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Raúl Marcos Villalba Sáez
hace 8 años
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1 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Recursos Humanos DAF-RH-PO-01 Elaborado por: Jefe de Recursos Humanos Lic. Yessenia Meléndez Fecha: Julio, 2012 Agosto, 2012 Procedimiento para el pago de horas extra Página 1 de 10 Revisado por: Jefe Recursos Humanos Lic. Lorena Campos Fecha:Julio, 2012 Aprobado por: Dirección SFE Ing. Magda González Arroyo. Fecha: Agosto, OBJETIVO: Gestionar la aprobación y pago de horas extras a los funcionarios del SFE. 2. ALCANCE: Aplica para todas las solicitudes de aprobación y pago de tiempo extraordinario tramitado por funcionarios del Servicio Fitosanitario del Estado a nivel nacional. 3. PRODUCTOS: Formulario de tiempo extraordinario aprobado. Planilla de horas extra. 4. INDICADORES: Ejecución presupuestaria por departamento, por concepto de tiempo extraordinario. Ejecución de cantidad de horas extra por departamento. 5. CLIENTES: Todos los funcionarios del SFE. 6. DEFINICIONES TÉCNICAS: 6.1. Jornada diurna: Es aquella en la cual se trabaja en el período comprendido entre las cinco de la mañana y las siete de la noche. Está compuesta por ocho (8) horas por día y cuarenta y ocho (48) horas por semana Jornada ordinaria: Horario de trabajo establecido (diurna, mixta o nocturna) Jornada mixta: Es aquella en que se labora una parte en el período comprendido entre las cinco de la mañana y las siete de la noche y otra parte entre las siete de la noche y las cinco de la mañana; por ejemplo, se ingresa a las dos de la tarde y se sale a las diez de la noche. Es de siete horas por día (7) y cuarenta y dos (42)

2 Procedimiento para el pago de horas extra Página 2 de 10 horas semanales. Si se trabaja hasta las diez y treinta de la noche o más, la jornada mixta se convierte en jornada nocturna y será de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas por semana Jornada nocturna: Es la que se realiza entre las siete de la noche y las cinco de la mañana del día siguiente. Es de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas semanales. No se permite la jornada acumulativa nocturna Hora extraordinaria: El trabajo efectivo ejecutado fuera de la jornada ordinaria, la cual se divide en horas de pago sencillo, tiempo y medio y doble Hora de pago sencillo: Son las horas laboradas en día sábado, domingo, feriado, asueto o descanso y que no han sobrepasado la jornada ordinaria (8 horas, 7 horas, 6 horas dependiendo de la jornada establecida en cada región del SFE) Hora de pago por tiempo y medio: Horas que se laboran después de la jornada ordinaria y que sumadas ambas jornadas no pueden sobrepasar 12 horas diarias Horas de pago doble: Horas que sobrepasan la jornada ordinaria pero han sido laboradas en un día domingo, feriado de pago obligatorio o asueto Mecanismo de control: Método utilizado para verificar las horas laboradas por cada funcionario (registro del guarda, control manual, reloj marcador) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO GC-EX-02 GC-EX-15 GC-EX-68 GC-EX-67 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Ley N Ley de Protección Fitosanitaria. Decreto Nº Reglamento Autónomo de Servicio del MAG. Manual de procedimiento para reconocimiento del tiempo extraordinario MAG Código de Trabajo.

Jornada nocturna: Es la que se realiza entre las siete de la noche y las cinco de la mañana del día siguiente. Es de seis (6) horas por día y treinta y seis (36) horas semanales.

3 Procedimiento para el pago de horas extra Página 3 de AUTORIDADES Y RESPONSABLES: 8.1. Encargado de planillas en la Unidad de Recursos Humanos: Responsable por revisar el formulario, elaborar la planilla y generar el pago de horas extra Jefe Inmediato: Responsable por la aprobación de la solicitud de tiempo extraordinario Jefes de departamento: Aprobación final del formulario de la solicitud de tiempo de tiempo extraordinario. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 9.1 Solicitud al para laborar tiempo extraordinario En todos los casos en que se requiera hacer uso de tiempo extraordinario para cumplir con un trabajo excepcional, el jefe inmediato solicitará al personal respectivo la disponibilidad para quedarse trabajando horas extra. Artículo 12. Cuando necesidades imperiosas del Ministerio lo requieran, el personal queda en la obligación de laborar horas extraordinarias salvo que razones justificadas lo impidan, pero en ningún caso la jornada ordinaria sumada a la extraordinaria podrá ser superior a doce horas diarias. Artículo 13. No se reconocerá el tiempo extraordinario laborado sin la autorización previa de la jefatura inmediata, del (la) director(a) del área o de la máxima autoridad institucional, en el entendido de que la jornada extraordinaria es de naturaleza excepcional, por lo que no se puede autorizar una jornada extraordinaria permanente. Artículo 14: El pago de tiempo extraordinario se hará conforme lo establece la Ley y las Normas Para el Pago de Tiempo Extraordinario a las Entidades del Sector Público. De manera excepcional podrá ser compensado en tiempo, calculado de la misma manera en que se calculan las horas extras, para lo cual se debe contar con la autorización previa del (la) superior inmediato(a), del (la) director(a) del área o del (la) jerarca institucional competente.

Jefe Inmediato: Responsable por la aprobación de la solicitud de tiempo extraordinario. 8.3. Jefes de departamento: Aprobación final del formulario de la solicitud de tiempo de tiempo extraordinario.

4 Procedimiento para el pago de horas extra Página 4 de 10 Por lo tanto es responsabilidad de la jefatura velar porque el reconocimiento de las horas extras no se haga en forma permanente, para lo cual puede establecer los controles internos establecidos que considere necesarios. En caso de que el funcionario ante una situación imprevista, no pueda solicitar el permiso al jefe inmediato, deberá presentar al día siguiente la justificación respectiva. 9.2 Control de tiempo extraordinario El funcionario debe registrarse a la hora de salida en el mecanismo de control que para tal fin dispone la administración El encargado de planillas (en la Unidad de Recursos Humanos) cada inicio de mes escanea el registro de asistencia del mes anterior, para distribuirlo vía correo electrónico a los funcionarios interesados y a los jefes inmediatos, en Oficinas Centrales. En el caso de las Sedes Regionales deben enviar adjunto en los Formularios F01-DAF-RH-PO-01 Formulario para reporte de Horas Extra (Anexo 1) el registro del mecanismo de control utilizado Solamente los funcionarios de la Sección de Recursos Humanos o la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero son los autorizados para retirar este registro El funcionario involucrado envía a Recursos Humanos, el formulario F01-DAF-RH- PO-01 para Reporte de Horas Extra, el cual debe venir debidamente firmado por el interesado, jefe inmediato y jefe de Departamento Para facilitar la revisión y control se recomienda seguir la Bitácora de control de horas extra anexada a este procedimiento El encargado de planillas en la Unidad de Recursos Humanos, revisa detalladamente el formulario, amparado al Reglamento de Tiempo Extraordinario En caso de que la información contenida en el formulario venga con inconsistencias que la Unidad de Recursos Humanos no pueda subsanar se hará la devolución del formulario de tiempo extraordinario. Las inconsistencias mencionadas están relacionadas con:

En caso de que el funcionario ante una situación imprevista, no pueda solicitar el permiso al jefe inmediato, deberá presentar al día siguiente la justificación respectiva. 9.

5 Procedimiento para el pago de horas extra Página 5 de 10 Nombre del servidor Cédula Lugar de trabajo Horario (especificar la jornada laborada durante el mes respectivo) Puesto Mes Ausencia de firmas Cualquier otro dato que no coincida el día reportado en el F01-DAF-RH-PO- 01 contra el mecanismo de control. Las correcciones subsanables serán hechas en lapicero color rojo El encargado procede a confeccionar la planilla de horas extra para generar el pago respectivo en la segunda quincena de cada mes, de acuerdo con el cálculo indicado en el Anexo 3. En caso de que algún formulario no se presente en el tiempo establecido, en la medida de lo posible se pagará en la quincena siguiente El encargado la planilla de horas extra en el sistema de pagos de la segunda quincena de cada mes.

El encargado procede a confeccionar la planilla de horas extra para generar el pago respectivo en la segunda quincena de cada mes, de acuerdo con el cálculo indicado en el Anexo 3.

6 Procedimiento para el pago de horas extra Página 6 de ANEXOS Anexo 1

7 Procedimiento para el pago de horas extra Página 7 de 10 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Recursos Humanos F01-DAF-RH-PO-01 Rige a partir de Formulario para reporte de horas extra Página 1 de 1 Versión 01 NOMBRE DEL SERVIDOR: CEDULA: LUGAR DE TRABAJO: HORARIO: PUESTO: MES: DIA HORARIO HORAS EXTRAS DE A SENCILL. EXTRAS DOBLES TOTALES 0,00 0,00 0,00 JUSTIFICACION FIRMA DEL INTERESADO JEFE INMEDIATO JEFE DEPARTAMENTO PARA USO DE RECURSOS HUMANOS REVISADO RECURSOS HUMANOS SFE Salario mensual: Pagado en la Quincena:

MES: DIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HORARIO HORAS EXTRAS DE A SENCILL.

8 Procedimiento para el pago de horas extra Página 8 de 10 Anexo 2 Bitácora para el Control de Horas Extra MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO BITACORA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO Funcionario: Cédula: HORAS FECHA TAREA REALIZADA DETALLE DESDE HASTA Firma del Funcionario: V B Jefe Inmediato:

DEL ESTADO BITACORA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE TIEMPO EXTRAORDINARIO Funcionario:

$partes de tiempo de 15 minutos cada una, que se encuentra fraccionada en cuatro partes decimales de 0.$

9 Procedimiento para el pago de horas extra Página 9 de 10 Anexo 3 Se considera que la hora, se divide en cuatro partes de tiempo de 15 minutos cada una, que se encuentra fraccionada en cuatro partes decimales de 0.25 cada una.

$encuentra fraccionada en cuatro partes decimales de 0.$

10 Procedimiento para el pago de horas extra Página 10 de 10

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