Estimación de ahorros en el proceso de inscripción de medicamentos en el Ministerio de Salud. Mayo 2013

Transcripción

1 Estimación de ahorros en el proceso de inscripción de medicamentos en el Ministerio de Salud Mayo 2013

2 PARTE 1: Introducción 2

3 Alcance y limitaciones No se estudia la parte del proceso en la que el interesado gestiona por su cuenta los documentos relativos al trámite El proceso bajo estudio abarca desde el momento en que el usuario pide la cita por correo electrónico hasta que el certificado está disponible en ventanilla para ser retirado Se toma en cuenta el reproceso de las solicitudes incompletas para no dejar de lado el costo de reprocesar varias veces un mismo expediente. 3

4 Supuestos El expediente puede ser devuelto una única vez Control de Calidad tiene una tasa de rechazo del 0% Todos los evaluadores ganan igual sin importar su antigüedad El proceso no requiere intervención de Asesoría Legal No se incluyen costos indirectos al proceso Los registradores tramitan una única solicitud por visita El pago bancario se realiza vía internet Los % de aceptación y de rechazo en el proceso futuro son proyecciones 4

5 Estructura del proceso actual Evaluación 1era vez Rechazada 90% Prevención + Evaluación 2 vez Rechazada 20% Aceptada 80% Fin 304 días Aprobada 10% Previo a ventanilla Pasa 84% Carta Aprobación Carta Aprobación No pasa 16% Fin 288 días Fin 331 días 20% Incompleto Fin 28 días 80% Completo pero con fallas Fin 28 días 5

6 6 Modelado en xbpm Software Proceso Actual

7 7 Modelado en xbpm Software Proceso Actual

8 8 Modelado en xbpm Software Proceso Futuro

9 PARTE 2: Proceso actual 9

10 Costo del proceso actual Costo del proceso: 99,054 92,086 4,602 2, Personal (Min. Salud) Personal (tramitador) Combustible Papelería MS 10

11 Personal que participa en el proceso 7:12:00 6:40:55 Tiempo promedio invertido por el personal: 13:34:05 6:00:00 4:48:00 3:36:00 2:42:48 2:24:00 1:29:35 1:12:00 0:53:20 0:53:20 0:46:35 0:00:00 Evaluador Registrador Asistente (oficios y cartas) Asistente (certificados) Dra. De control de calidad Funcionario de ventanilla 0:06:30 0:01:00 Jefatura de la unidad (inga.) Cajero de tesorería 11

12 Personal que participa en el proceso 80,000 75,187 Costo de personal promedio por trámite: 96,688 70,000 60,000 50,000 40,000 30,000 20,000 10,000 10,002 4,602 0 Evaluador Dra. De control de calidad Registrador Asistente (oficios y cartas) Asistente (certificados) 2,797 1,665 1, Funcionario de ventanilla Jefatura de la unidad (inga.) Cajero de tesorería 12

13 Indicadores básicos del proceso actual (promedio por trámite): Costo total: 99,054 Costo personal: 96,688 Consumo Combustible: 2,020 = 2.9 L Papelería interna MS: 346 Tiempo ciclo: 385 días (calendario) Horas-Hombre: 13:34:05 * CO2: 7.65 kg * Estándar de la Environmental Protection Agency (EPA) de Estados Unidos ( kg CO2 / Litro de gasolina ) 13

14 PARTE 3: Proceso futuro 14

15 Operación del proceso automatizado El sistema automatizado de inscripción de productos consta de tres pilares: Firma digital Ventanilla unica electrónica Expediente único digital Procesador de pagos en línea Interopearabilidad con otros entes del Estado Monitoreo permanente del trámite Implementación proyectada, 1era etapa: agosto 2013 (todos los medicamentos excepto los de bioequivalencia) Usuario debe haber completado previamente el proceso de registro electrónico de usuario 15

16 Recomendaciones En grandes pasos el nuevo proceso se resumiría así: Usuario ingresa documentos Pago en línea Envío de documentos Validador revisa contenido básico Evaluador revisa documentación Comité (1/sem) Jefatura firma certificados electrónicamente Validador confirma idoneidad de documentos Solicitud rechazada 16

17 Costo del proceso futuro 70,000 Costo del proceso 101,030 60,000 59,656 50,000 40,000 38,622 30,000 20,000 10, ,431 1, Evaluador Comité Registrador Validador Jefatura 17

18 Tiempo del proceso futuro 6:00:00 5:18:06 Tiempo promedio invertido por el personal: 7:49:46 4:48:00 3:36:00 2:24:00 1:12:00 1:06:02 0:50:38 0:33:01 0:00:00 0:01:59 Evaluador Comité Registrador Validador Jefatura 18

19 Indicadores básicos del proceso futuro (promedio por trámite): Costo total: 101,030 Costo personal: 101,030 Consumo Combustible: 0 Papelería interna MS: 0 Tiempo ciclo: 23 días (calendario) Horas-Hombre: 7:49:46 CO2: 0 kg La razón de un costo mayor en esta opción es el costo asignado al comité (4 personas que invierten 1 hora en revisar cada solicitud) 19

20 PARTE 4: Ahorros 20

21 Resumen de ahorros proyectados para una solicitud promedio: Tiempo ciclo (días calendario) Actual Futuro Ahorro Costo total 99, ,030-1,976 Horas-hombre 13:34:05 7:49:46 5:44:18 CO kg 0 kg 7.65 kg 21