UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE QUERÉTARO NOMBRE DEL PROYECTO ACTUALIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL PROCESO Y CONTROL DE DOCUMENTOS EMPRESA:

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1 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE QUERÉTARO NOMBRE DEL PROYECTO ACTUALIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL PROCESO Y CONTROL DE DOCUMENTOS EMPRESA: AUTOTANQUES NIETO, S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN ÁREA RECURSOS HUMANOS. Presenta: Pérez Sánchez Pedro. Asesor de la UTEQ. Ma. Elena Barrón Hernández Asesor de la Empresa Salvador Becerra Trejo Santiago de Querétaro, septiembre de

2 RESUMEN: La empresa Autotanques Nieto me brindó la oportunidad de realizar la estadía en el departamento de Gestoría y Tráfico en el cual desarrolle el proyecto de Actualización Y Digitalización Del Proceso Y Control De Documentos, que consiste en digitalizar la documentación de las unidades que operan en la empresa, y se espera que dicho proyecto conllevé beneficios a la institución. Realice la digitalización y actualización de documentos de las unidades de esta organización (tracto-camiones y/o tanques), a su vez realice una modificación en el procedimiento del área de Gestoría y Tráfico. El resultado del proyecto consiste en aproximadamente un 80% de documentos digitalizados de las unidades que operan para la compañía Nieto. También aplique una encuesta a una muestra de 10 trabajadores de la empresa para conocer el impacto de la digitalización y actualización de documentos dentro de sus áreas de trabajo, con la encuesta elabore las gráficas correspondientes. Con la aplicación de la encuesta me di cuenta que dentro de las áreas se encuentran muchos documentos ordenados en sus expedientes correspondientes, pero sería más factible tener un archivo en electrónico para facilitar la búsqueda de documento y reducir el tiempo en enviar la documentación que requieren a diario dentro de la compañía. 2

3 DESCRIPTION: I did my internship at Autotanques Nieto. My daily functions were to solve problems related to truck tractors in the company. My boss is very responsible and friendly. The office is small and there are no windows. There are several desks and two computers. All the documents are in order. I work at my computer and help different areas to get organized. 3

4 DEDICATORIAS: A Mis Padres: Este título es para mis padres por creer en mi por apoyarme en todo momento y brindarme todo su cariño, es por eso que hoy cierro una etapa muy importante en mi vida, pero debo seguir adelante como mis padres me han enseñado con los valores que me han inculcado para ser una mejor persona en todos los ámbitos. A mi familia: Por creer en mí siempre por apoyarme cuando lo necesité por todo el cariño que me brindaron, porque nunca me dejaron solo les dedico este título con todo el cariño que se merecen de mi parte por ser únicos y dejarme ser parte de sus vidas. 4

5 AGRADECIMIETOS A mis hermanos: Gracias por el apoyo que siempre me han brindado por el cariño y la paciencia que me tienen con migo gracias por ser parte de mi vida por el conocimiento que comparten con migo por eso y más muchas gracias. A la Empresa AutoTanques Nieto. Gracias por brindarme la oportunidad de ejercer mi estadía profesional en sus instalaciones por el buen trato y su generosidad que tienen con mis compañeros por el conocimiento que comparten con nosotros por dejarnos ser parte de su empresa y por todo el apoyo que nos proporcionan gracias. 5

6 ÍNDICE PÁG RESUMEN:... DESCRIPTION:... DEDICATORIAS:... AGRADECIMIETOS... ÍNDICE... I. INTRODUCCIÓN... 8 II. ANTECEDENTES Antecedentes Históricos: Misión: Visión: Política de calidad: Clientes: Organigrama: III. JUSTIFICACIÓN IV. OBJETIVO Objetivos Específicos V. ALCANCES: VI. ANALISIS DE RIESGOS Tiempo: VII. MARCO TEÓRICO VIII. PLÁN DE ACTIVIDADES: IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS: Recursos Humanos: Recursos materiales: X. DESARROLLO DEL PROYECTO Glosario de términos: Qué es la digitalización? Por qué es importante la digitalización? Beneficios

7 10.5 Procedimiento Área Gestaría y Tráfico Encuesta Graficas e Interpretaciones XI. RESULTADOS OBTENIDOS XII. RECOMENDACIONES XIII. ANEXOS... XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA Bibliografía... 7

8 I. INTRODUCCIÓN En el presente documento se presenta el proyecto de Actualización Y Digitalización del Proceso y Control de Documentos que se desarrolló en Autotanques Nieto, así como las ventajas y beneficios que nos brinda. La actualización de documentos es muy importante y nos ayuda a cumplir con la normatividad que la empresa debe cumplir para poder brindar los servicios de carga terrestre y el transporte de materiales peligrosos. También se presenta una encuesta que se le realizo al personal de la organización para conocer la importancia y/o satisfacción que generaría digitalizar y actualizar los documentos para poder tener un mejor control y una mayor facilidad al acceso a estos. Se presenta también la actualización de un procedimiento con su respectivo diagrama de flujo para mostrar las actividades que se realizan en el área de Gestoría y Tráfico, con el objetivo de hacer más eficiente dicho proceso y cumplir con todo lo requerido por los niveles superiores a esta área. 8

9 II. ANTECEDENTES 2.1 Antecedentes Históricos: Empresas Nieto tiene su origen en el año de 1939, cuando el Ing. Raúl Nieto Gómez desarrolla en la ciudad de Celaya, Guanajuato un negocio de enceres domésticos; a partir de entonces se han logrado crear tres grandes líneas de negocio: La distribución de Gas Licuado de Petróleo. La comercialización de combustóleo para la industria. El Transporte de Carga Especializada. 2.2 Misión: Proporcionar a nuestros clientes un servicio de transporte terrestre de carga, confiable, seguro, oportuno y rentable, con operadores calificados. 2.3 Visión: Ser líderes en el mercado del transporte terrestre de carga. 9

10 2.4 Política de calidad: Proporcionar servicios de transporte terrestre de carga, con operadores calificados, que cubran las necesidades de nuestros clientes, observando loa seguridad y protección al medio ambiente, mediante la operación eficaz y eficiente de los procesos del Sistema de Gestión Total de la Calidad. 2.5 Clientes: 10

11 2.6 Organigrama: (Autotanques Nieto) 11

12 III. JUSTIFICACIÓN La digitalización de documentos es muy importante ya que nos permite mantener constantemente actualizado el proceso de control de documentos y darle un mejor manejo y acceso a todo lo que se encuentra almacenado. También hace que la información pueda llegar a otras áreas de la empresa o al exterior, con de objetivo de reducir el tiempo y ser más efectivos en las actividades que cotidianamente se están realizando. La digitalización es un proceso que cada vez más las empresas lo utilizan, e costo de una fotocopia es similar al de un imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado. Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios. Otra ventaja de la digitalización es que los documentos originales no se podrían dañar tanto ya que solamente lo tendría una persona a su cargo. Con la digitalización de documentos todos los operadores que tengan acceso a la intranet podrán tener acceso a los documentos que se encuentran digitalizados y actualizados para lograr grandes beneficios en toda la organización. 12

13 IV. OBJETIVO Actualizar y digitalizar todos los documentos de los tracto-camiones, y tanques que se encuentran en la empresa, para facilitar el control y acceso al realizar los trámites correspondientes en la Secretaria de Comunicación y Transporte, de forma eficaz y eficiente, facilitando el alcance de cada uno de estos, en las diferentes bases que integran la empresa Autotanques Nieto, S.A. de C.V. 4.1 Objetivos Específicos Actualizar los documentos del sistema. Facilitar el acceso de documentos a todas las bases que integra Autotanques Nieto S.A. de C.V. Reducción de papel dentro de la organización. Mantener en buen estado los documentos originales. Realizar los trámites correspondientes en la (S.C.T.) Secretaria de Comunicación y Transporte. 13

14 V. ALCANCES: Es brindar el apoyo a el departamento de Gestoría y Trafico, así mismo proporcionar la documentación de los tracto-camiones y/o tanques, para que puedan circular por las carreteras federales así evitar anomalías por parte de los operadores que realizan sus actividades por el medio terrestre de carga. 14

15 VI. ANALISIS DE RIESGOS 6.1 Tiempo: Debido a que algunos documentos se tienen que actualizar cada seis meses puede ser posible que al actualizarlos nos tarden en llegar a la oficina esto generando que el proyecto se retrase un poco. 15

16 VII. MARCO TEÓRICO Vivimos en un mundo que ya es digital las nuevas tecnologías hacen que cada día más la comunicación sea más completa y rápida. La digitalización y la tecnología hace que nuevas culturas interactúan esto cada vez más se hace un hábito en el cual tenemos que adaptarnos a los cambios que nos proporciona la tecnología. La actualización de documentos es importante así se le da cumplimiento al reglamento de tránsito en Carreteras Federales y a las normas que establece dicho reglamento. Es muy importante que un documento (tarjeta de circulación de tracto-camión y/o tanque) se encuentre actualizado de acuerdo a la NOM-12-SCT , sobre el peso y dimensiones máximas con los que pueden circular los vehículos de autotransporte que transitan en las vías generales de comunicación de jurisdicción federal, para evitar ser infraccionados poder llegar a su destino correspondiente. La digitalización Es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa. La digitalización de documentos no sólo está dirigida a las empresas, se puede utilizar para facilitar el acceso a los archivos en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, empresas de bienes raíces, bibliotecas, hoteles, dependencias gubernamentales, farmacéuticas, etc. Aquellas organizaciones, industrias, empresas o instituciones que estén interesadas en la sustitución del uso del papel para el almacenamiento de archivos por imágenes digitales que pueden ser consultadas con rapidez, sin riesgos de deterioro ni extravío. Actualmente la digitalización de documentos forma parte del proceso operativo y administrativo de una organización, especialmente en las áreas 16

17 administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad, desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, etc. Los documentos digitalizados son los que proceden de la conversión de un contenido originalmente producido en papel o en otro soporte analógico a un formato y soporte digital. A pesar de la carencia de soluciones para la supervivencia a largo plazo de los recursos, se han producido muchas iniciativas a escalas institucionales nacionales e internacional en la última década para pasar muchos documentos a soportes digitales. (Pascual, 2005, pág. 186) 17

18 VIII. PLÁN DE ACTIVIDADES: 18

19 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS: 9.1 Recursos Humanos: Jefe de gestoría y tráfico, (apoyo para proporcionar toda la información y acceso a la información.) Instructor. (proporciono un curso de inducción) Personal de sistemas. (Me actualizo mi equipo de cómputo) 9.2 Recursos materiales: Información proporcionada por el jefe inmediato Curso de inducción Actualización de mi equipo de computo Página web de la organización. Reglamento de Tránsito en Carreteras Federales. 19

20 X. DESARROLLO DEL PROYECTO Para poder desarrollar el proyecto realice varias actividades dentro de la organización las son detalladas en los siguientes apartados. 1.- analizar y conocer el entorno donde se desarrollar el proyecto para poder proponer algo que realmente contribuya a la empresa. 2 Pedir que se realice la actualización correspondiente en la secretaria de comunicaciones y transportes. 3.- Ya que se encuentran actualizados los documentos de acuerdo a la nom-12- sct , sobre el peso y dimenciones maximas con los que pueden circular los vehiculos de autotransporte que trancitan en las vias generales de comunicacion de juridicción federal. 4.- Ya Actualizados los documentos se realiza la digitalizacion de los mismos que se encuentran en los expedientes dentro de el departamento. 5.- Posteriormente se suben los documentos a la red internan de la empresa para que los operadores y demás empleasos tengan acceso a estos documentos en todas las bases que se encuentran establecidas dentro de la Republica Mexicana, para darle un buen uso a la documentacion que se encuentra disponible. 20

21 10.1 Glosario de términos: Archivo: Información guardada en un disco o Backup: Copia de seguridad de todos los datos que contiene la computadora para evitar su pérdida si se estropea el disco duro o el sistema operativo. Control: Es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Computadora: Máquina electrónica rápida y exacta que es capaz de aceptar datos a través de un medio de entrada, procesarlos automáticamente bajo el control de un programa previamente almacenado, y proporcionar la información resultante a un medio de salida. Digitalizar: es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos. Digitalización simple: Transformación de archivo físico a electrónico en varios formatos disponibles (Información entregada en carpetas sobre medios de almacenamiento masivo). Documento: Unidad de información textual o gráfica elaborada mediante el uso de un programa informático. 21

22 Escáner: Aparato que lee imágenes y texto y los convierte en información digital, susceptible de ser introducida y editada en la computadora. Intranet: es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales Procedimiento: Documento de operaciones, textos que contienen el cómo, con quién, dónde y cuánto, es decir la acción lógica. Remolque: Vehículo no dotado de medios de propulsión y destinado a ser jalado por vehículos de motor Semirremolque: Todo remoque sin eje delantero, destinado a un tractor camionero de manera de que parte de su peso sean soportados por este (Publicaciones Administrativas Contables y Juridicas, 2012) Tractor camionero: vehículo de motor destinado a soportar y a jalar semirremolques (Publicaciones Administrativas Contables y Juridicas, 2012) 22

23 10.2 Qué es la digitalización? Transformar información analógica en información digital para poderla manipular en la computadora Por qué es importante la digitalización? El 70% de la información mundial disponible se encuentra impresa, un 20% son documentos electrónicos y el 10% restante son bases de datos. Resumiendo, un 90% de la información es no estructurada y sólo un 10% es información estructurada. El problema real es realizar el procesamiento para lograr la clasificación de dichos contenidos no estructurados de forma rápida, eficiente y económicamente conveniente, con el objetivo de permitir la recuperación de la información. Muchas veces la administración de esta información es subestimada, ocasionando pérdidas invaluables de oportunidades, al mismo tiempo que las organizaciones están afectadas por la cantidad de volumen de documentación que disponen y poder procesar eficientemente la misma de una manera operativa: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, etc. Siendo la gestión de esa gran cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se presentan en las organizaciones hoy en día. La digitalización de documentos es un paso fundamental para administrar todo ese tipo de información en papel que de otra manera sería imposible hacerlo. La digitalización es el proceso mediante el cual un documento es transformado en una imagen digital, y es almacenado junto a datos que lo referencian en una base de datos, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de tener que acudir al documento físico 23

24 10.4 Beneficios Este proceso genera una gran cantidad de beneficios dentro de una organización donde, tan sólo por mencionar algunos, permite: Trabajar en una organización sin papeles; disminuir en el costo de impresión, fotocopiado, distribución y publicación de documentos. Disminuir horas de profesionales afectadas a la búsqueda de documentos; Disminuir el costo de almacenamiento y traslado de documentos; acceder a la información de manera simultánea desde diferentes lugares; acceder de manera rápida, segura y protegida a la documentación; aprovechar la información para la toma de decisiones; Aprovechar los espacios destinados a guardar archivos físicos (en muchos casos eliminando los archivos históricos físicos); Sistematizar y automatizar los procesos; reducir los tiempos de respuesta a clientes internos, externos, auditorias y entes de fiscalización y control; Bajar el costo de respaldo de los documentos ante eventual pérdida o destrucción de la valiosa documentación; mayor productividad del personal. Entre otros beneficios. 24

25 10.5 Procedimiento Área Gestaría y Tráfico AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 1/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 No. Responsable Descripción Documento Actividad Recibir físicamente el equipo de transporte (tracto-camiones, tanques, Dollys) y/o 1.- AUXILAR vehículos administrativos con la ADMINISTRATIVO documentación que ampare la propiedad de Autotanques Nieto S.A de C.V. Cotejar números de identificación físico 2.- AUXILAR ADMINISTRATIVO contra documentos, sacar calcas para verificar el número de serie de vehículo, numero de motor y checar todos los accesorios que contiene el vehículo. Sin son correctos los datos? 3.- AUXILAR ADMINISTRATIVO Se registran en el sistema de unidades y se procede a los siguientes trámites. REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 25 1

26 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 2/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. No. Actividad Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Responsable Descripción Documento Enviar equipo de transporte al dpto. De Requisición Rótulos rotulo, para rotular según especificaciones al de la subdirección. departamen to de rótulos Presentar tracto-camión adquirido para Auxiliar solicitar certificado anticontaminantes y administrativo mantener actualizado según el calendario de la S.C.T. Capturar en internet en la página de la S.C.T. el trámite de alta de placas de servicio público federal de tracto-camión o Representante tanque adquirido, presentando original y legal copia de la documentación que obliga RAFSA (Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares) REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 262

27 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 3/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 No. Responsable Descripción Documento Actividad 7.- Presentar equipo de transporte (Tractocamión, tanque o Dolly) al área de taller para la verificación físico mecánica que obliga la Taller Nom-068-S.C.T y obtener dictamen de aprobación que debe mantenerse actualizado según el calendario de la S.C.T. 8.- Preparar carpeta con los documentos Auxiliar administrativo necesarios para poder circular la unidad y evitar ser infraccionado, de acuerdo a la normatividad actual que obliga la S.C.T. 9.- Se procede a escanear los siguientes documentos para generar un respaldo en la Auxiliar red interna de la organización: tarjeta de administrativo circulación, permiso de transporte de materiales peligrosos, póliza de seguros, etc., y mantener actualizado este archivo para que todas las bases puedan accesar e imprimirlos si es necesario. REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 327

28 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 4/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 No. Responsable Descripción Documento Actividad 10.- Auxiliar administrativo Toda la documentación que se menciona en los puntos anteriores se archiva en expedientes por unidad de transporte, dentro del departamento de Gestoría y tráfico Realizar inventario físico en la unidad de Auxiliar transporte y entregar evidencia administrativo documental al sr. Operador y este a su Inventario vez, lo lleve a la base asignada por la subdirección. Actualizar el sistema de unidades. registrando la base a donde se asignó el 12 Auxiliar administrativo equipo de transporte, el nombre de operador que se llevó la unidad y la fecha en que se asignó la misma REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 284

29 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 5/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Diagrama De Flujo Gestoría y trafico Rótulos S.C.T Inicio Recibir físicamente el equipo de transporte. 1 T.C Cotejar números de identificación físicos contra documentos 2 2 A REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 29 5

30 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 6/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Diagrama De Flujo Gestoría y Tráfico Rótulos S.C.T. A Están correctos si Registrar en el sistema de unidades 3 B REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 630

31 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 7/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Diagrama De Flujo Gestoría y Tráfico Rótulos S.C.T. B Solicitar certificado anticontaminante 5 Para realizar las especificaciones correspondientes 4 4 Realizar registro en la pág. de la S.C.T. para dar de alta placas de la unidad 6 C REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 31 7

32 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 8/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Diagrama De Flujo Gestoría y Tráfico Rótulos S.C.T. C Presentar equipo de Transporte para verificación físico mecánica 7 Preparar carpeta con documentos de las unidades. 10 D REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 832

33 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 9/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Diagrama De Flujo Gestoría y Tráfico Rótulos S.C.T. D Realizar inventario físico y documental de unidades para entregar al sr. Operador 10 Actualizar sistema de unidades con la información requerida. 12 FIN REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 33 9

34 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 10/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Anexos Anexo no. 1 Requisición de Rótulos REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 1034

35 AUTOTANQUES NIETO S.A. DE C.V. Pág. 11/11 Nombre del Procedimiento Área Gestoría y Tráfico Objetivo: Mostrar las actividades que se realizan en la oficina de Gestoría y Tráfico para tener un mejor funcionamiento. Área Gestoría y Tráfico Versión 000 Anexos Anexo no. 2 Dictamen de verificación de Condiciones Físico-Mecánicas NOM-068.SCT REVISÓ REALIZÓ AUTORIZÓ 11 35

36 10.6 Encuesta Actualización y digitalización de documentos Objetivo: Recopilar información para conocer la importancia de la digitalización de documentos dentro de la organización. Instrucciones: Lee las preguntas y contesta con honestidad con una X la casilla que creas más conveniente 1.- Conoces la palabra digitalización. Si No Tal vez 2.- Consideras que es importante la digitalización de documentos en la organización para el control de documentos. Si No Porque? 3.- Que tan importante crees que sea el actualizar un documento. Muy importante Poco importante No importa 4.- Con qué frecuencia te piden un documento dentro y/o fuera de la empresa. Siempre Frecuente Nunca 5.- Cuál es el medio que utilizas para enviar un documento o varios documentos. Correo electrónico Paquetería Otro 6.- Con qué frecuencia actualizas un documento. 36

37 Cada mes De 6 a un año Más de tres años 7.- Que tan importante es la Digitalización de documentos en tu área de trabajo. Muy importante Poco importante No importa 8.- Crees que al actualizar y digitalizar los documentos facilita las actividades que realizas a diario. Si sería más eficiente No lo creo Poco conveniente 9.- Cuando te piden un documento por electrónico que es lo que haces para localizarlo. Buscar en el expediente Buscar en la computadora Buscar en la intranet de la empresa 10.- Cual crees que sería la forma más eficiente para localizar un documento? Buscar en el expediente Tener un archivo en electrónico Pedir el documento a otra área Gracias por tu colaboración! 37

38 10.7 Graficas e Interpretaciones 1.- Conoces la palabra digitalización Si No Talvéz 0% 100% La grafica representa que de 10 personas encuestadas todas conocen la palabra digitalización lo que a mi punto de vista facilitaría que todas las áreas de la organización puedan recurrir a este proyecto de la digitalización para tener un mejor manejo con los documentos. 2.- Consideras que es importante la digitalización de documentos en la organización para el control de documentos Muy importante Poco importante no importa 20% 0% 80% En esta grafica la mayoría de los encuestados consideran que si es importante la digitalización sin embargo el 20% de estas establece que no sería factible porque hay información en las áreas que es muy confidencial por lo tanto consideran que esta información no debería ser digitalizada. 38

39 3.- Qué tan importante crees que sea el actualizar un documento. muy importante poco imortante no importa 80% 20% 0% 0% La grafica muestra que es muy importante actualizar un documento ya que en extremos casos que llegue a ver una inspección y no se encuentren actualizados los documentos solicitados la empresa no cumple con los requerimientos que la misma solicite por lo cual es de suma importancia actualizar los documentos y darles un buen uso 4.- Con que frecuencia te piden un documento dentro y/o fuera de la empresa siempre frecuentemente nunca 20% 20% 60% El personal de la organización siempre deben de facilitar documentos dentro y fuera de la empresa lo cual se representa con el 60% siempre se manejan documentos en las actividades cotidianas hay un 20% que representa que nunca ya que es personal subordinado y casi no tienen acceso a esta documentación. 39

40 5.- Cuál es el medio que utilizas para enviar un documento o varios documentos Correo eletrónico paquetería otro 20% 0% 80% La mitad de los encuestados utilizan el correo electrónico y paquetería para enviar documentos por lo cual estaría bien tener respaldos de documento en el sistema de cómputo para poder accesar más fácil y realizar un envió eficiente y menos costoso. 6.- Con qué frecuencia actualizas un documento. Cada mes De 6 meses a 1 año Más de tres años 10% 40% 50% La mayoría de las personas actualiza sus documentos ya que hay algunos que vencen en periodos cortos y por eso se tienen que actualizar para cumplir con los requisitos que la empresa dictamina hay documentos que son por periodos largos por lo cual no es necesario que se actualicen constantemente. 40

41 7.- Qué tan importe es la digitalización de documentos en tu área de trabajo. Muy importante Poco importente no importa 0% 40% 60% La digitalización es importante ya que la mayoría de los encuestados utilizan este método pero cotidianamente lo cual implicaría que tuvieran ya sus archivos digitalizados para reducir el tiempo para evitar documentos. 8.- Crees que al actualizar y digitalizar los documentos facilita las actividades que realizas a diario Si seria mas eficiente No lo creo conveniente Poco 20% 0% 80% De acuerdo con la gráfica el implementar el proyecto de digitalización de documento es eficiente para las actividades que se realizan a diario siempre y cuando se tomen las precauciones correspondientes para darle un buen uso a la información que contienen los documentos 41

42 9.- Cuando te piden un documento por eletrónico que es lo que haces para localizarlo Buscar en el expediente buscar en la intranet 10% Buscar en la computadora 40% 50% Lo más factible seria que todas los colaboradores en lugar de buscar los documentos en los expedientes sería mejor buscar desde la intranet esto facilitaría el acceso a los documento y reduciría el tiempo que buscarlo en su respectivo expediente 10.- Cuál crees que sería la forma más eficiente para localizar un documento Buscar e el expediente Tener un archivo en electrónico Pedirlo a otra área 80% 0% 20% El 80% de los colaboradores opinan que sería de mayor importancia contar con un archivo en electrónico para hacer más útil las actividades dentro del área donde desempeñan sus actividades 42

43 XI. RESULTADOS OBTENIDOS En la siguiente tabla se muestran los resultados que se obtuvieron dentro del área Gestoría y Tráfico. El 80% de la documentación de las unidades se realizó la digitalización del resto no se llevó a cabo porque hay unidades que se encuentran accidentadas o en venta, Tabla 1. Unidades Digitalizados Actualizados Porcentaje % Tracto-camiones Si Si 80% Tanques Si Si 80% Después de un análisis se realizaron modificaciones al procedimiento del departamento Gestoría y Tráfico, se contó con la asesoría de mi jefe inmediato Salvador Becerra Trejo sugiriendo y retroalimentando ideas para realizar el procedimiento más fácil y entendible. (Autotanques Nieto) (Autotanques Nieto, S.V. de C.V) Tabla 2. Procedimiento Actualizado Modificado Gestoría y Trafico Si Si 43

44 XII. RECOMENDACIONES Gracias a la oportunidad que la empresa Autotanques Nieto me dio para poder desarrollar mi estadía dentro de las instalaciones pude incrementar mi conocimiento y generar experiencia dentro del área Gestoría y Tráfico. De acuerdo a la encuesta elaborada y aplicada analicé que en las áreas que conforman la organización si sería necesario digitalizar la documentación que utilizan o que hay dentro de su lugar de trabajo. Es importante que las áreas cuenten con archivos en electrónico para poder dar una mejor atención ya se a los clientes, proveedores o a los mismos compañeros que piden documentación de las diferentes bases que conforman la compañía Nieto que se encuentra en toda la República Mexicana para que el servicio sea más eficiente y pueda darle un mejor uso a la información que solicite o que necesite. La responsabilidad que tiene la empresa con el medio ambiente es muy importante, la digitalización generaría un gran impacto ya que se reduciría el uso constante de papel y esto evitaría un poco de contaminación dentro y alrededor de la empresa. 44

45 XIII. ANEXOS Anexo 1. Inventario de números de Identificación 45

46 Anexo no. 2 Requisición al Departamento de Rótulos 46

47 Anexo No. 3 Tarjeta de Circulación. 47

48 Anexo No. 4 Verificación Vehicular 48

49 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA 14.1 Bibliografía Pascual, J. A. (2005). Nuevos usos, Nuevas Formas. Mexico: Editorial UOC. Publicaciones Administrativas Contables y Juridicas. (2012). Norma Oficial Mexicana, NOM-12-SCT , sobre el peso y dimenciones maximas con los que pueden circular los vehiculos de autotransporte que trancitan en las vias generales de comunicacion de juridicción federal. En P. A. Juridicas, Reglamento de Tránsito en Carreteras Federales (págs. 5-30). México, México: PAC. Autotanques Nieto, S.V. de C.V. (s.f.). Recuperado el 25 de 05 de 2013, de Conseptos en Productividad Empresarial S.A. de C.V. (s.f.). CEPE Telecomunicaciones. Recuperado el 31 de 07 de 2013, de CEPE Telecomunicaciones.: Expeta Data digitalización de información. (s.f.). Digitalización de Documentos. Recuperado el 25 de 06 de 2013, de Planingro0m creative busines consulting2013. (s.f.). Recuperado el 25 de 06 de 2013, de 49