Avaya IP Softphone Release 3 Versión 2.1. Referencia en línea

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1 Avaya IP Softphone Release 3 Versión 2.1 Referencia en línea Mayo de 2002

2 Acerca de esta guía Esta guía presenta la información incluida en la ayuda en línea de Avaya IP Softphone R3 Versión

3 Acerca de Avaya IP Softphone Introducción Avaya IP Softphone es una colección de aplicaciones para integración de teléfono por computadora (CTI, Computer Telephony Integration) que le permite controlar las llamadas telefónicas (tanto entrantes como salientes) directamente desde su PC. Avaya IP Softphone le permite conectarse a distancia al servidor de su empresa, y hacer y recibir llamadas desde la extensión telefónica. Avaya IP Softphone aumenta sus capacidades de telecomunicación por medio de las siguientes aplicaciones:! Avaya IP Softphone Avaya IP Softphone es una aplicación que le permite controlar sus llamadas telefónicas (tanto entrantes como salientes) directamente desde su PC.! Avaya iclarity IP Audio Avaya iclarity IP Audio es una aplicación que realiza las siguientes funciones:! Le permite ingresar al servidor. Usted debe estar conectado al servidor para poder usar Avaya IP Softphone para controlar sus llamadas telefónicas.! Maneja las comunicaciones de voz cuando usa Avaya IP Softphone en la configuración Road Warrior (voz sobre IP). Cuando hace o recibe una llamada con Avaya IP Softphone, Avaya iclarity IP Audio le permite conversar con la otra persona por medio de audífonos conectados a su PC, o con el micrófono y los altavoces de su PC. Configuraciones de Avaya IP Softphone Avaya IP Softphone admite las siguientes dos configuraciones:! Configuración Road Warrior (voz sobre IP) La configuración Road Warrior permite a quienes viajan utilizar el conjunto completo de funciones del sistema telefónico de su compañía desde una ubicación remota temporal en cualquier lugar del mundo (tal como un cuarto de hotel). La configuración Road Warrior consiste en dos aplicaciones de software que se ejecutan en una PC conectada al servidor a través de una red IP. La conexión de red única entre la PC y el servidor transporta dos canales - uno pasa la ruta de señalización y el otro pasa la ruta de voz. El software Avaya IP Softphone maneja la señalización de la llamada, mientras que Avaya iclarity IP Audio (una aplicación de sonido que cumple con H.323 V2) maneja las comunicaciones de voz. El usuario realiza y recibe llamadas por medio de la interfaz de Avaya IP Softphone en la PC, y utiliza audífonos conectados a la PC (o el micrófono y los altavoces de la PC) para conversar. Avaya iclarity IP Audio se ejecuta en un segundo plano y se inicia automáticamente al iniciar Avaya IP Softphone.! Configuración Telecommuter (conexión doble) La configuración Telecommuter de Avaya IP Softphone permite a los trabajadores a distancia usar el conjunto completo de funciones del sistema telefónico de su compañía desde su hogar. La configuración Telecommuter consta de una PC y un teléfono con conexiones individuales al servidor. La PC se conecta al servidor por una red IP para proveer la ruta de señalización. La PC ejecuta el programa Avaya IP Softphone y le brinda una interfaz para controlar las llamadas. Se conecta un teléfono estándar al servidor por la Red pública conmutada (PSTN) para obtener una ruta de voz de alta calidad. Se realizan y reciben llamadas por medio de la interfaz Avaya IP Softphone de la PC y se usa el auricular del teléfono para conversar. 2

4 Si recibe una llamada entrante en su línea telefónica separada mientras está en una llamada con Avaya IP Softphone, el abonado que llama oirá o bien un timbre (si tiene servicio de llamada en espera en esa línea) o señal de ocupado. Si tiene llamada en espera, puede contestar las llamadas entrantes tal como contestaría cualquier otra llamada en espera. Para la configuración Telecommuter se debe contar con una línea telefónica separada en el lugar remoto. Con esta configuración, no se usa Avaya iclarity IP Audio. Funciones de Avaya IP Softphone Desde la ventana de Avaya IP Softphone, se puede:! Manejar múltiples líneas de llamada.! Realizar llamadas.! Contestar llamadas.! Ver la información sobre el abonado que llama/llamado para cada llamada (conocida como identificador de llamadas), si está disponible.! Poner llamadas en retención.! Contestar una llamada en retención.! Desconectar llamadas.! Transferir llamadas.! Establecer y administrar llamadas de conferencia.! Programar los botones de marcación rápida.! Acceder a todas las funciones programadas para su teléfono.! Realizar llamadas desde la ventana Directorio telefónico, la ventana Historial de llamadas y el Directorio público. Ventana principal de Avaya IP Softphone La aplicación Avaya IP Softphone ha sido diseñada pensando en su comodidad. Avaya IP Softphone admite dos "vistas" de su teléfono:! Ventana principal (la barra de llamadas)! Ventana Imagen del teléfono La ventana principal, que es la barra de llamadas, es una interfaz gráfica de usuario (GUI) que le permite manejar llamadas y acceder a las funciones del sistema telefónico a través de menús y botones. Cada llamada que aparece en su extensión se representa como una línea de llamada, que muestra información acerca de la llamada. 3

5 Ejemplo de ventana de Avaya IP Softphone: La ventana principal contiene los siguientes componentes:! Barra de título: La información que aparece en la Barra de título depende de si se ha conectado al servidor y de si hay líneas de llamada presentes. Si ha conectado y no hay líneas de llamada, la Barra de título presenta la extensión con la cual ha conectado. Si hay líneas de llamada, la Barra de título muestra el nombre y/o número de teléfono asociado a la llamada activa. Si no ha conectado, en la Barra de título aparece "No se conectó". En el ejemplo anterior el usuario ha conectado al servidor y está activo en una llamada.! Barra de menú: Contiene una fila de opciones de menú, cualquiera de las cuales se puede seleccionar para ver un menú.! Barras de herramientas: Contienen una fila de botones utilizados para activar diversas funciones de la aplicación Avaya IP Softphone. La ventana principal de Avaya IP Softphone puede contener un máximo de seis barras de herramientas.! Línea de llamada: Proporciona información acerca de una única llamada, tal como nombre, duración de la llamada, icono de estado y un botón de control (por ejemplo, Responder, Colgar y Reconectar).! Pantalla del teléfono: Recibe información del sistema telefónico. Esta es la misma información que vería en la pantalla de su teléfono.! Barra de estado: Muestra el estado de la aplicación Avaya IP Softphone e información sobre herramientas. Al salir de la ventana, se guardan todos los tamaños de ventanas y los cuadros de diálogo abiertos. Al abrir la ventana principal la vez siguiente, tendrá el mismo aspecto que cuando la cerró, incluyendo la misma ubicación, tamaño y cuadros de diálogo abiertos. Barras de herramientas Las siguientes barras de herramientas están asociadas a la ventana principal Avaya IP Softphone:! Barra de herramientas Botones del teléfono! Barra de herramientas Marcar número! Barra de herramientas Control de sonido! Barra de herramientas Mensaje en espera! Opciones de ingreso! Configuraciones de sonido Estas barras de herramientas contienen botones que se pueden utilizar como acceso rápido a comandos y herramientas específicos. Las barras de herramientas se muestran a continuación. Para obtener más información sobre las barras de herramientas, consulte Presentación de las barras de herramientas y el teclado de marcación. 4

6 Barra de herramientas Botones del teléfono Barra de herramientas Marcar número Barra de herramientas Control de sonido Barra de herramientas Mensaje en espera Barra de herramientas Opciones de ingreso Barra de herramientas Configuraciones de sonido Ventana Imagen del teléfono La ventana Imagen del teléfono proporciona una imagen de su teléfono. Usando la ventana Imagen del teléfono, puede manejar llamadas y acceder a las funciones de la terminal con los mismos procedimientos que realizaría desde su teléfono. También puede cambiar las etiquetas que se muestran para las teclas programables y los botones de la ventana Imagen del teléfono. Haga clic en la etiqueta que desea cambiar o use la ventana Funciones del teléfono. 5

7 Ejemplo de la ventana Imagen del teléfono de una unidad 8434: La ventana Imagen del teléfono está disponible para los siguientes teléfonos:! 4606! 4612! 4624! 6408D! 6408D+! 6416D+! 6424D+! 8405D! 8405D+ 6

8 ! 8410D! 8411D (Para este teléfono, debe desactivar el puerto de datos, lo cual se aplica a todos los softphones.)! 8434D Teléfonos compatibles A continuación, se presenta una lista de teléfonos admitidos por Avaya para usar con Avaya IP Softphone. Puede usar otros teléfonos. Sin embargo, los teléfonos que no están indicados en la siguiente lista no son compatibles con Avaya y es posible que no funcionen correctamente.! 4606! 4612! 4624! 4630! 6402D! 6408D+! 6416D+! 6424D+! 8405D! 8405D+! 8410D! 8411D (Para este teléfono, debe desactivar el puerto de datos, lo cual se aplica a todos los softphones.)! 8434D Marcación de números de emergencia Avaya IP Softphone puede marcar llamadas de emergencia (por ejemplo, llamadas al 911 en los Estados Unidos). Sólo conectará con los servicios de emergencia locales del Punto de respuesta para la seguridad pública de la zona donde se encuentra el servidor. Tome en cuenta que Avaya IP Softphone no marcará y conectará con servicios de emergencia locales cuando se marca desde ubicaciones remotas. No utilice Avaya IP Softphone para marcar los servicios de emergencia si está marcando desde ubicaciones remotas. Avaya Inc. no será ni se hará responsable de los daños o lesiones que resulten de llamadas de emergencia mal realizadas desde un Avaya IP Softphone. El uso de este producto por su parte indica que ha leído esta notificación y que está de acuerdo en usar un teléfono distinto para realizar todas las llamadas de emergencia desde ubicaciones remotas. 7

9 Marcación de números de emergencia Introducción Avaya IP Softphone puede marcar llamadas de emergencia (por ejemplo, llamadas al 911 en los Estados Unidos). Sólo conectará con los servicios de emergencia locales del Punto de respuesta para seguridad pública de la zona donde se encuentra el sistema telefónico. Tome en cuenta que Avaya IP Softphone no marcará y conectará con los servicios de emergencia locales cuando se marca desde ubicaciones remotas. No utilice Avaya IP Softphone para llamar a los servicios de emergencia cuando está marcando desde ubicaciones remotas. Avaya Inc. no será ni se hará responsable de los daños o lesiones que resulten de llamadas de emergencia mal realizadas desde un Avaya IP Softphone. El uso de este producto por su parte indica que ha leído esta notificación y que acepta usar un teléfono distinto para realizar todas las llamadas de emergencia desde ubicaciones remotas. 8

10 Configuración del ancho de banda Si utiliza Avaya iclarity IP Audio, debe especificar la forma de conexión de su PC al servidor. (Esta es la configuración del ancho de banda.) Avaya iclarity IP Audio utiliza la configuración del ancho de banda para determinar el codec a usar con el servidor. Avaya iclarity IP Audio utiliza las siguientes configuraciones del ancho de banda:! Conexión por cable Para una conexión por cable, se pueden usar los siguientes codecs:! G.729a (Este codec se utiliza para conexiones a velocidad media.)! G.723 (Este codec se utiliza para conexiones a baja velocidad.)! Conexión xdsl Para una conexión xdsl, se pueden usar los siguientes codecs:! G.729a (Este codec se utiliza para conexiones a velocidad media.)! G.723 (Este codec se utiliza para conexiones a baja velocidad.)! Conexión ISDN Para una conexión ISDN, se pueden usar los siguientes codecs:! G.729a (Este codec se utiliza para conexiones a velocidad media.)! G.723 (Este codec se utiliza para conexiones a baja velocidad.)! Conexión de red de área local (LAN) Para una conexión de red LAN, se pueden usar los siguientes codecs:! Ley mu G.711 (Ley mu según CCITT) (Este codec se utiliza para conexiones a alta velocidad.)! Ley A G.711 (Ley A según CCITT ) (Este codec se utiliza para conexiones a alta velocidad.)! G.729a (Este codec se utiliza para conexiones a velocidad media.)! G.723 (Este codec se utiliza para conexiones a baja velocidad.)! Conexión a bps o a mayor velocidad Para una conexión a bps o a mayor velocidad, se puede usar el codec G.723. (Este codec se utiliza para conexiones a baja velocidad). Cuando usted se conecta con el servidor, Avaya iclarity IP Audio usa la configuración del ancho de banda especificada para seleccionar el codec adecuado, compatible con la configuración del servidor. 9

11 Aprendizaje de la ventana principal Introducción La ventana principal de Avaya IP Softphone brinda soporte de telefonía multilínea y de funcionalidad completa para su PC. Aprendizaje de la ventana principal define todas las opciones disponibles en los menús de Avaya IP Softphone. No todos los elementos estarán disponibles todo el tiempo. Si un elemento no está disponible en la ventana actual, aparece grisado. Menú Archivo La siguiente tabla presenta los comandos del menú Archivo y una descripción de cada comando. Comando de menú Ingreso Desconectar Importar configuración Exportar configuración Descripción Muestra el cuadro de diálogo Ingreso. Si ya está conectado, este elemento está inhabilitado. Lo desconecta del servidor y luego muestra el cuadro de diálogo Ingreso. Le permite importar archivos previamente guardados que contienen parámetros de configuración del teléfono, opciones de programa y configuraciones. Le permite exportar los parámetros de configuración del teléfono, opciones de programa y configuraciones de Avaya IP Softphone a un archivo para su uso posterior. Las opciones importadas y exportadas incluyen todas las opciones indicadas en el cuadro de diálogo Opciones, con excepción de la opción Entrada del directorio de mensajes de voz. La información de configuración incluye todos los eventos de llamada administrados junto con los activadores DDE o de página de web. También incluye la administración del Directorio público y el nombre del servidor o la dirección IP. Seleccione Opciones del menú Herramientas para examinar las posibilidades. Cerrar Salir Cierra la ventana principal. Sale de la aplicación y desconecta del servidor. Menú Editar La siguiente tabla presenta los comandos del menú Editar y una descripción de cada comando. Comando de menú Cortar (Ctrl+X) Copiar (Ctrl+C) Pegar (Ctrl+V) Descripción Corta cualquier selección de texto, tal como nombres o números, en el cuadro de texto de número. Copia cualquier selección de texto, tal como nombres o números, en el cuadro de texto de número. Pega cualquier selección de texto, tal como nombres o números, en el cuadro de texto de número. Menú Llamada La siguiente tabla presenta los comandos del menú Llamada y una descripción de cada comando. Tome nota de que el menú Llamada está disponible sólo cuando hay una línea de llamada en su teléfono. 10

12 Comando de menú Comando de submenú Descripción Desconectar Retener Desconecta la llamada activa. Luego de abandonada la llamada, el sistema telefónico facilita tono de marcado. Pone la llamada activa en retención. Si la llamada está retenida, está opción responderá la llamada retenida. Transferir Transferencia no supervisada Le permite transferir la llamada sin hablar con el abonado que recibirá la llamada. Transferencia supervisada Le permite transferir la llamada activa. Esta opción le permite hablar con el abonado de destino antes de que esa persona reciba la llamada. Conferencia Le permite agregar la llamada a la conferencia. Menú Ver La siguiente tabla presenta los comandos del menú Ver y una descripción de cada comando. Para obtener más información sobre las barras de herramientas, consulte Presentación de las barras de herramientas y Teclado de marcación. Comando de menú Comando de submenú Descripción Pantalla del teléfono Teclado de marcación Muestra el panel Pantalla del teléfono, que presenta la información que aparecería en la pantalla de su teléfono. Muestra el Teclado de marcación, que se puede usar para ingresar números para marcación directa. Barras de herramientas Mostrar etiquetas Muestra las etiquetas de texto para los botones de la barra de herramientas Botones del teléfono. Botones del teléfono Marcar número Control de sonido Muestra la barra de herramientas Botones del teléfono, que contiene los botones Desconectar, Retener, Transferir y Conferencia. Muestra la barra de herramientas Marcar número, que le permite ingresar los números que desea marcar y acceder a diversas listas. Esta barra de herramientas contiene el botón Marcar número. Ingrese los números de teléfono que desea marcar. Muestra la barra de herramientas Control de sonido, que tiene botones que le permiten ajustar el volumen y ver el estado de la aplicación Avaya iclarity IP Audio. 11

13 Mensaje en espera Opciones de ingreso Configuraciones de sonido Muestra la barra de herramientas Mensaje en espera, que consta de un botón que le permite acceder a su sistema de mensajes de voz. Muestra la barra de herramientas Opciones de ingreso, que le permite ingresar/desconectarse del servidor y modificar la configuración de ingreso. Muestra la barra de herramientas Configuraciones de sonido, que le permite modificar las opciones de sonido para Avaya iclarity IP Audio, ajustar la configuración de volumen de los altavoces, el micrófono y el timbre y especificar si el timbre se reproduce a través del altavoz interno de la PC. Barra de estado Ventana principal Imagen del teléfono Muestra u oculta la barra de estado, que presenta la actividad o el estado actual de Avaya IP Softphone además de información de herramientas. Muestra u oculta la ventana principal. Si oculta la ventana principal, para verla puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el icono de Avaya IP Softphone en la bandeja del sistema, y seleccionar Ventana principal. Muestra u oculta la ventana Imagen del teléfono. La ventana Imagen del teléfono presenta una imagen de su teléfono DEFINITY. Desde esta ventana puede realizar y manejar llamadas igual que lo haría desde un teléfono real. Menú Herramientas La siguiente tabla presenta los comandos del menú Herramientas y una descripción de cada comando. Comando de menú Comando de submenú Descripción Funciones del teléfono Funciones del teléfono personalizadas Directorio telefónico Abre la ventana Funciones del teléfono, que tiene todos los botones de función administrados en el sistema telefónico para este teléfono. Abre la ventana Funciones del teléfono personalizadas. Abre el Directorio telefónico, que guarda nombres, direcciones, números telefónicos y otra información. 12

14 Número de marcación rápida Historial de llamadas Pantallas emergentes Búsqueda en directorio público Opciones de programa Abre la ventana Números de marcación rápida, que muestra los números de marcación rápida existentes. Abre el Historial de llamadas, que contiene información de historial de llamadas, tal como nombre del abonado que llama (para las llamadas entrantes), número del abonado que llama (para las llamadas entrantes), nombre del abonado llamado (para las llamadas salientes), número del abonado llamado (para las llamadas salientes), fecha, hora, duración y notas de llamada. Abre la ventana Pantallas emergentes, que le permite crear y modificar pantallas emergentes. Brinda acceso a servicios de directorio públicos o de la organización, lo que le permite consultar y administrar una base de datos, tal como un directorio, sobre una conexión TCP/IP. Abre el cuadro de diálogo Opciones de programa, que le permite administrar diversas opciones, tales como si el botón Transferir realizará una transferencia supervisada o una transferencia no supervisada y si se mostrará Avaya IP Softphone encima de las restantes ventanas. Menú Sonido La siguiente tabla presenta los comandos del menú Sonido y una descripción de cada comando. Elemento del menú Opciones Configuración de volumen Asistente de ajuste Monitor Descripción Le permite configurar las opciones de Avaya iclarity IP Audio, tales como si está usando audífonos/auricular, o altavoces de PC y un micrófono, y el tipo de conexión entre la PC y el servidor (por ejemplo, LAN o módem). Le permite ajustar la configuración de volumen de los altavoces, el micrófono y el timbre, determinar si desea oír su voz por los audífonos y si se reproducirá el timbre a través del altavoz interno de la PC. Inicia el Asistente de ajuste, que le permite definir la configuración de sonido de Avaya iclarity IP Audio. Muestra información acerca de la actual conexión del enlace de servicio entre Avaya iclarity IP Audio y el servidor. 13

15 Menú Configuración La tabla que sigue describe los comandos del Menú Configuración. Comando de menú Descripción Propiedades de marcado (Windows 98 y Windows NT) Opciones de teléfono y módem (Windows 2000) Abre el cuadro de diálogo Propiedades de marcado de Windows (Windows 98 y Windows NT) o el cuadro de diálogo Opciones de teléfono y módem (Windows 2000). Al marcar un número desde Avaya IP Softphone, éste se formatea en base a la información configurada en la computadora, en el cuadro de diálogo Propiedades de marcado o en el cuadro de diálogo Opciones de teléfono y módem. Configuración de ingreso Asistente de ingreso Estado de Ingreso Abre el cuadro de diálogo Configuración de ingreso, que le permite modificar la configuración de ingreso, la configuración de manejo de llamadas de emergencia, la configuración de VPN y la configuración de firewall. Inicia el Asistente de ingreso, que le permite modificar la configuración de ingreso. Abre la ventana Estado de ingreso, que indica si está conectado al servidor, la configuración actual de la función Manejo de llamadas de emergencia, si Avaya IP Softphone intentará conectarle al servidor automáticamente cada vez que inicia Avaya IP Softphone y si la ventana Estado de ingreso se abrirá automáticamente al ingresar al servidor. Cuando está conectado al servidor, la ventana Estado de ingreso también muestra información acerca de la sesión actual. Menú Ayuda La siguiente tabla presenta los comandos del menú Ayuda y una descripción de cada comando. Comando de menú Contenido Acerca de Avaya IP Softphone Descripción Al seleccionar Contenido se abre la tabla de contenido de la ayuda en línea de Avaya IP Softphone. Muestra la fecha del copyright y el número de versión de Avaya IP Softphone, el tipo de teléfono con el que ha ingresado, la extensión a la que ha ingresado, el número de versión de Avaya iclarity IP Audio y el número de versión del software del servidor. 14

16 Vista de Paneles y Barra de estado Introducción La ventana principal de Avaya IP Softphone contiene un panel en su parte inferior que hace de línea de llamada. También puede visualizar otro panel, el Panel de la pantalla del teléfono, seleccionando Pantalla del teléfono en el menú Ver. Para visualizar la barra de estado, seleccione Barra de estado en el menú Ver. Línea de llamada La línea de llamada aparece sólo durante una llamada entrante o saliente. Proporciona información sobre la llamada, tal como estado de la llamada, visualización de la llamada, duración de la llamada, y un botón de control (por ejemplo, Responder, Colgar, y Reconectar). Si el número asociado a la visualización de la llamada está en el Directorio telefónico, la visualización contiene el nombre presentado por el directorio (en lugar de la información presentada por el sistema telefónico). El estado de la llamada entrante, saliente o retenida se presenta en la primera sección. Este es un ejemplo de una línea de llamada: Panel de la pantalla del teléfono El Panel de la pantalla del teléfono es una pantalla de 40 caracteres ubicada debajo de la línea de llamada. Este área de visualización se actualiza automáticamente con información del sistema telefónico, de manera que usted puede ver información relacionada y ajena a la llamada (por ejemplo, la pantalla de hora local/fecha del sistema telefónico). Barra de estado La barra de estado está en la parte inferior de la ventana principal de Avaya IP Softphone y muestra el estado de la aplicación Avaya IP Softphone. También muestra una breve descripción de cada botón de la barra de herramientas cuando el puntero del mouse está sobre el botón. Si ha activado "Enviar todas las llamadas", la cadena predeterminada se modifica de "Listo" a "Listo Enviar todas las llamadas activado". 15

17 Presentación de las barras de herramientas y el teclado de marcación Introducción Las siguientes barras de herramientas están asociadas a la ventana principal Avaya IP Softphone: Botones del teléfono, Marcar número, Control de sonido, Mensaje en espera, Opciones de ingreso y Configuraciones de sonido. Estas barras de herramientas contienen botones que se pueden utilizar como acceso rápido a comandos y herramientas específicos. Barra de herramientas Botones del teléfono La barra de herramientas Botones del teléfono proporciona acceso rápido a los siguientes botones básicos del teléfono: Desconectar, Retener, Transferir y Conferencia. Esta es la barra de herramientas Botones del teléfono: Barra de herramientas Marcar número Desde la barra de herramientas Marcar número, puede:! marcar números! enviar tonos de marcación! remarcar! acceder a la ventana Teclado de marcación! acceder a la ventana Imagen del teléfono! acceder al Directorio telefónico! acceder a la lista de Marcación rápida! acceder a la lista de llamadas recientes! acceder a la ventana Números de marcación rápida! acceder al Historial de llamadas! buscar en un Directorio público Esta es la barra de herramientas Marcar número: Barra de herramientas Control de sonido La barra de herramientas Control de sonido permite ajustar el volumen de Avaya iclarity IP Audio. Desde esta barra de herramientas se puede:! silenciar el micrófono! ajustar el volumen del micrófono! determinar la dirección del canal de sonido! acceder al cuadro de diálogo Monitor de sonido, que muestra el estado de sonido 16

18 ! forzar la transmisión! silenciar el altavoz! ajustar el volumen del altavoz Esta es la barra de herramientas Control de sonido: Sólo se habilita la barra de herramientas Control de sonido cuando se usa Avaya IP Softphone en la configuración Road Warrior (es decir, modo de voz sobre IP) con Avaya iclarity IP Audio. (Esta barra de herramientas se inhabilita si usa Avaya IP Softphone con la configuración Telecommuter.) Barra de herramientas Mensaje en espera La barra de herramientas Mensaje en espera consta de un botón que le permite acceder a su sistema de mensajes de voz. Esta es la barra de herramientas Mensaje en espera: Barra de herramientas Opciones de ingreso Desde la barra de herramientas Opciones de ingreso, puede:! ingresar al servidor (si no está conectado actualmente)! desconectarse del servidor (si está conectado actualmente)! acceder al cuadro de diálogo Configuración de ingreso de Avaya iclarity IP Audio. (Sólo puede acceder a este cuadro de diálogo cuando no está conectado al servidor.) Desde este cuadro de diálogo, puede modificar la siguiente información:! configuración de ingreso! dirección(es) del servidor! configuraciones de sonido (por ejemplo, configuración Road Warrior o configuración Telecommuter)! aplicación de control de llamadas! configuración de manejo de llamadas de emergencia! configuración de VPN! configuración de firewall! ejecutar el Asistente de ingreso Esta es la barra de herramientas Opciones de ingreso: Barra de herramientas Configuraciones de sonido Desde la barra de herramientas Configuraciones de sonido, puede:! modificar las opciones de sonido para Avaya iclarity IP Audio! silenciar los altavoces! ajustar la configuración de volumen de los altavoces 17

19 ! especificar si desea oír su voz por los audífonos! silenciar el micrófono! ajustar la configuración de volumen del micrófono! ajustar la configuración de volumen del timbre! especificar si desea que el timbre se reproduzca a través del altavoz interno de la PC! ejecutar el Asistente de ajuste Esta es la barra de herramientas Configuraciones de sonido: Teclado de marcación El teclado de marcación muestra los números de los botones de un teclado telefónico. Contiene 12 teclas que se usan para marcar un número y acceder a funciones. Puede acceder al Teclado de marcación, seleccionando Teclado de marcación en el menú Ver. Este es el Teclado de marcación predeterminado: Para configurar el Teclado de marcación para que aparezca sin letras, inhabilite la opción Mostrar letras en el Teclado de marcación en Opciones de la interfaz del usuario en el cuadro de diálogo Opciones del programa. (Para acceder al cuadro de diálogo Opciones del programa, seleccione el comando Opciones del programa en el menú Herramientas.) 18

20 Uso de teclas aceleradoras Introducción Avaya IP Softphone facilita teclas aceleradoras para Windows 98, Windows NT, Windows Me y Windows Para mostrar las teclas aceleradoras de Windows 2000, oprima la tecla ALT. (En Windows 2000 la tecla ALT alterna la presentación de las teclas aceleradoras). 19

21 Uso de audífonos con Avaya IP Softphone Introducción Cuando utilice audífonos con Avaya IP Softphone, asegúrese de colocar el micrófono de los audífonos debajo del mentón. De este modo, se asegurará de que su interlocutor le oiga cuando usted habla. Para ver una lista de los audífonos soportados, visite 20

22 Uso de otras aplicaciones con Avaya IP Softphone Introducción Si su base de datos se encuentra en una aplicación de administración de contactos compatible con TAPI o que admite marcación asistida por TAPI, puede realizar llamadas desde dicha base de datos por medio de Avaya IP Softphone. Si desea usar una aplicación compatible con TAPI o que admite marcación asistida por TAPI, asegúrese de iniciar Avaya IP Softphone y conectar al servidor antes de realizar llamada alguna. 21

23 Glosario Agregar o quitar programas Una función de Windows que permite eliminar programas que están instalados en su computadora. El icono Agregar o quitar se encuentra en el cuadro de diálogo Panel de control. Archivo de Registro Archivo que contiene un registro de la actividad de la computadora además de los datos de respaldo y recuperación. Archivo de texto delimitado Archivo que contiene valores separados por comas, tabulaciones, puntos y comas u otros caracteres. Archivo Léame Archivo que ofrece la información más reciente sobre un producto nuevo; en este caso, Avaya IP Softphone. Área de marcación Un recuadro ubicado en la ventana principal de Avaya IP Softphone que brinda prestaciones de marcación. Avaya IP Softphone Avaya IP Softphone le permite conectarse a distancia al servidor de su empresa, y hacer y recibir llamadas desde su extensión telefónica. Barra de herramientas Una fila de botones utilizados para activar diversas funciones de la aplicación Avaya IP Softphone. La ventana principal de Avaya IP Softphone puede contener un máximo de seis barras de herramientas. Barra de herramientas Marcar número Una barra de herramientas que facilita un acceso al cuadro de texto número del directorio telefónico, historial de llamadas, marcación rápida, y lista de llamadas recientes. Al ingresar una cadena (por ejemplo, rob) seguida de Intro, aparece un menú emergente con una lista de entradas del directorio que comienzan con esa cadena. Si el primer carácter del número es una letra, el título del campo cambia de Número a Directorio. Botón de función Botón situado en la ventana principal que se puede asignar a cualquier número de funciones del sistema telefónico que se podrían asignar a un botón de una extensión física durante la administración de la terminal. Botón Marcar número Un botón (icono de teléfono) de la barra de herramientas Marcar número que se utiliza para obtener tono de marcación (para marcación directa) o para marcar los dígitos ingresados en el cuadro de texto Número (marcación en bloque). Captura de llamada Para responder a una llamada a un integrante de su grupo de captura cuando su terminal de voz está inactiva. 22

24 Carpeta de la aplicación Una carpeta del servidor de red que contiene componentes y archivos ejecutables de la aplicación Avaya IP Softphone. Código de acceso a función (FAC) Número de 1 a 4 dígitos con un * o un # opcional a la izquierda, asignado en la administración del sistema telefónico para invocar funciones. Por ejemplo, *81 puede invocar Observación del servicio Sólo escuchar. Los FAC exigen una línea de llamada disponible con tono de marcación antes de poder enviar el FAC al sistema telefónico. Los FACs asignados pueden no estar disponibles para todos los usuarios del sistema telefónico según sus clases de restricción y si se ha habilitado la función en el sistema telefónico. Colgado Colgado significa que la ruta de voz a su teléfono está desactivada. Conferencia ampliada Una opción de conferencia que le brinda más flexibilidad para agregar abonados a una conferencia. A diferencia de la Conferencia básica, la Conferencia ampliada le permite hablar con el abonado que desea agregar a la llamada y luego decidir si desea agregar a ese abonado a la llamada. Ver también Conferencia básica. Conferencia básica Opción de conferencia que le permite agregar abonados a una llamada del mismo modo que lo haría usando el botón Conferencia del teléfono. Para realizar una Conferencia básica, debe hacer clic en el botón Conferencia, marcar el número del abonado que desea agregar a la conferencia, hablar con el abonado y hacer clic en el botón Conferencia nuevamente. Ver también Conferencia ampliada. Conmutador Un sistema de conmutación privado que brinda servicios de comunicación sólo de voz o de voz y datos (incluso acceso a redes públicas y privadas) a un grupo de terminales dentro de las instalaciones de un cliente (por ejemplo, un sistema DEFINITY ECS). DDE Ver Intercambio de datos dinámico. DEFINITY ECS DEFINITY Enterprise Communications Server. El sistema DEFINITY ECS es un sistema de telecomunicaciones que enruta información de voz y datos entre diversos puntos terminales (por ejemplo: teléfonos, terminales, y computadoras), brinda prestaciones de red muy sólidas, incluye un amplio conjunto de funciones estándar (por ejemplo: interfaz de procesamiento de voz, cobertura de llamadas, conectividad DS1/E1) y ofrece flexibilidad. También permite agregar funciones opcionales y actualizar el sistema según cambien las necesidades de la empresa. Descolgado Descolgado significa que la ruta de voz a su teléfono está operativa. Desconectar Botón que le permite desconectarse de una llamada. El botón Desconectar lo desconecta de una llamada y le da tono de marcación. Utilice el botón Desconectar cuando quiera desconectarse de una llamada para hacer otra. También puede usar el botón Desconectar para desconectar a la última persona agregada a una llamada en conferencia. 23

25 Desconexión Le permite desconectarse del servidor. Cuando se desconecta del servidor, no puede manejar llamadas con Avaya IP Softphone. Dirección de protocolo de Internet (Dirección IP) Cada computadora tiene su dirección IP exclusiva, que es un identificador utilizado para comunicarse a través de una red. Dirección IP Ver Dirección de protocolo de Internet. DNS Ver Sistema de nombres de dominio. Dominio Subred compuesta por un grupo de clientes y servidores bajo el control de una única base de datos de seguridad. En gris Cuando no se puede acceder a un elemento del menú de la lista de acciones, éste aparece en gris (es decir, difuminado o de distinto color que el resto del menú o la lista de acciones). El elemento del menú o de la lista de acciones está inhabilitado. Enviar todas las llamadas Para enviar de inmediato todas las llamadas entrantes (con excepción de las llamadas prioritarias, de intercom y personales de oficina central) a una extensión asignada, AUDIX, o centro de mensajes para cobertura. Estacionar llamada Estacionar una llamada para recuperarla desde cualquier extensión. Eurofont Conjunto de fuentes provisto con las terminales DCP, que contiene caracteres con marcas diacríticas comunes a otros idiomas. Eurofont incluye caracteres rusos, griegos, de los idiomas de la cuenca del Báltico y centroeuropeos; así como los primeros 127 caracteres de la tabla ANSI estándar. La codificación de fuentes True Type usada para Eurofont no es estándar respecto de la codificación usada en otras fuentes de Windows. Por eso, Avaya IP Softphone soporta los caracteres Eurofont en las pantallas recibidas del sistema telefónico. FAC Ver Código de acceso a función. Función Marcación abreviada Le permite almacenar números telefónicos seleccionados para agilizar y simplificar la marcación. Cada número puede ser un número de teléfono completo o parcial, una extensión o una troncal o código de función. GUI Ver Interfaz gráfica de usuario. 24

26 Hipertexto Un vínculo entre textos relacionados. Por ejemplo, si selecciona una palabra de una oración, se recupera información sobre esa palabra si la hay, o se localiza la siguiente aparición de dicha palabra. HTML Ver Lenguaje de marcación de hipertexto. ID de ingreso Un nombre de usuario en la LAN de su organización. Información sobre herramientas Descripciones breves que aparecen cuando el puntero del mouse está sobre un botón de la barra de herramientas. Ingreso Le permite conectarse al servidor para poder manejar llamadas desde Avaya IP Softphone. Instrucciones Una función del sistema telefónico que encamina llamadas entrantes según la información ingresada por el abonado que llama, tal como un número de cuenta. Se le indica al abonado que llama que seleccione una opción de las enumeradas en un anuncio. Intercambio de datos dinámico (DDE) Es un protocolo de mensajes de Windows que permite a los programas de aplicación solicitar e intercambiar datos entre sí en forma automática. Interfaz gráfica de usuario (GUI) Es una interacción entre el usuario y la computadora, basada en imágenes y no en la línea de comando. Kanafont Conjunto de fuentes provisto con las terminales DCP que contiene caracteres Katakana (usados en idioma japonés) así como los primeros 127 caracteres de la tabla ANSI estándar. La codificación de fuentes True Type no es estándar respecto de la codificación usada en otras fuentes de Windows. Por eso, Avaya IP Softphone soporta los caracteres Katakana en las pantallas recibidas del sistema telefónico. LAN Ver Red de área local. Lenguaje de marcación de hipertexto. HTML. Norma para definir documentos con vínculos de hipertexto. Ver también Hipertexto. Línea de llamada La línea de llamada es un panel simple (pantalla de 40 caracteres) que brinda información sobre una única llamada, como ser nombre, duración, icono de estado y botón de control (por ejemplo, Responder, Colgar y Reconectar). Llamada activa Estado de una línea de llamada en el cual se ha conectado la ruta de voz (conversación) entre dos abonados. 25

27 Marcación asistida por TAPI Avaya IP Softphone soporta aplicaciones con capacidad de telefonía tales como Microsoft Scheduler. Este soporte otorga a las aplicaciones de Windows con capacidad de telefonía la posibilidad de originar una llamada y reflejarla en la aplicación Avaya IP Softphone. Marcación automática Una función del módem que abre la línea y marca el número telefónico de otra computadora para establecer una conexión. Marcación directa Un dígito se marca inmediatamente de ser ingresado (como en un teléfono). La marcación directa se obtiene con el Teclado de marcación o ingresando dígitos desde el teclado cuando no está seleccionado el cuadro de texto Número. Marcación en bloque Al ingresar una cadena de marcación, se debe seleccionar el botón Marcar número o la tecla Intro para efectivamente marcar los dígitos. Este tipo de marcación permite editar las cadenas de marcación antes de enviar los dígitos. Panel de información de llamadas El Panel de información de llamadas (CIP) es un panel simple (pantalla de 40 caracteres) que brinda información sobre una única llamada, como ser nombre, duración, icono de estado y botones de control (por ejemplo, Responder, Colgar y Reconectar). Pantalla del teléfono Una pantalla de 40 caracteres ubicada debajo del área de línea de llamada de la ventana principal de Avaya IP Softphone. Esta área de pantalla recibe información del sistema telefónico para poder ver información relativa y ajena a la llamada, tal como dígitos de petición de llamada del sistema telefónico. Pantalla emergente La facultad de mostrar automáticamente información de otro origen, tal como bases de datos o páginas web según criterios de iniciación de Avaya IP Softphone. PSTN Ver Red pública conmutada. Red de área local (LAN) Una red privada de comunicación interactiva que permite que las computadoras se comuniquen a corta distancia y a grandes velocidades de transferencia de datos. Red pública conmutada (PSTN) La red mundial de telefonía de voz. Registro El depósito de información de todo el sistema soportado por Windows. El registro contiene información sobre el sistema y sus aplicaciones, incluyendo clientes y servidores. Reproducción automática Una función de Windows por la cual una aplicación de un CD-ROM se ejecuta sin intervención del usuario no bien se inserta el CD-ROM en la unidad. 26

28 Retener Le permite poner la llamada activa en retención temporalmente, usar la barra de herramientas para otros fines de llamada, y volver a la llamada original. Servidor de red Computadora de una red compartida por múltiples usuarios. Sistema de nombres de dominio (DNS) Software que permite a los usuarios ubicar computadoras en la Internet según el nombre principal. El servidor DNS mantiene una base de datos de nombres principales y direcciones IP. Softphone Aplicación de software que permite controlar las llamadas telefónicas (entrantes y salientes) directamente desde la computadora. Sólo lectura Carpeta o archivo que se puede leer pero no actualizar ni borrar. Teclado de marcación Ventana que contiene 12 botones usados para marcar un número. Se envía automáticamente cada carácter en el que se hace clic. Esto se denomina marcación directa. Por medio del comando Opciones en el menú Herramientas, puede configurar el Teclado de marcación para que aparezca sin letras en los botones. (Debe inhabilitar la opción Mostrar letras en el teclado de marcación en el cuadro de diálogo Opciones.) Terminal de voz Teléfono dotado de funciones específicamente diseñadas (por ejemplo: los botones Conferencia o Retener, o la luz de Mensaje) y de capacidades funcionales que lo distinguen de un teléfono convencional. Transferencia no supervisada Una opción de transferencia que le permite enviar la llamada actual a otro número telefónico o extensión sin hablar con el abonado que recibirá la llamada transferida. La función Transferencia no supervisada se configura usando la opción Manejo de llamadas del comando Opciones de programa del menú Herramientas. Vea también Transferencia supervisada. Transferencia supervisada Opción de transferencia que le permite enviar la llamada actual a otro número telefónico o extensión. Usted permanece en línea hasta que la llamada se contesta y habla con el abonado que recibe la llamada transferida (si lo desea). La función Transferencia supervisada se configura usando la opción Manejo de llamadas del comando Opciones de programa del menú Herramientas. Vea Transferencia no supervisada. 27

29 Ejecución y salida de Avaya IP Softphone Objetivo Antes de poder usar Avaya IP Softphone para manejar llamadas debe: 1. Conectarse a la LAN (red de área local) de su empresa, en la cual reside el servidor. 2. Iniciar Avaya IP Softphone. 3. Ingresar al servidor por medio del cuadro de diálogo Ingreso. Cuando esté conectado al servidor, podrá usar Avaya IP Softphone para manejar llamadas. Esta sección describe cómo:! Iniciar Avaya IP Softphone.! Ingresar al servidor! Salir de Avaya IP Softphone 28

30 Definición de las configuraciones de ingreso Introducción Por medio del Asistente de ingreso, usted puede modificar sus configuraciones de ingreso. NOTA: No podrá modificar las configuraciones de ingreso mientras está conectado al servidor. Procedimiento Para definir las configuraciones de ingreso: 1 Asegúrese de no estar conectado al servidor. 2 Haga clic en el botón Asistente de ingreso. Aparece el cuadro de diálogo del Asistente de ingreso. 3 Haga clic en el botón Siguiente. Aparece el segundo cuadro de diálogo del Asistente de ingreso. 4 En el cuadro Extensión, ingrese su extensión de servidor. 5 En el cuadro Contraseña, ingrese su contraseña. 6 Si desea que Avaya iclarity IP Audio guarde su contraseña para la próxima vez que ingrese al servidor, asegúrese de que la casilla de verificación Recordar la contraseña para el siguiente ingreso al sistema esté habilitada. 7 En el cuadro Dirección del servidor, ingrese la dirección del servidor. 8 Haga clic en el botón Siguiente. Aparece el cuadro de diálogo de desautorización de Manejo de llamadas de emergencia. 9 Si está de acuerdo con la información indicada en este cuadro de diálogo, haga clic en el botón Acepto. Aparece el tercer cuadro de diálogo del Asistente de ingreso. Este cuadro de diálogo le permite configurar Avaya iclarity IP Audio para usar la función Manejo de llamadas de emergencia en el sistema telefónico de su compañía (si esta función está habilitada para su extensión). La función Manejo de llamadas de emergencia enruta las llamadas de emergencia (por ejemplo, las llamadas al 911 en los Estados Unidos) al destino de servicios de emergencia adecuado. 29

31 10 Realice uno de los pasos siguientes:! Si desea usar la función de Manejo de llamadas de emergencia, asegúrese de que la casilla de verificación Habilitar función de manejo de llamadas de emergencia esté habilitada y realice uno de los pasos siguientes:! Si usa Avaya iclarity IP Audio en su oficina (es decir, se le localiza por su extensión en el sistema telefónico de la compañía), seleccione la opción Número de extensión.! Si usa Avaya iclarity IP Audio fuera de su oficina (es decir, trabaja desde un sitio remoto, tal como su casa o un hotel), haga clic en la opción Número telefónico e ingrese el número telefónico de su ubicación actual.! Si no desea usar la función de Manejo de llamadas de emergencia, asegúrese de que la casilla de verificación Habilitar función de manejo de llamadas de emergencia esté inhabilitada. 11 Haga clic en el botón Siguiente. Aparece el cuarto cuadro de diálogo del Asistente de ingreso. Este cuadro le permite especificar si desea usar la aplicación de control de llamadas (por ejemplo, Avaya IP Softphone) con la configuración Road Warrior (Voz sobre IP) o con la configuración Telecommuter (conexión doble). 12 Realice uno de los pasos siguientes: 1. Si desea usar la aplicación con la configuración Road Warrior, haga clic en la opción Road Warrior (Voz sobre IP) y seleccione cómo se conecta su PC al servidor en el cuadro Configuración del ancho de banda. (Ésta es la configuración del ancho de banda de la red.) 2. Si desea usar la aplicación con la configuración Telecommuter, haga clic en la opción Telecommuter e ingrese el número telefónico del teléfono que desea usar. Utilizará el auricular (o el altavoz) de este teléfono para conversar con otra persona durante una llamada. Asegúrese de ingresar este número telefónico del mismo modo en que lo marcaría desde su extensión. Por ejemplo, si el número telefónico es una llamada externa con el mismo código de área de su extensión y debe marcar un "9" para hacer llamadas externas, debe ingresar 9 al comienzo del número telefónico en este cuadro. 13 Cuando haya terminado, haga clic en el botón Siguiente. Aparece un cuadro de diálogo informándole que ha terminado de definir las configuraciones de ingreso. 14 Haga clic en el botón Finalizar. 30

32 Inicio de Avaya IP Softphone Procedimiento Para iniciar Avaya IP Softphone: 1 Conéctese a la red LAN de su empresa. 2 Seleccione Inicio desde la barra de tareas. 3 Seleccione Programas en el menú Inicio. 4 Seleccione Avaya IP Softphone R3. 5 Aparecen Avaya IP Softphone y el cuadro de diálogo Ingreso. Si bien Avaya IP Softphone ahora está en ejecución, aún no se ha conectado al servidor. 6 Vaya a Ingreso al servidor. 31

33 Ingreso inicial al servidor Introducción Este procedimiento describe cómo ingresar por primera vez al servidor. Procedimiento Para ingresar al servidor por primera vez: 1 Compruebe que está conectado a la LAN de su organización. 2 Ejecute el Asistente de ingreso para definir las configuraciones de ingreso. 3 Después de definir las configuraciones de ingreso, haga clic en el botón Conectar al servidor. Aparece la ventana Ingreso. 4 En el cuadro Extensión, verifique su extensión de servidor. 5 En el cuadro Contraseña, ingrese su contraseña. 6 En el cuadro Configuración, especifique si desea usar la configuración Road Warrior (voz sobre IP) o la configuración Telecommuter. 7 Realice uno de los pasos siguientes: 1. Si usa la configuración Road Warrior, asegúrese de que se muestra la configuración del ancho de banda adecuada en el cuadro Configuración del ancho de banda 2. Si usa la configuración Telecommuter, asegúrese de que el número telefónico del teléfono que desea usar se muestra en el cuadro Llamar a. 8 Si desea que el software guarde su contraseña para la próxima vez que ingrese al servidor, habilite la casilla de verificación Recordar la contraseña para el siguiente ingreso al sistema. 9 Si desea que el software intente ingresar al servidor automáticamente la próxima vez que inicie Avaya iclarity Audio, habilite la casilla de verificación Si es posible, ingresar automáticamente cuando se reinicie la aplicación. 32

34 10 Haga clic en el botón Ingreso. Cuando usted ingresa al servidor correctamente, aparece el cuadro de diálogo Estado de ingreso. En la bandeja de sistema aparece el icono Conexión. Cuando se coloca el cursor encima de este icono, se presentan la extensión con la cual está conectado y el estado del enlace al servidor. Importante! Si está usando la configuración Telecommuter, aparece el cuadro de diálogo Verifique el número telefónico. Es muy importante que antes de iniciar una sesión haga algunas llamadas de prueba para verificar que ha configurado correctamente su conexión. Haga clic en el botón Aceptar. 33

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