Roberto Vellutini, Vice President for Countries, VPC/VPC (Original Signed)

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1 MEMORANDUM DATE: April 1, 2010 TO: FROM: SUBJECT: Members of the Operations Policy Committee Roberto Vellutini, Vice President for Countries, VPC/VPC (Original Signed) Procurement Function Operational Guidelines For information, attached please find the Procurement Operational Guide (OP-272-2). The objective of the guide is to facilitate and orient the procurement activities during the programming and project cycle. This revised version includes Annex II and III, which were under preparation when submitted to the Operations Policy Committee (OPC) for approval. This guide will be submitted for information to the Board of Executive Directors. This document was approved by the Operations Policy Committee (OPC) on July 30, Inter-American Development Bank 1300 New York Ave. NW Washington, D.C USA

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10 Página 1 de 20 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Nombre y División Tema Comentarios Respuesta Comentarios a documentos de Gestión Financiera José Luis Vázquez CSC/CBR Fecha de cierre Plan de Supervisión Está contemplada hasta 90 días luego del último desembolso, que en la práctica va incluir adelanto de recursos sujetos a rendición y que consecuentemente conlleva a que se puedan hasta formalizar compromisos de recursos luego de esa fecha, ejecución de contratos y pagos finales que pudieran trascender los 90 días, ergo se puede potenciar el riesgo de saldos por rendir al Banco y posibles devoluciones. En caso de que tal eventualidad no ocurra, la presentación de EFA's, 30 días después del plazo para rendir al Banco, no da. Difícilmente los ejecutores van a poder confeccionar los EF, emitirlos (es decir que sea firmados por sus respectivas autoridades), ser objeto de auditoría, que se preparen, discutan con el ejecutor, se emitan los dictámenes (que sean firmados por los responsables en los auditores) y se presenten los EFA's por el ejecutor al Banco, en 30 días luego de que se presentó la última rendición. Para el plan específico para cada proyecto, debe establecerse y preverse que además de la información "macro" (sistemas país) debe responder a las características específicas de cada operación y ejecutor. Me explico. En países como Brasil, la diversidad es de tal envergadura que con propiedad podemos hablar que un solo perfil no es universal. Se tienen el Federal, Estadual y Municipal. Salvo el Federal, en cada uno de los otros hay gran diversidad (no es lo mismo la capacidad y necesidades institucionales del Sur que la de del Nordeste, por ejemplo). Incluso un diagnóstico de capacidad de mismo ejecutor varía cuando incrementa el número de operaciones que tiene en cartera; En el equipo se establece la participación explicita en el sector fiduciario del Especialista en Adquisiciones, mas no el Financiero, quien es precisamente el que debe ver los temas institucionales. La guía específica para desembolsos describirá el manejo del proceso de cierre de los proyectos, de manera que no se presenten este tipo de dificultades. Solamente se podrán liquidar los últimos pagos finales de contratos comprometidos en el período anterior al Closing Date. En esos 90 días, se ejecutará la auditoría final, de manera que los informes se presenten oportunamente. La sugerencia será tomada en cuenta en la nueva versión de la Guía de Gestión de Riesgo en Proyectos (GRP), mediante la metodología de evaluación de capacidad institucional/fiduciaria. La intervención en el ciclo de programación y proyecto del especialista financiero ( FMS ) se describe en la guía operativa de FM.

11 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 2 de 20 Nombre y División Ronaldo Rotter AUG/AUG Tema Ámbito de Aplicación Implementación Comentarios Se entiende que aplica las nuevas operaciones?. Las operaciones en ejecución con Contratos ya suscritos se mantienen conforme o se van a suscribir Modificatorios (previos análisis y revisión de la capacidad institucional Further to VPC's invitation for today's QRR, I have the following comments but first Congratulations for the simple, concise and flexible guidelines. The work produced demonstrated the good work of your fine team. Once approved how these new guidelines will be phased in and the old processes phased out? When an implementation plan will be prepared? The guidelines require skills that are not necessarily present in all the staff. What is next? How and when VPC is planning to have staff modify / acquire the new skills? OP129 calls for KNL to prepare seminars. Are they already on the works? Regarding the FM toolkit (24 guidelines), please indicate when these will be distributed to the staff for initial application. Respuesta Se establecerá una fecha mandatoria de aplicación para nuevas operaciones. Sobre la cartera en ejecución, se considerará caso a caso y se modificarán los contratos correspondientes. La implementación será gradual. Actualmente, los temas que no requieren de aprobación explícita se están implementando por el OP 129 de la Reforma. Asimismo, se describirá en el plan de implementación: a) Documentos del Toolkit se desarrollarán en dos etapas, estimándose finalizar al 31 de diciembre de 2009, con las guías técnicas que desarrollan los conceptos de la política y guías operativas. b) Con HRD se está finalizando el nuevo perfil fiduciario que armoniza y consolida esta propuesta. c) Más allá de los avances ya acordados con KNL, la capacitación al personal del Banco forma parte del plan maestro de KNL. Los temas conceptuales serán incorporados por KNL para el seminario de Gestión integral de ciclo de proyecto.

12 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 3 de 20 Nombre y División Tema Comentarios Respuesta d) Implementación de PDP a través de sus clusters con misiones, seminarios, etc. Participación en equipo de proyecto Nivel de aprobación Temas específicos en el documento The guidelines very strongly remind us of the Bank's fiduciary responsibility established in the charter. The procurement guidelines more strongly emphasizes the need to have an EA on the team to prepare the fiduciary report, but responsibility lays on TLs to decide. However, the document does not explicitly require TL's to mandatorily have an FMS in the project team. How is VPC, or VPS for that mater, expecting to cover this fiduciary responsibility? Please explain the risks and rewards, if any, that VPS TL will have to bring FMS and EA to the project team so FMS are incorporated on project teams. What is the difference of FM guidelines and FM policy? Both are to be approved at the OPC level or the Policy needs further board approval? Footnote 12 on the FM policy states that "Audited Financial Statements are not required for Bank executed projects". With the proliferation of Bank executed projects and the fact that these are not material for the external auditors considering the Bank as a whole, wouldn't be the policy undermining our fiduciary responsibility laid out in our trust fund agreements? Shouldn t management have the capability to request an audit in certain instances? FM guideline states the bank responsibility to monitor and supervise the borrower/ EA execution of the project. Please provide source to this statement. Se discutirá en el OPC. Sin embargo, VPC y VPS ya tienen una posición al respecto que será anunciada oportunamente. La política y guías operativas se presentan para aprobación del OPC. La guías operativas describen la intervención, actividades y responsabilidades de los especialistas fiduciarios en el ciclo de programación y proyecto. No corresponde que esta política defina este tema. Las operaciones ejecutadas por el Banco, deben ser consideradas en el trabajo de la auditoría externa e interna del Banco. No obstante, encontramos que la Alta Administración puede pedir una auditoría externa específica para revisar las decisiones del Banco sobre los proyectos que administra. Referente al segundo punto, la fuente solicitada se ha incorporado al documento.

13 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 4 de 20 Nombre y División James Spinner LEG/LEG Tema Propuesta de modificación y nivel de autoridad Incumplimiento de obligaciones contractuales Comentarios Me permito presentar las observaciones, generales y específicas, que el Departamento Legal tiene sobre los documentos distribuidos para la reunión de la referencia, sin perjuicio de que, en primer lugar, parezca indispensable evaluar la oportunidad de efectuar esta reforma, independientemente del contenido de las modificaciones, cuando el Banco está proponiendo una reposición de recursos y los Gobernadores han manifestado su preocupación porque exista absoluta claridad en relación con la utilización adecuada de los recursos del Banco, el manejo del riesgo asociado a las operaciones y, en general, el cumplimiento de su responsabilidad fiduciaria. Teniendo en cuenta que la propuesta no está acompañada de un documento de presentación que explique la naturaleza de los cambios propuestos, ni lo que se propone aprobar, ni cuáles normas se modificarían parcialmente, LEG recomienda incluir en el documento una sección específica que identifique las políticas que se reemplazarían o modificarían, así como los textos que quedarían vigentes. Igualmente, dicha sección deberá identificar la autoridad competente para aprobar cada una de las modificaciones propuestas. En el caso de que las modificaciones no requieran aprobación del Directorio Ejecutivo, LEG recomienda que una vez aprobadas por el Comité de Políticas Operativas, las nuevas políticas y guías sean enviadas para información del Directorio Ejecutivo. El documento de política sobre manejo financiero propone adoptar medidas adicionales a las que actualmente prevén los contratos de préstamo ante el incumplimiento de obligaciones contractuales relacionadas con los arreglos financieros o los requerimientos del Banco en materia de elegibilidad de gastos. Las medidas adicionales que el documento propone sólo son comparables, en la actualidad, a las que rigen en materia de mora por el cumplimiento de las obligaciones de pago de los contratos de préstamo. Por lo tanto, dicha secciones deberán revisarse para determinar su relevancia y pertinencia y, en caso de adoptarse, explicitar la forma como se aplicarían en la toma de decisiones a nivel interno de la administración del Banco. Respuesta Considerando el aumento sostenido de las operaciones del Banco, resulta indispensable la implementación de la Reforma y estos documentos para atender la mayor demanda con el mismo staff y adaptar la supervisión sobre un enfoque basado en riesgo. Para OPC se adjuntará un detalle de las normas y procedimientos que se reemplazan totalmente. Este detalle fue presentado en QRR pero será mejorado para un claro entendimiento. Se toma nota de la recomendación la cual será evaluada en el OPC. Tomando en cuenta el comentario se ajustó el documento de políticas. Asimismo, como parte del Toolkit, se desarrollará un procedimiento específico que determine la acción del Banco para los incumplimientos de los FM Arrangements y los niveles de autoridad para cada decisión, siguiendo los lineamientos de la OA

14 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 5 de 20 Nombre y División Tema Efectos en el presupuesto, capacidad y personal. Tiempos para la implementación de la política y guías Comentarios específicos al documento Comentarios específicos al documento Comentarios En función de los cambios propuestos en la política y, en especial, en las guías de operaciones adjuntas sobre temas de manejo financiero y adquisiciones, el documento de presentación de la propuesta al Comité de Políticas Operativas, debe explicar los efectos que tendrá la participación de los especialistas fiduciarios en el ciclo de proyectos en materia presupuestaria y en el personal requerido para estos propósitos. También se deberá tener en cuenta y explicar si estas propuestas modificarían el ciclo de proyectos actual aprobado por la Vicepresidencia Ejecutiva del Banco para el trámite de operaciones. El documento no contiene una sección que explique los tiempos requeridos para la implementación de la nueva política y de las guías, así como de los documentos que figuran como anexos (toolkits). Por lo tanto, es necesario incluir una sección que indique los tiempos requeridos para su implementación (por ejemplo, preparación de herramientas (toolkits), capacitación, modificaciones en los manuales, modelos de contratos de préstamo, etc.). Adicionalmente, se debe explicar el tiempo propuesto para la implementación de la política y guías con el del documento sobre estrategia de implementación del uso de sistemas de país (Use of Country Systems), documento que sería presentado a la consideración y aprobación del Directorio Ejecutivo. Adjunto un archivo electrónico con las observaciones específicas que el Departamento Legal considera necesario sean tenidos en cuenta por el equipo responsable de las políticas y guías, para aclarar y puntualizar en la propuesta final que se someta a la consideración y aprobación del Comité de Políticas Operativas. 1. Nota al pie de página No.2. Revisar la parte final de esta nota al pie de página para aclarar o eliminar la mención Bank financed por cuanto de su contexto se entiende que son fondos en administración otorgados al Banco. Adicionalmente se debe establecer que en el caso de discrepancias entre el acuerdo de los fondos en administración y estas políticas, prevalecerá el acuerdo respectivo. Respuesta VPC y VPS acordarán el manejo de recursos para la adecuada implementación y participación fiduciaria en los ciclos de programación y de proyecto. Las propuestas no modifican el ciclo de proyecto. Ver respuesta Tema Implementación (en página 2). No se requiere la aprobación del Directorio para la implementación del Uso de Sistemas Nacionales en lo que respecta a los Sistemas de Gestión Financiera. El Banco los evalúa y considera su uso parcial o total para ejecutar sus proyectos. Todos los comentarios específicos han sido atendidos en los documentos que se presentan al OPC y asimismo, serán desarrollados en las secciones del Toolkit correspondientes. 1. Se corrigió la nota al pie No. 2.

15 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 6 de 20 Nombre y División Tema Comentarios 2. Párrafo 1.2. Aplicabilidad. Aclarar el contenido y alcance de este párrafo por cuanto no se entiende cuando se dejarían de aplicar las disposiciones contenidas en la nueva política, en especial la mención relacionada con convenios suscritos con terceras organizaciones. Adicionalmente, no es apropiado decir que estas políticas serán adaptadas para el caso de los préstamos de emergencia y préstamos de reformas de políticas (PBL), por cuanto dichos instrumentos tienen normas específicas en la materia aprobadas por el Directorio Ejecutivo. Tampoco se entiende en este contexto si habrá otro documento que tratará dichos casos y el procedimiento que se seguirá para su aprobación hasta el Directorio Ejecutivo. Respuesta 2. Se modificó el contenido y alcance tomando en cuenta estos comentarios. 3. Párrafo 1.3. Alcance. Aclarar el contenido y alcance de este párrafo por cuanto no se entiende si dicha referencia es a las políticas GN y GN o al marco de la función de adquisiciones (GN ) o a las nuevas guías operativas para adquisiciones. 3. Se incorporaron las referencias apropiadas. 4. Párrafo 3.1. Revisar la parte que dice: by the appropriate parties, que consideramos debería decir by the appropriate authorities. 5. En el documento se deben corregir las referencias al borrower/ea para que sean consistentes y se lean en forma similar a través de todo el documento o se diga borrower and/or EA, como se dice en otros apartes del mismo. 4. Se cambio el texto a authorized by the Bank después de haberlo discutido con LEG. 5. Se corrigieron las referencias. 6. Párrafo 3.2. Assessment of FM Arrangments. Se propone evaluar los arreglos financieros incluyendo el uso de sistemas de país. Por lo tanto, surge la pregunta sobre el tiempo requerido para la implementación de esta política teniendo en cuenta que la estrategia de utilización de los sistemas nacionales no ha sido todavía considerada y aprobada por el Directorio Ejecutivo. 6. Ver respuesta bajo Tema Tiempos para la implementación de la política y guías. 7. Párrafo 3.3. Failure to mantain aceptable financial management 7. Se reviso el parrafo atendiendo el

16 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 7 de 20 Nombre y División Tema Comentarios arrangements. El documento propone, adoptar medidas adicionales a las que actualmente prevén los contratos de préstamo ante el incumplimiento de obligaciones contractuales relacionadas con los arreglos financieros. Las medidas adicionales que el documento propone sólo son comparables, en la actualidad, a las que rigen en materia de mora por el cumplimiento de las obligaciones de pago de los contratos de préstamo. Por lo tanto, dicha secciones deben revisarse para determinar su relevancia y pertinencia y, en caso de adoptarse, explicitar la forma como se aplicarían en la toma de decisiones a nivel interno de la administración del Banco. Respuesta punto levantado. 8. Párrafo 3.5. Internal Control. Se recomienda mover la definición que aparece en la parte del glosario para entender que significa reasonable but not absolute assurance. 8. Se acepto la recomendación. 9. Párrafo 3.7. Use of Country Systems. Se tiene que evaluar los tiempos de presentación e implementación de esta política teniendo en cuenta que contiene información sobre el uso de los sistemas de país, que es un documento que será considerado y aprobado en su momento por el Directorio Ejecutivo del Banco. 9. Idem (pregunta #6 bajo esta sección). 10. Párrafo 3.8. Financial Planning. En este párrafo se menciona the project financial plan como un nuevo instrumento para la planeación financiera. Sin embargo, no se sabe si ello será un nuevo requerimiento, ni la forma cómo se implementará. Tampoco se cuenta con información suficiente para evaluar su relación e interacción con el denominado anticipo de fondos, que aunque se menciona como nueva forma de desembolsos, no se explica cómo operara. Asimismo, dicho párrafo habla de un plan operativo anual, que incluye al plan de adquisiciones, sin que se definan cuáles son dichos instrumentos de supervisión por el Banco. 11. Párrafo 3.9. Eligible expenses. Teniendo en cuenta que el Banco cuenta en cada instrumento de financiamiento con especificaciones sobre gastos elegibles recomendamos que se haga una nota al pie de página 10. Se tomaron en cuenta los comentarios. Se definió el término project financial plan, se modificó el párrafo 3.8 y se incluyó un nuevo párrafo dando alguna información adicional sobre el manejo de anticipos. La explicación detallada del funcionamiento de los anticipos de fondos se incluirá en el Toolkit. 11. El párrafo fue modificado.

17 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 8 de 20 Nombre y División Tema Comentarios que contenga la cita respectiva de los documentos vigentes aplicables por instrumento. Respuesta 12. Párrafo Treatment of Ineligible Expenditures. En este párrafo deberá ser revisado en línea con lo expuesto en el punto 7 para el párrafo El párrafo fue modificado. 13. Párrafo Disbursement Methods. Este párrafo deberá ser enriquecido para que se determine la forma cómo operará el avance de fondos, o se deberá explicar si lo que se quiere hacer es un cambio de nombre al actual fondo rotatorio. Si la propuesta consiste en remplazar el fondo rotatorio se debería explicar en detalle la forma como se define, opera y plazos para su reposición y justificación de gastos. 14. Párrafo Project Currency, Conversión Criteria, and application of Exchange rates. Se recomienda revisar las opciones planteadas por cuanto de discusiones tenidas en forma particular con la Representación en Brasil y Argentina dichas opciones no se podrían aplicar en dichos países. Asimismo, se deberá revisar la pertinencia de la nota al pie de página No. 8 y su aplicación a estos propósitos. 15. Párrafo Maintenance of Value for Advances. Cuáles serían las acciones propuestas en el caso de apreciación o devaluación de la moneda del país se afectará el logro de los objetivos del Proyecto? 16. Párrafo Final Project disbursement and justifications. Se recomienda revisar la última frase del párrafo para entender y definir de una forma más apropiada, cómo los recursos destinados a la auditoría serían contabilizados y registrados para efectos del cierre de cuentas del proyecto, cuando pareciera que no se han gastado dichos recursos. 13. Los métodos de desembolsos serán desarrollados e incluidos en el Toolkit; no es un tema para incluir en la Política. De todas maneras se agregó un párrafo sobre justificación de anticipos. 14. Las alternativas planteadas pueden ser aplicadas a todos los países, ya que consisten en un abanico de opciones para atender las idiosincrasias de cada país, incluyendo Brasil y Argentina. Las opciones fueron presentadas y aceptadas por los especialistas fiduciarios financieros de dichos países. La nota de pie fue eliminada. 15. Se desarrollará un procedimiento, con sus respectivas acciones para el Toolkit. 16. El tratamiento propuesto para el cierre de cuentas es consiste con buenas prácticas contables y

18 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 9 de 20 Nombre y División Tema Comentarios 17. Párrafo Use of country Systems for accounting and reporting. Tenemos el mismo comentario indicado en el punto 9 anterior, para el párrafo Nota al pie de página 17. Revisar el texto para determinar como se reconcilia dicho plazo con la obligación establecida en el párrafo 3.19 sobre la presentación de los AFS dentro de los 120 días. 19. Párrafo Reporting Possible Fraud and Corruption. Colocar una nota al pie de página que indique la política aplicable. Respuesta administrativas. 17. Idem respuesta para párrafo Se cambió el texto para aclarar el punto de la nota. 20. Párrafo 5.1. Supporting documentation. Este párrafo se deberá revisar en su totalidad por cuanto la información provista en él está basada en un documento anterior al aprobado por el Directorio Ejecutivo. El documento de referencia es el GN que establece un plazo mínimo de tres (3) años contado a partir de otra fecha. 19. Se agregó la referencia al párrafo. 20. Se corrigió el párrafo. 21. Párrafo 5.3. Other Alternatives. Revisar el contenido de este párrafo para determinar la forma cómo dichas alternativas serán consideradas y aprobadas por la administración, operación por operación, en los documentos de propuesta de préstamo, por ejemplo. 22. Glossary of Terms. Se deberá revisar la definición de: (i) execution period por cuanto en los préstamos de inversión no se establece dicho plazo y coincide con el plazo de desembolso, que en cualquier caso se comienza a contar es desde la fecha de entrada en vigencia del contrato de préstamo. En el caso de las cooperaciones técnicas si se define y se cuenta desde la fecha de entrada en vigencia del convenio de cooperación técnica. 21. El equipo no encuentra apropiado elaborar más este tema para propósitos de la Política. 22. Se eliminó el término ya que este concepto no se menciona en el cuerpo del documento. 23. Supervision plan. Se define un nuevo instrumento de seguimiento sin que se haya determinado cuáles son dichos instrumentos que a lo largo

19 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 10 de 20 Nombre y División Tema Comentarios del documento se mencionan, como son el plan de financiamiento, el plan operativo anual, el plan de adquisiciones. Por lo tanto, nos gustaría que definieran en el documento cuáles son los instrumentos de seguimiento que se proponen y la periodicidad de los mismos. II. Financial Management Operational Guidelines for IDB financed projects. Respuesta 23. El equipo no encuentra apropiado elaborar más el tema para la Política. Los temas de supervisión se incluirán en mas detalle en el Toolkit. 24. Párrafo 1.2. Applicability. Aclarar el contenido y alcance de este párrafo por cuanto no se entiende cuando se dejarían de aplicar las disposiciones contenidas en la nueva política, en especial la mención relacionada con convenios suscritos con terceras organizaciones. Adicionalmente, no es apropiado decir que estas políticas serán adaptadas para el caso de los préstamos de emergencia y préstamos de reformas de políticas (PBL), por cuanto dichos instrumentos tienen normas específicas en la materia aprobadas por el Directorio Ejecutivo. Tampoco se entiende en este contexto si habrá otro documento que trate dichos casos y el procedimiento que se seguirá para la su aprobación hasta el Directorio Ejecutivo. 24. Se modificó el contenido y alcance tomando en cuenta estos comentarios. 25. Nota al pie de página No.2. Revisar la parte final de esta nota al pie de página para aclarar o eliminar la mención Bank financed por cuanto de su contexto se entiende que son fondos en administración otorgados al Banco y creemos que no es pertinente incluir dicha referencia. 25. Se corrigió el texto. 26. Párrafo 2.5. Strengthen supervision capacity and use of country systems. Se tiene que evaluar los tiempos de presentación e implementación de esta guía teniendo en cuenta que contiene información sobre el uso de los sistemas de país, que es un documento independiente que será considerado y aprobado en su momento por el Directorio Ejecutivo del Banco. 26. Idem, respuesta para párrafo Párrafo 2.6. Revisar el contenido de este párrafo para determinar la

20 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 11 de 20 Nombre y División Tema Comentarios forma y los criterios como el Especialista en Manejo Financiero podrá aplicar dicha discrecionalidad en la aplicación de las guías, y los documentos donde se documentará la no aplicación de las guías. Respuesta 27. Tema para el Toolkit. 28. Párrafo 3.1. Revisar el párrafo y colocar una nota al pie de página del documento explicando el significado de reasonable assurance en el uso de fondos del Banco. 29. Párrafo 4.1. Revisar el párrafo para limitar su contenido a los servicios que el FMS debe prestar al Jefe de Equipo de Proyecto, sin establecer obligaciones adicionales para el JEP, que creemos están mejor definidas en el ciclo de proyecto de las operaciones del Banco. 30. Párrafos 5.2.2, 5.2.3, Use of Country Systems. Tenemos el mismo comentario expresado en varios puntos sobre la propuesta de usar los sistemas de país. 31. Párrafo Revisar este párrafo para definir y hacer consistentes los informes de supervisión que se proponen. En este caso se dice que el POA contiene el plan de adquisiciones y el plan de financiamiento. Asimismo, se menciona el PEP, sin que haya consistencia y definición sobre los informes de supervisión del Banco. 32. Financial Management Toolkit. Se tiene que evaluar los tiempos de presentación e implementación del documento de política y su correspondiente guía teniendo en cuenta que este anexo contiene una serie de herramientas para implementar las mismas. 28. De acuerdo. 29. El párrafo se refiere a los servicios del FMS, sin establecer obligaciones adicionales al Jefe de Equipo. 30. Idem, respuestas anteriores al mismo tema. 31. Se revisó el párrafo pero no se hicieron cambios. Los temas se desarrollarán en más detalle en el Toolkit. 32. De acuerdo. El toolkit se implementará por fases. Diego Murguiondo Entendemos que el footnote 8 del punto 3.13 debe ser eliminado o modificado. La utilización de los tipos de cambio a los que se refiere el El footnote se eliminó del documento de FM Policy.

21 ANEXO: Comentarios escritos al QRR Página 12 de 20 Nombre y División FIN/FSV Sonia Rivera VPC/GCM Tema Comentarios footnote ya no aplican de esa forma desde que se estableció la nueva política hace unos años. Esto mismo se establece también claramente en el texto del punto No creemos que esto sea necesario que se discuta en la reunión pero consideramos importante que se corrija. To contribute to a better understanding of the policy, the Glossary may want to include a definition of terms such as: (a) FM arrangements, (b) supervision plan, and (c) financial plan. Respuesta Serán incluidos en el Glosario. Auditor eligibility (paragraph 3.23). The policy only permits an external auditor acceptable to the Bank and following the procurement policies, the firm / consultant has to be selected based on the Bank's procurement policies (and following the extensive AF 100 and 300 documents). In TCs with small NGOs, it may be more efficient to consider the option of accepting the external auditing firm that conducts its annual institutional audits. It is not clear whether this is an option within the policy framework. This aspect may be included under section 5 (policy). En la medida que el Banco lo evalúe y acepte (dar elegibilidad), se acepta el auditor preexistente. Comentarios a documento Guía Operacional Función de Adquisiciones Ana María Rodríguez (CAN/CPE) Línea Decisoria en nuevas tablas de responsabilidad 1. Quería llamar la atención sobre un tema delicado para que antes de tomar una decisión se evalúe a la luz de los riesgos que genera. El sistema propuesto reduce el nivel decisorio a tres categorías de riesgo, con la siguiente línea decisoria: Jefe de Equipo para niveles I y II (substancialmente los actuales niveles bajo y medio bajo) y Gerente Sectorial para nivel III (substancialmente los actuales niveles medio alto y alto). Es decir, la línea decisoria ya no pasa por Representantes y Gerentes Regionales. Esto está de acuerdo con la estructura matricial que da a VPS la responsabilidad de ejecutar los proyectos, pero no llama a que decisiones de adquisiciones de riesgo relativamente importante (algunas de nivel II y niveles III y IV) sean analizadas también desde un punto de vista de relacionamiento y del entorno político de un país. El informe menciona que en caso de ir a la instancia de la Gerencia Sectorial, ésta podría (opcional) consultar con la Gerencia Regional y el/la Representante. En el caso de decisiones del JEP, no se menciona siquiera esto. 1. El ejercicio de realineamiento ha originado cambios fundamentales dentro de la estructura del Banco y su proceso de toma de decisiones. Dentro de dichos cambios pueden resaltarse tres aspectos importantes: La adopción de una estructura matricial que implica una línea de toma de decisión y una línea punteada de reporte. La toma de decisiones referida a la ejecución de los proyectos recae en la Vicepresidencia de sectores. La importancia del juicio profesional de los profesionales responsables de la supervisión de los proyectos. Considerando lo anterior, se puede

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