Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia

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1 Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia Red de Agricultura Sostenible Setiembre de 2008 Red de Agricultura Sostenible Red de Agricultura Sostenible (RAS): Conservación y Desarrollo (CyD), Ecuador Fundación Interamericana de Investigación Tropical (FIIT), Guatemala Fundación Natura, Colombia ICADE, Honduras IMAFLORA, Brasil Pronatura Chiapas, México Rainforest Alliance, Worldwide SalvaNatura, El Salvador

2 Envíe sus comentarios o sugerencias con respecto al contenido de este documento a: agstandards@ra.org O por el sistema postal a: Normas de Agricultura Sostenible Rainforest Alliance Apartado Postal San José, Costa Rica Requisitos Cadena de Custodia septiembre

3 CONTENIDO 1. Introducción La Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance La Misión de la Red de Agricultura Sostenible Objetivo Alcance y Uso Estructura de este Documento Condiciones de Aprobación para Cadena de Custodia Términos y Definiciones...6 REQUISITOS DE APROBACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA - RAS Sistema de Gestión de Cadena de Custodia Recurso Humano y Capacitación Segregación del Producto Certificado Aprobación y Uso del Sello Rainforest Alliance Certified Requisitos Cadena de Custodia septiembre

4 1. Introducción 1.1 La Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance La Red de Agricultura Sostenible (RAS) es una coalición de organizaciones conservacionistas independientes que promueve la sostenibilidad social y ambiental de la producción agrícola por medio del desarrollo de normas. El Organismo de Certificación certifica fincas que cumplen con las normas de la RAS. Cada organismo de inspección autorizado por el Organismo de Certificación provee servicios de auditorías para fincas o empresas agrícolas. También ofrecen su conocimiento y experiencia para contribuir al desarrollo de normas de la RAS. Rainforest Alliance actualmente provee la Secretaría de Normas & Políticas para la Red de Agricultura Sostenible y coordina el desarrollo de normas y políticas relacionadas de la RAS. 1.2 La Misión de la Red de Agricultura Sostenible La Red de Agricultura Sostenible promueve la agricultura productiva, la conservación de la biodiversidad y el desarrollo humano sostenible, mediante la creación de normas sociales y ambientales. La RAS impulsa mejores prácticas para la cadena de valor agropecuaria incentivando a los productores para que cumplan con sus normas y anima a los comercializadores y consumidores a apoyar la sostenibilidad. Esta misión se alcanza a través de los siguientes objetivos de trabajo: Integrar la producción agropecuaria sostenible a las estrategias locales y regionales para favorecer la conservación de la biodiversidad y velar por el bienestar social y ambiental. Aumentar la conciencia de agricultores, comercializadores, consumidores e industrias acerca de la interdependencia entre ecosistemas sanos, agricultura sostenible y responsabilidad social. Inculcar en los comercializadores y consumidores la importancia de elegir productos que provienen de operaciones ambientalmente sostenibles y socialmente responsables. Facilitar foros de discusión entre grupos ambientales, sociales y económicos del norte y del sur sobre los impactos de la agricultura sostenible y sus beneficios. 2. Objetivo El objetivo de estos Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia Red de Agricultura Sostenible es proveer una medida de desempeño para aquellas operaciones que manejan productos certificados Rainforest Alliance Certified, de tal forma que demuestren: Que se ofrezca la respectiva evidencia objetiva sobre la trazabilidad de los productos certificados Rainforest Alliance Certified a través de la cadena de custodia. Que las operaciones cumplan con la legislación ambiental y socio-laboral aplicable. Que el recurso humano involucrado esté capacitado para poder apoyar desde su puesto de trabajo al sistema de cadena de custodia de la operación. Que los productos Rainforest Alliance Certified estén segregados y puedan ser distinguidos de los productos no certificados para así evitar mezclas accidentales durante su producción, recepción, procesamiento, almacenamiento y manejo. Que la operación cumpla con lo estipulado en Rainforest Alliance Certified - Labeling Guidelines. Requisitos Cadena de Custodia septiembre

5 3. Alcance y Uso Este proceso de aprobación de Cadena de Custodia de la Red de Agricultura Sostenible está diseñado para operaciones que producen, reciben, procesan, almacenan o manejan productos certificados Rainforest Alliance Certified. Se enfoca en determinar el riesgo potencial de mezcla de productos certificados Rainforest Alliance Certified con productos no certificados, así como en las medidas tomadas para evitar esta mezcla. Los Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia Red de Agricultura Sostenible aplican a todas las operaciones que producen, reciben, procesan, almacenan o manejan productos agrícolas certificados Rainforest Alliance Certified. Los tipos de operación y sus condiciones para someterse a procesos de evaluación del cumplimiento con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia Red de Agricultura Sostenible se especifican en Política de Cadena de Custodia para Operaciones Red de Agricultura Sostenible. El criterio de trazabilidad para fincas y sus instalaciones (criterio crítico 1.10) de Norma para Agricultura Sostenible, versión Febrero de 2008 Red de Agricultura Sostenible complementa los requisitos definidos en estos dos documentos normativos. 4. Estructura de este Documento Este documento define el objetivo, uso y alcance de estos requisitos de aprobación (secciones 2 y 3). La sección 5 detalla las condiciones de aprobación de la Red de Agricultura Sostenible para sistemas de Cadena de Custodia de operaciones que manipulan o procesan productos Rainforest Alliance Certified. La siguiente sección 6 define los términos usados para el mejor entendimiento del lector. Finalmente, la sección principal define los Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. 5. Condiciones de Aprobación para Cadena de Custodia Para obtener la Aprobación de Cadena de Custodia de la Red de Agricultura Sostenible, la operación debe lograr los siguientes niveles de desempeño: a. Cumplir en su totalidad con todos los Requisitos Críticos indicados en Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. b. Obtener un cumplimiento de mínimo 80% con los otros requisitos - no críticos de Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Un requisito crítico es un requisito que requiere cumplimiento total para que la operación reciba o mantenga la Aprobación de Cadena de Custodia. A una operación que no cumple con un requisito crítico no se le otorga la Aprobación de Cadena de Custodia o se le cancela su aprobación anteriormente otorgada, aunque obtenga un cumplimiento general de 80% de los otros requisitos aplicables. El cumplimiento con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible es determinado por el Organismo de Certificación respectivo según lo indicado en Requisitos Cadena de Custodia septiembre

6 Política de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Puede consistir en una auditoría en sitio de cadena de custodia o el análisis de un informe de auto-evaluación de la operación y de los documentos que lo respalden (estudio de escritorio). Ambas modalidades de evaluación pueden ser conducidas por un organismo de inspección autorizado. Durante una Auditoria de Cadena de Custodia se evalúa el cumplimiento de la operación con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible mediante la observación de prácticas, el análisis de la documentación respectiva, la evaluación de la infraestructura existente, así como a través de entrevistas con los empleados y la gerencia o administración. La valoración del cumplimiento de la operación solicitante con los requisitos, que ejecuta el organismo de certificación, se apoya también en el análisis del informe de autoevaluación que es completado por un representante de dicha operación solicitante; además, del estudio detallado de la documentación que respalde dicho informe de auto-evaluación y que se conoce como estudio de escritorio. La ausencia de la implementación de alguna práctica exigida por estos Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible da como resultado la asignación de una no conformidad, la cual se calcula a nivel de cada requisito. Existen dos categorías de no conformidades: 1.) No Conformidad Mayor y 2.) no conformidad menor. A continuación, se detalla el nivel de cumplimiento para cada una de estas dos categorías: 1. No Conformidad Mayor: indica un cumplimiento de un requisito entre 0% y 49%. 2. no conformidad menor: indica un cumplimiento de un requisito entre 50% y 99%. 6. Términos y Definiciones Aprobación: Proceso de verificación del cumplimiento con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Auditoría de Aprobación de Cadena de Custodia: Proceso sistemático e independiente de obtener y evaluar información acerca del cumplimiento de operaciones con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible y Política de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. La información se obtiene mediante la revisión de documentos, entrevistas con trabajadores, empleados y personas o grupos interesados y la observación de condiciones y actividades en la infraestructura auditada. Certificado de Transacción: Comprobante de compra o venta emitido de productos certificados Rainforest Alliance Certified por el sistema automatizado de Rainforest Alliance Certified Marketplace de la Unidad de Mercadeo de Rainforest Alliance ( Mezcla: Mezcla de productos Rainforest Alliance Certified con productos no certificados. Operación: Compañía o instalación que produce, recibe, procesa, almacena o maneja productos procedentes de fincas certificadas Rainforest Alliance Certified, incluyendo a fincas, haciendas y administradores de grupos de fincas asociadas. Organismo de Certificación: Unidad que toma la decisión de otorgar o cancelar la certificación Rainforest Alliance Certified en fincas o grupos. El Organismo de Certificación puede subcontratar a organismos de inspección y controlar la calidad de sus funciones. Es la Requisitos Cadena de Custodia septiembre

7 unidad que aprueba el cumplimiento de las operaciones con Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Organismo de Inspección: Unidades que realizan las auditorías de certificación Rainforest Alliance Certified para fincas y grupos. Los organismos de inspección deben cumplir con las condiciones de sub-contrato definidas por el Organismo de Certificación. Son las unidades que ejecutan las auditorias en sitio para verificar el cumplimiento de las operaciones con los Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Procesamiento: Transformación de un producto desde su estado original a otro producto final; por ejemplo, la extracción de jugos a partir de frutas producidas en fincas Rainforest Alliance Certified o la mezcla de varios tipos de café antes o después del proceso de tostado. Productos provenientes de fincas u operaciones Rainforest Alliance Certified : Productos derivados de cultivos producidos por una finca certificada Rainforest Alliance Certified. Incluye productos procesados o semi-procesados que no hayan sido mezclados con productos de fincas no certificadas. Promoción Externa: Promoción de productos Rainforest Alliance Certified al externo de la operación con un público meta que sea diferente al personal de la operación. Punto Crítico de Procesamiento: Puntos físicos en la operación donde existe un riesgo de mezcla de productos Rainforest Alliance Certified con productos no certificados. Rainforest Alliance Certified : El estatus de una finca que ha logrado la certificación Rainforest Alliance Certified cumpliendo con las condiciones de certificación vigentes del Organismo de Certificación. Segregación por tiempos: Técnica que le permite a una operación mantener separado el flujo de productos certificados Rainforest Alliance Certified cuando una segregación física no es factible. La segregación por tiempos asegura que el producto certificado Rainforest Alliance Certified sea procesado en un período de tiempo definido y documentado - apoyado por un manejo planificado y controlado de la producción. El procesamiento de producto certificado Rainforest Alliance Certified debe estar separado del procesamiento de producto no certificado por un período suficiente de tiempo, el cual se determina por la maquinaría e infraestructura en uso y los procesos relacionados. Sistema de Gestión de Cadena de Custodia: Sistema que le permite a una operación rastrear y mantener separado el flujo de productos certificados Rainforest Alliance Certified a través de sus instalaciones. El sistema de cadena de custodia incluye las políticas y los procedimientos documentados, registra el flujo del producto y los puntos críticos de procesamiento, así como los mecanismos para mantener la segregación física y por tiempos de los productos certificados Rainforest Alliance Certified durante el recibo, manejo, almacenamiento, procesamiento, despacho y envío. Requisitos Cadena de Custodia septiembre

8 REQUISITOS DE APROBACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA - RAS Esta sección consiste de cuatro principios: Sistema de Gestión de Cadena de Custodia, Recurso Humano y Capacitación, Segregación del Producto Certificado, así como Aprobación y Uso del Sello Rainforest Alliance Certified. Cada uno de estos principios está compuesto por requisitos enumerados. Estos requisitos describen las buenas prácticas que son evaluadas por un Organismo de Inspección autorizado. Los requisitos vinculantes para la operación se identifican en el texto por su enumeración de dos niveles (1.1, 1.2, etc.) y por su estilo de letra de Negrita. Algunos de los requisitos se identifican con las palabras Requisito crítico al principio del texto (ver Sección 5). 1. Sistema de Gestión de Cadena de Custodia El sistema de gestión abarca la planificación, procedimientos de implementación y monitoreo, personas responsables y documentación para asegurar la integridad de los productos certificados Rainforest Alliance Certified. El sistema de gestión es dinámico y se adapta a los cambios que surgen, así como a las condiciones de cada operación sujeta a Política de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. El sistema de gestión puede variar según el tamaño y la complejidad de la operación. 1.1 Deben existir políticas, procedimientos y otros elementos documentados que aseguran que la operación está en capacidad de segregar los productos certificados Rainforest Alliance Certified de los productos no certificados, así como controlar cualquier mezcla de productos. El personal relacionado con el sistema de cadena de custodia debe tener acceso a estos documentos, los cuales deben incluir como mínimo: a. Política de Cadena de Custodia de la operación. b. Un diagrama de flujo de los productos certificados Rainforest Alliance Certified con los puntos críticos de procesamiento identificados. c. Procedimientos para el manejo apropiado de productos certificados Rainforest Alliance Certified en estos puntos críticos de procesamiento. d. Procedimientos para controlar el recibo, manejo, almacenamiento, procesamiento, despacho y envío de productos certificados Rainforest Alliance Certified. e. Procedimientos para la mezcla y el cálculo del contenido del producto final proveniente de productos certificados Rainforest Alliance Certified, cuando se mezclan productos certificados Rainforest Alliance Certified con otros productos no certificados. f. Tasas de transformación respectivas para el producto procesado final - partiendo de la materia prima u otro estado de la materia y considerando entrada y salida de productos, posibles pérdidas y desperdicios, así como flujos de volúmenes, en general. g. Procedimientos para evitar situaciones de despacho de productos certificados Rainforest Alliance Certified provenientes de mezclas no intencionales. 1.2 Deben existir los registros necesarios para comprobar que la operación cumple con la segregación de los productos certificados Rainforest Alliance Certified. Si la operación Requisitos Cadena de Custodia septiembre

9 mezcla productos certificados Rainforest Alliance Certified con productos no certificados, los registros deben respaldar los cálculos de contenido certificado. 1.3 Requisito crítico. La operación debe mantener registros de las compras y ventas hacia la operación y desde la operación a otros destinos. Los registros deben incluir la siguiente información: a. Fecha de recibo o despacho del producto. b. Número de factura, recibo, orden de despacho o trabajo u otro documento comercial relacionado con la transacción, transferencia o traslado físico. c. Cantidad de producto certificado Rainforest Alliance Certified recibida o despachada con sus unidades respectivas. d. Nombre de la finca u operación origen o destino de los productos certificados Rainforest Alliance Certified con sus respectivos códigos de certificación Rainforest Alliance Certified ; por ejemplo: Código de certificación o copia del certificado Rainforest Alliance Certified que documenta la finca certificada o el grupo certificado; Certificado de Aprobación de Cadena de Custodia de la operación origen; así como el certificado de transacción respectivo de Rainforest Alliance. 1.4 La operación debe implementar políticas y procedimientos que le permiten evaluar periódicamente su sistema de cadena de custodia, incluyendo a un procedimiento para el diseño y aplicación de acciones correctivas en el caso de mezclas accidentales de productos certificados Rainforest Alliance Certified con productos no certificados. 1.5 La operación debe determinar cómo aplican los requisitos legales que afectan a sus aspectos operacionales. La operación debe evidenciar la evaluación periódica de su cumplimiento con la legislación nacional aplicable al tipo de operación respectivo, incluyendo a: a. Aspectos ambientales, como evaluación de impacto ambiental, manejo y tratamiento de aguas residuales, manejo integrado de desechos sólidos y tratamiento de emisiones gaseosas; b. Aspectos socio-laborales y c. Aspectos de salud ocupacional. 1.6 Se debe conservar toda la documentación del sistema de cadena de custodia por un periodo mínimo de tres años, abarcando a todos los documentos mencionados en estos Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia - Red de Agricultura Sostenible. Requisitos Cadena de Custodia septiembre

10 2. Recurso Humano y Capacitación La calidad y cantidad del recurso humano de la operación corresponde a las exigencias del sistema de cadena de custodia de la operación. El personal de la operación relacionado con el sistema - como operarios, supervisores, despachadores, administradores y gerentes - conocen bien sus responsabilidades con respecto al manejo de productos certificados Rainforest Alliance Certified. Estas personas reciben la capacitación necesaria sobre el sistema de cadena de custodia de la operación y aplican estos conocimientos en su puesto de trabajo para poder evitar mezclas accidentales de productos. 2.1 Requisito crítico. La operación debe identificar claramente a todo el personal que ejerce funciones y tiene responsabilidades relacionadas con los diferentes procesos del sistema de cadena de custodia, con énfasis en el personal encargado de la gestión del sistema y los puestos vinculados con los puntos críticos de procesamiento. 2.2 La operación debe definir las responsabilidades del personal involucrado en el sistema de cadena de custodia. La operación debe indicar los procedimientos, requisitos profesionales y otros registros correspondientes para cada puesto. 2.3 La operación debe implementar un programa de capacitación para el personal involucrado en el sistema de cadena de custodia. a. El tipo de capacitación requerido para cumplir con las responsabilidades de cada puesto debe estar definido. b. El contenido y la frecuencia de las capacitaciones deben asegurar que el personal maneje suficientemente la información y su conocimiento para cumplir con las responsabilidades de su puesto y con los procedimientos del sistema de cadena de custodia. c. La operación debe mantener un registro de eventos de capacitación que incluye los nombres, puestos y firmas de los participantes, el contenido temático del evento, así como el nombre, datos de contacto y afiliación institucional del instructor. Requisitos Cadena de Custodia septiembre

11 3. Segregación del Producto Certificado Los productos Rainforest Alliance Certified están segregados de los productos no certificados y se distinguen visualmente con el fin de evitar posibles mezclas durante su producción, recepción, procesamiento, almacenamiento y manejo. Cuando no es posible segregar los productos físicamente, la operación toma otras medidas de segregar los productos. 3.1 Requisito crítico. La operación debe segregar físicamente o por tiempos a los productos Rainforest Alliance Certified de otros productos no certificados en sus zonas de producción, recepción, procesamiento, almacenamiento, manejo, despacho y envío. a. Las áreas designadas para este fin deben estar rotuladas según propósito y tipo de producto manejado. b. Los productos certificados Rainforest Alliance Certified deben estar visualmente identificados por medio de rótulos, etiquetas, códigos u otro tipo de identificación. c. Cuando no sea posible identificar los productos certificados Rainforest Alliance Certified - como, por ejemplo, durante el procesamiento - deben existir otros tipos de señalización que previenen la mezcla accidental de productos certificados Rainforest Alliance Certified con productos no certificados. 3.2 Todos los documentos que acompañan los productos certificados Rainforest Alliance Certified despachados o trasladados desde la operación - como recibos y reconocimientos de embarque -, deben indicar que estos productos son certificados Rainforest Alliance Certified e incluir el código de Aprobación de Cadena de Custodia asignado por el Organismo de Certificación. Requisitos Cadena de Custodia septiembre

12 4. Aprobación y Uso del Sello Rainforest Alliance Certified Las operaciones usan el sello Rainforest Alliance Certified según las reglas definidas por Rainforest Alliance y comprueban este hecho con la debida documentación. 4.1 Todas las operaciones que emplean el sello Rainforest Alliance Certified en actividades de mercadeo deben cumplir con los requisitos de etiquetado y contenido establecidos en Rainforest Alliance Certified - Labeling Guidelines. a. Las operaciones no deben usar el sello en productos no certificados. b. La operación debe mantener copias de los documentos oficiales de Rainforest Alliance sobre la aprobación del uso del sello Rainforest Alliance Certified. 4.2 Todos los materiales de promoción externa de la operación que contienen el sello Rainforest Alliance Certified - como materiales de empaque o de transporte u otros textos - deben ser aprobados por Rainforest Alliance previo a su uso. 4.3 La operación debe mantener a disposición todos los documentos de promoción internos y externos que contienen el sello Rainforest Alliance Certified, cualquier texto sobre la certificación Rainforest Alliance Certified, así como toda la información divulgada interna - o externamente por la operación sobre la Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance. Requisitos Cadena de Custodia septiembre