IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE LANBIDE

Transcripción

1 IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE LANBIDE PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 1. INTRODUCCIÓN LANBIDE, Servicio Vasco de Empleo, nace como organismo autónomo de carácter administrativo tras la aprobación de la Ley 3/2011, de 13 de octubre, ostentando personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar, con la aprobación de los presupuestos de la Comunidad Autónoma de Euskadi el uno de enero de 2010, derivado del acuerdo de traspaso de funciones y servicios a la Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de ejecución de la legislación laboral en el ámbito del trabajo, el empleo y la formación profesional para el empleo, aprobado mediante Real Decreto 1441/2010, de 5 de noviembre y por Decreto del Gobierno Vasco 289/2010, de 9 de noviembre. LANBIDE desde su creación ha estado desarrollando iniciativas tendentes a la definición y ejecución de los programas y servicios que contribuyan a lograr un empleo estable y de calidad que favorezca un mercado de trabajo inclusivo que coadyuve a la cohesión social y territorial. Para la correcta gestión de los programas y servicios ofrecidos por LANBIDE, es necesario que se impulsen métodos y herramientas que faciliten la eficacia, agilidad y flexibilidad. Del mismo modo es necesario que su gestión se base en procesos optimizados (tanto en lo referente a normalización como a simplificación de los mismos) sobre los que fundamentar los flujos de trabajo. Asimismo desde Lanbide la gestión y tramitación de procedimientos administrativos se implementa en un gestor corporativo de expedientes en todas las unidades del Servicio, que a su vez se integra con otras aplicaciones específicas de cada servicio así como con los servicios horizontales de la plataforma tecnológica de Lanbide. De esta forma se dispone de un repositorio de gestión de todos los procedimientos que permite analizar actividad, resultados, asignar recursos, identificar cuellos de botella, disponer de una visión única de los terceros con los que se relaciona y ofrecer una consulta del estado de sus expedientes. 2. ANTECEDENTES Para alcanzar dicho objetivo, a finales del año 2010 se procedió a la contratación de una plataforma tecnológica para la gestión y tramitación de expedientes administrativos de Lanbide en sus diferentes líneas y programas de ayuda, denominada FLEXIA. Sobre la aplicación FLEXIA, a lo largo del año 2011, Lanbide implantó y desplegó el registro general y el sistema de gestión de expedientes corporativo, que está siendo utilizado por toda la organización. 1

2 El sistema final se denomina REGEXLAN, como resultado final de lo que ofrece FLEXIA más las configuraciones, personalizaciones, parametrizaciones e integraciones en la plataforma tecnológica de Lanbide. Desde la puesta en funcionamiento del sistema se han realizado una serie de mejoras evolutivas sobre el núcleo de REGEXLAN demandadas por los requerimientos de tramitación de los diferentes programas de Lanbide. En el año 2012 se llevó a cabo un proyecto de mantenimiento, que incluía diversos trabajos relacionados con el gestor de expedientes, como implantación de mejoras generales, desarrollo de lógica de negocio específica de determinados procedimientos, implantación de diversas funcionalidades de integración con sistemas externos y las migraciones de las aplicaciones de Ejie P29 (creación de nuevas estructuras empresariales, renovación de plantillas en empresas, conciliación de la vida familiar y laboral) y S75 (creación y sostenimiento de empresas de inserción laboral). Durante la primera mitad del año 2013 se continuaron los trabajos llevados a cabo en el año 2012, realizando nuevas mejoras evolutivas y perfectivas, Desarrollos específicos para procedimientos (módulos de extensión, scripts, informes,..) y la finalización de los procesos de migración de P29 y S75. Por otro lado, en paralelo se ha avanzado en la implantación de nuevos procedimientos, se ha elaborado el MBT (Modelo Básico de Tramitación) de Lanbide y se ha definido un plan de digitalización de servicios siguiendo la normativa establecida en la Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA). 3. OBJETIVO, ALCANCE Y TAREAS DEL PROYECTO El Plan de digitalización de los servicios de Lanbide establece y planifica la prioridad y el alcance en la digitalización de los servicios que ofrece la organización. Esto afecta a los procedimientos que se gestionan en REGEXLAN. El objetivo principal del presente pliego es la implantación del plan de digitalización de expedientes de Lanbide, inicialmente con los procedimientos que se consideran prioritarios y cuyo objetivo es que puedan ofrecerse a través de la sede electrónica del Gobierno en las convocatorias que salgan publicadas en Posteriormente se implantarán más procedimientos, de acuerdo a las priorizaciones obtenidas en el plan de digitalización. Además de la implantación del plan de digitalización se deberán abordar otros trabajos que permitan la mejora y evolución del gestor de expedientes de Lanbide, REGEXLAN, relacionados con la implantación de las digitalizaciones de expedientes. En los siguientes apartados se describen los trabajos a realizar que son objeto del presente pliego. Integración con sistemas de e-administración (PLATEA) Digitalización de procedimientos incluidos en el plan de digitalización Trabajos de mantenimiento y evolución de REGEXLAN relacionados con la digitalización 2

3 Desarrollos específicos para procedimientos a digitalizar Desarrollos e integraciones con aplicativos corporativos de Lanbide 3.1. Integración con sistemas de e-administración (PLATEA) En los procesos de digitalización se contemplan integraciones con PLATEA, la plataforma de e- Administración del Gobierno Vasco, derivadas del Plan de Digitalización de expedientes. Los principales módulos que se deberán integrar en el proyecto son los siguientes: Publicación de información en Mis gestiones de euskadi.net Formularios de solicitud y aportación de documentos a través de euskadi.net Plataforma de firma electrónica Anotaciones en registro telemático Plataforma de notificaciones (postal) Plataforma de notificaciones (telemática) Gestor Documental (Dokusi) Es posible que durante los trabajos de integración surjan integraciones con otros módulos de PLATEA. Estas integraciones se definirán en la fase de análisis y diseño. La digitalización supone una serie de trabajos que afectan al gestor de expedientes de Lanbide: Determinar las posibilidades de uso de componentes de la infraestructura existente en la actualidad para la e-administración. Prever desarrollos nuevos o adaptaciones de los sistemas existentes, contemplando los estándares de Lanbide. Valorar las posibilidades de interoperabilidad entre Administraciones. Actualmente existe un condicionante para la realización completa de las integraciones entre aplicaciones de Lanbide y componentes de PLATEA: las redes de gobierno Vasco y Lanbide están separadas, por lo que las aplicaciones no tienen visibilidad directa entre ellas. Los servidores de ambas redes solo se comunican mediante los servicios publicados en el bus JASO, donde sólo existen una minoría de los servicios disponibles. Por lo tanto, el desarrollo de este trabajo estará condicionado por la evolución de los servicios disponibles en JASO o bien por la implementación de otras soluciones alternativas Digitalización de procedimientos incluidos en el plan de digitalización Dentro del plan de digitalización, se ha hecho una priorización de procedimientos. Se han seleccionado los más significativos para hacer la digitalización, de acuerdo a los siguientes criterios: Dirigidos a colectivos con capacidad de manejo de equipos informáticos y empresas Con previsión de continuidad al menos en 2014 y

4 Fomento del empleo Ayudas a la creación y sostenimiento de empresas de inserción: o CEI: Creación de empresas de inserción o SEI: sostenimiento de empresas de inserción UAAP: Unidades de apoyo a la actividad profesional CONCM: conciliación de la vida laboral y familiar CEEAD- Ayudas para la integración de personas discapacitadas en CEE - Adaptación barreras arquitectónicas CEEPI - Ayudas para la integración de personas discapacitadas en CEE - Proyectos de interés social CECS - Ayudas para la integración de personas discapacitadas en CEE - Subvención coste salarial Certificados de no rechazo de ofertas y servicios por el demandante Inserción Laboral Agencias de colocación o AUAC - Autorización o RENAC - Renovación autorización Formación Procedimiento general de inscripción y/o acreditación de Centros y/o Entidades de formación Abono de becas y ayudas para la asistencia a cursos de formación para el empleo Procedimiento de acreditación de competencias lingüísticas Servicio a empresas Ayudas destinadas a la contratación en prácticas de personas jóvenes desempleadas en centros de trabajo de empresas vascas situados en el exterior Empleo con Apoyo (Programa de Empleo con Apoyo para trabajadores y trabajadoras con discapacidad en medio ordinario de trabajo) Desarrollo local Procedimiento de gestión de ayudas para la dinamización de planes de empleo comarcal (PECOS) En total se estima la implantación de 18 procedimientos Trabajos de mantenimiento y evolución de REGEXLAN relacionados con la digitalización Para garantizar el correcto funcionamiento del producto, se realizarán los trabajos necesarios para la depuración y corrección de todas las incidencias que pudiesen detectarse en el sistema de gestión. Además, dentro de este apartado, se incluye un mantenimiento evolutivo que cubra el conjunto de incorporaciones, modificaciones y eliminaciones en el producto software necesarias o bien para cubrir la expansión o cambio en las necesidades de los usuarios o bien para ajustarse a 4

5 cambios en requisitos externos (normativos, legales,...) relacionados con el plan de digitalización a implantar Desarrollos específicos para procedimientos a digitalizar Durante la fase de digitalización de los procedimientos objeto del presente pliego, se identifican una serie de funcionalidades propias de la lógica de negocio de cada uno de dichos procedimientos, que se implantarán utilizando los módulos de extensión de Flexia, que permiten integrar desarrollos a medidas con el gestor de expedientes o bien mediante desarrollos específicos basados en los componentes definidos en el apartado de infraestructura tecnológica de este pliego. Estas funcionalidades deben desarrollarse a medida según las necesidades de cada procedimiento e integradas con el gestor de expedientes Desarrollos e integraciones con aplicativos corporativos de Lanbide En este momento están identificadas las siguientes integraciones: Integración con el sistema de autenticación unificado de usuarios corporativo de Lanbide. Todas las aplicaciones, y entre ellas REGEXLAN, deberán adaptarse a este sistema. Aumento del nivel de integración con persona física. Actualmente REGEXLAN está integrado con persona física en la búsqueda, pero no contempla el alta / modificación de personas físicas provisionales ni los cambios de identificador y procesos de agrupación que se producen en intermediación. Mayor nivel de integración con el módulo de gestión económica (gestor de pagos / reintegros) de Lanbide. Actualmente se ha desarrollado una integración de grado medio con el módulo de gestión económica, mediante llamadas a servicios Web de gestión de pagos y de gestión de reintegros. Está pendiente aumentar este nivel de integración y aplicarlo a los procedimientos que más requieran este tipo de integración (principalmente ayudas y subvenciones) 4. REQUERIMIENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO 4.1. Recursos El volumen máximo de recursos a contratar será de horas de trabajo para el mantenimiento evolutivo y perfectivo objeto del presente pliego. Esta bolsa de horas se gestionará durante el periodo de vigencia del contrato, a partir de reuniones con periodicidad mensual, en las cuales se irá estimando la carga de trabajo concreta a realizar en el siguiente periodo Equipo de trabajo El equipo de trabajo propuesto deberá estar compuesto por un interlocutor del contrato y un equipo de técnicos que dispongan de los conocimientos necesarios para desarrollar el conjunto 5

6 de tareas descritas anteriormente. Concretamente, deberán disponer de conocimientos y experiencia suficiente en las aplicaciones de gestión de expedientes y registro que componen FLEXIA. El contrato contempla la participación de 8 roles diferentes, que deberán cumplir la experiencia mínima que se indica: Grupo Perfil Dedicación Jefe de Proyecto 5% REGEXLAN Analista 15% Analista-programador 25% Arquitecto técnico PLATEA 5% PLATEA Analista PLATEA 20% Arquitecto técnico JBoss Seam 5% JBoss Seam Analista-programador JBoss Seam 25% Los porcentajes de dedicación mínimos deberán tenerse en cuenta tanto en la planificación y asignación de recursos presentado en la oferta técnica Organización, planificación y control Los trabajos se realizarán en las instalaciones del licitador, salvo aquellos que por su definición requieran una presencia física en LANBIDE, en cuyo caso el personal del licitador realizará los trabajos en las dependencias que LANBIDE habilite a tal efecto. Se debe detallar en la oferta el plan de trabajo para cada una de las fases del proyecto, que cuyos hitos serán de carácter mensual, y que concluirán con el plan anual propuesto al final de cada uno de los años naturales que abarca el proyecto. También se propondrán planes de trabajo, con un nivel de detalle razonable sin perder la perspectiva de que estos planes puedan sufrir variaciones porque LANBIDE pueda priorizar otros desarrollos respecto a los que ahora mismo se prevén o propongan. Asimismo, se designará un Comité de Dirección formado por miembros de LANBIDE y de la adjudicataria que colaboren en la verificación y evaluación las tareas bajo la supervisión del Director de Proyecto. Este reporte tendrá carácter mensual y se desglosarán por peticiones solicitadas, ejecutadas y estado. Se valorará positivamente el planteamiento de Acuerdos de Nivel de Servicio para las labores de mantenimiento así como de la disponibilidad de los sistemas de información de las aplicaciones objeto del pliego. 6

7 4.4. Infraestructura tecnológica Para satisfacer todos los requisitos funcionales actuales y futuros dentro del negocio de Lanbide de una manera homogénea y escalable en cuanto a tecnología se refiere, se ha definido la siguiente arquitectura lógica de desarrollo Java EE basada en las siguientes tecnologías: JSF con implementación RichFaces. JPA con implementación Hibernate. EJB3 en lógica de negocio. Planificación de procesos con Quartz. JBoss-Seam como Framework de integración y conversación. La infraestructura tecnológica actual de Lanbide está compuesta por productos Oracle como solución corporativa para servidores de aplicaciones y bases de datos. Actualmente los productos sobre los que se soportan los sistemas de información en Lanbide son: Oracle 11g (RAC). Oracle Weblogic Server 11g (Clúster de dos nodos). Active Directory. 7