TRABAJO ESPECIAL DE GRADO DISEÑO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN ORGANIZACIONES MATRICIALES. (CASO PRÁCTICO CONSULTORA AAA.

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1 UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO VICERRECTORADO ACADEMICO DIRECCIÓN GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE POSTGRADO AREA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIÓN POSTGRADO EN GERENCIA DE PROYECTOS TRABAJO ESPECIAL DE GRADO DISEÑO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN ORGANIZACIONES MATRICIALES. (CASO PRÁCTICO CONSULTORA AAA.) Presentado por Ramírez Sequera Pedro Alejandro para optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos Asesor Páez Colombo, Carlos Caracas, Diciembre 2005

2 UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO VICERRECTORADO ACADEMICO DIRECCIÓN GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE POSTGRADO AREA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIÓN POSTGRADO EN GERENCIA DE PROYECTOS TRABAJO ESPECIAL DE GRADO DISEÑO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN ORGANIZACIONES MATRICIALES. (CASO PRÁCTICO CONSULTORA AAA.) Presentado por Ramírez Sequera Pedro Alejandro para optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos Asesor Páez Colombo, Carlos Caracas, Diciembre 2005

3 AGRADECIMIENTO A Dios todopoderoso por haberme permitido el don de la vida, a mi madre y hermanos, a mi esposa Nellisa por su apoyo incondicional y por estar conmigo siempre, a Tibisay Pacheco, Jefe del Departamento de la Disciplina Civil y a todos los profesionales de la consultora AAA que aportaron su granito de arena en este trabajo especial, a mi tutor, profesores y en general a todo el personal involucrado en la Especialización de Gerencia de Proyectos de la UCAB por haberme permitido adquirir todos los conocimientos en esta área. A todos Uds. mi sincero agradecimiento.

4 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO...1 Resumen...3 Introducción....4 CAPITULO I Propuesta del proyecto Planteamiento del problema Objetivo general Objetivos específicos Marco metodológico Consideraciones generales Tipo de investigación Unidad de análisis de la investigación Esquema operacional para realizar la investigación Recolección de información bibliográfica CAPITULO II Marco teórico Administración de recursos humanos en las organizaciones Planificación de los Recursos Humanos Pronóstico de requerimiento de personal Inventarios de recursos humanos Administración de los recursos humanos en los proyectos Gestión de los recursos humanos Planificación de la organización Adquisición del Personal Diseño organizacional Organización matricial Sistemas de información Tipos de sistemas de información Sistemas de información para la administración de los proyectos Programas para la administración de recursos en proyectos EPM de Microsoft Primavera Project Planner CAPITULO III. Marco referencial...34 CAPITULO IV. Diseño y desarrollo del proceso de planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales Diseño del sistema de información de recursos humanos de la organización Aplicación del sistema de información de recursos al caso práctico Componentes del sistema de información Análisis de la información obtenida Diseño del proceso de planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales Entradas a la planificación de los recursos humanos

5 3.2 Técnicas y herramientas en la planificación de los recursos humanos Salida a la planificación de los recursos humanos Evaluación de la factibilidad de implantar el proceso propuesto...53 CAPITULO V. Conclusiones y Recomendaciones Referencias Bibliográficas...57 INDICE DE FIGURAS FIGURA 1. Esquema operacional de la investigación..15 FIGURA 2. Las nueve áreas del conocimiento para la dirección de los proyectos.21 FIGURA 3. Procesos de la Gestión de los recursos humanos 22 FIGURA 4. Histograma de recursos FIGURA 5. Histograma de recurso nivelado..25 FIGURA 6. Organización Matricial...28 FIGURA 7. Histograma de recurso nivelado del Proyecto A FIGURA 8. Histograma de recurso nivelado del Proyecto B...37 FIGURA 9. Histograma de recurso nivelado del Proyecto N...37 FIGURA 10. Histograma de recurso de la organización.38 FIGURA 11. Histograma de recursos: Ingenieros Civiles Senior FIGURA 12. Histograma de recursos: Ingenieros Civiles Junior FIGURA 13. Histograma de recursos: Proyectistas Civiles.. 48 FIGURA 14. Proceso para la planificación de recursos humanos de la organización 50 INDICE DE TABLAS TABLA PROYECTO PLANTA DE GENERACION PALAVECINO TABLA DHP-CCR PROJECT - KIRIKKALE REFINERY.. 43 TABLA PROYECTO PLANTA COMPRESORA SANTA ROSA.. 44 TABLA 4. (FUT)- PROYECTO INTERCONEXION GAS CENTRO OCCIDENTE TABLA 5. Línea de inventario de la disciplina Civil TABLA 6. Análisis de alternativas. 49 2

6 UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO Trabajo Especial de Grado DISEÑO DEL PROCESO DE PLANIFICACION DE LOS RECURSOS HUMANOS EN ORGANIZACIONES MATRICIALES. CASO PRACTICO CONSULTORA AAA. Presentado por Ramírez Sequera Pedro Alejandro Asesor Páez Colombo, Carlos Caracas, Diciembre 2005 Resumen El presente trabajo presenta los componentes de un proceso para planificar los recursos humanos en las organizaciones matriciales para garantizar un suministro oportuno de personal a cada proyecto que ejecuta la organización. Este proyecto factible concreta la elaboración de un proceso operativo viable mediante el uso de un sistema de información que es la fuente principal para la toma de decisiones de la empresa. El proyecto se realizó en tres fases: a) la fase diagnóstico, la cual se apoya en una investigación documental sobre las teorías de administración de recursos humanos en las organizaciones y los proyectos; y la problemática que se presenta en la empresa Consultora AAA, empresa que realiza múltiples proyectos, en cuanto al suministro poco eficiente de personal a cada proyecto; b) la fase de diseño y formulación de los componentes del proceso de planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales para garantizar el suministro oportuno de personal, y c) la fase de evaluación de factibilidad que se centró en determinar las responsabilidades de todas las áreas involucradas en planificar los recursos humanos en la organización para implementar el proceso diseñado. Con este trabajo de investigación, se desea ofrecer un aporte para solventar la problemática existente en las organizaciones que ejecutan múltiples proyectos y en especial a la empresa Consultora AAA para mejorar el flujo de información entre los proyectos y la propia organización y así adelantarse en las tomas de decisiones para satisfacer las necesidades de personal de cada proyecto. 3

7 Introducción. Generalmente, se ha afirmado que el personal con que cuenta una organización y el necesario para ejecutar los proyectos, son los recursos más importantes que se debe administrar ya que sin ellos estas entidades no tendrían vida propia ni evolución. Hoy las organizaciones se nutren de elementos humanos que garantizan un trabajo de calidad, competitividad y excelencia, para asegurar un crecimiento frente a su entorno cada vez más exigente, inestable, dinámico y competitivo. Entonces, el éxito o fracaso de un proyecto dependerá en gran medida de los recursos humanos con los cuales cuentan las organizaciones para realizar las actividades encomendadas dentro del mismo. La cantidad y la forma en que estos recursos se incorporarán en los proyectos están dadas por el plan de gestión de personal de acuerdo a la metodología aplicada en el PMBOK. No obstante, no hay que perder de vista que los proyectos son parte de estas organizaciones, por lo tanto, el recurso humanos necesario para ejecutarlo también es parte de la organización. Cuando se ejecutan varios proyectos a la vez, estas organizaciones deberán realizar una adecuada planificación de su personal para garantizar un suministro oportuno de este recurso y cumplir con los objetivos de cada proyecto. En algunos tipos de organizaciones como las matriciales, las cuales ejecutan varios proyectos a la vez, la administración de los recursos humanos necesarios para ejecutar estos proyectos no se planifica adecuadamente, tal es el caso de la empresa consultora venezolana Consultora AAA (el nombre real se reserva en este trabajo de investigación) donde el suministro oportuno de su personal a cada proyecto no es eficiente. Como profesional en el área de ingeniería, que formo parte de esta organización, me ha tocado experimentar la problemática existente dentro de los proyectos por la falta de suministro oportuno de personal, razón que, me ha motivado a realizar una investigación y ofrecer un aporte para tratar de solventar este inconveniente en las organizaciones matriciales y en especial a la empresa Consultora AAA. En la actualidad existen teorías para la administración de proyectos, como las enmarcadas en el PMBOK y específicamente para la administración del recurso humano de los proyectos para garantizar el éxito de los mismos. Por otra parte, existe la teoría de administración de personal en las organizaciones para determinar los requerimientos de las fuerzas de trabajo y los medios para lograr dichos requerimientos, con el objetivo de lograr los planes integrales de la empresa. 4

8 Hay que agregar que la metodología del PMBOK se enfoca específicamente en la administración de proyectos, los requerimientos de personal que se generan basándose en esta teoría son muy específicos, llegando a obtener niveles de tiempo, costo y responsabilidades para cada persona involucrada en las actividades del proyecto, muy detallados. Pero en las empresas que ejecutan varios proyectos se pierde este nivel de detalle cuando la misma organización es encargada de suministrar el personal ya que el entorno empresarial es más grande que el entorno de cada proyecto, llegando a existir niveles de prioridades y conflictos entre los diferentes departamentos para asignar el personal requerido oportunamente. Por lo tanto, estas organizaciones deberán integrar la metodología de administración de proyectos con la teoría de administración de recursos humanos de la organización mediante el uso de un sistema de información que mejore las comunicaciones entre los diferentes niveles de la organización para cumplir los objetivos de cada proyecto y los objetivos empresariales simultáneamente. El propósito general de esta investigación, es formular un proceso integrando ambas teorías para realizar una eficiente planificación de los recursos humanos en estas organizaciones, y en especial en las organizaciones matriciales, para garantizar ese suministro oportuno de personal, que debe existir en cada proyecto y así cumplir con los objetivos de los mismos y evitar que se presenten inconvenientes a la hora de ejecutar cada uno de ellos. Para cumplir este propósito se diseñó y formuló un proceso para planificar los recursos humanos en las organizaciones de tipo matricial que ejecutan varios proyectos a la vez mediante la integración de la información que se genera en cada uno, en cuanto a requerimientos de personal, esta información se integró en un sistema de información para mejorar las comunicaciones y realizar una correcta planificación de personal de la organización. Por estar enmarcado este estudio dentro de una investigación netamente documental y para su aplicación a un caso práctico, se ubicó el tipo de investigación al denominado Proyecto Factible por tratarse de la formulación de una propuesta de un modelo viable y de aplicación práctica para satisfacer la necesidad de optimizar el suministro de los recursos humanos a ser asignado en los proyectos en este tipo de organizaciones y en especial a la empresa Consultora AAA. Existen pocos estudios, dirigidos a analizar y solventar este aspecto integrando ambas teorías, en consecuencia, el objetivo de esta investigación se dirigió a la planificación de los recursos humanos globales de la organización formulando un proceso sencillo, útil y 5

9 práctico que sea implementado en las empresas y que sea la base para las tomas de decisiones. Este trabajo de investigación se dividió en cuatro partes principales. La primera, plantea el problema de investigación, su importancia y justificación, el objetivo general, los objetivos específicos y el marco metodológico seguido en el trabajo. La segunda, presenta un esquema con las bases teóricas que sustentaron y orientaron esta investigación, se introducen las teorías de administración de recursos humanos en las organizaciones y la metodología de administración de proyectos de acuerdo al PMBOK. La tercera, plantea un marco referencial de la empresa Consultora AAA para comprender las actividades que ejecuta y que fueron útiles para cumplir con los objetivos de esta investigación. Finalmente la cuarta, plantea el diseño de un sistema de información, se aplica este sistema al caso práctico y se determinan los componentes del proceso para la planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales. 6

10 CAPITULO I Propuesta del proyecto. 1. Planteamiento del problema. Los proyectos surgen en las organizaciones para satisfacer una necesidad en un momento particular y son el resultado de un plan estratégico definido para buscar soluciones y adaptarse a los cambios de su entorno; la permanencia y crecimiento de esas organizaciones depende en gran medida de la habilidad de dirigir esos proyectos. Un proyecto es un trabajo que realiza una organización con el objetivo de dirigirse a una situación deseada, se define como un conjunto de actividades orientadas a un fin común, que tiene un comienzo y una terminación (Palacios, 2003, Pág. 27). El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) lo define como un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único, temporario significa que tiene un inicio y un final definido y único significa que el producto o servicio es diferente a otros productos o servicios (PMI, 2000, Pág. 4). Estos proyectos, dadas sus características, poseen un ciclo de vida bien definido y durante este ciclo se dividen en varias fases que también son únicas y temporales, que consumen recursos y que se ejecutan para obtener los productos deseados. El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado una serie de conocimientos y prácticas ampliamente aplicadas dentro del campo profesional para dirigir efectivamente estos proyectos, actualmente estos se encuentran contemplados en el PMBOK, dentro de una serie de procesos definidos para realizar sistemáticamente los proyectos. Estos procesos se identifican como inicio, planificación, ejecución, control y cierre. De acuerdo al PMI existen nueve áreas que describen los conocimientos y las prácticas de la dirección del proyecto en términos de los procesos que lo componen 1 para cumplir los objetivos y satisfacer los requerimientos de los clientes. Las nueves áreas del conocimiento son procesos iterativos que deben estar integrados para garantizar el éxito de los proyectos mediante el uso eficiente de los recursos escasos dentro de una organización. Dentro de los recursos escasos de una organización tenemos el recurso humano. Sin duda, este recurso, es el factor que inyecta vitalidad a las mismas, sin él las organizaciones serían entidades sin vida propia, sin movimiento y evolución (Llanos, 2005, Pág. 15). El 1 Las nueve áreas del conocimiento para la dirección de proyectos según el PMI son: alcance, tiempo, costo, calidad, comunicación, recurso humano, riesgo, procura e integración; las cuatro primeras son los elementos que representan los objetivos que se quieren lograr para satisfacer las necesidades del cliente y enfatizan con el qué se quiere lograr; las cuatro siguientes representan los elementos iterativos o funciones facilitadoras y representan el cómo los objetivos van a ser logrados y la última es la integración de los ochos elementos para coordinarlos apropiadamente. 7

11 PMBOK define la gestión de los recursos humanos como los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto (PMI, 2000, Pág. 107). Muchos autores coinciden en que de las nueves áreas del conocimiento del PMI la gestión de estos recursos es, quizás, la más importante. Gary R. Heerkens en su libro Gestión de Proyectos afirma que el arte de la gestión de proyectos consiste en tratar con individuos y conseguir que estos hagan su trabajo (Heerkens, 2002, Pág. 19). Verma Vijay en su libro Organizing Projects for Success señala que el mayor reto es el manejo efectivo de las personas ya que ello determina el éxito o fracaso de los proyectos. Por lo tanto, es esencial el entendimiento de los aspectos humanos y las dimensiones interpersonales de la gerencia del proyecto. Dos premisas fundamentales de esos aspectos hay que tomar en cuenta: 1. La influencia de las personas en el éxito o fracaso de los proyectos. 2. Los problemas del proyecto pueden ser solventados solamente por las personas (Vijay, 1995, Pág. 21). Cada persona involucrada en el proyecto tiene una tarea específica a ejecutar para cumplir los objetivos asignados en el momento que sean requeridos. Las características y experiencia que debe poseer el personal para cada fase del proyecto (desde el inicio hasta la culminación), dependen de la naturaleza de las tareas a ejecutar. La cantidad y el momento en que se requiera estas personas en el proyecto se obtiene del plan de gestión de los recursos 2 mediante el histograma de recursos generado en la fase de planificación; este histograma es un gráfico donde se representa la cantidad de personas que se necesitan para ejecutar las tareas en función del tiempo, es una herramienta muy usada para presentar y analizar la cantidad de recursos a utilizar durante toda las fases del proyecto (Hougan, 2002, Pág. 66). Cuando se realiza la fase de planificación en los proyectos, una de las premisas que se toma en cuenta es que los recursos humanos son ilimitados y estarán disponibles en la organización (Heerkens, 2002, Pág. 131); en la práctica esto se dificulta ya que en las organizaciones como se indicó anteriormente los recursos son escasos. La responsabilidad 2 El plan de gestión del personal según los procesos del PMI, describe cuándo y cómo los recursos humanos se incorporarán al proyecto, este plan pertenece a uno de los procesos principales de la Gestión de los Recursos Humanos (planificación de la organización) y proviene de la integración de otras áreas del conocimientos como son: Gestión del Alcance (definición del alcance), Gestión del Tiempo (cronograma del proyecto) y la Gestión de Costos (planificación de recursos), con la integración de estos procesos podemos obtener el histograma de recursos del proyecto. 8

12 de obtener estos recursos recae en la gerencia del proyecto. Por otro lado, si el personal que se requiere de acuerdo a las necesidades no se encuentra disponible, esta gerencia tendrá que obtener los recursos dentro o fuera de la organización 3. El problema se complica en algunas organizaciones con estructura del tipo matricial, donde los gerentes o la gerencia del proyecto raramente tienen responsabilidad o control sobre los aspectos administrativos para la adquisición del personal (Vijay, 1995). En estos casos los Departamentos de Recursos Humanos y funcionales son los responsables de esos aspectos administrativos. Una organización matricial es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente; esta estructura crea una doble cadena de mando que explícitamente infringe el principio clásico de la unidad de comando (Robbins y Coulter, 1996). Estas organizaciones matriciales son de mucha ayuda cuando se necesita optimizar el uso de los recursos (Palacios, 2003), pero este tipo de diseño organizacional también tiene múltiples desventajas ya que su estructura es compleja para vigilar y controlar, para establecer prioridades entre los proyectos y la organización, y por el alto potencial de conflictos que se genera debido a las prioridades para administrar un recurso escaso como el recurso humano. Las organizaciones que generalmente adoptan este tipo de diseño organizacional son las empresas que proporcionan servicios mediante la ejecución de múltiples proyectos. En Venezuela existen numerosas empresas de este tipo, como por ejemplo, las empresas consultoras de ingeniería. Este sector presta servicios a todas las empresas que ejecutan y operan proyectos de inversión, desde estudios de factibilidad técnica y económica y ejecución de los proyectos hasta la operación y mantenimiento de las instalaciones ya construidas. La demanda del sector petrolero nacional e internacional representa una parte significativa de la carga de trabajo de este sector. Actualmente la mayoría de estas empresas en el país se agrupan en la Cámara Venezolana de Empresas Consultoras (CAVECON); 4 una de las empresas que forma parte de esta asociación es Consultora AAA 5. 3 Otro proceso en la Gestión de los Recursos Humanos es la Adquisición del Personal. Este proceso comprende la obtención de los recursos humanos necesarios (individuos o grupos) asignados y trabajando en el proyecto. En la mayoría de los entornos puede suceder que los mejores recursos no estén disponibles. (PMBOK, 2000, Pág. 112). 4 La Cámara Venezolana de Empresas Consultoras (CAVECON) es una asociación profesional que acoge todas las disciplinas de consultoría en Venezuela. La cámara representa a través de sus empresas afiliadas a más del 80% de la consultoría organizada 9

13 Consultora AAA, como empresa que ha asumido una organización matricial para trabajar por proyectos, presenta problemas a la hora de administrar y asignar los recursos a los proyectos, trayendo como consecuencia que se presenten algunos de los siguientes problemas durante la ejecución de los proyectos: (a) sobrecarga de los recursos existentes con multitareas 6 : Esto trae como consecuencia un retraso en el tiempo de ejecución de la actividad, debido a que la persona asignada está trabajando en varias actividades o proyectos a la vez, (b) asignación del personal disponible: A menudo se suele asignar a la persona que está disponible en aquel momento, en consecuencia es probable que ofrezcan una persona que no reúna los requisitos solicitados o que disponga de conocimientos técnicos inferiores (Heerkens, 2002), (c) pérdida de tiempo desde que se hace el requerimiento hasta que la persona es asignada al proyecto: Generalmente esto ocurre porque el equipo del proyecto hace el requerimiento a última hora o la persona encargada de suministrar el personal agota todas las posibilidades que se encuentran en la organización antes de iniciar un proceso de contratación, y (d) recursos ociosos: En este caso, la gerencia del proyecto hace un requerimiento para que le asignen a una persona disponible mucho antes de comenzar la actividad asignada. En todos estos casos y los que se puedan presentar, no existirá una garantía de que el personal sea suministrado de acuerdo a la planificación de cada proyecto. A pesar de que esta empresa ha adoptado una estructura matricial, el flujo de información entre las cadenas de mando y la toma de decisiones no es adecuado para satisfacer las demandas de los en el país. Está constituida por cerca de 70 empresas de las cuales el 70% son empresas de ingeniería, 20% consultoría ambiental y 10% consultoría gerencial. 5 Consultora AAA (se reserva el nombre real de la empresa) es una empresa consultora venezolana de ingeniería, procura y construcción de instalaciones petroleras e industriales. La empresa está en capacidad de ejecutar proyectos para el sector petróleo y gas, incluyendo producción, refinación, petroquímica y química, plantas industriales, electricidad, e infraestructura pública y comercial. Los servicios que ofrece Consultora AAA incluyen estudios de factibilidad, proyectos IPC (ingeniería, procura, gerencia de la construcción y construcción), arranque de instalaciones y operación y mantenimiento de instalaciones petroleras e industriales. 6 Multitarea (Multitasking), se refiere al hecho que las personas no pueden realizar eficientemente varias actividades simultáneas, sacrificando eficiencia en cada una, por atender a otras. Esta es la típica forma como actúan los recursos más solicitados por la organización. El fenómeno consiste en que la persona divide su tiempo entre las diversas actividades, trabajando parte de su tiempo en cada una y por tanto no terminando ningunas de ellas a tiempo. Esto sucede cuando no hay claridad de prioridades y hay exigencias para cada actividad. (Palacios, 2003, Pág. 67). 10

14 proyectos, presentándose uno de los problemas más importantes durante la ejecución de los mismos, que es la falta de garantía del suministro de estos recursos humanos requeridos de acuerdo a la planificación de cada uno de ellos. Si en este tipo de empresa, dada sus características, no existe un sistema de información 7 eficiente para mejorar las comunicaciones entre las cadenas de mando y adicionalmente hay escasez de recursos en la organización, es lógico que se presenten problemas a la hora de asignar personal a cada proyecto. No existe un proceso bien definido para realizar una planificación adecuada de adquisición y suministro de personal dentro las organizaciones matriciales que ejecutan múltiples proyectos a la vez, por esta razón es que se crea la necesidad de contar con un sistema que ayude a facilitar el flujo de información entre la organización y los proyectos, que permita optimizar los recursos escasos y que proporcione la información necesaria para adquirir personal fuera de la organización. No existen antecedentes que nos indiquen y ayuden a solventar estos problemas por medio de una metodología o herramienta. Actualmente las organizaciones están empleando software para realizar una planificación de los recursos humanos 8 pero no se cuenta con un proceso efectivo para alimentar estas tecnologías. El diseño y uso de un proceso para administrar el recurso humano y suministrarlo a cada proyecto, permitiría profundizar en la colaboración entre las diferentes áreas y funciones de la organización, entre los responsables de las mismas y los responsables de RRHH, simplificaría el flujo de información y mitigaría los posibles conflictos entre las cadenas de mando dentro de la propia empresa y en definitiva, ayudaría a asignar efectivamente el personal en el momento que sea requerido; por lo que sería beneficioso para las organizaciones matriciales y en especial a la empresa Consultora AAA contar con 7 Un sistema de información es un conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software y bases de datos relacionadas entre si con el fin procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información importantes para las tomas de decisiones en las empresas. Contar con un sistema de información proporciona la información necesaria para realizar las operaciones en una forma rápida y eficiente para tener competitividad en el mercado. 8 La mayoría de los departamentos de RRHH no tienen en cuenta los objetivos corporativos a la hora de establecer sus políticas de personal. Las causas principales de esta situación son la aplicación de políticas reactivas en vez de las apropiadas políticas proactivas. La idea de planificar los Recursos Humanos no es nueva; se viene aplicando, de forma más intuitiva que lógica, las empresas se han preocupado más por la planificación de los recursos financieros y productivos, dotándolos de herramientas informáticas adecuadas como los ERP, que de los Recursos Humanos. Juan Rodríguez, ( 11

15 un proceso para la gestión de los recursos humanos. En base a lo indicado y tomando en cuenta el diseño de este proceso, es que se presenta la siguiente interrogante: Cuáles deberían ser los componentes de un proceso que integre la información generada por los histogramas de recursos de cada proyecto para realizar una adecuada planificación del personal por parte de las organizaciones matriciales y garantizar un suministro oportuno de acuerdo a los requerimientos de cada uno de ellos y que sería aplicado en la empresa Consultora AAA? Para contestar esta interrogante se plantean los siguientes objetivos generales y específicos que se pretenden alcanzar con este estudio y que conllevará a dar respuesta a la misma. 2. Objetivo general. El objetivo general de esta investigación se formuló atendiendo al propósito global del estudio. Diseñar un proceso para la planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales que ayude a garantizar el suministro oportuno del personal a los proyectos y aplicarlo como caso práctico a la empresa Consultora AAA. 3. Objetivos específicos. Guardando relación con el objetivo general, se plantean los siguientes objetivos específicos. Estos objetivos se presentan en forma operacional y jerárquica para limitar y precisar los elementos y dimensiones del problema. Diseñar una base de datos que sea la fuente de información para la toma de decisiones de la organización integrando los histogramas de recurso humanos de cada proyecto para ser utilizado en la planificación de estos recursos en las organizaciones matriciales. Implementar en un caso práctico, la mencionada base de datos y evaluar las características de la información que suministra. Determinar los componentes y características del proceso de planificación de los recursos humanos para obtener como salida el plan de gestión de los recursos humanos de la organización. 12

16 4. Marco metodológico. 4.1 Consideraciones generales. Una vez que se ha formulado el problema de investigación y se han fijado sus objetivos que orientan la dirección de la investigación de manera precisa, el siguiente paso es indicar los métodos, técnicas y procedimientos implícitos en la investigación que nos permiten descubrir y analizar los casos de estudio y dar respuesta a la interrogante objeto de investigación. Por consiguiente, el marco metodológico de la presente investigación, donde se determinan los componentes de un proceso que nos permitiría obtener la planificación de los recursos humanos necesarios para ejecutar las actividades de los proyectos en las organizaciones matriciales que trabajan por proyectos y aplicado en un caso práctico a la empresa Consultora AAA, es la parte que indica el momento técnico y operacional presente en todo proceso de investigación, donde es necesario detallar el conjunto de aspectos de orden metodológico requeridos en la investigación propuesta. En tal sentido, se desarrollan importantes aspectos relativos al tipo de investigación, incorporados en relación a los objetivos establecidos; se define la unidad de análisis y se plantea el proceso operacional que fue el marco de referencia para llevar a cabo el estudio, por último, se indican las técnicas de recolección de la información documental. Una vez desarrollado este trabajo de investigación, el resultado esperado sería la obtención de un proceso práctico, sencillo y útil, de fácil implementación en las organizaciones matriciales que ejecutan múltiples proyectos, que ayude a mejorar el flujo de información entre los equipos de proyectos y la propia organización y que permita, a los jefes funcionales de estas organizaciones, realizar una correcta planificación del personal para ser asignado oportunamente a cada proyecto. El proceso diseñado para la planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales será implementado en un caso práctico y se espera que la empresa los utilice inmediatamente después de ser adaptados a sus procedimientos operativos. El alcance de este trabajo de investigación comprende el desarrollo del proceso para la planificación de personal en la empresa en estudio, por lo que no se hace la implementación y la evaluación de los resultados una vez que haya sido puesto en práctica. En otro orden de ideas, se consideró en este estudio de investigación, todo lo referente al derecho de autor y todas aquellas consideraciones éticas y profesionales que hay que tomar en cuenta para realizar cualquier trabajo de investigación 13

17 4.2 Tipo de investigación. De acuerdo al problema planteado, referido a determinar los componentes de un proceso que permita planificar el personal a ser asignado de acuerdo a los requerimientos de cada proyecto, que resulte útil a las organizaciones matriciales que trabajan por proyectos, en especial a la empresa Consultora AAA y en función de los objetivos planteados, se ubica el tipo de investigación en el denominado Proyecto Factible, por tratarse de la formulación de una propuesta de un modelo viable y de aplicación práctica para satisfacer la necesidad de optimizar la planificación de los recursos humanos en estas organizaciones. 4.3 Unidad de análisis de la investigación. La unidad de análisis de esta investigación en la cual se centró el interés del estudio y que fue coherente con el objetivo principal, se refiere a las características de los procesos asociados con la planificación de los recursos humanos en organizaciones matriciales, es decir, al plan para la gestión de los recursos humanos en estas organizaciones. 4.4 Esquema operacional para realizar la investigación. Por estar ubicado el tipo de investigación en el denominado proyecto factible, fue necesario subdividir el trabajo de investigación en varias dimensiones o componentes y plantearlos en un esquema operacional. En la Figura 1, se presenta este esquema el cual representó el marco de referencia que sirvió de guía a este trabajo de investigación para cumplir con los objetivos planteados para el diseño del plan para la gestión de los recursos humanos en las organizaciones matriciales, según la unidad de análisis identificada. 4.5 Recolección de información bibliográfica. En función de los objetivos definidos en el presente estudio, se empleó una serie de técnicas de recolección de información documental, orientada de manera esencial a alcanzar los fines propuestos. Estas técnicas contienen principios sistemáticos y prácticos indispensables para ser aplicado al material bibliográfico referente a las teorías de administración de recursos humanos en las organizaciones, teorías sobre gestión de proyectos y a todos los manuales y procedimientos operativos de la empresa Consultora AAA, para su recopilación y posterior evaluación. Para el análisis de estas fuentes documentales, se utilizaron las técnicas de observación documental, presentación resumida y análisis crítico. La observación documental se utilizó para realizar la búsqueda y recopilación del material documental para 14

18 identificar las teorías que fueron la base de este estudio y también todos aquellos manuales y procedimientos operativos que posee la empresa en estudio para identificar las actividades relacionadas con la administración de personal dentro y fuera de los proyectos. La aplicación de la técnica de presentación resumida permitió sintetizar las ideas básicas que posee cada bibliografía analizada. La técnica del análisis crítico permitió realizar la evaluación de las teorías planteadas en el marco teórico para cumplir con los objetivos propuestos. Figura 1. Esquema operacional de la investigación. Esquema operacional Variable Dimensiones Sub Dimensiones Planificación de los recursos humanos en las organizaciones matriciales. 1. Entradas. a. Pronóstico de requerimiento de personal (Histogramas de recursos humanos de cada proyecto.) b. Inventario de personal técnico en la organización. 2. Proceso. a. Sistema de información para la toma de decisiones. b. Programas de computación. 3. Salida. c. Plan de gestión de personal de la organización a ser asignado a los proyectos. 15

19 CAPITULO II Marco teórico. En este capítulo se presentan las bases teóricas en un marco donde se exponen las teorías y enfoques que se consideran válidos dentro de la investigación realizada para sustentar el estudio. Este capítulo se elaboró en dos etapas. Primero se realizó una etapa de revisión de la literatura existente para extraer, organizar y analizar la información necesaria relativa al trabajo de investigación; posteriormente se redactó el marco teórico. En este marco teórico, se orienta la investigación a partir de administración de recursos humanos y la planificación de personal en las organizaciones, posteriormente se describen las prácticas y conocimientos de la gerencia de proyectos contemplados en el PMBOK, haciendo énfasis en los procesos de planificación de proyectos y en las áreas de conocimientos necesarias para obtener los componentes y salidas de los procesos de la gestión de los recursos humanos en cada proyecto. Se expondrán las bases para obtener el histograma de recurso de cada proyecto y la técnica de nivelación de estos recursos, las cuales ayudan a determinar los componentes necesarios para obtener el plan de gestión de los recursos de la organización y que será la salida del proceso que se pretende diseñar. En otros términos, se señala un enfoque global acerca de los sistemas de información en las organizaciones y en la administración de proyectos, y se muestra el esquema que adopta el PMI para desarrollar los componentes de los procesos que componen las áreas de conocimientos (entrada, técnicas y herramientas y salidas), los cuales servirán de guía para formular el proceso a diseñar en este estudio. En base a lo indicado, se presentan a continuación las teorías y enfoques que componen este marco teórico. 1. Administración de recursos humanos en las organizaciones. Uno de los recursos más valiosos que poseen las organizaciones es, sin lugar a duda, los recursos humanos. Sin este recurso, las organizaciones serían entidades sin vida propia, sin movimiento ni evolución. Hoy las organizaciones se nutren de elementos humanos que garanticen un trabajo de calidad, competitividad y excelencia, para asegurar un crecimiento frente a su entorno cada vez más exigente, inestable, dinámico y competitivo (Llanos, 2005). Las organizaciones deben plantearse objetivos globales, dotarse de recursos y buscar medios para alcanzar dichos objetivos, conjugar estos elementos para que su capacidad de respuesta, en el presente y futuro, sea eficiente y eficaz. Para las empresas, un objetivo es un deseo a futuro que debe plantearse de acuerdo a la planificación. La alta 16

20 gerencia debe asumir que la integración de los recursos humanos, es parte vital de la planificación de toda la organización. El área que estudia esta planificación es la administración de los recursos humanos. La administración de recursos humanos es un área de estudio relativamente reciente. Arias (1998) la define como el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo y de la propia organización. Chiavenato (1998) es breve al señalar que la administración de los recursos humanos hace referencia a la preparación adecuada, aplicación, sostenimiento y desarrollo de las personas en la organización. Llanos (2005) indica que son procesos administrativos que se ponen en marcha para la maximización de los recursos humanos para lograr los objetivos organizacionales. La administración de los recursos humanos tiene como una de sus tareas, proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en la que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del recurso humano con que cuenta. Recurso humano: son aquellos recursos que dan movimiento, dinámica, desarrollo, evolución, personalidad, rumbo, permanencia y trascendencia a la organización, independientemente de su nivel jerárquico constituyen todo esfuerzo, trabajo y actividad humana dentro de la empresa. Es el recurso más rico por la diversidad que lo caracteriza, versatilidad que se refleja en habilidades, personalidad, capacidades y conocimientos. (Llanos, 2005, Pág. 26) La administración de los recursos humanos, como lo señala Chiavenato (1998), esta constituido por subsistemas interrelacionados e interdependientes: Subsistema de alimentación: constituye la planificación de los recursos humanos, análisis del mercado de trabajo y del recurso humano, reclutamiento y selección. Subsistema de desarrollo: Están incluidos la capacitación, el desarrollo y la proyección de los recursos humanos. Subsistema de aplicación: Son análisis de puestos, inducción, calificación y movimiento de personal. 17

21 Subsistema de Control: Incluye la conformación de bases de datos, estadísticas, registros, informes, gráficas, así como las auditorias al inventario de recursos humanos. Subsistemas de mantenimiento: Administración de salarios, planificación y suministro de beneficios sociales, seguridad, higiene, relaciones laborales y controles de personal. 1.1 Planificación de los Recursos Humanos. Planificación de los recursos humanos es el proceso para determinar los requerimientos de las fuerzas de trabajo y los medios para lograr dichos requerimientos, con el objetivo de lograr los planes integrales de la empresa (Llanos, 2005, Pág. 38). La planificación de los recursos humanos es establecer un procedimiento, en el aquí y el ahora, que defina tiempos, actividades y principios para su ejecución, que conforme las bases para las tomas de decisiones respecto de los requerimientos de elementos humanos, facilite la proyección de escenarios futuros e identifique factores de contingencia; con el propósito de suministrar a la organización, oportunamente, individuos calificados para efectuar el trabajo operativo e intelectual. Para planificar los recursos humanos se deben seguir los siguientes pasos: Objetivos Empresariales: El planteamiento y diseño de objetivos constituyen el punto de partida que va desde la enunciación de objetivos estratégicos empresariales hasta los objetivos específicos por departamento, reclutamiento y selección, capacitación, etc. Normas y procedimientos: deberán elaborarse de acuerdo a los objetivos empresariales y tienen como objetivo demarcar el cómo y las condiciones bajo las cuales se alcanzarán los objetivos. Pronóstico de requerimiento de personal: Previene necesidades de personal y se toman decisiones presentes que impactan eventos futuros. Las fuentes de información así como técnicas para el pronóstico son importante para ayudar esta actividad. Inventarios de recursos humanos: Es sin duda una estrategia adecuada para saber con qué se cuenta en el momento de planificar los requerimientos antes de actuar. Programas de acción: Cuantificar y calificar los resultados obtenidos con el fin de realizar los seguimientos y evaluación. 18

22 1.2 Pronóstico de requerimiento de personal. Existen varias técnicas de predicción de personal que ayudan a la planificación de los recursos humanos en todas las organizaciones. Estas técnicas tienen como objetivo proporcionar información para las tomas de decisiones en la contratación de personal, ayudándose de experiencias anteriores o a partir de objetivos programados. Estas predicciones estarán agrupadas según las características y competencias de cada empleado, por lo tanto cada organización creará diferentes bases de datos según las funciones de cada uno de ellos. En organizaciones que trabajan bajo ambiente de múltiples proyectos, estas predicciones de personal se agruparan por departamentos, gerencias o disciplinas haciendo más fácil el pronóstico de personal requerido. Entre las técnicas de predicción de personal tenemos: Experiencia: Se da cuando quien está a cargo de los recursos humanos está convencido, por experiencias anteriores, que es necesario contratar determinada cantidad de personal. Encuesta: El planificador de los recursos humanos acordará con los gerentes o directores de las diferentes áreas, los requerimientos de personal que demanden cada uno de ellos de acuerdo con sus necesidades. Promedios: Se obtiene al promediar períodos de contrataciones de personal. Con base a los objetivos: Se encuentra en relación directa con el volumen de producción fijado y deseado como meta. Análisis de tendencias: Analizar la tendencia que han tenidos los números en la contratación de personal de varios períodos. 1.3 Inventarios de recursos humanos. Así como las empresas llevan el control, registros y la revisión periódica de sus recursos materiales y financieros, el recurso humano también debe inventariarse. Contar con un registro de estos recursos ahorra tiempo y esfuerzo, ya que puede conocerse, con tan solo revisar dicha base de dato, la cantidad de personas inmensa en un plan de carrera, altas, bajas, empleados con habilidades especiales, posibles instructores internos, edades, niveles técnicos, logros y demás aspectos significativos; esto dependerá de qué tan completo y actualizado se encuentre el inventario. Por supuesto que contar con una base de datos de este tipo ahorrará tiempo en la planificación; así es posible adelantarse y prevenir requerimientos futuros de personal y posible ahorro monetario (por reclutamiento, selección y capacitación). La base de datos 19

23 debe arrojar información suficiente para hacer un inventario de habilidades. Este es un elemento valioso en la planificación de los recursos humanos ya que se cuenta con el registro de habilidades por cada empleado así como el historial de sus evaluaciones. Con el cruce de información entre los inventarios de recursos humanos y el pronóstico de personal se obtendrá las necesidades reales de estos recursos en el futuro. Es aquí donde la labor cristaliza mas no termina, ya que esta planificación debe ser supervisada y evaluada para que sirva de insumo como información en la retroalimentación del sistema de planificación de recursos humanos. La planificación de los recursos humanos en las organizaciones, es vital para cumplir con los objetivos globales, por lo tanto, el pronóstico de requerimiento de personal e inventario de recursos humanos de la organización son la piedra angular en este proceso. Existen organizaciones que ejecutan proyectos mediante la aplicación de los conocimientos de dirección de proyectos. En estos casos la información que se genera en cuanto a los requerimientos de personal de cada uno de estos proyectos es una fuente de información para alimentar adecuadamente el pronóstico de requerimiento de personal de las organizaciones. 2. Administración de los recursos humanos en los proyectos. En el punto anterior se señaló las bases para la administración de los recursos humanos en las organizaciones, ahora se plantea las áreas de conocimientos para la dirección de proyectos. El PMI ha desarrollado nueves áreas para la dirección de los proyectos aplicando los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para ejecutarlos y satisfacer los requerimientos de los mismos. Esta dirección se realiza a través de grupos de procesos como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Las áreas del conocimiento para la dirección de proyectos según el PMI son: alcance, tiempo, costo, calidad, comunicación, recurso humano, riesgo, procura e integración. Los procesos individuales, dentro de cada grupo de procesos, están conectados por sus entradas y salidas. El PMI toma en cuenta estas conexiones, cada proceso lo formula en función de: Entradas: documentos o productos documentados sobre las cuales se efectuaran acciones. Técnicas y herramientas: mecanismos aplicados a la entrada para transformarlas en salida. Salidas: documentos o productos documentados que resultan del proceso. 20

24 Todos los procesos de la dirección de proyectos contemplados en el PMBOK están formulados en función de los componentes descritos; siguiendo esta técnica se formulará el proceso que se pretende alcanzar con este estudio para generar la planificación de los recursos de las organizaciones matriciales. Figura 2. Las nueve áreas del conocimiento para la dirección de los proyectos. Fuente: PMI (2000) El proceso de planificación es uno de los más importantes en el proyecto, ya que se parte de una idea y de unos objetivos a cumplir para asegurarse que el mismo satisfaga una verdadera necesidad. La clave de desarrollar correctamente el proyecto está en la planificación. Este proceso consiste en la creación paso a paso de un plan detallado en base a estimaciones para cumplir los objetivos del proyecto. El objetivo principal de este proceso es identificar los objetivos a cumplir, las actividades que se deben ejecutar para cumplir 21

25 estos objetivos, estimar el tiempo y el costo aproximado y determinar cuantas personas serán necesarias para ejecutar el proyecto. 2.1 Gestión de los recursos humanos. La gestión de los recursos humanos en los proyectos lo define el PMI como los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto (PMI 2000 Pág. 107). Los principales procesos que lo componen son: Planificación de la organización: consiste en identificar, documentar y asignar roles, responsabilidades y líneas de reportes dentro del proyecto. Adquisición del personal: comprenden la asignación del personal que va a trabajar en proyecto. Desarrollo de equipo: mejorar el rendimiento individuales y por grupos de las personas asignadas al proyecto. Figura 3. Procesos de la Gestión de los recursos humanos. GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO FASE: PLANIFICACION FASE: PLANIFICACION FASE: EJECUCION Planificación de la Organización Adquisición del personal Desarrollo de equipos 1 Entradas 1 Entradas 1 Entradas Interfaces del proyecto Plan de gestión del personal Personal del proyecto Requerimiento de personal descripción del personal disponible Plan del proyecto Restricciones Practicas de reclutamiento Plan de gestión del personal Informes de rendimiento 2 Técnicas y herramientas 2 Técnicas y herramientas Comentarios externos Plantillas Negociaciones Prácticas de recursos humanos Preasignación 2 Técnicas y herramientas Teoría de la organización Adquisiciones Actividades para la formación de equipos Análisis de los interesados en el proyecto 3 Salidas Habilidades de gestión en general Sistemas de recompensa y reconocimiento 3 Salidas Personal asignado al proyecto Ubicación conjunta Asignación de roles y responsabilidades Directorio del equipo del proyecto Entrenamiento Plan de gestión del personal Organigrama detalles de respaldo 3 Salidas Mejoras del rendimiento Entradas para evaluaciones del desempeño Fuente: PMI (2000) 22