ESPECIFICACIONES TECNICAS MODULO SOFTWARE VENTANILLA UNICA

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1 ESPECIFICACIONES TECNICAS MODULO SOFTWARE VENTANILLA UNICA La Alcaldía del municipio de Duitama requiere implantar un Sistema de Información Integrado de Gestión Documental vía web licenciado y desarrollado con tecnología de punta, para la puesta en marcha de la ventanilla única de atención al usuario. Dicho software será el encargado de administrar de una manera centralizada toda la correspondencia de entrada y salida, haciendo seguimiento al flujo dentro del trámite normal, controlando los tiempos de cada una de las etapas del proceso, con el fin de evitar el extravío de la correspondencia, la demora en las respuestas y la duplicidad de los documentos, contando siempre con la información veraz del estado en el que se encuentra la correspondencia y las fechas de movimiento dentro de las fases de su recorrido, de acuerdo a las políticas definidas y aprobadas en las tablas de Retención documental. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES 1 El software debe poseer Arquitectura WEB. El software debe correr mínimo en dos navegadores de los usados en la entidad 2 (Internet Explorer, Mozilla, Chrome), previa autenticación del usuario con su clave respectiva. La Alcaldía cuenta con las licencias de ORACLE como motores de bases de datos 3 corporativos, razón por la cual el sistema de información debe acoplarse a él. El Software que será instalado en los equipos de cómputo provistos por la alcaldía debe ser escalable, es decir que no se degrade su rendimiento con el incremento sustancial 4 de usuarios, los cuales pueden ser incluidos en el sistema en la medida que la entidad considere que sea necesario proveer el servicio a más usuarios, para lo cual solo debe requerir de un explorador de Internet para acceder a este. El software debe ser multiplataforma, es decir, debe operar eficientemente en diferentes 5 sistemas operativos como mínimo Linux y Windows además de servidores de aplicaciones (Apache, OAS). El software debe contar con un módulo para la administración de la seguridad. Se 6 deberán incorporar mecanismos y medidas de seguridad (protocolos y servicios seguros) con el objeto de garantizar la seguridad de las transacciones que se puedan realizar. El Software debe tener una auditoria detallada de cada una de las transacciones 7 efectuadas sobre la base de datos. Se debe poder consultar la información de la transacción (Fecha, Hora, Usuario, Dato anterior, Dato nuevo.) La seguridad que incorpore el software se debe efectuar a través de roles y perfiles de usuarios, que permitan tener pleno control sobre las funcionalidades habilitadas para 8 determinado usuario así como las operaciones (Radicar, Insertar, Modificar, Borrar, Crear) que pueda efectuar, igual para los administradores del sistema. El Software debe ser totalmente parametrizable, de modo que pueda delegarse la actualización de algunos parámetros a los usuarios administradores locales para que 9 puedan efectuar personalizaciones, actualizar cambios sin que sea necesario acudir al área de Soporte

2 El software debe contar con un manual de ayuda en línea, para cada uno de los 10 procesos funcionales que los conforman. El software debe tener una interfaz de usuario común, de tal manera que en todos los 11 módulos del sistema el usuario se encuentre con la misma presentación y comportamiento, facilitando de esta manera su uso. 12 El proveedor debe suministrar a la Entidad, la última versión vigente de la aplicación. Demostrar que la herramienta cumple con las directrices correspondientes del Archivo 13 General de la Nación y demás normas nacionales vigentes. Definir el plan de acompañamiento de 12 meses determinando el tiempo de soporte 14 técnico, vía remota, telefónica y en sitio. Requerimientos Funcionales del SOFTWARE REQUERIDO 1 Manejo de la correspondencia Externa (Comunicaciones Oficiales externas). 2 Distribución de la correspondencia a la dependencia destino. 3 Manejo automático de días de respuesta. Alarma de comunicaciones que se necesitan respuesta y están próximas a 4 vencerse. Parametrización de la comunicación de los documentos recibidos, al correo 5 institucional del funcionario responsable. 6 Asignación automática del consecutivo único de correspondencia. Impresión y reimpresión de radicados en impresora de Stickers o en impresora 7 láser con las variables que se definan. 8 Digitalización de documentos en línea. 9 Posibilidad de anexar al documento la imagen escaneada posteriormente Generación de planillas de recorrido por el usuario para la entrega de 10 documentos internos. Elaboración de documentos Externos e Internos mediante la utilización de 11 plantillas definidas por la Entidad y aprobadas el sistema de Calidad Interno MECI. Correo masivo informativo: opción que permite realizar radicaciones a un grupo 12 de funcionarios, dependencias, etc., este correo llega directamente al correo corporativo. Radicación de correos electrónicos: esta opción permite ingresar el contenido de 13 un correo electrónico en la aplicación y una vez aceptada se genera un número de radicación y se envía al destinatario. Alertas al correo corporativo cuando se asignan documentos: Esta opción notifica 14 al correo corporativo en el momento en que se asigna uno o varios documentos al funcionario Alertas de vencimiento de los documentos: esta opción permite parametrizar los días límite de respuesta, el tipo de día (hábil, calendario), calendario (ubicar días 15 festivos), e ingresar alertas dentro de los días seleccionados, las alertas se envían al correo corporativo, son parametrizables pueden enviarse al funcionario tramitador o al jefe del funcionario tramitador. 16 Auditoria de radicaciones: esta opción permite realizar una consulta de los

3 radicados que han sido modificados. Auditoria de digitales: esta opción permite hacer seguimiento al digital en caso de 17 ingresar o eliminar, evidencia el funcionario que realizo la acción la fecha y la hora. Permite generar informes de las transacciones realizadas por cada uno de los 18 funcionarios inscritos. Permite ingresar información de un tercero y actualizara en el mismo instante que 19 se está realizando la recepción del documento. Radicación y el registro de las comunicaciones oficiales, con tres tipos de radicación de conformidad con el Acuerdo 060 de 2001 AGN que son: 1. Radicación de entrada (radicación de las comunicaciones que recibe la entidad) Radicación de salida (radicación de todas las comunicaciones que tramita y envía la entidad) 3. Radicación interna (radicación de todas las comunicaciones que se envían entre dependencias en la misma entidad). Maneja el concepto de copias para cada uno de los tipos de radicación, es decir, 21 que la entidad puede radicar un documento para varias entidades externas con copias internas, o un interno con copias externas. Permite hacer cortes de la correspondencia que será despachada, y puede 22 realizarse por funcionario (individual) o por dependencia. El sistema permite la Radicación de documentos por web para cualquier usuario y este a su vez generara un número de radicado al usuario y debe enviar una 23 alerta al usuario radicador para que revise y complemente la ficha de radicación y envié a quien corresponda dicho documento En la radicación de documento vía web, con el número de radicado que genera el 24 sistema para el usuario, éste puede hacer seguimiento (transaccionalidad) vía web de su comunicación Permite la posibilidad de devolver y reasignar documentos, si el documento fue 25 enviado a una persona por error este lo pueda devolver a quien lo radico o le envió el documento o le permita reasignar Genera reporte de vencimientos, es decir el secretario, puede ver todos los documentos que tienen vencidos sus funcionarios, así mismo el alcalde, puede 26 ver todos los documentos que tienen vencidos sus secretarios y todo el personal que este bajo su cargo. Genera reporte estadístico, datos completos con documentos recibidos por 27 secretaria por dirección y por funcionarios de documentos recibidos y vencidos. Genera reporte con movimientos de devoluciones o reasignaciones según sea el 28 caso y estos deben contener nombre de usuario en que paso fue devuelvo o reasignado, fecha, Permite distribuir y asignar los documentos a las diferentes dependencias y 29 funcionarios de la entidad, dejando una evidencia o traza de cada movimiento que realiza el documento. Permite realizar la consulta y seguimiento de cada radicación, desde varios 30 criterios de búsqueda. 31 La aplicación cuenta con una opción de perfiles que permite habilitar y

4 32 deshabilitar permisos conforme a los roles de los funcionarios. La aplicación permite digitalizar los documentos en el momento de la recepción o posterior, y se podrán visualizar en la consulta desentendiendo los roles y permisos del usuario que desea consultar. IMPLEMENTACIÓN Presentación de un cronograma de trabajo por días que incluya: 33 Levantamiento de información (flujos de información y documentación) Montaje de Hardware y software inicial. (Aplicativo Base ambiente producción y pruebas) Parametrización inicial (parámetro general, perfiles, roles.) Presentación funcional Desarrollo e implantación de ajustes y requerimientos Pruebas de Ingeniería. (Técnicas) Pruebas de Usuario. (Funcionalidad y operatividad). Pruebas de Ingeniería. (Performance, tiempos de respuesta, Back ups). Prueba en cada punto de conexión. INSTALACIÓN DEL APLICATIVO Montaje del Sistema en la Infraestructura definitiva. Cargue de la información inicial. Pruebas definitivas de funcionalidad y performance Capacitación Final de funcionalidades / por grupos de dependencia. Capacitación técnica. Puesta en operación CAPACITACIÓN Definición y citación de grupos a capacitar, Preferiblemente por perfiles de rol del procedimiento) Capacitación de introducción y descripción por tipos de usuarios: Usuario administrador, Radicadores usuarios de correspondencia, Asistente de Oficinas, Usuarios de Consultas. Ejercicios practico con los funcionarios de la alcaldía para el manejo de las herramientas del software como Radicar, Insertar, Modificar, Borrar, Crear movimientos en el sistema y consulta de documentos por tipo de usuario. Capacitación en parametrización de estructura creación de perfiles y permisos. Parametrización de tablas básicas y definición de Flujos del módulo de Correspondencia. ENTREGABLES Entrega en documento físico de la licencia a perpetuidad de uso del Software, Mínimo 60 Licencias concurrentes, para 300 usuarios.

5 Entrega del software (ejecutable) y medio magnético. Entrega de Manuales Técnico de instalación Entrega de manuales de operación Suministro de (2) dos pistolas lectoras código barras. 1 impresora de Labels con mínimo las siguientes características a. Método de impresión: Térmica directa / Transferencia térmica b. Resolución de impresión :203 dpi c. Velocidad de impresión: 2 ~ 4 ips (102 mm/s) d. Longitud de impresión: Máx. 4.1 (2540 mm) / Mín. 0.2 (5mm) e. Códigos de barra: 1D y 2D 12 rollos de etiquetas x 400 unidades aprox. 100mm *20.5 mm. Los siguientes son los elementos y requerimientos mínimos proporcionados por la alcaldía municipal de Duitama para el desempeño de la aplicación en pruebas y lo mínimo requerido para el ambiente de producción ELEMENTOS BASE DE LA ALCALDIA DE DUITAMA SERVIDOR DE APLICACIÓN SOFTWARE Windows 2008 server Internet Información Service 6.0 o superior Microsoft Framework 2.0. y 4.0 HARDWARE Procesador Intel Xeon E5, (recomendable Xeon E7). Memoria RAM de 4GB mínimo Disco duro de 100GB Disponible para almacenamiento de Imágenes. Servidor de Base de Datos EQUIPOS SOFTWARE Sistema Operativo Windows Xp o superior. Internet Explorer 8.0 o superior, Mozilla o Chrome. HARDWARE: 5GB de espacio en disco. 2GB de memoria RAM. Procesador Intel Core. IMPUESTOS: Los valores cotizados deben incluir el impuesto al Valor Agregado IVA e impuestos locales como la estampilla equivalente al 2% Procultura y 3% adulto mayor Tiempo estimado 60 días calendario. 12 meses de Soporte Técnico. Mayores Informes, archivo@duitama-boyaca.gov.co o al fijo (8)