 30 minutos. Son pocas las operaciones que hay que realizar. Básicamente, la instalación inicial se resumen en los dos pasos siguientes: 1) Instalación y configuración del servidor de Base de Datos en un nodo de computación (puede ser Windows, Linux o Mac). 2) Se disponen de dos opciones para interactuar con la Base de Datos del sistema OpenERP que se quiera montar: Instalar un servidor web que pueda ser luego utilizado en cualquier cliente web. Instalar la aplicación escritorio cliente. Desarrollada bajo GTK (bibliotecas multiplataforma para desarrollar interfaces gráficas de usuario (GUI)). 4

5 Arquitectura 5

6 Arquitectura (II) Los dos métodos de configuración de la parte cliente ofrecen la misma funcionalidad, por lo que pueden ser empleados indistintamente (incluso se pueden utilizar simultáneamente). Es mejor utilizar el cliente web si el servidor Open ERP está localizado a una distancia considerable, ya que es más tolerante a latencias que el cliente de escritorio GTK. Además, el cliente web tiene un mantenimiento menos costoso. Cuando se utilizan servidores Open ERP locales (como en este curso), localizados en el mismo edificio por ejemplo, es más eficiente emplear el cliente GTK. Además, en ocasiones, la caché web juega malas pasadas, ya que hay cambios que no se visualizan al instante. 6

7 Arquitectura (III) Se distinguen 3 componentes: Servidor de Base de Datos PostgreSQL: contiene todas las bases de datos con los elementos de configuración del sistema Open ERP y los datos empresariales. Servidor de aplicaciones Open ERP: contiene la lógica de negocio y asegura que el sistema Open ERP funciona correctamente. Cliente: permite conectarse al servidor de aplicaciones Open ERP desde un navegador web o desde la aplicación de escritorio GTK. Los componentes pueden instalarse en un mismo nodo o distribuidos en red. 7

8 Arquitectura (IV) El cliente web es un servidor o un cliente? Depende del punto de vista. Actúa como un servidor web para un usuario que se conecta desde un navegador web, pero actúa como un cliente para el servidor de aplicaciones Open ERP (que es el único papel que juega el cliente GTK). PostgreSQL Sistema de Gestión de Base de Datos relacional y orientada a objetos. Open source, gratuita y multiplataforma, que ofrece mayor rendimiento en comparación con otros SGBDs como MySQL o FirebirdSQL (gratuitos), así como Sybase, DB2 o SQL Server (propietarios). Python Lenguaje de programación de desarrollo de Open ERP. Orientado a objetos, procedural y funcional. 8

9 Instalación en Ubuntu Ubuntu: quizás la distribución Linux más popular. Actualización de los paquetes Linux e instalación del servidor + cliente Open ERP y el entorno gráfico para el SGBD pgadmin: $ sudo apt-get update $ sudo apt-get upgrade $ sudo apt-get install openerp-server openerp-client pgadmin3 Para evitar tener algunas etiquetas sin traducir en el cliente GTK, hay que instalar el paquete gnome del idioma correspondiente (en este caso, el español): $ sudo apt-get install language-pack-gnome-es-base Abrimos el fichero de configuración de la base de datos Postgres: $ sudo gedit /etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf 9

10 Instalación en Ubuntu (II) En dicho fichero de configuración, y localizando la etiqueta # local is for Unix domain socket connections only se sustituye (1) por (2) (1) local all all ident sameuser (2) local all all md5 Hay que reiniciar el SGBD postgres para materializar los cambios $ sudo /etc/init.d/postgresql-8.3 restart Los siguientes dos comandos evitarán problemas con el script /etc/init.d/openerp-web INIT $ sudo mkdir /home/openerp $ sudo chown openerp.nogroup /home/openerp 10

11 Instalación en Ubuntu (III) Crear el usuario openerp con la contraseña openerp y con privilegios para crear bases de datos Postgres: $ sudo su postgres $ createuser openerp -P Enter password for new role: (openerp) Enter it again: Shall the new role be a superuser? (y/n) n Shall the new role be allowed to create databases? (y/n) y Shall the new role be allowed to create more new roles? (y/n) n 11

12 Instalación en Ubuntu (IV) Salir de Postgres $ exit Editar el fichero de configuración del servidor Open ERP para que no se conecte a ninguna base de datos en concreto, pero que sí se conecte con el usuario recién creado $ sudo gedit /etc/openerp-server.conf db_name = db_user = openerp db_password = openerp Python 2.6 todavía no está soportado en las versiones de Open ERP 5.0 (como la que se está instalando). Por ello, hay que configurar para lanzar Open ERP con Python 2.5 o anteriores. También hay un problema con el paquete python-xml, por lo que habrá que reinstalarlo. 12

13 Instalación en Ubuntu (V) Instalar Python 2.5 $ sudo apt-get install python2.5 python2.5-dev python-profiler Reinstalar python-xml $ wget $ tar xvzf PyXML tar.gz $ cd PyXML-0.8.4/ $ sudo python2.5 setup.py install Hacer un enlace simbólico para un fichero que en la versión 2.6 de Python también da problemas, de forma que al emplear el mismo, se rediriga a utilizar el mismo fichero de la versión 2.5 $ sudo ln -s /usr/lib/python2.6/dist-packages/oldxml/_xmlplus/utils/boolean.so /usr/lib/python2.5/site-packages/oldxml/_xmlplus/utils/ 13

14 Instalación en Ubuntu (VI) Forzar a Open ERP para que se abra con Python 2.5, reemplazando (1) con (2) en el fichero de configuración openerp-server $ cd /usr/bin/ $ sudo cp openerp-server openerp-server.orig $ sudo gedit openerp-server (1) exec /usr/bin/python./openerp-server.py $@ (2) exec /usr/bin/python2.5./openerp-server.py $@ Y se reinicia (si se había arrrancado previamente) o inicia el servidor de Open ERP para que tomen efecto todos los cambios: $ sudo /etc/init.d/openerp-server restart $ sudo /etc/init.d/openerp-server start En el fichero /var/log/openerp.log se puede comprobar que el servidor esté esperando peticiones. 14

15 Instalación en Ubuntu (VII) Para la instalación del cliente web de Open ERP El cliente GTK ya ha sido previamente instalado. Para arrancarlo, se accede a Aplicaciones Internet Open ERP client También se puede arrancar desde la consola utilizando el comando openerp-client 15

16 Instalación en Ubuntu (VIII) Procesos demonio Open ERP Server $ sudo /etc/init.d/openerp-server start [Para arrancar el servidor] $ sudo /etc/init.d/openerp-server restart [Para rearrancar, tras cambios, el servidor] $ sudo /etc/init.d/openerp-server stop [Para detener el servidor] Open ERP web client (Si se ha instalado, se puede configurar para arrancarlo como un servicio más, copiando el egg (paquete Python) dentro de la carpeta /etc/init.d) $ sudo cp /usr/lib/python2.5/site-packages/openerp_web py2.5.egg/scripts/openerpweb /etc/init.d/ $ sudo cp /usr/lib/python2.5/site-packages/openerp_web py2.5.egg/config/openerpweb.cfg /etc/ $ sudo chmod +x /etc/init.d/openerp-web 16

17 Instalación en Ubuntu (IX) Procesos demonio (continuación) Editar el servicio de arranque del cliente web $ sudo gedit /etc/init.d/openerp-web USER="openerp" Editar el fichero de configuración del cliente web $ sudo gedit /etc/openerp-web.cfg log.access_file = "/var/log/openerp-web/access.log" log.error_file = "/var/log/openerp-web/error.log" Crear fichero de log con el propietario $ sudo mkdir /var/log/openerp-web/ $ sudo chown username /var/log/openerp-web/ 17

18 Instalación en Ubuntu (X) Procesos demonio (continuación) Para arrancar el cliente web cada vez que se arranque el sistema: $ sudo update-rc.d openerp-web defaults Y los comandos para manejar el daemon del cliente web serán $ sudo /etc/init.d/openerp-web start $ sudo /etc/init.d/openerp-web restart $ sudo /etc/init.d/openerp-web stop 18

19 Localización española La localización española de OpenERP es un proyecto abierto a la comunidad respaldado por empresas españolas La comunidad de usuarios Launchpad: código / bugs / traducciones. Google Groups: ideas y organización. Foros: dudas y petición de ayudas. Empresas: Spain OpenERP Alliance 19

20 Localización española (II) Launchpad ( 20

21 Localización española (III) Google Groups ( 21

22 Localización española (IV) Foro oficial ( 22

23 Localización española (V) Foro OpenERPsite ( 23

24 Localización española (VI) Alternativas instalación código localización española 1) Instalación All-In-One en Ubuntu (desde 0) All-In-One: script desarrollado por Iñaki Fernández que automatiza la instalación de Open ERP en Ubuntu. Muy fácil de instalar. Disponible en 2) Instalación Manual (Bazaar) en Ubuntu y Windows Es la que se empleará en este curso, dado que previamente ya se ha instalado Open ERP (usando las distribuciones oficiales). 24

25 Localización española (VII) Sólo se quieren añadir los módulos de localización de España. Para ello, se empleará Bazaar para bajar la última versión del código del LaunchPad. Bazaaar es un sistema de control de versiones distribuido patrocinado por Canonical Ltd. Facilitar la contribución en proyectos open source. Launchpad, GNU Savannah y Sourceforge, entre otros, proporcionan alojamiento gratis en repositorios utilizando Bazaar. Tienes ya cuenta en Launchpad? La vas a necesitar, así que: Para este curso: 25

26 Localización española (VIII) 26

27 Localización española (IX) Bazaar, al ser una herramienta distribuida de control de versiones, al descargar código, lo que realmente se hace es crear una rama en un repositorio local. Si se modifica el código en local, antes de subirlo se tendrá que sincronizar la rama local con la original. Así se trabaja de manera colaborativa, contribuyendo todos al proyecto. El código compartido en bazaar se organiza en ramas o branches. Por ejemplo el proyecto openerp-server tiene una rama llamada trunk para el código en desarrollo, y una rama 5.0 para la versión estable. Así que si se quiere descargar la versión estable de openerp-server se puede hacer: $ bzr branch lp:openobject-server/5.0 Esta sería otra alternativa para instalar y configurar Open ERP. O para descargar el código de la documentación: $ bzr branch lp:openobject-doc 27

28 Localización española (X) Hay que instalar Bazaar. Para instalar la última versión (por defecto en los repositorios viene una versión que da problemas luego), se edita el fichero de las fuentes de los repositorios para añadir la última versión de Bazaar, y luego se instala la misma (suponiendo una distribución Ubuntu 9.04 Jaunty): $ sudo gedit /etc/apt/sources.list deb-src jaunty main deb jaunty main $ sudo apt-get update $ sudo apt-get install bzr Para instalarlo en otra versión de Ubuntu simplemente cambia el nombre de la versión al añadir los repositorios. 28

29 Localización española (XI) Durante el proceso, seguramente salga el siguiente mensaje: W: Error de GPG: jaunty Release Las firmas siguientes no se pudieron verificar porque su llave pública no está disponible: NO_PUBKEY D702BF6B8C6C1EFD W: Imposible obtener El servidor de http envió una cabecera de respuesta inválida Ello se debe a que para poder publicar el código con Bazaar primero hay que identificarse. Por un lado, con el usuario de Launchpad previamente creado: $ bzr launchpad-login nombre_usuario_launchpad La primera vez que se ejecute se creará el fichero /home/nombre_usuario/.bazaar/authentication.conf con la información del usuario. Por otro lado, hay que identificar al equipo con la clave ssh key. El protocolo SSH permite realizar comunicaciones cifradas a través de una red, por lo que es interesante generar una clave. 29

30 Localización española (XII) Para conseguir una clave ssh key en Ubuntu, hay que instalar primero OpenSSH, y luego generar la clave: $ sudo apt-get install openssh-client $ ssh-keygen -t rsa Con esto se genera en el directorio /home/nombre_de_usuario/.ssh/ una pareja de claves: id_rsa: clave privada. Se queda en el propio equipo (el que será cliente). id_rsa.pub: clave pública. Hay que subirla al perfil de cada de Launchpad. Para ello, hay que autenticarse en Launchpad.net con el nombre de usuario y contraseña, y en la página personal, editar la información de SSH keys. La clave privada se quedará en tu equipo y la publica hay que subirla a tu perfil de launchpad. Logeate en Launchpad.net con tu usuario y accede a tu página para editar la información de SSH keys. Copia en esa ventana la información que hay dentro del fichero /home/nombre_de_usuario/.ssh/id_rsa.pub y pulsa el botón Import Public Key para terminar. 30

31 Localización española (XIII) 31

32 Localización española (XIV) Cómo trabajar con Launchpad y Bazaar ( Para sincronizar los cambios con los que se han realizado en un proyecto de manera local desde la última sincronización $ bzr merge Hay que hacer un commit para indicar los cambios que se han realizado $ bzr ci -m "[TAG] Mensaje explicando los cambios realizados" Más información aquí: Por último, se suben los cambios realizados $ bzr push Más información aquí: 32

33 Localización española (XV) Primero se indican las rutas con las que se quieren trabajar para descargar los módulos de la localización española para facilitar su manejo: $ ADDONSPATH=/usr/lib/openerp-server/addons/ $ OPENERPSPAIN=/usr/lib/openerp-server/openerp-spain/ $ EXTRAADDONS=/usr/lib/openerp-server/extra-addons/ Ahora se procede a descargar, de manera segura, los módulos necesarios para la instalación y configuración de la localización española, y así poder hacer uso de la contabilidad en el ámbito local: $ sudo bzr branch $ sudo bzr branch 33

34 Localización española (XVI) Si en lugar de descargar, lo que se quiere es actualizar los repositorios ya existentes, se procede de la siguiente manera $ cd $EXTRAADDONS ; sudo bzr pull ; sudo bzr update $ cd $OPENERPSPAIN ; sudo bzr pull ; sudo bzr update Finalmente, se enlazan los módulos descargados con la carpeta que Open ERP lee para instalar nuevos módulos $ sudo ln -s $EXTRAADDONS/* $ADDONSPATH $ sudo ln -s $OPENERPSPAIN/l10n_es/* $ADDONSPATH $ sudo ln -s $OPENERPSPAIN/l10n_es_extras/* $ADDONSPATH $ sudo ln -s $OPENERPSPAIN/extra_addons/* $ADDONSPATH $ sudo ln -s $OPENERPSPAIN/l10n_ca_ES/* $ADDONSPATH 34

35 Contabilidad en Open ERP En 2010, en lo que concierne a la Contabilidad, se cuenta con: Plan de cuentas del Plan General Contable para PYMES. Cuentas anuales: Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Cierre de ejercicio fiscal español. Renumeración de asientos. Gestión de nóminas. Múltiples correcciones y mejoras (refactorizaciones plan de cuentas, asistente creación de cuentas, nuevos impuestos, etc.) Y todo sigue creciendo en el proyecto en Bazaar! 35

36 Evolución contabilidad en Open ERP (II) En 2010, en lo que concierne a la Tesorería, se cuenta con: Norma 34 (Órdenes en fichero para emisión de transferencias y cheques) Mejoras en Norma 58 (Anticipo de crédito en soporte magnético) Domicilio, formato alternativo, etc. Correcciones en Norma 43 (Transmitir a clientes la información relativa a los distintos apuntes bancarios, comúnmente conocida como banca electrónica) Múltiples cuentas por archivo. Conciliación automática en la importación de extractos. Y todo sigue creciendo en el proyecto en Bazaar! 36

37 Evolución contabilidad en Open ERP (III) En 2010, en lo que concierne a los Modelos fiscales, se cuenta con: Modelo 347 (Declaración annual de operaciones con terceras personas) Factura electrónica (Facture-e: Beta Modelo 340 (Declaración informativa de operaciones en libros registro) Y todo sigue creciendo en el proyecto en Bazaar! 37

38 Configuración Base de Datos El procedimiento para crear una base de datos con la localización española se compone, generalmente, de tres pasos: Instalar una Base de Datos nueva. Instalar los módulos de localización base. Es importante no crear el plan de cuentas en este momento. Configurar Open ERP para los requisitos de la empresa. Crear el plan de cuentas, configurar los libros diarios y bancos, etc. Para proceder a todo ello, lo primero es arrancar el servidor Open ERP y el cliente GTK $ sudo /etc/init.d/openerp-server start [Arranque servidor] Aplicaciones Internet Tiny ERP u Open ERP Client 38

39 Configuración Base de Datos (II) Creación de una nueva Base de Datos 39

40 Configuración Base de Datos (III) Seleccionar el perfil mínimo 40

41 Configuración Base de Datos (IV) Parametrización de los datos de la empresa 41

42 Configuración Base de Datos (V) Configuración mínima 42

43 Instalación módulos localización base Instalación de los módulos de localización española Tres alternativas: 1) Instalar manualmente los módulos de localización que sean de interés para la empresa. 2) Instalar el módulo l10n_es_pyme_install y l10n_es_pyme_custom Incluye los módulos de localización, módulos comunes y configuración de ejemplo para PYMEs. 3) Instalar el módulo l10n_es_pyme_account Incluye los módulos de localización y configuración contable mínima de ejemplo para PYMEs. 43

44 Instalación módulos localización base (II) 44

45 Instalación módulos localización base (III) 45

46 Instalación módulos localización base (IV) Asistentes de contabilidad Importante: No crear el Plan de Cuentas en este punto! La localización española ya crea automáticamente ejercicios fiscales de ejemplo para 2010 y 2011 con los períodos fiscales adecuados. 46

47 Instalación módulos localización base (V) Asistente de topónimos de las provincias del Estado Español Introducirá los nombres de provincia y municipios españoles, permitiendo su identificación a partir del Código Postal y agilizando la navegación. El asistente se ejecuta en segundo plano y tarda, por lo que se recomienda paciencia y no tratar de instalar otro módulo simultáneamente. 47

48 Parametrización contable de la empresa Los módulos para Pequeñas y Medianas Empresa previamente enunciados de la localización española crean por defecto ejercicios fiscales con sus correspondientes períodos y documentos (Balance de Situación de apertura, cuatro trimestres, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Balance de Situación de cierre). También crean Libros diarios de ejemplo. Lo que sí que se debe parametrizar para cada empresa es el plan de cuentas (acorde al PGC o PGCE para PYMEs de 2007). Posteriormente se configurarán los Libros diarios de ejemplo según las necesidades de la empresa. Se recomienda no usar secuencias de diarios separadas, de forma que se entregue a Hacienda un único Librio diario. 48

49 Parametrización contable de la empresa (II) 49

50 Parametrización contable de la empresa (III) Creación de un plan contable a partir de plantilla 50

51 Parametrización contable de la empresa (IV) 51

52 Parametrización contable de la empresa (V) 52

53 Parametrización contable de la empresa (VI) 53

54 Parametrización contable de la empresa (VIII) Una vez generado el plan contable para la empresa, se deberán establecer qué cuentas contables serán por defecto las que se deban considerar para las anotaciones en los Libros diario. Para algunos diarios puede interesar marcar la opción de Permitir cancelar asientos. De esta forma siempre se podrán cancelar facturas. Para los diarios de efectivo, se deberá marcar Diario de pagos en efectivo para que las operaciones puedan ser registradas como tal de cara al Modelo 347 del IVA (Declaración anual de operaciones con terceras personas). 54

55 Parametrización contable de la empresa (IX) 55

56 Parametrización contable de la empresa (X) Importar bancos españoles La localización española proporciona una herramienta para cargar la lista de bancos y cajas españoles, y así evitar tener que introducir a mano todos sus datos. No es un paso obligatorio, pero sí altamente recomendable, ya que la gran mayoría de las empresas serán con las instituciones financieras con las que trabajen. 56

57 Parametrización contable de la empresa (XI) 57

58 Parametrización contable de la empresa (XII) Para finalizar con la configuración, hay otros elementos que también es recomendable parametrizar para toda empresa: Secuencias Series de facturación correlativas. Por defecto las secuencias no están desglosadas por ejercicio. Modos de pago bancario Generación de remesas bancarias con formatos norma 19 y norma 58 para enviarlos directamente al banco y poder generar rápidamente el archivo de cobro bancario para enviar al banco. Conceptos bancarios norma 43 La norma 43 del Consejo Superior Bancario (CSB) para que la empresa pueda recibir de los bancos los movimientos de sus cuentas corrientes a través de medios informáticos estandarizados. 58

59 Funcionalidad La localización española, de manera resumida, ofrece: Configuración: preconfiguración y datos base españoles. Contabilidad Plantillas de planes de cuentas del PGC. Plantillas de impuestos y posiciones fiscales. Informes contables adaptados. Procesos contables (Pérdidas y Ganancias y cierre del ejercicio). Tesorería Gestión de remesas (Norma 19 y Norma 58). Extractos bancarios (Norma 43). Modelos fiscales 59

60 Funcionalidad (II) openerp-spain extra-addons... 60

61 Funcionalidad (III) Configuración Contabilidad Tesorería Modelos fiscales Logística openerp-spain extra-addons... 61

62 Funcionalidad (IV) Módulos de configuración l10n_es_pyme_account: instalación localización básica / contable para PYMEs. l10n_es_pyme_install: instalación típica para pymes paso 1. l10n_es_pyme_custom: instalación típica para pymes paso 2. l10n_es_partner_data (y CT): datos iniciales para algunas tablas de empresas y CRM (cargos, categorías de empresas, etc.). l10n_es_toponyms (y CT): provincias y municipios. l10n_es_toponyms_region (y CT): comunidades autónomas. 62

63 Funcionalidad (V) Módulos de contabilidad l10n_chart_es: plantillas de planes de cuentas (PGCE / PGCE PYMES), impuestos (IVA, IRPF) y posiciones fiscales. account_financial_report: informes financieros y contables al estilo español (libro de facturas, balance, diario, etc.). account_renumber: renumeración de asientos contables. l10n_es_cierre_ejercicio: asistente de cierre de ejercicio al estilo español (Pérdidas y Ganancias, Cierre y Apertura). account_balance_reporting: motor de informes tipo balance comparativos entre dos ejercicios (informes de cuentas anuales). l10n_es_account_balance_report: plantillas de cuentas anuales españolas (Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias normal, abreviado y PYMEs). l10n_es_hr_nominas: facilita la creación de nóminas. l10n_es_partner_mercantil: añade campos sobre el registro mercantil a las empresas. 63

64 Funcionalidad (VI) Módulos de tesorería account_payment_extension: permite crear órdenes de cobro (remesas) y listados de efectos. l10n_es_remesas: añade asistentes para exportar las órdenes de pago/cobro en los distintos formatos bancarios españoles (Norma 34 para pagos y Norma para cobros). l10n_es_extractos_bancarios: permite importar extractos bancarios en formato Norma 43. paydays: extiende los términos de pago para poder especificar días específicos de pago/cobro (por ejemplo, 10 y 25 de cada mes). 64

65 Funcionalidad (VII) Módulos de modelos fiscales l10n_es_aeat_mod340: modelo 340 de Hacienda (actualmente todavía en desarollo). l10n_es_aeat_mod347: modelo 347 de Hacienda (declaración de operaciones con terceros). Asistente para la generación de los datos y exportación en formato BOE. l10n_es_facturae: factura electrónica. Permite exportar facturas de Open ERP al formato Factura-e ( 65

66 Módulo contabilidad general Introducción Un sistema de contabilidad bien integrado con el sistema de información de gestión de la empresa (en este caso, Open ERP), ofrece a la empresa importantes beneficios. Permite a la empresa gestionar las operaciones diarias siguiendo el workflow desde que se recibe una factura hasta que se realiza el pago. Permite realizar análisis financieros basados en datos en tiempo real o datos históricos. Para hacer todo ello posible, habrá que configurar por completo la estructura contable de la empresa. 66

67 Módulo contabilidad general Introducción (II) El módulo contable de Open ERP abarca la contabilidad general, las cuentas pendientes de cobro, las cuentas pendientes de pago, la reconciliación bancaria, el control de costes y el control presupuestario. Los asientos se basan en el sistema de doble entrada y divisas múltiples. Las acciones contables influyen sobre el comportamiento de las otras operaciones de la empresa. Tanto es así que si un contable decide bloquear la cuenta de un cliente, eso pudiera influir directamente en la gestión comercial y gestión de las existencias. 67

68 Módulo contabilidad general Ejercicios fiscales La información contable se articula en ejercicios fiscales, que a su vez se descomponen en periodos. Normalmente el ejercicio fiscal activo está almacenado en la información de contexto. No obstante, si se desea consultar información en otros ejercicios fiscales podemos acudir al asistente Charts fo Accounts del menú Charts y elegir el ejercicio fiscal a mostrar. Para crear los ejercicios fiscales hay que ir: Gestión Financiera Configuración contabilidad financiera Periodos 68

69 Módulo contabilidad general Ejercicios fiscales (II) 69

70 Módulo contabilidad general Fechas OpenERP incorpora varias fechas en los apuntes contables Fecha efectiva: es la fecha del apunte. Fecha de creación Fecha de madurez o vencimiento: en el caso de tratarse de una cuenta a cobrar o a pagar. En versiones previas de Open ERP, era posible tener apuntes con distinta fecha dentro del mismo asiento. Sin embargo, se decidió imponer la restricción de que todos los apuntes pertenecientes a un movimiento tengan la misma fecha efectiva. Esto equivale prácticamente a decir que es el asiento contable quien tiene fecha y no cada apunte individual, si bien por comodidad se mantendrá la fecha efectiva a nivel del apunte. 70

71 Módulo contabilidad general Períodos Los períodos son la pieza fundamental en el manejo de tiempos y controles de escrituras en Open ERP. Cuando se crea un nuevo ejercicio fiscal, Open ERP propone dividirlo en períodos mensuales o trimestrales. La decisión no es trivial, ya que dependiendo de qué tipo de información se vaya a solicitar, será más conveniente crear períodos más o menos largos. En principio, se recomienda generarlos con la misma periodicidad que se quiera generar la información contable (trimestral, mensual, etc.). En muchas empresas se presentan informes mensuales pero trimestralmente es cuando se realizan inventarios, se presentan liquidaciones de impuestos (IVA), etc. OpenERP está diseñado para poder solicitar información contable a nivel de períodos (o de fin de período) más que a nivel de fechas. Por defecto no puedo solicitar un estado de cuentas a 14 de marzo, sino que hay que acudir a fechas de final de período (31 de Marzo en este caso). No obstante, existen extensiones y módulos que permiten calcular informes en fechas concretas, aunque de momento no están dentro de la distribución oficial. 71

72 Módulo contabilidad general Períodos (II) En el momento que un período está cerrado no puede realizarse ningún apunte sobre el mismo. Esta funcionalidad está bien para las declaraciones de impuestos: cierro un período, liquido el impuesto y no permito la inserción de nuevos asientos o facturas en el período liquidado. Pero si llega una factura de un período ya cerrado, el programa permite contabilizarla en su fecha real, pero en un período distinto al que le correspondería. De esta manera se evita que se traspapelen facturas y todo queda declarado. Open ERP también permite solapar períodos, aunque sólo los correspondientes al asiento de apertura y al de cierre del ejercicio del 31 de diciembre. Si se utiliza el asistente de configuración, esta opción ya se carga automáticamente. Otro de los problemas es que el nombre de los períodos trimestrales establecidos por defecto son del formato 01/03-31/03 lo cual a veces puede despistar a la hora de seleccionar un período. Es recomendable cambiar los nombres manualmente a textos como 2010_1T para el primer trimestre, etc. 72

73 Módulo contabilidad general Libros diarios Open ERP ofrece varios diarios con funciones o cometidos distintos (así se facilita su clasificación y la omisión de errores). Hay que crear como mínimo: Libro diario de ventas: para las facturas de los clientes. Libro diario de compras: para las facturas de los proveedores. Libro diario para cada fondo o cuenta bancaria. Cuando se crea un diario Open ERP lo divide internamente en tantos subdiarios como períodos se hayan definido. Para consultar, modificar o crear nuevos libros, acceda al menú: Gestión financiera Configuración Libros diarios Definición de los libros diarios. 73

74 Módulo contabilidad general Libros diarios (II) 74

75 Módulo contabilidad general Libros diarios (III) En Open ERP se pueden llevar a cabo dos controles sobre los libros diarios que son: Controles sobre las cuentas. Controles de acceso según los grupos de usuarios. Para evitar errores en la selección de cuentas al introducir los asientos, se pueden establecer condiciones sobre las cuentas generales que se pueden utilizar en un libro diario específico. Para ello, hay que listar todas las cuentas válidas en un segundo separador Controles de asiento. Si no se codifica ninguna cuenta, Open ERP no aplica ningún control sobre los asientos contables. Si se hace un listado de las cuentas que se pueden utilizar en el Libro diario, Open ERP no permitiría introducir ningún asiento cuya cuenta no esté en el anterior listado. 75

76 Módulo contabilidad general Libros diarios (IV) Open ERP permite indicar qué campos y en qué orden se desean abrir para un diario concreto. Por defecto, Open ERP tiene dos modos de vista: Journal view: para casi todos los diarios. Cash journal view: para los diarios de tesorería. Es posible crear nuevas vistas o modificar las anteriores. Como ejemplo, se va a modificar la vista del diario de tesorería. Para ello hay que abrir un Libro diario y pulsar el botón que aparece en el gráfico como abrir este recurso. 76

77 Módulo contabilidad general Libros diarios (V) 77

78 Módulo contabilidad general Libros diarios (VI) Se abre una vista de Libro diario más específica: 78

79 Módulo contabilidad general Libros diarios (VII) Se pueden ver los campos en inglés, su secuencia, si son obligatorios, etc. Por ejemplo, el campo Name, es obligatorio y se muestra en tercer lugar de la vista. Se pueden modificar estas líneas e incluso añadir líneas nuevas si en algún momento interesa cambiar este apartado. En general no será necesario crear nuevas vistas pero es posible que en algún momento interese cambiar el orden de las columnas, etc. Es importante recordar que para poder borrar facturas, el Libro diario al que se asocien los asientos contables debe tener activada la casilla Permitir cancelación de asientos. 79

80 Módulo contabilidad general Plan de cuentas Un plan de cuentas no es mas que una forma jerárquica de mostrar las distintas relaciones entre las cuentas contables que la empresa debe gestionar para su día a día. No tiene porqué coincidir al pie de la letra con el plan contable del estándar contable del país en cuestión (Plan General Contable en España, etc.) Existen dos tipos de cuentas: Tipo vista : cuentas que no admiten movimientos y se utilizan para agrupar por debajo las correspondientes subcuentas. Se deberá crear para asociar después a ellas las subcuentas correspondientes. Subcuentas: las demás, por lo que sí que admiten movimientos. Las plantillas contables incluyen cuatro elementos: plantillas de posiciones fiscales, plantillas de impuestos, plantillas de códigos de impuestos y plantillas de cuentas contables. 80

81 Módulo contabilidad general Plan de cuentas (II) Si en algún momento se desea eliminar o modificar los planes de cuentas hay que eliminar todas las relaciones que existen con los cuatro elementos anteriores. Para añadir, modificar o eliminar cuentas existentes, se accede al menú: Gestión financiera Configuración Cuentas generales Listado de cuentas Para modificar o eliminar una cuenta, se puede buscar con la lupa y modificar los campos que se deseen. Los campos más importantes: Nombre: nombre de la cuenta, sin limitación alguna. Activo: permite desactivar una cuenta. Open ERP, por defecto no permitirá desactivar una cuenta con movimientos contables. Tipo de cuenta: los tipos Vista para cuentas padre. Además, los tipos de cuentas determinan las cuentas que pueden ser utilizadas en cada libro diario. 81

82 Módulo contabilidad general Plan de cuentas (III) 82