1. FINALIDAD 2. OBJETIVO

Transcripción

1 1. FINALIDAD Este procedimiento de seguridad tiene como finalidad determinar las normas de seguridad a cumplir por parte de los participantes en el desarrollo de eventos de acuerdo a los formatos establecidos en el CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, además de instituir controles que ejercerán los responsables para su desarrollo antes, durante y después de la jornada de montaje y desmontaje del evento. 2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es establecer un protocolo de seguridad para el desarrollo de eventos de acuerdo a los formatos establecidos en el CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO 3. ALCANCE Lograr mediante la ejecución de los procedimientos de seguridad a tener en cuenta en el desarrollo de los eventos contemplados de acuerdo a los formatos por el CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, que permitan minimizar la posibilidad de ocurrencia de actos inseguros, incidentes de seguridad o la materialización de cualquier otro tipo de riesgo o amenaza. 4. APLICACIÓN Este procedimiento de seguridad es una serie de pasos o actividades que los organizadores, proveedores y/o contratistas de eventos deben contemplar para efecto de la organización de un evento (antes, durante y después). Para esto se debe involucrar a los participantes de este procedimiento. 5. RESPONSABILIDADES Para el cumplimiento de este procedimiento es responsable el organizador, proveedor y/o contratista del evento y las áreas involucradas para el desarrollo del evento del CENTRO DE EVENTOS 1

2 VALLE DEL PACIFICO, quienes coordinarán en forma conjunta y ejecutarán el cumplimiento a este procedimiento. Es responsabilidad de las áreas involucradas y del Jefe de Seguridad del CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO. Verificar que se cumpla el PROTOCOLO DE SEGURIDAD (NORMAS RELACIONADAS CON EL CONTROL Y SEGURIDAD DEL CEVP) PROTOCOLO DE SEGURIDAD NORMAS RELACIONADAS CON EL CONTROL Y SEGURIDAD CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO 1. INFORMACION GENERAL: 1.1. Participan: Organizador del evento y su logística Contratistas Proveedores de catering Proveedores codificados Gerencia de Logística (CEVP) Gerencia Comercial (CEVP) Gerencia Técnica (CEVP) Gerente Hidroambiental (CEVP) Jefe Seguridad Cámara de Comercio de Cali Jefe de Seguridad (CEVP) 2. EJECUCION Para el desarrollo de eventos EL CENTRO DE EVENTO VALLE DEL PACIFICO considera: 2.1. No se permite el ingreso de armas de fuego, blanca u objetos contundentes de acuerdo con lo establecido en Código Nacional de la Policía, Decreto 2535 de 1993, ordenanza No. 145a de enero 9 de 2

3 2002 (Código departamental de policía y convivencia ciudadana del Valle del Cauca) 2.2. No se permite el ingreso de bebidas alcohólicas No esta permitido fumar en áreas interiores o cerradas del CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO (Resolución 1956 de Min Protección Social) Para efecto del ingreso de menores de edad, se hace salvo eventos que lo contemplen y en cuyo caso deben estar bajo responsabilidad de un adulto (s) responsable No se permite ingreso de materiales inflamables, como pólvora y/o explosivos, a excepción que el formato del evento lo autorice, caso para la cual se autorizará ante puesto al cumplimiento de la normatividad legal e instructivo de prevención el manejo de este tipo de elementos, previo conocimiento del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Yumbo. Su ingreso y depósito al CEVP se realizará por lugar autorizado por parte de seguridad del CEVP. (Art. 46 al 55, Código departamental de Policía y convivencia ciudadana del Valle del Cauca) No se permitirá el ingreso al CEVP de personas programadas por el organizador o su logística para el desarrollo de montajes, desmontaje o catering en estado de alicoramiento o que presente síntomas de haber consumido sustancias alucinógenas. En caso de ser sorprendido consumiendo los productos antes mencionado en desarrollo de su actividad laboral se solicitara se retire del CEVP, previa información y/o notificación al organizador del evento El CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, no se hace responsable de los elementos de uso personal como: cámaras fotográficas, mp3, mp4, cámaras de video, USB, ipod, radios de comunicación equipos portátiles, que por descuido se extravíen en el interior del CEVP. En este sentido el CEVP les ofrece la custodia previo acuerdo establecido Es de anotar que en caso que el organizador del evento o su logística de apoyo para el evento, deje por más de 24 horas elementos 3

4 sin la notificación correspondiente al Departamento de Logística o seguridad, el CEVP no se hará responsable de esos elementos, caso contrario se procederá almacenar y efectuar cobro por su almacenamiento No esta permitido el Ingreso de mascotas. (Animales domésticos) al CEVP Para ingreso de equipos, mobiliario, y demás elementos, el organizador del evento y/o contratista deberá enviar con antelación de 24 horas al montaje del evento la relación por escrito al Departamento de Seguridad del CEVP para su respectiva aprobación y verificación al momento del ingreso y posterior salida. En caso contrario será responsabilidad del organizador y/o contratista Todo organizador presentará con anticipación para su aprobación los planos de los espacios cedidos por el CEVP de acuerdo con el formato del evento a desarrollar a la Gerencia Logística y Departamento de Seguridad para su aprobación. Esto permitirá conocer la distribución para velar por que las salidas de emergencias y los sistemas de contraincendios no sean obstruidos Se dispone que para el ingreso al CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, del personal involucrado en el montaje, mantenimiento y desmontaje de evento, para este caso como organizadores, contratistas, proveedores y toda persona que esté involucrada en el desarrollo del evento, deberá someterse a la inspección de bolsas, paquetes maletines que lleven consigo al ingreso al CEVP Además se deberá enviar junto con el listado de elementos a ingresar por parte de los organizadores, proveedores, contratistas y/o participantes del procedimiento el listados de personal a ingresar a efectuar el montaje, mantenimiento y desmontaje del evento, este listado deberá contener el número de cédula de los montajistas anexo de los pagos de EPS y ARP (autoliquidaciones) a la fecha, de lo contrario no se permitirá el ingreso El personal de apoyo logístico, contratistas, personal de catering y personal codificado, para el caso de realizar actividades en el CEVP, 4

5 deberá estar plenamente identificado con uniforme y debidamente carnetizados. El Departamento de Seguridad tomará control de este requerimiento y en caso de no cumplir con esta norma no se permitirá su ingreso. El responsable de las cuadrillas de trabajo será garante del cumplimiento de la presentación personal de las personas a su cargo Se determina como horario máximo para efecto de montajes o desmontajes por parte de organizadores, proveedores logísticos, contratistas, proveedores catering, proveedores codificados, máximo hasta las 22:00 horas de la jornada diurna, quienes deberán cumplir los horarios determinados En caso de requerirse efectuar movimientos de montaje y desmontaje después del horario establecido en el anterior numeral se deberá asignar servicios adicionales, a costo de los involucrados como es el personal de Logística y Seguridad, para el desarrollo de la actividad Para efecto de instalación (montaje) o retiro (desmontaje) se contempla que por procedimiento debe ser supervisada por personal del Departamento Logístico, plena coordinación de la Gerencia Logística y se debe notificar al Departamento de Seguridad Es de anotar que es responsabilidad del organizador del evento, proveedor, contratista del montaje, mantenimiento o desmontaje del evento, suministrar los elementos de protección personal de acuerdo a lo establecido por ley (Ley 9 de 1979 art. 122, Resolución 2400 de 1979 art. 176) Todo vehículo que ingrese a los parqueaderos del CEVP, de organizadores, proveedores, contratistas y organizadores del evento y toda persona involucrada en el desarrollo del evento, debe permitir que su vehículo sea revisado por el personal de seguridad, una vez estacionado deberá cerrar con seguro y activar el sistema de alarma En el caso de las motocicletas el propietario debe presentar la tarjeta de propiedad original en el momento del retiro de la misma. 5

6 2.21. No se permite el estacionamiento de vehículos en lugares distintos a las áreas asignadas a parqueaderos (ley 769 de 2002 art. 76 Código Nacional de Tránsito Terrestre) El CEVP cuenta con dos muelles autorizados para el cargue y descargue de elementos. No se permite realizar esta actividad en sitios diferentes Para efecto de eventos como Ferias o Exposiciones el ingreso y la salida de los expositores se efectuará en forma organizada, plena coordinación entre el Departamento de Seguridad del CEVP, el organizador del evento y el operador logístico. Para el caso del ingreso se hace una vez el organizador del evento de la autorización de ingreso de los expositores. El ingreso de vehículos se efectuará de acuerdo a los horarios programados por el organizador o por número de asignación. La salida se efectúa una vez el organizador de autorización de salida. El ingreso de los vehículos a cargar se hace una vez el expositor tenga todos sus elementos listos en el muelle y tenga el documento de paz y salvo por parte del organizador del evento. Caso contrario no se permitirá el ingreso del vehículo a cargar el material Instrucciones de Seguridad Industrial El CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, con el propósito de prevenir los riesgo de carácter ocupacional, industrial e higiénico, exige a los organizadores, proveedores y contratistas del evento cumplir con las especificaciones normativas de seguridad con el fin de garantizar la protección eficaz de la seguridad y de los trabajadores en todos los aspectos relacionados con el montaje, mantenimiento y desmontaje del evento. (Ley 9 de 1979, Resolución 2400 de 1979) Cabe anotar que es plena responsabilidad del organizador, contratista o proveedor del evento el no suministrar los elementos de protección personal o que estos no los usen. 6

7 Previo a la iniciación de los trabajos, el organizador, proveedor o contratista del evento deberá hacer una descripción del estado en Seguridad y Salud Ocupacional que existe en el entorno en el que se enmarca el proyecto, enfatizando especialmente el estado de las instalaciones físicas locativas, condiciones de terreno, entorno entre otros EL organizador, proveedor o contratista del evento deberá cumplir con las medidas de seguridad, supervisar el estado mecánico y condiciones de operación de vehículos y equipos al servicio, y el cumplimiento de las normas sobre revisados EL organizador, proveedor o contratista del evento está supeditado ha cumplir con todas las disposiciones de la normatividad en Seguridad y Salud Ocupacional y deberá implementar las estrategias de prevención, mitigación, corrección de los factores de riesgo ocupacionales con el proceso constructivo o de montaje de eventos. Los costos en que deba incurrir por este concepto son de responsabilidad del organizador La persona que realice trabajos de alto riesgo como: trabajo en alturas, en caliente y en espacios confinados, deberá acreditar la certificación teórico práctica y los exámenes médicos requeridos, debe tener entrenamiento y/o experiencia en este tipo de trabajos y utilizar el equipo de protección personal establecido para ello Importante que el organizador, proveedor o contratista del evento, identifique las salidas de emergencia, rutas de evacuación y sistemas contra incendios. Es importante que previo al evento se efectúe reunión con el área de seguridad con el fin de establecer políticas de emergencia en forma conjunta y prepararse ante eventuales casos de crisis Para el caso de montajes no esta contemplado que por razón alguna se obstruyan o bloqueen las salidas de emergencias, dificultando las evacuaciones en caso de emergencias Los gabinetes de extinción de incendio, alarmas, puestos de control y mangueras deberán mantenerse despejados en todo momento, al igual 7

8 que escaleras, salidas de ascensores, baños, puertas de almacenamiento, acceso y salidas de emergencia En el caso de que se observe peligro para personas o cosas, se deberá interrumpir el suministro de la instalación eléctrica. Previa evaluación de la Gerencia Técnica o Seguridad No está permitido el acceso a recintos y cajas de acometida de la red eléctrica a excepción que exista autorización y acompañamiento de la Gerencia Técnica del CEVP Está totalmente prohibido a los trabajadores, diseñadores, decoradores y demás artistas y participantes del evento, subirse a las estructuras del techo del recinto y, por ende, descolgar cualquier tipo de elemento decorativo o de soporte sin previa autorización. Para la cual deberá existir autorización de trabajos en alturas por el área de Seguridad y la Gerencia Técnica, además que quien ejecute esta actividad deberá cumplir con los estándares de seguridad establecidos por la ley La utilización de la infraestructura del CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, diseñada para su operación deberá ser consultada a la Gerencia Técnica La utilización de los espacios para exhibición de maquinaria, vehículos y equipos se debe llevar autorización por parte de la Gerencia Técnica. Caso contrario no se permitirá su ingreso Esta prohibido la fijación de elementos al pisos, paredes o cielo rasos. El no cumplir con esta norma el CEVP, procederá a efectuar cobro por los daños ocasionados al organizador del evento Instrucciones y/o Compromisos de Organizadores de Eventos Masivos: El CENTRO DE EVENTOS VALLE DEL PACIFICO, ha determinado que para efecto de la realización del formato eventos masivos, el organizador del evento cumplirá con ciertas especificaciones tendientes a 8

9 prevenir riesgos o emergencias que se generen como consecuencia del desarrollo del evento programado Prever el servicio de paramédicos, quienes suministrarán los primeros auxilios y la atención básica primaria que se requiera, quienes estarán ubicados cerca de los equipos portátiles de extinción y salidas de emergencia del salón para orientar en caso de evacuación Prever el servicio de ambulancia en el sitio durante el desarrollo del evento. El Departamento de Seguridad determinará la ubicación de este vehículo Prever la presencia de una máquina de bomberos tripulada en el sitio durante las horas de desarrollo del evento, cuando por razón del formato del evento se requiera. Caso contrario, tras evaluación del Departamento de Seguridad del CEVP, se solicitará que el organizador comunique la realización del evento a los Cuerpos de Bomberos Voluntarios de Yumbo y Cali, con el fin de solicitar apoyo inmediato en caso de emergencia Importante evaluar, en forma conjunta con el Departamento de Seguridad del CEVP, la descripción del esquema de seguridad adicional al existente en el CEVP a utilizar por parte del Organizador del evento, responsabilidad que recae en cabeza del organizador con propósitos de control, prevención, protección de sitios particulares del evento, como es el caso de accesos (control de ingreso), taquillas, salón, entre otras Presentar ante el CEVP la carta de notificación y acuerdos logrados con la Policía Nacional, para el cubrimiento del evento. Igualmente, la notificación ante el Tránsito Municipal en caso que se requiera. Ordenanza No. 145a de enero 9 de 2002 (Código Departamental de policía y convivencia Ciudadana del Valle del Cauca) Acreditar con anterioridad el cumplimiento de la normatividad y requisitos exigidos por las entidades de Gobierno Municipal, a través de la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad, como las demás que regulen la organización de eventos públicos (Sayco y Acinpro, Indearte, DAS, entre otros). 9

10 Establecer contacto 24 horas antes del evento con el Departamento de Seguridad del CEVP, Con el ánimo de conocer sobre las políticas de emergencia, evacuación y prevención de riesgos determinadas para la realización de eventos Instrucciones Especiales Generales Toda persona que se encuentre dentro de los recintos del CEVP, debe observar las normas vigentes sobre seguridad Debe controlarse que el aforo de los salones no exceda de lo contratado y permitido por capacidad o negociación Los contratistas, proveedores y organizadores de eventos son responsables del cuidado de los equipos de su propiedad que ingresen al Centro de Eventos, ya sea para uso laboral u objetos de procedencia personal. El CEVP no se responsabiliza por las pérdidas o daños que se produzcan en este sentido La instalación y manipulación de gas doméstico, pólvora o cualquier sustancia inflamable que haga parte de los actos debe ser autorizada por el área de Seguridad del CEVP y sólo se podrá ubicar en las áreas de servicio y puntos indicados Si se requiere custodiar elementos valiosos, objetos o equipos que hagan parte de la exposición deberá contemplarse dentro de las medidas de seguridad necesarias para el cuidado y protección de los mismos, en forma conjunta con el Departamento de Seguridad del CEVP. En caso de no informar la existencia de estos elementos a Seguridad, será exclusivamente responsabilidad del organizador, proveedor o contratista Para el uso de luces producidas con gasolina, combustible, aceite, o cualquier forma de luz artificial, plantas eléctricas, motores o maquinarias, debe solicitarse autorización previa a las Gerencias involucradas en este protocolo Para realizar demostraciones o pruebas de motos, automotores, o cualquier nave, equipo o maquinaria pesada dentro de las instalaciones 10

11 del CEVP, debe solicitarse la autorización, con la anticipación debida, al Departamento de Seguridad y Gerencia Técnica Todo personal contratista que ingrese al CEVP deberá estar debidamente uniformado y utilizar todos los equipos, herramientas y protecciones que exijan la normatividad legal y reglamentaria para la realización de trabajos. Igualmente, deberán portar en un lugar visible el carné de identificación Para el ingreso de animales para exposiciones deberán tomarse, por parte del Organizador, las medidas de control y seguridad respectivas, tales como: bozales, vacunas, disposición de los excrementos, elementos para desplazamiento y tránsito, en todo caso debe coordinar con anticipación y acreditar el cumplimiento de la regulación normativa legal en este sentido Se autorizará el funcionamiento de máquinas que formen parte de exposiciones, con la aprobación de la Gerencia Técnica y que cumpla con la condición de que no representen peligro para el público visitante, ni produzcan molestias a otros expositores, así como tampoco originen daños al CEVP. 3. Procedimiento para espectáculos y/o entretenimiento. Para el desarrollo de espectáculos y/o entretenimiento en EL CENTRO DE EVENTO VALLE DEL PACIFICO se tendrá en cuenta los siguientes puntos adicionales: 3.1. Se debe realizar una reunión con los organizadores y la Gerencia General o quien designen y el Jefe de Seguridad del CEVP para verificar protocolos de seguridad, guardas adicionales, personal de apoyo de logística por parte del organizador, seguridad industrial y demás correspondiente a la seguridad del evento Requisición de seguridad para los organizadores, el centro de eventos tiene establecido estos requerimientos para maximizar el control y manejo. 11

12 3.1.2 Enviar listado de vehículos autorizados para parqueo en muelles el día del evento, el personal de seguridad no dejará ingresar vehículos que no se encuentren en listado sin excepciones El organizador será responsable de los proveedores que asignen para el evento, también gestionará para hacer llegar el listado de personal de éstos con su respectiva ARP, EPS, UNIFORME, ESCARAPELA. Este listado debe tener claro los días y fechas de ingreso, el personal de seguridad no dejará ingresar personal sin estos requerimientos Deberá entregar listado del personal administrativo que ellos designen para control y manejo del evento El organizador deberá entregar escarapela o manilla, según sea el medio de control que ellos designen, para los empleados de turno que están laborando por parte del Centro de Eventos Valle del Pacífico, previo listado enviado por el CEVP que deberá estar firmado por Gerencia General El Centro de Eventos Valle del Pacifico se compromete con lo siguiente: La jefatura de seguridad entregará un listado con los nombres, cédula, firma y placa de los empleados que estarán laborando los días del evento, este documento estará firmado por la Gerencia General La jefatura de seguridad realizará copia de las cámaras los días de los eventos para posibles eventualidades Según acuerdos establecidos comercialmente se realizará inventario de comidas y bebidas, para controles internos y comerciales. NUESTRA MISIÓN ES QUE TODOS LOS EVENTOS SE DESARROLLEN EN COMPLETA TRANQUILIDAD Y QUE LA PERCEPCIÓN DE SEGURIDAD DE TODOS LOS INTERVINIENTES EN EL EVENTO SEA SATISFACTORIA. 12