Editada por el Centro de Información y Gestión Tecnológica. CIGET Pinar del Río Vol. 14, No.4 octubre diciembre, 2012

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1 Editada por el Centro de Información y Gestión Tecnológica. CIGET Pinar del Río Vol. 14, No.4 octubre diciembre, 2012 ARTÍCULO ORIGINAL Sistema Automatizado para calcular los Flujos de Efectivo en las Empresas Automated system to calculate the cash flow in the enterprises Liana Padrón-Carmona 1, Liliana Brito-Pérez 2, Yaima Martínez-Caballero 3 Universidad de Pinar del Río Hermanos Saíz Montes de Oca, Departamento de Economía Global. Calle Martí 270 final, Pinar del Río, Cuba. Teléfono del Departamento: Master en Nuevas Tecnologías aplicadas a la Educación, Profesora Asistente lcarmona@sum.upr.edu.cu 2 Licenciada en Economía, Profesora Instructora del Departamento de Economía Global. Universidad de Pinar del Río. lbrito@eco.upr.edu.cu 3 Licenciada en Economía, Profesora Instructora yaima@eco.upr.edu.cu RESUMEN Los Flujos de Efectivo constituyen actualmente una herramienta indispensable como apoyo para la toma de decisiones en las empresas. La información relacionada con los Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo, así como sus necesidades de liquidez. No obstante a eso en la mayoría de las empresas durante una investigación realizada sobre el 380

2 nivel de empleo del cálculo de los Flujos de Efectivos como herramienta de análisis se pudo comprobar que éstas necesitan de instrumentos que faciliten el cálculo de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado extensas para aquellas entidades que manejan un volumen considerable de información y en los casos en los que se calculan lo hacen de forma incompleta, no garantizando con ello un análisis correcto al no realizar dicho cálculo por los tres niveles de actividades que se requieren. Para dar respuesta e esta situación se decidió desarrollar un Sistema Automatizado (CaFlujEf) capaz de realizar el cálculo de los Flujos de Efectivo por niveles de actividades en las empresas en el período deseado. El Sistema se desarrolló con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, utilizando como entorno de desarrollo el brindado por MSAccess, gestor empleado también para implementar la Base de Datos diseñada. Palabras Clave: flujo de efectivo, empresa, software, toma de decisiones, liquidez, operación, inversión, financiamiento, metodología. ABSTRACT The Flows of Cash constitute an indispensable tool at the moment as support for the taking of decisions in the companies. The information related with the Flows of Cash is useful because it gives to the users of the States Financiers information to evaluate the capacity that has the entity to generate effective, as well as its necessities of liquidity. Nevertheless to that in most of the companies could be proven that these need of tools that facilitate the calculation of the Flows of Effective, because their operations are complex and too extensive for those entities that manage a considerable volume of information and in the cases in those that are calculated the they make in an incomplete way, not guaranteeing with it a correct analysis when not carrying out this calculation for the three levels of activities that are required. To give answer and this situation decided to develop an Automated System (CaFlujEf) able to carry out the calculation of the Flows of Effective for levels of activities in the companies in the wanted period. The System was developed with the Visual Basic for Applications language, using like development environment the one toasted by MSAccess, agent also used to implement the designed database. Key words: cash flow, enterprise, software, decision making, liquidity, operating, investing, financing, methodology 381

3 INTRODUCCIÓN Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que no requiera conocer cómo anda la situación financiera de la empresa, es decir si la misma cuenta con dinero líquido para hacerle frente a determinada obligación. Constantemente las empresas están moviendo efectivo. Diariamente, la empresa cobra y paga por lo que siempre está necesitando conocer su disponibilidad; a cuánto asciende la misma para hacer un pago?, cuánto le va ha entrar por determinado cobro?, cuánto tiene que desembolsar mañana?, esas y muchas preguntas son el quehacer diario y la constante preocupación en cualquiera de ellas. El término Flujos de Efectivo se refiere a las corrientes de efectivo que se producen, motivado por los movimientos de entradas y salidas de dinero relacionados con un determinado período de tiempo. En síntesis, el propósito básico de un Estado de Flujos de Efectivo es el de proporcionar información sobre los ingresos y pagos de efectivo de una entidad durante un período contable, además de aportar datos sobre todas las actividades de inversión y de financiamiento de la empresa en un período determinado. En nuestro país se le exige a todas las entidades la presentación de un Estado de Flujos de Efectivo, lo cual está respaldado por la Norma Cubana de Contabilidad No.2: Estado de Flujo de Efectivo. Sin embargo en la mayoría de los casos este estado financiero no se confecciona correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que brinda la información que en él se recoge como apoyo para la toma de decisiones empresariales, además durante el trabajo realizado con varias empresas sobre el tema en cuestión se pudo comprobar que éstas necesitan de herramientas que faciliten el cálculo de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado extensas para aquellas entidades que manejan un amplio volumen de información, dándose el caso de muchas organizaciones en las que se utilizan documentos digitales elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel que carecían de una clasificación previa de la información primaria que se requiere para dicho cálculo según la Metodología propuesta. Ante esta problemática se propuso como solución el desarrollo de un Sistema Automatizado (CaFlujEf) capaz de gestionar una Base de Datos que recoja la información necesaria para llevar a cabo el Cálculo del Estado de Flujos de Efectivo en cualquier organización, además de cumplir este Sistema con los requerimientos de los usuarios. 382

4 MATERIALES Y MÉTODOS Para la realización de este trabajo se aplicó como Método Empírico la Encuesta y como una de sus técnicas la Entrevista para aplicar el diagnóstico sobre la utilización por las empresas del Estado de Flujos de Efectivo y en cuáles de ellas se empleaban aplicaciones informáticas con estos fines. Como Método Teórico se empleó Análisis y Síntesis donde la Metodología para el cálculo del Estado de Flujos de Efectivo se descompuso en sus partes para ser estudiada y automatizada. Para almacenar los datos del sistema automatizado se utilizó el Microsoft Access como Sistema Gestor de Base de Datos. Para la implementación de la Interfaz de Usuario del software se empleó el Visual Basic como Lenguaje de Programación, el cual viene integrado con las aplicaciones del Office. Como herramienta a emplear para el diseño del Sistema se utilizó una de las Herramientas CASE (Ingeniería de Software Asistida por Ordenador) de Modelación Visual: Power Designer. Para el tratamiento de las imágenes se utilizó el Adobe Photoshop, herramienta esta que por la variedad de funciones que posee permite acelerar el proceso de diseño, mejorar la calidad de las imágenes y gestionar los archivos con rapidez. RESULTADOS Y DISCUSIÓN El Estado de Flujos de Efectivo está incluido en los Estados Financieros Básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada país. Este provee información importante para los administradores de las empresas y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado y poder realizar un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. Según Ana M. Figueroa (2006) como Estado de Flujos de Efectivo se define, un Estado Financiero Básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan de información financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo. Plantea Alma Soto (2006), Las ventajas que le proporciona a la empresa la confección del Estado de Flujos de Efectivo se pueden resumir en que el mismo: 383

5 -Cuando se usa conjuntamente con el resto de los Estados Financieros suministra información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan presentar. -Brinda información a la empresa que le permite evaluar la capacidad que esta tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, permitiéndoles desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor presente de los flujos netos de efectivo de diferentes empresas. -Realza la comparabilidad de la información sobre el rendimiento de las operaciones de diferentes empresas, puesto que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y sucesos económicos. -Es también útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar la relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. El Sistema Empresarial Cubano no se aleja de esa realidad, ya que a partir del 1ro de enero de 2006 se puso en vigor la Resolución No , la cual contiene la Norma Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2): Estado de Flujo de Efectivo, y plantea: el objetivo es exigir a todas las entidades información relacionada con los movimientos históricos en el efectivo y los equivalentes a este a través de la presentación de un Estado de Flujos de Efectivo, desglosado según su procedencia en actividades de operación, de inversión y de financiamiento. Esta Metodología estructurada en dichos niveles de actividad posibilita el análisis por separado de los diferentes Flujos Netos de Efectivos, favoreciendo el diagnóstico de las capacidades de la empresa para generar Flujos positivos a partir de sus operaciones de negocio. No obstante a eso durante el diagnóstico realizado a las diferentes empresas se pudo constatar que en la mayoría de los casos este Estado Financiero no se confecciona correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que brinda la información que en él se recoge como apoyo para la toma de decisiones empresariales. Esta situación viene dada principalmente porque en muchas de las empresas el registro de las operaciones contables no se hace totalmente de forma automatizada, hay casos en los que se utilizan documentos digitales elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel, otros operan parte de la información manualmente, pero ninguno de estos métodos se encuentran integrados como un sistema, ni recogida en una base de datos la información que se necesita utilizar para emplearlos, provocándose con ello una mala clasificación de la información primaria, molestias por el tiempo que se necesita para realizar las operaciones, poca confiabilidad en los resultados obtenidos durante las operaciones, errores en la aplicación e interpretación de los resultados, insuficiente integridad de los datos, entre otros. 384

6 Otro de los problemas detectados fue que en la mayoría de las empresas no existía semejanza en la Metodología de cálculo utilizada, en muchas de ellas se confeccionaba el Estado de Flujos de Efectivo de una manera más sintetizada e incompleta partiendo del saldo inicial, posteriormente relacionan de forma consecutiva todos los conceptos por los cuales se originaron entradas y salidas de efectivo, para finalmente llegar a la variación total y al saldo final del efectivo en libros, no garantizando con ello un análisis completo al no realizar este cálculo por los tres niveles de actividades que se requieren en la Metodología que exige la NCC No. 2, es decir: Flujo de Efectivo por las Actividades Ordinarias o de Operación. Flujo de Efectivo por las Actividades de Inversión. Flujo de Efectivo por las Actividades de Financiación. Ante dicha situación se propuso como solución desarrollar un Sistema Automatizado capaz de calcular el Flujo de Efectivo por cada nivel de actividad, permitiendo además realizar estudios comparativos de los resultados en períodos similares. Antes de comenzar el diseño del software se hizo una búsqueda en las diferentes organizaciones empresariales del país de sistemas afines que permitiesen adecuarlo a nuestros intereses. Para ello fueron analizados los siguientes: - Sistema Automatizado para el Control de la Actividad Económica (CONEC): Fue desarrollado en nuestro país con el objetivo de hacer más eficientes y rápidas las actividades propias de un departamento económico o contable de cualquier empresa, aunque es utilizado principalmente por las Organizaciones pertenecientes al Ministerio de la Agricultura. Tiene disponibles las siguientes opciones: muestra el Balance de Comprobación de Saldos; presenta el Mayor y Sub-Mayor por cuentas; registro de ventas y cobros; registro de compras y pagos; control de los subsistemas de activos fijos tangibles, costo, útiles y herramientas, consumos y auditoría interna; cálculo de los Estados Financieros y registro de operaciones contables. Muy similares a este Sistema se pueden mencionar otros que solo difieren en algunas funciones propias de la actividad del sector u organización para el que fueron creados, entre ellos se encuentran: - Sistema Integral Económico Administrativo (RODAS): Es un producto nacional y su uso está extendido en la Cadena de Tiendas TRD. - Sistema de Contabilidad para el Ministerio de la Pesca (SISCOMIP): Como su nombre lo indica es utilizado por las empresas y unidades empresariales de base pertenecientes al Ministerio de la Pesca. Fue desarrollado por productores nacionales. - Sistema Automatizado para la Banca Internacional de Comercio (SABIC): Es un producto nacional y es utilizado en un gran número de entidades bancarias de crédito y comercio. 385

7 - Sistema Integral del Banco Popular de Ahorro (SIBPA): Es un producto nacional y está dirigido a las sucursales del B.P.A. del país. - Sistema de la Contabilidad ACCOUNTMATE : Fue creado en nuestro país y está en uso principalmente en las unidades correspondientes a la Corporación CIMEX. - Sistema de Gestión Contable (SISCONT): Este es un sistema de producción nacional y es utilizado generalmente por las Organizaciones Básicas Eléctricas de diferentes territorios del país. - Sistema para la Contabilidad EXACT : Es un producto Holandés y lo utiliza la Fábrica de Refrescos Los Portales. - Sistema de Contabilidad SICEMA : Es de producción nacional y lo utilizan numerosas organizaciones pertenecientes a la industria alimentaria. - Sistema de Contabilidad ATENAS : Este Sistema es utilizado por empresas de diferentes tipos y fue desarrollado en nuestro país. También son empleados por algunas organizaciones otros Sistemas dirigidos específicamente a las actividades del control de los inventarios y de los medios básicos y de rotación. Entre ellos se pueden mencionar los siguientes: - Sistema Automatizado para el Control de Medios Básicos y de Rotación (MROT): Fue creado en nuestro país y dirigido al control de las operaciones en los almacenes comerciales o de insumos. Es utilizado fundamentalmente por organizaciones del sector de la agricultura. Entre sus principales funciones se encuentran: control de recepciones y salidas; confección de facturas y vales; registro de devoluciones de compras y de ventas; devolución de vales; transferencias de entradas y salidas; ajustes por sobrantes o faltantes y ajustes de precios. Muy similares a este se encuentran también: - Sistema Automatizado para el Control de los Inventarios (GOLDEN 2000 Role): Es de producción nacional y es utilizado por la Cadena de Tiendas TRD. - Sistema IGolden Integral : Este producto fue desarrollado por productores nacionales para el control de los medios básicos y es utilizado principalmente por la Cadena de Tiendas TRD. - Sistema Integrado SILVER : Fue desarrollado en nuestro país y lo utiliza principalmente la Corporación CIMEX. - Management of Manufacturing Operations (MOMO): Es un producto francés y es utilizado por la Fábrica de Refrescos Los Portales. Ninguno de los Sistemas mencionados calcula los Flujos de Efectivo de la empresa, ya que están dirigidos a otras actividades específicas del área contable. Luego al querer hacer uso de alguno de ellos habría que incorporarle un módulo que responda al cálculo de los Flujos de Efectivo, necesitándose comprarlo y pagar adicionalmente la incorporación del mismo, gasto imposible de asumir por muchas empresas. 386

8 El Sistema propuesto cumple con una serie de Requisitos Funcionales, entre los que se pueden mencionar: Autentificar usuario, registrar empresa, seleccionar del Clasificador Nacional las cuentas con las que trabajará la empresa, actualizar las cuentas propias de la empresa, actualizar los valores del clasificador de cuentas de la empresa, calcular los flujos de efectivo de la empresa, comprobar cuadre del cálculo de los flujos de efectivo, revisar el registro histórico de los flujos de efectivo calculados en la empresa, mostrar metodología del cálculo de los flujos de efectivo. La utilización del software que se propone propiciará a las empresas varios beneficios entre los cuales se encuentran: - Apoya de forma directa la toma de decisiones en la empresa, incidiendo de forma positiva en el logro de soluciones viables. - Ofrece apoyo para la planificación a corto, mediano y largo plazo de la entidad. - Eleva la confiabilidad de los resultados obtenidos en el cálculo. - Elimina los costos a las empresas de tener que recurrir a consultores externos. - Permite un mejor aprovechamiento de las tecnologías informáticas puestas a disposición de las diferentes empresas. - Propicia un ahorro de tiempo y de insumos en la confección del Estado de Flujos de Efectivo. - La información con la que se necesita trabajar se encuentra en el software organizada y clasificada, además de brindar la posibilidad de actualizarla y consultarla con rapidez. - Contribuye a elevar la preparación de los diferentes usuarios del software. - Generaliza la metodología utilizada estructurada en tres niveles de actividades, que son: Actividades de Operación, Actividades de Inversión y Actividades de Financiamiento, posibilitando la misma el análisis por separado de los diferentes flujos netos de efectivo A continuación se muestran las tres interfaces de usuarios del software a través de las cuales se pueden calcular los flujos de efectivo en operación, inversión y financiamiento según la metodología propuesta: 387

9 #1: Interfaz Flujo de Efectivo en Operaciones de la Empresa (FO). Figura #2: Interfaz Flujo de Efectivo en Inversiones de la Empresa (FIE). Figura 388

10 #3: Interfaz Flujo de Efectivo en Financiamiento de la Empresa (FF). Figura CONCLUSIONES Con la realización de este trabajo se desarrolló una aplicación que facilita a los diferentes usuarios el cálculo de los flujos de efectivo, así como el manejo y clasificación de la información primaria. Se diseñó una Base de Datos que permite recoger el estado de las cuentas de la empresa por niveles de actividad y se creó una Ayuda en Línea y un Manual de Usuarios que facilita el uso del Sistema desarrollado. Para obtener un mejor resultado con la utilización del software como herramienta de apoyo en las empresas los directivos y usuarios del mismo deben comprender primeramente la finalidad del Estado de Flujos de Efectivo, la cual es presentar de forma comprensible información sobre el manejo del efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante un período contable. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Ana M. Figueroa (2006). Figueroa, Ana Magdalena. Estado de Flujos de Efectivo. Universidad de Don Bosco. San Salvador. Dic. 2006, pp. 2. Alma Soto (2006). Soto, Alma. Norma Internacional de Contabilidad No. 7: Estados de Flujos de Efectivo. Dic. 2006, pp

11 Norma Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2). Norma Cubana de Contabilidad No. 2: Estado de Flujos de Efectivo. Resolución. Resolución No pp. 2. BIBLIOGRAFÍA 1- Colectivo de Autores. Curso de Análisis e Interpretación de los Estados Financieros. Edición preparada para el Segundo Programa de Preparación Económica para Cuadros por integrantes del Comité Académico Nacional. pp , Colectivo de Autores. Estudio de la Contabilidad General. Editorial Félix Varela. La Habana, pp , Aceptado: 26 de noviembre de 2011 Aprobado: 5 de diciembre de 2012 MsC. Liana Padrón-Carmona. Profesora Asistente del Departamento de Economía Global de la Universidad de Pinar del Río, Cuba lcarmona@sum.upr.edu.cu 390