CONTRALORIA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORIA AUXILIAR AUDITORIA INTEGRADA AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Transcripción

1 1 Según el presupuesto preparado por el Municipio y consignado en los estudios previos, no se conoce el criterio que tuvo la administración para aplicar por concepto de administración del 18%, imprevisto del 5% y Utilidades del 7%, porcentajes que cubren la delegación integral de la obra. No es justificable por tanto, el porcentaje adicional asignado al convenio del 5% como administración del contrato, dada la anotación anterior, por lo que este porcentaje adicional se convirtió en un sobrecosto al valor del contrato, lo anterior se configura como un presunto detrimento patrimonial de $ En la realización de nuevos convenios interadministrativos por Administración Delegada revisar detalladamente la naturaleza del mismo, con una discriminación amplia del AIU con su correspondiente beneficiario. 2. En los convenios interadministrativos por Administración Delegada incluir dentro de la Administración el porcentaje correspondiente a honorarios que tengan que ver con la naturaleza de administrar. NOTA: No se toma acción correctiva, toda vez que la Contraloría General de Antioquia dejó en fime el hallazgo e inició los procesos sancionatorios correspondientes. Subsecretaria de Planeación e Infraestructura Inmediato 2 De la revisión realizada a los documentos soporte de todos los contratos, la Comisión Auditora evidenció que ninguna de las carpetas se encuentra foliada, esta situación no permite corroborar la ejecución total y satisfactoria de los contratos, en cumplimiento del Principio de Responsabilidad, establecido en el Numeral 4º del Artículo 26 de la Ley 80. Incumpliendo además, con lo establecido sobre criterios de organización en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, según la cual, de las actividades llevadas a cabo por las administraciones en desarrollo de su gestión deberán formarse los respectivos archivos. Además, se incumple con lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, que establece los criterios que deben seguirse para organizar los archivos de gestión en las Entidades del Estado y, con el Acuerdo 003 de 2004, Tabla de Retención Documental, del Comité Departamental de Archivos de Antioquia. (A) Se iniciaron las labores de búsqueda e identificación de los expecientes, dado que en el proceso de empalme no fueron entregados de manera inventariada, para proceder a la corrección de cada uno de ellos, en los temas identificados en el hallazgo. Subsecretaria de Planeación e Infraestructura y Oficina Inmediato Jurídica Página 1

2 En la revisión del Contrato de Obra Pública de 17 de Febrero de 2010 celebrado con Luz Damaris Cardona Arismendy, cuyo objeto es la Construcción, Mejoramiento y Adecuación de infraestructura en los barrios Escobar, Camilo Torres, El Cerrito, El Pedrero, La Inmaculada. Por valor de $ en la visita técnica realizada En el momento no se han ejecutado recursos por presupuesto participativo. La ACCION COMUNAL EL PEDRERO La acción correctiva se tendrá en cuenta en el momento de ejecutar recursos a través construcción del segundo piso del salón comunal de este rubro. NOTA: No se toma acción correctiva frente a este hallazago, toda Secretaría de Planeación e 3 el pedrero se realizo con recursos de presupuesto vez que la Contraloría General de Antioquia lo dejó en fime e inició los procesos Infraestructura y Secretaría Inmediato participativo y realizada la visita técnica a la obra sancionatorios correspondientes. La Secretaría de Seguridad Social y Familia de Seguridad Social y Familia correspondiente, se observo y se registro hace estudios para la presentación de un proyecto de Acuerdo para reglamentar el fotográficamente que se construyeron las vigas presupuesto participativo en el Municipio de La Estrella. aéreas, el muro de cerramiento y las columnas por un valor total de $ construcción que al momento no se encontraba prestando ningún beneficio a la comunidad, ya que esta se ve inconclusa quedando pendientes varias actividades a contratar para terminar la sede de la acción comunal. (A) 4 En la revisión del Contrato de Obra Pública de 17 de Febrero de 2010 celebrado con Luz Damaris Cardona Arismendy cuyo objeto es la Construcción, mejoramiento y adecuación de infraestructura en los barrios Escobar, Camilo Torres, El Cerrito, El Pedrero, La Inmaculada. Por valor de $ en la visita técnica realizada a las diferentes obras se MEJORAMIENTO PLACA POLIDEPORTIVA En el momento no se han ejecutado recursos por presupuesto participativo, la URBANIZACION VILLA DEL CAMPO SECTOR acción correctiva se tendrá en cuenta en el momento de ejecutar recursos a través ANCON EN EL MUNICIPIO DE LA ESTRELLA En Secretarios de Despacho y de este rubro. NOTA: No se toma acción correctiva, toda vez que la Contraloría Inmediato la visita técnica realizada a la obra el 20 de Oficina Jurídica General de Antioquia dejó en fime el hallazgo e inició los procesos sancionatorios septiembre de 2011 se encontró que la correspondientes. construcción de dicha placa se realizo en una urbanización que al parecer no debía estar cerrada, situación de ocurrencia hace 18 años ya que se estaría realizando afectaciones e inversiones a predios privados y construida dicha placa a particulares, caso que evidencia favorecimiento únicamente a los habitantes de dicha urbanización. Página 2

3 La Secretaria de Planeación e Infraestructura del Municipio de la Estrella, certificó y viabilizo el 5 de marzo del 2010 el proyecto Rehabilitación y construcción de sistemas de acueducto; subproyecto Construcción, de sistemas de floculación y sedimentación en Miraflores, La Muerte, Tablacita y Sagrada Familia y construcción de plantas de San Isidro, Tierra Amarilla y San José Meleguindo Haciendo alusión que el subproyecto antes mencionado cumple con las dimensiones y las especificaciones técnicas que garantizaran el logro y los objetivos del proyecto. Durante la fase de ejecución de la auditoría realizada por la Contraloría General de Antioquia en la E.S.P se evidencio que el proyecto carecía de los estudios técnicos previos que determinaran la necesidad de la población para realizar dicha contratación y que fueran necesarios 5 para evaluar criterios indispensables en la ejecución del objeto contractual como eran: Las medidas de los caudales de cada uno de los afluentes que surten de agua las plantas, el análisis demográfico actualizado que indicara la necesidad y cantidad de consumo de agua por parte de la población beneficiaria, los diseños hidráulicos y estructurales para optimizar el servicio de las plantas de tratamiento. Se están formulando los proyectos en Metodología General Ajustada (MGA) y adicionalmente, se está a la espera de que los acueductos sean entregados por la Gobernación de Antioquia, para realizar las actividades que permitan su mejoramiento. Secretaría de Planeación e Infraestructura y el Banco de Programas y Proyectos. Inmediato Además se evidencio que este proyecto presento falencias desde el momento de la viabilizarían por no contemplarse los estudios previos necesarios para ejecutar satisfactoriamente el contrato 021 del 29 de diciembre de 2010 por valor de $ , inobservando lo establecido en incumpliendo lo establecido en el Articulo 3 Decreto 2474 y Articulo 8 de la Ley 1150 de (D) Gestión Ambiental Página 3

4 6 Durante la fase de ejecución de la auditoria se puedo evidenciar que no existe un acto administrativo mediante el cual se cree y estructure la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATA. Incumpliendo lo establecido en la Ley 607 de 2000 y el Decreto 3199 de 2002.(D) Se presentará el Proyecto de Acuerdo para la creación de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria, la cual, tendrá su plan y sus programas específicos para atender la población productiva del sector rural. Secretaría de Planeación e Infraestructura y Oficina Jurídica Segundo semestre de 2012, con el fin de incluirla en el presupuesto que se presentará en noviembre e inicie su funcionamiento en El Municipio no cuenta con el Plan General de Asistencia Técnica Directa Rural, tal como lo establece el Art. 4 Literal b de la Ley 607 de 2000 y el capítulo II del Decreto 3199 de (D) Implemetar el Plan General de Asistencia Técnica Directa Rural dentro del Plan de Desarrollo La Estrella una Ciudad que Avanza de Verdad Secretaría de Planeación e Infraestructura Segundo de semestre Durante la revisión de los soportes presentados como asistencia técnica directa rural, se pudo evidenciar que la UMATA se concentra principalmente en hacer Seguimiento a la actividad comercial en el municipio para la expedición de certificados de ubicación y no en asistencias técnicas directas rurales al sector agropecuario del municipio de la Estrella. Incumpliendo lo establecido en la Ley 607 de 2000 y el Decreto 3199 de (A) El Municipio de La Estrella Creó el cargo de Profesional Universitario en Gestión Agropecuaria para atender los requerimientos presentados por los pequeños productores del Municipio La Estrella. Se iniciará la atención de los pequeños propietarios a través de la dependencia. Secretaría de Planeación e Infraestructura Después de revisar la gestión realizada por parte de la UMATA durante la vigencia 2010 y el primer semestre del 2011, se pudo evidenciar falta de planificación con relación a la asistencia técnica Se elaborará un Plan Agropecuario municipal, que responda a las necesidades de la Secretaría de Planeación e Segundo directa rural ofrecida a la producción agropecuaria, población que requiere una atención agropecuaria, forestal y agroforestal, para el Infraestructura de 2012 forestal y agroforestal, ya que esta no se realiza de periodo acuerdo a un Plan Agropecuario Municipal, tal como lo establece la Ley 607 de 2000, Articulo 2, literal e). (A) Durante la fase de ejecución de la auditoria, no se pudo evidenciar gestión por parte de la UMATA para desarrollar procesos de innovación que Se Implementarán procesos de innovación y desarrollo agropecuario para que los Secretaría de Planeación e Segundo apoyen la producción primaria, su transformación y pequeños productores del Municipio mejoren los niveles productivos de sus Infraestructura de la agregación de valor a los productos parcelas a traves de la creacion de micro cadenas productivas rurales. agropecuarios, tal como lo establece el Decreto 3199 de 2002, Articulo 4. (A) Página 4 La implementación se realizó desde el año 2011; para el año 2012 se hará un reforzamiento en las actividades de asistencia técnica. semestre semestre

5 Después de evaluar la gestión realizada por la administración municipal con relación a la implementación del comparendo ambiental, se pudo evidenciar que desde la fecha de adopción 1. Modificación al Decreto Municipal N 013 de enero de 2011, por medio del cual se del comparendo (16 de julio de 2010) el municipio reglamenta del Acuerdo Municipal N 03 del 16 de julio de 2010 con el cual se de La Estrella solo a partir del 28 de julio de 2011 implementa en el Municipio de La Estrella el Comparendo Ambiental, con dicha ha iniciado dos procesos investigativos para aplicar 11 modificación se amplía el espectro de servidores públicos facultados para la Secretaría de Gobierno las sanciones establecidas en el Comparendo amplicación de esta estrategia correctiva en jurisdicción del Municipio de La Estrella; Ambiental. La administración municipal no ha 2. Se programó en el mes del medio ambiente, el Encuentro Empresarial Ambiental, adelantado las gestiones necesarias que como metodologia de concientización social. garanticen la aplicación del comparendo Ambiental, incumpliendo lo establecido en el Acuerdo 003 del 16 de julio de 2010, Articulo 24, parágrafo. (A) Inmediato 12 El municipio de La Estrella no cuenta con COSO, tal como lo exige el Artículo 97, Parágrafo 1 de la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito Terrestre) y el Artículo 132 de la Ordenanza 18 de 2002, (Código Departamental de Convivencia Ciudadana). (A) La Empresa Metropolitana de Aburrá Sur EMTRASUR S. en C., empresa de economía mixta creada por el Municipio de La Estrella, mediante Escritura Pública No. 78, del Febrero 10 de 2011, en la Notaría Única de La Estrella, desde el mes de noviembre de 2011, tomó en arriendo el lote con nomenclatura Carrera 49 No. 77 sur 299 al Municipio de La Estrella para adecuarlo e instalarlo como los PATIOS O Secretaría de Tránsito Marzo de 2012 COSO, del municipio con el fin de custodiar los vehículos inmovilizados por infracciones o por incidentes de tránsito, cuyo funcionamiento inició a partir del mes de Febrero de (Tal como consta en la certificación dada por el Gerente de la Empresa Emtrasur S. en C., señor JONH JAIRO HERNANDEZ R.) 13 En la visita técnica realizada a los beneficiarios del proyecto FAO MANA en el municipio de La Estrella, se pudo evidenciar en la vereda San Isidro que una beneficiaria no cumple con los Se realizará una mejor articulación MANÁ-Municipio de La Estrella, para mejorar los requisitos establecidos por FAO MANA ya que su procesos de selección de las personas beneficiarias de los proyectos y que las Secretaría de Planeación e nivel socioeconómico se encuentra ubicado en el Inmediato familias apliquen verdaderamente a estos. Se tomará como base la Clasifiación que Infraestructura estrato 4 y el proyecto establece claramente los otorga el sisbén. criterios de selección de la población participante. Lo anterior incumple los compromisos municipales para el establecimiento de huertas familiares para autoconsumo firmada el 21 de abril del (A) Línea Financiera Página 5

6 14 A diciembre 31 el saldo de la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras con un saldo de $ , al ser confrontado con Estas diferencias ya fueron corregidas a diciembre 31 de Se procedió a hacer el saldo del boletín de caja por $ , la revisión de las cuentas bancarias con código interno No. 208 y 246 las cuales (sin tener en cuenta la fiducia) resulta diferencia eran las que presentaban diferencias. Encontrando que en el banco 208 la SECRETARIA por valor de $ , que subestima el saldo diferencia obedecía a un problema técnico del sistema, dado que faltaba asociar la HACIENDA contable, e inaplicando procedimientos de control fuente de financiación en el módulo de Tesorería y, respecto al banco 246 la interno establecidos en la resolución 357 de 2008 diferencia correspondía a asientos contables que requirieron ser ajustados. de la CGN; las diferencias se evidencia en: (A) Ver cuadro en el informe DE DICIEMBRE 31 DE La Administración tiene aperturados tres cajas menores en la secretaría de gobierno, servicios administrativos y alcaldía, reglamentada mediante resolución 033 de 19 de enero de 2006, al realizar seguimiento y verificación a los procedimientos se observó que no se están realizando arqueo por parte de la Secretaría de Hacienda o del funcionario delegado, con el fin de verificar que las operaciones estén debidamente sustentadas y que los registros sean oportunos, incumpliendo con lo normatizado en la citada Resolución. (A) La Secretaría de Hacienda realizó arqueos a las cajas menores los días 25 de noviembre, 1, 2 y 14 de diciembre de 2011, pudiéndose constatar el adecuado manejo de los recursos. En la presente vigencia se continuaron realizando arqueos, los cuales se han llevado a cabo los dias 30 de marzo y 21 de junio de Adicionalmente, la secretaría de Hacienda revisa en cada desembolso de caja menor el cumplimiento de los lineamientos reglamentados en la Resolución 033 del Control Interno 19 de enero de Es importante aclarar que en el artículo 12 y 19 de este acto administrativo se establece que la vigilancia, evaluación y verificación de las cajas menores corresponden a la oficina de control interno y la Secretaría de Hacienda podrá realizar arqueos sorpresivos independientemente de la verificación de la oficina de control interno. La oficina de control interno verificó los arqueos a las cajas menores y levantó las actas correspondientes. Inmediato Revisadas las conciliaciones bancarias, presentadas por la Administración Municipal con corte a diciembre 31 de 2010, se observa partidas conciliatorias pendientes de depuración correspondientes a Notas Débito y Crédito por valor de $ y $ , La Secretaría de Hacienda realizó comité de conciliación donde se evaluó cada una respectivamente, con lo anterior hay de las cifras conciliatorias y los soportes que presentó la Tesorería municipal, Secretaría y Subsecretaría incumplimiento a la resolución 357 de 2008, pudiendo depurar gran parte de las partidas a diciembre 31 de 2011, tal como se de Hacienda procedimientos de control interno contable y al evidencia en las conciliaciones y en el acta del comité de conciliación. Instructivo 11 de 2010 de la Contaduría General de la Nación, en cuanto a las Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2010, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable del año (A) No se puede realizar ningún asiento contable sin el debido soporte, los cuales en muchas ocasiones están condicionadas a las entidades financieras. Página 6

7 No se evidenció la conciliación bancaria de las siguientes cuentas corrientes y de ahorros: CUENTA VALOR Fiducentral IDEA Bancafé Bancafé TOTAL La no realización de las conciliaciones de las cuentas anteriores descritas, A la fecha se encuentran conciliadas. La subsecretaría de Hacienda de manera genera incertidumbre en los saldos del boletín de inmediata procedió a solicitar los extractos bancarios a las entidades financieras de Secretaría y Subsecretaría 17 tesorería y los saldos registrados en la cuenta las cuentas referenciadas por ustedes, las cuales correspondían a cuentas inactivas de Hacienda 1110 Bancos y Corporaciones por $ , de convenios y que no habían sido enviadas al Municipio. inaplicando la resolución 357 de 2008, sobre procedimientos de Control Interno Contable y el Instructivo 11 de diciembre 2010, de la Contaduría General de la Nación, con respecto a las instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2010, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable de (A) La subsecretaría de Hacienda estará atenta a que las entidades financieras envíen los extractos de las cuentas inactivas y a que se realice su conciliación bancaria. 18 De la Auditoría especial realizada a los ingresos propios del municipio de la Estrella en el mes de agosto de 2011, se tomo la siguiente observación que hacen parte de las cuentas evaluadas a los Estados Contables para emitir la opinión financiera: (A) Al revisar los valores de las Rentas y Cuentas Por cobrar por concepto de impuestos y multas de tránsito, registrados contablemente por el municipio de La Estrella a diciembre 31 de 2010, se encontró que se presentan diferencias por $ , al compararlos con los reportes entregados por las Secretarías de Hacienda y Transportes y Tránsito, sobreestimando las cuentas por el mismo valor, inobservado así lo establecido en la Resolución 356 de 2007 y el Instructivo 11 de 2010, expedidos por la Contaduría General de la Nación. VER CUADRO EN INFORME FINAL Con ayuda del Proveedor del software se están identificando los valores correspondientes a las liquidaciones que fueron anuladas y quedaron registradas varias veces en contabilidad. Este trabajo se inició desde el año anterior pero debido a la complejidad y al volumen de información durante esta vigencia se continuó con la revisión. Estamos a la espera de un informe por parte del proveedor, al cual se le ha solicitado una certificación respecto a los valores que se han logrado depurar, con el fin de realizar reunión de comité de sostenibilidad de la información contable para analizar las cifras que serán objeto de ajustes. Con respecto a la cuenta de multas de transito se ha solicitado a la Secretaria de Tránsito la información y con base en ella se han realizado los registros en el módulo de contabilidad. Secretaría de Hacienda y Secretaría de Tránsito y Trimestral Transporte Página 7

8 Incertidumbre en el registro contable en algunas cuentas que conforman el grupo 14 Deudores por valor de $ , por cuanto corresponden a saldo de pendientes de depuración de vigencias anteriores, además como lo enuncian las notas a los estados contables los reportes generados por 19 el sistema no presentan consistencia y se ha Contabilidad dificultado su conciliación y revisión con las cifras contables, actividad principal indicada en el Instructivo 11 de diciembre 2010, de la Contaduría Se viene realizando la depuración de este grupo de cuentas; de un total de 15 General de la Nación, con respecto a las cuentas se han depurado 10 discriminadas así: publicaciones, matrículas de instrucciones para el cierre contable de la vigencia, vehículos, calcomanías, placas de vehículos, traspaso de vehículos, otros servicios, así: (A)VER CUADRO EN INFORME FINAL otras transferencias, arrendamientos, derechos de transito y embargos judiciales. Se continúa con la depuración de las cuentas faltantes. El saldo de la cuenta 1470 Deudores, Subcuenta Créditos a Empleados con un saldo de $ , al ser confrontado con el reporte suministrados por la secretaria del recurso humano por $ , resulta diferencia que sobrestima el saldo en cuantía de $ , por lo tanto se están inaplicando actividades previas al cierre contable de conformidad al instructivo 11 de (A) 20 Así mismo se evidenció, que la cartera de créditos a particulares por concepto de vivienda pagados La Secretaria de Servicios Administrativos está realizando seguimiento a traves de por tesorería presentan atraso en sus cuotas a los la informacion suministrada por la Subsecreataria de Hacienda (tesorero) a todos cuales la administración no les ha iniciado gestión aquellas personas que se encuentran morosas con los Créditos, para iniciar los para su recaudo e inaplicando el reglamento procesos respectivos de recuperación de cartera. interno de cartera a los siguientes beneficiarios del fondo: VER CUADRO EN INFORME FINAL SECRETARIA DE HACIENDA-SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 8

9 21 Subestimación en el registro contable de la subcuenta Cuotas Partes Jubilatorias por valor de $ , correspondientes a derechos por cobrar en otras entidades por cuotas partes del informe presentado por la Secretaria de Servicios Administrativos; reiterando falta de conciliación entre las áreas de la administración al cierre de la vigencia de conformidad al instructivo 11 de (A) Actualmente se subsana todo tipo de inconsistencia que denote falta de conciliación entre la Secretaría de Servicios Adminsitrativo y la de Hacienda, suminsitrando a la segunda el informe de cuotas partes jubialtorias por cobrar mensualmete con corte al último día del mes inmediatamtne anteriror. 2. Se adelantan conversaciones entre las áres comprometidas para tomar desiciones respecto del costo beneficio que representaría adquirir un software que nos permita adminsitrar el proceso de las cuotas partes tanto por cobrar como por pagar. Secretaria de Hacienda y Secretaria de Servicios Administrativos 22 Mediante oficio 0898 del 16 de septiembre de 2010, la ESP informa a la Administración Municipal de la Estrella lo siguiente: Dentro del proceso de actualización de la Base de Datos en el nuevo software adquirido por la empresa, se realizó el proceso de separación de las cuentas a favor del municipio relacionadas con los deudores morosos para no seguir registrando en la información financiera de la empresa valores que no hacían parte del proceso de facturación Le informamos asimismo que la cartera quedará descartada y dada de baja de nuestra base de información a partir del próximo proceso de facturación correspondiente al periodo de prestación de servicio de agosto; por lo tanto los valores recuperados por la Empresa desde el mes de enero hasta el mes de agosto de 2010, serán reportados en los próximos días para la respectiva conciliación En la actualidad el municipio viene depurando e identificando los deudores de acueducto según la base de datos entregada por la Empresa de Servicios Públicos para proceder al cobro de este, ya que ha sido una dificultad la plena identificación de la dirección de cada uno de los deudores, sin embargo se viene realizando estas acciones para lograr recuperar dicha cartera. Contabilidad, Empresa de Servicios Públicos y Cobro Coactivo Página 9

10 En la actualidad el municipio viene CONTRALORIA depurando e identificando AUXILIAR los AUDITORIA deudores de INTEGRADA acueducto según la base de datos entregada AVANCE por la AL Empresa PLAN DE de MEJORAMIENTO Servicios Públicos NOMBRE DE LA ENTIDAD: ADMINISTRACION MUNICIPAL DE para LA proceder ESTRELLA-ANTIOQUIA al cobro de este, ya que ha sido una dificultad la plena identificación de la dirección de cada uno de los deudores, sin embargo se viene realizando estas acciones para lograr recuperar dicha cartera. 22 Adjunto al comunicado la ESP anexa la relación del debido cobrar por valor de $ , saldo que confrontado con los registros contables de la cuenta 1408 Servicios Públicos con corte a diciembre 31 de 2010 por $ , presenta diferencia en cuantía de $ que sobrestima el saldo contable; adicionalmente, dicha cartera presenta una elevada morosidad no evidenciándose gestión encaminada a su recuperación e inobservando lo regulado en el Decreto 078 de junio 30 de 2009 Por medio del cual se establece el reglamento del recaudo de cartera en el municipio de La Estrella-Antioquia. (D) Contabilidad, Empresa de Servicios Públicos y Cobro Coactivo 23 El 19 de abril de 2010 mediante resolución SSPD , la Superintendencia de Servicios Públicos resolvió descertificar al municipio de la Estrella por incumplir con los requisitos previstos en el artículo 2 del decreto 1477 de 2009, y en consecuencia, el referido municipio no podrá administrar los recursos del SGP para agua potable y saneamiento básico El 21 de diciembre de 2011 el Municipio de La Estrella fue certificado nuevamente y en Cumplimiento al decreto 513 de 2010, artículo por la Superintendencia de Servicios Públicos según Resolución No. SSPD 9 numerales 9.4 y 9.5 la Administración envió al El Departamento de Antioquia según oficio No Departamento de Antioquia los recursos disponible del 23 enero de 2012 le informó al Municipio la ejecución de los recursos de SGP en cuantía de $ , registrados en la Agua Potable que venia siendo administrada por el Departamento. Información que cuenta 1424 Recursos Entregados en está registrada en las cuentas contables del Municipio con corte a diciembre 31 de Administración, cifra que a diciembre 31 de 2010, no ha sido actualizada por cuanto no se dio respuesta de la circularización por parte de la Departamento, reflejando incertidumbre en el saldo revelado e inaplicando el decreto 513 de 2010, artículo 10 numeral 10.7 y el instructivo 11 de 2010 de la CGN, en cuanto a las actividades previas al cierre contable. (A) Secretaría de Hacienda - Contabilidad Página 10

11 24 No se revelan saldos en la cuenta en la cuenta 1635 Bienes Muebles en Bodega, con corte a diciembre 31 de 2010, presentando subestimación en cuantía de $ , toda vez, que no La cuantía mencionada no corresponde a bienes muebles en bodega sino a bienes obstante tener circularizaciones dirigidas a las de consumo. Se solicitará a la dependencia de Almacén que se informe a distintas áreas de la Administración para el reporte Contabilidad de manera inmediata, la información que se obtenga de la realización del insumo esencial para la información contable, de inventarios para su oportuno registro. no se realizó la debida a conciliación entre estas áreas, de conformidad a las actividades previas al cierre contable determinadas en el instructivo 11 de (A) SECRETARIA DE HACIENDA -SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A diciembre 31 del año 2010, el Grupo 16, Propiedad, Planta y Equipo, cuentas que conforman los bienes muebles registró un saldo por $ (incluida la depreciación de los bienes muebles), así: Presentando valores inciertos en las cuentas relacionadas que conforman el grupo, resultado de: VER CUADRO EN EL INFORME FINAL a estos registros contables han sido reiterativos por parte del órgano de control, a diciembre 31 de 2010, no se habían efectuado en su totalidad, los correctivos que permitan mostrar cifras ajustadas a la realidad. A diciembre de 2010, no se efectuó inventario a los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Entidad. Los bienes inmuebles están individualizados de acuerdo a un levantamiento de inventario que se realizó en el año 2006, no obstante no han sido Se esa realizando contrataciòn de acuerdo al decreto 0734 de 2012 para realizar la conciliados con el reporte que permanentemente actualizaciòn del inventario de bienes inmuebles. se realiza al SIGA por parte de la secretaría de servicios administrativos. Secretaría de Hacienda - Secretaría de Servicios Administrativos 25 Página 11

12 25 Aunque se tiene un inventario individualizado de los bienes muebles en hojas de Excel, estos valores no han sido conciliados, entre el área administrativa y contabilidad para ninguna de las cuentas, con el fin de ajustar valores soportados, si fuera necesario, con la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública para establecer su razonabilidad. Se tienen registrados bienes que no están en servicio porque han sido retirados de inventarios o han sido entregado en comodato. La depreciación se realiza a cada bien de manera individual, no obstante su saldo es incierto, debido a que se están depreciando bienes que aun están en proceso de depuración, retirados de inventario Las anteriores situaciones contrarían las normas técnicas relativas al Grupo Propiedad, Planta y Equipo, contenidas en el Plan General de Contabilidad Pública, Resolución 355 de 2007, Se han iniciado las acciones necesarias como levantamiento físico de inventarios, Resolución 357 de 2008, sobre procedimientos de actualización de avalúos y demás que nos permitan reflejar las cifras reales en los Control Interno Contable y el Instructivo 11 de estados financieros, el resultado de las acciones anteriores será conciliado con el diciembre 2010, de la Contaduría General de la área contable. Nación, con respecto a las instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2010, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable de (D) SECRETARIA DE HACIENDA-SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 12

13 1. La Administración Municipal recibió de parte del Área Metropolitana bienes de uso permanente sin contraprestación para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de su cometido, legalizado mediante contratos de comodato sin que se hayan registrados en las respectivas cuentas del activo que conforman el grupo 16 Propiedad Planta y Equipo presentando subestimación por valor de $ , al respecto el Régimen de Contabilidad Pública determina ( ) Por su parte, la entidad del gobierno general que recibe los bienes los registra por el valor convenido, que puede ser el valor en La Secretaría de Servicios Administrativos en compañía del área contable están 26 libros o uno estimado mediante avalúo técnico, realizando la conciliación y registro de los bienes recibidos y entregados en debitando la subcuenta que identifique, en cada comodato. cuenta, los bienes de uso permanente sin contraprestación y acreditando la subcuenta Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3125-patrimonio público incorporado o Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3255-patrimonio institucional incorporado. Lo anterior inaplicando SECRETARIA DE HACIENDA - SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 27 Incertidumbre en el registro contable de la cuenta 1920 Bienes Entregados a Terceros por valor de $ , toda vez que nos e evidenció la relación que permitiera evidenciar el saldo contable, además de acuerdo al reporte suministrado a la comisión la Administración ha Se realizò la actualizaciòn de comodatos y se enviò la actualizacòn a la Secretaria entregado bienes en cuantía de $ , entre de Hacienda. los cuales se encuentran bienes entregados a juntas de acción de comunal, que presentan tratamiento diferente a los bienes entregados a entidades públicas, lo anterior inobservando el instructivo 11 de 2010, de acuerdo al siguiente detalle: (A) VER CUADRO ADJUNTO Secretaría de Servicios Administrativos - Contabilidad Página 13

14 Mediante acuerdo 004 de 2009 el Concejo del En el año 2010, la ESP celebró un contrato cuyo objeto fue "inventario y valoración SECRETARÍA DE HACIENDA- Municipio de la Estrella autoriza al alcalde para la de activos de los sistemas de acueducto y alcantarillados administrados por La CONTABILIDAD creación de una empresa para la prestación de los Estrella S.A. ESP", arrojando como resultado el inventario y valoración de activos servicios públicos domiciliarios de acueducto tales como sistemas de acueducto y alcantarillado, información que viene siendo alcantarillado, aseo energía eléctrica del Municipio, revisada por el área de Contabilidad. en el cual en el artículo quinto determina: Para el cumplimiento de su objeto los bienes muebles e inmuebles destinados que actualmente por el Municipio de la Estrella a las prestación de servicios de acueducto y alcantarillado con los que cuenta actualmente y que llegaren a contar, se entregarán a las empresas de Servicios Públicos Domiciliarios a título usufructo para su uso y goce, 28 por el periodo de duración de la ESP, a la fecha, en el cumplimiento de sus funciones la ESP, está siendo uso de bienes muebles y de redes de acueducto, alcantarillado, plantas de tratamiento sobre los cuales la Contaduría General de la Nación ha determinado el respectivo procedimiento para estos bienes de uso permanente sin contraprestación para ser utilizados de manera permanente 29 Subestimación en la cuenta 1615 Construcciones Durante la vigencia 2011 se trabajó en la identificación de los costos y gastos SECRETARÍA DE HACIENDAen Curso, al no registrar $ , que incurridos en la construcción y ampliación de bienes que fueron llevados al gasto CONTABILIDAD corresponden a costos y gastos incurridos en el directamente para hacer los ajustes pertinentes tendientes al debido registro en los proceso de construcción o ampliación de bienes activos municipales y reflejar así la realidad de estas cuentas. De igual manera, al inmuebles, por cuanto las amortizaciones de los realizar la amortización de los anticipos entregados para los diferentes proyectos de anticipos y los pagos parciales de actas se inversión, se tuvo en cuenta la observación planteada y se modificaron algunos registran directamente al gasto; inaplicando la conceptos de pago con el fin de realizar la causación adecuada de acuerdo con el dinámica contable y los procedimientos relativos al tipo de inversión realizada. grupo propiedad planta y equipo y las instrucciones previas al cierre contable del instructivo 11 de (A) Página 14

15 Subestimación en la cuenta 1615 Construcciones Durante la vigencia 2011 se trabajó en la identificación de los costos y gastos SECRETARÍA DE HACIENDAen Curso, al no registrar $ , que incurridos en la construcción y ampliación de bienes que fueron llevados al gasto CONTABILIDAD corresponden a costos y gastos incurridos en el directamente para hacer los ajustes pertinentes tendientes al debido registro en los proceso de construcción o ampliación de bienes activos municipales y reflejar así la realidad de estas cuentas. De igual manera, al inmuebles, por cuanto las amortizaciones de los realizar la amortización de los anticipos entregados para los diferentes proyectos de 30 anticipos y los pagos parciales de actas se inversión, se tuvo en cuenta la observación planteada y se modificaron algunos registran directamente al gasto; inaplicando la conceptos de pago con el fin de realizar la causación adecuada de acuerdo con el dinámica contable y los procedimientos relativos al tipo de inversión realizada. grupo propiedad planta y equipo y las instrucciones previas al cierre contable del instructivo 11 de (A) El grupo 24 de Cuentas por pagar se encuentra conciliada en un 93% con corte a SECRETARÍA DE HACIENDA- Incertidumbre en el registro contable de las diciembre 31 de 2011, información que se encuentra en concordancia con el CONTABILIDAD siguientes cuentas que conforman el grupo 24 Decreto Municipal de Cuentas por Pagar No. 006 de enero 10 de cuentas por pagar por valor de $ , toda vez que se refieren a saldos de vigencias anteriores sin soportes que justifiquen el registro y pendientes de depuración, como quedó plasmado en las notas a los Estados Contables con corte a diciembre 31 de 2010, lo anterior inaplicando el instructivo 11 de 2010 actividades previas al cierre contable y la resolución 357 de 2008, manual de procedimientos de control interno, así: (A) Ver Informe Subestimación por valor $ , que Los cheques girados no cobrados fueron objeto de revisión por parte del Comité de SECRETARÌA DE HACIENDAcorresponde a cheques girados no cobrados no Conciliación, y se realizaron ajustes en el año 2011 con base en las decisiones que SUBSECRETARIO DE HACIENDA registrados en la cuenta Acreedores, se tomaron en dicha reunión. En la presente vigencia se estan realizando los subcuenta Cheques no cobrados o por registros pertinentes de acuerdo con la información de las conciliaciones bancarias. reclamar, de conformidad al artículo 730 del Código de Comercio que señala la prescripción de la acción cambiaria del cheque, cuyo texto reza: Las acciones cambiarias derivadas del cheque prescriben: las del último tenedor en seis meses, contados desde la presentación; las de los endosantes y avalistas en el mismo término, contado desde el día siguiente a aquel en que paguen el cheque. (A) Página 15

16 33 La cuenta 2710 Provisión para Contingencias, por valor de $ , al ser confrontada con el informe de procesos jurídicos a diciembre 31 por $ , resulta diferencia por $ , que subestima la cuenta, debido a que se evidencia ausencia de conciliación entre las áreas, actividad previas al cierre contable, que trata el Instructivo 11 de 2010 e inaplicando procedimientos de la resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación. (A) A Diciembre 31 de 2011 se registró en Contabilidad la provisión de contingencias con base en la información suministrada por el Área Jurídica Municipal. SECRETARÍA DE HACIENDA-JURÍDICA 34 Las consignaciones sin identificar fueron objeto de revisión por parte del Comité de SECRETARÌA DE HACIENDA- Subestimación por valor $ , que Conciliación, y se realizaron ajustes en el año 2011 con base en las decisiones que SUBSECRETARIO DE HACIENDA corresponde a consignaciones sin identificar no se tomaron en dicha reunión. En la presente vigencia se estan realizando los registradas en la cuenta Recaudos a favor registros pertinentes de acuerdo con la información de las conciliaciones bancarias. de terceros, subcuenta recaudos por clasificar, de acuerdo al concepto de diciembre 24 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, respecto a consignaciones o notas crédito sin identificar e inaplicando procedimientos de Control Interno Contable y el Instructivo 11 de diciembre 2010, de la Contaduría General de la Nación, con respecto a las instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2010, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable de (A) 35 El saldo revelado en la cuenta 3128 Provisiones, Agotamiento y Depreciaciones por valor de $ , genera incertidumbre, toda vez que se está realizando la depreciación sobre bienes pendiente de depuración la vigencia, y se deprecian bienes que no están en uso, lo Se realizò la actualizaciòn de bienes muebles a la fecha. anterior afectando la razonabilidad al cierre fiscal, inaplicando los dispuesto en las Resoluciones 356 de 2007 y 357 de 2008, y el Instructivo 11 de 2010, expedidas por la Contaduría General de la Nación. (D) SERVICIOS ADMINISTRATIVOS- SECRETARIA DE HACIENDA Página 16

17 36 37 La cuenta 9120 Litigios y Demandas por valor de $ , al ser confrontada con el informe de procesos jurídicos enviados al ministerio de Hacienda y suministrados a la comisión con corte a diciembre 31 por la Administración presenta procesos en contra por $ , resultando diferencia en $ , que subestima el saldo de la cuenta, debido a que se evidencia ausencia de conciliación entre las áreas, actividad previas al cierre contable, que trata el Instructivo 11 de 2010 e inaplicando procedimientos de la resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación. (A) Con la informacion suministrada por parte de la Oficina Juridica se ha procedido a realizar los ajustes necesarios y pertinentes en Contabilidad. HACIENDA-CONTROL INTERNO- JURIDICA Esta observación fue puesta en conocimiento del proveedor del software, ya que SECRETARÍA DE HACIENDA Verificado el procedimiento del registro contable dicha parametrización requiere la realización de un proceso especial desde SINAP de la Sobretasa Ambiental, se evidenció que el para que pueda operar la causación de manera adecuada como lo establece el modulo contable no tiene parametrización procedimiento. El proveedor está evaluando el requerimiento ya que lo tipificó como adecuada para las sobretasa ambiental y área un nuevo desarrollo. metropolitana, por cuanto no se está reconociendo en cuentas de orden control el valor de la sobretasa o porcentaje a la subcuenta Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto predial, de la cuenta 9915 Acreedoras de Control por Contra, y acreditando la subcuenta Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto predial, de la cuenta 9390 Otras Cuentas Acreedoras de Control, de conformidad al numeral 2 del Capítulo II del Manual de Procedimientos contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, señala el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto predial a favor de las Corporaciones Autónomas Regionales y Áreas Metropolitanas. (A) 38 Efectuada la inspección en la Entidad, se Se continuó publicando en cartelera, en lugar visible a la comunidad, tanto los SECRETARÍA DE HACIENDAestableció que la Administración, no publicó los estados financieros como la declaración de la certificación. Así mismo, se ha CONTABILIDAD estados contables básicos certificados, junto con la enviado a la Secretaría General para que sean publicados en la página web del declaración de la certificación en las instalaciones Municipio, con el fin de dar amplia difusión a esta información y que los usuarios de la respectiva entidad, en lugar visible al público, internos y externos puedan tener fácil acceso a ella. los correspondientes a diciembre 31 de 2010, de conformidad al numeral 7, de la Resolución 356 de 2007, de la Contaduría General de la Nación. (A) Página 17

18 Varias de estas cuentas aun se encuentran en proceso de depuración. Revisados los estados financieros, se evidenció que se reveló en las subcuentas denominada Otros, cuantías que superan el 5%, del total de la cuenta de la cual forma parte, inaplicando la 39 resolución 357 de 2008 y el instructivo 11 de 2010, actividades previas al cierres contable, no informadas en las notas a los estados contables, así: (A)VER CUADRO EN INFORME FINAL SECRETARÍA DE HACIENDA- CONTABILIDAD 40 La Contaduría General de la Nación en cuanto a la depuración contable permanente y sostenibilidad ha expresado: Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública. Para el caso de la Administración, aun no se ha logrado una depuración total de sus estados contables, con el fin de implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. (A) Se ha iniciado el proceso de revisión y depuración de cada una de las cuentas del balance a nivel de auxiliares, con el fin de determinar la exactitud y confiabilidad de los registros y se han realizado algunos ajustes y la corrección de conceptos contables que estaban generando una causación errada. De igual manera, teniendo en cuenta que muchas inconsistencias provenían de períodos anteriores, se ha efectuado la revisión en las anteriores versiones del sistema y se ha realizado la búsqueda de los soportes físicos para establecer los hechos que han dado origen a dichos registros que no reflejan la realidad financiera, económica, ambiental y social, realizándose los ajustes pertinentes. SECRETARÍA DE HACIENDA- CONTABILIDAD 41 Resolución SSPD del 30 de noviembre de 2009, la Superintendencia de Servicios Públicos impone sanción a la Administración de la Estrella, cancelados mediante comprobante de egreso 2380 del 6 de julio de 2010, formulando el cargo al prestador por presunto reporte de información de mala calidad sistema único de información de Servicios Públicos (SUI) conforme a la normatividad, configurándose un presunto detrimento patrimonial en cuantía de $ (F) Se analizó la posibilidad de repetir y encontramos en la nueva Administración que ya expiró el tiempo en contra del funcionario encargado de rendir dicho informe. Por lo tanto, se compulsará copia a la Contraloría General de Antioquia para que estudien y determinen si ejercen o no la repetición en contra del ex Alcalde, como quiera que los plazos para que esta Administración la ejerza en contra de uno u otro están vencidos. Secretaría de Hacienda - Secretaría General - Jurídica Julio de 2012 Página 18

19 42 Mediante comprobante de egreso 1679 de mayo 28 de 2010 La Administración Municipal cancela a Corantioquia $ , por la tasa de uso de suelo, sanción y reintegro de contratos, por lo cual el valor correspondiente a la sanción impuesta por la Corporación en cuantía de $ se configuran en un presunto detrimento patrimonial, discriminado así: (F)VER CUADRO EN INFORME FINAL Se analizó la posibilidad de repetir y encontramos en la nueva Administración que ya expiró el tiempo en contra del funcionario encargado de rendir dicho informe. Por lo tanto, se compulsará copia a la Contraloría General de Antioquia para que estudien y determinen si ejercen o no la repetición en contra del ex Alcalde, como quiera que los plazos para que esta Administración la ejerza en contra de uno u otro están vencidos. Oficina Jurídica - Secretaría de General Julio de En cumplimiento a fallos de Sentencias Judiciales en contra de la Administración de la Estrella, un valor de $ , por demanda laborales, tramitada por los juzgados dictando condena en A la fecha se ha adelantado una acción de repetición en contra de la ESAP por pago contra del municipio y reintegro de algunos de condenas superiores a $125,000,000, no incluidos dentro del consignado en este funcionarios, por lo cual la Contraloría General de hallazago. Por lo tanto, se compulsará copia a la Contraloría General de Antioquia Oficina Jurídica - Secretaría Antioquia emitirá Control de Advertencia con el para que estudien y determinen si ejercen o no la repetición en contra del ex de General fin de que la Administración Municipal adelante las Alcalde, como quiera que los plazos para que esta Administración las ejerza están actuaciones pertinentes con el fin que en el futuro vencidos. no se genere un presunto detrimento patrimonial, por los interés y costas e indexaciones, liquidados de acuerdo a los pagos realizados según el siguiente detalle: (A) Julio de 2012 PUNTAJE TOTAL 0,00 PROMEDIO # DIV/0! NIVEL DE CUMPLIMIENTO # DIV/0! PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO # DIV/0! Página 19