GUÍA DE TENDENCIAS TECNOLÓGICAS

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1 GUÍA DE TENDENCIAS TECNOLÓGICAS Esta Guía se enmarca dentro del proyecto Acciones de desarrollo de mercados, Divulgación Sectorial para la industria Gráfica de la Comunidad Valenciana, financiado por el Instituto de la Pequeña y Mediana Industria Valenciana (IMPIVA) y cofinanciado por la Unión Europea a través del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), dentro del programa operativo FEDER de la Comunitat Valenciana

2 INTRODUCCIÓN Desde el Cluster de la Industria Gráfica de la Comunidad Valenciana, CIGcv, se ha considerado oportuno el desarrollo de una serie de guías de apoyo a las empresas del sector industrial de Artes Gráficas de la Comunidad Valenciana, que les posibilite un mejor funcionamiento dentro del sector PYME en mercados emergentes. El valor de estas guías reside en el hecho de que se dirigen al segmento PYME, ya que dicho sector se encuentra con muchas limitaciones de carácter económico, falta de infraestructura, y adolecen de baja cultura exportadora. La edición de esta serie de guías se ha realizado con un enfoque práctico y motivador de cara a despertar la actitud exportadora en el empresario del Sector de Artes Gráficas. Las guías incluyen información sobre aspectos a tener en cuenta, así como de pasos a seguir, a la hora de afrontar el desarrollo de nuevos mercados. Las guías, editadas dentro del Plan de Competitividad de la Empresa Valenciana 2010, y cofinanciadas por los Fondos FEDER, dentro del Programa Operativo FEDER de la Comunidad Valenciana , son las siguientes: o o o o Guías de tendencias tecnológicas Guía de estrategias para la Industria Gráfica ante los nuevos productos y mercados Guía para la ampliación de mercados en la industria gráfica Guía de ayudas para la internacionalización 2

3 INDICE 1. La influencia de las nuevas tecnologías puede convertir el sector en toda una nueva industria 2. La influencia de Internet en el sector 3. Megadiseño 4. La gestión de activos digitales 5. La gestión de contenidos 6. Cross Media 7. CIM (Computer Integrated Manufacturing) 8. La identificación por radiofrecuencia: etiquetas inteligentes 9. Especialidades facilitadas por las nuevas tecnologías 10. La posible influencia del e-book 11. Las posibilidades del e-paper 12. Aplicaciones no gráficas de la impresión: : Printed Electronics 13. Conclusiones 3

4 1. LA INFLUENCIA DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PUEDE CONVERTIR EL SECTOR EN TODA UNA NUEVA INDUSTRIA

5 Si bien el sector gráfico actual se está enfrentando con las dificultades de los precios de mercado y de los márgenes bajos y, por tanto, está intentando mejorar la eficiencia de su propia producción, la verdad es que, mientras, se está creando un escenario en el que se configura una nueva industria gráfica que producirá toda una serie de servicios y productos que no han existido hasta ahora. Los cinco cambios tecnológicos fundamentales que han de ser la base de esta nueva industria gráfica son: 1. La producción mediante la impresión digital en color La potencia de los ordenadores Las posibilidades de Internet 4. La conexión con una base amplia de clientes 5. Software inteligente para facilitar el flujo de trabajos procedentes de esa base de clientes hacia el propio negocio. Pero existe también otro motor en ese cambio, que no es tecnológico sino cultural. Realmente, lo que más frena la expansión hacia esa nueva industria gráfica son precisamente las actitudes y las prácticas de los empresarios gráficos que, angustiados por los problemas económicos, no se dan cuenta del cambio importante que está sucediendo. En cuanto al primer motivo tecnológico de cambio, la producción mediante impresión digital en color, si bien hubieron muchos problemas al principio, lo cierto es que su aparición facilitó algo que nunca había sido posible antes. Nos referimos al hecho de poder cambiar las imágenes instantáneamente en el momento de la impresión. Por tanto, desaparecían los costes para pasar de un trabajo al siguiente y, con ello, se podía producir tan sólo una copia en forma económica. Esto ha de significar, necesariamente, una revolución. Quizás no cuando empezó a aparecer, quizás no en la actualidad pero sí dentro de la próxima década a medida que va cambiando la situación cultural del sector y que van mejorando y progresando aún más las tecnologías correspondientes, incluyendo las de los acabados de los productos impresos digitalmente. Además, la calidad de la impresión digital ya no se puede distinguir de la calidad del offset cuando se trata, por ejemplo, de la impresión de publicaciones. Al margen de lo que es la impresión de publicaciones, reconozcamos también todo el progreso digital en el campo de la publicidad para interior y para exterior y, también, toda la parte de impresión publicitaria. El segundo elemento que configura esta nueva industria gráfica es el crecimiento exponencial de la potencia de los ordenadores. Realmente, los equipos de impresión digital más robustos poco podrían hacer si no hubiera antes o en ellos la suficiente rapidez como para optimizar su productividad. La generación actual de sistemas de entrada pueden alimentar las máquinas digitales con un flujo continuo de datos de imágenes variables a la velocidad que precisan esas máquinas incluso trabajando a su máxima velocidad. El tercer elemento de influencia es Internet. Por muchas posibilidades que ofrezca la impresión digital y la potencia de los ordenadores poco podría significar si la localización de posibles trabajos (ventas) siguiera dependiendo del contacto directo de la empresa gráfica con los posibles clientes. Hasta ahora esto ha sido un concepto tradicional que no significa mucho en una nueva industria gráfica en la que la actividad principal tendrá 5

6 6 que depender necesariamente de Internet. Una máquina de impresión digital en color, por muy productiva que sea, si no dispone de una conexión de Internet tendrá el mismo efecto que un coche de carreras en medio de un bosque. El cuarto elemento de influencia es la conectividad a través de Internet en banda ancha. Realmente, para disponer de una acti vidad gráfica intensa y con efectividad a través de Internet se precisa la presencia de una conexión de este tipo con un alto porcentaje de la base de clientes. En los servicios de empresa a empresa la banda ancha se considera como un elemento universal. Para el caso de negocios con conexión directa con el consumidor, el porcentaje de penetración de la banda ancha puede variar según sea el tipo de clientes que se tenga. La banda ancha constituye realmente un elemento crítico para casi todas las aplicaciones de publicación digital. El quinto elemento es el software que crea una interfaz funcional y facilita un flujo de trabajos automatizado hacia la producción de impresos y su distribución. Seguramente, éste será el aspecto en el que habrá más progreso y más dedicación de soluciones creativas en el sector durante los próximos años y, por tanto, un aspecto que el industrial gráfico necesitará seguir de cerca. Realmente, cualquier industrial gráfico que tenga acceso a un préstamo bancario o a un leasing podrá comprar una sofisticada máquina de impresión digital. No obstante, su éxito dependerá mucho más de la inversión que se haga en software de manera que con ello se puedan atraer y mantener clientes. Se da el caso de que las empresas más progresistas en cuanto a servicios de impresión a través de Internet están dando trabajo a más técnicos de software y personal de preimpresión que de maquinistas para las máquinas de imprimir, sean digitales o analógicas. Pero, aún teniendo esos cinco elementos tecnológicos disponibles, el nuevo industrial gráfico se ha de enfrentar ante un reto más difícil: cómo solucionar la resistencia cultural a las nuevas formas de actuar en el nuevo modelo de empresa gráfica. Esta resistencia cultural varía según sean las empresas y las personas pero parece que es mayor cuando la empresa tiene más personal. Por el contrario, las empresas más pequeñas, si tienen la suerte de disponer de un director o un propietario con mentalidad progresista y sabiendo identificar estos cambios inevitables, el cambio cultural es relativamente más fácil. Precisamente, aquellas personas y aquellos posibles clientes que utilizan los servicios de comunicación para el encargo de impresos por su propia actividad, presentan mayor facilidad en la adaptación de estos nuevos servicios que puede ahorrar tiempo y dinero. La resistencia organizativa a los cambios en la forma de someter los trabajos a la empresa de servicios gráficos y la ampliación de servicios que ésta puede ofrecer puede constituir realmente un impedimento importante frente a las oportunidades de crecimiento de las actividades que, necesariamente, cada vez más estarán basadas en Internet. Para solventar esta dificultad es imprescindible realizar un reciclaje de la forma de pensar de los responsables a través de la identificación de las ventajas potenciales que puede suponer la adopción de estas nuevas estrategias de comunicación. Aunque tal como hemos descrito este cambio parece tener más sentido en el campo de las publicaciones o de la publicidad, igualmente existen cambios en las aplicaciones de otros segmentos como pueden ser el de envase y embalaje en los que las relaciones con los clientes y la forma de enfocar la actividad industrial gráfica igualmente necesitará la base de esos cinco elementos que hemos descrito.

7 Trataremos, por tanto, sobre algunos aspectos prácticos que conviene considerar como consecuencia de la influencia de las nuevas tecnologías de la información y que deberán tener en cuenta aspectos tales como: adaptación del proceso al producto enlace entre fases productivas combinación de procesos de producción visión más amplia de la comunicación gráfica, incluyendo medios diferentes a los que estamos acostumbrados etc. Nos centraremos en aquellos cambios, actividades o aplicaciones que son más consecuencia de la influencia de las nuevas tecnologías que de la evolución de las que hemos tenido hasta ahora. Para no teorizar demasiado evitaremos tratar temas excesivamente lejanos como la unificación de la comunicación gráfica con los teléfonos móviles, con la televisión, con el vídeo, etc. y nos centraremos en todo aquello que, de una forma u otra, el industrial gráfico puede empezar a plantear para su futuro próximo. 7

8 2. LA INFLUENCIA DE INTERNET EN EL SECTOR

9 Probablemente, Internet es algo sobre lo que se discute y comenta más que sobre otros temas. Internet está atrayendo grandes inversiones con pequeñas nuevas organizaciones generando importantes resultados económicos en plazos de tiempo corto. Se trata de una situación confusa, en la que las mentes rápidas de los inversores aprovechan la situación para obtener resultados rápidos. El efecto de esta evolución será más sutil. Posiblemente los proveedores de servicios podrán facilitar el acceso de sus clientes potenciales a información sobre sus productos y servicios. Con ello, se puede decir que Internet facilitará que la gente se encuentre más cerca de una información del mercado perfecta, pudiendo realizar una elección en base a una mejor información. Esta será la forma de actuar para los negocios y los consumidores de productos y servicios. Existen tres formas de Internet, dirigidas a diferentes grupos de consumidores: Internet, Intranets y Extranets: Internet Internet es una red abierta, sin regulaciones, que permite a cualquier ordenador con capacidad de conectarse acceder a otro ordenador cualquiera. Internet representará la librería mayor del mundo, pero, por desgracia, se debe ser un libretero con mucho entreno para saber donde se tiene que empezar a buscar en cada caso. Intranets Una Intranet permite a los miembros de una organización acceder a información restringida de la compañía con accesos con códigos de seguridad para evitar la entrada no autorizada. Extranets Una Extranet es un área de Internet regulada que permite a grupos de usuarios compartir información entre ellos, como una extensión de una Intranet entre organizaciones. Para los editores, Internet es una gran oportunidad para conseguir clientes ya que existen millones de páginas Web ofreciendo infinidad de productos. Durante los 10 últimos años, los editores han desarrollado diversos productos editoriales electrónicos, muchos de los cuales pueden distribuirse a través de Internet. Las tecnologías permiten que el contenido pueda ser creado de forma independiente del formato, como en el caso de HTML, XML y VRML, imágenes, audio y vídeo que pueden utilizarse conjuntamente para conseguir una interfaz gráfica independiente de la plataforma para Internet. HTML y XML se utilizan para preparar el contenido que se interpreta y muestra con el navegador de Internet. Los enlaces (hyperlinks) permiten a los usuarios moverse de una página a otra independientemente de la ubicación de cada una de ellas. Como que la WWW funciona con tecnología cliente-servidor, también es interactiva. VRML es una versión ampliada de HTML para la visualización de imágenes 3D no inmersas. El problema está en cómo desarrollar un negocio beneficioso con la edición a través de Internet. La distribución geográfica de los usuarios y de los consumidores de servicios de Internet variará. En el crecimiento de usuarios, está siendo un elemento clave el hecho de la disponibilidad de llamadas locales gratuitas. Se estima que más del 80% de los impresores en Estados Unidos tienen presencia en Internet, con su propia página. Las páginas en Internet, han contribuido al crecimiento de la actividad de algunos impresores, preparando las páginas para sus clientes y ofreciendo el servicio de su servidor. Muchos impresores utilizan Internet en alguna de sus variantes para la transmisión inmediata de datos. Del mismo modo que ofreciendo servicios de Internet a los clientes, los impresores 9

10 pueden utilizar Internet como una herramienta de negocio en alguno de los siguientes caminos: Las formas de comercio en Internet Como forma de comunicación instantánea. Como herramienta de búsqueda. Como ayuda a la producción. Participando en fórums. Para anunciar los propios productos. Para la realización de presupuestos. Para distribuir información y comunicados. Como medio de recepción y distribución de trabajos. Para la entrega y validación de pruebas. 10

11 3. MEGADISEÑO

12 12 Existe la necesidad de que el empresario gráfico incorpore la etapa de diseño en su propia empresa. El interés por la comunicación gráfica y por establecer un contenido que sirva a sus fines, el cliente inicia la relación con el mundo gráfico a través del diseño, la composición, la preparación de originales, en definitiva. Este paso debe hacerse en estos momentos con una cierta precaución para no afectar a las relaciones actuales que forman parte de las fuentes para obtener trabajos: nos referimos específicamente a los diseñadores, sean freelance o en estudios establecidos y las empresas de publicidad. No obstante, si se siguen las recomendaciones dadas de obtener una participación mucho mayor en los proyectos y en el marketing del cliente este paso necesariamente tiene que progresar. Para ello no es suficiente hablar puramente de diseño sino hacerlo en forma productiva teniendo en cuenta aplicaciones comunes, necesidades comunes de un mismo cliente, etc. para poder reducir el intenso flujo de trabajo que la preparación de originales comporta. En el caso de libros, por ejemplo, esto es muy obvio pero se puede también aprovechar actividades de tipo polivalente en producto publicitarios o de otra índole que pueden compartir la misma estructura básica de manera que haya una clara relación entre los contenidos disponibles y el formato final de impresión. Afortunadamente, existe un formato de estructuración de la información que facilita la automatización de flujos de trabajo de este tipo como es el XML. Este acrónimo se refiere a Extensible Markup Language y es la base de los sistemas edición para automatizar el flujo de contenidos desde la creación hasta la presentación final, ya sea en un producto impreso o en la Web. El XML lleva un mecanismo para etiquetar todas las piezas separadas del contenido en un documento de forma que se pueden insertar automáticamente en una pauta de diseño nueva para una publicación final. El XML capta también la estructura jerárquica de un documento de forma que conoce exactamente donde va a parar cada pieza del contenido. En la mayoría de aplicaciones, el XML queda oculto sin que lo pueda identificar el observador común. Su interfaz de usuario puede ser tan simple como el completar una forma electrónica o interactuar con un interfaz de la Web. Obviamente, toda esta interacción está progresando continuamente y la automatización crece año tras año de forma que para realizar un libro o un folleto publicitario bastará con dar instrucciones para que el programa se encargue del conjunto. Los diseñadores actuales utilizan varias herramientas de diseño tales como el Adobe Creative Suite para convertir los contenidos en ficheros formateados que sean aceptables para la producción impresa. Todo ello, acompañado de varias opciones que el cliente puede finalmente considerar y escoger, tales como distribuciones de página diferentes, utilización de diferentes tipografías, etc. de manera que el cliente tiene la decisión final en base a las diversas opciones. En definitiva, el autor o cliente transmite un fichero Word (por ejemplo) al diseñador y éste lo importa en el Adobe InDesign. Se colocan todas las ilustraciones en el documento y automáticamente el InDesign permite generar toda la tabla de contenidos y prepara el índice. Una vez completo el diseño, se exportan los ficheros PDF de Adobe directamente desde el InDesign enviándolos a producción, si es en la propia empresa a través de Intranet o través de Internet si va a una empresa externa. El Adobe InDesign representa un documento en forma de juegos de páginas que contienen recuadros o estructuras que llevan varios elementos gráficos como son textos, los dibujos y las imágenes. Cada página del documento pue-

13 de contener un número de contenidos variable de este tipo. Los contenidos de texto (situados en un recuadro específicamente diseñado para ello en una página) se pueden enlazar con otros recuadros de otras páginas de forma que los artículos o textos pueden fluir de una página a la siguiente por todo el documento. Si en un momento determinado se inserta un nuevo contenido al principio del libro o en una posición determinada de su contenido, todo se reestructura automáticamente de manera que se conservan las instrucciones dadas y se tiene un nuevo formato de libro. Además de textos, esos recuadros o cajetines ficticios pueden también contener imágenes o dibujos que se crean mediante otros programas tales como el Photoshop o el Illustrator. Estas imágenes y dibujos permanecen en ficheros externos con respecto al documento. El fichero del documento contiene referencias a estos ficheros externos y se pueden incluir cuando el documento se transporta de una carpeta a otra. Por esta razón, el InDesign incluye una forma fácil de recoger todos los ficheros asociados con el documento específico y los pone en una carpeta común con todos estos enlaces intactos. Esta carpeta se puede entonces transferir a un disco o a través de la red. Pero muchas veces todo este proceso de diseño no es tan fácil porque intervienen publicistas, editores, autores, etc. y pueden surgir ideas variadas durante el proceso de su preparación. Muchas veces lo que ocurre es que se valoran nuevas ideas para intentar identificar cómo puede afectar a su éxito posterior o al cumplimiento de los objetivos que se pretenden. En definitiva, el contenido y el diseño van muy enlazados y, por tanto, se pueden establecer diseños específicos para contenidos concretos o diseños totalmente nuevos o adaptados. En la mayoría de productos de comunicación gráfica, especialmente la publicitaria, los diseños son totalmente específicos para el caso. En otros proyectos no es necesaria esa especificidad y puede haber aspectos mucho más comunes. Hay casos, por tanto, en los que se necesita utilizar un proceso de diseño mucho más abstracto. El metadiseño es aquel proceso de creación de diseños que es totalmente independiente del material que se contiene. Un ejemplo muy conocido y común de metadiseño es precisamente la pauta del Powerpoint de Microsoft. El Powerpoint incluye varias docenas de pautas estándares y, en cada una de ellas, se combinan el material de fondo, la tipografía, la maquetación y el estilo en general. Precisamente los nombres que se dan en el programa hacen referencia al carácter de cada diseño. Muchos usuarios de Powerpoint crean sus propias pautas especiales para disponer de un aspecto más vinculado a la propia marca o corporación. En este caso, la ventaja se encuentra en las funcionalidades de metadiseño que el programa incluye. Los metadiseños en forma de pautas refuerzan también el concepto de que el contenido puede ser algo completamente independiente del formato final de presentación. La clara separación entre contenido y formato o maquetación final de presentación constituye un aspecto fundamental en todas la aplicaciones que están apareciendo nuevas para poder ser incorporadas en Internet. En combinación con la utilización del XML como vehículo para la estructuración del contenido, los metadiseños en base a pautas eliminan la necesidad de vincular el contenido exclusivamente a un formato específico de presentación. Así pues, el contenido se mantiene como un conjunto estructurada de datos que puede ser visualizado en diferentes formas. De esta mane- 13

14 ra se tienen unos resultados en un flujo automatizado de contenido seleccionado que se puede colocar en una pauta específica. Lo más importante es que tanto el formato para impresión como el formato para la Web pueden prepararse a partir de la misma base de datos de contenidos 14

15 4. LA GESTIÓN DE ACTIVOS DIGITALES

16 16 La gestión de activos digitales (explicitada en inglés con la expresión Digital Asset Management o DAM) es ciertamente parte del vocabulario actual en el entorno gráfico. Muchos impresores hablan del tema. Algunos ya la practican. La gestión de activos digitales es un sistema integrado de procesos, tecnologías y herramientas que facilitan a una organización empresarial la gestión de elementos de información a nivel digital. Es un sistema que organiza la captación y almacenamiento de esos elementos de información una vez que se encuentra en forma digital y los tiene a punto para su reutilización para cualquier medio de salida ya sea impreso, página web, fichero electrónico, etc. La gestión de contenidos digitales constituye una ventaja estratégica y competitiva para su usuario al disponer de ciclos de desarrollo de productos y de servicios que son más rápidos, que pueden generar nuevas formas de acción para el aumento de venta y todo ello a través de diversos canales de acción, incluyendo el de Internet, con lo que todo ello significa de consolidación de la propia marca. Algunas empresas de servicios gráficos ofrecen esta actividad como un nuevo servicio. Las organizaciones empresariales están descubriendo hoy en día que los viejos sistemas, los viejos procesos y la tecnología que están utilizando para hacer el seguimiento y la adecuada utilización de esos activos empiezan a no ser suficientemente adecuados para esa tarea. Los sistemas de gestión de activos digitales permiten el almacenamiento y la utilización posterior de ficheros digitales complejos tales como imágenes, audio, vídeo y textos. El componente central de un sistema de gestión de contenidos digitales es una base de datos o núcleo central de información. Las opciones actuales van desde potentes bases de datos relacionales a simples bibliotecas de imágenes. Los sistemas de gestión de activos digitales ayudan a encontrar los ficheros, a guardarlos en forma segura, a hacer el seguimiento de la propiedad de los derechos y a gestionar las tareas de los flujos de trabajo correspondientes. Un sistema de gestión de archivos digitales permite almacenar, buscar y localizar rápidamente ficheros de texto, imágenes o sonido. Las ventajas de disponer de una forma segura y constante de amplio acceso a ficheros pueden dividirse en cuatro áreas: 1. Encontrar imágenes con sus datos respectivos 2. Sistematización de los flujos de trabajo 3. Formación de páginas con el material localizado 4. Gestión de derechos de autor Estas cuatro tareas están transformando radicalmente la gestión de activos digitales. Los sistemas de gestión de activos digitales están formados por software (para la clasificación, búsqueda y recuperación) y hardware (para el almacenamiento, el acceso y la distribución). Estas amplias aplicaciones suponen que los sistemas de gestión de activos digitales se sitúan, en realidad, tan solo a un paso de un sistema operativo o de los componentes fundamentales de los softwares de red. Los sistemas operativos futuros probablemente incluirán elementos de la gestión de activos digitales y los sistemas de redes puede que al final integren una gestión convencional de ficheros con estructuras de bases de datos para facilitar también esta función. Hasta que esto llegue a ser así, empecemos con la descripción de la base de datos que constituye el corazón del sistema de gestión de activos digitales. La base de datos se encarga de la utilización de los metadatos, mediante contraseñas para las

17 búsquedas y pequeñas representaciones gráficas de las imágenes durante esa búsqueda, empleando también señalizadores hacia el emplazamiento de cada fichero. Una base de datos se encuentra en el corazón de cada sistema de gestión de activos digitales. No obstante, un sistema de gestión de activos y una base de datos no son lo mismo. Casi cualquier paquete de base de datos puede utilizarse para almacenar información de cualquier tipo pero para poder utilizar la base de datos en forma de sistema de gestión de activos se precisa entonces establecer los campos apropiados para las aplicaciones habituales y añadir la suficiente funcionalidad para que resulte el sistema adecuado al tipo de medio que se ha de guardar. En los sistemas de alto nivel, que pueden costar euros o más (normalmente más), la base de datos es una colección de los propios ficheros fuente, debidamente organizados y que sirve, por tanto, para obtener directamente cada uno de los activos. El otro método, que cuesta mucho menos (entre y euros) es como un catálogo que almacena tan solo las representaciones indexadas de los ficheros fuente. En el sistema que supone ir directamente a los activos, los ficheros disponen de todas las ventajas de una base de datos: seguridad, copiado, copias de seguridad, recuperación en caso de desastre, integridad referencial, gestión centralizada de datos y estructura de almacenamiento jerárquica. Un sistema de este tipo sirve para aquellos flujos de trabajo que precisan seguridad en el acceso, gestión de derechos o permisos y acceso para suministradores o clientes. Estos sistemas precisan un servidor de alto rendimiento, una red rápida y una capacidad importante de almacenamiento en línea. Para buscar en la base de datos y disponer de los resultados de la búsqueda, tanto si se trata de texto e imágenes como si es audio, es preciso invertir en hardware (por ejemplo en redes de área local, estaciones de trabajo, en servidores, en almacenamiento, etc.) y en software que enlace todo esto con el sistema central (servidor). Este servidor es el que se encarga de mantener la base de datos en cuanto a contenidos, representaciones de los ficheros archivados y metadatos. El hecho de catalogar o indexar adecuadamente el contenido a medida que se va creando es algo que ayuda a seguir la pista de todo lo que hay. Al archivar ficheros, los sistemas DAM (Digital Assets Management, gestión de activos digitales) identificarán automáticamente el fichero en base a características evidentes del propio fichero como pueden ser su tamaño y su tipo. Se puede automatizar aún más el proceso de identificación al agrupar ficheros con propiedades comunes de acuerdo con los propios deseos de identificación en búsquedas posteriores. Finalmente, se pueden facilitar búsquedas futuras contestando algunos mensajes mediante palabras clave preestablecidas. Como que los activos digitales se definen en forma amplia (según sean imágenes, texto, vídeo, audio, etc.), el mercado de gestión de activos digitales abarca un enorme espectro de actividades, cada una de ellas con su conjunto especializado de necesidades. Dentro de todo el mercado general, se encuentran productos adaptados, por ejemplo, a medios de difusión (televisión y cine), edición de libros y revistas, edición de catálogos, impresión de datos variables, departamentos de marketing corporativo, industrias de preimpresión, pequeños talleres de artes gráficas y edición de páginas web, entre muchos otros. Funciones importantes de los sistemas de gestión de activos digitales 1. Control de versiones 17

18 18 Gestión de derechos, seguimiento de reformateados. Si se dispone, por ejemplo, de un documento en QuarkXPress y varias personas están trabajando en el mismo documento, se necesita alguna manera de hacer el seguimiento de todos los cambios, de quién los ha hecho y cuándo los ha hecho. 2. Control de duplicaciones En empresas relativamente grandes, hay mucho movimiento de servicios tanto a nivel interior como a nivel exterior, así como también gente que genera material y gente que usa material. Con ello, la documentación se esparce por todas partes ya que cada persona intenta guardarse el material que necesita para realizar el trabajo. Con ello, entre el 40 y el 50% de los activos digitales de una empresa están en forma de duplicados sobre los cuales se ha de mantener un estricto control. 3. Codificación de programas Incluso programas simples como el AppleScript pueden automatizar muchas funciones laboriosas. Hay muchos suministradores con diferentes tipos de tecnologías de automatización, con sus correspondientes formas de utilización que precisan un seguimiento adecuado. 4. Resolución de cuellos de botella Los cuellos de botella, cuando se añaden a los problemas, dependiendo del flujo de trabajo que se tenga, pueden afectar gravemente al rendimiento económico del sistema. Se han de localizar, entender dónde están y buscar la solución. Probablemente se tendrán que considerar relaciones entre usuarios y la dirección, diseños de actividad, modelos de actividad y administración del sistema. Si el sistema de gestión de activos digitales puede ayudar a que la organización obtenga los impresos en forma más rápida, todo habrá valido la pena. 5. Miniaturas Todos los productos que tratan con imágenes pueden producir miniaturas o representaciones en baja resolución y pequeño tamaño que representen y recuerden el contenido del archivo. Algunos programas pueden generar miniaturas a partir de docenas de tipos de ficheros, mientras que otros tan solo pueden preparar algunas más comunes. Esto puede ser importante si se necesita gestionar imágenes en uno de los formatos menos comunes. Solamente unos pocos paquetes de programas pueden crear miniaturas a partir de formatos tradicionales de alto nivel de Crosfield, Scitex, Hell o Screen. Algunos ofrecen la opción de visualizar los resultados de una búsqueda en forma de representación en pantalla de múltiples miniaturas. Resulta de valor en el entorno creativo cuando se está intentando decidir cual de varias fotografías quedaría mejor en la maquetación que se está haciendo. 6. Seguimiento de versiones Todos los sistemas de alto nivel hacen el seguimiento de todas las versiones de los documentos e imágenes. Dan información sobre quién utilizó el elemento, qué cambios se hicieron y codifican la fecha y otras informaciones. 7. Flujo de trabajo en preimpresión En el entorno de preimpresión resulta útil que el sistema de gestión de activos digitales haga el seguimiento de la conexión entre las versiones de alta resolución y las de baja resolución de una imagen. Muchas empresas o departamentos de preimpresión guardan imágenes en alta resolución en el servidor de salida, a punto para el proceso OPI (Open Prepress Interface, interfaz abierto de preimpresión). No siempre resulta conveniente tener funcionando software de gestión de activos en la misma máquina, de forma que se puede precisar un gestor de activos que pueda manejar los activos en otro punto de la red local. 8. Seguimiento de la utilización Los editores que utilizan imágenes procedentes de otros orígenes pueden necesitar hacer el seguimiento de los derechos que se han obtenido, la utilización que se ha hecho y la fuente u ori-

19 gen de cada imagen de forma que no se puedan producir violaciones de los contratos con respecto a los propietarios de las imágenes. Por otra parte, los propietarios de grandes colecciones de imágenes pueden precisar el seguimiento de la concesión de licencias de utilización a otros. Típicamente, esto puede hacerse entrelazando información con una base de datos externa contractual, pero esa no es la única manera: Picture Network International, que está planificando hacer un producto comercial para la gestión de activos en base al que utiliza internamente, espera poder ofrecer el seguimiento de licencias directamente en su propio software. 9. Arrastrar y soltar En entornos en los que se están creando páginas, puede resultar útil poder arrastrar una imagen obtenida recientemente y colocarla ( soltarla ) en una página. Muchos de los sistemas de gestión de activos orientados a imágenes disponen de esa función que se integra con el QuarkX- Press y, a veces, con otras aplicaciones. 10. Texto absorbido Los gráficos creados con el Illustrator de Adobe, el Freehand de Macromedia y el CorelDRAW pueden llevar texto incluido. Algunas aplicaciones de gestión de activos digitales permiten la búsqueda de los textos que se encuentran en los ficheros de gráficos. 11. Búsqueda El requisito básico para el tratamiento de ficheros de texto es disponer de un sistema completo de búsqueda de textos. En algunos entornos, es suficiente buscar un tipo especifico de documento como puede ser un documento en Word o un documento en XML. En otros casos, se han de indexar una amplia variedad de formatos. La búsqueda de textos puede ser simple o compleja. Algunos sistemas ofrecen búsquedas de proximidad y búsquedas Booleanas. Otros ofrecen técnicas de búsqueda con base lingüística o de Thesaurus. Muchos sistemas combinan la búsqueda de texto y la búsqueda en base a metadatos. 12. Páginas y documentos Como que todos los ficheros de textos y de imágenes acaban combinándose para formar páginas, la tarea de la gestión de activos se hace más compleja. El sistema puede reconocer un documento a diferentes niveles: el documento como elemento completo, páginas, capítulos o secciones individuales del documento; elementos que participaron en la creación del documento (algunas veces los sistemas pueden gestionar tanto documentos como los componentes que los forman y, en ese caso, se denominan gestores de contenido ). Por ejemplo, si el documento es un catálogo de equipos fotográficos, un usuario del sistema de gestión de activos digitales puede desear ver las páginas para encontrar un tipo específico de producto que aparece allí; otro puede desear una lista de todos los productos de una marca en concreto que puedan aparecer; y un tercero puede simplemente recoger todos los ficheros de página para darles salida en forma de película. Para disponer de compatibilidad con todos esos tipos diferentes de usuarios, el sistema de gestión de activos digitales ha de ser compatible con toda una serie de tipos de ficheros y con los enlaces que pueda haber entre ellos. Puede ser necesario reconocer que el tipo de activo que representa un aspecto importante para un usuario no lo es tanto para otro. Quizás alguien quiere ver las páginas que contienen ciertas imágenes (junto con los metadatos que acompañan a esas páginas), mientras que otros pueden desear ver simplemente las imágenes (con los datos asociados). Un extremo de todo ello pueden ser los sistemas especiales para documentos técnicos complicados codificados en XML. El acceso a varios niveles de la jerarquía de los documentos puede resultar importante en algunos casos, como también el hecho de poder realizar una inclusión selectiva 19

20 20 de elementos específicos en diferentes versiones del mismo documento. 13. Páginas Web Hay toda una serie de sistemas para la aplicación de la gestión de activos digitales a las páginas web. En el nivel más simple, los sistemas de gestión de activos que hacen otras cosas (tales como gestionar imágenes o páginas) pueden tener aplicaciones HTML dando así a los usuarios acceso a su funcionalidad a través de la web. Los sistemas de gestión de activos digitales que gestionan el almacenamiento y la publicación de páginas web en forma directa son de gran interés. Estos sistemas mantienen enlaces válidos del contenido cambiante y pueden realizar actualizaciones automáticas de páginas en momentos especificados. Los líderes de este campo pueden hacer que el contenido de páginas, incluso a nivel de componente, sea condicional, en base a la información disponible sobre el usuario. El contenido de alguna o de todas las páginas de una web puede cambiar, dependiendo de lo que haya indicado el usuario en cuanto a interés, lenguaje preferido o lo que haya visualizado durante la última visita. 14. Película de vídeo, animación y audio Las versiones en película de vídeo, animación y audio tienen sus propias características. En todos estos casos es esencial la compatibilidad con un flujo continuo de datos y, también, para versiones comprimidas en baja calidad a efectos de previsualización. Condicionantes de un sistema DAM: 1. Organización de la accesibilidad Tanto el trabajo conjunto como la aprobación resultan más fáciles si se dispone de un flujo de trabajo coherente y de un buen acceso a Internet. Se puede dar acceso a los propios ficheros o preparar versiones en PDF que puedan utilizarse para introducir comentarios y realizar la correspondiente aprobación. El trabajo conjunto se refiere también a suministradores y clientes. Con unos privilegios apropiados de acceso, tanto el que genera los documentos como el impresor pueden intercambiar ficheros y controlar conjuntamente aspectos del progreso del trabajo, como pueden ser la situación de la verificación de ficheros de anuncios y las transmisiones de páginas. 2. Ampliabilidad El primer requisito de un sistema de gestión de activos digitales es que sea ampliable. Si bien el sistema de gestión de activos puede aceptar un buen tamaño de un grupo de usuarios con sus actuales ordenadores, qué puede pasar si se precisa una ampliación futura? Hay más de 100 suministradores de sistemas de gestión de activos digitales. Pueden ser de estos tipos: Catálogos y archivos de imágenes Sistema de gestión de catálogos 3. Sistemas de producción y archivo en preimpresión 4. Sistemas de gestión de documentos 5. Sistemas para la personalización y el marketing individualizado 6. Sistemas para la gestión de páginas web 3. Estabilidad Un sistema de gestión de activos digitales no es necesariamente tan solo una inversión en software sino también una inversión en hardware. Los activos digitales se almacenan electrónicamente y la estabilidad de los datos y su preservación es algo absolutamente esencial. Por tanto, se ha de plantear la necesidad de las copias de seguridad, ya sea mediante una unidad de cinta o mediante un servidor específico para esta función. Incluso se ha de plantear si se va a precisar disponer de una copia de seguridad en un soporte externo a la empresa. Recuérdese que los activos digitales forman parte mu-

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