Instructivo de Inscripción y Propuesta de Proyecto

Transcripción

1 Instructivo de Inscripción y Propuesta de Proyecto Versión 2.0 (Agosto 2015)

2 Contenido Parte 1 - Inscripción Paso 1 - Preparativos Paso 2 Propuesta de proyecto y recaudos Paso 3 Envío al PPD Preparación de recaudos Sobre el formato y el escaneo de documentos Parte 2 Propuesta de Proyecto Propuesta de Proyecto del PPD Qué es un proyecto? Etapas de un proyecto Cómo formular con éxito una Propuesta de Proyecto del PPD Cómo llenar el Formato de Propuesta de Proyecto del PPD

3 Parte 1 Inscripción

4 PASO 1 Preparativos Revisa la Estrategia de País PPD Venezuela, el resto de este instructivo y la Lista de verificación de recaudos. Reúnete con la comunidad para identificar el problema ambiental y su posible solución por medio de un proyecto del PPD. Revisa Cómo formular con éxito una propuesta de Proyecto del PPD. Obtén la aceptación y compromiso de la organización y de la comunidad para la realización de proyecto.

5 PASO 2 Propuesta de proyecto y recaudos Llena el Formato de Propuesta de Proyecto según instrucciones de la Parte 2 de este manual. Llena la Planilla de Inscripción y reúne los recaudos según la Lista de verificación.

6 PASO 3 Envío al PPD Envía tu Propuesta de Proyecto y recaudos de inscripción a nuestra dirección de correo electrónico: donaciones.ppd.ve@undp.org. Si los archivos son muy pesados (más de 10 MB en conjunto), puedes enviarlos en varios correos (adecuadamente identificados). También puedes usar un servicio de almacenamiento como Dropbox.com, Google Drive, etc. y enviarnos el enlace de descarga a nuestro correo electrónico. Si no tienes acceso a Internet o si tu conexión a Internet es demasiado lenta para enviar los archivos por correo electrónico, puedes enviarnos o entregar tu propuesta de proyecto y documentos de inscripción impresos y digitales en un CD o DVD en nuestra oficina en Caracas: Programa de Pequeñas Donaciones del FMAM Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Avenida Francisco de Miranda, Torre HP, Piso 6, Oficina 6-A. Los Palos Grandes, Municipio Chacao. Distrito Capital. Zona Postal 1060.

7 Preparación de recaudos para la inscripción El proceso de inscripción en nuestro Programa es totalmente digital. Esto quiere decir que no es necesario que envíes tu propuesta y documentos impresos. Todos los documentos necesarios para la inscripción se envían al Programa en formato DOC (Archivo de texto de Microsoft Office) y PDF. Es importante que cada documento esté guardado como un archivo separado. De esta forma habrá un archivo para cada documento. Deberás enviar 10 documentos (1 DOC y 9 PDF) como se muestra a continuación. (Puedes usar otros nombres para los archivos siempre y cuando sean descriptivos del contenido): 1. Propuesta de Proyecto.doc Es el formato para elaborar tu propuesta de proyecto. El formato se encuentra en el archivo Formato de Propuesta de Proyecto PPD.doc. Instrucciones para llenar el formato están en la Parte 2 de este manual. Puedes abrir el archivo con software de oficina que soporte el formato.doc. Los más comunes son Microsoft Office (pago) y LibreOffice (gratuito). Guardar el archivo en el mismo formato.doc (no convertir en PDF u otro formato). 2. Planilla de inscripción.pdf Con ella proporcionas los datos administrativos y bancarios de tu organización. La planilla se encuentra en el archivo Planilla de inscripción y carta de compromiso.pdf Guardar el archivo en el mismo formato PDF (no convertir a imagen).

8 3. Carta de solicitud de apoyo al PPD.pdf Carta de solicitud de la organización dirigida al PPD, en original, indicando por qué solicita apoyo por parte del PPD y resumen del proyecto. Debe presentarse un breve resumen acerca de la organización, indicando el propósito y tiempo de estar operando. Debe incluir los datos de contacto de la persona de la Directiva que actúa como Representante Legal. El resumen de la propuesta debe incluir los siguientes aspectos: nombre la propuesta, ubicación, número aproximado de posibles beneficiarios y cantidad y origen del cofinanciamiento. Imprimir, firmar, sellar y digitalizar (en formato PDF). 4. Carta de compromiso.pdf Carta de compromiso de la organización, de la comunidad y de los aliados y aliadas del proyecto PPD. La carta se encuentra en el archivo Planilla de inscripción y carta de compromiso.pdf. Se deberá presentar una carta de aceptación y compromiso con el proyecto por parte de la comunidad ejecutora o beneficiaria del proyecto. No basta con la simple información a la comunidad sobre el proyecto. La comunidad debe ser un actor activo del proyecto, partícipe en todas las etapas del mismo: identificación del problema y su posible solución, elaboración de propuesta, elaboración de documento de proyecto, ejecución y evaluación. Se debe anexar copia de actas de asambleas con la comunidad y listas de asistencias a las mismas (con nombre y apellido, cédula de identidad, teléfono, correo electrónico y firma o huella). Llenar formato de carta, imprimir, firmar, sellar y digitalizar (en formato PDF).

9 5. RIF.pdf Fotocopia del Registro de Información Fiscal (RIF). El RIF debe ser vigente. Digitalizar en formato PDF. 6. Documento constitutivo.pdf Fotocopia escaneada del documento constitutivo de la organización y sus modificaciones, si las hay, debidamente registradas. La fotocopia del documento constitutivo debe contener todo el documento. El nombre que aparece en el RIF debe ser idéntico al que aparece en el documento. Las modificaciones se deben colocar en el orden en que se hayan realizado, dejando al fondo el documento original. Digitalizar en formato PDF. 7. Credencial de representante legal.pdf Carta de la Directiva de la organización como credencial del/la Representante Legal. El/la Representante Legal es quien aparece autorizado según los documentos consignados para firmar el Memorándum de Acuerdo con el PPD. Debe ser vigente. Debe estar certificada con firma y sello de la organización. Debe indicar el período de validez del Representante Legal. Imprimir, firmar, sellar y digitalizar (formato PDF).

10 8. Cédula de identidad de representante legal.pdf Copia escaneada de la cédula de identidad del/la Representante Legal de la organización. La copia debe ser clara y legible. Digitalizar en formato PDF. 9. Referencia bancaria.pdf Consignar referencia bancaria original escaneada emitida por la institución bancaria donde conste: nombre del titular de la cuenta, número de RIF y número de cuenta. También puede usarse una copia legible un cheque anulado. Digitalizar en formato PDF. 10. Recibo de depósito reciente.pdf Consignar una copia de recibo de depósito por cualquier monto en la cuenta bancaria de la organización, con fecha no mayor a 1 semana antes de la fecha de consignación de documentos (para constatar que la cuenta está abierta y activa). Digitalizar en formato PDF.

11 Nota importante sobre el formato y el escaneo de documentos Para el llenado nuestras planillas y formatos en DOC: Los archivos de texto DOC pueden ser abiertos y editados con las aplicaciones Microsoft Office Word (programa pago) y con el programa LibreOffice (descarga gratuita en Después de completar tu documento, guárdalo en el mismo formato DOC. Para el llenado nuestras planillas y formatos en PDF: Para llenar nuestras planillas y formatos en PDF puedes usar los programas gratuitos Adobe Acrobat Reader (disponible o ( Foxit Estos en Reader programas permiten abrir el formulario y guardarlo una vez lleno. También puedes usar cualquier otro programa que permita estas funciones: por ejemplo, el explorador de Internet Chrome de Google permite llenar y guardar formularios PDF. Para guardar documentos escaneados: Existen varios programas para la creación y edición de archivos PDF a partir de archivos de imágenes escaneadas, por ejemplo, Adobe Acrobat Pro (pago) y PDF24 (descarga gratuita en No importa cuál elijas siempre y cuando el programa te permita guardar los documentos escaneados como archivos PDF individuales. Es muy importante que evites enviar los documentos en archivos de imagen separados (jpeg, gif, png, etc.). Esto complica el envío y el procesamiento de los documentos para la inscripción.

12 Parte 2 Propuesta de Proyecto

13 Propuesta de Proyecto del PPD La Propuesta de Proyecto es el documento con el cual se solicita apoyo al Programa de Pequeñas Donaciones. En él se describe de manera resumida la idea general de tu proyecto (actividades, objetivos, resultados, presupuesto, etc.), así como las características de la organización solicitante y de la comunidad que quiere ser beneficiada por el PPD. El Comité Directivo Nacional (CDN) del Programa decide cuáles proyectos financiar basándose en la evaluación de las Propuestas de Proyecto recibidas. Es por esta razón que es muy importante que tu Propuesta de Proyecto esté bien elaborada y que sea clara y concisa. Para esto es muy importante que tengas muy claro qué es lo que quieres lograr con tu proyecto y cómo vas a lograrlo. Si no tienes claro qué es un proyecto, puedes leer las secciones siguientes tituladas Qué es un proyecto? y Etapas de un proyecto. Si ya tienes experiencia elaborando proyectos puedes ir directamente a la sección Propuesta de Proyecto del PPD Venezuela para ver una explicación sobre cómo elaborar este documento y sobre cómo llenar el Formato de Propuesta de Proyecto del PPD Venezuela.doc.

14 Qué es un proyecto? Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y un final definido, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Se construye a partir de una necesidad o problema y refleja paso a paso cómo se resolverá la situación. Sirve para organizar la acción, determinar las situaciones a mejorar, describir los objetivos, actividades, metas y resultados esperados con un presupuesto y en un periodo de tiempo establecido. En el diseño y ejecución de un proyecto el trabajo en equipo juega un papel muy importante para su éxito. El trabajo en equipo involucra el esfuerzo conjunto de un grupo de personas que trabajan de manera coordinada por un fin común. El resultado final se logra como equipo y cada uno de los miembros responde de manera conjunta, no de manera individual. Cada miembro se dedica a un área o actividad determinada del proyecto. Por lo tanto, si cada miembro del equipo es responsable de una tarea y todos cumplen con su función, será posible sacar el proyecto adelante. El trabajar en equipo resulta productivo no sólo para una persona sino para todo el equipo involucrado. El trabajar en equipo nos trae dicha y nos hace más sociables. También nos enseña a respetar las ideas de los demás y a ayudar a los compañeros y compañeras cuando lo necesiten.

15 Etapas de un proyecto Un proyecto tiene cuatro etapas: La idea de proyecto consiste en determinar la necesidad que se quiere cubrir o situación que se quiere mejorar. Esta etapa depende de la identificación de un problema al que se quiere encontrar una solución. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones: Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toman medidas al respecto. Porque existen potencialidades o recursos mal aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales. Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos participantes.

16 En la etapa de diseño se valoran las opciones, tácticas, estrategias y recursos necesarios para hacer realidad la idea de proyecto. El diseño del proyecto es un proceso de planificación que consiste en considerar los diferentes recursos (humanos, naturales, financieros, etc.) y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar las metas deseadas. También se analiza y cuantifica la situación actual para establecer los indicadores de referencia de avance del proyecto. En la etapa de diseño de un proyecto comunitario es útil comenzar con cuatro preguntas clave: 1. Qué queremos hacer?: se identifica el deseo de superar un problema en la comunidad, así como cuál es la posible solución al mismo. Se define una meta con un conjunto limitado de objetivos para alcanzarla. 2. Con qué contamos para hacerlo?: se identifican los recursos reales con los que se cuenta, así como los posibles obstáculos para alcanzar la meta propuesta. También se consideran las fortalezas con las que se cuenta. 3. Cómo podemos hacerlo?: se genera un conjunto de estrategias o pasos para utilizar los recursos con los que se cuenta, evitar los obstáculos y alcanzar los objetivos. Se define la organización, quién hace qué, el presupuesto, la agenda, etc. 4. Qué pasará cuando logremos lo que queremos?: algunos de los impactos y consecuencias de nuestro proyecto. se predicen

17 La ejecución consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente. En esa etapa el seguimiento y la documentación son muy importantes, ya que éstos nos permiten hacer correcciones donde sean necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. La evaluación es la etapa final de un proyecto en la que éste es revisado y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado. En otras palabras, en este punto se comparan los objetivos planteados con los objetivos logrados para determinar el grado de éxito del proyecto. Ya tienes una idea general sobre qué es un proyecto y cuáles son sus etapas. Ahora puedes ver Cómo formular con éxito una Propuesta de Proyecto para el PPD y Cómo llenar el Formato de Propuesta de Proyecto para el Programa de Pequeñas Donaciones del FMAM en Venezuela.

18 Cómo formular con éxito una Propuesta de Proyecto para el PPD Venezuela La formulación de un proyecto PPD parte de 3 preguntas fundamentales: 1. Qué problema ambiental afecta a la comunidad? 2. Qué podemos hacer en la comunidad para resolver el problema? 3. Qué ganamos en la comunidad con este proyecto? Cada una de estas preguntas corresponde a las etapas preliminares de la formulación de proyectos del PPD: 1. Diagnóstico comunitario: se parte de 3 preguntas: cuál es el problema ambiental?, cuáles son sus causas? y cuáles son sus consecuencias? En esta etapa la comunidad identifica el problema ambiental que le afecta, tomando en cuenta las causas que lo originan y las consecuencias que acarrea para la comunidad. 2. Planificación: en esta etapa se parte de la pregunta qué podemos hacer en la comunidad para solucionar el problema?. A partir de ahí se identifica qué hacer y cómo hacerlo, lo que resulta en la identificación de los objetivos, resultados esperados y actividades del proyecto. 3. Identificación de beneficios potenciales: se parte de la pregunta qué ganamos en la comunidad con este proyecto? Aquí es útil enfocarse en las capacidades fortalecidas ( lo que se aprende con el proyecto?) y en las actividades productivas (los medios de vida sustentables de la comunidad). Se recomienda tener claro el problema ambiental en primer lugar, luego revisar si es elegible según la estrategia Nacional del PPD y después pensar en las actividades que generarán medios de vida en la comunidad.

19 Cómo llenar el Formato de Propuesta de Proyecto del PPD Venezuela La Propuesta de Proyecto del PPD se presenta mediante un formato establecido por el Programa, el cual fue creado para facilitar la presentación de ideas de proyecto. El archivo se llama Formato de Propuesta de Proyecto PPD Venezuela.doc y se encuentra en nuestra página web en la sección Descargas. A continuación se explica cómo llenar cada una de las secciones del documento: 1. INFORMACIÓN GENERAL Fecha de presentación: colocar la fecha en la que se envía la propuesta al PPD. Usar formato dia/mes/año (por ejemplo 20/04/2015). Título del proyecto: el nombre de tu propuesta de proyecto. Por lo general se trata de un nombre descriptivo de lo que se quiere lograr. Opcionalmente puedes incluir la ubicación del proyecto. No debe ser demasiado largo ni demasiado corto. Algunos buenos ejemplos: "Desarrollo de un sistema agroforestal sucesional que contribuya a la conservación de la biodiversidad y a la tradición del uso sostenible de la Sarrapia en Aripao, Municipio Sucre, Estado Bolívar, Venezuela. Biodiversidad y cultura: alternativa para el emprendimiento sustentable de artesanas warao. Consolidación de la ruta turística del café "SHARAKOT APIRA", como

20 alternativa de desarrollo endógeno local amigable con la Biodiversidad. Quince mil plantas de merey! contribuyendo con la recuperación de los bosques y manantiales para el desarrollo socio productivo de la comunidad de Plan de la Mesa. Nombre de la organización: el nombre del consejo comunal o fundación (o asociación civil) que elabora y presenta la propuesta de proyecto. Ubicación del proyecto: el lugar en el que se encuentra la comunidad en la que se ejecutará el proyecto. Incluir municipio, ciudad (o comunidad, caserío ) y estado. Si el proyecto se encuentra dentro o alrededor de un área protegida (parque nacional, reserva forestal o de fauna, monumento natural, zona de conservación indígena o comunitaria, etc.), nombrarla en el cuadro "Área protegida". 2 personas de contacto de la organización: nombre, teléfono y correo electrónico de dos miembros de la organización (consejo comunal, fundación, asociación civil, etc.) quienes estarán al tanto del desarrollo y ejecución del proyecto desde el punto de vista técnico y financiero. 2 personas de contacto de la comunidad: nombre, teléfono y correo electrónico de dos miembros de la comunidad beneficiada que estarán al tanto del desarrollo y ejecución del proyecto desde el punto de vista técnico, financiero y de contraloría. Área focal del proyecto: marcar con una "X" el área focal en la que se desarrollará el proyecto (Biodiversidad, Cambio climático o Degradación de tierras). Revisar la Estrategia de País del PPD Venezuela para ver más detalles.

21 2. RESUMEN DE LA PROPUESTA (MÁXIMO 150 PALABRAS) Descripción resumida del proyecto. Debe incluir lo que se quiere lograr, la ubicación del proyecto, la duración del proyecto y la cantidad de beneficiarios directos e indirectos (en número de familias). Es muy importante no sobrepasar el límite de 150 palabras. Aquí no es necesario explicar cada detalle del proyecto, sólo lo más importante. 3. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA 3.1. Explicación del proyecto (máximo 2 páginas): En esta sección se describe en detalle lo que se quiere lograr con el proyecto. Se puede hacer una descripción más detallada de la situación o problema que se quiere solucionar. Explicar cómo ayudaría un proyecto del PPD a solucionar ese problema Información de la comunidad: Describe brevemente la comunidad en la que se ejecutará el proyecto y que se beneficiará de éste, indicando el número de habitantes (en individuos y familias), actividades principales, servicios con que cuenta, ubicación, entre otros Información de la organización: Describe la organización, indicando cuál es su propósito, tiempo de estar operando, número hombres y mujeres que la constituyen, cuáles son las fuentes de financiamiento de la organización y su experiencia en otros proyectos ejecutados.

22 3.4. Justificación del proyecto: Describe los problemas ambientales existentes en la comunidad o región. Describe la forma o la manera en que el proyecto va a enfocar la problemática identificada y la forma en la que la comunidad apoyará el proyecto Objetivo general: El objetivo general describe la meta central del proyecto, lo que se quiere lograr (propósito). No señala los resultados concretos. El objetivo general se alcanza a través de los objetivos específicos Objetivos específicos: Son logros más concretos que, en conjunto, permiten alcanzar el objetivo general. Se puede decir que los objetivos específicos son los pasos a seguir para cumplir el objetivo general. Para los proyectos del PPD se requiere incluir un máximo de tres objetivos específicos Resultados: Describe los resultados que se esperan alcanzar con el proyecto. Están relacionados con las actividades Actividades: Identifica las principales actividades que se realizarán con el proyecto y que en conjunto llevarán a alcanzar los resultados del proyecto.

23 4. PRESUPUESTO 4.1 FONDOS SOLICITADOS AL PPD Y COFINANCIAMIENTO: Cantidad solicitada al PPD: el monto en bolívares solicitado al Programa. Sólo se puede llenar la casilla "Efectivo". El PPD no aporta fondos en especie. Cofinanciamiento de la organización: el aporte en especie o efectivo de la organización. Cofinanciamiento de otras fuentes: llena esta casilla con montos en bolívares de cofinanciamiento conseguido de otras fuentes. Pueden ser donaciones o proyectos financiados por otras instituiones públicas o privadas.

24 4.2 PRESUPUESTO POR CATEGORÍAS A. Personal, mano de obra (sólo COFINANCIAMIENTO): esta catgoría sólo puede cubrirse con fondos de cofinanciamiento. Se pueden incluir gastos administrativos y operativos, salarios de miembros de la organización, etc. B. Equipos, materiales e insumos: todo el equipamiento necesario para la realización del proyecto. Pueden ser implementos de trabajo, materiales de construcción, combustibles, plantas, equipo de oficina, etc. C. Fortalecimiento de capacidades: capacitaciones, talleres, seminarios, intercambio de experiencias, ferias de conocimiento, etc. D. Asistencia técnica específica: se puede adquirir servicios de especialistas técnicos para el proyecto. Por ejemplo: biólogos, agrónomos, antropólogos, técnicos, ingenieros, especialistas, etc. E. Promoción y divulgación: pago de servicios de divulgación del proyecto, tales como panfletos, volantes, estampado de franelas y gorras, pendones, anuncios de prensa, páginas web, impresión de revistas divulgativas, fotocopias, producción de clips audiovisuales, etc.

25 F. Seguimiento y evaluación: gastos relacionados con la movilización para efectos de ejecución, seguimiento y evaluación, pago de viáticos para comida y alojamiento de ejecutores del proyecto. G. Imprevistos: sólo puede cubrirse con cofinanciamiento. Se trata de una partida para gastos no incluidos en el presupuesto regular. Se pueden hacer descripciones adicionales sobre el presupuesto en la sección "Notas:". Una vez termines de llenar la Propuesta de Proyecto, guarda el archivo en el mismo formato (.odt) y reúne el resto de los documentos según las intstrucciones al principio de esta guía (Parte 1).