Paso 1. Paso 2. No choque el dedo contra el sensor. Ponga el dedo índice encima del sensor de escaneo como se muestra en la ilustración.

Transcripción

1 Escaneando las huellas digitales correctamente. Paso 1 Ponga el dedo índice encima del sensor de escaneo como se muestra en la ilustración. Paso 2 Mantenga el dedo en contacto con el sensor, doble ligeramente y presiónelo en el centro del sensor hasta que escuche un sonido indicando que exitosamente se ha activado el sensor. Entonces, quite el dedo del sensor. No choque el dedo contra el sensor. Asegúrese de no golpear el sensor bruscamente con el dedo. Siga el paso número dos como se muestra arriba, poniendo el dedo en el sensor y doblándolo ligeramente y presionando en el centro del sensor.

2 Maneras Incorrectas Como Registrar una Nueva Huella Digital Cuando se registra una nueva huella digital el usuario recibirá información para poner el dedo en el escáner, ponga el dedo directamente en el centro del escáner (vea las ilustraciones de abajo para hacerlo correctamente). Una vez escuche un sonido del escáner, quite el dedo del escáner y póngalo otra vez en la misma área, como lo hizo la primera vez, entonces usted va a ver que una luz verde se enciende, indicándole que el escáner registró exitosamente su nueva huella digital. Ojo!: Para el modelo Bioelectronix X200, el área del sensor se cambiará a negro cada vez, indicándole que la huella digital fue guardada exitosamente. Paso 1 Paso 2 Centrado Correctamente

3 Marcando la Entrada y Salida Para marcar la entrada y salida presione cualquier tecla en el reloj Bioelectronix para activar el reloj, la luz azul del escáner se encenderá, también la pantalla mostrará la hora y fecha precisa, entonces simplemente ponga el dedo en el escáner como se muestra en las ilustraciones de arriba, usted escuchará una confirmación si el reloj a aceptado o no su huella digital. La luz verde: Su registro ha sido aceptad / Luz Roja: Su registro no ha sido aceptado Consejos prácticos para escanear exitosamente. Siga el paso número 2 del proceso de escaneo como se explica en la pagina 1. Si tiene problemas marcando la entrada o salida, borre al usuario del reloj y vuelva a registrarlo de nuevo. Cuando registre a usuarios nuevos asegúrese que pongan el dedo en la misma posición como lo harán cuando se registran cada vez. Recomendamos que se registren dos dedos por usuario, preferentemente el índice izquierdo y derecho.

4 ACCEDER AL PROGRAMA Cuando comienza el programa desde el icono o dentro de "All Programs", ésta es la primera pantalla que verá. La clave por defecto es "12345". Introduzca la clave en espacio provisto, luego, haga click en Aceptar para comenzar la aplicación. Después de escanear y guardar todas las huellas digitales de los empleados en el aparato Bioelectronix, usted deberá tener un número de identificación asignado por el mismo para cada empleado. Estos números de identificación deberán ser ingresado a su Programa Timekeeper 2000 junto con la información personal de cada empleado. Este proceso puede realizarse manualmente ingresando el número de identificación de cada empleado con su información personal al Timekeeper 2000 software o descargando los números desde el reloj de tiempo a su Timekeeper Este número de identificación es la única forma de enlazar a un empleado con su ponche dentro del sistema. NOTA: el número de identificación para cada empleado en el aparato debe ser igual al que se ingreso en el software es decir, el sistema. Para ingresar la información personal de los empleados descargándola desde su software, realice los siguientes pasos: ANADIR EMPLEADOS AL X200 * Haga Click en Reports

5 * Haga Click DEVICE TO PC COMMUNICATOR. * Resalte su conexión y conecte su reloj de tiempo, si usted no tiene una conexión establecida, por favor refiérase a la guía de instalación de software y siga las instrucciones de cómo crear una conexión entre su reloj Bioelectronix y la computadora.

6 * Luego de conectar correctamente su reloj, oprima sobre el botón de DOWNLOAD STAFFERS. Haciendo esto, usted descargará a su software todos los números de identificación de sus empleados y usted podrá observar una ilustración como la que aparece a continuación. * Luego de descargar los números de identificación, cierre el comunicador y oprima el icono de EMPLOYEE CONTROL en su Timekeeper 2000 software y usted podrá ver todos los números de identificación utilizados en su reloj.

7 * En este punto oprima doblemente sobre cada número de identificación y un espacio se abrirá a la derecha de cada número para ingresar la información del empleado (cuando ingrese la información, no utilice apostrofes ni guiones, ya que la base de datos no los aceptará). Usted podrá actualizar cualquier información del empleado en cualquier momento oprimiendo doblemente sobre el nombre del empleado en la lista, luego actualice la información deseada y al finalizar deberá guardar el cambio oprimiendo el botón de Guardar. * Luego usted no verá más el número 3 en la lista, pero podrá ver el nombre del empleado como se muestra en la ilustración a continuación.

8 Para ingresar manualmente la informacion personal de los empleados y su número de identificación al sistema, realice los siguientes pasos: * Haga Click en EMPLOYEE CONTROL tab. * Entre el Nombre del empleado y haga click en SEARCH. * Luego complete los siguientes tres espacios provistos de ID#, numero de empleado y numero de tarjeta de identificación. ID# : estos serán los 4 dígitos asignados por el reloj de tiempo de Bioelectronix para cada empleado después de haber escaneado cada huella digital, por ejemplo: 0001, NOTA: el ID en el sistema no necesita ceros antes del número, de tal modo que si el ID# es 0010, usted deberá ingresar 10 solamente. Tarjeta de identificación: Muchas compañías tienen tarjetas para sus empleados, si este es su caso, usted podrá ingresar esta información aquí, de lo contrario ingrese el mismo número de identificación. Número de Empleado: Si usted tiene un número de empleado asignado a sus empleados ingréselo aquí. Todos los demás espacios provistos es opcional llenarlos. Luego de esto, usted deberá guardar toda esta información y entonces sus empleados estarán correctamente guardados en TIMEKEEPER 2000.

9 NOTE: Repeat these steps for each employee you need to track time and attendance for, before downloading ay records to the software. NOTE : All three fields are required ID #, ID card, and employee number if not you will not be able to save the employee s personal information, all other employee information is optional. SUBIR UNA FOTO Usted puede añadir una foto a cada perfil de sus empleados en su programa del Timekeeper 2000, para hacerlo haga lo siguiente: Presione en la pestaña de Control de Empleados 1 ) Selecciones el empleado deseado al presionar 2 veces en el nombre del empleado en la lista. 2 ) Presione en Busque Foto (Browse Photo) y seleccione la foto de los archivos en su computadora.

10 3 ) Presione save para guardar su selección.

11 EDITAR Y BORRAR PONCHES Presione en la pestaña de entrada y salida (in/out) de su programa Timekeeper. Seleccione el empleado o los empleados de los cuales necesite editar su record de asistencia.

12 Seleccione la fecha en la cual los records fueron guardados. Presione "búsqueda" (search)

13 Después de seleccionar "search" los records aparecerán em e la pantalla. Presione una sola vez y el record puede ser editado o borrado, luego para editar el record solo cambie la hora que quiere usted editar, o presione borrar (delete) en su teclado para borrar el record, ahora solo guarde los cambios presionando "save".

14 ANADIR PONCHES Selecciones la pestaña de de editar entradas (In/Out) como se muestra en la imagen de abajo. Seleccione el o los empleados a quienes necesita añadirle records.

15 Seleccione la fecha y la hora de los records que necesita añadir y entre tambien la razón por la cual debe editar estos records. ( La razón se mostrará en los reportes de asistencia.) Una vez que haya completado el paso 3, presione el botón de añadir (Add) In/Out, para guardar su selección.

16 PREPARAR REPORTES Vaya a la pestaña de reportes en su programa como se muestra abajo. Una vez que llegue a la pantalla principal, refiérase a la tabla de abajo para escoger la opción correcta para usted. Tiene que comprender varias cosas para poder correr los reportes efectivamente. Primero, tiene que decidir el reporte que le convenga a usted. Abajo hay una tabla que muestra que hacen cada una de las opciones.

17 Una vez que haya decidido el reporte apropiado para ejecutar, siga las siguiente guías: 1) Presione en la pestaña de reportes y entre el periodo de fechas para el reporte de asistencia.

18 2) Seleccione el reporte que le convenga de acuerdo a sus necesidades. Hay tres tipos de reportes y cada reporte tiene su pre visualización. (preview) Reporte Completo de empleados. Este reporte mostrará todos las entradas in/out del tiempo trabajado así como los salarios por hora y los dineros que se le deben a los empleados antes de los impuestos. Reporte de empleado por horas solamente. Este reporte muestra todas las entradas in/out y el total de tiempo trabajado; no muestra salario devengado ni pago por hora.

19 Resumen de reportes de empleados. Este reporte muestra solo los totales, como tiempo trabajado en total, "sobre-tiempos (overtime)", enfermedad, vacaciones, días feriados ETC. TRABAJAR CON LA ASISTENCIA DE EMPLEADO Esta sección del programa le permitirá añadir tiempo a uno ó multiples empleados por tiempo libre pagado (paid time off). Ejemplo de esto es día feriado pagado, día por enfermedad o día personal. El tiempo por vacaciones será añadido aquí. Funciona de la siguiente manera: 1) Selecciones la pestaña de control de empleados del menú en su programa de timekeeper 2000.

20 2) Seleccione el o los empleados a quienes les esté aplicando las horas. 3) Selecciones el día o periodo de días que usted estará aplicando (from-to) (1), la razón de la ausencia (2), la cantidad de horas al día que usted le va a pagar a este empleado (3) y, si es mas de una semana, los días que usted quiere excluir del periodo (4). Presione aplicar (apply) (5) y el tiempo de ese empleado será añadido a la base de datos.

21 MANEJAR USUARIOS 1) Vaya a la pestaña de ajustes (settings) debajo y añada primero un administrador. 2) luego, añada un usuario para mirar solamente (view only user). 3) Luego, presione en "nuevo usuario" (new user) y el o los usuarios serán añadidos a los ajustes del programa.

22 Nota: Usted podrá cambiar los ajustes (settings) de esos usuarios una vez sean añadidos. CONECTAR AL RELOJ El comunicador es el programa que utilizará para comunicarse desde su Software Bioelectronix TimeKeeper2000 en su ordenador, a su Reloj y tiene todas las opciones para descargar y cargar los datos. Algunas de estas opciones configuran la fecha y la hora, ajuste automático de recogido de transacciones (IN / OUT), descargar y cargar las huellas dactilares, la información de Personal y mucho más. El comunicador tendrá diferentes características dependiendo del modelo de Reloj. NOTA : El objetivo principal del comunicador es la descarga de los ponches o transacciones. NOTA: NO BAJAR NINGUNA INFORMACIÓN (registros, huellas dactilares, Personal) si no han entrado en la información sobre los empleados en el Software. Añadir una Conexión Esta opción se utiliza para agregar una conexión entre el reloj y su ordenador, puede añadir el número de conexiones que desee basado en la cantidad de relojes que tiene. Para añadir un reloj a las conexiones en su comunicador TimeKeeper 2000 haga lo siguiente: Haga clic en Agregar y la siguiente ventana se abrirá:

23 Introduzca la siguiente información: Mach n º: Introduzca el número de serie de su reloj. Mach Name: Vuelva a introducir el número de serie de su reloj. Com: Seleccione en el menú desplegable, ya sea COM, LAN, o RS485. Com: Para puerto serie COM o USB de serie para la conexión del puerto Com. Lan: Para la conexión TCP / IP. RS485: Para el puerto de conexión COM RS485. COM Port: Si ha seleccionado COM Ingrese su número del puerto COM asignado o si se ha seleccionado LAN, introduzca su dirección IP asignada a su reloj.

24 Así se verán las conexiones en el comunicador. DELETE Esta opción se utiliza para eliminar cualquier conexión al reloj creada en el comunicador. Para eliminar el reloj de las conexiones en su comunicador hacer lo siguiente: Resalte de tu lista de conexiones de la que desea eliminar.

25 Luego, haga Click en Delete y en el diálogo de confirmación, presione OK. MODIFY Esta opción se utiliza para modificar los ajustes de las conexiones creadas en el comunicador. Para modificar los parámetros de conexión del reloj en su comunicador hacer lo siguiente: Realce de la lista de las conexiones el reloj a ser modificado.

26 A continuación, la información para la conexión seleccionada se mostrará de la siguiente manera. Luego, cambie los campos para ser modificados y haga click en Aceptar para guardar la nueva configuración de conexión. CONNECT Esta opción se utiliza para conectarse manualmente a su reloj de tiempo utilizando la conexión ya creada en el comunicador. La conexión al reloj es necesaria para descargar los datos de transacciones. Para conectar hacer lo siguiente:

27 Resalte la conexión y haga clic en Conectar. Ahora, se le pedirá que introduzca su contraseña para el reloj. A menos que la contraseña haya sido ha cambiado, las contraseñas por defecto de fábrica son "09999" para el modelo X100, "9999" para el modelo X180, "8888" para el modelo X200, "09999 para el modelo X500. DISCONNECT Esta opción termina la conexión entre el reloj y su ordenador. SETTING Basado en el modelo de su reloj, tendrá entre 2 ó 3 opciones en la ventana de configuración. "Run Automatically when Windows Starts". Marque esta opción si desea que el comunicador arranque cuando Windows Comience. "Real Time Communication" Parameter Settings". Para la X100 sólo tiene la opción de escuchar al Com asignado. Para el X180 y X200 tiene la opción de escuchar a TCP / IP, la X200 escucha TCP / IP por defecto. RECORD Esta opción le permitirá ver las transacciones efectuadas en los últimos 120 minutos. EXIT

28 Esta opción cerrará el comunicador. NOTA: Cierre su comunicador luego de haber bajado todas las transacciones, sólo así su base de datos se actualizará. DATA ON THE TIME AND ATTENDANCE MACHINE Al conectarse a su reloj, esta sección le mostrará los datos en su memoria como el número de empleados, las huellas dactilares del empleado, los registros ETC. DOWNLOADING AND UPLOADING TOOLS Esta herramienta estará disponible para uso sólo cuando se conecta exitosamente al reloj. NOTA: no descargar o cargar cualquier registro si no ha añadido el nombre del empleado y sus datos personales con la identificación asignadas para todos los usuarios en el TimeKeeper DOWNLOAD RECORDS Esta opción descargará todas las transacciones In/Out desde su reloj hacia su ordenador. DOWNLOAD STAFFERS Esta opción descargará el ID asignado a cada empleado desde el reloj a la base de datos del software. Nota: los nombres no están inscritos en el reloj; Los nombres son inscritos en el software y luego cargado en el reloj. (Sólo los X200 y X500 Modelos muestran el nombre del empleado en la pantalla) DOWNLOAD FINGERPRINTS Esta opción descargará la plantilla de imagen de huella digital guardado en el reloj para todos los empleados en la base de datos del software. Sólo haga click en el botón de "Download Fingerprints" y seleccione las

29 huellas dactilares de los empleados que se guardan en la base de datos y haga clic en Aceptar, puede también marcar la opción de todos a la vez para seleccionar todos los empleados. UPLOAD STAFFERS Una vez que han añadido los empleados con el nombre de ID asignado en la base de datos del software, puede cargar estos nombres en el reloj por lo que el nombre sustituye a la ID que aparece en el reloj para cada empleado. (Sólo en el X200 y X500 tienen esta capacidad de mostrar el nombre empleado en la pantalla). UPLOAD FINGERPRINTS Si ha guardado las huellas dactilares de los empleados en la base de datos del software, entonces usted puede cargar estas huellas dactilares a otro reloj. En los casos en que un reloj de tiempo dejara de funcionar, o si tiene un nuevo reloj, o si quieren tener un segundo reloj de con las mismas huellas dactilares y los números de identificación de los empleados son iguales en ambos, así un empleado podría hacer entradas en un reloj y salidas en el otro o viceversa. STAFFERS PERMISSION Esta característica estará disponible sólo para los comunicadores en el X180, X200 y X500, porque estos modelos también pueden funcionar como controladores de acceso para abrir puertas. A través de esta característica le da permiso a los empleados a abrir las puertas en el momento en que escanean su huella digital en su en el reloj. AUTO COLLECT SET Esta característica en el comunicador le permitirá establecer recogido de datosvarias veces durante el día. Una vez establecido, el comunicador recogerá la ponches a las horas asignadas en el reloj automáticamente. Para configurar el "Auto Collect Set" siga estos pasos: 1. Seleccione el reloj a configurar de la lista de relojes en el comunicador. 2. Introduzca la contraseña para el reloj. 3. Seleccione las horas del día en que desea recoger la información, haga clic en "Add" para cada vez que quiera añadir horarios de recogido. 4. Seleccione Agregar para añadir su selección de tiempos.

30 SETTING PARAMETERS Esta opción permite todos los ajustes relacionados con el reloj como el tiempo de sincronización, la supresión de los empleados, usuarios e inicialización del reloj, y la contraseña. Haga clic en las pestañas en los parámetros de configuración para realizar las siguientes operaciones: Initialize System Esta opción borrará toda la información del reloj, tales como registros, huellas dactilares, la información de personal, etc, y establecerá de nuevo a la configuración de fábrica. Clear Records Esta opción borrará todos los ponches o transacciones del reloj. Delete Staffers Esta opción borrará todos los empleados, incluyendo huellas dactilares de su reloj. Time Synchronization - Esta opción sincroniza la hora de su reloj con la hora del ordenador. TCP/IP Settings Via Com Port - Aquí usted será capaz de entrar en la configuración de IP de su red local si desea conectar su reloj través de la red. NOTA: Sólo X180, X200 y X500 modelos de red TCP/ IP opciones de conexión. BAJAR LOS PONCHES Una vez que haya añadido la información para todos los empleados, ahora puede descargar los empleados y los registros de asistencia del reloj al TimeKeeper Para descargar archivos siga estos pasos: Acceda el software, introduzca su ID de usuario y contraseña.

31 DEFAULT USER : Administrator PASSWORD : Haga Click en la pestaña de REPORTS. A la derecha inferior en esta pantalla, haga click en DEVICE TO PC COMMUNICATOR, (figura 1a) Esto abrirá la pantalla del comunicador. (figura 2a)

32 Figura 1a Figura 2a

33 En este paso usted ya debería haber creado la conexión de su dispositivo. Si no, refiérase a la guía para "Conectarse al Reloj" en su manual. Seleccione la conexión y haga clic en Conectar a continuación, se le pedirá que introduzca su contraseña. Después de haber introducido su contraseña en caso de que se haya conectado correctamente, usted debería ver los datos del dispositivo y también la indicación conectado con éxito. Haga Click en "Download Records" y seleccione OK en la pantalla que saldrá a continuación.

34 Haga Click en OK; Verá lo siguiente:

35 Ahora, seleccione "Download New Records" o "Download All Records", si esta es la primera vez que se va a descargar algún registro, entonces usted puede seleccionar cualquiera de ellos. Si ha descargado ante los registros, entonces usted debe seleccionar "Download New Records", porque todos los archivos descargados deben estar en la base de datos. Si ha descargado correctamente sus registros verá The attendance records downloading completed, the total records: X succeed record : X BAJAR A LA MEMORIA USB Esta guía le mostrará como descargar los récords desde su reloj x180 a su programa del Timekeeper 2000 utilizando una memoria flash. Para bajar (descargar) los récords del reloj a la memoria flash, usted debe primero escribir un archivo de comando a la memoria flash con el programa de escribir comandos, este archivo permitirá que la memoria flash sea reconocida por el reloj, una vez que el comando esté escrito en la memoria flash puede insertar la memoria flash al reloj y será reconocido automáticamente, debe usar la memoria flash que posee este comando escrito en la memoria flash cada vez que desee descargar records, no borre este archivo de comando o la operación fracasará. Paso 1 Inserte la memoria flash al puerto USB de la computadora. Abra el programa escritor de comandos USB sobre el ícono. desde su "Desktop" presionando dos veces Esta pantalla se abrirá.

36 De su tope (desktop) o del botón de comienzo (start) abra "mi computadora/ordenador". (My computer) Paso 2 Seleccione la letra asignada a la memoria removible (flash drive) de su computadora. La contraseña asignada de fábrica es 9999, si usted ha cambiado esa contraseña en el reloj entonces escríbala aquí, sino, la contraseña debe ser Seleccione y marque "Bajar transacciones" del sistema T&A y selecciones nuevos récords. Paso 3 Presione ok y el siguiente mensaje aparecerá en su pantalla. Presione en "Yes" El archivo de comando AVZ, debe ahora estar guardado en la memoria flash. Para asegurarse que la guardó correctamente vaya directo a "mi ordenador/computadora" y verifique que un archivo llamado AVZ esté ahí. Paso 4

37 Una vez que haya escrito el archivo de comando a la memoria flash, inserte la misma al puerto USB de su reloj x180 localizado al fondo de su reloj, espere 5 segundos hasta que vea el mensaje "DONE" en la pantalla del reloj. DONE (hecho) significa que ha bajado los récords de asistencia y tiempo con éxito a la memoria flash, esta operación se hace automáticamente una vez que inserta la memoria flash en el reloj, si se exhibe un mensaje de ERROR en lugar de DONE, entonces las operación no tuvo éxito y debe intentarlo otra vez. Cada vez que baje (descargue) un récord, un folder llamado AVZ001 será creado, si no borra este folder de la memoria USB, entonces la próxima vez que descargue, la secuencia numérica subirá por 1 por cada descarga, como se muestra en el ejemplo usted debe comenzar a borrar esos archivos una vez que la memoria USB se comienze a quedar sin espacio. NOTA: no borre el archivo AVZ sin los números ya que esta tiene el archivo de comando adentro. Paso 5 Para subuir la data de la memoria flash del programa de su Timekeeper 2000, siga estas instrucciones: Cierre el programa del Timekeeper 2000 y abra el comando de subir data al USB de su tope (desktop) presionando en el ícono. Selecciones la letra asignada por su computadora previamente a la memoria. Esta ventana se abrirá a la memoria flash y presione "importar data". Una vez vea la siguiente ventana, sus récords de asistencia y tiempo se habrán subido con éxito al programa del Timekeeper VER LOS PONCHES BAJADOS POR LA RED O POR LA USB Para ver los registros de asistencia descargados siga estos pasos: 1) Descargue los registros de asistencia de sus empleados guardado en el reloj. Para las instrucciones paso a paso sobre cómo descargar los archivos, lea Cómo descargar los registros de asistencia en el menú Ayuda. 2) Haga click en la pestaña Lista de los empleados.

38 3) Seleccione el rango de fechas de los registros que desea ver. Fecha de inicio y fecha final. 4) Seleccione el empleado en cuestión, y la data aparecerá desplegada a la derecha.

39 SINCRONIZAR LA HORA Una vez que haya entrado la información para todos los empleados, ahora puede descargar los empleados y los registros de asistencia del dispositivo hacia su TimeKeeper Para sincronizar el reloj con su ordenador, siga estos pasos: Abra el software, introduzca su ID de usuario y contraseña. Default USER : Administrator PASSWORD : Haga Click en la pestaña de Reports.

40 A la derecha inferior en esta pantalla, haga click en DEVICE TO PC COMMUNICATOR, (figura 1a) Esto abrirá la pantalla del comunicador. (figura 2a)

41 Figure 1a Figure 2a En este paso usted ya debería haber creado la conexión de su dispositivo. Si no, refiérase a la guía para "Conectarse al Reloj" en su manual. Seleccione la conexión y haga clic en Conectar a continuación, se le pedirá que introduzca su contraseña. Después de haber introducido su contraseña en caso de que se haya conectado correctamente, usted debería ver los datos del dispositivo y también la indicación conectado con éxito.

42 Una vez conectado, vaya a "Setting Parameters" y selecciones "Time Synchronization". Una vez hecho esto, la hora en el reloj deberá ser la misma que en el ordenador.