Iniciando el funcionamiento del programa Salón Top Secciones o Altas o Bajas o Modificaciones

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1 Índice Iniciando el funcionamiento del programa Salón Top Secciones o Altas o Bajas o Modificaciones Proveedores o Altas o Bajas o Modificaciones Productos o Altas o Bajas o Modificaciones o Consultas Ventas o Proceso de venta o Un cliente nos deja algo a deber o Un cliente nos paga una deuda o Como ofertar un producto o Búsqueda de producto o Búsqueda de estilista o Teclas especiales o Observaciones o Devolución / anulación de ventas Parte de entrada o Nuevo parte de entrada Estadísticas e informes o Arqueo de caja o Códigos de barras o Consumo interno o Ticket y facturas o Informe de cajas o Listado de clientes o Ofertas o Particular Objetivos Control estilistas Control mensual de estilista Control mensual de salón Cuadro de mando o Productos / Servicios o Propuesta de pedido

2 o Proveedores o Registro del IVA o Registro de operaciones o Resumen de compras o Ventas por secciones o Ventas por vendedor o Visor de sucesos Configuración o Ofertas o Internet o Copias de seguridad o Hardware o Impresión o Seguridad o Ventas o General o SMS ID Cliente Test Conectar Desde / Hasta Coste estimado por SMS Consumo Disponible Enviados Pendientes Coste estimado Texto del SMS Fecha de envío Remitentes Destinatarios Listas de teléfonos Clientes o Altas o Bajas o Modificaciones o Consultas o Limpiar datos o Añadir / modificar observaciones diarias o Eliminar observaciones diarias o SMS

3 Estilistas o Altas o Bajas o Modificaciones o Consultas o Limpiar datos Agenda o Calendario o Cliente y Estilistas o Botones Todos Configuración SMS Buscar Nuevo Imprimir Gastos o Ventana de gastos o Gestión de gastos Apéndice A Listado de sucesos Apéndice B Restricciones para niveles de usuario

4 Iniciando el funcionamiento del programa Salón Top Una vez instalada la aplicación, el primer paso es hacer la primera introducción de datos, en la cual se debe tener especial cuidado, ya que con una buena inserción se aprovechará al máximo las posibilidades del programa. 1. Lo primero en dar de alta deberían ser las secciones, que servirán mas adelante para obtener listados referentes a agrupaciones de productos de similares características o que nos convenga controlar de forma agrupada- es decir- sumar todas las ventas realizadas de productos parecidos. Dar de alta las secciones de Deudas, Pagos atrasados, Varios estética y Varios peluquería es muy recomendable Ir a secciones 2. Dar de alta los proveedores, cada producto tiene un proveedor asignado, este paso no es imprescindible, pero es recomendado para futuros listados. (Ir a Proveedores) 3. En este momento estamos en disposición de dar de alta los productos y servicios que vamos a vender en el salón. Es importante, introducir el campo denominación, buscando el nombre mas reconocido por todos los usuarios del programa, en mayúsculas y sin espacios al comienzo del texto. (Ir a Productos) 4. Es necesario dar de alta los estilistas si deseamos tener algún control de lo que venden, aunque el programa a la hora de vender no lo necesita ya que se dispone de un estilista ya creado Estilista sin ficha. (Ir a Estilistas) 5. Lo mismo sucede con los clientes, se puede vender al cliente sin ficha, pero si se mantiene la información de los clientes, se obtendrán grandes beneficios. (Ir a clientes) Ir al índice

5 Secciones Esta pantalla sirve para clasificar los productos que estamos dando de alta a través de la pantalla de parte de entrada o en la pantalla de productos de cara a poder elaborar estadísticas e informes en función de secciones. El programa empieza con una sección 0 de varios debido a que si usted no desea clasificar sus productos por secciones, deberá especificar esa sección siempre que se requiera introducir el número de una sección. Usted podrá dar de alta secciones y sub-secciones para catalogar sus productos de la mejor forma que crea conveniente. Esta organización le será de gran ayuda a la hora de generar informes y estadísticas particulares de determinadas secciones o de una sección a otra. En la parte izquierda de la pantalla hay un cuadro donde se indican las secciones que están dadas de alta actualmente donde se muestra el código de sección y el nombre de la misma. Si queremos consultar la descripción de alguna solo hay que hacer clic sobre el nombre y los datos aparecerán en el cuadro de la parte central. [, sobre la sección que se desea visualizar.] En la parte derecha de la pantalla están las cajas de texto donde se ponen los datos de las secciones que se desean dar de alta, modificar o consultar. Debajo de la caja de texto de Descripción hay dos desplegadles en los que hay que indicar a que tipo y sub-sección pertenece la sección introducida. Por ejemplo si queremos definir una sección de mechas

6 rubias, deberemos indicar que el tipo particular de mechas rubias es Mechas y pertenece a Peluquería (lo cual el programa ya sabe por lo que no hay que establecerlo en el segundo desplegable). Si la sección que queremos dar de alta no es enmarcable en ningún tipo particular, deberemos especificar que el tipo particular no es No Asignado y si pertenece a Peluquería o a Estética en el desplegable de Pertenece a. Por último en la parte inferior encontramos los botones de función. Funcionamiento de esta pantalla: Alta sección Primero deberá presionar el botón de Alta sección. Podrá escoger el código de la sección o presionar la teclas ALT + L para que el programa le asigne uno automáticamente. Después deberá darle un nombre a la sección y si quiere una descripción para que los estilistas sepan claramente la diferencia entre unas secciones y otras. Respecto al número de sección es importante asignarlos con cierta separación para dejar la posibilidad de insertar nuevas secciones en el futuro, por ejemplo: 100 Corte caballero 110 Corte señora 120 Corte niño 200 Color ETC... Baja sección Primero deberá seleccionar la sección en el cuadro de la izquierda y después presionar el botón de Baja sección y después elegir donde desea que aparezcan los datos de esa sección en los informes a partir de ahora, una vez hecho esto, pulsando Aceptar se eliminara la sección, y pulsando Cancelar, no se efectuará operación alguna. Modificaciones Primero deberá seleccionar la sección en el cuadro de la izquierda y después presionar el botón de Modificaciones. Después corrija los datos que sean erróneos y presione el botón de Efectuar operación y después el de Aceptar. Si desea cancelar el proceso de modificaciones o altas presione el botón de Cancelar operación o la tecla Esc. Ir al índice

7 Proveedores Esta pantalla le permitirá tener un registro con los datos más relevantes de sus proveedores como el teléfono, fax, , persona de contacto, etc. Aunque en síntesis no es más que una agenda, también podrá conocer la cuantía de la compra efectuada hasta el momento con ese proveedor, catalogar los productos más eficazmente y crear listados específicos en el futuro. El programa empieza con un proveedor 0 de varios debido a que si usted no desea guardar la información de sus proveedores, deberá especificar ese proveedor siempre que se requiera introducir el número de proveedor. En la parte central de la pantalla encontramos las cajas de texto donde introduciremos, modificaremos o consultaremos los datos del proveedor. Al dar de alta un proveedor el programa le asignará un código de proveedor automáticamente, rellenando usted los campos que quiera conservar. El campo Comprado Euros es rellenado automáticamente por el programa a través de las compras registradas en el Parte de entrada. En la parte derecha de la pantalla encontramos los botones de función que nos permitirán dar de alta, dar de baja, modificar o consultar un proveedor.

8 Funcionamiento de esta pantalla: Alta proveedor Para registrar un nuevo proveedor debe presionar el botón Alta proveedor. El programa le rellenará automáticamente el campo de Código con el primer código de proveedor disponible en la base de datos. Este valor servirá para referenciar a ese proveedor una vez dado de alta. Cuando en otras partes del programa aparezca una referencia a proveedor (como en la pantalla de productos), usted tendrá que introducir ese número. El resto de los datos no son obligatorios y podrá introducir los que usted quiera. No obstante; si usted no lo rellena, el campo sección será rellenado con la sección 0 (Varios). En el siguiente capítulo le explicaremos la importancia que desempeñan las secciones de modo general; solo decirle que si clasifica los proveedores por secciones, podrá obtener listados de proveedores en función de esas secciones. También es importante que sea una fecha válida o el programa no le permitirá continuar y se aconseja dejar vacío el campo Comprado euros ya que este dato es rellenado automáticamente por el parte de entrada y si usted los modifica se perderá la veracidad de los datos. Por último, deberá presionar el botón de Efectuar operación para indicar que ya ha terminado de introducir datos y que quiere dar de alta el proveedor o presionar el botón de Cancelar para borrar la pantalla y cancelar la operación. Aparecerá una ventana de confirmación final por si quiere introducir algún dato adicional o registrar definitivamente el proveedor. Si presiona el botón de Cancelar volverá al modo de insertar datos, si presiona el botón de Aceptar, grabará la información del nuevo proveedor en la base de datos. Las opciones 2 (baja proveedor), 3 (modificaciones) y 4 (consultas) están relacionadas estrechamente, dado que si usted quiere dar de baja un proveedor o modificar sus datos (opciones 2 y 3), deberá hacerlo mediante el panel de búsqueda de la opción 4 (consultas). Al presionar sobre cualquiera de los tres botones aparecerá el siguiente panel de búsqueda:

9 La pantalla de búsqueda permite encontrar al proveedor que estamos buscando por código, por un Nº de CIF, por su nombre e incluso por su teléfono. Tan solo hay que seleccionar con el ratón el rango de búsqueda deseado e introducir en la caja de texto los parámetros de búsqueda. Una vez encontrado el proveedor dando doble clic sobre el mismo ó seleccionando el proveedor y pulsando el botón Aceptar, aparecerán los datos del mismo en la pantalla de proveedores y podremos entonces modificar los datos que queramos ó darlo de baja según sea la opción que hayamos elegido. : Borrar proveedor 1º Pulsar botón Baja proveedor 2º Seleccionar de la pantalla de búsqueda el proveedor que queremos borrar. 3º Pulsar Aceptar operación si estamos seguros de querer borrarlo. Modificar proveedor 1º Pulsar botón Modificaciones 2º Seleccionar de la pantalla de búsqueda el proveedor que queremos borrar. 3º Pulsar Efectuar operación 4º Pulsar Aceptar si estamos seguros de la operación que queremos realizar. Si desea cancelar el proceso de modificaciones o altas presione el botón de Cancelar operación o la tecla Esc. Ir al índice

10 Productos La pantalla de productos nos va a permitir obtener gran cantidad de información muy útil para nuestro establecimiento. Gracias a esta pantalla, el programa podrá indicarnos cuándo un producto se está acabando, el coste medio de un producto, a qué precio se compró por última vez, y lo que es más importante, va a los parámetros para que el programa nos cree una propuesta de pedido de cada producto. Si queremos obtener el máximo de información de Salón Top 2002 v v , los productos NO DEBEN darse de alta desde esta pantalla si no a través del parte de entrada que mandará los datos a esta pantalla. Sólo deberemos utilizar esta pantalla para realizar modificaciones de productos como por ejemplo definir el stock mínimo, alguna característica o cambiar el precio de venta. Por otra parte los servicios que presta el establecimiento como pueden ser un corte de pelo, un peinado, unas mechas, SI se dan de alta a través de esta pantalla. Para ello hay que marcar la casilla de Servicio cuando se esté dando de alta un producto manualmente en esta pantalla. La información que se puede especificar de un producto es la siguiente: Código: Es el código interno del producto; este dato se asigna en el parte de entrada ó en esta misma pantalla automáticamente al dar de alta un producto.

11 Código de barras: Es el código barras que viene en cada producto; podemos asignarle el código que tiene el producto o asignarle uno propio como con los servicios. Denominación: Nombre del producto ó servicio. Stock: Indica la cantidad de stock que hay de producto. Esta cantidad va aumentando o disminuyendo según se van vendiendo y reponiendo productos, pero no varía si se trata de un servicio. Modelo: Es el modelo de producto si lo hay, si no hay varios modelos no es obligatorio rellenar este campo. Característica: Es si el producto tiene una característica especial. Este dato debe ser introducido manualmente desde esta pantalla a través del botón de Modificaciones. Código de proveedor: Es el número que identifica al proveedor del producto. Stock mínimo: Este dato nos indica el número de unidades de producto que por debajo del cual el programa va a incluir el producto en la propuesta de pedido. Es un dato que se introduce manualmente con la cantidad que se estima que es la mínima que puede haber en stock. También puede introducirse automáticamente (Ver pantalla de Configuración) Servicio: Si lo que se desea dar de alta es un servicio, como corte de pelo, es necesario marcar la casilla de servicio que esta bajo el campo Precio de venta para identificar que el producto que estamos dando de alta es uno de los servicios que presta nuestro establecimiento. Vendidos: Indica la cantidad que se ha vendido de ese producto o servicio hasta la fecha. Este valor va incrementándose a medida que se vende el producto o servicio Coste total: Refleja el coste del total de producto que tenemos en almacén. Es el resultante de multiplicar el stock por el coste medio. Coste medio: Es el precio de compra del producto. Precio de venta: Este dato refleja el precio de venta al público que aparecerá en la pantalla de ventas al marcar el producto. Valoración actual en almacén: Es el valor actual del almacén. Es el resultante de multiplicar los costes totales de todos los productos. Sección: Este desplegable muestra la lista de secciones en la que queremos introducir el producto. Puntos promociones: Indica los puntos que concede al cliente la compra de ese producto. Precio última compra: Indica el precio al que se compró el producto por última vez.

12 Fecha última compra: Refleja la fecha en la que se produjo la última compra. Fecha última venta: Refleja la fecha en la que se produjo la última venta. Total acumulado: Es la suma de dinero que ha ingresado el producto. Funcionamiento de esta pantalla: Alta producto 1º Deberá pulsar el botón de Alta producto. Automáticamente se rellenará el campo de código con el primer código de producto disponible en la base de datos. 2º Introducimos el contenido de los campos que necesitemos 3º Pulsamos Efectuar operación 4º Pulsamos Aceptar para confirmar la operación. Baja producto 1º Pulsando el botón Baja producto, nos aparece la lista de todos productos y servicios que tenemos dados de alta con los siguientes datos acerca del mismo: código, código de barras, denominación, stock, precio de compra, precio de venta. 2º Seleccionamos con el ratón el producto deseado, bien haciendo doble clic sobre la línea de producto ó bien haciendo un solo clic y pulsando Aceptar ; los datos aparecen entonces en la pantalla listos para ser borrados. 3º Pulsamos Aceptar en la pantalla de confirmación ó Cancelar si nos hemos equivocado de producto, en ese caso volveríamos a repetir el proceso desde el principio.

13 Modificaciones 1º Pulsando el botón Modificaciones y nos vuelve a salir el grafico anterior. 2º Seleccionamos con el ratón el producto deseado, bien haciendo doble clic sobre la línea de producto ó bien haciendo un solo clic y pulsando ACEPTAR; los datos aparecen entonces en la pantalla listos para ser modificados. 3º Modificamos los datos erróneos del producto o añadimos los que estaban omitidos por cualquier circunstancia exceptuando los campos de Código y Coste total ya que son campos no modificables. 3º Pulsamos Efectuar operación. 4º Pulsamos Aceptar para confirmar la operación. ADVERTENCIA: Para cambiar en esta pantalla el código proveedor, cerciorarse de que el proveedor esta dado de alta en la pantalla proveedores. Consultas Pulsando el botón Consultas nos aparece la pantalla que podemos ver en el grafico anterior y podremos consultar los siguientes datos de la lista de productos que aparece: código, código de barras, denominación, stock, precio de compra, precio de venta. Si tenemos una lista muy grande de productos podemos utilizar una búsqueda de productos por: código, código de barras, denominación. Tan solo hay que marcar con un clic de ratón sobre el rango de búsqueda seleccionado e introducir en el campo de búsqueda el código ó código de barras (a través del lector si disponemos de él) ó denominación según sea el caso. Pulsamos doble clic sobre la línea de producto deseada ó un clic simple y el botón ACEPTAR y aparecerá en la pantalla de productos el producto seleccionado con todos sus datos listo para se modificado o borrado Ir al índice

14 Ventas Esta pantalla en donde se registran la venta de productos y servicios que se realizan a lo largo de la jornada de trabajo. En la parte superior encontramos la caja de texto de Cliente en donde localizaremos cualquier cliente que este registrado en la base de datos. Se trata de un buscador inteligente que va localizando al cliente según vamos escribiendo su nombre encontrando las concordancias alfabéticas. Una vez localizado el cliente pulsamos la tecla return y el programa nos informará de si tiene puntos acumulados, el número de la tienda a la que pertenece o Si si es de nuestra tienda, si el cliente tiene alguna deuda pendiente y el importe de la misma. Además podremos añadir cualquier nota informativa presionando el botón de observaciones. (Ir a Observaciones) Debajo de la información de cliente encontramos un gran cuadro blanco en donde se apuntan todas los productos o servicios que consume el cliente. La información contenida en este cuadro es la siguiente. - Código: En esta casilla se introduce el código de barros o el código de producto o servicio que le cliente ha consumido. También es posible indicar en primer lugar el número de estilista en esta casilla. - N.E.: En esta casilla se introduce el Número de Estilista que ha realizado el servicio. Si usted no desea diferenciar que estilita ha realizado el servicio, puede dejar la casilla

15 en blanco y la venta se registrará al estilista sin ficha que el programa tiene por defecto. - Cant: Aquí si introduce la cantidad que el cliente consume de cada producto o servicio. - P.Unitario: Refleja el precio unitario de venta que el producto o servicio tiene estipulado en la pantalla de productos antes de cualquier descuento. - Dto: Es el descuento que se hace a cada producto o servicio y se determina en función de la caja de texto de Porcentaje. Esta caja se rellenará automáticamente con el descuento asignado al cliente en la pantalla de clientes por lo que sino se modifica afectará a todos los productos que se le facturen. No obstante, usted puede aplicar un descuento diferente en cada línea modificando la casilla de Dto para cada producto. - Euros: Refleja el importe final en euros del producto o servicio facturado con el descuento incluido. - Descripción: Indica la denominación del producto que se factura - Nombre del estilista: Indica el nombre del estilista que factura. En la sección inferior izquierda de la pantalla encontramos una serie de botones que nos indican las que podemos efectuar; que son las siguientes. - Eliminar fila: Pulsando este botón se eliminará la fila sobre la que está situado el cursor restando el importe de la misma del indicador visual donde se va registrando el subtotal de la compra. - Devolución: Pulsando este botón se mostrará una ventana con todas las transacciones realizadas. (Ir a devolución) - Reimpresión: Pulsando este botón se mostrará la ventana de la imagen superior. Seleccionando una operación podrá realizar una impresión manual de la lista de productos. Esta opción esta pensada por si la impresora se ha quedado sin papel o se ha atascado, poder reimprimir el ticket de compra ( funciona igual que la anulación). - Ofertar: Pulsando este botón se mostrará una pantalla con todas las ofertas que se le pueden ofrecer al cliente con los puntos que tiene acumulados. Botones de finalización de venta ( ir a proceso de venta) - Pagado: Pulsando este botón se efectuará el proceso compra actualizando el stock de productos (si se vende algún producto), la información del cliente y la información del arqueo de caja. - Ticket: Pulsando este botón se efectuará el mismo proceso que con el botón de Pagado pero además se procederá a la emisión de un ticket de compra.

16 - Factura: Pulsando este botón se efectuará el mismo proceso que con el botón de Pagado pero además se procederá a la emisión de una factura. El programa le puede avisar de si falta algún dato importante del cliente para los datos de la factura si así lo define en la pantalla de configuración. En cualquiera de los botones que efectúan el proceso de venta se puede registrar que el pago que se efectuó con tarjeta de crédito marcando la casilla de Con tarjeta antes de presionarlos. Es muy importante que se marque esta casilla si el pago es con tarjeta debido a que la información del Arqueo de caja mostrará cual es la cantidad de dinero físico que hay en caja y cual se ha efectuado con tarjeta para que al final de la jornada se pueda efectuar correctamente el recuento de dinero. A la derecha de estos botones encontramos unas cajas de texto de información del cambio; que nos permitirán corregir errores a la hora de dar el cambio a los clientes. Por último, en la parte inferior derecha de la pantalla encontramos una caja de texto donde indicamos el descuento que se le aplica a cada producto o servicio que marcamos y tres indicadores que nos informarán de la suma del importe de los productos marcados hasta el momento y de la suma del importe de los descuentos aplicados. Proceso de venta Se elige el cliente y se pulsa return o intro, desde el campo de código en el cuadro de venta de productos / servicios se introducen sucesivamente el estilista y el producto, si no se dispone de código de barras o este no acepta un código, se puede introducir él numero de estilista / código seguido de un * (asterisco), o pulsando la tecla D ( búsqueda de producto ) o S ( búsqueda de estilista ) Nota: Siempre se introduce primero el estilista, si este no se introduce, se asigna el estilista sin ficha o el último introducido. Una vez marcados todos los productos y servicios que se han vendido al cliente, indiquemos en el cuadro de aporta el cliente (tecla A ) la cantidad que nos entrega el cliente. Entonces el programa nos dirá que cantidad hay que devolverle al cliente en el indicador de debajo de las cajas de texto. En este momento podemos completar la venta con solo pulsar uno de los botones de finalización de venta o sus teclas correspondientes. Ir al índice Un cliente nos deja algo a deber Para indicarle al ordenador este hecho solo tenemos que introducir en el cuadro de aporta el cliente una cantidad inferior a la que debería pagar, e iniciamos el proceso de pagado.

17 Ir al índice Esta vez el programa nos informa de la deuda para que la confirmemos. Un cliente nos paga una deuda Estando en situación de introducir un producto / servicio al cliente que tiene deuda, pulsamos F2 para que se muestre la pantalla siguiente. En la cual escribimos la cantidad que desea pagar y pulsamos Aceptar. En este momento se inserta automáticamente el producto Paga deuda y el cuadro de introducción de cliente queda bloqueado hasta que se pague, se elimine esta fila con la tecla - o se pulse ESC Ir al índice Como ofertar un producto Si la clienta nos dice Qué me puedes regalar con los puntos que tengo?, se pulsa H y aparece la siguiente ventana. En la cual se nos informa de los puntos que ha acumulado el cliente y los productos / servicios que puede obtener con estos puntos, haciendo doble clic en el producto deseado se añade automáticamente a las lista. Una vez introducidos todo los productos / servicios que quería, se inicia el pago y nos aparece la siguiente ventana. En la cual haciendo doble clic en los productos del cuadro de la izquierda los pasamos al cuadro de la derecha que son los que se regalan, cambiando los puntos que le quedan y el dinero que se debe cobrar. Ir al índice

18 Búsqueda de producto Pulsando la tecla D aparece la pantalla de búsqueda de producto. Esta pantalla posee el buscador inteligente para buscar por código, código de barras y por denominación (marcando la casilla correspondiente). Introduciendo el comienzo de la denominación o el numero deseado, también con las flechas de arriba y abajo cambiamos el elemento seleccionado, que viene marcado por un triangulo negro que apunta a la derecha. Una vez encontrado el producto / servicio deseado se pulsa el botón de aceptar o se hace doble clic sobre el elemento deseado. (Ir a ventas) Ir al índice Búsqueda de estilista Pulsando la tecla S aparece la pantalla de búsqueda de estilista. Esta pantalla posee el buscador inteligente para buscar por código, nombre y por teléfono (marcando la casilla correspondiente. Introduciendo el comienzo de la denominación o el numero deseado, también con las flechas de arriba y abajo cambiamos el elemento seleccionado, que viene marcado por un triangulo negro que apunta a la derecha.

19 Una vez encontrado el estilista deseado se pulsa el botón de aceptar o se hace doble clic sobre el elemento deseado. (Ir a ventas) Ir al índice Teclas especiales Esta pantalla dispone de una serie de teclas especiales que le ayudarán a agilizar es proceso de venta. O o F11: Muestra la pantalla de observaciones diarias del cliente, en la cual se puede dar de alta, modificar y eliminar observaciones diarias de cliente. E o : Elimina la fila anterior si esta en la última fila, en caso contrario, elimina la fila en la que esta situado el ratón. P / o F6: Inicia el proceso de pago y preparación de la próxima operación. D o F10: Nuestra un buscador de productos. T o F7: Inicia pago y saca ticket de la operación. C o F9: Sitúa el cursor en el campo de cantidad de la línea anterior. F o F8: Inicia el pago y muestra la pantalla de impresión de factura. I : Coloca el cursor en el cuadro de búsqueda de cliente. V : Muestra la pantalla de devolución. S o F4: Saca la pantalla de búsqueda de vendedor ( Solo en el grid de entrada de productos). A o F12: Coloca el cursor para introducir la cantidad que aporta el cliente. G : Coloca el cursor para introducir productos. + : Coloca el cursor en la casilla de vendedor. F2: El Cliente paga una deuda anterior. R : Cambia el estado del pago con tarjeta. U : Sitúa el cursor el precio unitario. F5: Muestra el cuadro de incidencia en sucesos donde podrá indicar cualquier incidencia para que quede reflejada en el informe de Visor de sucesos M : Sitúa el cursor en el cuadro de cambiar moneda. H : Muestra el cuadro de ofertas. * después de un numero le indica al programa que es un código de barras. Ir al índice

20 Observaciones En la pantalla que se muestra al presionar el botón podremos ir viendo observaciones anteriores presionando los botones de + y - pudiendo modificarlas, borrarlas o imprimirlas. Para añadir una nueva deberemos presionar el botón de Altas / Modificaciones nada más aparecer la pantalla. Cambiando la fecha, se puede modificar la nota de otro día o dar una nueva en un día en el que no exista nota. Ir a ventas

21 Devolución / anulacion de ventas Para realizar la devolución de una venta deberá seleccionarla de entre la lista y presionar el botón de devolución. El listado puede ordenarse por fecha o por fecha y vendedor indicándolo en las opciones de la parte inferior izquierda. Si pulsamos Anular anulara todas la filas con el mismo numero de operación (primera columna). (Ir a ventas) Ir al índice

22 Parte de entrada Salón Top 2002 v es un programa modulable, es decir; pueden utilizarse un mínimo de opciones para funcionar con él o utilizar toda su funcionalidad. Si se opta por esta segunda opción, la pantalla del parte de entrada es imprescindible. Gracias a esta pantalla obtendremos una gran cantidad de información adicional acerca de nuestro negocio como por ejemplo: un registro de IVA, un control estricto de las facturas y el stock de productos, gasto en proveedores, una configuración automática del stock mínimo y por consiguiente de la propuesta de pedido, y otras ventajas. El objetivo principal del parte entrada es la automatización de la entrada de productos y la comprobación de las facturas. Dicho de otro modo, el parte de entrada sirve para dar de alta productos. Una vez que le expliquemos su funcionamiento y detallemos sus ventajas entenderá toda la funcionalidad de nuestro programa. El parte de entrada tiene dos opciones que son registrar un nuevo parte de entrada (botón Nuevo) (una nueva entrada de productos ) o consultar un parte anterior. Nuevo parte de entrada Básicamente, el parte se debe rellenar copiando los datos de la factura. Para explicar cual es la dinámica de registrar un nuevo parte de entrada dividiremos la pantalla en dos partes, la superior (con los cuadros de edición) y la inferior (el cuadro grande de entrada de productos).

23 Parte superior Al presionar el botón de Nuevo el programa nos proporcionará automáticamente un número de parte de entrada que será correlativo al último parte registrado. Igualmente el campo fecha del parte será rellenado con la fecha actual del sistema. Estos valores no podrán ser modificados en beneficio de la integridad de los datos. El resto de los campos han de copiarse de los datos de la factura. La fecha de factura ha de ser escrita con el formato (dd/mm/aaaa), si se introduce una fecha errónea, el programa se lo indicará al intentar registra el parte. El campo de número y nombre del proveedor es obligatorio rellenarlo. Para ello debe introducir bien el número o bien el nombre de un proveedor registrado ya que el otro campo se rellenará automáticamente. Si el proveedor no esta registrado y no quiere darle de alta, puede poner como número de proveedor: 0 (proveedores varios) que es el proveedor por defecto del que dispone el programa. Los siguientes 5 campos deben coincidir con los datos de la factura, número de factura, número de albarán (si lo hubiese), total base imponible, total Iva y total factura (base imponible + Iva). El programa comprobará estas tres cantidades antes de pasar a la parte inferior del parte de entrada. Por último, nos encontramos con el campo de Descuento % que sirve para indicar el porcentaje de descuento que se aplicará a todos los productos por defecto; es decir, el número que aparecerá en la casilla Dto del cuadro de la parte inferior. Si todos los productos tienen el mismo descuento le ahorrará mucho trabajo ya que no tendrá que indicar uno por uno el descuento de cada producto o bien, solo tendrá que modificar el descuento de los productos con descuento diferente al resto. Parte inferior En este cuadro inferior se indicarán una por una las partidas de la factura. Aquí encontramos una de las grandes ventajas del parte de entrada que consiste en que puede mezclar productos registrados con productos que no lo están; de este modo los nuevos productos serán registrados y los viejos serán actualizados. Además podrá dotar a todos los productos de un código de barras propio. Esto agiliza considerablemente el proceso de alta de productos y registro de facturas, pero si además dispone de un lector de código de barras, en pocos minutos tendrá actualizada su base de datos. - Si el producto esta registrado, al introducir el código de barras o el código de producto se rellenarán automáticamente los campos correspondientes a los datos del producto. - Si el producto no esta registrado, deberá rellenar todos los campos excepto el de modelo. Ha de tener en cuenta que es obligatorio que el código de barras y el código de producto han de ser diferentes a los ya registrados. Para que esto no sea una tarea tediosa y complicada, el programa dispone de una función que le proporciona el siguiente número disponible en ambos casos; sólo tiene que presionar simultáneamente las teclas ALT y L dentro de la celda correspondiente.

24 En ambos casos los campos de cantidad, precio unitario, los totales en euros y el campo en que se indica la cantidad de etiquetas de códigos de barras que quieren imprimirse han de ser introducidos por el usuario con los datos correspondientes a la nueva entrada de productos. El campo Sec indica la sección a la que pertenece le producto. Esto le ayudará a tener bien organizado su stock de productos y a generar informes detallados de cada sección, pero en ningún caso es obligatorio; si no desea rellenarlo, se entenderá que corresponde a la sección 0 de varios. El campo Dto indica el porcentaje de descuento de ese producto. Es rellenado por el valor que se indica en el cuadro de descuento de la parte superior pero debe ser cambiado si su descuento es diferente a este valor. El campo Cant representa la cantidad de unidades que se registran como stock de ese producto. Si el producto ya esta registrado, su stock se incrementará en esta cantidad. Debe de ser un número entero. El campo Pr Unid representa el precio unitario (sin Iva) al que es comprada la unidad de ese producto. Sobre este precio se calculará el coste total del producto, es por ello que se tiene en cuenta el precio sin Iva ya que el Iva no es contablemente un coste porque es repercutido en el precio de venta al consumidor final. El campo Tot Euros es rellenado automáticamente al salir de la celda de Pr Unid con la multiplicación de las cantidades de las celdas Cant y Pr Unid. El campo P.V.P representa el precio de venta al público (Iva incluido) al que será vendido el producto en la pantalla de ventas. El campo CodB representa la cantidad de etiquetas de códigos de barras que quieren imprimirse de ese producto con el número indicado el la casilla Cod Barras. Ya habrá observado que al presionar el botón de nuevo, aparecieron tres botones más en la parte inferior de la pantalla a la derecha del título. El botón Borrar fila sirve para eliminar una fila de productos en el cuadro de la parte inferior en caso de que los datos no fueran correctos o se tratara de una duplicación de una fila ya escrita. El botón Cancelar operación sirve para cancelar el registro del nuevo parte de entrada borrando todos los datos introducidos y dejando todos los cuadros desactivados. El botón Efectuar operación efectúa las comprobaciones correspondientes y registra el nuevo parte de entrada en la base de datos.

25 Antes de registrarse, se efectúa una comprobación de las cifras del parte. La más importante es la comprobación de que la base imponible indicada en la parte superior corresponda con la suma de la base imponible ( Pr Unid sin Iva) de todos los productos registrados en el cuadro de la parte inferior. De esta forma se comprueba que se han registrado todos los productos correctamente. También se comprueban que todas las cifras son números válidos. Si se produce un error en las comprobaciones aparecerá una ventana con el error o los errores que se hayan detectado para que usted pueda corregirlos Una vez que el parte este comprobado y no se hayan encontrado errores, aparecerá el siguiente cuadro de cuadro de dialogo: Si presiona el botón de Aceptar, el parte se registrará modificando los valores de los productos registrados, dando de alta los nuevos, actualizando el acumulado de proveedores, etc. Si encuentra algún error, todavía puede modificarlo si presiona el botón de Volver al parte. Entonces volverá a editar el parte de entrada. El botón de Cancelar y borrar parte borra los datos del parte de entrada y cancela el registro del parte de entrada. Ir al índice

26 Estadísticas e informes La pantalla de estadísticas e informes le proporcionará información adicional acerca de las diferentes parcelas de su negocio con la que podrá optimizar sus compras y ventas; conocer todos los sucesos que acontecen en el día, hacer una previsión de compras y otras muchas utilidades. La pantalla se divide en dos partes que son el concepto del informe que se desee conocer y las opciones delimitadoras de cada listado. Usted puede acotar algunos informes según esas opciones activando los cuadros correspondientes (Por fechas, Por código / número o Por secciones). No todos los informes pueden ser delimitados por todas las opciones por lo que al seleccionar cada informe se activarán las opciones posibles. También hay informes con pantalla propia por lo que las opciones estarán dentro de esa pantalla. Para generar un informe debe seleccionarlo con el ratón en el círculo que esta a la izquierda del nombre, elegir las opciones de restricción si lo desea y presionar el botón de Generar informe. Todos los informes son imprimibles, pero además la mayoría tienen la opción de ser impresos de forma apaisada. Si desea realizar la impresión apaisada, deberá marcar la casilla en la pantalla del informe antes de presionar el botón de Imprimir. La casilla de Incluir débitos indica si se quieren incluir en los informes las cantidades que han ido dejando a deber los clientes o no.

27 INFORMES DISPONIBLES Arqueo de caja Es un diario de caja que detalla todos los movimientos que el programa ha realizado en el día de seleccionado. Este informe es muy útil al finalizar la jornada ya que hace un detalle exhaustivo de todo el dinero que se ha dejado a deber, el dinero que se ha cobrado con tarjeta de crédito y el número de productos y servicios vendidos. Además usted puede limitar el informe a una determina sección e imprimir el informe de sucesos del día así como el detalle de las operaciones. Para ello deberá usted dejar marcada la casilla correspondiente. Este informe puede listarse por asientos donde se agrupan los totales de todas las operaciones iguales. O por detalle donde que listan una por una todas las operaciones acontecidas en el día. También es posible consultar el arqueo de caja de otros días modificando la fecha en el desplegable y presionando el botón de actualizar. Arqueo de caja de tipo asiento

28 Arqueo de caja de tipo detalle NOTA: Si ha habido gastos, al crear el informe, hay que pulsar el botón Actualizar para que el importe de los gastos se reste y resuelva adecuadamente la cuenta para mostrar Efectivo en Caja. Códigos de barras Este informe prepara la impresión en papel de códigos de barras de productos. En el panel de la izquierda aparecen todos los productos dados de alta en la base de datos y en el panel de la derecha los productos cuyos códigos de barras van a ser impresos. Para agregar productos a la lista de la derecha debe pulsar dos veces sobre el nombre del producto en el panel de la izquierda. Si desea modificar la descripción, la cantidad, el precio de los productos o el número de código de barras, deberá colocar el cursor sobre la casilla correspondiente y escribir los datos correctos. También es posible agregar manualmente nuevas filas presionando el botón de Nueva fila y rellenar los campos manualmente. Si desea borrar una fila del panel de la derecha deberá pulsar dos veces sobre el producto que desea eliminar de la lista.

29 Debido a la limitación de espacio que puede haber en algunos tipos de etiquetas la opción de imprimir la descripción del producto es opcional y seleccionable mediante la casilla de Poner descripción. Consumo interno Listado de los productos que se han utilizado internamente en los clientes en la realización de un servicio y no han sido vendidos a un cliente directamente. También refleja el intercambio de productos entre los diferentes salones de nuestra propiedad. Imprimir tickets, imprimir facturas e imprimir anulaciones Estas tres opciones imprimirán por la impresora correspondiente los tickets, facturas o anulaciones correspondientes a las fechas establecidas. También es posible discriminar el informe mediante los números de ticket, factura o anulación e imprimir solo de un número a otro. Informe de cajas Listado de los diarios de caja entre las fechas establecidas en opciones. Es un resumen de todas las ventas que se han efectuado cada día de los especificados. Listado de clientes Listado de los datos personales de los clientes registrados en la base de datos (nombre, dirección, número de teléfono, etc). Ofertas establecidas Listado de todas las ofertas que se han dado de alta indicando el producto que con el que se aplica la oferta y los puntos que otorga al cliente que lo consume.

30 Particular Los listados de la opción Particular muestran las previsiones de objetivos que se espera conseguir del salón y el seguimiento de dichos objetivos día a día. Mantenimiento de objetivos Este informe realiza una previsión de ingresos anuales que se espera obtener del salón. El informe se divide en tres partes, que son en primer lugar los ingresos que se esperan conseguir de peluquería, en segundo los ingresos que se esperan conseguir de Estética y por último la suma de ambas. Para realizar el cálculo usted deberá ir rellenando las sólo las casillas amarillas correspondientes y el informe se ira rellenando en función de las cifras introducidas:

31 La columna de Días son los días hábiles que tiene el mes correspondiente. Los campos de Mujer y Hombre de son la cantidad de mujeres y hombres que se esperan atender. Los campos Corte, Tratam., Color, Mechas, Mech fron, Permanete, Productos, Manicura y Pedicura se rellenarán con la cantidad respectiva que se espera conseguir de cada servicio. Los campos de % Mes son el porcentaje de facturación que se espera que suponga el mes en el porcentaje anual del salón. Los campos de Total peluquería y Total estética son la facturación que se espera obtener a lo largo de todo el año en cada rama. Los campos de Media calidad son la media que se espera que gaste un cliente en cada visita al salón. Control de estilistas por salón Este informe refleja todos los datos del rendimiento de cada estilista del salón entre las fechas indicadas en la parte superior. Este informe puede mostrarse con o sin colores según si se quiere visualizar el informe en pantalla o si quiere imprimirse. Una vez establecidas las fechas del informe debe presionar el botón de Generar.

32 Control mensual de estilista A diferencia el informe anterior, este muestra el detalle individualizado de cada estilista entre las fechas establecidas en la parte de arriba. Este informe dispone de un campo de búsqueda de estilista, una vez encontrado y establecidas las fechas del informe debe presionar el botón de Generar. Control mensual de salón Este informe muestra la información de la facturación del salón entre las fechas especificadas. Una vez establecidas las fechas del informe debe presionar el botón de Generar. Cuadro de mando Este informe es indica la desviación (positiva o negativa) que el salón lleva en función de los objetivos descritos en el informe Mantenimiento de objetivos y de la fecha establecida en la parte superior.

33 Productos / Servicios Detalle de todos los productos que se hayan dado de alta indicando su stock, su stock mínimo, total vendido, sección, etc. Propuesta de pedido Listado de productos cuyo stock actual es inferior al stock mínimo. Este informe le permitirá confeccionar una lista de la compra que podrá imprimir con los productos que empiezan a escasear o ya se han agotado indicándose el ultimo importe de la última compra del producto, el stock actual y el stock mínimo. Puede delimitarse el listado por secciones mediante el desplegable o listar todos los productos con un stock inferior al stock mínimo presionando el botón de todas. Si usted no desea que un producto vuelva a aparecer en este listado debe establecer su stock mínimo a 0 en la pantalla de productos. El recuadro de cantidad puede configurarlo en la pantalla de configuración para que el programa se lo rellene o quede en blanco para que sea rellenado por usted y en el recuadro de comentario podrá apuntar cualquier nota que sea importante recordar a la persona que se encargue de la reposición de productos. También podrá añadir nuevas líneas manualmente o borrar las de aquellos productos que haya decidido no reponer.

34 Proveedores Listado de los datos de los proveedores registrados en la base de datos (Dirección, fax, teléfono, persona de contacto, etc). Registro del IVA Informe del balance de IVA entre las fechas especificadas. Se detalla tanto el IVA soportado que se calcula a partir de las facturas introducidas a través del Parte de entrada, como el IVA devengado que se calcula a través de las ventas realizadas en la pantalla de ventas. Registro de operaciones Detalle de todas las operaciones efectuadas entre las fechas y secciones establecidas. Este informe describe todos los asientos realizados ( productos o servicios vendidos ) en los diarios de caja. En el se indica la fecha, el estilista que realizo la venta, el producto o servicio y el importe. Resumen de compras Listado de todos los partes de entrada que se han registrado en el programa indicando la cuantía, el número de parte y la fecha. Si usted utiliza el parte de entrada para reflejar las entradas de productos, podrá conocer mediante este informe la compra de material efectuada entre dos fechas.

35 Ventas por secciones Detalle de los ingresos realizados por las distintas secciones dadas de alta entre las fechas establecidas en opciones. Ventas por vendedor Detalle de los ingresos realizados por los distintos estilistas dados de alta entre las fechas establecidas en opciones. Visor de sucesos Este informe le reportará principalmente la hora de inicialización y finalización del programa, con lo que podrá fichar a sus empleados conociendo quien ha encendido el programa gracias a su sistema de claves. También reportará cualquier incidencia anormal que suceda en el uso cotidiano del programa como podría ser: - La modificación de los datos de un producto - La aplicación de un descuento a un cliente - La modificación manual de los puntos de un cliente - El cambio de contraseñas Además podrá generar el informe para listar todos los sucesos acontecidos entre dos fechas seleccionándolas en los menús desplegables de la parte superior de la pantalla Con el usuario administrador, es posible borrar desde el programa todos los sucesos seleccionados presionando el botón de la parte superior que pone borrar todos los sucesos. Ir al índice

36 Configuración En esta pantalla aparecen todas las opciones que son configurables por el usuario y los datos de la empresa que compra el programa y que aparecerán en todos los tickets y facturas. Cada vez que realice una modificación y presione el botón de aceptar en la ventana correspondiente, dicha modificación no será aplicada hasta que el programa sea apagado e iniciado de nuevo. Si usted desea que las modificaciones efectuadas tengan una duración permanente deberá presionar el botón de Grabar datos una vez efectuado el cambio. En la parte derecha de la pantalla encontramos los datos de la empresa que aparecerán en todos los tickets y facturas. Si se desean modificar esos datos, deberá presionar el botón de Modificar de la parte de abajo, cambiar los datos que desee y presionar el botón de Grabar datos situado en la parte inferior izquierda de la pantalla. En la parte izquierda de la pantalla encontramos una serie de botones que nos llevan a otras pantallas independientes de configuración. Estos botones son: Ofertas Esta opción sirve para configurar la cantidad de puntos que necesita un cliente para obtener un producto promocional. En la pantalla de productos se especifican los puntos que otorga cada producto y servicio vendido; en esta se especifican cuales son las recompensas a esos puntos.

37 Para dar de alta una oferta deberá buscar, escribiendo su nombre en el cuadro de Producto, el producto que desea promocionar; especificar los puntos que son necesarios para obtenerlo y presionar el botón de Altas. En el caso del ejemplo de arriba, cada cliente que a través de la compra de productos y servicios obtenga la cantidad de 50 puntos tendrá derecho a un bote de gomina fijadora gratuito. Si desea eliminar una oferta de alguno de los productos promocionados deberá situar el cursor del ratón sobre el producto o servicio en cuestión y presionar el botón de Eliminar. Para cerrar la ventana presione el botón de Terminar. Internet Esta opción le permitirá realizar una copia todas las bases de datos del programa a un directorio del disco duro o al servidor de Internet de AST System * (Internet solo es posible con la versión Profesional de Salón Top 2002 v ).

38 Para realizar una copia de seguridad a través de Internet se deberán configurar las opciones de conexión. - Conexión: Deberá escoger entre cualquiera de las conexiones de acceso telefónico a redes configuradas en su ordenador o marcar la casilla de Existe conexión permanente si dispone de conexión fija a Internet y su ordenador está conectado permanentemente a la red (por defecto y la conexión común). - Aviso al apagar/encender el programa: Abre un mensaje preguntando si se han realizado ya todas las operaciones de envío o recibir antes de que se cierre el programa. - Apagar al terminar: Esta opción apagará automáticamente el ordenador cuando el programa haya terminado de enviar/recibir y se cierre. IMPORTANTE: Si se usa esta opción, se aconseja encarecidamente tener cerrados el resto de programas antes de enviar/recibir con Salón Top. - DNS: Son las siglas de (Domain Name Server); es un número que será especificado por AST System. - Puerto: Es el puerto de conexión del protocolo http por el que se llamará al servidor de AST System y también será especificado por AST System. - IDV: Es el Identificador del Ditribuidor de Venta, es un número que le identifica en nuestro servidor de Internet. Será proporcionado por AST System. - Receptor: Es el nombre del programa en nuestro servidor. Será proporcionado por AST System.

39 - Clave: Su clave de acceso a nuestro servidor. Será proporcionado por AST System. - Mail Host: Es la dirección a través de la que se van a enviar los mails. - de la central: Se usa para hacer pedidos por correo. En esta casilla se escribe la dirección de correo a la que mandamos los pedidos. - Dirección de correo desde la que se van a mandar los mails. - Clave Clave del correo de salida. Si desea realizar una copia de seguridad de todas las bases de datos deberá presionar el botón de Enviar a Internet y si desea realizar una copia solo de las modificaciones realizadas en los clientes deberá presionar el botón de Enviar mod. clientes (esta diferenciación de envío y recepción se produce debido a que si dispone de más de un salón, usted podrá compartir los clientes para todos sus salones). Para recuperar la información deberá presionar los botones de Recibir correspondientes al envío hecho anteriormente. Se recomienda realizar los envíos por la noche, al finalizar la jornada de trabajo; y realizar los recibimientos por la mañana al abrir el programa. IMPORTANTE: El uso de Recibir de internet es para casos extremos, ya que esta operación sustituye permanentemente y sin vuelta atrás la base de datos. Si se desea usar, antes, consultar con los técnicos. Si usted dispone de una licencia de Salón Top 2002 v , tendrá la opción de salvar las bases de datos en nuestro servidor y de recuperarlas desde cualquier lugar mediante su conexión de Internet. Las opciones Enviar/Recibir clientes se usan cuando ha habido problemas con los envíos de modificaciones. En dicho caso, todos los salones pulsarán Enviar clientes, y una vez acabados los envíos en todos los salones, se pulsarán los botones Recibir clientes. Explicación breve sobre la función de los botones Enviar/Recibir : - Enviar a internet: Manda una copia de seguridad al servidor. - Enviar clientes: Manda un fichero como copia de seguridad al servidor con toda la información de los clientes. - Enviar mod. clientes: Manda un fichero como copia de seguridad al servidor sólo con las modificaciones de los clientes que se hayan realizado. - Recibir de internet: Se machaca la base de datos del ordenador con la descargada desde el servidor. - Recibir clientes de internet: Descarga el fichero con los datos de todos los clientes y machaca los nuestros. - Recibir mod. de clientes de internet: Descarga el fichero con las modificaciones hechas a los datos de los clientes. Copias de seguridad Si usted desea hacer una copia de seguridad al disco duro deberá presionar el botón de hacer copia de seguridad ; es decir no debe configurar ninguna de las opciones de configuración que aparecen en la pantalla. Las copias de seguridad se crearán en el subdirectorio \db\cop del directorio principal del programa. Para recuperar esos datos solo

40 deberá presionar el botón de Recuperar desde copia y el programa restaurará las bases de datos de la última copia de seguridad que se encuentre en ese subdirectorio. Entre las opciones de configuración y los botones de la parte inferios hay dos cuadros y una barra de progreso. En el primero se reflejarán todos los estados de conexión por los que se pasan para realizar la copia de seguridad y en el segundo se indican todos los salones dados de alta que son capaces de compartir la base de datos de clientes. La barra de progreso es un indicador visual del proceso de la copia de seguridad; cuando esta se llena de cuadrados azules, el proceso habrá finalizado. Si desea detener el proceso deberá presionar el botón de Cancelar y si desea cerrar la ventana, presione el botón de Aceptar. Hardware Esta opción determina cual es la configuración de hardware de su equipo informático. Deberá marcar las casillas que describan la configuración de su equipo. - Si dispone de cajón de monedas, si este está conectado a la impresora de tickets y cual es el puerto de Windows al que esta conectado. - Si dispone de impresora de tickets. - Si dispone de una impresora normal para informes. (En cualquiera de los dos casos si la respuesta es afirmativa, deberá presionar el botón de Configurar y especificar en el desplegable de impresoras, cual es cada una de ellas.)

41 La opción de códigos de control del código de barras especifica los caracteres iniciales y finales con los que identifica el programa que se ha introducido un código de barras. Esta opción debe se ser especificada por AST System. Impresión Esta opción determina cuales son la impresora que imprimirá los códigos de barras y cual los informes, las plantillas de papel que se utilizarán, y las opciones de impresión del ticket de compra. En la opción Impresora de códigos de barras deberá escoger cual será la impresora que imprimirá los códigos de barras y que plantilla utilizará. Las platillas son esquemas de impresión que determinan el espacio entre celda y celda de un folio o rollo de etiquetas autoadhesivas que se utilizarán para imprimir los tickets. AST System tiene plantillas especificadas para ciertos tamaños estandar, pero usted podrá definir sus propias plantillas presionando el botón de Nueva plantilla.

42 La siguiente opción determinará cual será la impresora que imprima las facturas. Podrá definir cual es el mensaje que finalizará cada ticket de venta así como el logotipo corporativo que lo encabezará (Gráfico del logo) y el tamaño de dicho logotipo indicando su anchura en pixels (como norma general serán 512). Para determinar el logotipo deberá pulsar el botón con tres puntos y buscar en el disco duro un archivo de imagen compatible de su logotipo. Las siguientes opciones determinarán la inclusión o no de la información especificada en el contenido de los tickets y facturas. Puede elegir que se impriman los siguientes datos: - Imrpimir datos del cliente en el ticket: imprime los datos personales del cliente. - Imprimir los puntos del cliente: imprime los puntos acumulados por el cliente. - Imprimir control de servicio al cliente: imprimirá un justificante como que se le ha dado un servicio. Se usa cuando la operación es B. - Imprimir código de producto en factura: imprime el código de producto en el ticket. - Imrpimir precio unitario en factura: imprime el precio por unidad de los productos. - La totalidad de los datos. ( si el usuario que realiza la venta no tiene suficientes permisos de seguridad puede filtrarse la impresión )* Solo en versión Salón Top Profesional. - Doble copia de recibo: se imprimen 2 copias, una para el cliente y otra para la empresa - También es posible colorear las barras de título y seleccionar la familia de fuente utilizada. El programa le permitirá escoger entre las fuentes instaladas en su sistema operativo. - Imprimir facturas y devoluciones a toda página: configura la impresión con la impresora de facturas para que salgan a folio completo. Seguridad Esta opción le permitirá proteger el programa con una clave de inicio con el objeto de que ninguna persona no autorizada pueda acceder a su programa. Si marca la casilla de Contraseña de inicio al iniciar el programa se pedirá una contraseña. Si el usuario no conoce esa clave el programa se cerrará automáticamente. Esta contraseña se define en los cuadros de edición de la parte de abajo y deberá introducir la misma contraseña en ambas cuadros. Esta contraseña será la que tenga el nivel de seguridad más alto (el 0) y tendrá acceso a toda la información del programa.

43 Cualquier contraseña definida en la pantalla de estilistas será capaz de iniciar el programa, pero verá la información que le permita su nivel de acceso. Puede definir que un estilista tenga también el máximo nivel de seguridad, pero deberá entrar en el programa con la clave principal para poder definir el nivel 0 de seguridad para un estilista. F. Siempre óptimo: Esta opción siempre trabajará con operaciones en modo A. F. óptimo porcentual ## Socio minoritario: Aquí se introduce manualmente el porcentaje de operaciones que se clasificarán como A. Ventas Esta opción le permitirá configurar diferentes aspectos del proceso de venta. - Información del cambio: indica si se mostrará o no la información del cambio en la pantalla de ventas. - Control de inicio de operación: determina en qué posición se inicia el proceso de venta. Existen dos posibilidades; que el proceso se inicie en el cuadro de búsqueda de clientes para localizar a un cliente a quien facturar o que el proceso se inicie en la casilla de código de producto asumiendo que se factura a un cliente sin ficha. - Efectuar descuento en productos: determina si el descuento que tiene cada cliente asignado en su ficha se aplica a la hora de realizar una venta también en los productos. Si no esta marcada esta opción, ese descuento solo se efectuará en los servicios. - Bloquear precio unitario a partir de nivel: determina a partir de que nivel de acceso le es permitido al estilista modificar el precio unitario de los productos. Si el estilista tiene un nivel de acceso superior al indicado (recordemos que cuanto menor sea el número de nivel, mayores son sus privilegios de acceso), solo podrá efectuar la venta al precio marcado por el programa.

44 - Verificar datos del cliente antes de facturar: si se marca esta casilla el programa le avisará si en la ficha del cliente no está definido alguno de los datos necesarios para emitir una factura correcta (cif, nombre, dirección, localidad). - Mostrar información de la operación al final: esta casilla activa una ventana de información con los datos de la operación mientras esta se procesa para que el estilista pueda ir cobrando al cliente. - Descuento en pagos en efectivo: Indica el porcentaje de descuento que se aplica a las ventas pagadas en efectivo. Este porcentaje no es acumulativo con otros descuentos efectuados al cliente por lo que se quedará con el descuento mas grande. General Esta opción establece una serie de valores generales de configuración del programa como son: - Número de tienda: Cuando se tienen varios salones es necesario que se le asigne un número de salón diferente a cada uno de ellos para poder coordinar las bases de datos en Internet y poder así ser recuperarlas por los programas y por la versión Master de Salón Top. Esta opción sirve para determinar el número de salón asignado por el dueño. Si solo se dispone de un salón puede poner cualquier número, pero no deberá cambiarlo una vez elegido. - Número de la primera venta: Salón Top le ofrece la posibilidad de establecer desde que numeración desea comenzar a facturar por si quisiera continuar con una numeración anterior. Esta opción establece el primer número de operación interna desde el que desea comenzar a facturar. Se entiende por venta cualquier producto u servicio vendido desde la pantalla de ventas teniendo en cuenta que una venta agrupa todos los productos y servicios que hubiese en cada línea de la pantalla de ventas antes de presionar el botón de pagado. - Número de la primera factura: Establece el número de factura desde el que se comenzará a operar.

45 - Número del primer ticket: Establece el número de factura desde el que se comenzará a operar. - Iva de venta: Indica el número que aparecerá en los tickets y facturas como Iva de tipo aplicable. Este valor no se añadirá al precio los productos en la pantalla de ventas y será un valor puramente informativo de los tickets y facturas. - Manager: Todas las anulaciones de venta se asignarán a un estilista fijo que deberá crear. - Primer C. Barras de producto: Establece el primer número de código de barras desde el que se quiere comenzar. - Transmitir modificaciones de clientes a otros salones: Si se dispone de más de un salón con el programa Salón Top, esta opción le premitirá compartir los datos de sus clientes en todos sus salones. Si sólo dispone de un salón, debe desmarcar esta opción. - Acceso histórico desde: Esta opción va a permitir elegir desde qué fecha queremos tener acceso a todo el historial que hemos acumulado. Si prefiere ver todo el historial desde que instaló la aplicación, elija la fecha de instalación; si desea reducir el tiempo para visualizar menos historial, elija una fecha más reciente. Ir al indice

46 SMS En todas las opcines del programa donde aparezca el botón SMS, al pincharlo, se abrirá una ventana para el envío de SMS.

47 La imagen anterior pertenece a la ventana de SMS en la sección Configuración del programa, se explicará a continuación: ID Cliente Cada cliente posee su propio ID Cliente. Para obtener este dato es necesario ponerse en contacto con los técnicos. Test Este desmarcable nos permite activar la opción de probar la configuración de SMS sin mandar mensajes. Comprueba que tenemos los archivos necesarios y la conexión con el servidor de SMS. Conectar Este botón permite conectar con el servidor en caso de que no se esté conectado ya. Desde / Hasta Con estos dos desplegables se elige el espacio de tiempo entre las fechas elegidas donde ver los SMS enviados.

48 Coste estimado por SMS Este cuadro de texto muestra lo que va a costar mandar cada SMS. Viene predefinido. Consumo Si pinchamos en consumo, las interrogaciones que hay junto a las fechas cambiarán, y se mostrará el número de mensajes enviados y lo que han costado: Disponible Mostrará los SMS que aún nos quedan por usar. Enviados Si pinchamos en Enviados, las interrogaciones que hay junto a las fechas cambiarán, y se mostrará el número de mensajes enviados, lo que han costado y una lista de los SMS. Básicamente, es Consumo + una lista de los SMS enviados.

49 Pendientes Mostraría la lista de SMS pendientes de enviar. Este caso se daría al no tener marcada la opción Enviar inmediatamente del margen derecho de la ventana. Coste estimado Este botón modifica la ventana y nos muestra 3 botones más abajo, como muestra la imagen. Saca una lista de los mensajes mandados, a qué números se han mandado, y lo que ha costado cada SMS. De los tres botones de abajo, tienen función real uno de ellos: Actualizar destinatarios. Su función: como el propio nombre indica, actualiza la lista de destinatarios que hay en el margen derecho y la lista de teléfonos de la ventana en caso de, que algun teléfono sea erróneo, lo eliminemos, etc.

50 Vamos a explicar ahora el margen derecho de la pantalla. Texto del SMS Aunque esta ventana de configuración de SMS no está diseñada originalmente para enviar SMS, se pueden enviar. Esta caja de texto contendrá el mensaje. Luego, pincharemos en el botón de abajo Enviar para mandarlo. Fecha de envío Los dos desplegables que hay bajo esta línea se activan si se desmarca la casilla de Enviar inmediatamente. Esto guarda relación con la función Pendientes vista arriba. Al desactivar la casilla, se le permitirá elegir cuándo desea que el SMS sea enviado y la hora de envío. Remitentes Predefinido por el ID Cliente. Es el nombre del servidor del servicio de SMS. Si sale este nombre, y abajo en la ventana vemos en azul y verde Estado [0] Operación OK, significa que estamos conectados al servidor SMS; si no, habrá que pinchar sobre Conectar, bajo ID Master. Destinatarios Aquí aparecerán los destinatarios a los que se han mandado SMS al darle a las distintas funciones (Enviados, Pendientes, etc.). Las interrogaciones cambiarán por el número de destinatarios cuando haya números guardados. Listas de teléfonos Este desplegable mostrará la lista de teléfonos que hay grabados en los clientes. También podemos importar la lista con el botón Cargar desde un fichero. Este fichero ha de ser un archivo.txt y después de cada teléfono hay que hacer un cambio de fila, es decir, tras cada teléfono que tecleemos daremos Return. El último botón, Enviar, sirve para enviar SMS tras haber elegido destinatario, y haber escrito texto en el cuadro Texto del SMS. Ir al indice

51 Clientes Esta pantalla es de gran utilidad ya que nos proporciona los datos de facturación de cada cliente, las observaciones en el trato con el mismo y muy importante de cara a la atención al cliente nos permite saber que productos y servicios de nuestro establecimiento usa habitualmente. La mayor ventaja que puede ofrecerle esta pantalla en esta pantalla es la gran capacidad de escribir anotaciones diarias de cada cliente y la posibilidad de listarlas. De esta forma es posible llevar un seguimiento continuo a cada uno de los clientes. En la parte superior de la pantalla encontramos un par de recuadros con cajas de texto donde se introducen los datos del cliente. Estos son: Código: Es el numero que identifica a cada cliente lo introduce el programa correlativamente. A la derecha de este campo está la casilla de Interno ; esta casilla debe marcarse para dar de altas clientes a los que facturar el consumo interno. Por ejemplo, si un estilista usa un champú al realizar un servicio, ese champú no se cobra a parte, sino dentro del servicio, sin embargo el stock de productos se ve afectado por la falta de ese champú. Es por eso que ese champú debe facturarse posteriormente en la pantalla de ventas a un cliente interno para si llevar un recuento del consumo interno de productos de cada salón. CIF: Se refiere al número de NIF o CIF del cliente. Pondremos primero la letra y luego el número. Campos de datos personales: Nombre, Dirección, localidad, CP (código postal), Teléfono, Móvil, Fax, .

52 Descuento: Este dato nos registra el descuento sobre el precio de venta que tiene un cliente por todos los productos y servicios que le vendamos. Este dato aparecerá automáticamente en la pantalla de venta al meter el código de cliente y si no lo cambiamos en el momento de venta aplicara automáticamente el descuento en cada venta a ese cliente. Cualquier modificación en esta pantalla de este campo se aplicara automáticamente en la siguiente venta. También es posible configurar el descuento para que solo afecte a los productos en la pantalla de configuración. Fecha de alta: Este campo se puede rellenar con la fecha que deseemos aunque por defecto aparece al fecha actual. Facturado Euros: Este campo refleja el total facturado al en euros a un cliente. Este valor va aumentando según se le van facturando al cliente en la pantalla de ventas. Puntos: Indica el número de puntos que lleva acumulados el cliente. Estos puntos se van sumando en la ficha de cada cliente según se van realizando ventas al mismo. Debe: Este campo recoge el registro de deudas de cada cliente. Al efectuar una venta si la cantidad introducida en la casilla Aporta cliente es menor que el importe de la venta; al efectuar dicha venta el programa introducirá esa diferencia en este campo; acumulándola con la cantidad que pudiera existir anteriormente. Si es mujer o si es hombre. Deberá escoger entre uno de los dos. Este es un campo al que deberá prestar atención ya que siempre aparece en la última elección efectuada así que si la última alta fue de un hombre, al intentar dar una nueva alta, este campo aparecerá en la opción Hombre. En la parte inferior de la pantalla encontramos un recuadro con cajas de texto donde se introducen las observaciones hechas al cliente. Existen cuatro tipos de observaciones que se le hacen al cliente que solo pueden listarse de una en una seleccionando la correspondiente con el ratón. Historial: Es un registro detallado que se rellena automáticamente de los servicios y productos vendidos a ese cliente. Así podremos ver: la cantidad de producto que se le vendió, el precio al que se le vendió, el descuento que se le aplico en cada producto o servicio, la fecha en que se hizo la venta y el total cobrado en cada venta, el estilista que le atendió. Observación: Recoge una observación de tipo general (si es mal cliente, si en buen cliente, si no hay que dejarle a deber, etc) con independencia de las fechas. Solo hay una por cliente y se registra al dar de alta el cliente o a través de Modificaciones Lista: Muestra una lista de todas las observaciones que hemos hecho de un cliente ordenado por fechas desde la más reciente hacia atrás. Detalle: Recoge la última observación hecha.con los botones Mas y Menos podemos recorrer todas las observaciones realizadas una a una. Mas es para ir a observaciones más recientes y Menos es para ir a observaciones más antiguas.

53 FUNCIONALIDADES DE ESTA PANTALLA: Alta clientes 1º Pulsar el botón Alta clientes. 2º Rellenar todos los campos que deseemos con los datos del cliente, solo hay uno obligatorio el nombre del cliente si no introducimos el nombre nos mostrará la siguiente pantalla: 3º Pulsar Efectuar operación. 4º Pulsar Aceptar. Baja clientes 1º Pulsamos el botón Baja clientes ; Aparece una pantalla con el listado de todos los clientes dados de alta. Como podemos ver en la pantalla anterior podemos hacer búsquedas de clientes por código, por nombre o por teléfono, tan solo hay que puntear con el ratón el rango de búsqueda elegido y en el espacio en blanco del dato correspondiente, entonces la flecha negra de la izquierda de al pantalla se situará sobre la línea de cliente encontrada. 2º Seleccionamos el cliente con doble clic sobre el registro ó con un clic simple y pulsando Aceptar así aparecerán los datos del cliente en la pantalla principal. 3º Pulsamos Aceptar.

54 Modificaciones 1º Pulsamos el botón Modificaciones. 2º Seleccionamos como antes el cliente cuyos datos queremos modificar. Se puede modificar todo excepto el código de cliente. 3º Pulsamos el botón Efectuar operación 4º Pulsamos Aceptar. NOTA: Si se cambia el nombre, se cambiará en todas las opciones donde aparecza el nombre del cliente. Por ejemplo, en las citas de la Agenda. Consultas 1º Pulsamos el botón Consultas 2º Aparecerá una pantalla como la anterior donde podremos hacer búsquedas de clientes por código, por nombre, por teléfono tan solo hay que puntear con el ratón el rango de búsqueda elegido y en el espacio en blanco el dato correspondiente entonces la flecha negra de la izquierda de al pantalla se situará sobre la línea de cliente encontrada. 3º Seleccionamos el cliente con doble clic sobre el registro ó con un clic simple y pulsando Aceptar así aparecerán los datos del cliente en la pantalla principal. 4º Teniendo ya los datos en la pantalla principal podemos hacer modificaciones, bajas ó limpiar datos. Limpiar datos Pulsando este botón podemos limpiar los datos de la pantalla. Añadir / Modificar observaciones (diarias) Este botón dará de alta observaciones de tipo diario, no afectará a las de Historial ni a Observación. Par ver estas observaciones deberemos marcar o Lista o Detalle. La opción Historial permite ver las ventas realizadas a los clientes. La opción Observaciones muestra UNA comentario que se ha dejado en el cliente. La opción Lista mostrará las observaciones que se han anotado al cliente. La opción Detalle muestra una a una las observaciones completas.

55 1º Seleccionamos o buscamos el cliente sobre el que queremos hacer la observación. 2º Pulsamos el botón Añadir / Modificar y aparecerá la siguiente pantalla donde tan solo tenemos que: o Seleccionar la fecha de la observación en el desplegable o Escribir ó modificar la observación y pulsamos Aceptar. Eliminar observaciones (diarias) 1º Seleccionamos o buscamos el cliente sobre el que queremos eliminar la observación. 2ª Escogemos la opción de lista para que nos aparezcan las observaciones del cliente; seleccionamos con el ratón la que deseamos borrar (aparecerá un triangulo negro a la izquierda de la anotación). 3º Presionamos Eliminar. 4º Pulsamos Aceptar.

56 SMS En la caja de texto se escribe el nombre del cliente al que se quiere mandar el SMS, o directamente, de la lista que saldrá a la izquierda con los teléfonos, se pincha dos veces sobre los que queramos poner a la derecha, que serán los que reciban el SMS. Para quitarlos de la lista de la derecha (destinatarios) pinchamos dos veces también sobre el cliente. Si se quiere meter a todos los clientes, sólo hay que pinchar en el botón Añadir todos, bajo el cuadro de la lista de teléfonos. Y si lo que se quiere es quitar a todos los clientes de la lista de destinatarios, se pinchará sobre Eliminar todos. El cuadro de texto junto a Añadir sirve para agregar a la lista de destinatarios un teléfono móvil que no tengamos en nuestra lista de clientes. Tras teclearlo, se pulsará sobre Añadir. El desmarcable que hay bajo este cuadro (Eliminar los que no empiecen por 6), evitará que se introduzcan números del extranjero o fijos, por ejemplo. Máximo y su cuadro de texto, permiten establecer el número máximo de SMS que se van a enviar. Como es lógico, si tenemos 40 clientes, no deberíamos poner como máximo 30; o eso, o seleccionamos 30 clientes de los 40, a los que enviaremos el SMS. Nº total de SMS a enviar: ##, indica cuántos SMS se van a enviar, y deberá coincidir con el número de clientes que hemos añadido a la lista de la derecha. SMS disponibles: muestra el número de SMS máximo que podemos llegar a enviar.

57 Una vez se tenga todo relleno, organizado y claro, pulsar Siguiente y se pasará a la próxima pantalla. Si no hemos añadido ningún teléfono aparecerá esta ventana de aviso: Si deseamos cancelar la operación, pulsar Cancelar. Si nos hemos olvidado de algo, antes que nada, pulsaremos Anterior. Si no, se explica a continuación cómo seguir. Texto del SMS: Aquí se escribe el contenido del mensaje a enviar. Parámetros: Código, Nombre, Movil, telefono contienen los datos del cliente respectivamente. Los usaremos en caso por ejemplo de crear una plantilla, ya que, estos parámetros son comandos de programación que lo que hacen es coger la información de los clientes, y al mandar el SMS lo plasman en el texto. Como podemos ver, dichos comandos empiezan y acaban con signos de mayor y menor (< >), en este ejemplo, esto se sustituirá por el nombre del cliente y su número de movil cuando se envíe el menssaje. El número que sale junto a Texto del SMS (71 en este caso) es el número de caracteres que hay en el texto; el máximo es de 159 para un SMS. OJO CON ESTO.

58 Una vez escrito, si queremos guardarlo como una plantilla, pincharemos so Añadir a las plantillas (esquina superior derecha). Así quedaría al añadir el ejemplo anterior de SMS a las plantillas. Si queremos eliminarla, pinchamos sobre ella y luego sobre el botón Eliminar plantilla seleccionada. Si no tenemos Texto del SMS escrito, y tenemos la lista de plantillas, simplemente con pinchar una vez sobre una de ellas, se llenará automáticamente el cuadro del Texto del SMS. Por último, abajo, donde pone Remitentes, saldrá SMSDemo que es el servidor SMS que se usa por defecto. Si se pulsa Siguiente sin haber introducido texto en el cuadro Texto del SMS, saldrá el siguiente aviso: Si se ha acabado, pulsar Siguiente. Si deseamos abortar la operación, pulsar Cancelar. La suigiente ventana se explicará a continuación: