ESTUDIO COMPARATIVO DE DIEZ PAQUETES INFORMÁTICOS PARA LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO ASISTIDO POR ORDENADOR

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1 ESTUDIO COMPARATIVO DE DIEZ PAQUETES INFORMÁTICOS PARA LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO ASISTIDO POR ORDENADOR Por Pedro Moreu de León, Ing. Industrial y Carlos Mohedano Pérez, Ing. Industrial Grupo de I+DT Organización Industrial Escuela Superior de Ingenieros de Sevilla Sevilla, agosto de 1999

2 ESTUDIO COMPARATIVO DE DIEZ PAQUETES INFORMÁTICOS PARA LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO ASISTIDO POR ORDENADOR 1. INTRODUCCIÓN Y ALCANCE DEL ESTUDIO Existen numerosos paquetes informáticos para la gestión del mantenimiento asistido por ordenador. Las prestaciones pueden variar mucho de unos a otros, así como las plataformas informáticas tanto de software como de hardware en las que se instalan. Estas últimas van desde el PC monopuesto, hasta sistemas pensados para trabajar con muchos puestos en red. En cuanto a las prestaciones de los sistemas, van desde el mero registro de las intervenciones, con los datos relativos a las horas y materiales empleados, hasta aquellos que conectan con la gestión de los inventarios y pedidos de repuestos, subcontratas, contabilidad, etc., permitiendo establecer políticas de preventivo, correctivo y predictivo, con control de monitorización de parámetros de las instalaciones. Cada empresa deberá elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades específicas, sin olvidar que el sistema de GMAO debe ser, como su nombre indica, una ayuda a la mejor gestión del mantenimiento, pero nunca un fin en si mismo, que se convierta en una penosa servidumbre. Debe servir para la mejora en la gestión de los limitados recursos de mantenimiento, obteniendo más servicio de las instalaciones, que es en definitiva de lo que se trata. Aunque la oferta de software de mantenimiento es muy amplia, los diez paquetes elegidos lo han sido por estar relativamente generalizado su uso en diferentes empresas y por haber podido disponer de la información necesaria. Existen otros igualmente representativos, pero, de los que, por una u otra razón, no se ha podido disponer de información. Este estudio es completamente independiente de las marcas que se presentan. Para su elaboración se ha partido en primer lugar de la información técnica y comercial que distribuye cada proveedor, manuales o manuales reducidos, así como demos, en los casos en que ha sido puesta a nuestra disposición. La información elaborada en este trabajo, ha sido remitida previamente a cada proveedor respectivo con el fin de que nos hiciera llegar sus comentarios, especialmente para evitar omisiones o interpretaciones incorrectas en el manejo o prestaciones del software. Lo que aquí se publica es un resumen en forma de tabla que permite realizar una comparación rápida o encontrar los paquetes que incluyen determinadas funciones. Estas se han agrupado en funciones genéricas, a la vista de las prestaciones de los distintos paquetes y con el fin de poderlos comparar. Sin embargo, el detalle de la forma en que las mismas son cubiertas, varía de unos a otros. Por ello, para el conocimiento profundo de su alcance, facilidad de manejo y coordinación con el sistema organizativo de una determinada empresa, será ineludible hacer pruebas con los paquetes que se hayan previamente seleccionado. Esta tabla pone además de manifiesto los niveles de ayuda a la gestión del mantenimiento que se pueden encontrar en el software disponible. 2. NOTAS PARA LA INTERPRETACIÓN DE LA TABLA RESUMEN La tabla ofrece, como ya se ha anticipado, las características más relevantes de diez sistemas informáticos para la gestión de la GMAO. Las columnas están encabezadas por el 1

3 nombre comercial de cada uno de los paquetes en estudio. Las características que se evalúan aparecen a la izquierda de la tabla e incluyen cuatro grandes grupos siguientes: Nombre de la empresa fabricante o distribuidora en España de cada uno de los paquetes, contenido en la primera fila, denominada EMPRESA. Requisitos mínimos de software y hardware, contenido en las cuatro filas siguientes. Funciones evaluadas, relativas a la gestión del mantenimiento, hasta un total de 43, agrupadas a su vez bajo los siguientes diez grandes epígrafes: - EQUIPOS E INSTALACIONES - ÓRDENES DE TRABAJO - MANTENIMIENTO PREVENTIVO - MANTENIMIENTO CORRECTIVO - MANTENIMIENTO PREDICTIVO - INVENTARIO - COMPRAS - MANO DE OBRA - ANÁLISIS - OTRAS FUNCIONES Funciones para la administración del propio paquete informático, tales como copias de seguridad o seguridad para el acceso al sistema, etc., hasta un total de cuatro, dispuestas al final de la tabla. En lo relativo a las Funciones de gestión del mantenimiento y a las Funciones para la administración, que se acaban de citar, se han marcado las casillas que corresponden a las funciones que, de alguna manera, están cubiertas o son tratadas por cada paquete. Cuando la casilla aparece en blanco, indica que no se tiene constancia de que sea tratada por el paquete correspondiente, tomando como base el material a que se ha tenido acceso, y la comunicación directa del propio suministrador. 3. GLOSARIO COMPLETO DE LOS TÉRMINOS DE LA TABLA EMPRESA: Nombre de la empresa fabricante o distribuidora en Es paña de cada uno de los paquetes. CPU: Características mínimas de la plataforma hardware. Como la mayoría de los equipos pueden trabajar en red, ha sido necesario describir los requisitos mínimos del servidor y de los puestos de trabajo. Servidor: El correspondiente a la red hardware. Se han indicado las necesidades mínimas de procesador, frecuencia de reloj del mismo y memoria. Puesto: Características mínimas de la unidad hardware en la que trabajarán los operadores. Se han incluido los mismos datos que en el caso del servidor. 2

4 SISTEMA OPERATIVO: Nombre del sistema operativo bajo el que puede trabajar cada uno de los paquetes informáticos. En la mayoría de los casos, como puede observarse, existen versiones para distintos sistemas operativos. BASE DE DATOS: Para el almacenamiento y gestión de los datos, cada paquete emplea un determinado gestor de base de datos, existiendo en seis de los casos estudiados versiones para distintos sistemas de los disponibles en el mercado. En esta fila aparecen los nombres de los sistemas de gestión de base de datos con los que puede trabajar cada uno de los paquetes en estudio. EQUIPOS/INSTALACIONES Estructurada jerarquizada: Organización de las instalaciones, los equipos y sus componentes de forma jerárquica, (en forma de árbol, por ejemplo). Esto puede ser de gran utilidad a la hora de la codificación. Información de carácter económico: Datos económicos asociados a cada equipo o instalación (costes asociados, amortización, etc.). Control de garantías: El programa tiene en cuenta las garantías de los equipos, bien simplemente proporcionándonos información acerca de las mismas o bien haciendo un tratamiento especial para aquellos equipos con fecha anterior a la de fin de la garantía. Control de útiles para el mantenimiento: Puede obtenerse información acerca de los útiles (herramientas, vehículos, etc.) necesarios para llevar a cabo las operaciones de mantenimiento. Control de repuestos: Asociación de repuestos a cada equipo. ÓRDENES DE TRABAJO Planificación: Posibilidad de planificar las tareas a realizar en un período de tiempo dado. Presupuestos: Previsión de gastos a soportar a partir de la planificación realizada. Medidas de seguridad: Tratamiento de las medidas de seguridad que hay que adoptar en la realización de tareas para la prevención de accidentes laborales. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Programación de tareas: Programación de las tareas preventivas a realizar (por periodicidad de calendario, lecturas de contador, a fecha fija...). Gamas de Preventivo asociadas a una Principal: Posibilidad de asociar a una gama u OT otras de menor rango. 3

5 Estudio de la rentabilidad de la acción preventiva: Comprobación de si es realmente rentable o no llevar a cabo acciones preventivas sobre un determinado elemento. Tratamiento de riesgos de fallo. Criticidad: Posibilidad de contemplar el riesgo de fallo en los equipos, teniendo en cuenta su criticidad en lo que se refiere a ese aspecto. Lanzamiento de OT s en función del % de MTBF transcurrido: El lanzamiento de inspecciones a un % del MTBF transcurrido tiene como finalidad la localización de un posible fallo oculto. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Generación de OT s correctivas: Generación de órdenes correspondientes a trabajos no programados, para solucionar las incidencias que puedan ocurrir. Diagnóstico de averías: Definición del tipo de avería a partir del análisis de la misma. Codificación de Síntoma / Causa / Solución: Codificación del Síntoma, la Causa y la Solución asociados a cada avería. De esta forma, a partir del Síntoma pueden obtenerse la Causa y la Solución para la misma. MANTENIMIENTO PREDICTIVO Introducción manual de valores de variables: Registro de forma manual de valores de variables asociadas al Mantenimiento Predictivo de las máquinas, como pueden ser las vibraciones o la temperatura. Monitorización: Posibilidad de efectuar monitorizaciones para capturar y registrar datos de forma automática. Análisis de las lecturas: Emisión automática de OT s cuando las variables han sobrepasado un límite prefijado, predicción de la fecha de la avería, generación de informes, etc. a partir de los datos registrados. INVENTARIO Información sobre cada artículo: Posibilidad de obtener información asociada a cada repuesto del almacén, como puede ser la máquina a la que está asociado, proveedores, ubicación, repuestos equivalentes, entradas y salidas efectuadas, stock de seguridad, etc. Funciones de control de inventario especializadas: Se trata de funciones como LIFO, FIFO, precio medio ponderado, último precio de compra, etc. Asistencia en el ajuste del inventario: Se facilita el ajuste entre las cantidades reales en stock y las almacenadas en el sistema. 4

6 Impresión de etiquetas para cada artículo: Impresión de etiquetas correspondientes a cada artículo del inventario, las cuales pueden contener información asociada a él, códigos de barras, etc. Reserva de existencias para OT s: Reserva automática de los artículos en stock a partir de las tareas programadas. COMPRAS Información sobre proveedores: Posibilidad de acceder a información asociada a cada proveedor, como puede ser su dirección, población, teléfono, fax, forma de pago, artículos suministrados, precio de los mismos, plazo de suministro, etc. Control de artículos con stock por debajo del requerido: Posibilidad de registrar el stock mínimo deseado para cada artículo del inventario, y emisión de informes por parte del sistema para aquellos que se encuentran por debajo del mismo o generación automática de solicitudes de compra. Gestión de albaranes: Posibilidad de gestionar albaranes en referencia a las compras que se efectúen. Peticiones de precios a los proveedores: Generación de solicitudes de ofertas a los proveedores sobre pedidos determinados. Envío de órdenes de compra por fax: Envío de órdenes de compra vía fax directamente desde el sistema. Gestión a través de Internet: Uso de Internet para el intercambio de información con los proveedores o de forma interna dentro de la empresa. Tipos de cambio. Problemática Euro: Acceso a información relativa a monedas de distintos países, así como al euro. MANO DE OBRA Control de personal, trabajos, tiempos y costes: Seguimiento del personal propio y subcontratado, de los trabajos realizados o por realizar, del tiempo estimado o invertido y de los costes asociados. Tratamiento de contratos: Acceso a la información relativa a los contratos de mantenimiento o inclusión del contrato completo mediante escáner. ANÁLISIS Informes: Uso de informes para la valoración de la gestión del mantenimiento. 5

7 Gráficos: Acceso a gráficos como herramientas para el análisis de la gestión del mantenimiento. Indicadores: Uso de índices relativos a la gestión del mantenimiento. Funciones de Auditoría: Posibilidad de registrar las operaciones de consulta efectuadas, cambios en el histórico, etc., con la fecha de los mismos, personas que las llevaron a cabo, etc. OTRAS FUNCIONES Aplicación del T.P.M.: Posibilidad de gestionar el T.P.M. mediante índices, instrucciones, etc. Gestión gráfica y documental: Asociación de gráficos y documentos a equipos, OT s, etc. Códigos de barras: Utilización de códigos de barras. Correo electrónico: Utilización de correo electrónico. Terminales móviles: Utilización de terminales móviles. Escáner: Utilización de escáner. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Seguridad respecto al acceso al sistema: Uso de palabras de paso para limitar la posibilidad de acceder al sistema a sólo un grupo determinado de usuarios. Seguridad respecto a la utilización del sistema: Uso de palabras de paso para restringir el acceso de cada usuario a información o funciones determinadas del sistema. Borrado de información del disco duro: Eliminación de información innecesaria, para liberar espacio del disco duro. Copias de seguridad: Creación de copias de seguridad. 6

8 Tabla de características de sistemas de información para la GMAO D-MANT GIM MAXIMO Max&Maint micro-mant MP2 para Windows EMPRESA DISC Informática TCMAN PSDI SIM NORMATEC GHESA PRAUTINSA SISTEPLANT C.P.U. Servidor Puesto SISTEMA OPERATIVO BASE DE DATOS PC 486 a 66 PC 486 a 66 Windows 95 / 98 / NT dbase PC 486 a 66 PC 486 a 66 Windows 3.xx / 95 / 98 / NT, Novell, LAN Manager, LANtastic, WFW 3.11 dbase, MDB, Informix, SyBase, Pentium a 300 MHz, 128 MB de Pentium a 200 MHz, 64 MB de Windows 95 / 98 / NT, Novell, UNIX SQL Base, SyBase, Pentium II a 200 MHz, 64 MB de Pentium a 166 MHz, 32 MB de Windows 95 / 98 / NT SyBase, Informix, SQL Base, Pentium a 133 MHz, 16 MB de Pentium a 133 MHz, 16 MB de Windows 3.11 / 95 / 98 Paradox Pentium a 200 MHz, 64 MB de Pentium a 166 MHz, 32 MB de Windows 3.11 / 95 / 98 / NT Access, P-MANT PRISMA II ROSMIMAN WinMaint PC 486 a 40 PC 486 a 40 Windows 3.1 / 95 / 98 / NT Access Pentium II a 233 MHz, 64 MB de Pentium a 166 MHz, 32 MB de Windows 95 / 98 / NT, Novell, UNIX SQL Base, Ingeniería de Aplicaciones Pentium a 166 MHz, 64 MB de PC 486 a 66 MHz, 16 MB de Windows 3.11 / 95 / 98 / NT, Novell, UNIX, OS/2, Windows Trabajo en Grupo SQL Base, EQUIPOS/ INSTALACIONES Estructura jerarquizada Información de carácter económico Control de garantías Control de útiles para el mantenimiento EUSTEN Pentium a 133 MHz, 16 MB de Pentium a 133 MHz, 16 MB de Windows 95 / 98 / NT, Novell, LAN Manager, LAN Server, Banyan Vines, LANtastic, UNIX, Windows Trabajo Grupo Control de repuestos ÓRDENES DE TRABAJO Planificación Presupuestos Medidas de seguridad FoxPro Continúa en la página siguiente 7

9 Tabla de características de sistemas de información para la GMAO (Continuación) D-MANT GIM MAXIMO Max&Maint micro-mant MP2 para Windows P-MANT PRISMA II ROSMIMAN WinMaint MANTENIMIENTO PREVENTIVO Programación de tareas Gamas de Preventivo asociadas a una Principal Estudio de la rentabilidad de la acción preventiva Tratamiento de riesgos de fallo. Criticidad. Lanzamiento de OT s en función del % de MTBF transcurrido MANTENIMIENTO CORRECTIVO Generación de OT s correctivas Diagnóstico de averías Codificación de Síntoma / Causa / Solución MANTENIMIENTO PREDICTIVO Introducción manual de valores de variables Monitorización Análisis de las lecturas INVENTARIO Información sobre cada artículo Funciones de control de inventario especializadas Asistencia en el ajuste del inventario Continúa en la página siguiente 8

10 Tabla de características de sistemas de información para la GMAO (Continuación) Impresión de etiquetas para cada artículo Reserva de existencias para OT s COMPRAS Información sobre proveedores Control de artículos con stock por debajo del requerido Gestión de albaranes Peticiones de precios a los proveedores Envío de órdenes de D-MANT GIM MAXIMO Max&Maint micro-mant MP2 para Windows P-MANT PRISMA II ROSMIMAN WinMaint compra por fax Gestión a través de Internet Tipos de cambio. Problemática Euro MANO DE OBRA Control de personal, trabajos, tiempos y costes Tratamiento de contratos ANÁLISIS Informes Gráficos Indicadores Funciones de Auditoría OTRAS FUNCIONES Aplicación del T.P.M. Gestión gráfica y documental Continúa en la página siguiente 9

11 Tabla de características de sistemas de información para la GMAO (Continuación) D-MANT GIM MAXIMO Max&Maint micro-mant MP2 para Windows P-MANT PRISMA II ROSMIMAN WinMaint Códigos de barras Correo electrónico Terminales móviles Escáner FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Seguridad respecto al acceso al sistema Seguridad respecto a la utilización del sistema Borrado de información del disco duro Copias de seguridad 10