Las soluciones de Gestión de Flotas

Transcripción

1 Las soluciones de Gestión de Flotas Una visión practica Heike de la Horra Tlf

2 Índice El Grupo Vehco Las soluciones de Gestión de Flotas Los dispositivos Los servicios disponibles Dos servicios importantes: Eco conducción y gestión de ordenes de trabajo Como se estructura una buena solución Ejemplos de la aplicación VEHCOmap Ejemplos de la aplicación VEHCOmanager

3 El Grupo VEHCO 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 3

4 Grupo Vehco en cifras +15 años de experiencia en la gestión de flotas profesionales +800 referencias de clientes (transporte, logística, industria) en 11 países europeos vehículos profesionales instalados (camión pesado, ligero y autobuses) 6 Oficinas en Europa (Alemania, Dinamarca, España Francia, Noruega y Suecia) Certificación de calidad ISO (seguridad informática) e ISO 9001 (fabricación/logística)

5 Clientes de referencia

6 Idea de negocio y misión Proveer soluciones a empresas de transporte para aumentar la competitividad y reducir costes operativos a través de un flujo de información eficiente, reducción del impacto medioambiental y mejora de la seguridad en el transporte.

7 Las soluciones de Gestión de Flotas 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 7

8 Todas las soluciones son iguales? Ambos son vehículos y transportan mercancías, son iguales? Existe la creencia de que todas las mal llamadas soluciones de localización o GPS son iguales. No es así, de hecho existe una gran diferencia entre unas y otras, y es importante entender el PORQUE de esas diferencias.

9 Gestión de flotas: el concepto Antes Papel órdenes, consumo, reportes Después Gestión de Órdenes, consumo, reportes Info Flujo de información más eficiente Chofer Camión Mercan cía Chofer Camión Mercan cía La gestión de flotas debe FACILITAR y MEJORAR la comunicación entre la oficina y el chofer!!

10 Cómo funciona? Toda los datos se almacenan de forma centralizada en los servidores en el CPD de Vehco Integramos con su ERP, sistema de gestión de transporte, etc. GPS XML GPRS ADSL Ordenadores fijos o unidades portátiles se conectan con los servidores centrales vía GPRS Conectadas al CAN Bus, tacógrafo digital y analógico Se accede a los datos vía acceso remoto y/o acceso web

11 La oferta En España existen entre 120 a 150 empresas que anuncian que ofrecen soluciones de Gestión de Flotas Muchas están en el mercado de 2 3 años, y aproximadamente un 15 20% de empresas desaparecen cada año Una búsqueda en Google no es muy significativa; en las primeras 50 referencias, ninguna corresponde a las 5 mayores soluciones en Europa Entonces, Cómo encontrar la solución adecuada?

12 Solución de Gestión de Flotas? Consta de dispositivos embarcado (HARDWARE) y con una aplicación embarcada (SOFTWARE) y una suite de gestión (SOFTWARE) Los dispositivos embarcados capturan DATOS e INFORMACION de forma AUTOMATICA o con la ayuda/intervención del conductor (MANUAL) Según el origen de estos datos e información hablamos de SERVICIOS o FUNCIONALIDAD que ofrece la solución Esta información se envía a la oficina en TIEMPO REAL, donde se utiliza para conocer la SITUACION DE LA FLOTA (vehículo, conductor y mercancía) La interpretación y análisis de esta información permite REDUCIR COSTES y MEJORAR LA EFICACIA OPERATIVA y AUMENTAR LA RENTABILIDAD.

13 Esta presentación La TEORIA Cuando un comercial acude a un cliente, debe conocer sus NECESIDADES y/o PROBLEMATICA, ya que con ello determinara que SERVICIOS o FUNCIONALIDAD requiere el cliente, y por lo tanto, con dispositivos (HARDWARE) y SOFTWARE debe plantear una propuesta. La REALIDAD, lo haremos al revés Les enseñaremos que tipo de dispositivos embarcados existen (HARDWARE), que FUNCIONALIDAD o SERVICIOS pueden ofrecer, y por lo tanto, que PROBLEMATICA pueden solucionar y que NECESIDADES cubrir.

14 Esta presentación un ejemplo En TEORIA Necesito controlar a mis conductores y evitar multas de tacógrafo Se soluciona viendo los tiempos de trabajo (tacógrafo) en tiempo real en la oficina Y para ello necesito un ordenador de abordo que se conecte al tacógrafo HOY Algunos ordenadores de abordo se pueden conectar al tacógrafo Con ello envían los datos de trabajo/descanso en tiempo real a la oficina De esta manera se controla las actividades de los conductores, se evitan multas, se optimiza el uso que se realiza de los conductores

15 Los dispositivos 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 15

16 El ordenador de abordo (Hardware) Es el eje sobre el cual se va a construir la solución y el UNICO elemento INPRESCINDIBLE en cualquier solución Junto con el software es que el proporciona o no la escalabilidad del producto en el futuro El ordenador de abordo también se conoce como caja negra * La PDA puede considerarse a veces un ordenador de abordo O una pantalla O un periférico o accesorio adicional

17 El ordenador de abordo (Hardware) Debe tener una importante capacidad de proceso y sistema operativo A nivel electrónico debe/puede disponer de: GPS Modem GPRS Conectividad : bluetooth, Wifi, RS232, I/O analógicas y digitales etc, para conectar a periféricos (escáner, impresora ), sensores (temperatura, control de puertas ) y otros elementos del camión (CAN Bus*, tacógrafo ) Tarjeta grafica (para conectar una pantalla) * El CAN Bus es la red o sistema interconexión entre las centrales electrónicas por donde circulan los datos de los sensores que van a las centralitas del vehículos y regulan el buen funcionamiento de los diversos sistemas electrónicos, por ejemplo, el sistema de inyección de combustible, sistema de seguridad (frenos, air bag, etc)

18 La pantalla (Hardware) Las pantallas sirven para MOSTRAR información al conductor También son un interfaz para CAPTURA DE DATOS (pantalla táctil o teclado) Si bien no son imprescindibles, son necesarios para poder acceder a muchos servicios de alto valor

19 La pantalla (Hardware) Importante que sea TACTIL, ya que con ello facilita la interacción para el conductor, al no requerir el uso de botones o teclado Las pantallas FIJAS suelen tener un medida de 5 9, los NAVEGADORES de 3 5 y las PDA de 2,5 a 3,5 La instalación, con conexión al ordenador de abordo se facilita y se reduce el tiempo si solo se requiere Cierto grado de dureza y protección (grado de IP) es conveniente, así como un rango amplio de temperatura de funcionamiento ( 20/70ºC). Todo ello evita problemas durante el uso.

20 Periféricos Mediante ellos la solución se enriquece en funcionalidad Escaneado de documentos: CMRs, albaranes Impresión de justificante de entrega, documentos Lectura de códigos de barra de la mercancía y albaranes Registros de temperatura Firma de l cliente sobre la pantalla táctil Fotos ante problemas en la entrega

21 Los servicios disponibles 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 21

22 Servicios (funcionalidad) Podemos clasificar los servicios que ofrece la solución según el origen de la información y datos: Ligados a CAN Bus: utilizan datos de la red del vehículo y motor Ligados a TACOGRAFO: utilizan datos del tacógrafo Ligados a CARTOGRAFIA: utilizan datos de posicionamiento GPS y se representan mediante cartografía (mapas) o software de navegación Ligados a COMUNICACIONES y pantalla táctil: requieren del uso de la comunicación bidireccional entre vehículo y oficina, y de la necesidad de la interacción del chofer mediante la pantalla Ligados a PERIFERICOS: impresoras, escáneres, etc

23 Servicios: CAN Bus Eco conducción y gestión del combustible: desde la pantalla del ordenador y en tiempo real el conductor recibe asistencia para conducir de un modo eficiente y económico. La modificación en la técnica de conducción consigue reducciones de consumo de 6 12%. Además desde la oficina se pueden hacer análisis y comparativas de los resultados. Informes de emisiones de contaminantes: cada vez mas solicitado, cuanto contaminan mis rutas? Gestión de parámetros del motor: conociendo de forma exhaustiva el uso que se hace del vehículo (distancia, frenadas, RPM, etc), se pueden planificar mejor el mantenimiento de este.

24 Servicios: Tacógrafo Control de tacógrafo desde oficina: la información de tiempos de conducción y descanso llega en tiempo real a la oficina, evitando sanciones, y realizando un mejor seguimiento y planificación de la flota. Asistencia a la interpretación del tacógrafo: de forma sencilla el conductor visualiza los tiempos de trabajo y descanso diarios, semanales, bisemanales y mensuales y recibe alarmas para evitar infracciones, multas y cumplir la legislación social. Descarga remota del tacógrafo: la descarga legal del tacógrafo digital y tarjeta del conductor se realizan de forma manual o automática desde cualquier parte de Europa.

25 Servicios: con Cartografía Localización y seguimiento: la visión completa de la flota en tiempo real y rutas realizadas (paradas, velocidad, consumos ) facilita la planificación y la gestión optima y eficiente de camiones y conductores. Geolímites: con los geolimites establecemos vigilancia sobre áreas predefinidas que se notifican mediante alarmas vía SMS, o mensajes al conductor en la pantalla. Navegación: el software de navegación profesional con cartografía de Europa y atributos de camión (altura, anchura), permite planificar la ruta optima a destino. La navegación se puede integrar con las órdenes de trabajo.

26 Servicios: con Comunicaciones Mensajes instantáneos: comunicación sencilla y fluida entre oficina y conductor. Facilita la gestión y reduce los gastos de telefonía. Gestión de órdenes de trabajo: las órdenes se envían desde el programa de gestión de cargas del cliente a la pantalla en el camión, donde el conductor ira indicando el estado de la orden. Reportes varios: desde formularios en la pantalla el conductor puede registrar incidencias en la entrega, reportar gastos y dietas e indicar otras actividades justificadas distintas al tacógrafo: repostajes, esperas en cliente, etc. Toda esta información puede incorporar automáticamente en el sistema de gestión de cargas o ERP del cliente.

27 Servicios: vía Periféricos Scanner: escaneado de documentos evita kms. extra o esperas para entregar documentos que se envían en tiempo real a la oficina anticipando la facturación y cobro de clientes. Se evitan perdidas de documentos. Impresora: imprimir justificantes de entrega (con firma del cliente). Evita kilómetros extra para ir a recoger documentación. Sensores: registran temperatura y aseguran trazabilidad de la mercancía y no rotura de la cadena de frio. Control de apertura de puertas, etc. PDA: registro de eventos como código de barras, firma del cliente sobre pantalla y fotografías en caso de incidencias con la mercancía.

28 Dos servicios importantes, Eco conducción y Gestión de Órdenes de trabajo 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 28

29 Gestión de Ordenes de trabajo El servicio mas importante para muchos clientes Extensión móvil del ERP de la empresa Integrado con el sistema de gestión del transporte del cliente Especialmente importante en flotas medias y grandes Un servicio muchas posibilidades Interfaz de usuario 100% configurable La orden se recibe en la pantalla del vehículo Perfiles distintos por vehículos y chóferes La información se puede editar y cambiar por el conductor La información se puede bloquear para evitar cambios no deseados Los cambios de estado son configurables y se muestran al instante en la Oficina: entregada, aceptada, cargada, retrasada, finalizada Posibilidad de crear ordenes en el camión, cambiar datos de la carga Captura de firma de cliente directamente sobre la pantalla táctil Soporta código de barras, impresoras y scanner portátiles Integrado con SW de navegación botón ir a Alarmas si faltan datos SERVIDOR Gestión Órdenes Sistema externo: ERP, SW de gestión de cargas

30 Integración Origen de datos vehículo Datos del vehículo / telemetría Los datos se capturan de forma automática CAN Bus Posiciones GPS Tacógrafo Servidor Gestión Flotas

31 Integración Origen de datos chofer Datos administrativos / negocio Requiere interacción por parte del chofer Actividades justificadas Gestión de órdenes de trabajo Informe tiempos de trabajo, repostajes, dietas, gastos Servidor Gestión Flotas

32 Ventajas con Gestión de Órdenes Conseguimos eliminar papel de la cadena logística, implica: Ahorro de tiempo Ahorro de costes Reducción de la tasa de errores Planificación mas eficiente del transporte, lo que implica: Mas tiempo para dedicarlo a lo realmente importante Mejora la productividad de la flota > rentabilidad Menos tiempo dedicado a comunicar por teléfono/móvil El chofer no tiene que hablar, escribir y conducir al mismo tiempo > Seguridad Menos teléfono > menor stress para e personal de trafico El trabajo se hace mas eficiente y eficaz > disponibilidad Reducción de los tiempos de facturación conocemos en tiempo real las horas de entrega de pedidos y podemos facturar a la entrega

33 Ahorrar 6 12% combustible? La Eco conducción es una forma justa de comparar formas de conducción y conseguir ahorros de consumo muy significativas Comparativas de consumos no siempre son precisas Peso del vehículo, tamaño de motor, antigüedad del vehículo, terreno y condiciones de la carretera todas afectan. En su lugar, debemos examinar los parámetros subyacentes ocultos Exceso de velocidad, de ralentí, RPM, inercia, frenadas, aceleraciones, conducción anticipativa Estas medidas son 100% comparables: Son independientes de las marcas y modelos de vehículos Con Eco conducción el conductor puede influir sobre sus resultados en tiempo real al tener soporte constante al conducir No necesita esperar una mes entero hasta que se le entreguen los resultados Se puede establecer sistemas de gratificación basados en estas medidas y la consiguiente reducción de consumos

34 Tecnología vs. Psicología Ahorro de combustible: el proceso Es un tema de la Dirección: todos están incluidos Se establecen objetivos corporativos = niveles de eco conducción Los objetivos se van actualizando con el tiempo Medimos comportamiento independiente de otros factores Feedback en tiempo real en vehiculo Es una perfecta combinación de tecnología (herramienta) y el proceso de trabajo (psicología) Se debe gestionar el cambio desde la Dirección sabemos que hacer en la organización psicología Objetivos por ejemplo, crear una ambiente competitivo entre chóferes > intercambio de know how entre chóferes

35 Ahorro de gasoil y amortización Es muy fácil cuantificar el ahorro de combustible que conseguimos con Eco conducción. De esta manera conoceremos el tiempo de amortización de la solución AHORRO ANUAL EN EUROS CON REDUCCION DE CONSUMO DE 8% LITROS/100KM KMS/AÑO A continuación figura un ejemplo de ahorro para una flota de 20 camiones: Tabla orientativa ahorro combustible flota de 20 camiones Kilometros/año (x camion) Consumo litros/100 km 36 Total consumo litros gasoleo/año Total coste gasoleo/año (litro gasoleo 1 Euro) Euros de gasoil ahorrados x camion con reduccion de consumo del Euros de gasoil ahorrados x TOTAL flota con reduccion de consumo del 8%

36 Otras ventajas Eco conducción Eco conducción es también sinónimo de otras ventajas, aun mas importantes que el ahorro de combustible, como por ejemplo*: Ahorro de costes de mantenimiento del vehículo: sistema de frenado, embrague caja de cambio y motor Ahorro de costes en neumáticos Disminución del riesgo de accidentes, tanto en numero (hasta un 70%) como en gravedad Aumento del confort en el vehículo Reducción del estrés del conductor Disminución global de la contaminación ambiental: reducción de las emisiones de CO2 y otros contaminantes a la atmosfera Disminución de la contaminación acústica *Datos del Manual del Conductor Eficiente del Instituto para la Diversificación y el Ahorro de la Energía IDAE

37 Cómo se estructura una buena solución? 23/11/2011 Jornada Formativa Optimización de Rutas la ZAL Barcelona 37

38 Los cuatro pilares

39 Hardware y software escalable La escalabilidad de una solución se basa en su MODULARIDAD, es decir, la capacidad para construir una solución PERSONALIZADA para cada cliente con MODULOS de Software y Hardware ESTANDAR. El cliente puede empezar con una solución básica e ir añadiendo módulos de hardware y/o software y con ello ir accediendo a nuevos servicios y funcionalidad, manteniendo y utilizando el hardware y software implantados hasta la fecha Esta flexibilidad de la plataforma de hardware y software debe permitir soluciones distintas en los clientes pero utilizando siempre la misma plataforma software. Por ejemplo, se pueden ofrecer tres soluciones distintas para una flota mixta con camión ligero (distribución) y trailer (carga general) y trailer (frigorífico).

40 Hardware escalable, un ejemplo Caja negra Alta gama Periféricos Gestión del vehículo y conductor Gestión del vehículo, conductor y del transporte Cold Listo COM2+ & Touch Scan Pantalla táctil RCA-input Scout Listo & PDA Botón de pánico Listo & Cámara trasera Radio Traffic Navegación

41 Software escalable, un ejemplo Gestión vehículo Gestión conductor Gestión transporte Software avanzado Posn.y seguimiento Identificación Gestión órdenes Sistema de gestión de Geolímites conductor Control temperatura la anticipación Gestión Eco conducción Gestión documental Integraciones con semirremolques Mensajería Gestión de alarmas sist. de gestión de Gestión combustible Reporte gastos Código de barras carga y ERPs Descarga tacógrafo Trabajo y descanso Prueba de entrega Servicios Informes emisiones Actividades Optimización de ruta personalizados de contaminantes justificadas Portal web para Cámara trasera Navegación clientes

42 Software escalable, un ejemplo La suite de software VEHCO Mobile consta de los siguientes módulos: VEHCOmanager: análisis e informes de gestión social y VEHCOmap: geo localización en tiempo real VEHCOweb: portal web para los clientes VEHCOams: gestión de anticipación para entregas VEHCOdis: software embarcado

43 Comunicaciones un único SIM Reducción de costes administrativos Un solo contrato, una sola factura, un solo punto de contacto Control de costes Costes predecibles con tarifa plana de datos incluida en cuota mensual Mejora en el soporte Con acuerdos ANS donde el proveedor asume toda la responsabilidad La mejor cobertura varios operadores en cada región Mayor seguridad Tuneles VPN entre el proveedor y los operadores de telefonía Roaming completo en toda Europa (45 países)

44 Hosting Qué incluye? Hosting completo: aplicaciones, BB.DD. y comunicaciones Entorno TIC y CPD con la tecnología mas avanzada Seguridad física y lógica Alta disponibilidad (99,85%) Optimizado para nuestra solución Procesos de actualizaciones automáticas optimizados Respaldo de datos diarios, y monitorización 24/7

45 Hosting Ventajas Valor para el cliente: No requiere inversiones IT => ahorro en infraestructura Permite focalizar sobre su negocio Control de costes todo incluido en la cuota mensual Ejemplo VEHCO Mas de 600 clientes utilizan en la actualidad nuestro hosting completo Mas de vehículos conectados a diario

46 Servicios Profesionales Servicios estándar Formación, con foco en la gestión del cambio y del conocimiento (cálculos de ROI, Instalación Gestión de la implantación Soporte de primer y segundo nivel Servicios profesionales a medida Desarrollos e integraciones específicos Gestión de Proyectos Análisis de requerimientos (consultoría)

47 Modelo de costes 9 Inversión inicial Incluye todo el hardware Incluye las licencias de software Extensión de garantía 9 Servicios Profesionales Instalación Formación Desarrollo e integración Gestión de Proyectos 9 Cuota mensual de mantenimiento Hosting y respaldo de datos Actualizaciones de software Comunicación Soporte 1er y 2º nivel

48 Retorno de la inversión Reducción de costes Reducción consumo de gasóleo, administración, costes de comunicaciones, reducción en costes de mantenimiento de la flota. Mayor productividad Comunicaciones mejores y con mayor rapidez, facturación anticipada, mejor visión global. Calidad Menos errores, transporte mas seguro, menor impacto medioambiental, entregas a tiempo Ejemplo practico

49 El proveedor Foco en el transporte soluciones PARA empresas de transporte Uno de los mayores jugadores en el mercado Solución abierta con experiencia en integraciones Gran base de cliente trayectoria contrastada Equipo experto dedicado: técnicos,desarrollo, jefes de proyecto, instaladores, formadores Innovación departamento de I+D? % ingresos dedicados a I+D? Empresa con ingresos de CLIENTES, no de AYUDAS!

50 Ejemplos de de la aplicación VEHCOmap, parte de la suite de gestión de VEHCO Mobile

51 Búsqueda de un conductor, de un vehículo, de un remolque 51

52 Gestión de incidencias (infracciones, retrasos, ) directamente sobre la cartografía

53 Mensajería Bidireccional desde la cartografía

54 Visualización del trayecto con paradas y tacografo

55 Resumen de un trayecto: tacógrafo con tiempos de trabajo y descanso

56 Resumen de un trayecto: datos de telemetria del vehículo

57 Cálculo de un itinerario según varios tipos de conducción

58 Personalización de los tipos de conducción para calculo de rutas

59 Cálculo de una ruta teniendo en cuenta los descansos legales

60 Cálculo de un itinerario con el coste de peaje y la "huella de carbono"

61 Búsqueda de conductores mas próximos a un punto

62 Creación de un punto de interés y asignación a grupos de usuario

63 Informe de paso de los vehículos y conductores sobre un punto de interés

64 Géofencing: Vigilancia activa via alarmas sobre los puntos de interés

65 Ejemplos de la aplicación VEHCOmanager, parte de la suite de gestión de VEHCO Mobile

66 Tiempos de trabajo y productividad de un conductor 66

67 Resumen diario con origen destino 67

68 Grafico resumen de tiempos de trabajo para periodo personalizado 68

69 Tiempos de trabajo mensuales para varios conductores 69

70 Detalle de actividades justificadas distintas a tacógrafo 70

71 Listado mensual e impresión de infracciones ligadas a tacógrafo (sociales) 71

72 Listado mensual e impresión de infracciones de conducción 72

73 Detalle de actividad diaria de tacografo 73

74 Impresión de certificados de actividad 74

75 Impresión de certificados de actividad 75

76 Datos de consumo de combustible acumulado por periodo 76

77 Detalle diario de consumo de combustible 77

78 Evolución del consumo mensual 78

79 Detalle del consumo acumulado diario 79

80 Análisis del uso del motor: datos de RPM 80

81 Histórico de enganches y desenganches de semirremolques 81

82 Cronología de tacógrafo representada en grafico 82

83 Detalle de cronología para análisis 83

84 Detalle de datos de tacógrafo diario 84

85 Asignación de dietas y validación 85

86 Comparativa de actividades de tacógrafo de conductores 86

87 Posibilidad de reasignar tiempos de trabajo a conductores 87

88 Resumen de gastos y dietas diarios 88

89 Preparación de fichero para transferencias de gastos y dietas 89

90 Registros de temperatura en semirremolques 90

91 Mensajes enviados y recibidos 91

92 Envió de mensajes a grupos 92

93 Configuración de grupos de vehículos y conductores 93

94 Parametrización de reglamentación social de los conductores 94

95 Parametrización de modelos de Eco conducción por modelo de camión 95

96 Configuración de tiempos de conducción según contratos 96

97 Eco conducción cuadro de mando 97

98 Eco conducción comparativas mensuales 98

99 Eco conducción perfil de un conductor 99

100 Eco conducción comparativa mensual conductores 100

101 Eco conducción informe de vehiculo 101

102 Eco conducción comparativa mensual vehiculos 102

103 Gracias! Heike de la Horra Tlf