Manual para el uso de la Plataforma de Asesoramiento OnLine de Secot

Transcripción

1 Manual para el uso de la Plataforma de Asesoramiento OnLine de Secot

2 INDICE DE CONTENIDOS 1. Cómo llegar a la Plataforma de Asesoramiento Online 1 2. Identificación para acceder a la Plataforma de Asesoramiento Online 3 3. Conociendo la Plataforma: la página e inicio 5 A. Barra superior de información 5 B. Información del Senior 9 B.1. Zona identificativa del Senior 9 B.2. Zona identificativa profesional 9 B.3. Zona identificativa como asesor online 9 B.4. Zona de registro de fotografía 9 B.5. Histórico de asesorías del Senior 13 C. Menú de opciones 14 C.1. Presentación 14 C.2. Solicitud de asesoramiento 14 C.3. Mi página de inicio 14 C.4. Gestión de asesoramiento 15 -Asesorías en situación de entrada 15 -Asesorías en situación de primer contacto 16 -Asesorías en situación de desarrollo 16 -Asesorías rechazadas 16 -Asesorías paradas 17 -Asesorías finalizadas 17 C.5. Base de datos de conocimiento 17 C.6. Documentación de Asesoramiento Empresarial 18 C.7. Sistema de Gestión de la Calidad 19 C.8. El Plan de Negocio 20 C.9. Información de conexión al sistema 20 C.10. Información de contacto Procedimiento de Asesorías OnLine: Cómo asesorar a través de la Herramienta? 22 Gestión de Asesorías. Descripción de Procesos Presentación e Instrucciones Datos Iniciales de la Asesoría Antecedentes Origen de la Asesoría Delegación-Asesores 26

3 3. Datos actualizados del Proyecto Solicitante de la Asesoría Proyecto Empresarial y Necesidades Datos de la Empresa Documentación aportada por el asesorado Asesoría OnLine Datos Generales Documentación General Documentos Adjuntos y de Trabajo Calendario Informes de la Asesoría Plan de Empresa Comunicación Directo Foro-Tablón de anuncios Índice de Contenidos Guía Rápida 53 Página de Inicio 53 Gestión de Asesorías 54 Cómo configurar la cuenta de correo electrónico de ASESOL 55 - Con Outlook Express 56 - Con Outlook 59

4 Manual para el uso de la Plataforma de Asesoramiento OnLine de Secot 1

5 1. Cómo llegar a la Plataforma de Asesoramiento OnLine Para acceder a la Plataforma de Asesoramiento OnLine nos tenemos que dirigir a la página web de Secot: (imagen 1) Imagen 1 Una vez en la página de Secot, tenemos que pinchar sobre el botón rojo de la casilla Te asesoramos que aparece en la parte superior de la web (imagen 2): Imagen 2 Tras esto, aparece en el ordenador la pantalla que conduce directamente a la Plataforma de Asesoramiento OnLine (imagen 3), alojada en la siguiente dirección: Imagen 3 Esta pantalla, visualizada por cualquier usuario de la plataforma (asesores y asesorados), se compone de los siguientes apartados: 1. Presentación: activando esta opción aparecerá en pantalla información sobre lo que es el asesoramiento on-line y a quién va dirigido. 2. Solicitud de asesoramiento, pinchando sobre esta opción se accede a la solicitud de asesoramiento que deben cumplimentar los asesorados solicitando a SECOT un asesoramiento. Junto a la solicitud aparece una breve información sobre la actividad de asesoramiento que puede realizar SECOT a emprendedores, PYMES y ONG s, junto con un mapa de España donde se localizan las diferentes delegaciones que tiene SECOT. El 2

6 mapa tiene una opción interactiva, ya que aproximando el cursor a las pequeñas S que aparecen en él, se accede a los datos de la delegación correspondiente. 3. Acceso a la zona interna. Esta opción, introduciendo el Usuario y la Contraseña que el sistema ha adjudicado a cada Senior cuando ha sido reclutado como Senior On-Line (imagen 4), abrirá paso a la zona interna de la Plataforma. imagen 4 Enlace para confirmar participación como Asesor OnLine Usuario: angelbue Contraseña: cccc Datos para configurar una cuenta de correo como Asesor OnLine Tras la recepción de este , el Senior debe confirmar su alta pinchando sobre el enlace que le aparece también en ese mismo correo electrónico (Confirmación de participación como Asesor OnLine). También deberá configurar su cuenta de correo con los datos que se incluyen en esta misma comunicación. Tras estas configuraciones, el Senior podrá acceder a la zona interna de la plataforma y podrá comenzar a asesorar online. 3

7 2. Identificación para acceder a la Plataforma de Asesoramiento OnLine imagen 5 Para acceder a la Plataforma de Asesoramiento OnLine el Senior ha de identificarse introduciendo su usuario y contraseña en la zona de acceso a la zona interna : angelbue cccc Imagen 6 Siguiendo con el ejemplo anteriormente planteado (Senior nº 000, Angel Bueno), el Usuario es angelbue y la Contraseña cccc, tal y como aparece en la imagen 5. Una vez que el Senior se ha identificado y pincha sobre la llave ( ), accede a la Zona Interna del Web de Asesoramiento Online de Secot (imagen 6). 4

8 3. Conociendo la Plataforma: la página de inicio A C B En la página de inicio de la Plataforma el asesor encontrará un gran abanico de posibilidades ya que en ésta se encuentra recogida toda la información del Senior, la presentación de la plataforma, el acceso a las solicitudes de asesoramiento que le hayan llegado, así como las herramientas de asesoramiento que están a disposición del asesor para llevar a cabo los procesos de asesoramiento. Para su estudio pormenorizado hemos dividido la página de inicio en tres zonas: A. Barra superior de información B. Información del Senior C. Menú de opciones 5

9 A. Usabilidad de los menús superiores: barra superior de información Este menú superior, que aparece en toda la plataforma online, está formado por los iconos que se detallan a continuación: Pinchando sobre este botón aparece o desaparece el menú izquierdo de la página inicial: Botón del Sistema de Ayuda. Te define los distintos procesos por los que pasará una asesoría en la Plataforma. Dichos procesos están diferenciados por diferentes colores. Pinchando sobre este icono el sistema abre la siguiente página: Al pinchar de nuevo sobre este icono la página vuelve a su apariencia habitual. 6

10 Botón de Reporte de errores y sugerencias. A través de este botón el Senior podrá enviar al Webmaster del sistema todos aquellos errores y/o sugerencias que se le planteen con la herramienta. Al pinchar sobre este botón aparece el siguiente cuadro: Si se pincha de nuevo sobre este icono la página vuelve a su apariencia habitual. Botón de acceso al correo electrónico del Asesor. Pinchando en este icono el Senior accede a su cuenta de correo electrónico de asesol (xxxxxx@secot.org.es). Para ello tiene que introducir su contraseña 1 en la zona que se indica: El asesor puede tener acceso a esta cuenta no sólo a través de Outlook, Eudora, etc, sino que también puede acceder a la misma entrando directamente en https: // 1 Contraseña que le fue detallada al Senior en el correo de Confirmación de Alta como Senior Asesor Online de Secot. Ver pág. 3 7

11 Línea identificativa del Usuario Registrado. Se trata de una compuesta del nombre del Socio, la categoría de Socio (Socio de Pleno Derecho) y el número de Socio del Senior. Botón de Panel de control del usuario. Pinchando sobre este botón se activa la zona de edición. Si en una página aparece este símbolo y existe la posibilidad de que existan documentos que sean editables (manipular, escribir, modificar, borrar, etc ), el usuario puede escribir sobre estos documentos. Botón para cerrar la sesión del usuario. Pinchando sobre este icono se cierra la sesión del usuario. El sistema te devuelve a la página inicial de la Plataforma. Botón de inicio. El usuario no cierra su sesión (ya que su nombre, categoría de socio y número aparecen en el menú superior) pero vuelve a la página inicial de la Plataforma. Botones para aumento o disminución de la letra de la web. Botón de impresión de los contenidos de la pantalla. Icono que indica que se trata de una conexión segura. 8

12 B. Información del Usuario B1 B4 B5 B2 B3 B1. Zona Identificativa del Senior. En ella se detalla el usuario, grupo de usuario 2, categoría de socio y la Delegación a la que pertenece. B2. Zona Identificativa Profesional. Zona en la que se señala brevemente el Curriculum Vitae del Socio, así como los datos de pertenencia en la Asociación (Delegación a la que pertenece, fecha de entrada, áreas en las que desea asesorar, etc ). B3. Zona Identificativa como Asesor OnLine. Se señala la categoría de socio online del Senior, fecha desde la que es asesor online, particular y posibilidad de incluir varios números de teléfono. B4. Zona de registro de fotografía La herramienta ofrece la posibilidad de personalizar esta página subiendo a la plataforma una imagen del asesor. Junto a la imagen aparece el nombre, categoría y número de socio del asesor. Cómo se modifica esta imagen? Por defecto, en este apartado tan sólo aparece la información de la que dispone el sistema, es decir, nombre, apellidos, categoría y número de socio de Secot del Asesor. 2 La Plataforma distingue distintos tipos de usuarios, según sean sus competencias dentro del sistema. 9

13 Pero la herramienta permite personalizar determinados aspectos tales como la publicación de una foto del Senior que aparecerá a la derecha de toda la información anteriormente detallada. Para publicar la imagen deseada, hay que pinchar en Cambiar. Al pinchar sobre ese enlace el sistema abre la siguiente ventana: Para publicar la imagen deseada tendríamos que pinchar sobre Seleccionar Imagen (1). Esta opción abre otra ventana (2) en la que el sistema permite examinar los archivos de nuestro ordenador, seleccionarlos y así subirlos a la carpeta de fotos del web. Para ello 10

14 seguimos los siguientes pasos: 1. Pinchamos en Examinar (3) para seleccionar la imagen de nuestro ordenador que deseamos subir al servidor de la Plataforma. Al pinchar en este botón tenemos la posibilidad de buscar la localización de la imagen en nuestros archivos. Nos dirigimos a su ubicación (en el ejemplo se encuentra en la carpeta de Mis Imágenes) y seleccionamos con el ratón el archivo deseado, tal y como se muestra en la siguiente imagen (4): 4 5 Pinchamos en Abrir (5) y tras esto en el botón Subir Archivo a la carpeta (FOTOS) del Web (6): 6 De este modo la foto se incluye automáticamente en el sistema (7) y tan sólo tenemos que pinchar sobre el icono de Guardar Cambios (8) para que la herramienta actualice este cambio y nuestra foto aparezca en la página de inicio del sistema (9). 11

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16 B5. Histórico de Asesorías del Senior En este apartado se puede ver la fecha y hora en la que el Senior entró por última vez a la plataforma. También se indican las asesorías en las que ha participado (desde la plataforma) y el estado en la que se encuentra cada una de ellas (en desarrollo, finalizadas, en entrada, etc ). Pinchando sobre cada grupo se accede a cada una de ellas: Incluir imagen en la que aparezca un ejemplo y otra imagen en la que se vea cómo acceder a las asesorías. 13

17 C. Menú de Opciones C1 C2 C3 C4 C5 C6 C1. PRESENTACIÓN Al pinchar sobre esta opción el sistema nos dirige a la página de presentación de la Plataforma de Asesoramiento Online en la que se describe en qué consiste la Plataforma, quiénes son los beneficiarios de la misma y quiénes son los artífices del asesoramiento: C7 C8 C9 C10 C2. SOLICITUD DE ASESORAMIENTO Al pinchar sobre esta opción el sistema nos dirige a la página en la que se aloja la ficha que debe rellenar el asesorado para remitir su petición de asesoramiento (pag 1-imagen3). 14

18 C3. MI PÁGINA DE INICIO Esta opción nos lleva directamente a la página en la que se resumen todos los datos del Senior (tan sólo es visible para el propio Senior, ningún usuario del sistema podrá ver los datos personales que contiene esta página). En ella encontramos: -la zona identificativa del senior -la zona identificativa profesional -la zona identificativa como asesor online -zona e registro de fotografía -zona en la que se recoge el histórico de las asesorías realizadas por el Senior C4. GESTIÓN ASESORAMIENTO. Gestión de Asesorías En este apartado el Senior tiene acceso a todas las asesorías en las que participa o ha participado. El sistema las diferencia según en la situación en la que se encuentren: - Entrada - Primer contacto - En desarrollo - Rechazadas - Parada - Fin A B C D E F A. Asesorías en situación de Entrada Se trata del buzón en el que se guardan todas las asesorías que van entrando y que están pendientes de aceptación por parte del Senior. Todas las asesorías que un Senior reciba en este buzón de entrada han sido dirigidas personalmente por el responsable de redireccionar asesorías; el distribuidor de la Delegación, teniendo en cuenta la formación y la experiencia del Senior al que destina la asesoría y las necesidades de asesoramiento de los solicitantes. 15

19 Pinchando sobre el botón de entrada (1) el sistema nos marca automáticamente las asesorías que guardadas en ese buzón (2) Para ver el listado de asesorías con el número de registro, fecha de entrada y apellidos y nombre del asesorado tan sólo hay que pinchar sobre el desplegable de la derecha. Para acceder a cualquiera de esas asesorías basta con pinchar sobre ella (4). Automáticamente se accederá a la asesorías. 4 B. Asesorías en situación de Primer Contacto En este apartado se encuentran las asesorías que ya han sido aceptadas por el Asesor, habiendo realizado el 1er. Contacto. La asesoría permanecerá en esta situación hasta que el asesorado acceda a la Plataforma de Asesoramiento Online, con el usuario y contraseña facilitado por el sistema 3. El Senior puede acceder a las asesorías almacenadas en Primer Contacto siguiendo los mismos pasos explicados en la sección anterior. C. Asesorías en situación de Desarrollo Las asesorías pasan automáticamente del estado 1er. Contacto a en desarrollo cuando el asesorado accede a la Plataforma de Asesoramiento Online, con el usuario y contraseña que le ha facilitado el sistema. El Senior puede acceder a las asesorías en desarrollo siguiendo los mismos pasos explicados en la sección dedicada a las Asesorías en situación de entrada. D. Asesorías Rechazadas En esta zona se almacenan las asesorías que, por distintos motivos (inadecuada a los fines de Secot, necesidades y/o requerimientos de la petición de asesoramiento, imprecisión en los términos del proyecto, falta de interés por parte del asesorado, ). 3 Cuando un asesorado pide asesoramiento a través de la Plataforma, recibe un correo electrónico automático generado por el sistema en el que se le informa del proceso de asesoramiento y se le incluye una contraseña y una clave de acceso. 16

20 El Senior puede acceder a las asesorías rechazadas siguiendo los mismos pasos explicados en la sección dedicada a las Asesorías en situación de entrada. E. Asesorías Paradas En este apartado se encuentran las asesorías que ya han sido detenidas temporalmente por parte del Senior. El Senior puede acceder a las asesorías paradas siguiendo los mismos pasos explicados en la sección dedicada a las Asesorías en situación de entrada. F. Asesorías Finalizadas Archivo digital de todas las asesorías finalizadas por parte del Senior. El Senior puede acceder a las asesorías finalizadas siguiendo los mismos pasos explicados en la sección dedicada a las Asesorías en situación de entrada. C5. BASE DE DATOS DE CONOCIMIENTO 1 bar 2 En este apartado el Senior puede navegar y buscar información existente en el Sistema. Su funcionamiento es muy similar al de un buscador de Internet: escribiendo en la barra de búsqueda la palabra deseada (1-ejemplo: bar) y pulsando sobre Buscar (2), aparece en la pantalla un listado con toda la información relativa a dicha búsqueda (3): 3 En el ejemplo se puede observar que el sistema ha encontrado la palabra bar en 384 asesorías y consultas; en 9 asesorías y en 33 solicitudes de asesoramiento Online. El Senior puede acceder a los listados de resultados con tan sólo pinchar sobre los enunciados en azul. 17

21 Este apartado cuenta con un sistema de ayuda en el que se indica al asesor cómo maximizar el motor de búsqueda de la base de datos. Esta ayuda se activa pulsando sobre el icono (4) : 4 Al pinchar sobre ese icono el Asesor accede al siguiente cuadro explicativo: Para desactivar la ayuda vasta con volver a pulsar sobre (4). 18

22 C6. DOCUMENTACIÓN DE ASESORAMIENTO EMPRESARIAL En este apartado el asesor puede encontrar documentos de consulta de gran utilidad a la hora de llevar a cabo un asesoramiento. Se trata de una recopilación estructurada en diferentes temas, que pretenden cubrir todos los aspectos de la Gestión de Asesoramiento. Asimismo el sistema permite a los Asesores incorporar nuevos documentos que, por su contenido, interés e información que aportan, puedan ser de utilidad para el resto de los Asesores OnLine de SECOT. 1 Para acceder a cualquier contenido hay que pinchar sobre el enlace en azul (1) que aparece a la derecha de cada documento. 19

23 C7. SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD En este apartado el asesor puede encontrar todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de SECOT. Para acceder a sus contenidos hay que pinchar sobre el enlace en azul (1) que aparece a la derecha de cada documento. 1 C8. EL PLAN DE NEGOCIO 20

24 C8. PLAN DE NEGOCIO En este apartado el asesor puede encontrar un modelo explicativo muy útil a la hora de elaborar un Plan de Negocio. Pinchando sobre cada uno de los apartados se accede a pantallas con contenidos detallados de lo que un emprendedor ha de valorar, analizar e incluir en su Plan de Negocio, ya que la elaboración de un Plan de Empresa exige una serie de recomendaciones mínimas que afectan a aspectos formales del mismo como vocabulario, estructura, contenido o la propia presentación del documento, de manera que se convierta en su principal objetivo: ser una carta de presentación de la empresa. No obstante, existe una gran libertad de acción dependiendo del propósito que persiga el plan del emprendedor, las personas a las que va dirigido, el sector y el tipo de actividad empresarial e incluso el lugar donde se llevará a cabo la actividad, por lo que esta guía conforma tan sólo un punto de partida para la elaboración del documento final, siendo de gran ayuda como complemento a los procesos de asesoramiento que se realicen a través del Sistema Online (puesto que, como se verá más adelante, estos documentos podrán ser adjuntados en las comunicaciones mantenidas con su asesorado). C9. INFORMACIÓN DE CONEXIÓN AL SISTEMA C10. INFORMACIÓN DE CONTACTO En esta zona el sistema nos indica los usuarios que están conectados al Sistema en el momento de la navegación. Cuadro con los datos de Contacto de Secot (dirección, teléfono y fax). 21

25 4. PROCEDIMIENTO DE ASESORÍAS ONLINE: Cómo asesorar a través de la herramienta? Para poder asesorar a través de la Plataforma es imprescindible ser Asesor Online. Tras recibir el de reclutamiento (v.pag. 2), el Senior deberá configurar su cuenta de correo electrónico y, con la contraseña y claves que le otorga el sistema, acceder a la Plataforma. Las asesorías le serán asignadas por un DISTRIBUIDOR (en cada Delegación existe uno). Cada petición de asesoramiento le será remitida por correo electrónico (a su cuenta de ASESOL): 22

26 Una vez dentro de la plataforma, el Senior debe dirigirse al menú de Gestión de Asesoramiento (1), a través del cual el sistema permite el acceso al localizador de asesorías (2) (ver Pág ). 1 2 Gestión de Asesorías. Descripción de Procesos 1. Presentación e Instrucciones:

27 Esta opción es el tutorial de la herramienta de asesoramiento, en donde se presentan las distintas opciones a las que puede acceder el asesor a la hora de llevar a cabo una asesoría. Detalla y posibilita el acceso todas las partes en azul son vínculos a las secciones a las que se hace referencia- a las distintas partes en las que se compone esta parte de la herramienta (consulta de los datos del asesorado, sus necesidades de asesoramiento, datos actualizados del proyecto así como las acciones propias de la Asesoría Online). 2. Datos iniciales Asesoría: 2.1. Antecedentes: El asesor accede a la información básica de la asesoría. Esta pantalla recoge, esquemáticamente, los datos relativos al proyecto: Nombre, apellidos del asesorado y código de asesoría (1) otorgado 24

28 automáticamente por el sistema; situación en la que se encuentra la asesoría 4 (2). El resto de la ficha (3) hace referencia a los datos de solicitud, asignación de delegación, aceptación de la asesoría por parte de algún Asesor y la fecha en la que se realiza el primer contacto entre asesor y asesorado Origen Asesoría: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Indica la Delegación a la que Servicios Generales (receptor de todas las peticiones de asesoramiento) ha enviado el proyecto. En principio las solicitudes son remitidas a la Delegación que corresponda según la provincia donde resida la persona que realiza la petición de asesoramiento para facilitar, si fuera necesario, posibles entrevistas personales entre asesor y asesorado. (4) Datos de contacto del asesorado (domicilio, teléfono/s y correo electrónico) 6 4 Ver página 15: C4. Gestión Asesoramiento. Gestión de Asesorías. 25

29 (5) Descripción del Proyecto Empresarial y Necesidades de Asesoramiento señaladas por el asesorado al realizar la petición a través de la herramienta. Esta es la información que el asesorado completa en el formulario de la web de Secot 5. (6) Observaciones e incidencias tramitación 2.3. Delegación - Asesores: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Datos de contacto de la Delegación que atiende la asesoría (4) Asesor/es implicados en la asesoría 5 Ver página 2, imagen 3 26

30 3. Datos actualizados del Proyecto: 3.1. Solicitante de la Asesoría: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Datos de contacto del Asesorado (nombre, apellidos, nif, edad, nacionalidad, fecha de la primera asesoría, dirección de contacto, teléfono/s y correo electrónico. (4) Icono de edición de la información. A través de este icono, el asesor puede modificar la información que aparece en pantalla. Al pinchar sobre el icono (4) aparece toda la información (3) en modo editable, de manera que el Asesor puede modificar todos los datos sobre la plantilla que aparece en pantalla y que en el ejemplo aparece en color azul ( ). Importante: Para que estos cambios se guarden correctamente, hay que grabar los nuevos datos pinchando sobre el icono (5). 27

31 5 Una vez guardados estos datos, aparece el siguiente mensaje que nos indica que la ficha se ha guardado con las modificaciones realizadas (para completar la acción hay que pinchar sobre el botón de aceptar). 28

32 3.2. Proyecto Empresarial y Necesidades: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Información relativa al Proyecto Empresarial y Necesidades de Asesoramiento del asesorado. (4) Número de participantes en la asesoría: el Asesor puede indicar el número de sujetos que participan en el proceso de asesoramiento. (5) Icono de edición de la información. A través de este icono, el asesor puede modificar la información que aparece en pantalla. Al pinchar sobre el mismo (5), aparece toda la información en modo editable, de manera que el Asesor puede modificar todos los datos sobre la plantilla que aparece en pantalla (imagen página 30). Importante: Para que estos cambios se guarden correctamente, hay que grabar los nuevos datos pinchando sobre el icono (6). (del mismo modo que se explicó en la página 28). 29

33 6 Una vez guardados estos datos, aparece el siguiente mensaje que nos indica que la ficha se ha guardado con las modificaciones realizadas (para completar la acción hay que pinchar sobre el botón de aceptar). 30

34 3.3. Datos de la Empresa: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Información relativa a la empresa a la que hace referencia la asesoría. (4) Icono de edición de la información. A través de este icono, el asesor puede modificar la información que aparece en pantalla. Al pinchar sobre el mismo (4), aparece toda la información en modo editable, de manera que el Asesor puede modificar todos los datos sobre la plantilla que aparece en pantalla (imagen página 30). Importante: Para que estos cambios se guarden correctamente, hay que grabar los nuevos datos pinchando sobre el icono (5). (del mismo modo que se explicó en la página 28). 31

35 Imagen 4: 5 Una vez guardados estos datos, aparece de nuevo el mensaje que nos indica que la ficha se ha guardado con las modificaciones realizadas (para completar la acción hay que pinchar sobre el botón de aceptar). 32

36 3.4. Documentación aportada por el asesorado: (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Enlace de acceso a la Plataforma de Envío de Documentos. El sistema permite tanto al asesorado como al asesor la posibilidad de enviar archivos. Al pinchar sobre (3) la herramienta abre una ventana (4) en la que pinchando sobre el clip (5) el sistema abre el motor de búsqueda de archivos (6). Al pinchar sobre (7) botón de examinar- tendremos acceso a los documentos guardados en nuestro ordenador. Tan sólo tendremos que dirigirnos al archivo que deseemos adjuntar, seleccionarlo (8) -para ello hay que pinchar sobre el archivo y hacer clic sobre abrir Tras la selección aparece un mensaje (9) en el que el sistema te pide que se Acepte o se Rechace el envío. 33

37 9 10 En este punto todavía podemos elegir entre guardar el documento (pinchando en aceptar) o rechazar el envío del documento (pinchando sobre cancelar). Si el usuario pincha sobre Aceptar, el documento aparece en la zona destinada a su publicación. En este paso el documento todavía no se ha grabado, ya que la herramienta pide al usuario que seleccione entre Guardar o Rechazar (10) el archivo. En cualquiera de las dos opciones el sistema nos dirige a una pantalla en la que aparece publicado el archivo que hemos seleccionado (11). Cuando el archivo ya está publicado, la herramienta nos permite eliminarlo (12) o modificar/editar el título del documento (13) Si deseamos eliminarlo y pinchamos sobre el icono (12), aparecerá en nuestra pantalla una ventana de aviso en la que nos vuelve a preguntar si queremos borrar dicho archivo (14). En caso afirmativo pincharemos sobre Aceptar; si no deseamos eliminar el documento, pincharemos sobre Cancelar; al cancelar aparece otra ventana (15) que te avisa de la acción efectuada (en este caso, cancelar el borrado del archivo) sobre la que pincharemos en Aceptar

38 Si queremos modificar/editar el título del documento (13) pinchamos sobre el icono 16 editable y el sistema nos abre una ventana en la que podemos modificar el nombre del archivo (16). Para guardar los cambios pinchamos sobre el botón de Guardar y el archivo quedará publicado en la sección de Documentación con el nuevo nombre. 35

39 4. Asesoría OnLine: 4.1. Datos Generales: En este apartado el asesor puede ver las características de la asesoría (1), las fechas en la que entró (2), cuándo se realizó el primer contacto y la fecha de finalización. Asimismo también puede rechazar (3), detener o finalizar (4) la asesoría. También se incluyen las acciones a llevar a cabo para la elaboración del Plan de Empresa (6) y es posible escribir un informe inicial (7) del asesor al asesorado

40 Desde esta página el asesor puede actualizar los Datos Generales de la Asesoría. Desde ella podrá: Reasignar las características de la asesoría (Tipo, Sector y Objetivos) Añadir o Eliminar Aspectos del Plan de Empresa Reasignación de Asesores Actualizar los claves de Acceso al Web del Asesorado Asignar documentación de Apoyo a la asesoría Adjuntar Archivos propios del asesor a la Asesoría Para actualizar todos esos datos debemos activar el modo edición de la Plataforma pinchando sobre el icono de Actualizar datos Generales Asesoría (8). Al activar el modo edición toda la información que aparece en la pantalla es editable (Características de la Asesoría, Acciones a llevar a cabo en el Plan de Empresa/Asesoramiento, Seniors/Asesores Participantes, Claves de Acceso al Asesoramiento OnLine, Documentación de Apoyo a la Asesoría y Documentos Adjuntos). Para acceder a los contenidos que podemos modificar en cada una de las categorías basta con que pinchemos sobre la flecha azul que aparece a la derecha de cada título (9) y el sistema nos abre las opciones modificables en cada apartado (10)

41 A B C Imagen 10: El Asesor puede configurar desde esta pantalla los datos generales que conforman la asesoría. A. Puede elegir entre Asesoría, Consulta o Tutoría B. Puede seleccionar el Sector de Actividad: D E 11 H G F C. El usuario también puede marcar la finalidad de la asesoría (objetivos de asesoramiento) entre las opciones que nos aporta la herramienta. D. Es posible señalar las acciones que se estiman necesarias para elaborar el Plan de Empresa. E. El asesor también puede modificar los Seniors y/o Asesores participantes. Pinchando sobre cada categoría nos aparece el nombre de los Seniors existentes en cada caso y es posible seleccionarlos o deseleccionarlos. F. El sistema también permite la modificación de las claves de acceso del asesorado. Para cambiarlas se debe escribir el nuevo usuario y la contraseña y pinchar sobre Verificar (11). En ese momento el sistema comprobará si esa clave y contraseña de acceso está libre y puede ser utilizada. 38

42 G. El asesor puede incluir en este apartado documentos que ayuden al asesorado en el proceso de asesoría. Estos documentos están incluidos en la Base de datos de la herramienta y configurar una documentación básica para la elaboración de un Plan de Empresa, una guía rápida sobre formas jurídicas de constitución y los trámites a seguir para constituirlas, estatutos tipo de las sociedades, contratación laboral, obligaciones con la seguridad social, fiscales y con Hacienda, legislación básica y patentes y marcas. 12 Para seleccionar y que posteriormente aparezca publicado un documento 13 en esta zona de manera que sea accesible para el asesorado- hay que pulsar sobre la opción destacada por la herramienta como [+] Pulse para seleccionar documentación de apoyo (12). En ese momento aparecen los distintos ámbitos/temas sobre los que existe documentación (13). Para acceder a los contenidos disponibles, el usuario ha de pinchar sobre cada título y seleccionar los temas que desee que el asesorado pueda consultar. Por ejemplo, nuestro asesor desea que su asesorado pueda acceder a determinados documentos de apoyo que existan sobre las Fases del Plan de Empresa, y más concretamente sobre lo que le podamos aportar en relación al Desarrollo del Plan de Negocio (14), Obligaciones con Hacienda (Nuevo Plan General Contable) (15) y Patentes y Marcas (Nombres Comerciales) (16): 14 39

43 15 16 Una vez seleccionados los contenidos que deseamos publicar (tal y como se muestra en 14, 15 y 16), pinchamos sobre Guardar Cambios (17) 6, aceptamos la publicación (18) y los documentos aparecerán publicados como archivos de apoyo para el asesorado (19): H. También es posible publicar algún documento relevante para el asesorado sin que dicho documento se encuentre en la base de datos de la herramienta. El sistema permite adjuntar toda clase de ficheros de manera que permanezcan en este apartado y estén al alcance del asesorado. El sistema de publicación es el mismo que el de la Plataforma de Envío de Documentos al Asesorado (páginas 33-35). 6 Ver página 38 40

44 4.2. Documentación General: En esta zona tanto el asesor como el asesorado pueden acceder a los documentos publicados en el apartado anterior (Datos Generales Documentación de Apoyo a la Asesoría: pag ) Documentos Adjuntos y de Trabajo Esta plataforma puede ser usada por el asesorado y por el asesor para almacenar en el servidor los documentos de trabajo que se podrán usar a lo largo del proceso. Para adjuntar documentos en esta zona se ha de proceder de la misma manera que en la zona de Documentación Aportada por el Asesorado (página 33-35): 41

45 (1) Nombre y apellidos del asesorado, además del Código de Asesoría del Proyecto. (2) Situación en la que se encuentra la asesoría 4 (3) Enlace de acceso a la Plataforma de Envío de Documentos. El sistema permite tanto al asesorado como al asesor la posibilidad de publicar archivos. Al pinchar sobre (3) la herramienta abre una ventana (4) en la que pinchando sobre el clip (5) el sistema abre el motor de búsqueda de archivos (6). Al pinchar sobre (7) botón de examinar- tendremos acceso a los documentos guardados en nuestro ordenador. Tan sólo tendremos que dirigirnos al archivo que deseemos adjuntar, seleccionarlo (8) -para ello hay que pinchar sobre el archivo y hacer clic sobre abrir Tras la selección aparece un mensaje (9) en el que el sistema te pide que se Acepte o se Rechace el envío. 9 En este punto todavía podemos elegir entre guardar el documento (pinchando en aceptar) o rechazar el envío del documento (pinchando sobre cancelar). Si el usuario pincha sobre Aceptar, el documento aparece en la zona destinada a su publicación. En este paso el documento todavía no se ha grabado, ya que la herramienta pide al usuario que seleccione entre Guardar o Rechazar (10) el archivo. 10 En cualquiera de las dos opciones el sistema nos dirige a una pantalla en la que aparece publicado el archivo que hemos seleccionado (11). Cuando el archivo ya está publicado, la herramienta nos permite eliminarlo (12) o modificar/editar el título del documento (13). 42

46 Si deseamos eliminarlo y pinchamos sobre el icono (12), aparecerá en nuestra pantalla una ventana de aviso en la que nos vuelve a preguntar si queremos borrar dicho archivo (14). En caso afirmativo pincharemos sobre Aceptar; si no deseamos eliminar el documento, pincharemos sobre Cancelar; al cancelar aparece otra ventana (15) que te avisa de la acción efectuada (en este caso, cancelar el borrado del archivo) sobre la que pincharemos en Aceptar Si queremos modificar/editar el título del documento (13) pinchamos sobre el icono editable y el sistema nos abre una ventana en la que podemos modificar el nombre del archivo (16). Para guardar los cambios pinchamos sobre el botón de Guardar y el archivo quedará publicado en la sección de Documentación con el nuevo nombre (en este caso se ha cambiado de 01 captiulo 1 a 10- presupuesto cd en duplica.es ). Para guardar todos los cambios y que el documento se quede publicado hay que pinchar sobre Guardar Cambios (17)

47 4.4. Calendario En esta parte de la herramienta se exponen las distintas fechas en las que asesor y asesorado han mantenido contacto desde el momento del envío de la solicitud por parte del asesorado y de la aceptación por parte del asesor Informes de la Asesoría En este apartado de la herramienta, tenemos acceso a todos los informes (información, documentos adjuntos, etc. ) que componen la Asesoría que se está realizando. Para acceder a los distintos apartados basta con ir explorando la página hasta llegar al final de la misma o pinchando sobre las distintas opciones que componen el informe de Asesoría (1): Antecedentes, Asesoría, Asesorado, Informe Asesor y Plan Empresa. 44

48 1 PARTES DE LAS QUE SE COMPONE EL INFORME DE LA ASESORÍA (1): Antecedentes de la Asesoría Datos de la Asesoría Datos del Asesorado Documentación de Apoyo a la Asesoría Informe final del asesor Informe Plan de Empresa 45

49 Antecedentes de la asesoría: Se recogen en este apartado datos referentes a la solicitud, asignación de la misma a una Delegación, asignación a los asesores y datos relativos al primer contacto y fecha en la que el asesorado contactó con los asesores a través de la herramienta, así como la situación en la que se encuentra el proceso de asesoramiento 7. Datos de la Asesoría: En este apartado se muestran los datos relativos al proyecto empresarial, necesidades de asesoramiento, características de la asesoría (delegación a la que se ha asignado, sector en el que se enmarca el proyecto, etc.), objetivos y participantes de la asesoría, así como fechas claves en las que se han realizado los contactos (entrada de la asesoría, fecha del primer contacto, fecha de finalización, etc.), partes en las que se compone el plan de empresa realizado por el asesorado, así como los documentos que el asesor y asesorado han compartido (en el ejemplo que nos ocupa hay dos archivos sobre el Plan de Negocio: Interrogantes a resolver con el Plan de Negocio y Modelo de Plan de Empresa, y un documento adjunto relativo a un presupuesto: 10-presupuesto cd en duplica.es). 7 Una asesoría puede encontrarse en 6 situaciones: Entrada, Primer Contacto, En Desarrollo, Rechazadas, Parada y Fin. Ver página

50 Datos del Asesorado: En este apartado se muestran todos los datos del Asesorado; nombre, apellidos, dirección, teléfono, , fecha de nacimiento y los datos de la Empresa: denominación, CIF, dirección de la empresa, etc. Documentación de apoyo a la asesoría Apartado en el que aparecen los documentos de apoyo a la Asesoría (documentos facilitados por el asesor al asesorado), en el ejemplo se trata de un archivo word titulado plan de empresa. Informe Final Asesor En estos dos apartados se recogen todos los contenidos relativos al proyecto de asesoramiento: Introducción, Descripción del Producto, Estructura del Mercado, Organización y Recursos Humanos, Estudio Económico-Financiero, etc y asimismo se incluye un apartado en el que el senior expone la viabilidad comercial, técnica y económica del proyecto. 47

51 Informe Plan de Empresa En el Plan de Empresa aparecen los datos aportados por el asesorado sobre los aspectos que le hayan parecido de interés; en nuestro caso el asesorado ha ido rellenando los apartados relativos a Descripción de la empresa, Organización y Recursos Humanos, Estudio Económico Financiero, Estructura Legal y Resumen Ejecutivo. 48

52 5. Plan de Empresa: 1 2 Zona en la que el asesor puede hacer todos los comentarios y/o recomendaciones que estime oportunas, y que serán las reflejadas en el apartado INFORMES DE LA ASESORÍA (v. pág. 47). Los aspectos sobre los que se desarrolla el Plan de Empresa y por tanto, sobre los que el asesor puede realizar recomendaciones al asesorado van desde la introducción al resumen ejecutivo del Plan (2). Para activar el modo de edición en estos apartados hay que pinchar sobre el icono Actualizar ficha del Plan (1), de manera que el sistema permite escribir sobre las zonas que componen el Plan de Empresa (3): 49

53 Imagen 3: 7 En este caso concretamente la imagen nos muestra la posibilidad de edición en la zona de la Introducción del Plan de Empresa y el Informe de Asesoría con sus Conclusiones y Recomendaciones El asesor podrá escribir todo aquello que estime preciso en la zona editable (4) y (5) la cual es un editor de texto similar al Word en sus funciones: negrita, cursiva, subrayado, cortar y pegar, etc )- y para guardar los cambios deberá pinchar sobre el botón Guardar Cambios (6). Cada zona que compone el Plan de Empresa tiene su propia zona editable y por tanto independiente, de manera que una vez que el usuario haya escrito realizado los cambios oportunos en cada zona deberá presionar sobre el botón Guardar Cambios (6) de la zona editable en la que esté operando en ese momento; el sistema por defecto puede presentar la zona en blanco (como es el caso de la zona 4 )o con un texto guía que será de gran ayuda al asesor para complementar su contenido (zona 5). Para finalizar, y para que los contenidos se queden perfectamente publicados el usuario deberá confirmar que desea guardar cambios pinchando sobre el icono (7). 6 50

54 6. Comunicación Directo El usuario (tanto el asesor como el asesorado) podrá utilizar este servicio de la plataforma para enviar y recibir correos electrónicos de manera directa en el transcurso del asesoramiento. 1 2 Por defecto el sistema selecciona a todos los participantes (todos los asesorados y asesores que estén involucrados en el proceso de asesoramiento)(1); el usuario deberá seleccionar y/o deseleccionar a aquellos destinatarios a los que quiera o no quiera enviar el mensaje. Además el sistema permite que todos los mensajes que se realicen a través de la Plataforma de Asesoramiento OnLine, puedan permanecer publicados en la zona denominada Tablón de Anuncios. Si el usuario no desea que su mensaje quede almacenado en esa zona deberá deseleccionar la opción en la que se indica Incluir el mensaje al Foro de la Asesoría /Tablón de Anuncios (2). 51

55 6.2. Foro Tablón de Anuncios Espacio destinado en el que se publican las comunicaciones mantenidas entre el asesor y asesorado a través del correo electrónico facilitado por la plataforma (v. Pág. 51). 52

56 7. Índice de contenidos. Guía Rápida. Página Inicio Presentación Pág Solicitud de Asesoramiento Pág Botón control menú izquierdo Pág Botón del Sistema de Ayuda Pág Botón reporte errores y sugerencias Pág Botón acceso correo electrónico asesol Pág Línea identificativa usuario registrado Pág Botón para cerrar la sesión del usuario Pág Botón de inicio Pág Botones para aumento o disminución letra Pág Botón de impresión Pág Icono de conexión segura Pág Mi Página de Inicio Pág Gestión de Asesoramiento Pág Base de Datos Conocimiento Pág Documentación Asesoramiento Empresarial Pág Sistema Gestión de la Calidad Pág Plan de Negocio Pág Información conexión de contacto Pág Datos de contacto de Secot Pág Texto de Bienvenida Pág Datos Usuario Pág Datos Asesor OnLine Pág Usuario Registrado. Foto Pág Histórico de Asesorías del Usuario Pág. 9 53

57 Gestión de Asesorías

58 26. Asesorías en situación de entrada Pág Asesorías en 1er. contacto Pág Asesorías en Desarrollo Pág Asesorías Rechazadas Pág Asesorías Paradas Pág Asesorías Finalizadas Pág Presentación e Instrucciones Pág Antecedentes Pág Origen Asesoría Pág Delegación Asesores Pág Solicitante de la Asesoría Pág Proyecto Empresarial y Necesidades Pág Datos de la Empresa Pág Documentación aportada Asesorado Pág Datos Generales Pág Documentación General Pág Documentos Adjuntos y de Trabajo Pág Calendario Pág Informes de la Asesoría Pág Plan de Empresa Pág Directo Pág Foro Tablón de Anuncios Pág. 52 Cómo configurar la cuenta de correo electrónico de ASESOL Como Asesores OnLine nuestros Seniors adscritos a la iniciativa de Asesoramiento OnLine tienen acceso a una cuenta de correo electrónico Dicha cuenta ha de ser configurada personalmente por el mismo Senior con los datos aportados por el sistema y que son enviados al usuario por correo electrónico (v. pág. 3 e imagen inferior). En dicho correo el sistema facilita: 1. Confirmación para la aceptación como Senior Asesor OnLine 2. Usuario y Contraseña para acceso a la Plataforma 3. Datos para la configuración de la Cuenta de Correo (Usuario POP3, Contraseña, Servidor Pop3 y Servidor SMTP). 1. Enlace para confirmar participación como Asesor OnLine 2. Usuario y contraseña acceso Datos para configurar una cuenta de correo como Asesor OnLine 55

59 Para definir esta cuenta de correo electrónico el usuario debe dirigirse a su programa de correo preferido (Outlook, Outlook Express, Eudora, etc ) e introducir los siguientes datos que configuran la cuenta de correo: - Con Outlook Express: Pasos a seguir: Abrir Outlook Express Pichar sobre Herramientas (1) y Cuentas (2): 1 2 En la ventana cuentas pinchar sobre Agregar (3) y tras esto sobre Correo (4)

60 Tras esto tan sólo hay que seguir los pasos que el mismo programa va indicando: En la primera pantalla que aparece el usuario ha de indicar el nombre con el que desea que aparezca su en el campo De cuando envíe un . En nuestro ejemplo el usuario quiere que apareza Angel Bueno. La pantalla siguiente pide al usuario que introduzca la dirección de correo electrónico. Siguiendo nuestro ejemplo el usuario Angel Bueno tiene la siguiente cuenta de correo: secot.org.es Tras esto el programa pide información sobre el servidor de Correo entrante y saliente. El usuario deberá rellenar estos campos tal y como aparece en la imagen. 57

61 El siguiente paso consiste en rellenar el Nombre de la Cuenta y la Contraseña (datos que se encuentran en el que el sistema envia al usuario; se trata del usuario y contraseña respectivamente). El resto de los apartados deben permanecer como aparecen en la imagen. Tras este paso y pinchar sobre Siguiente aparece la última ventana del proceso de configuración en el que se indica al usuario que toda la información es correcta, por lo que tan sólo ha de pinchar sobre Finalizar para guardar la configuración: 58

62 - Con Outlook: Pasos a seguir: Abrir Outlook Pichar sobre Herramientas (1) y Cuentas de correo electrónico (2): 1 2 La siguiente ventana pide que se seleccione una acción; vamos a seleccionar Agregar una nueva cuenta de correo electrónico, y pinchamos sobre siguiente tal y como aparece en la imagen inferior: 59

63 Tras esto el programa nos pide que seleccionemos el tipo de servidor con el que trabajará la nueva cuenta de correo electrónico. El usuario seleccionará POP3, tal y como aparece en la imagen: En la siguiente pantalla el usuario ha de completar los datos que pide el programa (Información sobre el usuario, de inicio de sesión y del servidor). Toda esta información aparece detallada en el que el sistema envía al usuario Su nombre: es el nombre que el usuario quiere que aparezca cuando envíe un correo electrónico. 60

64 2. Dirección de correo electrónico: se compone de: usuario + secot.org.es según el ejemplo: angelbue@secot.org.es 3. Nombre de usuario: información detallada en el mail que el sistema envía al usuario. En el ejemplo que nos ocupa: angelbue.secot 4. Contraseña: información detallada en el que el sistema envía al usuario. En el ejemplo se trata de cccc, pero al escribirla el propio programa de Outlook, por seguridad, cifra su contenido, apareciendo por tanto asteriscos (como los de la imagen). 5. Se recomienda activar la opción de recordar contraseña. 6. Servidor de correo entrante (POP3): incluir el indicado en el mail. Siempre va a ser el que aparece en la imagen (mail.secot.org.es) 7. Servidor de correo saliente (SMTP): incluir el indicado en el mail. Siempre va a ser el que aparece en la imagen (mail.secot.org.es) Una vez completados estos datos (y pinchando sobre siguiente ), nos aparece la última pantalla de configuración, en la que el sistema nos felicita por haber creado correctamente una nueva cuenta de correo electrónico: 61