Ficha Inicio. Grupo Portapapeles Portapapeles Abre el cuadro de diálogo Portapapeles de Office

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1 Ficha Inicio Grupo Portapapeles Portapapeles Abre el cuadro de diálogo Portapapeles de Office Cortar Coloca lo que se ha seleccionado en el Portapapeles. La selección puede ser una celda, un rango de celdas, caracteres dentro de la celda o de la barra de fórmulas, un gráfico incrustado o un objeto gráfico. Lo cortado quedará entonces disponibles y se podrá pegar en otro lugar. Cuando se corten celdas en una hoja de cálculo, Excel circundará la celda o el rango de celdas seleccionado con un borde móvil que nos indica que se encuentra en el Portapapeles. El rango de la selección que se ha de cortar en una hoja de cálculo, deberá ser una sola área rectangular continua. Dentro de una hoja de cálculo, si el comando Cortar es seguido por el comando Pegar se pegará, el contenido, formato y comentario, si hubiese, del área de desapareciendo de la primera. Si Cortar es seguido por el comando Insertar Celdas Cortadas... del Grupo Celda-Insertar, el contenido, formato y comentario de las celdas serán insertados entre las celdas existentes desplazando las que ocupan esos lugares a la posición que se seleccione -derecha o abajo-, en cuadro de diálogo Insertar datos a pegar. Copiar (CTRL+C) Duplica lo seleccionado en el Portapapeles. La selección puede ser una celda, un rango de celdas, una selección de celda no adyacente (siempre del mismo tamaño y posición relativa), caracteres dentro de la celda o de la barra de fórmulas, un gráfico incrustado o un objeto gráfico. Al igual que en el comando anterior, Excel circundará la celda, el o los rangos de celdas seleccionados con un borde móvil que nos indica que se encuentra en el Portapapeles y mientras esto se mantenga así se puede Pegar. Hojas de cálculo En tanto las celdas estén circundadas con un borde móvil. Si se selecciona el comando Pegar se copiarán el contenido, formato y comentario, si hubiese, de las celdas tantas veces como se ejecute el comando. Dentro de la celda o de la barra de fórmulas Los caracteres copiados de la celda o de la barra de fórmulas se colocan en el Portapapeles y pueden, entonces, copiarse en otro lugar. 1

2 Gráficos Con una hoja de un gráfico o un gráfico incrustado activo, si se selecciona Copiar se copiará todo el gráfico y estará circundado con un borde móvil. El gráfico se podrá entonces pegar en la hoja de cálculo o en otro gráfico. Copiar Formato (CTRL+MAYUSC.+C) Este botón le permite repetir formatos rápidamente. Se debe seleccionar a o las celdas con el formato que desea y luego pulsar hacer clic en Copiar formato. El puntero cambia a un pincel, y luego se debe seleccionar la celda o rango en el que desea aplicar dicho formato. Si pulsa el botón Copiar formato una vez, sólo se podrá pegar ese formato una vez. Si desea copiar el formato en varias áreas no adyacentes, entonces se debe pulsar dos veces el botón Copiar formato para activarlo. Cuando se haya finalizado de pegar formatos, se debe pulsar de nuevo el botón Copiar formato para desactivarlo o presione ESC. Pegar (CTRL+V) Coloca el contenido que se encuentra en el Portapapeles en el área de pegado, en un gráfico o la barra de fórmulas, si está activa. Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se copian o cortan celdas y luego se pegan. Hoja de trabajo Este comando pega el contenido, el formato y comentario de las celdas copiadas o cortadas en las celdas seleccionadas. El área de pegado puede ser una sola celda, un rango de celdas o un objeto gráfico. Si se selecciona el comando Copiar antes de Pegar, se podrá pegar varias copias, ya sea en forma simultánea o secuencial. Si el área de pegado es una sola celda, esta celda será la esquina superior izquierda del área de pegado; el resto de los datos se pegarán por debajo y a la derecha de ésta celda. Si se selecciona el comando Copiar antes de Pegar, y se está realizando el pegado en un rango de celdas de mayor dimensión que el área de copiado o una selección discontinua, debe poder contener uno o más rectángulos del tamaño y forma exactos del área de copiado. Gráficos Si se copió un gráfico, se podrá utilizar el comando Pegar para pegar el gráfico en otro gráfico activo o en una hoja de cálculo. Si se copiaron datos de una hoja de cálculo y se pueden pegar en un gráfico incrustado o se puede utilizar el comando Pegado especial para controlar cómo se trazan las series o los puntos de datos. Dentro de la celda o de la Barra de fórmulas Si se elige Pegar se insertará el contenido del Portapapeles en el punto de inserción de la celda o de la barra de fórmulas. Si se selecciona cualquier carácter de la celda o de la barra de fórmulas, antes de elegir el comando Pegar, esos caracteres serán reemplazados por el contenido del Portapapeles. Pegado Especial Pega los valores, formatos, fórmulas, comentarios o ancho de columnas del área de copiado que se definió con el comando Copiar, en las celdas de la selección actual. El comando Pegado especial también controla cómo se pegan los datos copiados de una aplicación que no sea Excel. Pegado especial no se activa si previamente se ha realizado el comando Cortar. 2

3 El área de pegado puede ser tanto una celda como un rango El comando Pegado especial se puede usar para combinar las fórmulas o los valores en las celdas copiadas con las fórmulas o los valores en las celdas del área de pegado. Se puede especificar si las fórmulas o los valores copiados se suman, se restan, se multiplican o se dividen al contenido de las celdas del área de pegado. El comando Pegado especial también se puede usar para transponer un rango de celdas copiadas o para establecer un vínculo entre el área de copiado y el área de pegado. Opciones de cuadro de diálogo cuando los datos copiados son de Excel. Pegar Todo Pega el contenido, el formato y comentario de la celda. Es idéntico al comando Pegar. Fórmulas Pega el contenido real de las celdas, es decir, lo que normalmente se visualiza en la barra de fórmulas, cualquiera sea el contenido de la misma, constantes o fórmulas. En el caso de las constantes de fecha pega el número que identifica esa fecha ya que no pega el formato. Valores Pega lo que se visualiza en la celda, es decir, en las celdas que contienen una fórmula, pega el valor resultante de dicha fórmula. En el caso de las constantes de fecha pega el número que identifica esa fecha sin formato. Formatos Pega sólo los formatos de celdas. Comentarios Pega sólo los comentarios de celdas. Validación Pega las reglas de validación de datos, de las celdas copiadas, en el área de pegado. 3

4 Todo excepto bordes Pega fórmulas, comentarios y formatos definidos, pero no los bordes. Todo utilizando tema de origen Pega el contenido de la celda en el formato del tema del documento que se aplica a los datos copiados. Ancho de la columna Pega sólo el ancho de la/las columnas copiadas en la/las columnas del área de pegado. Formato de números y fórmulas Pega el contenido de las celdas y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas (Grupo Número Formato celda Número). Formato de números y valores Pega lo que se visualiza en la celda y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas (Grupo Número Formato celda Número). Operación En las operaciones se debe considerar el Area de Pegado, mas, menos, multiplicado o dividido, en/el Area de copiado. Ninguna Reemplaza las celdas en el área de pegado con las celdas del área de copiado. Sumar Suma fórmulas o valores del área de copiados a los de las celdas en el área de pegado. Restar Resta fórmulas o valores del área de copiados a los de las celdas en el área de pegado. Multiplicar Multiplica las fórmulas o los valores del área de pegado por los del área de copiado. Dividir Divide los valores o fórmulas del área de pegado en los valores del área de copiado. Saltar blanco No pega celdas en blanco del área de copiado en el área de pegado, por lo tanto, al copiar una celda en blanco no se eliminará el dato existente en la celda correspondiente en el área de pegado y si se está realizando una operación evita el resultado 0 en el caso de la multiplicación y el error de dividir por 0 en el caso de la división. Transponer Cambia la orientación de los datos cuando los pega. Los datos de la fila superior del área de copiado pasan a ser la columna izquierda del área de pegado; los datos de la columna izquierda se ubican en la fila superior del área de pegado. Pegar vínculo Pega los datos copiados en las celdas seleccionadas y establece un vínculo con la fuente de los datos. Cuando los datos fuente cambian, los datos pegados reflejan esos cambios. La selección fuente puede ser una sola celda o un rango de celdas. Si la fuente es más de una celda, Pegar vínculo pega una matriz. El área de pegado puede ser una sola celda, un rango de celdas o un rango con nombre Opciones de cuadro de diálogo cuando se selecciona un objeto Despliega una lista de diferentes modos en que puede pegar los datos. Por ejemplo, un texto copiado puede pegarse como texto dentro de objetos que acepten texto, tales como un cuadro de texto o un botón. Un objeto que ha sido copiado se pega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del objeto seleccionado. Pegar Pega la información desde el Portapapeles a la hoja de cálculo o lo los datos copiados son de otra aplicación. 4

5 Pegar con vínculo Vincula la información que se ha pegado al documento fuente. Este botón no está disponible si no se puede establecer un vínculo. Mostrar como icono Muestra el objeto incrustado como un icono, el cual representa la aplicación fuente. Grupo Fuente Fuente Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha Fuentes. Ficha Fuentes Cambia la fuente, el estilo, el tamaño, el color, el subrayado y los efectos del texto dentro de las celdas seleccionadas. Fuentes Muestra y permite seleccionar la fuente que se desea o escribir el nombre de la misma en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista. Estilo Muestra y permite seleccionar uno de la lista de los estilos disponibles para cada fuente. Tamaño Muestra y permite seleccionar uno de tamaños disponible para la fuente seleccionada en el 5

6 cuadro Fuente. Se puede elegir un tamaño de fuente o escribir el tamaño que desea en el cuadro ubicado en la parte superior de la lista de tamaños. Subrayado Muestra y permite seleccionar uno de los formatos de subrayado disponibles de la lista: Ninguno, Simple, Doble, Simple contabilidad y Doble contabilidad Color Muestra una lista de los colores disponibles. Se puede elegir un color de la lista o seleccionar Automático para establecer el color del texto de la ventana que está definido en el Panel de control de Windows. A menos que se haya cambiado el color del texto de la ventana, al seleccionar Automático se establece el negro como el color del texto. Fuente normal Establece la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos en Estilo normal. Efectos Tachado Atraviesa con un guión los caracteres de las celdas seleccionadas. Superíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación superior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto. Subíndice Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación inferior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto. Vista previa Presenta el texto tal como se vería con las selecciones de formato de fuentes aplicadas. Aceptar Cancelar Fuente Permite aplicar para el texto en las celdas seleccionadas la fuente que se visualiza en cuadro de texto o elegir la que se desea de la lista desplegable. La fuente predeterminada es Calibri. Tamaño Permite aplicar para el texto en las celdas seleccionadas el tamaño que se visualiza en cuadro de texto, elegir el que se desea de la lista desplegable o escribir cualquier número entre 1 y El tamaño de fuente predeterminado es 11. Nota Los tamaños de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de la impresora activa. Aumentar Disminuir tamaño Permite agrandar o achicar el tamaño de la letra siguiendo la lista preestablecida en Tamaño de fuente. Estilo de fuente Permite aplicar a la selección el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas. El estilo de fuente predeterminado es Normal. Negrita Aplica el estilo negrita al texto de las celdas seleccionadas. Cursiva Aplica el estilo cursiva al texto de las celdas seleccionadas. Subrayado Permite aplicar al texto en las celdas seleccionadas el subrayado que se elija de la lista desplegable. Las opciones posibles son Subrayado (simple) y Subrayado doble. El subra- 6

7 yado predeterminado es Ninguno. Bordes Permite aplicar a las celdas seleccionadas el borde que se visualiza en el botón o elegir el que se desea de la lista de desplegable de opciones preestablecidas. Además muestra una serie de opciones de de dibujo manual de los bordes. Bordes Permite seleccionar el borde que se desea de la lista de desplegable de opciones preestablecidas.. Dibujar bordes Permite dibujar manualmente los bordes o cuadrícula interior de un rango pudiendo seleccionar el estilo y color de línea Para quitar todos los bordes, se debe seleccionar Sin Bordes, o Borrar borde si se desea hacer una selección. Más Bordes Abre el diálogo Formato de celdas en la ficha Bordes. Ficha Bordes Agrega o elimina las líneas de borde de las celdas seleccionadas. Preestablecidos Ninguno Quita los bordes de las celdas seleccionadas. Contorno Agrega un borde alrededor de la parte exterior del rango de las celdas selecciona- 7

8 das; utiliza el estilo de línea seleccionado bajo Estilo. Interior Agrega un borde a las cuadrículas internas en el intervalo de las celdas seleccionadas; utiliza el estilo de línea seleccionado bajo Estilo. Bordes Permite establecer donde se realizarán las líneas de borde. Superior, Horizontales (interiores), Inferior, Diagonales, Izquierdo, Verticales (interiores), Derecho Aplica un borde sólo en los lados o posiciones que se definan en estas opciones. Línea Estilo Establece el estilo de línea que se aplica a un borde. Color Establece el color del borde en uno de los 56 colores disponibles. La opción Automático aplica el color y el estilo de borde predeterminados. Color de relleno - Color de fuente Permite aplicar el color visualizado en el botón para fondo o la letra de la/s celdas seleccionadas o seleccionar otro desplegando la paleta de Colores del tema. 8

9 Grupo Alineación Alineación Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha Alineación. Ficha Alineación Alineación del texto Permite establecer la alineación del contenido de las celdas seleccionadas es decir cambiar la alineación vertical u horizontal del contenido de la celda según las opciones seleccionadas. Por configuración predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los valores de error y lógicos en el centro. La alineación horizontal predeterminada es General. Horizontal Permite establecer la alineación de los datos en relación al borde izquierdo y derecho de la celda. Por configuración predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y los valores de error y lógicos en el centro. La alineación horizontal predeterminada es General. General Aplica la alineación predeterminada, según el tipo de datos. Los datos de texto se alinearán al extremo izquierdo de la celda y los números, las fechas y las horas se alinearán, a la derecha. Los valores lógicos VERDADERO y FALSO se centrarán al igual que los errores. Si se cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos Izquierda 9

10 Alinea el contenido en el extremo izquierdo de la celda. Si se especifica un número en el cuadro Sangría, alineará el contenido de la celda desde la izquierda el número espacios de caracteres especificados. Los espacios de caracteres se basan en la fuente y el tamaño de fuente estándar. Centrar Centra el contenido en la celda. Derecha Alinea el contenido de la celda a la derecha. Rellenar Repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo hasta completar la celda o lo largo del rango seleccionado. Todas las celdas del rango seleccionado que se desee rellenar deberán estar vacías Justificar Ajusta el contenido entre el borde derecho e izquierdo de la celda. Para ello divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la celda y ajusta el espacio entre palabras para que todas las líneas tengan el mismo ancho que la celda. Centrar en la selección Centra el contenido de la celda situada en el extremo izquierdo de una selección en el rango seleccionado. Todas las demás celdas en el rango seleccionado deberán estar vacías Vertical Permite establecer la alineación de los datos en relación a la altura de la celda. Por configuración predeterminada, Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación vertical predeterminada es Inferior. Superior Alinea el contenido de la celda en la parte superior de la misma. Centrar Alinea el contenido de la celda en el centro de la misma. Inferior Alinea el contenido de la celda en la parte inferior de la misma. Justificar Justifica el contenido de la celda en el alto de la misma. Para lo cual ajusta el interlianeado de manera al que la primera línea se encuentra junto al borde superior de la celda y la última junto al borde inferior de la misma. Control del texto Ajustar Texto Ajusta el texto en la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño de los caracteres de la fuente de forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de forma automática si cambia el ancho de la columna. Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda de una celda combinada es la celda de la parte superior izquierda del rango originalmente seleccionado. Orientación Permite determinar si la dirección de la escritura va ser horizontal o vertical. De ser horizontal, posibilita gira el contenido de las celdas seleccionadas, de manera 10

11 que la base de los caracteres tipeados tomen cierta inclinación. Grados Establece la proporción de giro del texto en la celda seleccionada en grados. Vertical Permite establecer la alineación de los datos en relación a la altura de la celda. Superior Alinea el contenido de la celda en la parte superior de la misma. Centrar Alinea el contenido de la celda en el centro de la misma de forma que quede el mismo espacio hasta el borde superior e inferior de la celda. Inferior Alinea el contenido de la celda en la parte inferior de la misma. Horizontal Permite seleccionar la alineación de los datos en relación al borde izquierdo y derecho de la celda. Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los valores de errores y lógicos. Izquierda Alinea el contenido en el borde izquierdo de la celda. Centrar Centra el contenido en la celda. Derecha Alinea el contenido en el borde derecho de la celda. Orientación Permite aplicar la orientación visualizada en el botón, seleccionar una de las opciones que se presenta en la lista desplegable o abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha Alineación para seleccionar una orientación personalizada. Sangría Aumenta o disminuye la sangría izquierda (el espacio entre el borde izquierdo y el texto) al contenido de una celda. Cada incremento o disminución es equivalente al ancho de un carácter. Ajustar Texto Ajusta el texto en la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. Combinar y Centrar 11

12 Combinar y Centrar Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. El contenido celda superior izquierda del rango seleccionado aparece en el centro de la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del rango seleccionado se eliminarán. La referencia de celda de una celda combinada es la celda de la parte superior izquierda del rango originalmente seleccionado. Combinar horizontalmente Combina el rango de celdas seleccionadas horizontalmente de manera de obtener como resultado tantas celdas como filas abarca la selección. Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. Separar celdas Divide las celdas combinadas en la misma cantidad celdas que les dieron origen. Cumple la misma función que hacer clic el botón Combinar y Centrar. Grupo Número Número Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha Número. Ficha Número Cuando se escribe un número, Excel asigna al número uno de los formatos incorporados basado en los que se escribió. Se pueden utilizar los distintos formatos para cambiar el aspecto de los números, incluyendo las fechas y las horas, sin cambiar el número que es el contenido. El formato de número que se aplique, no afectará al valor real de la celda - mostrado en la barra de fórmulas - que utiliza Excel para realizar los cálculos. Los formatos de números pueden ser los incorporados, o formatos propios. En una hoja de cálculo nueva, el formato de número predeterminado para todas las celdas es el General. 12

13 Categoría Muestra una lista de las categorías en las cuales están clasificados los formatos de números. Cuando se elige una categoría, los formatos incorporados y personalizados se muestran en el cuadro Códigos de formato. General Es el formato por defecto que asume Excel. Los números son mostrados tal cual se introducen. Los ceros después de la coma decimal no se muestran en pantalla y si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea las posiciones decimales de los números para poder adecuarlos al ancho de columna y utiliza la notación científica para números muy grandes o muy pequeños. Número Los números son expresados con un número fijo de posiciones decimales, los ceros después de la coma decimal son visualizados en pantalla. Tiene como opcional Usar separador de miles y seleccionar una opción para especificar la forma en que se van a mostrar Números negativos. Moneda Los números son mostrados en pantalla precedido del signo monetario $ (pudiendo seleccionarse cual será con la opción Símbolo) y separados por punto cada tres posiciones (miles, millones, etc). Los Números negativos pueden expresarse con o sin el signo negativo en color negro o en rojo. Aparecen los ceros de la parte decimal. Contabilidad Los números muestran las mismas características que en el formato monetario excepto que el signo monetario que se alinea sobre el borde izquierdo de la celda y los números negativo se visualizan con el formato elegido para este tipo de datos en Configuración Regional del Panel de Control de Windows. Fecha Muestra una serie de opciones respecto de la forma en que pueden visualizarse en las celdas los números de series que representan las fechas. Hora Muestra una serie de opciones respecto de la forma en que pueden visualizarse en las celdas los números de series (decimales) que representan las horas. Porcentaje Visualiza los valores de las celdas multiplicados por 100 y seguidos del signo %. Fracción Visualiza la parte decimal de los números como fracciones. Científica Los números son expresados en notación científica, es decir a través una mantisa seguida por la letra E que muestra que lo que continua es el exponente. Por ejemplo el número en notación científica 1,23457E+13 representa al número y 1,23457E-5 representa a 0, Texto Las celdas con el formato Texto se consideran texto incluso cuando se escribe un número en la celda; el número se muestra de la manera exacta en que fue escrito. Especial Visualiza los números con formatos especiales como: código postal, números de teléfono o números del Seguro Social Personalizada 13

14 Permite crear formatos numéricos personalizados, para lo cual se deben utilizar códigos de formato definidos en la tabla de caracteres especiales. Para agregar un formato personalizado, se debe editar el formato que se muestra en el cuadro Tipo o escribir un nuevo formato. El formato personalizado se agrega a la categoría adecuada. Siempre se mantienen disponibles los formatos incorporados. Para los formatos para números: # 0 (cero)? Presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor. Muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato. Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones que tengan un número de dígitos variable Para los formatos numéricos: si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Para mostrar Código ,4289 como ,43 #.###,## 1234,59 como 1234,6 ###,.# 8,9 como 8,900 #,000 0,631 como 0,6 0,# 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0# 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados???,??? 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados #???/??? Para los formatos de fechas: m Los meses como 1-12 mm Los meses como mmm Los meses como ene-dic mmmm Los meses como enero-diciembre mmmmm Los meses como la inicial de cada mes d Los días como 1-31 dd Los días como ddd Los días como do.-sáb dddd Los días como domingo-sábado aa Los años como aaaa Los años como Muestra Visualiza el aspecto que tendrá el número con las opciones seleccionadas. Presenta un ejemplo del formato seleccionado Posiciones decimales Permite especificar el número de dígitos mostrados a la derecha del separador decimal. Ex- 14

15 cel admite hasta 30 posiciones decimales. Usar separador de miles Permite incluir un separador de miles en la categoría seleccionada Números negativos Permite especificar cómo será la presentación de los números negativos, seleccionando una de las opciones del cuadro. Símbolo $ Permite mostrar un símbolo de moneda con los números. Tipo Muestra una lista de todos los formatos disponibles en una categoría seleccionada. Permite especificar la presentación para las categorías de fechas, horas, fracciones o formatos personalizados. Eliminar Permite eliminar el formato personalizado que está seleccionado en el cuadro Tipo. No se puede eliminar formatos de números incorporados por Excel. Formato de número Permite aplicar el formato de número que se visualizada en el botón, seleccionar una de las opciones que se presenta en la lista desplegable o abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas en la Ficha Número para seleccionar otro formato que no aparece en la lista. Estilos Estilo Moneda Permite aplicar el estilo moneda, seleccionar una de las opciones de símbolo de moneda que se presenta en la lista desplegable o abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas en la Ficha Número. Estilo Porcentual Permite aplicar el estilo porcentual. Estilo Millar Permite aplicar el estilo millar. Aumentar Disminuir decimales Permiten aumentar o disminuir la cantidad de decimales a visualizar en la celda. Cuando se modifican los decimales el número se redondea. 15

16 Grupo Estilos Formato condicional El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de visualizar datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tendrá dicho formato. Resaltar reglas de celdas Todas las opciones excepto Más reglas abren el cuadro de diálogo Nombre de la regla dónde se coloca la condición en el cuadro de texto Aplicar formato a celdas que son.. La lista que se despliega luego de con, permite seleccionar uno de los formatos preestablecidos o el formato personalizado a aplicar. Reglas superiores e inferiores 16

17 Todas las opciones excepto Más reglas abren el cuadro de diálogo Nombre de la regla dónde se coloca la cantidad en el spinner Aplicar formato a celdas cuyo rango sea.. La lista que se despliega luego de con, permite seleccionar uno de los formatos preestablecidos o el formato personalizado a aplicar. Nueva regla Abre el cuadro de diálogo Nueva de reglas de formato condicionales. Seleccionar un tipo de regla Presenta un listado de opciones de tipo de regla a definir. Editar una descripción de regla Presenta las opciones específicas del tipo de regla a definir de acuerdo a lo seleccionado en Seleccionar un tipo de regla. Borrar reglas Presenta las opciones que permiten borrar sólo las reglas de la celdas seleccionadas, todas las de la hoja activa, las de la tabla en la que se está posicionado sea una tabla definida como tal o una tabla dinámica Administrar reglas Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro, se 17

18 debe utilizar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. Cuando se aplican dos o más reglas de formato condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalúan por orden de prioridad en función en el orden cómo aparezcan en este cuadro de diálogo. De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por tanto, tienen una mayor prioridad, por lo que se permite variar la posición relativa en el listado con los botones de Subir y Bajar. Mostrar reglas de formato para Permite seleccionar el alcance del cual desplegará las reglas de formato condicional establecidas. Las opciones son: Selección actual, Esta hoja, Hoja: HojaN Nueva reglas Abre el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. Editar reglas Abre el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Eliminar reglas Quita del listado la regla seleccionada. Dar formato como tabla Permite aplicar el formato seleccionado de lista desplegable a un conjunto de celdas Al seleccionar un estilo, abre el cuadro de diálogo Dar formato como tabla en cual se establece el rango donde se encuentran las celdas ha formatear y si dicho rango posee encabezados. Cuando se está posicionado en la tabla con estilo, aparece en la Cinta de opciones la ficha Herramientas de tabla-diseño. 18

19 Nuevo estilo de tabla Abre el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla que permite crear un estilo de tabla personalizado. Nombre el cuadro texto permite escribir el nombre que desee asignar al nuevo estilo de tabla. Elemento de la tabla permite seleccionar el elemento de la tabla al que se le va a dar formato. Formato permite establecer el formato a dar al elemento de tabla seleccionado. Borrar permite eliminar el formato establecido para al elemento de tabla seleccionado. Vista preliminar permite establecer el formato a dar al elemento de tabla seleccionado. Tamaño de la bandas permite determinarla cantidad de filas/columnas que formará la bandas. Establecer como. predeterminado para este documento permite establecer el estilo rápido definido como predeterminado. Nuevo estilo de tabla dinámica Abre el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla dinámica que permite crear un estilo de tabla dinámica personalizado que tiene las mismas opciones que el anterior. Estilo de celda Aplica automáticamente una combinación incorporada de formatos, denominados estilos, a un rango de celdas. Excel proporciona una variedad de estilos que aplican formatos de números, alineaciones, fuentes, bordes, diseños y sombras, ancho de columna y alto de fila. Se puede borrar un estilo, seleccionando la opción Normal. Se puede aplicar un estilo proporcionado por Excel o crear estilos personalizados. Existen dos formas de crear estilos: por ejemplo y por definición. Se puede definir un estilo eligiendo la combinación de formatos que desee y asignarle un nombre, o se puede copiar un estilo desde otro libro de trabajo, redefinir un estilo cambiando las características de sus formatos, o tomar los formatos asignados a una celda y asignarle un nombre. Con el botón derecho del mouse se despliega el menú contextual que además de Aplicar el estilo permite abrir el cuadro de diálogo Estilo para: Modificar: permite variar los formatos del estilo, las celdas con el estilo antiguo se actualizan automáticamente para reflejar los nuevos formatos. Duplicar: reproduce los formatos del estilo para tomarlo de base para uno nuevo. 19

20 La opción Eliminar borra el estilo de la lista y de todos los rangos a los que se aplicó. Nuevo estilo de celda Abre el cuadro de diálogo Estilo y para aplicar un estilo. Nombre del estilo Permite asignarle un nombre a un nuevo estilo. Aplicar Formato Muestra las fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas, donde puede seleccionar los formatos que se desean para el nuevo estilo El estilo incluye Muestra una lista de las opciones de formatos que se pueden aplicar en el estilo: número, fuentes, alineación, bordes, diseño y protección. Basta desactivar la casilla de verificación de cualquiera del tipo de formato que no se desee incluir de la definición del estilo. Combinar estilos Abre el cuadro de diálogo Combinar estilos. Combinar estilos de: Permite seleccionar entre los libro abiertos, de cuál de ellos se copiarán los estilos de celdas definidos. 20

21 Grupo Celdas Insertar Insertar celdas Inserta una o varias filas o columna o un rango de celdas en blanco equivalente en tamaño y forma al rango de celdas seleccionado, o inserta una selección a la que previamente se le ha aplicado el comando Copiar o Cortar por lo que adopta el nombre de Insertar celdas copiadas o Insetar celdas cortadas... Las filas, las columnas se desplazan para dar lugar a la inserción pero si lo que se va a insertar es de un rango de celdas se puede indicar la dirección de desplazamiento. Desplazar celdas hacia la derecha Desplaza las celdas existentes a la derecha cuando inserta un rango de celdas. Desplazar celdas hacia abajo Desplaza las celdas existentes hacia abajo cuando inserta un rango de celdas. Insertar toda una fila Inserta una o varias filas completas sobre la selección. Insertar toda una columna Inserta una o varias columnas completas en el lugar de la selección. Insertar filas de hoja Inserta una o varias filas en blanco en el lugar de la selección. Si se seleccionan varias filas, se insertará el número de filas correspondientes a las que contenga la selección. Insertar columnas de hoja Inserta una o varias columnas vacías en el lugar de la selección. De seleccionarse varias columnas, se insertará el número de columnas incluidas en el rango. Hoja de cálculo Inserta una o varias hojas de cálculo nueva en la posición de la hoja activa al momento de dar el comando. Se podrá insertar más de una hoja de cálculo nueva seleccionando varias hojas adyacentes, tantas como se desee insertar. 21

22 Eliminar Eliminar celdas Suprime por completo celdas, filas o columnas de una hoja de cálculo. Las celdas de alrededor cambian de posición para llenar el espacio vacío. Si elimina toda una fila o una columna, las columnas y las celdas cambiarán de posición automáticamente para llenar el espacio vacante. Si se selecciona menos de una fila o de una columna entera, aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se cambia la posición de las celdas circundantes hacia arriba o hacia la izquierda, o si se desea eliminar la columna o la fila por completo. Desplazar las celdas hacia la izquierda Desplaza las celdas circundantes (las que se encuentran a la derecha) hacia la izquierda. Desplazar las celdas hacia arriba Desplaza las celdas circundantes (las que se encuentran por debajo) hacia arriba. Toda la fila Borra la/s fila/s entera/s y desplaza las que se encuentran por debajo para llenar el espacio. Toda la columna Borra toda/s la/s columna/s y desplaza las de la derecha para llenar el espacio vacío. Eliminar hoja Elimina permanentemente la hoja o las hojas seleccionadas del libro de trabajo. Este comando no se puede deshacer. Antes de eliminar las hojas seleccionadas, Excel solicitará que se confirme la eliminación. Formato Tamaño de celda Alto de fila Muestra el cuadro de diálogo Alto de fila. En este cuadro, se puede ingresar un número de 0 a 409, que representará el alto de la fila en puntos. El alto de fila predeterminado es de 15 puntos. Si se ingresa 0, la fila quedará oculta. Autoajustar alto de fila Establece el alto de cada fila de la selección de manera que todos los contenidos sean visibles, para ello evalúa el tamaño de la fuente de todas las celdas de cada fila. El alto para una fila varía según el tamaño de la fuente. También se puede ajustar el alto al tamaño más apropiado haciendo doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila. Ancho de columna Muestra el cuadro de diálogo Ancho de columna. Se puede ingresar un número de 0 a 255. Este número representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda utilizando la fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 10,75 caracteres. Si el ancho de columna se establece como 0, la columna se oculta. Autoajustar ancho de la columna Ajusta el tamaño de la columna al ancho mínimo necesario para poder mostrar el conte- 22

23 nido de las celdas seleccionadas. Si más adelante se cambia el contenido de las celdas, se debe volver a ajustar la selección. Se puede ajustar rápidamente el ancho de la columna al tamaño más apropiado haciendo doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna. Ancho predeterminado Muestra el cuadro de diálogo Ancho estándar que permite establecer el nuevo ancho estándar para las columnas de la hoja de cálculo activa que no han sido ajustadas previamente. El tamaño un número entre 0 a 255 se debe ingresar en el cuadro Ancho estándar de columna. Este número representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con la fuente estándar. Visibilidad Ocultar filas Oculta las filas seleccionadas. Ocultar columnas Oculta las columnas seleccionadas. Ocultar hoja Oculta la hoja activa o el grupo de hojas seleccionado. Mostrar filas Muestra las filas ocultas de la selección. Para seleccionar las filas ocultas, se deben seleccionar las celdas de las filas justo arriba y debajo de la fila que está oculta. Mostrar columnas Muestra las columnas ocultas de la selección. Para seleccionar las columnas ocultas, se deben seleccionar las celdas de las columnas justamente a la izquierda y a la derecha de la columna oculta. Mostrar hojas Presenta una lista de hojas ocultas. Para visualizar una hoja oculta se la debe seleccionar y elegir el botón Aceptar. Solamente se puede mostrar una hoja a la vez. Organizar hojas Cambiar el nombre de la hoja Permite cambiar el nombre de la hoja seleccionado Este comando selecciona el nombre actual de la hoja y basta con escribir el nuevo para reemplazarlo. El nuevo nombre puede tener hasta un máximo de 31 caracteres, incluyendo espacios. El nombre no puede estar encerrado en corchetes; tampoco puede incluir los siguientes caracteres: dos puntos, barra diagonal, barra inversa, punto de interrogación, asterisco. Mover o copiar hoja Abre el cuadro de diálogo Mover o copiar. Mueve o copia las hojas seleccionadas a otro libro de trabajo o a otro lugar dentro del mismo libro de trabajo. 23

24 Al libro Permite indicar el libro de trabajo al que se desea mover o copiar las hojas seleccionadas cuándo no sea el libro en uso. Seleccionando la opción (nuevo libro) se crea un nuevo libro de trabajo que contendrá sólo las hojas que se muevan o copien. Para poder mover o copiar a un libro ya existente, éste se deberá encontrar abierto. Antes de la hoja Permite indicar la posición en que se desea se coloque la hoja o las hojas seleccionadas. Si antes de mover o copiar se han seleccionado hojas no adyacentes, las hojas se agruparán al moverse o copiarse. Crear una copia Duplica la hoja o las hojas seleccionadas, con el mismo nombre de la hoja copiada y con el número correspondiente a la copia entre paréntesis. Color de etiquetas Despliega la paleta de Colores del tema, que permite seleccionar el color a aplicar al fondo la etiqueta. Protección Proteger hoja Desproteger hoja Este comando impide que se realicen cambios en las celdas de los libros de trabajo y las hojas de macros, en los elementos en un gráfico, en los objetos gráficos de una hoja de cálculo o en una hoja de gráficos y en el código en un módulo de Visual Basic. Antes de usar este comando se puede especificar el estado bloqueado y sin bloquear para los rangos de celdas individuales y los objetos gráficos. Abre el cuadro de diálogo Proteger hoja Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas Activa la posibilidad de protección de la hoja, impidiendo a los usuarios: Realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo, a menos que se haya concedido un permiso de usuario específico para modificar las celdas en la opción Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo Ver filas o columnas que se hayan ocultado antes de proteger la hoja de cálculo. Ver las fórmulas de las celdas que se ocultaron antes de proteger la hoja de cálculo. Contraseña para desproteger la hoja 24

25 Permite asignar una contraseña de modo que si otros usuarios desean quitar la protección de la hoja deban introducirla para poder hacerlo. Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas, pueden tener hasta 255 caracteres y cualquier combinación de letras, números y símbolos. Sin la contraseña no se podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo Habilita la posibilidad de realizar ciertas acciones restringidas al proteger hoja. Cuando la hoja está protegida el comando se transforma en Desproteger hoja. Bloquear celdas Este botón activa o desactiva el bloqueo de las celdas seleccionadas para permitir o no el modificar el contenido de dichas celdas una vez protegida la hoja. Formato de celdas Abre el cuadro de diálogo Formato de celda. Grupo Modificar Autosuma Coloca automáticamente un signo = y la función SUMA, quedando a la espera de él o los argumentos a sumar. Despliega una lista con las funciones suma, promedio, contar número, máximo y mínimo, con las cuales coloca lo mismo que con la suma. En todos lo caso por debajo de donde se encuentra la fórmula muestra la sintaxis de la función seleccionada. La opción Más funciones abre el cuadro de diálogo Insertar función que permite acceder a la totalidad de las funciones disponibles. Rellenar Copia el contenido y el formato de las celdas de un lado del rango seleccionado en las celdas restantes de la selección. El contenido y formato copiados reemplazan el contenido y formato existentes. 25

26 Hacia abajo Copia el contenido y el formato de la celda o las celdas de la primera fila del rango seleccionado en las celdas que están por debajo. Hacia la derecha Copia el contenido y el formato de la celda o las celdas de la primera columna del rango seleccionado en las celdas que están a la derecha. Hacia arriba Copia el contenido y el formato de la celda o las celdas de la última fila del rango seleccionado en las celdas que están por encima. Hacia la izquierda Copia el contenido y el formato de la celda o las celdas de la última columna del rango seleccionado en las celdas que están a la izquierda. Otras hojas Copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja de cálculo activa, en el mismo rango de celdas de todas las demás hojas de un grupo. Este comando sólo se puede utilizar si se ha selecciona previamente un grupo de hojas. Todo Copia todo, el contenido y los formatos de las celdas seleccionadas. Contenido Copia sólo el contenido de las celdas seleccionadas, el formato queda intacto. Formatos Copia sólo el formato de las celdas seleccionadas, el contenido queda intacto. Series Llena el rango de celdas seleccionado con una o varias series de números o fechas. El contenido de la primera celda o de las celdas de cada fila o columna de la selección, se utiliza como el valor inicial de las series. También se puede crear una serie de números o fechas en una hoja de cálculo utilizando la característica de llenado automático. Series en Filas Especifica si el llenado se va a realizar a través de la/las filas del rango seleccionado. Columnas Especifica si el llenado se va a realizar a través de la/las columnas del rango seleccionado. Tipo Lineal Permite crear una tendencia lineal de ajuste perfecto o una serie lineal. Si está desactivada la casilla Tendencia, se calculará una serie lineal agregando, en orden, el valor del cuadro "Incremento" a cada celda para obtener el valor de la siguiente. Geométrica Permite crear una tendencia o una serie geométrica. Si está desactivada la casilla Tendencia, se calculará una serie geométrica multiplicando, en orden, el valor del cuadro "Incremento" por el valor de cada celda para obtener el valor de la siguiente. Cronológica 26

27 Permite crear una serie de fechas. La parte de la fecha(día, mes o año) que se aumente en la serie dependerá de la opción seleccionada en el cuadro "Unidad de tiempo" y la cantidad del valor del cuadro "Incremento". Autorrellenar Permite llenar celdas vacías de una selección con una serie basada en datos de la selección. Seleccionar esta opción produce el mismo resultado que arrastrar el cuadro de relleno para llenar una serie. Se omitirá el valor del cuadro "Incremento", así como cualquier opción seleccionada de "Unidad de tiempo". Unidad de tiempo Fecha, Día laborable, Mes, Año Permite especificar si una serie de fechas debe aumentar por días, días laborables, meses o años. Sólo están habilitadas cuando se crean series de fechas. Tendencia Permite calcular una línea de ajuste perfecto (en series lineales) o una curva geométrica (en series geométricas). Los valores de incremento de la tendencia se calculan basándose en los existentes en la selección. Si no se activa la casilla "Tendencia", se tomará en cuenta el valor que haya en el cuadro "Incremento". Incremento Permite especificar la cantidad en la que se desea aumentar o disminuir los valores de la serie para obtener el siguiente valor. Un número positivo aumentará la serie; uno negativo la disminuirá. Límite Posibilita especificar el valor en el que se desee termine la serie, por ello no es necesario seleccionar un rango con anterioridad a usar el comando. Si se ha seleccionado un rango de celdas y éste se llena antes de que la serie alcance el límite, la serie se detendrá en ese punto. El valor que se introduzca puede ser positivo o negativo. El cuadro "Límite" puede dejarse en blanco cuando se ha seleccionado el rango de celdas que se desea rellenar. Justificar Redistribuye un texto que excede del ancho deseado en líneas lo más parecidas posibles al ancho seleccionado dentro de un rango de celdas (columna). Cada línea del texto llena el ancho del rango lo mejor posible. Este comando se utiliza para recomponer el texto en varias filas consecutivas que pasarán ser contenido del rango seleccionado. Las celdas del rango seleccionado que se encuentran por debajo de la contiene el texto deberán estar vacías, de no ser así se sobrescribirá el contenido de las mismas; las celdas de la derecha pueden o no estarlo. 27

28 Borrar Hojas de cálculo Elimina el objeto seleccionado o el contenido, el formato, los comentarios, o los tres, de las celdas seleccionadas en una hoja de cálculo. Si la selección se encuentra en la celda o en la barra de fórmulas, se eliminarán los caracteres seleccionados. Todo Borra el contenido, los formatos y los comentarios de las celdas seleccionadas. Formatos Borra sólo los formatos de las celdas seleccionadas, sin que esto afecte al contenido ni a los comentarios. Contenido Borra el contenido (constantes y fórmulas) de las celdas seleccionadas, sin que esto afecte a los formatos ni a los comentarios. Comentarios Borra sólo los comentarios de las celdas seleccionadas, sin que esto afecte al contenido ni a los formatos. Gráficos Cuando un gráfico o un objeto del gráfico se encuentran seleccionados las opciones del menú son Todo, Serie y Formatos. Ordenar y filtrar Orden de A a Z Ordena la lista actual por valores de menor a mayor (numérica o alfabéticamente), usando la columna que contiene la celda activa. Orden de Z a A Ordena la lista actual por valores de mayor a menor (numérica o alfabéticamente), usando la columna que contiene la celda activa. Orden personalizado Permite ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También se puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Abre el cuadro de diálogo Ordenar que permite ordenar por más de una columna o fila cuando tienen datos que desea agrupar por el mismo valor y después ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, se puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por empleado (para mostrar los empleados en orden alfabético dentro de cada departamento). Se puede ordenar hasta 28

29 un máximo de 64 columnas o filas. Agregar nivel Permite agregar otra columna por la cual ordenar. Eliminar nivel Quita de la lista la regla seleccionada. Copiar nivel Duplica la regla seleccionada. Subir - Bajar Permiten alterar la prioridad de ordenación. Mis datos tienen encabezado Permite establecer si la primera fila será considerada para los encabezados de columnas o si es parte del rango a ordenar. Esta opción no está disponible cuando se ordena por filas de izquierda a derecha. Opciones Abre el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. Distinguir mayúsculas de minúsculas Especificar una ordenación que diferencie las mayúsculas de las minúsculas Orientación Cambiar la orientación de la ordenación de arriba abajo (por columnas) ó de izquierda a derecha (por filas). Ordenar de arriba hacia abajo Permite ordenar las filas utilizando los valores de una columna. Ordenar de izquierda a derecha Permite ordenar las columnas utilizando los valores de una fila. Columna Permite seleccionar la columna fila por la cual se realizará el orden. Si la casilla de verificación Mis datos tienen encabezado esta tildada en este cuadro de lista aparecerán los encabezados de las columnas. Ordenar según Permite seleccionar el tipo de ordenación. Se puede optar por Valores, Color de celda, Color de fuente y Icono de celda 29