Tome el control de sus gastos, mida los resultados

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN Alejandra Jazmín Ocón Rosales Adrián Alatriste Mendoza Control de costos Gane más dinero con menos gastos Tome el control de sus gastos, mida los resultados de sus operaciones y adopte medidas correctivas para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Estableciendo estos estándares, tendrá una empresa bien administrada. Actualmente en las cafeterías tipo gourmet se busca una excelente calidad en el grano de café que se ofrece a los clientes; sin embargo, como pequeño y mediano empresario, sabe cuánto cuesta hacer una taza de café y cuál es el margen de utilidad que tiene por cada taza que vende? El costo de los alimentos y bebidas se ha dejado de lado, sin tomar en cuenta que es uno de los principales factores para que una cafetería o restaurante se vuelva rentable; y esto se debe a que el costo es la inversión de dinero que hacemos para la producción de un bien, en este caso una taza de café o los alimentos que vende en un negocio. Al ser una inversión, como anteriormente mencionamos, el costo es de gran importancia, por lo que es necesario tener un control, ya que establecer controles estándares Consideraciones acerca del menú Usualmente el emprendedor que inicia un negocio de alimentos y bebidas debe enfrentarse a integrar un menú y a escoger la variedad de productos que ofrecerá a sus comensales. Regularmente, el menú se integra considerando el nivel socioeconómico de la zona en la cual se encuentra ubicado el negocio. El costo de los insumos y su calidad desempeña un papel preponderante, pues no es lo mismo el menú que se ofrece en un restaurante modesto o cafetería del centro de la ciudad, que aquel lujoso café gourmet o restaurante de comida internacional que se ubica en una zona privilegiada. para una cafetería ayudará a saber cuál es la utilidad que tendrá de los productos, así como el precio de venta que éstos tendrán. Llevar un control de costos, por medio de formatos específicos para una cafetería, es necesario para saber cuánto cuestan los alimentos y bebidas; si son rentables o no Foto: Kelvintt/Dreamstime.com 56 revista ah

2 Llevar un control de costos, por medio de formatos específicos para una cafetería, es necesario para saber cuánto cuestan los alimentos y bebidas para tenerlos en la carta; establecer la utilidad por cada uno de los artículos que vende y proporcionar datos para tomar decisiones de compra o producción. Los principales controles de costos que son necesarios manejar en un restaurante, están enfocados a saber cuánto se invierte y cuánto se gana en la empresa, y se observan en la siguiente figura. Figura De cocción: son las cantidades que sobran, por ejemplo, para hacer un capuchino, el barita espumará la leche, pero quedará espuma sobrante que ya no podrá ocupar para otra bebida porque se cortará o estará fría. Para hacer pruebas de rendimiento y llevar un control de mermas, deberá tener el nombre del producto (con especificaciones), el precio por kilogramo o litro actualizado (con impuesto al valor agregado [IVA], en dado caso), el peso inicial de su prueba, el proceso al que se somete el producto, el peso final después de la prueba, el porcentaje de rendimiento y el precio real por kg o lt (véase la tabla de la página siguiente). El control de costos se obtendrá por cuatro formatos básicos, que son: 1. Control de mermas: Este se lleva a cabo por medio de pruebas de rendimiento por cada uno de los productos que ocupa el establecimiento, para saber cuál es el rendimiento de los insumos, es decir, qué cantidad es aprovechable y qué proporción de cada uno se merma (se desperdicia o se tira). Las mermas que hay en la mayoría de los productos son: De limpieza: aquellos desperdicios que se dan al limpiar e higienizar los productos. Por ejemplo, a la lechuga se le quita el centro y las hojas marchitas para poder hacer emparedados o sándwiches; o el café cuando es molido, queda una parte sin usar en el molino. Por porción: las mermas que se generan cuando un producto es pesado para una porción de venta. Supongamos que en la cafetería hay galletas, es necesario establecer lo que deben pesar y el tamaño que tendrán; sin embargo, aun así hay mezcla de galletas que ya no se usa, porque se pega o se seca, a estos sobrantes se les denomina merma. Compras anticipadas y planeadas Son aquellas que pueden ser planeadas para llevarse a cabo mediante un programa. Su objetivo es contar con reservas o provisiones, adquirir inventarios a buen precio para disminuir costos y no hacer compras de emergencia que mermen por no tener un buen control de los inventarios. La prevención ante la posibilidad de incremento de precios es un motivador de compra; sin embargo, es necesario tener una expectativa a mediano plazo y calcular el consumo interno para surtir el almacén de forma inteligente y estratégica. Los costos están relacionados con este proceso, ya que estos se diversifican en la medida que crece el consumo y el negocio. Cada producto debe considerarse importante, incluso los cubitos de azúcar para endulzar el café. revista ah 57

3 Es necesario manejar una hoja de mermas para saber cuánto se desperdicia, caducan o la excesiva producción, ya que esto se reflejará elevando el costo Tabla Rendimientos Producto Precio por kilo Peso de prueba o inicial Unidad Proceso Peso final Porcentaje de rendimiento Precio real por kg o lt Café de grano Chiapas Blasom $ kg Mólido turco % $ El nombre del producto con especificaciones de marca o producto. Precio actualizado por kg o lt de los productos, con IVA, si es que aplica. Peso de la prueba, tal como lo trajo el proveedor. En kg o lt El proceso al que se sometió el producto, puede ser limpiado, cocido, deshuesado, etcétera. El peso del producto ya procesado, en este caso sería el café molido turco. Este es el porcentaje que se aprovecha de los productos y se hará: dividiendo el peso final/el peso inicial, expresado en porcentaje. Esta es la multiplicación de porcentaje de rendimiento por el precio, es lo que cuesta real el kg de café molido turco. Es importante hacer el formato adecuado para la cafetería específica y que sea de todos los productos que son procesados antes de venderlos, para poder saber su precio real, incluidas las posibles mermas que pueda tener. A la par de este formato, es necesario manejar una hoja de mermas en los productos de venta para saber cuánto se desperdicia, cuándo caducan o la excesiva producción, ya que esto se reflejará elevando el costo, y así, con esta información, será posible tomar decisiones. por un periodo máximo de un año costará lo mismo elaborar ese producto, platillo o preparación especial de taza de café. Hay diferentes tipos de recetas estándar y hay que elegir un formato que vaya de acuerdo con las necesidades de la cafetería, que sea de fácil aplicación y de fácil entendimiento, para que los baristas siempre sepan cómo preparar los productos. 3. Control de compras: Debe tenerlo todo empresario porque es el principal factor de fugas en un 2. Control de recetas: Este se hará estandarizando las recetas que servirán para saber las porciones que serán servidas al cliente, los productos usados, el costo de éstos, así como los procedimientos para la elaboración de los cafés y alimentos. El estandarizar recetas también ayudará a asegurar que el comensal siempre recibirá la misma porción y, por tanto, las bebidas y alimentos tendrán un costo unitario estándar, es decir, Foto: Feng Yu/Dreamstime.com 58 revista ah

4 Es importante tener días y horarios específicos para los proveedores, para que no lleguen en horario de servicio y sea posible verificar la calidad de sus productos Foto: Jecka/Dreamstime.com negocio. Tener compras adecuadas y controladas ayudará a reducir costos y, en consecuencia, subirá la utilidad. El manejar las compras es complejo, porque no se debe olvidar la calidad de los productos, buscar proveedores que tengan precios accesibles y que tengan tiempos de entrega específicos, lo que facilitará tener siempre la producción a tiempo. En el control de compras hay tres formatos básicos a llevar en una cafetería: i. Las fichas de materia prima (MP) determinarán las características de los insumos, para entregarlas a los proveedores, en ellas se especificará: el producto, la marca, el uso, la forma, el color, la textura, la apariencia, la conservación, la temperatura de entrega, la caducidad, etcétera. Con estas se formará una guía para que los proveedores entreguen los productos acordados con la calidad que necesita la cafetería. Supongamos que hay un proveedor de leche en la ficha de materia prima: es necesario especificar la marca, el empaque (tetrapack), sin abolladuras, las cajas selladas, la caducidad mínima de un año, la conservación será en refrigeración y llegará al establecimiento a 4º C, lo que garantizará su conservación. Ahora, si ya están las especificaciones, sólo se redactará un formato para proveedores, el cuál también tendrá quién administra las entregas de los productos. ii. El catálogo de proveedores será una simple agenda de los proveedores de productos, donde existirá el registro de varios de ellos de un solo producto, para cubrir a los que fallen, es decir, disponer de proveedores de emergencia, clasificándolos por orden de compra. En el catálogo de proveedores estará el grupo de clasificados como de lácteos, abarrotes, café; las especificaciones sobre los productos que venden, el nombre del proveedor, el teléfono de pedidos, el contacto de compras, la dirección de proveedor y el tiempo de entrega de las compras. iii. El calendario de compras ha de proporcionar una guía para hacer los pedidos y calcular tiempos de entrega de acuerdo con los proveedores. Es importante tener días y horarios específicos para los proveedores, para que no lleguen en horario de servicio y sea posible verificar la calidad y los gramajes de los productos que entregan. Recuerde que una vez que entran a su establecimiento, el proveedor da por entendido que los productos son los adecuados. 4. Control de fichas de inventario: Son los soportes de productos existentes, lo que hay almacenado; no son insumos sino dinero con lo que es necesario detectar posibles robos hormiga o desperdicios por mal almacenamiento. El control de inventarios se realiza por medio de una supervisión de la materia comprada, con relación a la Control de alimentos perecederos Un aspecto que puede generar más costos que beneficios está relacionado con el manejo de productos perecederos, es decir, con aquellos que se descomponen fácilmente, como leche, carne, huevo y verduras. Asimismo, hay otros que son semiperecederos, como las papas, las semillas (nueces, avellanas, almendras, etcétera), y alimentos enlatados; y, los no perecederos, que son los que se conservan fácilmente, como harinas, pastas y azúcar. La caducidad o fecha de vencimiento es un factor crucial, no sólo para el ciclo de compra y de costos, sino también con las medidas sanitarias relacionadas con el cliente. Es posible que al comprar barato y en volumen no se tomen en cuenta estos factores y el costo, a la larga, puede ser mayor. revista ah 59

5 El control de costos maneja los números de una empresa, porque tiene un soporte de las mermas, de las recetas, de las compras que se hicieron y de los inventarios materia que se usó para la producción. Los inventarios físicos deben programarse mínimo una vez al mes y tienen que ser por conteo individual; también existen los inventarios perpetuos, éstos se hacen diariamente, apoyándose en fichas de inventario donde se controlan entradas y salidas de productos. Al final del mes tendrán que coincidir ambos inventarios y se reflejarán fugas en la cafetería. Para poder calcular el inventario físico se usará la siguiente fórmula: Inventario físico = Inventario inicial (del mes) + Compras-inventario final Al terminar de calcular el inventario físico, podrá saber que éste señalará el costo de las ventas en ese mes, es decir, si el inventario físico fue de $20,000 y las ventas fueron de $100,000, su porcentaje se sacará dividiendo el inventario físico entre las ventas sin IVA, expresado en porcentaje. Porcentaje de costo de MP = 20, ,000 = 20% Lo que quiere decir que 20% de sus ventas lo invirtió sólo en materia prima. Conclusión El control de costos en una cafetería gourmet es la principal herramienta para controlar los números de una empresa, porque tiene un soporte de las mermas, de las recetas, de las compras que se hicieron y de los inventarios, lo que dará la oportunidad de tomar decisiones en posibles fallas que se tengan y aplicar soluciones, como bajar el costo de una cafetería, sin sacrificar Cómo calcular la utilidad en una taza de café El análisis de costo-volumen-utilidad es el examen sistemático de las relaciones entre los precios de venta, las ventas en sí y el volumen de consumo diario, relacionado con los costos y gastos para llegar al cálculo de las utilidades. En otras palabras, cuánto invierte en la preparación y la presentación de una taza de café y en el servicio, cuántas tazas de café vende al día y, finalmente, cuál es el margen de utilidad por taza, por servicio de mesa y cuántos servicios se generan durante el día. Este análisis proporciona información útil para la toma de decisiones en la administración de una empresa de servicios, en este caso de alimentos y bebidas. En el medio ambiente actual de los negocios, la administración de un negocio debe actuar y tomar decisiones de manera rápida y precisa. Como resultado, la importancia de este análisis se sigue incrementando conforme al tiempo. la calidad de los productos. Recuerde que al bajar el costo de un restaurante, el margen de utilidad será mayor para el empresario. Foto: Konstantin Chagin/Dreamstime.com Nuestros autores: Alejandra Jazmín Ocón Rosales es asesora para procesos de apertura en el ramo restaurantero. Coautora de Guía de restaurantes de Entrepreneur, cómo poner un restaurante paso a paso. Experta en atención a clientes, así como en áreas administrativas involucradas con el ramo de servicio a clientes y administración especializada del ramo de negocios de alimentos y bebidas. Colaboradora del posgrado de gastronomía de la Universidad del Claustro de Sor Juana. Adrián Alatriste Mendoza es licenciado en administración turística por la Universidad Anáhuac. Maestro en administración con especialidad en mercadotecnia. Catedrático en la Universidad del Claustro de Sor Juana y coordinador académico de la maestría en gastronomía. 60 revista ah