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Transcripción

1 e-risk MANAGER es un sistema que permite administrar y controlar simultáneamente todos los riesgos de sus negocios desde cualquier parte del mundo, gracias a un sistema de gestión interactivo vía Internet. Los expertos Consultores de CRISTAL realizan la visita a sus instalaciones, chequeando e identificando cualquier factor que suponga riesgo en seguridad y salud, asesorando y proponiendo las medidas correctoras necesarias e implantando un calendario de actuaciones para resolver estos puntos débiles. De esta forma su empresa mantendrá unos niveles óptimos respecto a seguridad y salud. Toda esta información se traslada al sistema que, una vez instalado, le proporcionará el acceso a toda la información referente a riesgos en su negocio, ya posea uno o varios centros. Esta información se presenta en tiempo real y mediante un programa informático de muy fácil manejo que le permitirá comprobar si se están efectuando las acciones necesarias para eliminar o minimizar los riesgos que se detectaron

2 MODULOS DEL PROGRAMA INFORMACION GENERAL Este módulo contiene datos ya adecuados a su establecimiento (site), tal y como puede ver desarrollados en los siguientes puntos: Plano del Site, Legislación, etc. Al comienzo, el site le proporciona los datos sobre la fecha de la evaluación y el nombre del consultor. Haciendo click sobre el nombre del site, el administrador del sistema podrá añadir nuevos usuarios dándoles códigos de acceso a determinadas partes del sistema. Plano del Site Especifica los sectores de su empresa que han sido identificados como de su responsabilidad y sobre los cuales e-risk Manager se ha basado para crear su sistema. Comprenden áreas tanto comunes como reservadas. Por ejemplo tiendas, comedores, áreas de juego infantiles, zonas de acceso restringido, terrazas, ascensores, dormitorios (en caso de hoteles), aparcamientos, jardines, oficinas y todas aquellas que se utilicen como lugares de trabajo. Proporciona también datos sobre el establecimiento, características, ubicación, accesos, así como planos y fotografías si fueran necesarios. Legislación Toda la legislación que afecte a su empresa será incluida en este apartado. Leyes, Reales Decretos, Ordenes Ministeriales, Reglamentos e Instrucciones Técnicas podrán ser consultados íntegramente por usted gracias a la guía que CRISTAL ha creado en este apartado. De esta - 2 -

3 forma, usted podrá obtener información esencial sobre cualquiera de los factores de riesgo que se hayan identificado. Declaración de la Política La declaración de la política de su compañía en seguridad y salud será incluida aquí. En base a nuestra experiencia, incluimos una declaración tipo que usted podrá utilizar. Versa sobre los objetivos que la empresa se ha marcado para garantizar un nivel óptimo en condiciones de seguridad y salud, proporcionando tranquilidad a clientes y empleados, al saber que la empresa está implicada en la eliminación de riesgos. Responsabilidades Esta parte detalla las responsabilidades que se pueden asignar a los empleados a través del site. Por ejemplo, asegurarse que los contratistas trabajan según el procedimiento adecuado, o informar al director del establecimiento acerca de cualquier daño o defecto del ambiente general de trabajo para reducir el riesgo de accidentes. A cada empleado se le atribuirán unas responsabilidades propias, y se incluye una lista de conocimientos que deberán tener a fin de ser competentes en las funciones de las cuales sean responsables. Matriz de Conocimientos Se deberá distribuir los conocimientos (o formación) con relación a las funciones para las cuales se va a responsabilizar a los empleados. Para cada empleado, usted va a poder identificar tres importantes tipos de información: - 3 -

4 1. Conocimientos necesarios. Para cada empleado, es posible identificar los conocimientos que necesita, los que ya posee así como las necesidades de formación. 2. Conocimientos poseídos. Es posible identificar a todos los empleados que ya tienen unos conocimientos determinados, por ejemplo, en seguridad contra incendios. Esto le será muy útil cuando usted necesite saber si a un empleado puede hacerle responsable de una función o no. 3. Necesidades de formación. Mediante este sistema, también puede saber que empleados necesitan una formación determinada, para poder organizar fácilmente sesiones de formación, cursos, etc. Plantillas El programa incorpora unos formularios para rellenar sobre seguridad y salud, conformes a unos estándares de control expuestos en un apartado posterior del programa. Pueden ser visualizados, rellenados en línea y conservados en el sistema para consultas posteriores. También se pueden imprimir y copiar. EVALUACIÓN DE RIESGOS Identificación de Riesgos Esta parte contiene la evaluación de riesgos específicos del site detectados durante la visita inicial. Por ejemplo, riesgo de caída debido - 4 -

5 a una barandilla de escalera demasiado baja, o riesgo de incendio por tener un equipo de extinción inadecuado. La evaluación de riesgos es un elemento fundamental en un buen sistema de gestión de riesgos. La reciente legislación hace énfasis en la necesidad de tener evaluaciones detalladas y conservar sus resultados. e-risk MANAGER guarda la información de todas las inspecciones realizadas por nuestros consultores. El listado de peligros es una relación de todos los riesgos identificados en las instalaciones, ya sean físicas o a vicios adquiridos sobre el modo de realizar algunas tareas. A partir de la calificación del riesgo: crítico, grave o menor, muestra una información muy detallada sobre la identificación, localización, legislación asociada, así como si las medidas de control existentes son adecuadas o si se necesita de otras medidas adicionales. Estándares de control Contiene estándares de control detallados sobre procedimientos a seguir, y que deberán utilizarse para controlar riesgos identificados. Por ejemplo, cuando se realicen trabajos de limpieza de ventanas o fachadas acristaladas: asegurarse de que tienen un permiso de trabajo adecuado, o formación e instrucciones para realizar el trabajo de forma segura. Resumen de checklists. (lista completa de tareas) - 5 -

6 Para ayudar a asegurarle que todas las medidas correctoras y estándares de control han sido implementados en la fecha requerida, esta parte del sistema generará automáticamente una serie de cuestiones de checklist. Ejemplos: Seguridad contra Incendios. Están todos los extintores libres de obstáculos y situados en un lugar correcto? Se obliga a cumplir con la norma de no fumar en las zonas con riesgo de incendio? Vigilancia de Riesgos Un calendario de checklist le muestra todas las acciones que se deben emprender para mantener los niveles adecuados de seguridad, con las fechas en las que deben estar realizadas las medidas correctoras. Mediante el sistema interactivo, CRISTAL realiza una labor de vigilancia en el control de los checklist, para asegurar la implantación de las medidas correctoras. Esta parte del sistema contiene todo lo necesario para la administración de las cuestiones de checklist que el sistema ha generado en función de los riesgos identificados

7 Estado de cumplimiento Este punto le permite ver la lista de factores de riesgo que se han creado para su site y el estado de conformidad. Los factores de riesgo que todavía no son conformes aparecen en rojo, y aquellos que son conformes en verde. Calendario de checklists Este punto permite ver las fechas en las que las acciones correctoras (checklists) deben haber sido implementadas. Tiene por objetivo ayudarle a atribuir responsabilidades de control a otros empleados competentes en caso de que usted no esté disponible para implementar alguna acción, por ejemplo, cuando esté de vacaciones. Checklists personales Es una lista que permite identificar las cuestiones de control atribuidas a cada persona. Pueden ser impresas para hacer una hoja de trabajo que el personal deberá cumplimentar. Diligencia debida Las listas de controles cumplimentados son conservadas por el sistema para poder establecer un histórico de acciones, para futuras referencias

8 Informes de acción Los factores de riesgo que han sido identificados por el consultor en la visita de evaluación son archivados y pueden ser vistos en este punto. Contienen avisos específicos y se pueden incluir elementos adicionales como fotografías, en caso de que se considere necesario, por ejemplo, para ver alguna deficiencia en las instalaciones. NBG Consultant H/Q Compliance Director Regional Management Area Management Site - 8 -

9 PERFIL DE LOS USUARIOS Los usuarios registrados de e -risk MANAGER serán aquellas personas que designe la empresa en función a su organización: Director de las Instalaciones, Responsable de Seguridad y Salud o Jefe de Mantenimiento son perfiles adecuados para el manejo del sistema. Serán los encargados de la vigilancia del sistema de gestión de riesgos, comprobando que los responsables de cada área cumplen con sus obligaciones y contestan los checklist. Gracias al sistema interactivo, no se necesita ningún conocimiento informático adicional para manejar esta herramienta, ya que tanto las pantallas como las preguntas se muestran de una forma totalmente comprensible para el usuario

10 METODOLOGIA 1. Visita de Evaluación de Riesgos El Consultor visitará su empresa en el día acordado. El objetivo principal de la visita es hacer una detallada evaluación de riesgos. Se inspeccionarán todas aquellas áreas que estén bajo el control de nuestro cliente, como por ejemplo: oficinas, tiendas, talleres, tejados, terrazas, áreas de servicio o almacenamiento, aparcamientos, almacenes de alimentos y todos aquellos sitios utilizados por visitantes y empleados. Durante la evaluación, el Consultor identificará los riesgos y el grado de peligro asociado a los mismos en base a cuatro factores: - probabilidad de que ocurra un incidente - consecuencias que pueda haber - número de personas que pudieran verse afectadas - medidas de control ya existentes De esta forma los riesgos son clasificados como: menores, mayores o críticos. E-risk ha sido creado para permitir un control efectivo de los riesgos en aquellas áreas que hayan sido identificadas por el Consultor en su visita, por ello usted también tiene un papel importante. Este es su sistema y la dinámica del mismo es de mantenernos informados mediante la herramienta informática, cuando en sus instalaciones realice cualquier cambio de los que nosotros le hayamos sugerido. El informe de acciones forma parte de nuestro sistema de control de riesgos por ordenador, y se prepara por el consultor después de la visita efectuada a sus instalaciones. La evaluación identificará todos los factores de riesgo existentes y recomendará las medidas de control

11 necesarias para eliminarlos o reducirlos a un nivel de seguridad aceptable. Toda medida de control que requiera una acción inmediata o una explicación se detallará en el informe. En cada ítem se indicará lo que no es correcto, que hay que hacer exactamente y cuando debe ser solucionado. El informe identificará los puntos que contravengan la legislación en esa materia o una conducta de buenas prácticas, y que esté exponiendo a las personas a un riesgo de seguridad inaceptable. En caso que alguna de las recomendaciones no pudieran ser implementadas en el calendario sugerido, deberá asegurarse que el riesgo identificado en el informe podrá ser controlado al menos temporalmente, como por ejemplo: restringiendo el acceso a un área, poniendo señalizaciones o instrucciones especiales. 2. Instalación y formación. e-risk MANAGER incluye una visita adicional de instalación y formación, tiene como propósito ayudar al usuario a familiarizarse con el sistema. La instalación supone la creación de su site, es decir, de un sitio en Internet para su empresa, accesible solo por las personas que registre como usuarios y por CRISTAL. En él se recogerá toda la información relativa a la Evaluación para que usted la pueda ir gestionando. 3. Control on-line. Los Consultores de CRISTAL revisarán periódicamente su site desde nuestras oficinas, comprobando que se han ido ejecutando las acciones correctoras en los plazos previstos mediante las respuestas a los

12 checklists, y mantener así el nivel de seguridad adecuado en sus instalaciones. 4. Auditoria posterior. Durante el primer año de funcionamiento de e-risk MANAGER se realizará una visita de auditoria. Se trata de verificar que las acciones correctoras se han efectuado y que los riesgos se controlan de forma efectiva. También es una oportunidad para resolver dudas que puedan surgir con el funcionamiento del sistema. Sugerimos que esta visita se realice en un plazo de tres meses desde la evaluación inicial, sobre todo si se han detectado riesgos inminentes. No obstante, teniendo en cuenta que alguna medida correctora pudiera tardar su tiempo en subsanarse, recomendamos que no se supere el plazo de seis meses

13 VENTAJAS DE e-risk MANAGER El sistema e-risk MANAGER proporciona beneficios tangibles a su empresa: 1. Total accesibilidad y control sobre todos los riesgos. 2. Cumplimiento de la legislación correspondiente en todas las áreas. 3. Ahorro de tiempo en la gestión de los riesgos, lo cual le permitirá dedicarse a otras tareas de su negocio. 4. Identificación inmediata de cualquier riesgo inminente, lo cual puede permitir una rectificación instantánea, eliminando o descendiendo la exposición a ese riesgo. 5. Menor probabilidad de accidentes y como ventaja adicional, disminución de las pólizas de seguros y reducción también de la posibilidad de demandas o reclamaciones por accidentes. 6. Asegura la mejora constante de las instalaciones con el fin de que los riesgos sean cada vez mas improbables. 7. Reducción de los costes de gestión, ya que controla desde un mismo puesto los diferentes centros que tenga su negocio. 8. Evita los gastos que se generan cuando se produce un incidente. 9. Protege y aumenta la imagen de su empresa debido a la adopción de una conducta de buenas prácticas, añadiendo así valor a su negocio. e-risk MANAGER se perfila fundamentalmente para empresas de mas de 500 trabajadores, con uno o varios centros, pertenecientes al sector de la hostelería (hoteles, apartamentos, fast-foods,...),establecimientos comerciales (retails, centros comerciales) o edificios de oficinas. Debido a su actividad, estas empresas disponen de multitud de áreas diferentes que deben ser cubiertas, por lo cual un sistema de control de riesgos unificado resulta imprescindible para una buena gestión