APLICACIÓN DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

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1 UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA (ICAI) INGENIERO EN INFORMÁTICA PROYECTO FIN DE CARRERA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN AUTORA: MARÍA ALBA PÉREZ MADRID, JUNIO de 2007

2 Autorizada la entrega del proyecto de la alumna: María Alba Pérez EL DIRECTOR DEL PROYECTO Pablo Igualada Moreno Fdo: Fecha: 27/06/2007 VºBº DEL COORDINADOR DE PROYECTOS Eduardo Alcalde Lancharro Fdo: Fecha: 27/06/2007

3 AGRADECIMIENTOS En este apartado del proyecto se intenta agradecer a todas las personas que se han implicado de alguna forma en el desarrollo del mismo. Sin estas ayudas no hubiese sido posible atravesar este camino largo y complicado. A mis padres, mi hermano y Henar por haber estado ahí, en todos los momentos tanto buenos como malos, confiando en que sería posible llegar al final y empezar una nueva etapa. A Rafa, por haber aguantado tantas malas caras y creído siempre en que podría conseguirlo. A Natalia, porque durante estos seis años ha estado ahí siempre, hasta para este empujón final. Al Barrio Sésamo (mis amigas), porque han entendido esos momentos de aislamiento y encierro ayudándome en todo momento. Al Director del proyecto, Pablo, por haberme dado la oportunidad de empezar a conocer el mundo laboral. Al coordinador, Eduardo Alcalde, por haber estado ahí en todo momento de duda. A todos vosotros, GRACIAS. I

4 RESUMEN Existen muchas empresas en las que la Gestión de la Documentación que tratan es un trabajo duro y complicado, ya que el volumen se va incrementando hasta valores muy altos. Las aplicaciones de Gestión de la documentación tratan de facilitar el trabajo de tratamiento de la documentación que se genera en una organización. Una aplicación de estas características tiene como objetivo el almacenamiento de los documentos que se van creando para que se tenga un acceso fácil a ellos, que las búsquedas sean muy rápidas y llevar un control estricto de los cambios que se realicen, de modo que se establezca una trazabilidad completa de toda acción que se lleve a cabo en la información y contenido de cualquier documento. En este caso, además, se trata de adaptar todos los procesos de gestión documental a la política de calidad de la organización, de cara al cumplimiento de la Norma ISO El proyecto se basa en modificar una herramienta de Gestión de la Documentación básica y estándar para adecuarla a las necesidades propias de la organización que la está utilizando. El Gestor documental del que parte el proyecto es el perteneciente al PeopleSoft Enterprise Portal Solutions y, a partir de él, se realizará un trabajo de reingeniería para adaptarlo a las condiciones del cliente. El proyecto abarca todo el ciclo de vida de un proyecto de Ingeniería de Software siguiendo la metodología Métrica 3, ya que se encarga desde la planificación del proyecto hasta el mantenimiento de la herramienta una vez que se ha implantado, pasando por el desarrollo del proyecto que implica el diseño, la codificación, la implantación,... Cada uno de estos pasos, adecuado a las necesidades de la organización, será desarrollado detalladamente explicando todas las actividades que se originan para que la documentación del proyecto sea completa. Hay alguna fase que no se ha desarrollado, ya que se trata de la mejora de una herramienta y no de una creación desde cero. Algunos módulos simplemente se reutilizan tal y como se encuentran inicialmente. En cambio, existen otras nuevas funcionalidades, propuestas por el cliente, que hay que añadir en la aplicación, II

5 integrándolas con el sistema y probándolas mediante una importante fase de pruebas de integración. La organización que plantea la necesidad de llevar a cabo el proyecto, establece una serie de objetivos que debe cumplir la aplicación modificada, siguiendo unas restricciones técnicas y funcionales, provocadas por ser una modificación de una herramienta ya creada. Con este proyecto se han adquirido diversos conocimientos sobre la vida empresarial, como el trato con el cliente y el análisis de los problemas. Estos aspectos son muy importantes para empezar a conocer cómo es el mundo laboral. Además también se ha trabajado con una nueva herramienta de desarrollo y lenguaje de programación como es PeopleSoft y se han afianzado conocimientos de programación orientada a objetos y bases de datos que son las tecnologías que están a la orden del día en la actualidad. III

6 ABSTRACT There are a lot of organizations where Documentation Management is a hard and difficult job due to the increase of the volume of information as the application is used. Documentation Management tools make the day-to-day operations easier. This type of tools are focus on the storage of documents that the organization generates, on an easy and fast access to these documents, and on the change control of the storage documentation, so that modifications in a document won t affect other documents that exist in the system. The project bases on updating a standard Documentation Management tool to adapt it to customers necessities. The initial Management Documentation tool belongs to Peoplesoft Enterprise Portal Solutions. The Project covers the full process for an Engineering Project, where the Metrica 3 methodology has been used. This methodology includes every stage in the project, from the planning to the maintenance of the application, passing through the development that involves design, code development and implementation... These steps are explained more deeply throughout the Project. The organization sets several objectives that the application should carry out. Moreover, the Project has technical and functional constraints because of the fact that the project scope is about an update of an existing application. The learning that has been acquired with this Project deals with business life, like customer relationships management and problem-solving skills. These aspects are very important to understand how the businesses works. In addition, a new development tool and a new programming language (PeopleSoft) have been used in the project, so knowledge about Object-oriented programming and DataBases has been reinforced. These aspects are really important, because these technologies are very useful nowadays. IV

7 índice AGRADECIMIENTOS... I RESUMEN... II ABSTRACT... IV índice... V INTRODUCCIÓN Introducción Objetivos Metodología de Trabajo: Métrica Recursos Planificación Temporal... 7 CAPÍTULO 1: Planificación del Sistema... 8 Actividad 1: Inicio del Plan... 9 Actividad 2: Definición del Proyecto Actividad 3: Identificación de Requisitos Actividad 4: Sistemas Actuales Actividad 5: Definición de la Arquitectura Tecnológica CAPÍTULO 2: Desarrollo del Sistema Estudio de la Viabilidad del Sistema Actividad 1.1: Alcance del Sistema Actividad 1.2: Valoración de la Solución Análisis del Sistema Actividad 2.1: Definición del Sistema Actividad 2.2: Establecimiento y Análisis de Casos de Uso Actividad 2.3: Modelo de Datos Actividad 2.4: Modelo de Procesos Actividad 2.5: Interfaces de Usuario Actividad 2.6: Plan de Pruebas Diseño del Sistema de Información Actividad 3.1: Definición de la Arquitectura Actividad 3.2: Diseño Físico de Datos Actividad 3.3: Diseño de la Migración y Carga Inicial de Datos V

8 4. Construcción del Sistema Actividad 4.1: Generación de Código de Componentes y Procedimientos Actividad 4.2: Ejecución de las Pruebas Unitarias y de Integración Actividad 4.3: Elaboración de los Manuales de Usuario Actividad 4.4: Definición de la Formación de Usuarios Finales Implantación del Sistema Actividad 5.1: Plan de Implantación Actividad 5.2: Formación necesaria para la Implantación Actividad 5.3: Pruebas de Implantación y Aceptación del Sistema Actividad 5.4: Plan de Contingencias CAPÍTULO 3: Mantenimiento del Sistema Plan de Mantenimiento Actividad 1.1 : Registro de la Petición Actividad 1.2: Análisis de la Petición Actividad 1.3: Preparación de la Implementación Actividad 1.4: Seguimiento y Evaluación de los cambios CONCLUSIONES ANEXO I: Manual de Usuario ANEXO II: Guía Rápida Gestor Documental BIBLIOGRAFÍA VI

9 INTRODUCCIÓN 1. Introducción La Gestión de la Documentación es una asignatura pendiente que tienen muchas empresas. Todos los documentos que pasen por las oficinas de una empresa o que manipulen los empleados deberían ser archivados no solamente en formato papel, sino que también habría que almacenarlos de forma digital. Este soporte de almacenamiento permite que se añada información adicional a los documentos para facilitar la gestión de su seguridad, su administración, su búsqueda,... Una buena Gestión de la Documentación asegura un óptimo aprovechamiento de la información perteneciente a una empresa, ya que se podrá hacer uso de ella en cualquier momento, sin pérdida de tiempo, accediendo a los documentos que la contienen. En este Proyecto se pretende realizar una documentación detallada del desarrollo de una herramienta de Gestión de la Documentación adaptada a los procesos de Calidad 9001/2000. Esta documentación consta del análisis funcional, documentación de desarrollo y el plan de mantenimiento de la herramienta. El Gestor documental tratará aspectos de la documentación como la administración de documentos, gestión de documentos en vigor y la trazabilidad de procesos asociados con la documentación. Motivación El proyecto fue elegido mediante la oferta de Proyectos Fin de Carrera de la universidad. Se eligió éste porque la gestión de la documentación es un tema interesante que está un poco olvidado o que realmente no se le da la importancia que se debiera. También fue importante el hecho de que se fuera a realizar dentro de una empresa donde podría empezar la etapa laboral, conociendo cómo funciona una consultora informática. 1

10 2. Objetivos Desarrollar una aplicación que: 1) Sea fiable, ya que va a ser utilizada por muchas personas y la información con la que se va a tratar necesitará la mayor seguridad. 2) Sea escalable, es decir, que su rendimiento no se vea afectado ni por la cantidad de documentos que contenga ni por las personas que estén utilizando simultáneamente la aplicación. Deberá mantener el rendimiento medio conforme aumenta el número de usuarios o de información contenida. 3) Cumpla las normativas de auditoría y funcionamiento establecidas. 4) Sea una aplicación web, la cual sea transparente al cliente y en el caso de actualizaciones no haya que instalar nada en las máquinas de los usuarios. Al ser web, la aplicación tendrá un bajo coste de mantenimiento. 5) Sea muy intuitiva y fácil de utilizar, de tal forma que se pueda llegar a aprender autónomamente sin necesidad de ofrecer cursos a los usuarios. 6) Se desarrolle siguiendo las restricciones temporales y económicas planificadas. 7) Cumpla la normativa de calidad siguiendo la Norma ISO 9001/ ) Cubra todas las necesidades propuestas por los usuarios en la Gestión de la Documentación. 9) Ofrezca una documentación apropiada para el mantenimiento de la herramienta y posibles actualizaciones y mejoras. 2

11 3. Metodología de Trabajo: Métrica 3 La metodología MÉTRICA, versión 3, es un instrumento útil para la sistematización de actividades que dan soporte al ciclo de vida del software. Los objetivos que se pretenden alcanzar con ella son: - Proporcionar Sistemas de Información que ayuden a definir un marco estratégico para el desarrollo de estos sistemas. - Dotar a la organización de productos software que satisfagan las necesidades de los usuarios. - Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas de Información, permitiendo una mayor capacidad de adaptación a cambios y reutilización de los recursos que ya se tienen. - Facilitar la operación, mantenimiento y uso de los productos software obtenidos. Siguiendo esta metodología se asegura que el proyecto cumple los objetivos de calidad, coste y plazos. Para cumplirlos se hace referencia a estándares de calidad como la norma ISO 9001/2000, ISO ,... y otras metodologías como SSADM, MAGERIT. La metodología MÉTRICA versión 3 tiene una estructura que se divide en procesos principales e interfaces. Los procesos principales se descomponen en actividades y éstas a su vez en tareas. Para cada tarea se describen sus principales acciones, productos, técnicas, prácticas y participantes. Las interfaces definen una serie de actividades que complementarán los procesos principales de la metodología y así garantizar el éxito del proyecto. Se ha elegido esta metodología porque es la recomendada para proyectos desarrollados en entidades públicas. 3

12 En los siguientes diagramas se definen las actividades de cada una de las fases en las que se divide la metodología: Fase I: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA Planificación Inicio del Plan Definición y Organización del Proyecto Identificación de Requisitos Sistem as actuales Arquitectura tecnológica 4

13 Fase II: DESARROLLO DEL SISTEMA D e s a rro llo E studio de la V iabilidad A lcance del sistem a V aloración de la solución D efinición del S istem a C asos de U so A nálisis del S istem a M odelo de D atos M odelo de P rocesos Interfaces de usuario P lan de P ruebas A rquitectura del S istem a D iseño del S istem a D iseño físico de D atos C arga inicial y m igración de datos G eneración del código fuente C onstrucción del S istem a P ruebas unitarias M anuales de usuario F orm ación P lan de Im plantación Im plantación del S istem a F orm ación para Im plantación P ruebas de Im plantación y A ceptación P lan de C ontingencia P aso a P roducción Fase III: MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Mantenimiento Plan de Mantenimiento 5

14 4. Recursos Los recursos que se van a emplear en este proyecto, y que se especifican a continuación, vienen definidos como restricción debido a los sistemas ya existentes en la organización. SW de desarrollo: PeopleTools 8.45 de PeopleSoft PeopleSoft, Inc. es una empresa de software que proporciona software especializado en Recursos Humanos, CRM (Customer Relationship Management), Industria, Finanzas, EPM (Enterprise Performance Management) y administración de estudios a un gran número de empresas, gobiernos y organizaciones. En enero de 2005 PeopleSoft fue adquirida por Oracle. PeopleSoft es conocida por la característica de que sus aplicaciones pueden ser fácilmente customizadas (retocadas al gusto del comprador) o hechas a medida, para ajustarse a los negocios específicos que necesita cada cliente. La herramienta PeopleTools, que es la que se va a utilizar en este proyecto, es la tecnología que impulsa las aplicaciones PeopleSoft Enterprise. Esta herramienta ofrece una arquitectura de Internet robusta, escalable y manejable llamada PIA (Arquitectura de Internet Pura). PeopleTools 8.45 incluye un Diseñador de Aplicaciones, un entorno de desarrollo que se usa para crear y diseñar a medida todas las aplicaciones de PeopleSoft Enterprise. Lo mejor de todo, es que el Application Designer es la misma herramienta que la empresa usa para crear sus propias aplicaciones PeopleSoft, ofreciendo lo último en flexibilidad. Documentación de la Norma ISO 9001/2000 La norma 9001 es un método de trabajo que mejora los aspectos organizativos de una empresa, mejorando para ello la calidad y la satisfacción de cara al consumidor además de la cohesión y capacidades de la misma. 6

15 La versión actual es la norma ISO 9001:2000 que se ha adoptado como modelo para obtener la certificación de calidad. SGBD: Oracle 9i En esta aplicación se utilizará Oracle 9i como base de datos relacional donde se crearán tablas que se relacionarán unas con otras según las necesidades de la aplicación. 5. Planificación Temporal 7

16 CAPÍTULO 1: Planificación del Sistema La fase de Planificación del Sistema pretende obtener un marco de referencia para el desarrollo del sistema que responda a los objetivos estratégicos de la organización. En el caso que se aborda en este proyecto, el plan para llevar a cabo la aplicación de Gestión de la Documentación apoya la estrategia corporativa de la Dirección del cliente, con el fin de automatizar actividades relacionadas con la documentación. La Planificación del Sistema facilita la visión global de las necesidades de la organización además de obtener una perspectiva estratégica y operativa del Gestor Documental, estableciendo las pautas a seguir y los objetivos que se pretenden alcanzar. Para ello se realiza un estudio de la situación actual, con ayuda de la dirección y colaboradores de la organización en la que se va a implantar la herramienta. El estudio consiste en investigar los puntos fuertes de la organización, áreas de mejora, riesgos, amenazas,... La fase de Planificación se divide en distintas actividades de las que se obtienen productos que ayudan al desarrollo de la aplicación de Gestión de la Documentación. Estas actividades se describen con detalle en los apartados siguientes. Identificación de Requisitos Planificación Inicio del plan Arquitectura tecnológica Estudio Sistemas Actuales 8

17 Actividad 1: Inicio del Plan El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan del Sistema y llevar a cabo el arranque formal del mismo. Para comenzar el proyecto fue necesario que ciertas áreas de la organización plantearan la necesidad de llevarlo a cabo. Al estudiar las necesidades que iban apareciendo y carencias de la aplicación que se estaba utilizando, se tomó la decisión de desarrollar el proyecto para evolucionar la herramienta que se tenía, añadiéndole nuevas funcionalidades. El fin era crear un espacio donde poder publicar los documentos de procedimientos de calidad, corregirlos, mantenerlos como históricos y llevar el control de versiones para que los usuarios puedan tener la versión actualizada y puedan descargársela fácilmente. Además, la aplicación debe cumplir los requerimientos que exige la norma de calidad ISO 9001, para que la organización apruebe las auditorías a las que es sometida. Por eso la mejora de la aplicación aportará una trazabilidad completa de las acciones que se lleven a cabo. La aplicación que ya se tenía, a pesar de ser una valiosa herramienta de gestión, no se encontraba adaptada a las necesidades de toda la organización, lo cual la hacía pesada y compleja en su utilización. Además la aplicación no tenía un modo ágil y rápido de encontrar documentos, ni tampoco disponía de una gestión de históricos, lo cual es muy recomendable en cualquier herramienta dedicada a la gestión documental. La aplicación necesitaba, entre otras mejoras, la capacidad de utilizar flujos de trabajo de calidad para automatizar los procesos de una forma dinámica, gestionar versiones, permitir integrar y adaptar la herramienta para todas las unidades organizativas. Además necesitaba una mejora en el diseño gráfico convirtiéndola en una herramienta atractiva para los usuarios, dentro de un entorno amigable. 9

18 Una vez estudiada la posibilidad de mejorar la aplicación gestora de la Documentación, se establecieron unos objetivos que se deberían de cumplir para mejorar la comunicación interna en el ámbito de los diferentes colectivos de trabajadores de la organización. Por tanto se hizo necesario desarrollar la herramienta de forma que fuera capaz de: Trasladar a los niveles adecuados aquella información que redunde en una mayor concienciación y mejora de las prestaciones propias de las unidades de negocio de la organización. Sensibilizar al personal sobre las distintas actividades que en el ámbito internacional de la organización se llevan a cabo. Establecer un mecanismo de comunicación empresa-trabajador que contribuya a mejorar las relaciones internas y estimular un mayor entorno de colaboración. Crear unos espacios-foros de comunicación que permitan recoger las distintas opiniones sobre los temas más importantes en cada momento. Automatizar un importante número de procesos administrativos y técnicos que en la actualidad se encuentran pendientes de desarrollo, así como la posibilidad de ofrecer a los usuarios, bajo un entorno amigable y personalizado, unos contenidos definidos y un acceso rápido a todas los documentos de la Dirección. Trazabilidad completa de las acciones llevadas a cabo para cumplir con la norma de calidad ISO Integración con las aplicaciones existentes de gestión de empleados como SAP y LDAP. Sistema escalable. El rendimiento de la aplicación no puede verse afectado ni por la cantidad de documentos que contenga ni por las personas que estén utilizando simultáneamente la aplicación. Deberá mantener el rendimiento medio conforme aumenta el número de usuarios o de información contenida. 10

19 Actividad 2: Definición del Proyecto Aplicación de Gestión de la Documentación En esta actividad se organiza el equipo de trabajo del proyecto, además de establecer el alcance global de la Aplicación. Ámbito de la Aplicación: Establecer el ámbito del sistema es una tarea compleja, ya que se va a ir ampliando a medida que se vayan conociendo ventajas de la herramienta, y que con el uso, los usuarios comprueben, por sí mismos, cómo aumenta la productividad al sustituir los viejos métodos de directorios compartidos por las nuevas funcionalidades del Gestor Documental. Todas y cada unas de las Divisiones de la organización tendrán acceso al Gestor aunque en cada una de ellas existirá un Gestor que será el encargado de gestionar cada documento en caso necesario, así se controlará que no todo el mundo pueda acceder a toda la información ya que existirán documentos confidenciales o que no puedan ser modificados por determinadas personas. Para que el proyecto y la implantación de la nueva herramienta tengan éxito hay que concienciar a los usuarios finales de que va a suponer una mejora en su forma de trabajar a la que se tendrán que acostumbrar aunque tengan que cambiar la forma de cómo lo hacían. La resistencia al cambio es uno de los problemas más importantes que aparecen a la hora de implantar nuevas herramientas, pero es muy importante que los usuarios se den cuenta de que esta aplicación facilitará trabajo además de hacerlo todo mucho más rápido y más automatizado. Para que este cambio no sea brusco hay que realizar unas interfaces de usuario muy sencillas e intuitivas y, por tanto, se acepte con más facilidad la aplicación. 11

20 Estructura organizativa del Proyecto: Aplicación de Gestión de la Documentación El proyecto se lleva a cabo en el cliente, mientras que el desarrollo lo realiza la empresa consultora. A la hora de establecer los grupos de trabajo hay que tener en cuenta que en estos grupos tiene que haber personas de las dos partes que se complementen, para mantener comunicación durante todo el proyecto y así el desarrollo se ajuste lo máximo posible a las necesidades de la organización. El equipo de trabajo está compuesto por: Por parte del cliente: Responsable de Proyecto Por parte de la Consultora: Responsable de Proyecto Técnico PeopleSoft Técnicos de PeopleSoft 12

21 Actividad 3: Identificación de Requisitos Durante esta actividad se especifican los requisitos de información de la organización y además se obtiene un modelo de información que los complementa. Para conseguirlo se estudian los procesos de la organización. Al realizar el estudio de los procesos, se ha llegado a la conclusión de que la automatización de éstos debe ser más amigable y con el flujo más dinámico, convirtiendo así a la aplicación en una herramienta de operativa sencilla que cumpla las necesidades del cliente. Las funcionalidades que se han pedido son las siguientes: o Gestión de documentos: la gestión de documentos consiste básicamente en la generación, modificación y eliminación de un documento. Al crear un documento, éste debe llevar una codificación asociada que lo identifique unívocamente. o Creación de Flujos de trabajo: esta nueva funcionalidad, a la hora de gestionar un documento, mejora el proceso de publicación del mismo. El flujo de trabajo trata de especificar quiénes van a ser las personas implicadas en la publicación del documento que van a aprobar cada paso por el que tiene que pasar. o Gestión de Tareas: la administración de un documento puede llevar asociadas distintas tareas que se asignan a empleados de la organización y de las cuales la persona que las ha creado lleva un seguimiento. o Notificaciones: las notificaciones permiten que un documento pueda distribuirse a una serie de personas, ya sean grupos, roles, personas externas a la organización, etc. o Administración centralizada: en cada división de la organización existirá un Gestor que se encargará de la administración de la seguridad, carpetas, versiones, etc. que lleva asociada un documento. Esta 13

22 administración centralizada es necesaria ya que el volumen de documentos que va a manejar en esta aplicación será muy grande. o Plantillas de documentos: la utilización de plantillas de documentos facilitará la creación de los mismos ya que en la organización existen muchos documentos que siguen un patrón y así no hay que crearlos desde cero. o Versiones: existen documentos que van variando a lo largo del tiempo y tienen que estar actualizados, en lugar de crear un documento nuevo para cada uno de ellos, la aparición de las versiones permitirá que un mismo documento pueda tener distintas versiones, siendo siempre la última la versión del documento que está vigente. o Auditorías: para poder llevar un control de las acciones que se llevan a cabo en un documento, se establecerá un seguimiento total del documento que mostrará las persona y las acciones que se han producido sobre un documento. o Históricos: el paso de un documento a histórico se produce cuando no se quiere que un documento aparezca al buscarlo o al explorar la carpeta en la que se encuentra. Este estado del documento provoca que el documento permanezca como si no existiera pero se mantiene almacenado en el sistema. o Seguridad: creación de distintos roles que engloben personas de la organización que compartan algún tipo de relación para el acceso a documentos. Por ejemplo, existirá un rol de Administradores de Documentos, que estará compuesto por las personas que son gestores de la documentación de cada división de la organización. o Escritorio de trabajo centralizado: la creación de un Escritorio de trabajo que centralice las opciones que más se usen en la aplicación. Así por tanto, existirán enlaces a tareas, a últimos documentos creados, carpetas favoritas, documentos en seguimiento, etc. 14

23 o Buscador de documentos: un buen buscador de documentos, hará mucho más sencilla la gestión de los documentos. Existirán muchos criterios de búsqueda por lo que cuanta más información se tenga del documento, mucho más rápido se encontrará. Además, se podrá buscar por texto libre, para encontrar los documentos que tengan asociadas las palabras que se busquen ya sea en el título o en el interior. o Creación de Registros: los documentos de calidad tienen que llevar asociados registros que determinan qué operaciones se han llevado a cabo sobre ellos. Estos registros son necesarios a la hora de una auditoría, ya que es lo primero en lo que se fijan los auditores y todo tiene que estar correcto. 15

24 Actividad 4: Sistemas Actuales Aplicación de Gestión de la Documentación El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual del sistema, para ello se realiza un análisis apoyado en criterios de mantenimiento, documentación, flexibilidad,... obtenidos a partir de opiniones de, entre otros, los usuarios, que aportarán su nivel de satisfacción con cada sistema. De este estudio se determinan las carencias del sistema y su valoración se utilizará posteriormente para decidir la sustitución o mejora del sistema. Esta actividad se hace en paralelo con la anterior porque la información que se obtiene en ellas no depende una de la otra. PeopleSoft Enterprise Portal Solutions: En la actualidad se utiliza el Portal de PeopleSoft el cual no satisface todas las necesidades que requieren con respecto a la gestión de la documentación y por las que se decide realizar el proyecto. PeopleSoft Enterprise Portal Solutions incluye un módulo de gestión documental el cual se adapta únicamente a las necesidades de la División de Gestión Internacional, si bien, realizando algunas funcionalidades básicas como control de seguridad de documentos, difusión y notificaciones que hacen de este módulo una herramienta potente en la gestión documental. La aplicación, a pesar de ser una valiosa herramienta de gestión, no se encuentra adaptada a las necesidades de toda la Organización, lo cual la hace pesada y compleja en su utilización. Además la aplicación no tiene un modo ágil y rápido de encontrar documentos, ni tampoco dispone de una gestión de históricos, lo cual es muy recomendable en cualquier herramienta dedicada a la gestión documental. 16

25 Aplicaciones: Con respecto a las aplicaciones que se utilizan en la organización se pueden mencionar SAP, para gestionar el área de Recursos Humanos. Se utiliza una infraestructura del sistema basado en un Directorio Activo (LDAP) donde se almacena la información de cada usuario necesaria para acceder a la aplicación. Ms Windows Network, define la organización de las carpetas en la organización. Entre éstas, existen carpetas compartidas para almacenar información accesible por todos, pero esta forma de almacenamiento provoca muchos problemas. Esta carencia es otra de las razones por las que se decide desarrollar el proyecto. Servidores: Para almacenar toda su información, en el cliente, se cuenta con dos tipos de servidores, un tipo son los Servidores Ms Windows y el otro es un servidor SunFire El servidor SunFire 25000, es un servidor de SUN, sin disco duro al cual se le insertan las placas que contienen los dominios que se necesitan (Desarrollo, Pruebas, Producción I y Producción II). Cada una de estas placas tienen su propia memoria RAM de 576GB, 72 microprocesadores dual-core a 1,5GHz de velocidad. Los discos duros que utilizan estos servidores son externos y para cada dominio se pueden usar los discos duros que se necesiten. El servidor se ejecuta bajo una plataforma UNIX Solaris en su versión El servidor SunFire2500, es un servidor de tipo BLADE. Cada servidor blade es una delgada "tarjeta" que contiene únicamente microprocesador, memoria y buses. Es decir, no son directamente utilizables ya que no disponen de fuente de alimentación ni tarjetas de comunicaciones.estos elementos más voluminosos se desplazan a un chasis que se monta en el bastidor 17

26 ocupando únicamente de cuatro (4U) a seis alturas (6U). Cada chasis puede albergar del orden de dieciséis "tarjetas" o servidores blade (según fabricante). El chasis lleva integrados los siguientes elementos, que son compartidos por todos los servidores: Fuente de alimentación: redundante y hot-plug. Ventiladores o elementos de refrigeración. Conmutador de red redundante con el cableado ya hecho, lo que simplifica su instalación. Interfaces de almacenamiento. En particular, es habitual el uso de redes SAN de almacenamiento. Además, estos servidores suelen incluir utilidades software para su despliegue automático. Por ejemplo, son capaces de arrancar desde una imagen del sistema operativo almacenada en disco. Es posible arrancar una u otra imagen según la hora del día o la carga de trabajo, etc. Las ventajas de este tipo de servidores son: Son más baratos. Ya que requiere menos electrónica y fuentes de alimentación para el mismo número de servidores. También consumen menos energía. Ocupan menos espacio. Es posible ubicar dieciséis servidores donde habitualmente sólo caben cuatro. Son más simples de operar. Ya que eliminan la complejidad del cableado y se pueden gestionar remotamente. Son menos propensos a fallos. Ya que cada servidor Blade no contiene elementos mecánicos. Son más versátiles. Es posible añadir y quitar servidores sin detener el servicio. 18

27 Sistema Gestor de Bases de Datos: Aplicación de Gestión de la Documentación Con respecto al sistema de bases de datos que se va a utilizar se ha decidido usar Oracle 9i, ya que es el sistema que se ha estado utilizando en la Organización hasta ahora. Oracle 9i, es el núcleo de la plataforma de Oracle para Internet. Ofrece un motor de base de datos relacional, que permite almacenar, administrar y gestionar cualquier tipo de información de forma centralizada, con el máximo rendimiento y la mayor disponibilidad de la información. Oracle 9i no sólo permite almacenar la información de forma relacional (Tablas y Columnas), sino que también permite el almacenamiento Georeferencial o Geoespacial, archivos de cualquier tipo, DataWarehouses,... En esta aplicación se utilizará Oracle 9i como base de datos relacional donde se crearán tablas que se relacionarán unas con otras según las necesidades de la aplicación. o Arquitectura ORACLE: Una Base de Datos (BD) ORACLE es un conjunto de datos organizados según el modelo relacional. Cada servidor de Oracle está constituido por una BD, que es el lugar donde se almacenan los datos y una instancia, que constituye el mecanismo que permite su manipulación. Una instancia es el conjunto de estructuras de memoria (SGA) y procesos en background: - Procesos de usuario: Ejecutan el código de una aplicación. - Procesos de Oracle: Atienden a los procesos de usuario y realizan el mantenimiento de la BD. La Estructura lógica está compuesta por tablespaces y un conjunto de objetos (tablas,vistas,índices,...). 19

28 La Estructura física consta de tres tipos de ficheros: - Ficheros de datos. - Ficheros de rehacer. - Ficheros de control. Aplicación de Gestión de la Documentación La Base de Datos se estructura de la siguiente forma: Ficheros de datos y espacios de tablas: Oracle almacena lógicamente los datos en unas estructuras llamadas tablespaces, las cuales se almacenan físicamente en datafiles (ficheros de datos). Una BD se compone de uno o más tablespaces y cada uno de ellos contiene uno o más ficheros de datos. Cada fichero de datos no puede estar contenido en más de un tablespace. Oracle cuenta con un tablespace especial llamado SYSTEM creado automáticamente durante el proceso de instalación. Utilizado para la propia gestión de la BD. Una BD puede estar constituida únicamente por el tablespace SYSTEM pero es recomendable crear al menos un tablespace adicional. Los tablespaces constituyen la ventana a través de la cual los usuarios y diseñadores de la BD ven los datos almacenados en los datafiles, y donde el Administrador encargado de mantener las relaciones entre tablespaces y datafiles, puede llevar a cabo su trabajo. Objetos: Un objeto Oracle es un elemento creado y almacenado en la BD (en los tablespaces). Estos objetos pueden ser: tablas, vistas, sinónimos, índices, secuencias, clusters, disparadores, esquemas, procedimientos, paquetes y funciones, etc. 20

29 Bloques de datos, extensiones y segmentos: o Bloques de datos: Son la Unidad de entrada/salida más pequeña usada por Oracle, su definición se realiza en la creación de la BD y ya no se puede modificar posteriormente. Los elementos de un bloque de datos son: - Cabecera: información general del bloque (dirección, tipos de datos que contiene, con un tamaño de 84 a 107 bytes). - Directorio de tablas: tablas que tienen filas en ese bloque. - Directorio de filas: filas que hay en ese bloque. - Datos de filas: Contiene los datos de la tabla o índice. - Espacio libre: utilizado para la inserción o modificación de filas. - Parámetros: PCTFREE y PCTUSED controlan el espacio libre del bloque durante inserciones y modificaciones. Se puede realizar la defragmentación de la zona de datos de un bloque a causa del borrado y modificación. Esta acción consiste en compactar un bloque cuando se realizan inserciones o modificaciones en bloques con suficiente espacio libre. Una fila de una tabla puede estar en varios bloques. o Extensiones: Una extensión está compuesta por un número específico de bloques de datos contiguos en disco. o Segmentos: Los segmentos son un conjunto de extensiones no necesariamente contiguos en disco. Es donde se alojan los objetos 21

30 de la BD. El tamaño de cada segmento depende del tipo de datos que almacene. Existen varios tipos de segmentos: - Segmentos de datos. - Segmentos de índices. - Segmentos de anulación. - Segmentos temporales. Archivos de registros de rehacer y de control o Archivos de registros de rehacer: son aquellos archivos que almacenan las modificaciones realizadas en la BD por las transacciones. Se utilizan para recuperar la BD en caso de fallo y permiten también que se optimice el rendimiento de la BD (se realizan series de escrituras a disco). Una BD debe tener al menos dos ficheros (redo logs) circulares en los que se escribe de forma circular: cuando se llena uno de ellos se pasa al siguiente. Cuando se llena el último se vuelve a utilizar el primero. El fichero que se está actualmente utilizando se llama activo y al resto inactivos. Si la BD esta trabajando en modo ARCHIVELOG, cuando se llene el último archivo se realiza una copia de ellos en alguna unidad de almacenamiento. o Archivos de control: Un fichero de control contiene entradas que especifican la estructura física de la BD. En estos archivos se encuentra información sobre: nombre de la BD, nombre y localización de los ficheros de datos y ficheros de rehacer, fecha de creación de la base de datos. Estos archivos se utilizan cada vez que se arranca la BD. ORACLE permite diferentes configuraciones. Se seleccionará a aquella que más se ajuste a las necesidades de la aplicación: - Procesos usuario y servidor combinados: En esta configuración, para cada usuario, ambos módulos de código (aplicación y servidor), son combinados en 22

31 un solo proceso. Esta configuración es factible en sistemas operativos que puedan mantener la separación entre la aplicación y el código de Oracle en el mismo proceso. - Servidor dedicado: En esta configuración, para cada usuario, la aplicación (proceso usuario) es diferente del código ejecutado por el servidor. EL proceso usuario es ejecutado en una máquina y el proceso servidor en otra aunque también se pueden ejecutar el proceso de usuario y el del servidor en la misma máquina. - Servidor multi-thread: Cada usuario ejecuta un proceso usuario diferente del código ejecutado por el servidor, además cada proceso servidor puede servir a múltiples procesos usuarios. En este caso varios procesos de usuario se conectan con un proceso dispatcher que distribuye las peticiones de los procesos cliente entre los procesos servidores. El número de usuarios que se pueden conectar es mayor que con un servidor dedicado. En esta configuración existen dos colas en SGA: la cola de peticiones (común para todos los dispatchers) y la cola de respuestas (una para cada dispatcher). o Recuperación en Oracle: Siempre existe la posibilidad de que el sistema falle, por lo cual debe existir un sistema de recuperación que restablezca la BD lo más rápidamente posible e intentar que exista una pérdida de datos mínima. El plan de recuperación se divide en los siguientes pasos: - Determinar qué estructuras de datos están intactas y cuáles necesitan recuperación. - Seguir según el caso los pasos apropiados - Restaurar la BD para que continúe el funcionamiento normal. - Asegurarse que no se ha perdido ningún dato. 23

32 Los posibles fallos que pueden producirse en una BD son: Aplicación de Gestión de la Documentación Fallo del usuario Fallo del proceso Fallo de la instancia Fallo físico de fichero Fallo del usuario: Un error del usuario (ej. borrado de tabla) puede requerir recuperar la BD a un punto anterior al error. Fallo del proceso: Cuando un proceso que está accediendo a la BD falla. El proceso PMON de ORACLE se encarga de detectar el fallo realizando un rollback de la transacción en curso así como de los recursos utilizados. Fallo de la instancia: Cuando una instancia se aborta inesperadamente se necesita una recuperación de la instancia. Oracle la recupera automáticamente cuando se arranca la BD realizando un rolling forward para recuperar de los ficheros redo log, los datos que no han sido grabados en los ficheros de datos, y un Rolling back a las transacciones que han sido explícitamente rechazadas o que no han sido aceptadas. También hay que eliminar cualquier bloqueo de las transacciones en el momento del fallo y resolver cualquier transacción pendiente de confirmación en dos fases (BD distribuida). Fallo físico de algún fichero: Ocurre cuando un disco, un fichero o una porción de un fichero no puede leerse por estar dañado. La recuperación depende del modo archivelog. Si la BD opera sin archivar los ficheros de rehacer (NO ARCHIVELOG) la recuperación consiste en una simple recuperación de la última copia de seguridad completa. En cambio, si la BD 24

33 opera en el modo ARCHIVELOG la BD puede recuperarse a un estado consistente en el tiempo especificado. La posibilidad de que ocurran fallos obliga a que se realicen copias de seguridad de toda la información para que se pueda restablecer el sistema en un punto anterior al del error donde no se haya perdido la información. Existen distintos tipos de copias de seguridad: - Copia física off-line: Se copiarán todos los ficheros de la BD con ella parada: esto asegura que la BD queda en un estado consistente. - Copia física on-line: En este modo la BD se salva consistente hasta el comienzo de la copia de seguridad. La ventaja de este tipo es que se puede realizar una copia de seguridad mientras los usuarios están trabajando. 25

34 Actividad 5: Definición de la Arquitectura Tecnológica En esta actividad se decide la infraestructura más adecuada para dar soporte al modelo de información y sistemas propuesto, es decir para mejorar el módulo de gestión de la documentación. Una vez analizadas distintas alternativas de plataformas tecnológicas para el desarrollo del proyecto, se decidió basar la aplicación en la plataforma PeopleSoft Portal Solutions 8.4, la cual forma parte de los sistemas de información de la División de Sistemas de Información de la Organización. Además de que la aplicación base estaba desarrollada bajo esta plataforma, por lo que se puede modificar con mucha más seguridad y facilidad en vez de realizar un desarrollo completamente nuevo. 26

35 Esta plataforma se basa en un sistema transaccional a tres capas que opera en una arquitectura basada en Internet y abierto a modificaciones, tal y como se muestra en la figura: HTML Web Application Server Business Logic Server RDBMS Server BROWSERS SYSTEMS XML/SOAP H T T P JAVA SERVLET ENGINE Java Servlet Engine Sync Servlet T U X E D O SERVICES Presentation Rules S Q L INSTANCE Application Tables Meberdale DISCONNECTED DEVICES SOAP Inc. Integration Servlet Integration BackGround WIRELESS DEVICES WML Portal Servlet Security Process Scheduler Directory Services El diagrama explica cómo está estructurada la arquitectura que se va a utilizar en el proyecto. La visión global muestra que la arquitectura está formada por tres capas: Servidor de Aplicaciones Web, Servidor de Lógica del Negocio y Servidor de Base de Datos. En cada una de estos servidores se procesa la información y se va transmitiendo de unos a otros secuencialmente. La información de origen es la que proviene de las varias fuentes que son buscadores, sistemas externos, dispositivos sin conexión, dispositivos inalámbricos. Cada una de estas fuentes de información envía sus peticiones, mediante protocolos 27

36 de comunicaciones, al servidor de aplicaciones. Así por ejemplo, los buscadores envían su información mediante HTML, otros mediante SOAP y los dispositivos inalámbricos mediante WML. Las peticiones son recibidas por el Servidor de aplicaciones mediante el protocolo de comunicaciones http. Este servidor, BEA-Weblogic se encarga de procesarlas, según del tipo de petición que sea cada una y posteriormente las pasa al Servidor de lógica del negocio. El servidor de lógica de negocio es el que se encarga realmente de que las peticiones se lleven a cabo. El motor de ejecución es un servidor BEA-TUXEDO, el cual distribuye las peticiones a los servicios que las tienen que realizar. Este servidor hace las funciones de un dispatcher, que al recibir las peticiones decide a qué servicio enviarla para que se pueda ejecutar. TUXEDO tiene un BBL(Bulletin Board Liason) que sirve para almacenar qué actividades puede realizar cada servicio para que así cuando llegue la petición, sea éste el que decida a qué servicio envía cada petición. En el caso de que exisitieran varios servicios que realizan las mismas acciones, el BBL enviaría la petición a aquél que menos carga de trabajo tuviese que procesar. Este proceso sería transparente a las aplicaciones que envian las peticiones, sin preocuparse de quién tiene que procesarlas. Este servidor de lógica de negocio, también tiene la función de la seguridad de la aplicación, por lo que toma los datos del directorio de servicios (Directory Services- LDAP) de donde toma los datos de autenticación del usuario que ha enviado la petición. Una vez que las peticiones se han procesado en este servidor se pasan al Servidor de Base de Datos. En el servidor de BBDD, mediante el lenguaje de programación SQL, se almacenan todos los datos de las peticiones de la aplicación y es desde donde se ejecuta ya que es aquí donde está toda la información tanto las tablas del aplicación como el metadirectorio que contiene la información de todos los objetos que pueden ser necesarios para ejecutar la aplicación. 28

37 CAPÍTULO 2: Desarrollo del Sistema En la fase de Desarrollo de la aplicación se pretende englobar todas las actividades necesarias para desarrollar un sistema. Esta fase cubre desde el análisis de requisitos, diseño, pruebas unitarias, hasta la implantación del sistema. Todas las actividades y tareas que se realizan en esta fase están relacionadas entre sí, utilizando en cada una de ellas información de las anteriores. Para ello se va a subdividir en etapas que se van a desglosar para que el proceso se entienda con más facilidad. El esquema del capítulo es el siguiente: Desarrollo 1. Estudio de Viabilidad 2. Análisis 3. Diseño 4. Construcción 5. Implantación Alcance Definición del sistema Arquitectura del sistema Generación de código Plan de implantación Valoración de la solución Casos de uso Modelo de Datos Modelo de Procesos Diseño físico de datos Migración y carga inicial Pruebas unitarias Manuales de usuario Formación Formación para implantación Pruebas de implantación y aceptación Interfaces usuario Plan de contingencia Plan de pruebas Paso a producción 29

38 1. Estudio de la Viabilidad del Sistema Del análisis de Viabilidad de la aplicación se obtiene una visión más detallada de lo que el usuario quiere que se haga en el proyecto. Esta información adicional permite que los analistas piensen en diferentes alternativas para solucionar el problema y, una vez analizadas desde distintos puntos de vista como económico, técnico,etc, se elige la que mejor se ajusta a las necesidades de la Organización pero cumpliendo todos los requisitos que ha determinado el usuario. Actividad 1.1: Alcance del Sistema En esta actividad se expone una visión más detallada de la necesidad planteada por el usuario, así se identifican las diferentes unidades organizativas que se van a ver afectadas por el desarrollo del sistema. También en esta actividad se estudian las restricciones relativas a la arquitectura, a la sincronización con otros proyectos o departamentos de la organización,... que pueden perturbar el desarrollo del proyecto.durante el estudio del desarrollo de la nueva versión del Gestor Documental se observa que el alcance del sistema se va a ampliar de forma considerable al de la anterior aplicación. Entre otras cosas, la aplicación anterior sólo se utilizaba en una de las Divisiones de la Organización; así el propósito de este desarrollo amplía este ámbito a toda la Dirección, lo que implica un acceso mucho mayor a la aplicación. Otras restricciones que hay que tener en cuenta a la hora del desarrollo del sistema, aparte de la cantidad de usuarios que va a tener la aplicación, son por ejemplo las restricciones técnicas. En el caso del Gestor Documental, las restricciones que la Organización pone al desarrollo es la Plataforma de Desarrollo ya que no se pueden buscar alternativas que se salgan de este marco de programación. Además las restricciones de tiempo y económicas condicionan mucho a la hora de establecer alternativas. 30

39 Legalmente la aplicación debe regirse bajo la Norma ISO 9001 por lo que el desarrollo debe ajustarse a esta Norma de tal forma que pueda aprobar una auditoría sin ningún tipo de problema. Estas restricciones hacen mucho más complejo proponer una buena alternativa, pero poco a poco y con un estudio exhaustivo del problema se consigue una definición de las tareas y actividades que se van a llevar a cabo y las personas que las van a realizar. Actividad 1.2: Valoración de la Solución La solución que se ha escogido para desarrollar el proyecto cumple todas las restricciones que la organización ha impuesto. En cuanto a restricciones técnicas, el desarrollo se llevará a cabo bajo la plataforma PeopleSoft, utilizando las PeopleTools 8.45 y Base de Datos Oracle 9i. El grupo de trabajo contará con dos técnicos programadores de PeopleSoft, por parte de la consultora, otro por parte del cliente y un Jefe de Proyecto por cada una de las partes. En cuanto a las restricciones temporales, el proyecto debe desarrollarse durante un período de 4 meses, durante los cuales el equipo de trabajo dedicará todas las horas de la jornada laboral. Estas conclusiones se obtienen del presupuesto que la Organización ha decidido, que son para todo el proyecto y un equipo de trabajo de 3 personas: un programador junior, un senior y un director de proyecto. El coste del proyecto se basa únicamente en las horas trabajadas por los técnicos desarrolladores de la herramienta. No van a existir costes adicionales de hardware y software ya que las máquinas necesarias ya están en la organización y las licencias del software necesario también. Estos dos recursos de la aplicación no afectarán a los costes pero sí como restricciones técnicas que serán mucho más estrictas al contar con una estructura tecnológica ya existente. 31

40 VALORACIÓN ECONÓMICA DEL PROYECTO Perfiles Duración proyecto Total horas Programador Junior Programador Senior Director Proyecto Coste/hora 20,00 30,00 40,00 4meses 640 TOTAL/ persona , , ,00 TOTAL ,00 Las restricciones legales obligan a que la aplicación se rija bajo la Norma ISO 9001, cumpliendo todas las condiciones definidas en ella, para que las auditorías puedan llevarse a cabo sin ningún tipo de problema. 32

41 2. Análisis del Sistema Aplicación de Gestión de la Documentación El objetivo de este proceso es la obtención de una especificación detallada del sistema que satisfaga las necesidades de información de los usuarios y sirva de base para el posterior diseño. Para facilitar el análisis del sistema se identifican los subsistemas de análisis, y se elaboran los modelos de Casos de Uso, Datos y Procesos, a partir de los que se analiza la consistencia del sistema. Para el desarrollo de esta fase es muy importante la participación de los usuarios, a través de técnicas interactivas que permiten que el usuario se familiarice con el nuevo sistema y colaborar en su construcción y perfeccionamiento. Actividad 2.1: Definición del Sistema Interacción con aplicaciones externas: Para conseguir una definición completa del sistema se va a determinar la interacción que va a tener éste con entidades externas de las que puede obtener información o a las que les va a proporcionar información. En el caso del Gestor Documental, las aplicaciones más importantes con las que va a intercambiar información son SAP y LDAP. o SAP es la aplicación CRM (Customer Relationship Management) que utiliza la Organización, que gestiona la información de los empleados. Los datos que van a manejar y que se van a intercambiar son aquellos relacionados con los empleados como nombre, dirección de , comisiones de servicio, etc., y otros como la estructura organizativa de la empresa. o LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) es un protocolo a nivel de aplicación que permite el acceso a un servicio de directorio ordenado y distribuido (directorio activo) para buscar diversa información en un entorno de red. LDAP puede considerarse una base 33

42 de datos (aunque su sistema de almacenamiento puede ser diferente) que almacena la información de login (usuario y contraseña) y es utilizado para autenticarse al entrar en la aplicación, aunque es posible almacenar otra información (datos de contacto del usuario, ubicación de diversos recursos de la red, permisos, certificados...). Usuarios representativos: Los usuarios más representativos que tomarán parte en el proyecto son aquellos que utilizarán la aplicación una vez que se haya terminado el desarrollo. Por ello, a la hora del análisis del sistema es imprescindible la opinión de distintos representantes de este grupo de personas. Estos usuarios, que establecerán los requisitos funcionales de la aplicación, se dividen en categorías, ya que todos no van a tener los mismos privilegios a la hora de utilizar la aplicación. Superadministrador: es la persona que va a poder realizar todas las acciones que quiera ya que va a tener acceso completo a toda la aplicación. Es a la persona a la que se recurrirá en caso de encontrar algún problema en la aplicación y a la que se le informará de nuevas necesidades que vayan surgiendo. Administrador: es una persona de cada departamento encargada de la Gestión de la Documentación. La creación y modificación de carpetas para que los integrantes de su departamento introduzcan los documentos, será una de las funciones diferenciadoras de este tipo de usuario. Otras funcionalidades específicas de este usuario es la eliminación de documentos y la asignación de permisos. Editor: es la persona que ha creado un documento, la cual está autorizada para realizar cambios sobre el mismo. Visor: este tipo de permiso lo tienen todos los usuarios ya que todo usuario puede acceder a un documento en modo lectura. 34

43 Otros usuarios que también serán muy relevantes durante el desarrollo del sistema son los analistas de la consultora, que recabarán información para establecer una solución viable para las necesidades que les proponen, y los Jefes de las divisiones y Directores donde se va a llevar a cabo el proyecto, ya que son ellos los que establecen las restricciones de índole económica, temporal,... Especificación de Normas y Estándares: Norma ISO 9001 La Norma ISO 9001 es un método de trabajo que optimiza los aspectos organizativos de una empresa, mejorando para ello la calidad y la satisfacción de cara al consumidor además de la cohesión y capacidades de la misma. La versión actual es la Norma ISO 9001:2000 que se ha adoptado como modelo para obtener la certificación de calidad. Esta Norma se basa en unos principios básicos, que son reglas de carácter social y organizativas, destinadas a mejorar el funcionamiento de una organización y potenciando las relaciones internas entre los miembros que la componen. Estas reglas tienen que combinarse con los principios técnicos para así conseguir el resultado último de esta Norma que es mejorar las capacidades y rendimiento de la organización y, por tanto, la calidad final del producto. La satisfacción del consumidor es el objetivo principal de una organización que pretenda mantenerse en el mercado. Cumpliendo la norma y mejorando la calidad del producto se conseguirá esta satisfacción y tal vez una fidelización del cliente. 35

44 Los principios básicos de la Norma ISO 9001 son los siguientes: Organización enfocada a los clientes. Liderazgo. Compromiso de todo el personal. Enfoque a procesos. Enfoque del sistema hacia la gestión. La mejora continua. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MEJORA CONTINUA Responsabilidad Dirección REQUISITOS PARTES INTERESADAS Gestión Recursos Medida, análisis y mejora SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS Realización del producto y/o servicio PRODUCTO Y/O SERVICIO 36

45 Actividad 2.2: Establecimiento y Análisis de Casos de Uso El objetivo de esta tarea es especificar cada Caso de Uso, identificados por los requisitos funcionales establecidos por el cliente. El modelo de Casos de Uso permite recoger y documentar los requerimientos funcionales del sistema, para ello se realizan los diagramas de Casos de Uso y su descripción detallada. Un Caso de Uso responde a un objetivo de un actor (usuario) con respecto al sistema, es una unidad funcional completa y con sentido para algún actor. En un Caso de Uso, un actor (usuario) primario inicia una interacción con el sistema para conseguir un objetivo que da nombre al mismo. Un Caso de Uso representa un conjunto de posibles escenarios que están relacionados con el mismo objetivo del actor (usuario) primario. En algunos escenarios se consigue el objetivo y en otros no, y existe la posibilidad de que en algunos escenarios, aunque tienen lugar errores o excepciones, éstos se recuperan y finalmente se consigue el objetivo. El escenario primario es en el que se consigue el objetivo, el resto de ellos son extensiones, formas alternativas de conseguir el objetivo. Como consecuencia de las fases de análisis del sistema se han definido los siguientes casos de uso que detallan el funcionamiento del sistema que se va a desarrollar: Añadir documento, Administrar Documento, Buscar Documento, Notificar Documento, Asignar Tareas, Buscar Tareas, Crear Carpetas, Administrar Carpetas, Generar Informes, Cambios masivos, Cambios masivos de seguridad, Paso masivo a histórico. Como no todos los usuarios (actores) van a poder realizar las acciones de los casos de uso se han establecido unos permisos que restringen el acceso de varios de los casos de uso. Los permisos se definen como Superadministrador, Administrador, Editor, Visor. Cada uno de ellos tendrá acceso a las acciones que su privilegio le permita. 37

46 La tabla que se muestra a continuación resume los privilegios de los usuarios (actores) y los casos de uso que se han definido para el sistema. Estos casos de uso se describirán detalladamente en el siguiente apartado. Tabla resumen: ACTORES Superadministrador Administrador Editor Visor CASOS DE USO Añadir documento Administrar Documento Buscar Documento Notificar Documento Asignar Tareas Buscar Tareas Crear Carpetas Administrar Carpetas Generar Informes Cambios masivos Cambios masivos de seguridad Paso masivo a histórico Añadir Registro Crear tipo de registro Ver registros 38

47 Matriz de permisos: SUPERADMINISTRADOR ADMINISTRADOR EDITOR VISOR Añadir Documento Administrar Documento * *Excepto borrarlo y asignar permisos Buscar Documento (Abrir y ver un doc.) Notificar Documento Asignar Tareas Crear Carpetas Administrar carpetas Generar informes Cambios masivos Cambios masivos de permisos Paso masivo a histórico Añadir registro Crear Tipo Registro Ver Registros 39

48 Añadir un documento o Actor primario: Usuario (todos los permisos) o Actores secundarios: - o o o Precondiciones: El documento no existe en el sistema. Trigger: Iniciado por el usuario. Escenario primario: 1. El usuario elige la opción de añadir un nuevo documento. 2. El sistema muestra los destinos donde crear el documento. 3. El usuario elige un destino para el documento. 4. El sistema muestra el formulario principal del documento. 5. El usuario rellena los datos principales del documento. 6. El sistema muestra la información relacionada con la lista de distribución. 7. El usuario rellena la información de la lista de distribución. 8. El sistema muestra la información relacionada con la seguridad del documento. 9. El usuario rellena los datos de seguridad. 10. El sistema muestra la información de documentos adjuntos. 11. El usuario rellena los datos de los documentos anexos. 12. El sistema muestra posibilidades para el usuario. Añadir documento o Extensiones: Paso 5: 5a. El usuario rellena la casilla de documento controlado. 1. En los datos principales se añade el código del documento. 2. Vuelve a paso 6. 5b. El usuario elige un flujo de trabajo (Añadir Flujo de Trabajo). 1. El sistema muestra la información relacionada con el flujo de trabajo elegido y los responsables de cada uno de los pasos. 2. El usuario rellena los datos de flujo de trabajo. 3. Vuelve al paso 6. 5c. El usuario elige usar una plantilla. 40

49 Paso 9: 9a. El usuario rellena el nivel de acceso general del documento. 1. El usuario marca el documento como público. a. El sistema añade un rol específico para que el documento pueda esté visible para todo el mundo. b. Vuelve a El usuario marca el documento como Uso exclusivo de la organización. 3. El usuario marca el documento como Interno. 4. El usuario marca el documento como confidencial. a. El sistema impide que se puedan añadir más personas a la seguridad de las que el creador del documento crea conveniente. b. Vuelve a 9. 9b. El usuario asigna permisos a roles y usuarios (si es administrador). Los permisos pueden ser Administrador, Editor, Visor. o Descripción de datos: Datos principales del documento: Título, Descripción, Fecha del documento, Fecha de primera edición, Tipo de documento, Ámbito funcional, Unidad organizativa, Dado de alta por, Responsable del documento, Número de referencia al documento. Lista de Distribución: Fecha de distribución, Envío/Recepción, Modo de envío, Organización o Empleado. Datos de Seguridad del documento: Nivel de acceso general al documento, Permisos/Privilegios de Roles y Usuarios. Datos de Documentos Adjuntos al documento: Nombre del fichero, Codificación del conjunto de anexos (Edición y Versión 41

50 del documento), Detalle del conjunto de anexos (Introducidos por, Fecha edición, Fecha fin). Datos del Flujo de Trabajo: Ciclo automático de Versión, Pasos a realizar en el documento (Paso, Responsables del paso, Fecha de inicio, Fecha de vencimiento). Administrar un documento o Actor primario: Superadministrador o Administrador o Editor. o Actores secundarios: - o o o Precondiciones: El documento ya está creado. Trigger: Iniciado por el Administrador. Escenario primario: 1. El usuario abre un documento ya creado. 2. El sistema muestra toda la información relacionada con el documento. 3. El usuario modifica la información que necesita. 4. El usuario guarda los cambios. Administrar documento o Extensiones: Paso 3: 3a. El usuario modifica, si lo requiere, información propia del documento. 1. El usuario modifica los datos del documento necesarios (Información general). 2. El usuario modifica la lista de distribución. 3. El usuario modifica la información de los archivos adjuntos. a. El usuario finaliza una versión del documento. b. El usuario abre el o los archivos adjuntos asociados al documento. c. Vuelve a El usuario modifica los documentos y URLs relacionadas. 5. Vuelve a 4. 42

51 3b. El usuario modifica la información relativa a las tareas asociadas de ese documento. 1. El usuario cambia la información de tareas. 2. Vuelve a 4. 3c. El usuario añade, modifica o elimina los usuarios en seguimiento del documento. 1. El usuario cambia la información de usuarios en seguimiento. 2. Vuelve a 4. 3d. El usuario modifica la ubicación o ubicaciones del documento en el sistema. 1. El usuario añade, modifica o elimina la ubicación. 2. Vuelve a 4. 3e. El usuario modifica los datos de seguridad del documento. 1. El usuario cambia el acceso general del documento o alguno de los permisos de roles y usuarios. 2. Vuelve a 4. 3f. El usuario consulta la información de auditoría del documento. 3g. El usuario añade un flujo de trabajo, en el caso de que el documento no lo tuviese. 1. El sistema muestra los flujos de trabajo que se pueden elegir. 2. El usuario elige el flujo de trabajo. 3. El sistema muestra la información relacionada con el flujo de trabajo. 4. El usuario rellena la información de flujo de trabajo: responsables de cada paso y fechas. 5. Vuelve a 4. 3h. Administrar flujo de trabajo, en caso que el documento ya tuviese uno asociado. 43

52 a. El responsable de cada paso aprueba o rechaza el paso que le corresponde. b. Si se aprueba, el paso siguiente queda pendiente para su responsable. c. Vuelve a 4. 3i. El usuario añade el documento a seguimiento, es decir, lo marca como favorito. 3j. El usuario copia el documento. 1. El sistema muestra un formulario de alta de documento pero con los mismos datos que el documento desde el que se copia, excepto el título. 2. El usuario modifica los datos que necesite. 3. Vuelve a 4. 3k. El usuario añade una nueva versión al documento, siempre que la anterior estuviese finalizada. 1. El usuario elige si la nueva versión tendrá flujo de trabajo o no, en el caso que elija que sí. a. Va al paso 5b del Caso de Uso: Añadir documento (Añadir Flujo de Trabajo). b. Vuelve a El usuario modifica los datos que requiera esta nueva versión. 3. El sistema modifica automáticamente el número de versión a la siguiente. 4. Vuelve a 4. 3l. El usuario pasa a Histórico un documento. 1. El sistema cambia el estado del documento. 2. Vuelve a 4. 44

53 o Descripción de datos: Datos del documento: (ya expuestos). Información de Tareas: Asignado por, Asignado a, Estado de la tarea, Prioridad, Fecha de Vencimiento, Tarea, Comentarios. Usuarios en seguimiento: empleado, . Información de seguridad miembros y privilegios (tipo: rol, usuario; privilegios: administrador, visor, editor). Información de Auditoría: Estadísticas de acceso(usuario, accesos, fecha de último acceso). Acciones (Fecha, acción, realizada por, observaciones). 45

54 Notificar un documento o o Actor primario: Superadministrador o Administrador o Editor. Actores secundarios: Usuarios destinatarios. o Precondiciones: - o o Trigger: Iniciado por el usuario. Escenario primario: 1. El sistema ofrece la posibilidad al usuario de notificar a roles o a usuarios. 2. El usuario rellena los datos de la notificación. Notificar documento 3. El sistema envía la notificación a los usuarios o roles indicados. o Extensiones: Paso 1: 1a. El usuario elige la notificación a usuarios. 1. El sistema muestra la ventana de envío de correos. 2. El usuario rellena los campos de destino con direcciones de correo de las personas a las que quiera notificar. 1b. El usuario elige la notificación a Roles. 1. El sistema muestra la ventana con todos los roles existentes en el sistema. 2. El usuario marca los roles a los que quiere enviar la notificación. 3. El sistema añade a los campos de destino las direcciones de los integrantes de los roles que ha seleccionado. 4. Vuelve a 2. o Descripción de datos: Datos de la notificación: destinatarios, destinatarios en copia, destinatarios en copia oculta, Prioridad, Asunto, Texto, Mensaje. 46

55 Buscar documento o Actor primario: Usuario (todos los permisos). o Actores secundarios: - o Precondiciones: - o o Trigger: Iniciado por el usuario desde el escritorio o desde el Explorador de Carpetas. Escenario primario: 1. El sistema muestra un formulario con todos los criterios de búsqueda. 2. El usuario rellena tantos campos como crea que son necesarios para realizar el filtro y encontrar el documento. 3. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Buscar documento o Extensiones: Paso 2: 2 a. El usuario busca mediante Texto libre. 1. El usuario introduce una palabra o varias que sirvan para identificar el documento. 2. Vuelve a 3. 2b.El usuario busca mediante Criterios de búsqueda. 1. El usuario rellena los campos que conozca sobre la información del documento. 2. Vuelve a 3. 2c. El usuario busca mediante Criterios adicionales de búsqueda. 1. El usuario rellena los campos exclusivos de cada carpeta correspondiente a cada departamento de la organización. 2. Vuelve a 3. 47

56 o Descripción de datos: Criterios de búsqueda: Número de documento, Título, Unidad Organizativa, Ámbito funcional, Tipo de Documento, Carpeta, Responsable, Dado de alta por, Nombre del Fichero, Estado del Documento, Fecha de Alta, Fecha del Documento, Número de referencia, Incluir históricos en la búsqueda, Buscar sólo documentos controlados (Código: ámbito funcional, año, tipo documento, Secuencial), Buscar por distribución/origen, Buscar sólo documentos con flujos de trabajo (versión en curso o finalizada). Criterios adicionales de búsqueda: dependen de la unidad organizativa seleccionada. Asignar tareas o o o o o Actor primario: usuario (todos los permisos) Actores secundarios: usuario asignados Precondiciones: Trigger: Iniciado por un usuario, la tarea debe estar asociada a un documento. Escenario primario: 1. El usuario se sitúa dentro de un documento y elige la opción de asignar tareas. 2. El sistema muestra la información relacionada con la tarea a asignar. 3. El usuario rellena la información de la tarea y la añade. 4. El usuario al que se la asignado la tarea es notificado. Asignar tareas o Extensiones: - o Descripción de datos: Información de la tarea: Asignado por, Asignado a, Estado de la tarea, Prioridad, Fecha de Vencimiento, Tarea, Comentarios. 48

57 Crear una carpeta o Actor primario: Superadministrador, Administrador. o Actores secundarios: - o o o Precondiciones: La carpeta no está previamente creada. Trigger: Iniciado por el Administrador desde el Explorador de carpetas principales. Escenario primario: 1. El Gestor añade la nueva carpeta dentro de una de las carpetas principales. 2. El sistema muestra el formulario correspondiente con la información de la carpeta. 3. El usuario rellena los datos principales de la carpeta. 4. El usuario rellena los datos de seguridad de la carpeta. o Extensiones: - o Descripción de datos: Datos principales de la carpeta: Identificador, Título, Ubicación, Propietario, Descripción, Resumen, Ámbito funcional, Fecha de última modificación, Último usuario que ha modificado. Datos de seguridad de la carpeta: miembros y privilegios (tipo: rol, usuario; privilegios: administrador, visor, editor). Crear carpetas Administrar carpeta o Actor primario: Superadministrador o Administrador. o Actores secundarios: - o Precondiciones: La carpeta ya está creada. o Trigger: Iniciado por el Administrador desde una carpeta. o Escenario primario: 1. El sistema muestra la información de la carpeta. 2. El usuario modifica datos principales de la carpeta. o Extensiones: o Descripción de datos: Datos de la carpeta: (Ya expuestos). Administrar carpeta 49

58 Generar Informes de Documentación de Calidad o Actor primario: usuario (todos los permisos). o Actores secundarios: - o o o Aplicación de Gestión de la Documentación Precondiciones: Existen datos de los que generar informes. Trigger: Iniciado por el usuario. Escenario primario: 1. El usuario elige el informe que quiere realizar y rellena los campos necesarios para filtrar. 2. El sistema muestra los resultados. Generar informes o o Extensiones:- Descripción de datos:- Cambios masivos o Actor primario: Superadministrador o administrador. o Actores secundarios: - o o o Precondiciones: La carpeta tiene contenido. Trigger: Iniciado por el usuario. Escenario primario: 1. El usuario selecciona los campos de los contenidos de la carpeta sobre los quiere aplicar el cambio masivo. 2. El sistema cambia automáticamente los departamentos y áreas del contenido copiando los que de la carpeta que los contiene. Cambios masivos o o Extensiones:- Descripción de datos:- 50

59 Mover a histórico varios documentos o Actor primario: Superadministrador o administrador. o Actores secundarios: - o o o Precondiciones: La carpeta tiene contenido. Trigger: Iniciado por el usuario. Escenario primario: Aplicación de Gestión de la Documentación 1. El usuario marca los contenidos de la carpeta sobre los quiere aplicar el cambio masivo. 2. El sistema pasa a estado histórico todos los contenidos marcados. Paso masivo a hco. o o Extensiones:- Descripción de datos:- Cambios masivos de permisos o Actor primario: usuario. o Actores secundarios: - o Precondiciones: - o o Trigger: Iniciado por el usuario desde una carpeta. Escenario primario: 1. El usuario decide Propagar permisos de la carpeta a su contenido. 2. El usuario decide Heredar permisos de la carpeta padre. Paso masivo de permisos o Extensiones: Paso 1: 1a. Propagar permisos. 1. El sistema copia los permisos de la carpeta padre a todos los documentos y carpetas que contiene. 51

60 Paso 2: 2a. Heredar permisos. 1. El sistema copia los permisos de la carpeta padre a la que se está realizando la acción. o Descripción de datos:- Añadir Tipo de Registro o Actor primario: usuario. o Actores secundarios: - o Precondiciones: - o o Trigger: Iniciado por el usuario dentro de la administración de un documento. Escenario primario: 1. El sistema muestra la información del tipo de Registro. El tipo de registro puede ser: - un tipo de registro ya existente. - texto libre que se añadirá como nuevo tipo de registro. 2. El usuario rellena la información del tipo de Registro. 3. El sistema informa de los Registros que tiene asociados este o Extensiones: - o tipo de Registro, que si es nuevo será ninguno. Descripción de datos: Información del Tipo de Registro: id. Tipo de Registro, Tipo de Registro, Periodo de validez (Fecha inicio de uso, Fecha fin de uso), Años (tiempo que transcurrirá antes de que los registros asociados a este tipo de registro sean borrados), Número de registros asociados. Crear tipo de registro 52

61 Añadir registro o Actor primario: usuario. o Actores secundarios: - o Precondiciones: - o o Trigger: Iniciado por el usuario desde un documento de tipo Procedimiento. Escenario primario: 1. El sistema muestra los datos principales del registro. 2. El usuario rellena los datos del registro. 3. El usuario añade uno o varios documentos adjuntos al registro. 4. Se confirma el registro. 5. El sistema asocia el documento desde el que se está creando, al registro creado. Añadir registro o o Extensiones: Descripción de datos: Datos principales del registro: Título, Tipo de registro, Fecha de entrada del registro. Ver Registros o Actor primario: usuario. o Actores secundarios: - o Precondiciones: - o Trigger: Iniciado por el usuario desde la administración de un documento de tipo Procedimiento. Ver Registros o o o Escenario primario: 1. El sistema muestra todos los registros asociados al documento. 2. El usuario elige criterios de filtrado de los registros mostrados (fecha, tipo de registro). Extensiones:- Descripción de datos:- 53

62 Actividad 2.3: Modelo de Datos Aplicación de Gestión de la Documentación En esta actividad se elabora el modelo de datos del sistema, el cual identifica las necesidades de información. Para obtener el modelo global de datos se primero se necesita el modelo conceptual. Este modelo trata de reflejar la realidad de los datos prescindiendo de los requisitos informáticos. Para la descripción de este modelo se emplea un diagrama Entidad-Relación, que se explicará más adelante. El modelo conceptual sirve de base para la elaboración del modelo lógico de datos. El objetivo de este modelo es representar fielmente el significado de los datos mediante objetos relacionales: tablas y claves. El modelo lógico se encarga de completar la información recabada en el modelo conceptual. Modelo Conceptual: En esta etapa se debe construir un esquema de la información que se usa en la empresa, independientemente de cualquier consideración física. A este esquema se le denomina modelo conceptual. Al construir el esquema, los diseñadores descubren la semántica (significado) de los datos de la empresa: encuentran entidades, atributos y relaciones. El objetivo es comprender: La perspectiva que cada usuario tiene de los datos. La naturaleza de los datos, independientemente de su representación física. El uso de los datos a través de las áreas de aplicación. El esquema conceptual se puede utilizar para que el diseñador transmita a la empresa lo que ha entendido sobre la información que ésta maneja. Para ello, ambas partes deben estar familiarizadas con la notación utilizada en el esquema. La más popular es la notación del modelo entidad-relación, en el que se definen las entidades y relaciones que se han identificado durante el análisis del sistema. El esquema conceptual se construye utilizando la información que se encuentra en la 54

63 especificación de los requisitos de usuario. El diseño conceptual es completamente independiente de los aspectos de implementación, como puede ser el SGBD que se vaya a usar, los programas de aplicación, los lenguajes de programación, el hardware disponible o cualquier otra consideración física. Durante todo el proceso de desarrollo del esquema conceptual éste se prueba y se valida con los requisitos de los usuarios. El esquema conceptual es una fuente de información para el diseño lógico de la base de datos. A continuación se muestra el diagrama Entidad-Relación del sistema que se va a desarrollar. 55

64 Documento Histórico 1 Archivos adjuntos 1 Tiene Tiene 1 Flujo de Trabajo Tiene N Pasos Tiene N Responsables N Se asigna Usuario N Pasa a Notifica N 1 Versión N URL Relacionadas 1 Contiene N Tareas 1 Carpeta N N Está Tiene asociadas Tiene asociados N N N Documento 1 1 Es Tipo Documento Tiene Tiene N Genera N Documentos Relacionados Estadísticas Registro N 1 Tipo Registro N 1 Campos adicionales Auditorías Auditorías por usuario N Archivos Adjuntos 56

65 En el diagrama se pueden observar todas las entidades y relaciones que se han identificado durante el análisis. Las entidades principales son: Documento Versión Tipo Documento Campos Adicionales URL relacionadas Documentos Relacionados Estadísticas Auditorías Auditorías por usuario Documento Histórico Tareas Carpeta Destinatarios Archivos Adjuntos Flujo Pasos Responsables Tipo Registro Registro Archivos Adjuntos Las entidades están vinculadas entre sí mediante relaciones que están determinadas por un nombre, cardinalidad y navegabilidad. Las relaciones más importantes del sistema que se va a desarrollar son: 57

66 Relación Entidades que relaciona Cardinalidad Tiene Documento - Versión 1:N Tiene Versión Flujo de Trabajo 1:1 Tiene Flujo de Trabajo - Pasos 1:N Tiene Pasos - Responsables 1:N Tiene Documento URL 1:N Tiene Documento Doc. Relacionado 1:N Genera Documento - Estadísticas 1:N Es Tiene Documento Tipo Documento Tipo Documento Campos Adicionales 1:1 1:N Pasa a Documento Doc.Histórico 1:1 Tiene asociadas Documento - Tareas 1:N Está contenido Documento - Carpeta N:N Contiene Carpeta Carpeta 1:N Tiene Versión Archivos Adjuntos 1:N Tiene asociados Documento Tipo Registro 1:N Tiene Tipo Registro Registro 1:N Tiene Registro Archivos Adjuntos 1:N Descripción Un Documento tiene de una o muchas Versiones. Una Versión de un documento únicamente puede tener un Flujo de Trabajo asociado. Un Flujo de Trabajo tiene uno o más Pasos. En cada Paso de un Flujo de Trabajo existen uno o varios Responsables. Un documento tiene desde ninguno a varias URLs relacionadas. Un documento tiene desde ninguno a varios Documentos relacionados. El tratamiento de un Documento genera distintas estadísticas. Estas estadísticas pueden ser de dos tipos: auditorías y auditorías por usuario. Cada documento tiene que ser de un Tipo. Un Tipo de documento puede tener uno o más Campos adicionales. En un momento dado un Documento puede pasar a convertirse en histórico. Un Documento tiene asociadas una o más Tareas. Un Documento puede estar contenido en una o varias carpetas, es decir, puede tener distintas ubicaciones. Una Carpeta puede, además de contener documentos, contener otras carpetas. Una Versión puede tener asociados uno o varios Ficheros Adjuntos. Un documento tiene asociados uno o varios Tipos de Registro. Un Tipo de Registro tiene asociados uno o varios Registros. Un registro tiene anexados Archivos adjuntos, ninguno, uno o varios. 58

67 Modelo Lógico: El diseño lógico es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza la empresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente del SGBD concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física. En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico que utilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa el SGBD que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red, el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollando el esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario. La normalización es una técnica que se utiliza para comprobar la validez de los esquemas lógicos basados en el modelo relacional, ya que asegura que las relaciones (tablas) obtenidas no tienen datos redundantes. El esquema que se muestra en este apartado está ya normalizado, excepto la tabla de Carpetas, ya que es la aplicación la que pone la restricción de que una Carpeta sólo pueda tener una ubicación. La base de datos, en cambio, permite que una carpeta se encuentre dentro de dos distintas por lo que complicaría mucho el uso de la aplicación multiplicando el contenido de la carpeta que se encuentre en varias localizaciones distintas. El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juega un papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permite que los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobre los datos, se representen correctamente en la base de datos. A continuación se muestra el modelo lógico normalizado, del sistema a desarrollar, obtenido a partir del diagrama Entidad-Relación del modelo conceptual, en él se pueden ver las entidades que se han aparecido a raíz de la normalización del modelo conceptual que surgen de las relaciones establecidas. Entre todas estas tablas existen también relaciones con sus detalles: nombre, cardinalidad, navegabilidad. En el dibujo sólo se reflejan la navegabilidad y cardinalidad mediante las flechas. Si la relación tiene cardinalidad 1:N, la flecha tiene en el extremo donde 59

68 la relación indica N una punta de flecha. En el caso de que la relación sea 1:1, tanto el extremo que indica inicio como fin es una línea. En el diagrama E/R se observa que las relaciones existentes en el modelo conceptual, se han convertido en tablas, enlazándolas entre sí, sin perder el significado de la información que contienen. Se ha simplificado el diagrama mostrando nada más que los campos clave de cada tabla porque si no, no se entendería bien el diagrama. 60

69 PK NW TIRENA_GD_TBL ID_TIPO_REGISTRO NA_EPPCM_DOCMBR PK PO RTAL_NAM E PK EPPCM_CONTENTID PK EPPCM_MEM BRNAME PK EPPCM_PRIVSET PK,FK1 EPPCM_CO NTENT EPPCM_CONTENTID ESTADINA_M M_TBL PK EPPCM_CONTENTID PK FECHA_NA ESTUSENA_G D_TBL PK OPRID_NA PK EPPCM_CONTENTID PK FECHA_NA REGNUENA_G D_TBL PK,FK1 EPPCM_CONTENTID PK,FK1 ID_REG_UNICO_NA PK,FK1 SECUENCIA_NA DO CFT1NA_MM_TBL PK,FK1,FK3,FK4,FK5,FK6,FK7,FK8,FK9,FK10,FK11,FK12,FK13 EPPCM_CONTENTID DOORGANA_GD_TBL PK,FK1 EPPCM_CONTENTID PK SEQNUM REGFILNA_G D_TBL PK EPPCM_CONTENTID PK ID_REG_UNICO_NA PK SECUENCIA_NA DO CFT2NA_MM_TBL PK EPPCM_CONTENTID PK EPPCM_VERISIONID DOCTSKNA_G D_TBL PK EPPCM_CONTENTID PK SECUENCIA_NA RELURLNA_G D_TBL PK EPPCM_CO NTENTID PK SEQNUM RELCNTNA_G D_TBL NA_EPPCM_ATTACH PK,FK1 EPPCM_CONTENTID PK EPPCM_VERSIONID PASRESNA_GD_TBL PK EPPCM_CO NTENTID PK EPPCM_VERSIO NID PK ID_PASO_NA PK EMPLID_NA HISTO RNA_GD_TBL EPPCM_CATG_CONT PK EPPCM_CO NTENTID PK EPPCM_VERSIO NID PK PORTAL_NAME PK FECHA_HCO_NA PK EPPCM_CATGID PK ORDEN_NA PK EPPCM_CONTENTID PASELENA_GD_TBL EPPCM_CATG_HIER PK EPPCM_CONTENTID PK EPPCM_PARPORTALNM PK EPPCM_VERSIONID PK EPPCM_PARCATGID PK ID_PASO_NA PK PORTAL_NAME PK EPPCM_CATGID PASFW LNA_GD_TBL PASONA_G D_TBL PK ID_W ORKFLOW _NA PK ID_PASO_NA PK ID_PASO_NA PK EPPCM_CONTENTID PK NA_EPPCM_DOCID_REF CAMADINA_GD_TBL PK EPPCM_CO NTENTID CAMDO CNA_GD_TBL PK SEQNUM PK NA_CO NT_TYPE PK,FK1 FIELDNAM E PK FIELDNAME EPPC_CATEGORY EPPCM_CATG_MEM PK PORTAL_NAME PK PORTAL_NAM E PK EPPCM_CATGID PK EPPCM_CATGID PK EPPCM_M EMBRNAME PK EPPCM_PRIVSET 61

70 A continuación se muestra el esquema lógico de datos completo y normalizado, en el que aparecen todas las tablas con sus claves y todos sus campos, los cuales contienen información necesaria para que la información almacenada sea lo suficientemente detallada para las necesidades que pide la aplicación. Existen un número muy alto de tablas por lo que se han clasificado según el criterio de tablas TRANSACCIONALES y tablas de CONFIGURACIÓN o PARAMETRIZABLES. Las tablas Transaccionales son aquellas en las que durante la ejecución de la aplicación se van modificando añadiendo, borrando o modificando filas. Este grupo de tablas está formado por: Tablas que almacenan documentos y detalles de cada documento: DOCFT1NA_GD_TBL (documentos), DOCFT2NA_GD_TBL(versiones de documentos), EPPCM_CONTENT(datos generales documento), NA_EPPCM_DOCMBR(seguridad del documento). DOCFT1NA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID NA_CONT_TYPE UNIDAD_ORG_NA USA_FLUJOS_NA PLANTILLA_NA USA_PLANTILLA_NA MIGRACION_DOCS_N AUTOR_NA NA_DOC_DT VERSION_INTERNA_NA MANAGER_ID NA_REFERENCE_CD ID_PASO_NA PUBLICO_NA FECHA_WORKFLOW_NA URL_ID VERSION_NA ESTADO_DOCUMENT_NA BETA_I_NA CONTADOR_NA AREAGESDOC_NA DOC_CONTROLADO_NA NIVEL_ACCESO_NA NUM_DISPONIBLE_NA FECHA_PRIM_EDIC_NA DOCFT2NA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID CODIGO_GENERADO_NA EMPLID_NA FECHA_EDICION_NA EDICION_DOC_NA VERSION_DOC_NA FECHA_FIN_NA ID_WORKFLOW_NA TIEMPO_CICLAUTO_NA USA_FLUJOS_NA PUBLICO_NA EPPCM_CONTENT EPPCM_CONTENID EPPCM_CONT_TYPE EPPCM_TITLE DESCR DESCRLONG PORTAL_CNTPRV_NAM EPPCM_SOURCE EPPCM_LOCKED_DTTM EPPCM_LOCKED_OPRID EPPCM_CATG_TYPE ESTADO_DOC_NA FFIN_DOC_NA AUDITNA_GR_SBR NA_EPPCM_DOCMBR PORTAL_NAME EPPCM_CONTENTID EPPCM_MEMBRNAME EPPCM_PRIVSET EPPCM_MEMBRTYPE 62

71 Entidades relacionadas con los documentos: DOCTSKNA_GD_TBL(tareas asociadas), DOORGANA_GD_TBL(lista distribución documento), RELCNTNA_GD_TBL(documentos relacionados), RELURLNA_GD_TBL(URL relacionadas), NA_EPPCM_ATTACH(archivos adjuntos), CAMADINA_GD_TBL(campos adicionales de un documento). DOCTSKNA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID SECUENCIA_NA ESTADO_TSK_NA ASSIGN_OPRID_NA PRIORIDAD_NA FTAREA_NA FVENCIMIENTO_NA FFINALIZADA_NA OPRID_NA DESCR_TAREA_NA DESCRLONG DOORGANA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID SEQNUM NA_ORG_ID FENVIO_NA TENVIO_NA MODO_ENVIO_NA EMPL_NA EMPLID DEPTID EPPCM_SOURCE EST_CONFIRMADO_NA RELCNTNA _GD_TBL EPPCM_CONTENTID NA_EPPCM_DOCID_REF RELURLNA _GD_TBL EPPCM_CONTENTID SEQNUM URL CAMADINA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID SEQNUM FIELNDAME TIPO_CAMPO_NA VALUE NA_VALUE NA_VALUE_NUMBER NA_VALUE_FECHA NA_VALUE_BOOLEAN NA_EPPCM_ATTACH EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID SEQNUM ATTACHSYSFILENAME ATTACHUSERFILE LAST_UPDATE_DTTM URL_ID Estadísticas: ESTUSENA_GD_TBL(estadísticas por usuario), ESTADINA_GD_TBL(estadísticas). ESTADINA _GD_TBL EPPCM_CONTENTID FECHA_NA CONTADOR_NA ESTUSENA _GD_TBL OPRID_NA EPPCM_CONTENTID FECHA_NA CONTADOR_NA 63

72 Históricos: HISTORNA_GD_TBL(documentos que se encuentran en estado histórico). HISTORNA _GD_TBL EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID FECHA_HISTORICO_NA ORDEN_NA VERSIONESTADONA EMPLID_NA DESCR254 LABELBOTNA Flujos de trabajo: PASELENA_GD_TBL(pasos del flujo de trabajo de un documento), PASRESNA_GD_TBL(responsables de cada paso del flujo de trabajo). PASELENA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID ID_PASO_NA ID_WORKFLOW_NA EMPLID_NA FINALIZAR_NA FROM_DT TO_DT ESTADO_WORKFLOW_NA FECHA_WORKFLOW_NA PASRESNA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID ID_PASO_NA EMPLID_NA ID_WORKFLOW_NA ESTADO_WORKFLOW_NA FECHA_WORKFLOW_NA NOTIFICAR_NA Registros: REGNUENA_GD_TBL(registros de un documento), REGFILNA_GD_TBL(archivos adjuntos a un registro). REGNUENA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID ID_REG_UNICO_NA ID_TIPOREGISTRO_NA FECHA_ENTRADA_NA AUTONUMERICO_NA OBSERVACION_NA CODIGO_REGISTRO_NA REGFILNA_GD_TBL EPPCM_CONTENTID ID_REG_UNICO_NA SECUENCIA_NA ATTACHSYSFILENAME ATTACHUSERFILE 64

73 Carpetas: EPPCM_CATG_CONT(contenido de una carpeta), EPPCM_CATEGORY(propiedades de la carpeta), EPPCM_CATG_HIER(jerarquía entre carpetas), EPPCM_CATG_MEM(seguridad de la carpeta). EPPCM_CATG_CONT PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CONTENTID EPPCM_PUB_STATUS EPPCM_MAIN_TPCTCON EPPCM_MAIN_CONT EPPCM_NWDISPORD EPPCM_PUBLISH_DT EPPCM_EXPIRE_DT EPPCM_CATEGORY PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CATG_TYPE EPPCM_TITLE DESCR DESCRLONG URL_ID EPPCM_PUBCATG EPPCM_OWNER AREAGESDOC_NA EO_PE_AUDIT_SBR EPPCM_CATG_HIER EPPCM_PARPORTALNM EPPCM_PARCATGID PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CATG_MEM PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_MEMBRNAME EPPCM_PRIVSET EPPCM_MEMBRTYPE 65

74 Las siguientes tablas son de Configuración o Parametrización las cuales sólo pueden ser modificadas por usuarios que sean administradores o superadministradores. De estas tablas la aplicación toma datos de configuración: PASFLWNA_GD_TBL(pasos de cada flujo de trabajo), PASO_NA(pasos para añadir a un workflow), NWTIRENA_GD_TBL(tipos de registro), CAMDOCNA_GD_TBL(campos adicionales según el tipo de documento). PASFLWNA_GD_TBL ID_WORKFLOW_NA ID_PASO_NA ORDEN_NA PASO_ANTERIOR_NA PASO_POSTERIOR_NA OBLIGATORIO_NA PERM_RECHZO_NA PASO_RETROCESO_NA PUBLICAR_NA EPPCM_PRIVSET APROBADO_POR_NA OBLIGAADJUNTO_NA PASONA_GD_TBL ID_PASO_NA DESCR NWTIRENA_GD_TBL ID_TIPOREGISTRO_NA DESCR100 CAMDOCNA_GD_TBL NA_CONT_TYPE FIELDNAME OBLIGATORIO_NA ORDENA_NA 66

75 Para facilitar la explicación del modelo lógico de datos, se han resumido los detalles más relevantes de las tablas que lo componen: el nombre de la tabla, sus claves y la descripción que explica qué se va a almacenar en cada una de ellas. TABLA DESCRIPCIÓN TIPO DOCFT1NA_GD_TBL DOCFT2NA_GD_TBL EPPCM_CONTENT NA_EPPCM_DOCMBR DOCTSKNA_GD_TBL DOORGANA_GD_TBL ESTADINA_GD_TBL ESTUSENA_GD_TBL RELCNTNA_GD_TBL RELURLNA_GD_TBL CAMADINA_GD_TBL HISTORNA_GD_TBL CAMDOCNA_GD_TBL PASELENA_GD_TBL PASFLWNA_GD_TBL PASRESNA_GD_TBL PASONA_GD_TBL Datos principales Documento Versiones de documentos Todos los documentos Seguridad de los documentos Tareas de documentos Destinatarios del documento Estadísticas del documento Estadísticas por usuario Documentos relacionados del documento URLs relacionadas al documento Campos adicionales de un documento, según su tipo Documentos históricos Campos adicionales de un tipo de documento Pasos del flujo de trabajo asociados a un documento Pasos por flujo de trabajo Responsables por paso de flujo de trabajo. Pasos de los flujos de trabajo TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL CONFIGURACIÓN TRANSACCIÓNAL CONFIGURACIÓN TRANSACCIÓNAL CONFIGURACIÓN 67

76 EPPCM_CATEGORY Todas las carpetas TRANSACCIÓNAL EPPCM_CATG_CONT EPPCM_CATG_HIER EPPCM_CATG_MEM NA_EPPCM_ATTACH NWTIRENA_GD_TBL REGNUENA_GD_TBL REGFILNA_GD_TBL Carpetas que contienen documentos Jerarquía de carpetas y documentos Seguridad de las carpetas Documentos adjuntos a un documento Tipos de registros Registros Archivos adjuntos asociados a un registro TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL CONFIGURACIÓN TRANSACCIÓNAL TRANSACCIÓNAL Además de las tablas que se muestran en el diagrama E/R, existen otras, externas al sistema, de las que se toma información necesaria. Estas tablas son las que almacenan información de los empleados, los privilegios, las organizaciones, los departamentos existentes en la organización y los tipos de documentos. La tabla de empleados (NA_PERS_DATA_EP) se encuentra en el CRM, por lo que esta entidad es una vista de la tabla de Empleados del CRM, así el mantenimiento de esta tabla es automática, ya que los datos siempre los tomará actualizados. NA_PERS_DATA_EP EMPLID NAME FIRST_NAME SECOND_LAST_NAME ROLEUSER ID_SAP_NA 68

77 Las tablas de Tipos de Documento y la de Organizaciones las gestiona el usuario Superadministrador, añadiendo entradas o modificando las existentes. NA_ORG_TBL NA_CONT_TYP_TBL NA_CONT_TYPE EFFDT EFF_STATUS DESCR USADO_CODIF_NA REGISTRO_NA COMENTARIOS2_NA NA_ORG_ID DESCRORG_NA ORGTIPOID_NA COUNTRY DESCR100 DESCR254_MIXED USOCONTACTO_NA USOREUNION_NA AUDITNA_GR_SBR La tabla de privilegios contiene todos los permisos relacionados con el Gestor Documental, ya sean de documentos o de carpetas. En esta tabla se establecen los permisos que va a tener cada elemento. EPPCM_PRIVILEGE EPPCM_PRIVSET EPPCM_CATG_TYPE EPPCM_ADDCATG EPPCM_EDITCATG EPPCM_DELCATG EPPCM_ASSIGNMEM EPPCM_RLSLOCK EPPCM_ADDCONT EPPCM_EDITCONT EPPCM_EDITMETA EPPCM_SUBCONT EPPCM_VIEW EPPC_APPRCONT EPPCM_DELPNDAPPR VER_ARCHIVOS_NA EDITAR_ARCHIVO_NA VER_VERSIONES_NA PROP_REST_PERM_NA 69

78 Actividad 2.4: Modelo de Procesos El objetivo de esta actividad es analizar las necesidades del usuario para establecer el conjunto de procesos que conforma el sistema. Para ello se realiza una descomposición de dichos procesos siguiendo una estructura top-down, donde cada nivel proporciona una visión más detallada del proceso definido en el nivel anterior. En esta fase, lo primero que se define son los procesos a nivel general que definen el funcionamiento general del sistema. A partir de cada uno de ellos se realiza una descomposición de la cual se obtiene la estructura de subsistemas detallada. Una vez que los subsistemas ya no se puedan descomponer más, es decir que el nivel de detalle al que se ha llegado es el máximo, se especifica, mediante diagramas de flujo, el funcionamiento de cada uno de ellos. En el siguiente diagrama se observa la visión más genérica de los procesos. Se puede ver que el proceso general que va a contener a todos los demás es Gestión de un Documento. Este proceso se comunica con entidades externas de las que recibe y a las que envía información, como son LDAP, SAP o el usuario que es el que se encarga de introducir toda la información necesaria para gestionar un documento. LDAP Gestión de un documento Usuario SAP 70

79 Si se descompone este proceso se verá más detalladamente el funcionamiento del sistema. Así pues, los subsistemas que se obtienen son Alta de un Documento y Mantenimiento de un documento. Gestión de documentos Alta de un documento Mantenimiento de Documentos En el siguiente nivel de abstracción, se descomponen cada uno de los procesos definidos en el anterior nivel. El proceso de alta de documento no se puede descomponer en más subsistemas por lo que se detalla, en un diagrama de flujo, su funcionamiento. En cambio, el proceso de mantenimiento de un documento sí se puede descomponer, el siguiente diagrama muestra qué subsistemas componen le proceso de Mantenimiento de un documento. Mantenimiento de un documento Añadir Registros Mantenimiento de versiones Gestión de Flujos de Trabajo Una vez que se han definido todos los subsistemas, se pasa especificar en detalle cada uno de los pasos de los que se compone y el orden en el que se realiza su ejecución, para ello se utiliza la técnica de los diagramas de flujo. 71

80 Diagramas de flujo: Alta Documento Inicio Rellenar Datos principales sí Flujo trabajo? *Ver añadir flujo trabajo no Rellenar Lista distribución y Campos adicionales Seleccionar archivos adjuntos Elegir Versión-Edición sí Controlado? no Comprobar el Código Rellenar Seguridad Confidencial? Quita roles Interno? Sólo usuarios o roles de un departamento Exclusivo? Sólo usuarios o roles de la organización Público? Añade rol específico Fin 72

81 Flujo de trabajo o Añadir flujo de trabajo Inicio Rellenar Ciclo automático de versión Elegir responsable para cada paso Fin o Gestionar Flujo de trabajo Inicio Abrir flujo de trabajo sí Paso pendiente? no Rechaza Rechaza o aprueba? Aprueba sí Más pasos? no Finalizar Versión Fin 73

82 Mantenimiento de versiones Inicio Abrir un documento Versión finalizada? no sí Añadir nueva versión Añadir fichero adjunto Elegir Versión-Edición Finalizar versión Fin 74

83 Gestión de Registros o Añadir registro Inicio Abrir documento tipo PROCEDIMIENTO Rellenar datos del Registro (Tipo de registro ya creado) Fin o Crear Tipo Registro Inicio Rellenar datos del Tipo de Registro Fin o Ver registros Inicio Ver Registros de un documento tipo Procedimiento Filtrar Registros mostrados: - Por Id. Tipo registro - Por Fecha registro Fin 75

84 Actividad 2.5: Interfaces de Usuario En esta actividad se especifican las interfaces entre el sistema y el usuario: pantallas, diálogos,... El objetivo es que a partir de los procesos del sistema en los que se necesita la interacción con el usuario se diseñen las interfaces en función a los requisitos establecidos, además el sistema ha de ser flexible, coherente, eficiente y sencillo de utilizar, teniendo en cuenta los diferentes perfiles a los que va dirigido. Cuando un dato es erróneo o no se ha rellenado y es de carácter obligatorio el estilo del campo cambia a rojo para que el usuario se de cuenta de dónde está el fallo y subsanarlo rápidamente. Perfiles de Usuario: Los distintos perfiles de usuario están definidos en la fase de establecimiento de casos de uso, donde se diferencian las funciones que realizan, conocimiento y habilidades que poseen. Estos perfiles de usuario son: Superadministrador, Administrador, Editor, Visor. Dependiendo del perfil que posea el usuario podrá realizar unas u otras acciones (ver tabla de permisos de Casos de Uso) así como acceder a unas u otras páginas del sistema. El Superadministrador es el perfil que va a poder realizar todas las acciones y navegar por todas las páginas según sean sus necesidades. El administrador podrá realizar acciones propias como dar de alta y administrar carpetas, además de las acciones que un usuario normal puede hacer. El editor, es el usuario que a partir de un documento creado por él, puede administrarlo según sus necesidades. El visor, es el perfil con menos permisos ya que sólo podrá acceder a carpetas y documentos en modo lectura. 76

85 Formatos individuales de la Interfaz: Aplicación de Gestión de la Documentación Una vez definidos los perfiles de usuario, se diseña el formato individual de cada una de las interfaces donde el sistema interacciona con el usuario, desde el punto de vista estático. Para ello, se parte del modelo de procesos y los casos de uso. La pantalla que va a guiar al usuario durante el uso de la aplicación va a ser un Escritorio. En esta ventana aparecen todas las acciones que el usuario puede realizar y además información útil que facilitará el uso de la aplicación: En el apartado Menú principal es donde el usuario seleccionará la acción que desee realizar (añadir documento, explorar carpetas, buscar documento, generar informes). En las carpetas y documentos en seguimiento aparecen las carpetas y documentos que el usuario ha seleccionado como favoritos y, por tanto, tendrá un acceso directo a ellos. Los documentos recientes son enlaces a los últimos documentos a los que ha accedido el usuario. En el apartado de tareas pendientes, se mostrarán las tareas asignadas al usuario que están en estado pendiente y que tiene que realizar. El apartado de Gestión de flujos se subdivide en secciones que corresponden a cada paso del flujo de trabajo. 77

86 Otra ventana esencial en el sistema es el Explorador de carpetas, desde el cual se pueden gestionar carpetas, añadir documentos, acceder a documentos,... La ventana del explorador muestra en todo momento la ruta hasta la ubicación donde se encuentra y los contenidos que ésta tiene. Una carpeta puede contener documentos o carpetas. Además, si el usuario que está accediendo tiene permisos de administrador o de superadministrador aparece una barra con opciones propias de estos perfiles de usuario: cambios masivos, informes, paso a histórico. Para la realización de los cambios masivos se ha diseñado un ventana donde introducir la información de los elementos a los que se quiere realizar el cambio. 78

87 La acción de Búsqueda de documentos se ejecuta desde el escritorio, para buscar un documento determinado se ha de rellenar el formulario con los criterios de búsqueda que se conozcan. 79

88 Los procesos de alta y administración de carpetas son acciones que sólo usuarios con permisos de administrador o superadministrador pueden realizar. Alta de Carpeta: el administrador introduce la información general de la carpeta ya sea en el proceso de alta o en el de administración. Seguridad de la carpeta: el administrador establece la seguridad de la carpeta definiendo los miembros y privilegios que van a poder acceder a ella. 80

89 Las siguientes ventanas diseñadas corresponden al proceso de alta del documento, para cada paso, se ha diseñado una interfaz en la que el usuario tendrá que introducir la información necesaria para que la creación del documento se realice correctamente. El primer paso es seleccionar una carpeta destino donde se creará el documento. En la pantalla se pueden observar dos apartados, en el primero se encuentran las carpetas favoritas del usuario y en el segundo aparece toda la estructura de carpetas para que el usuario seleccione la que más le convenga. En el siguiente paso el usuario debe introducir los datos principales del documento que aparecen en el formulario. 81

90 En el siguiente paso se introducen los datos de destino del documento y los campos adicionales propios del tipo de documento. En el paso de establecimiento de la seguridad del documento, se elige el nivel de acceso general del documento y además se pueden añadir personas o roles a los que se les asignan permisos de administrador, visor y editor para que tengan acceso al documento. 82

91 En el siguiente paso se añaden los archivos adjuntos asociados al documento, los documentos y enlaces relacionados, además se establece la versión y edición del documento. Una vez terminado proceso de alta del documento, aparece una ventana que resume la información más importante del documento, como es el número del documento creado y el código generado, en el caso de que el documento sea controlado. 83

92 Otro grupo de interfaces muy importantes son las necesarias para administrar un documento (ficha indexación del documento). Sólo los usuarios con permisos de editor, adminsitrador o superadministrador, pueden acceder a todas estas pantallas para modificar datos y guardar cambios. En caso de que sea un visor el que acceda al documento, sólo podrá hacerlo en modo lectura, sin permisos para modificar nada. - Documento: información general del documento, lista de distribución, ficheros adjuntos, edición y versión, documentos y enlaces relacionados. 84

93 - Tareas: aparecen las tareas asociadas al documento, sólo el administrador, editor o superadministrador tienen permiso para asignar tareas relacionadas con el documento. - Usuarios en seguimiento: es una lista de usuarios con sus correspondientes direcciones de correo electrónico a los que se quiere tener informados sobre las acciones que se realizan sobre el documento. 85

94 - Ubicaciones: como el sistema permite que un documento se encuentre situado en distintas carpetas, esta ventana muestra estas ubicaciones y permite al usuario añadir al documento en otras carpetas. - Seguridad: en esta ventana aparece la seguridad establecida al documento cuando se dio de alta y se permite cambiarla según las necesidades del documento requiera. 86

95 - Información de auditoría: es una lista de las acciones que se han realizado sobre el documento, indicando qué usuario las ha hecho, cuándo, y sobre qué versión del documento. 87

96 La gestión de registros es otro proceso importante en el sistema ya que ésta se rige bajo la norma de calidad ISO Para la gestión de registros en documentos de tipo procedimiento se han diseñado pantallas en las que el usuario tiene que añadir información necesaria. - Información del Registro: - Información de Tipo de Registro: antes de dar de alta un registro se deben tener definidos uno o varios tipos de registros que se pueda relacionar con el registro que se va a crear. 88

97 Para el proceso de notificación de un documento también se ha desarrollado una interfaz fácil de utilizar por el usuario ya que tiene un formato igual que el de envío de un correo electrónico. En los detalles de la notificación se especifican los destinatarios, la prioridad, el asunto, el texto y el mensaje. Además se han creado grupos de destinos adicionales a los que enviar directamente el mensaje. Comportamiento dinámico de las interfaces: Entre las distintas interfaces de la aplicación existen relaciones dinámicas que se basan en el procedimiento general de la gestión de la documentación expuesto en los requisitos del proyecto. Estas relaciones describen el comportamiento global de la aplicación mediante la navegación entre las distintas interfaces. Por tanto, se parte de la base de que la pantalla inicial es el Escritorio del usuario, desde donde se puede acceder a cualquiera de las funcionalidades que ofrece la aplicación. Una vez que el usuario está situado en esta ventana es él mismo quien decide el procedimiento a seguir según sus necesidades. 89

98 En el caso de que el usuario decida añadir un nuevo documento, se van a ir sucediendo las ventanas correspondientes a cada paso del proceso de alta del documento, según el usuario va pulsando el botón siguiente paso. Este flujo se modificará en el caso de que se elija la opción de añadir flujo de trabajo a un documento, como ya se ha explicado en los procesos. Si el usuario decide administrar un documento es él mismo el que elige qué ventanas necesita activar mediante las pestañas en las que está dividida la ficha de indexación del documento. El comportamiento general que van a tener todas las interfaces de la administración de un documento, es volver a la página de datos inicial cada vez que se realice cualquier cambio en el documento. En la administración de flujos de trabajo, no es que exista un flujo entre varias ventanas, sino que es la misma ventana que se va actualizando cada vez que se aprueba un flujo. Cuando este proceso termina también se vuelve a la página principal del documento. En los demás procesos no existe ningún tipo de relación que no sea la selección del usuario, por ejemplo si un usuario decide notificar un documento se le abrirá la ventana de notificación. Al explorar carpetas, las ventanas se van actualizando a medida que el usuario va introduciéndose en el interior de las carpetas. En el caso de los Registros tampoco existe un comportamiento definido ya que es el usuario el que decide si quiere dar de alta un tipo de registro o únicamente quiere añadir un registro. Lo que sí va a variar es la presencia de un botón para añadir registros, ya que éste sólo se hará visible en los documentos de tipo Procedimiento. A continuación se muestra un Diagrama de Estados en el que se detalla el comportamiento dinámico de las interfaces. Se observa a qué ventanas y desde cuáles se puede acceder, pero el comportamiento dependerá de la elección del usuario. 90

99 Alta documento Paso 0 : Selección destino Paso 1 : Datos principales Paso 2 : Lista distribución y campos adicionales Paso 3 : Archivos adjuntos Paso 4 : Seguridad Paso 5 : Paso final Alta flujo de trabajo Gestión de carpetas Informes Administrar carpetas Explorador Escritorio Cambios masivos Añadir carpetas Tareas Administración Buscador de documentos Documento Registros Ubicaciones Auditoría Notificar Flujo de Trabajo Usuarios en seguimiento Seguridad 91

100 Formatos de Impresión: Informes de salida Los informes que se generan a partir de consultas predefinidas, tienen un formato de archivo Microsoft Excel. Es una tabla en la que las columnas son las características generales de los archivos o carpetas, dependiendo sobre qué entidad se realice la consulta. Dependiendo de los permisos que posea el usuario los informes que puede obtener son más o menos precisos. Así, los administradores pueden ejecutar unas consultas más detalladas sobre documentos o carpetas, desde la barra de administradores del explorador de carpetas. El resto de usuarios pueden ejecutar unas consultas más básicas desde el escritorio de la aplicación. 92

101 Actividad 2.6: Plan de Pruebas En esta fase se define el Plan de Pruebas que servirá como guión para realizar las pruebas del sistema. En el plan se establecen los criterios de aceptación del sistema, definiendo los resultados esperados en la realización de las pruebas. También se establecen los márgenes permisibles de error, así como las actuaciones a seguir en caso de que alguna de las pruebas realizadas no sea satisfactoria. Este plan de pruebas se tiene que definir con el máximo rigor ya que la fase en la que se ejecuta es crítica para el sistema. Si los resultados de las pruebas son satisfactorios se procederá a la aceptación de las mismas y la implantación del sistema, en cambio, si algo falla habrá que subsanar las anomalías encontradas y esto quiere decir volver al diseño o codificación lo que conlleva un retraso en la ejecución del proyecto. El plan de pruebas establece la estrategia a seguir al analizar distintos aspectos del sistema como: Análisis de los requisitos del sistema, no sólo desde el punto de vista de gestión sino desde el punto de vista técnico y de recursos humanos. Conocimiento de cada uno de los procesos que componen el sistema. Conocer estándares y normas de obligado cumplimiento. Estimación de tiempo, recursos necesarios para la realización de cada prueba. Para analizar el funcionamiento del sistema desde todos los puntos de vista necesarios se utilizan diversos tipos de pruebas que se definirán en el plan de pruebas. 93

102 Plan de pruebas: Ejecución de Pruebas Unitarias: estas pruebas consisten en probar el código generado para la ejecución del sistema, es decir, probar que las funciones se ejecutan como deben, que no faltan componentes. Estas pruebas se realizan al más bajo nivel, probando cada uno de los procesos establecidos. Ejecución de Pruebas de Integración: con estas pruebas se valida todo el sistema integrado. Las pruebas que hay que realizar vienen determinadas por cada uno de los casos de uso definidos en las fases anteriores, con lo cual se comprueba si la navegación entre ventanas es correcta, si la información obtenida en los distintos procesos es la buscada, la interacción del sistema con los sistemas externos con los que se comunica, es decir, comprobar si los datos tomados desde SAP y LDAP son correctos. Otra pruebas muy importantes que hay que realizar son las relacionadas con la seguridad de la aplicación. En estas pruebas hay que comprobar que cada uno de los perfiles de usuario (Visor, Editor, Administrador, Superadministrador) tienen acceso a las páginas y ejecuta acciones que les son permitidas según sus privilegios definidos en los casos de uso. Ejecución de Pruebas del Sistema: una vez que todo el sistema funciona bien, hay que comprobar qué pasaría en casos extremos como por ejemplo en casos de sobrecarga de usuarios añadiendo documentos, etc. Para ello se realizan las pruebas de rendimiento y prestaciones en las que se miden parámetros como tiempo de respuesta del sistema, tasa de ocupación en disco, etc. que proporcionarán información sobre si la aplicación es óptima en todos los sentidos o no. Otras pruebas interesantes para evaluar el sistema son las pruebas de recuperación, las cuales indican la capacidad de recuperación del sistema ante situaciones anómalas. Una vez que se han ejecutado todas las pruebas y se han corregido las deficiencias y errores que se han encontrado se realizan las llamadas Pruebas de Regresión, que tratan de repetir todas las pruebas que se han efectuado, comprobando que los errores se han solucionado. 94

103 Cuando ya el sistema funciona correctamente, bajo el punto de vista técnico se pasa a las Pruebas de Aceptación en las que se certifica, por parte del usuario, que la funcionalidad y rendimiento del sistema están de acuerdo con los requisitos establecidos. Además se contemplan aspectos de amigabilidad, agilidad y usabilidad del sistema. Ejecución de Pruebas de Implantación: estas son las últimas pruebas que hay que llevar a cabo antes de la implantación del sistema. Estas pruebas consisten en comprobar la adecuación hardware en el entorno del usuario para la puesta a punto y la entrega del producto final. Una vez que se tienen todas estas especificaciones técnicas para el Plan de Pruebas, la plantilla que detalla cada uno de los casos de prueba es la siguiente: 95

104 Caso de Prueba Añadir Documento Pasos 1. Se pincha el botón de añadir documento. 2. Se elige la carpeta destino para el documento. 3. El usuario rellena los datos principales del documento. 4. Se marca el documento como controlado. 5. Se elige una plantilla. 6. Se pincha el botón SIGUIENTE PASO. 7. El usuario rellena la información de la lista de distribución. 8. Se pincha el botón SIGUIENTE PASO. 9. El usuario rellena los datos de seguridad. 10. Se pincha el botón SIGUIENTE PASO. 11. El usuario rellena los datos de los documentos anexos. Observaciones Inicio desde el Escritorio o desde el Explorador de carpetas. Los tipos de documentos a elegir deben ser únicamente aquellos que sean controlados, en caso de no marcar deben salir todos los tipos de documentos. La lista de plantillas debe contener aquellos documentos del Gestor que sean de tipo Plantilla. Perfiles Usuario Superadm. Admin. Editor Visor 96

105 Caso de Prueba Administrar Documento Pasos 1. El usuario abre un documento ya creado 2. Se modifica la información necesaria. 3. El documento pasa a Histórico. 4. El usuario guarda los cambios. Observaciones Desde el explorador o desde la búsqueda de documentos. En cada una de las ventanas de la ficha de indexación del documento. El documento no debe salir en las búsquedas ni en el Explorador. Perfiles Usuario Superadm. Admin. Editor Visor Administrar Flujo Trabajo 1. El paso del flujo está pendiente de aprobar por el responsable que le corresponde. 2. El responsable aprueba el paso. 3. El siguiente paso queda pendiente para su responsable. 4. Se repite hasta que acaben todos los paso del flujo. Los pasos pendientes de cada flujo de documento deben salir en el Escritorio. Comprobar que cuando se acaben los paso se finalice automática la versión del documento sobre la que se está trabajando. Buscar Documento (Abrir y ver un doc.) 1. Elegir la opción de búsqueda de documentos desde el Escritorio. 2. Probar búsqueda por: 2.1 Texto libre. 2.2 Criterios de búsqueda. 2.3 Criterios adicionales de búsqueda. 3. Comprobar resultados de búsqueda. Los resultados deben ajustarse a los criterios seleccionados. 97

106 Caso de Prueba Notificar Documento Pasos Observaciones Perfiles Usuario Superadm. Admin. Editor Visor (a usuarios) 1. Se pulsa el botón de notificar. 2. Se elige la opción de notificar a usuarios. 3. Se rellena la información de la notificación. 4. Se envía la notificación. Los destinatarios deben ser usuarios definidos por: Nombre o dirección de correo electrónico. (a roles) 1. Se pulsa el botón de notificar. 2. Se elige la opción de notificar a roles. 3. Se seleccionan los roles a los que se quiere notificar. 4. Se envía la notificación. Comprobar que se han añadido las direcciones de todos los integrantes del/los roles escogidos. Asignar Tareas 1. El usuario se sitúa dentro de un documento y elige la opción de asignar tareas. 2. El usuario rellena la información de la tarea y la añade. 3. El usuario al que se la asignado la tarea es notificado. La tarea, mientras está pendiente, debe aparecer en el Escritorio de la persona a la que se le ha asignado. 98

107 Caso de Prueba Pasos Observaciones Perfiles Usuario Crear Carpetas 1. El Gestor añade la nueva carpeta dentro de una de las carpetas principales. 2. Se rellenan los datos principales de la carpeta. Superadm. Admin. Editor Visor 3. Se completan los datos de seguridad de la carpeta. Comprobar que la seguridad se cumple y sólo pueden acceder aquellos roles o usuarios indicados. Administrar carpetas 1. Abrir una carpeta para su administración. 2. Modificar los datos que se requieran: 2.1 Datos principales 2.2 Datos de seguridad Comprobar que los cambios se han realizado. Generar informes 1. Se pulsa el botón de Generar Informes. 2. Seleccionar la consulta que se quiere ejecutar. 3. Comprobar que el resultado muestra los datos correctamente. Los resultados se muestran en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Cambios masivos 1. Seleccionar la opción de realizar cambios masivos. 2. Se seleccionan los campos de los elementos que se quieren modificar y establecer el nuevo valor. 3. Simular el cambio masivo. Comprobar la ejecución del cambios de elementos (carpetas y documentos) seleccionados. A los documentos controlados no se les efectuará el cambio. 99

108 Caso de Prueba Cambio masivo a histórico Pasos 1. Seleccionar esta opción dentro de una carpeta determinada. 2. Comprobar que los documentos que contiene esa carpeta no aparecen ni en el Explorador ni en los resultados de las búsquedas, a no ser que se indique explícitamente. Observaciones Perfiles Usuario Superadm. Admin. Editor Visor Cambios masivos de permisos 1. Dentro de una carpeta se selecciona esta opción 1.1 Propagar permisos 1.2 Heredar permisos de carpeta padre Comprobar que en los elementos contenidos en esta carpeta se han copiado los permisos de la origen. Comprobar que en la carpeta donde se ha realizado el cambio masivo se han copiado los permisos de la carpeta que lo contiene. Crear Tipo de Registro 1. Rellenar datos de Tipo de Registro. 2. Confirmar tipo de Registro. Probar que en el campo de Tipo Registro se pueden añadir tanto un tipo ya creado como otro por texto libre que se añade como nuevo. Añadir un Registro 1. Abrir un documento de tipo PROCEDIMIENTO. 2. Rellenar datos principales del registro. 3. Adjuntar ficheros. 4. Confirmar Registro. Comprobar que el tipo de registro ha contabilizado el registro como asociado a él. Comprobar que el registro se ha asociado al documento. 100

109 Caso de Prueba Ver Registros Pasos 1. Abrir un documento de tipo PROCEDIMIENTO 2. Filtrar los Registros mostrados por Fecha y/o por Id. Registro. Observaciones Perfiles Usuario Superadm. Admin. Editor Visor 101

110 3. Diseño del Sistema de Información Actividad 3.1: Definición de la Arquitectura En esta actividad va a definir la arquitectura del Gestor Documental, especificando cada una de las particiones físicas de las que está compuesto el sistema, también se realizará una descomposición lógica del sistema en subsistemas de diseño de los que se especificará su ubicación detallada en la infraestructura tecnológica seleccionada para llevar a cabo el proyecto. Para facilitar el diseño de la aplicación, se establece una distinción entre los subsistemas específicos del sistema y los subsistemas de soporte. La primeras se obtienen a partir de una división lógica y coherente del sistema de información que se realiza durante las fases de análisis del sistema. Las segundas, en cambio, provienen de la necesidad de la interacción del sistema con la estructura tecnológica seleccionada y con el resto de los sistemas. A continuación se detallan cada uno de los tipos de subsistemas definidos: Subsistemas específicos del sistema Partiendo de los productos obtenidos en las distintas fases de análisis se obtienen los subsistemas específicos que se definen como particiones físicas del sistema representadas como nodos y comunicaciones entre ellos. Estos nodos son los elementos de la infraestructura más significativos de la arquitectura. Así pues, en la aplicación que se está desarrollando se especifican los siguientes nodos: Gestor Bases de Datos: como gestor, en la aplicación se va a utilizar Oracle 9i. El gestor, debido a la estructura tecnológica seleccionada, se va a comunicar con el servidor de Lógica de Negocio (Bussines Logic Server) y mediante el 102

111 lenguaje SQL realizará las consultas que llevarán a cabo la ejecución de la aplicación de Gestión de la Documentación. Puestos de cliente: al tratarse de una aplicación web, los puestos de los clientes no tienen que instalarse la herramienta en cada uno de sus puestos. La estructura en tres capas que se ha seleccionado, será la encargada de tramitar las peticiones que el usuario realice. Las peticiones del usuario pueden llegar al sistema de diversas maneras, pero la comunicación con el servidor de aplicaciones, que será el encargado de procesarlas, siempre se llevará a cabo mediante el protocolo de comunicaciones http. El intercambio de mensajes entre el usuario y la aplicación se realiza mediante mensajes HTML. Servidores: los servidores que forman la arquitectura son el servidor de aplicaciones, el servidor de lógica de negocio y el servidor de datos. La ejecución de la aplicación se llevará a cabo mediante el intercambio de mensajes entre estos servidores. Cada uno de ellos tiene una estructura interna en la que se lleva a cabo el procesamiento de la información que le llega. Una vez procesada la información se envía al siguiente servidor para los servicios ejecuten sobre esta información las acciones necesarias. Estos nodos y la relaciones existentes entre ellos forman los Niveles de la Arquitectura, en la cual cada nodo es un nivel por el que fluye y se procesa la información para obtener unos resultados. Por tanto, se puede definir la arquitectura tecnológica a utilizar como una arquitectura de Cliente Web en tres capas en las que se distinguen: Capa de usuario(pc + Navegador), Capa de presentación (Servidor Web), Capa de Negocio (Servidor Aplicaciones), Acceso a datos (Servidor de Base de Datos). 103

112 Niveles OSI Usuario Presentación Negocio Acceso a datos Arquitectura Cliente Web (3capas) PC + Navegador Servidor web Servidor Aplicaciones Servidor BBDD DATOS o Especificación del Entorno Tecnológico: Hardware: como ya se explicó en la fase de planificación el hardware necesario para llevar a cabo el proyecto se basa en un servidor Servidores MS Windows y el otro es un servidor SunFire Para la ejecución de la aplicación en cada puesto de trabajo sólo hace falta un PC, ya que la aplicación es web y por tanto no necesita instalación. Software: las herramientas software que se necesitan para el desarrollo de la aplicación son: PeopleSoft Enterprise Portal Solutions. Es el módulo que va a servir de base para realizar la mejora de la herramienta del Gestor Documental. A sobre su estructura se llevarán a cabo todas las modificaciones que el cliente ha pedido. 104

113 Oracle 9i. Es el Gestor de Base de Datos que utiliza la aplicación. SAP y LDAP. Módulos externos a la aplicación de donde se obtienen datos de los usuarios. o Requisitos de seguridad: El acceso al sistema y a los recursos están controlados por medio del módulo de seguridad que lleva integrado la plataforma PeopleSoft, éste módulo permite crear roles, los cuales sirven para agrupar personas con los mismos permisos. Así, en vez de ir añadiendo a un documento o a una carpeta, las personas que pueden acceder a ellos uno a uno, se añade directamente el rol que puede acceder a ellos, con los permisos que se le haya otorgado. Además de esta funcionalidad, la herramienta desarrollada en este proyecto controla el acceso a documentos y carpetas, mediante el apartado de seguridad, en el que a cada uno por separado se puede asignar los permisos que se crean necesarios. Es un requisito de la aplicación que cuando un documento es público, tenga un rol especial en el que están englobados todos los usuarios de la Organización, con permisos de visor. El control y registro de accesos al sistema se realiza mediante el módulo de auditoría que contiene la herramienta. Este módulo almacena todos y cada uno de las acciones que se realizan sobre las carpetas y documentos, quién lo ha realizado y cuándo se ha realizado, así se puede llevar un seguimiento exhaustivo sobre las acciones realizadas sobre un elemento. El registro de accesos, lo controla el sistema LDAP, que es el encargado de validar el usuario y la contraseña de la persona que intenta acceder a la aplicación. 105

114 Las copias de seguridad : se realiza un backup diario de las tablas de la base de datos y de los ficheros del sistema ya que es donde están almacenados todos los datos de la aplicación. Una vez a la semana se ejecuta el volcado de toda la información de backup en cintas externas que se guardan en cajas fuertes ya que es información crítica de la organización que puede provocar muchos problemas si se pierde, como por ejemplo no poder dar marcha atrás en caso de contingencia. Subsistemas de soporte Los subsistemas de soporte son aquellos que se van a reutilizar en el proyecto, que ya fueron diseñados con anterioridad, que ofrecen funcionalidad a varios subsistemas diferentes del mismo proyecto. Así por ejemplo, el módulo de notificación de la aplicaciones NOTIFICACIÓN un subsistema de soporte el cual pertenece a la versión básica del portal de PeopleSoft y que se reutiliza en todos los módulos en los que haya que realizar una notificación. El Gestor Documental es uno de los módulos donde se utiliza. GESTOR TAREAS Otro subsistema de soporte, es el módulo de Tareas. Este módulo fue diseñado para la gestión de tareas de una aplicación independiente pero que fue necesario reutilizar para que el módulo de tareas estuviera integrado en otras aplicaciones de la herramienta global. 106

115 ARCHIVOS ADJUNTOS Aplicación de Gestión de la Documentación En el Gestor Documental existe otro subsistema de soporte que es el módulo de Archivos Adjuntos. Este subsistema que no sólo se utiliza en el Gestor Documental sino que se hace uso de él en otras aplicaciones que tiene el portal. Lo que se ha hecho en el proyecto ha sido mejorarlo y adecuarlo a las necesidades que el cliente requería, ya que era una parte de la herramienta que ya estaba implementada en el paquete básico. 107

116 Actividad 3.2: Diseño Físico de Datos El objetivo de esta actividad de diseño es decidir qué estructuras físicas de almacenamiento de datos se van a usar para los objetos relacionales definidos en la etapa anterior, dedicada a la definición de los modelos conceptual y lógico de los datos del sistema. La condición que se establece en esta etapa es que se cumplan las expectativas de rendimiento y disponibilidad que se han determinado en los requisitos del sistema. El diseño físico es muy dependiente del gestor relacional que se va a utilizar, en él se describe la implementación física de la base de datos en memoria secundaria. Entre los parámetros físicos que se definen se encuentran las distintas maneras de almacenar los datos, índices a utilizar, etc. Mientras que en el diseño lógico se especifica qué se guarda, en el diseño físico se especifica cómo se guarda. Para ello, se debe conocer muy bien toda la funcionalidad del Gestor que se va a utilizar, Oracle 9i, y también el sistema informático sobre el que éste va a trabajar. El diseño físico no es una etapa aislada, ya que algunas decisiones que se tomen durante su desarrollo, por ejemplo para mejorar las prestaciones, pueden provocar una reestructuración del esquema lógico. El desarrollo del diseño físico de la Base de Datos del Gestor Documental se va a dividir en tres etapas secuenciales de las que se obtendrá el Diseño completo de la Base de Datos utilizada. 108

117 1) Traducción del esquema lógico global para el Sistema Gestor de Base de Datos (Oracle 9i). En esta etapa es necesario analizar las funcionalidades que ofrece el Sistema Gestor, Oracle 9i, en este caso, para que a partir del modelo lógico se pueda llevar a cabo la transformación. Una vez estudiadas con detalle las peculiaridades técnicas del Gestor de Base de datos, Oracle 9i, se puede concluir en que el sistema soporta claves primarias, claves ajenas y claves alternativas, también tolera la definición de datos requeridos, es decir, que se pueden definir datos como no nulos y soporta la definición de reglas de negocio (restricciones). El siguiente paso consiste en transformar el diccionario de datos creado para el modelo lógico, en otro análogo en el que se describen detalladamente los atributos de cada una de las relaciones. 109

118 Diccionario de datos: (relaciones base) Aplicación de Gestión de la Documentación DOCFT1NA_GD_TBL: Documentos - Flujo de Trabajo EPPCM_CONTENTID nbr15, null NA_CONT_TYPE char 3, not null UNIDAD_ORG_NA char10,not n,deptlvlna_gr_vw USA_FLUJOS_NA char 1, not null, Y/N PLANTILLA_NA nbr 15, null, PLANHISNA_GD_VW USA_PLANTILLA_NA char1, null, Y/N MIGRACION_DOCS_N char1, null, Y/N AUTOR_NA char10, null, NA_PERS_DATA_VW NA_DOC_DT date 10, not null VERSION_INTERNA_NA nbr 15, null MANAGER_ID char10, null, NA_PERS_DATA_VW NA_REFERENCE_CD char 30, null ID_PASO_NA nbr 2, null PUBLICO_NA char 1, null, Y/N FECHA_WORKFLOW_NA date 10, null URL_ID char 30, null VERSION_NA nbr 15, null ESTADO_DOCUMENT_NA char 1,null, values={a=actualizable, E= pend. Aprobación, G=gestión flujo, H=histórico, P=publicado } BETA_I_NA nbr 9,6, null CONTADOR_NA nbr 9, null AREAGESDOC_NA char 4, not null, AREAINNA_GD_ DOC_CONTROLADO_NA char 1, not null, Y/N NIVEL_ACCESO_NA char 1, not null, values={a=uso exclsivo, C=Confidencial, I= Interno, P=Público} NUM_DISPONIBLE_NA nbr 9, null FECHA_PRIM_EDIC_NA date 10, not null DOCFT2NA_GD_TBL: Versiones de attach y flujo EPPCM_CONTENTID nbr 15,not null, EPPCM_CONTENT EPPCM_VERSIONID nbr 15, not null CODIGO_GENERADO_NA char 30, null EMPLID_NA char 11, null FECHA_EDICION_NA date 10, null EDICION_DOC_NA nbr 3, null VERSION_DOC_NA nbr 3, null FECHA_FIN_NA date 10, null ID_WORKFLOW_NA char 6, null, WRKFLWNA_GD_TBL TIEMPO_CICLAUTO_NA char 2, null, values={a= anual, C= cuatrimestral, M=mensual, S=semestral, T=trimestral, W=semanal} USA_FLUJOS_NA char 1, null PUBLICO_NA char 1, null,y/n 110

119 NA_EPPCM_DOCMBR: seguridad de los documentos Aplicación de Gestión de la Documentación PORTAL_NAME char 30, null EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null EPPCM_MEMBRNAME char 30, not null, %EDITTABLE(*) EPPCM_PRIVSET char 15, not null, PRIVILENA_GD_VW EPPCM_MEMBRTYPE char 1, not null, values={o=usuario, R= rol} EPPCM_CATG_MEM: seguridad de las carpetas PORTAL_NAME char 30, not null, PSPRDMDEFN EPPCM_CATGID nbr 15, not null, EPPCM_CATEGORY EPPCM_MEMBRNAME char 30, not null, %EDITTABLE(*) EPPCM_PRIVSET char 15, not null, EPPCM_PRIVILEGE EPPCM_MEMBRTYPE char 1, not null, values={o= usuario, R=rol} (*) La tabla de la que toma los datos el campo EPPCM_MEMBRNAME de las tablas EPPCM_DOCMBR y EPPCM_CATG_MEM, varía en tiempo de ejecución, ya que dependiendo de dónde se utitlice se asigna una tabla u otra, dentro del código. EPPCM_CONTENT: DOCUMENTOS EPPCM_CONTENID nbr 15, not null EPPCM_CONT_TYPE char 1, null, values={c=contrtato, D=documento, F=documento, H=texto o HTML, I= imagen, R=imagen URL, T=destino, U=URL} EPPCM_TITLE char 100, not null DESCR char 30, null DESCRLONG long, not null PORTAL_CNTPRV_NAM char 30, null, PSPRDMCNTPRV EPPCM_SOURCE char 75, not null EPPCM_LOCKED_DTTM datetime 26, null EPPCM_LOCKED_OPRID char 30, null EPPCM_CATG_TYPE char 1, null, values={b=gestión de contenido, C=contenido relacionado, D=foro discusión, M=revista, N=noticias, P=propociones, R=Gestor documental, V=vista de contenido} ESTADO_DOC_NA char 1, null, values={f=finalizado, G=tareas activas, I=sin tareas, P=revisar fin tareas} FFIN_DOC_NA date 10, null AUDITNA_GR_SBR char 30, null 111

120 CAMADINA_GD_TBL: Campos adicionales Aplicación de Gestión de la Documentación EPPCM_CONTENTID nbr15, null SEQNUM nbr3, null FIELNDAME char18, null TIPO_CAMPO_NA char1, null, values={b= booleano, E=prompt edit, F= fecha, N= número, P= prompt no edit, T=texto} VALUE char 254, null NA_VALUE char 254, null NA_VALUE_NUMBER nbr 15, null NA_VALUE_FECHA date 10, null NA_VALUE_BOOLEAN char 1, null,y/n CAMDOCNA_GD_TBL: Campos/Tipo Doc/Un. Org NA_CONT_TYPE char 3, not null, FIELDNAME char18, null, TCAMPONA_GD_TBL OBLIGATORIO_NA char 1, not null, Y/N ORDENA_NA nbr 5, null DOCTSKNA_GD_TBL: Tareas asocidadas a un documento EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null SECUENCIA_NA nbr 3, not null ESTADO_TSK_NA char 1, not null, values= {D=cancelada, F=finalizada, G=en curso, I=borrador} ASSIGN_OPRID_NA char 30, not null PRIORIDAD_NA char 1, not null, values={1=alta, 2=media, 3=baja} FTAREA_NA date 10, null FVENCIMIENTO_NA date 10, not null FFINALIZADA_NA date 10, null OPRID_NA char 30, not null, OPREMPLNA_ VW DESCR_TAREA_NA char 70, not null DESCRLONG long, null 112

121 DOORGANA_GD_TBL: Destinatarios del documento Aplicación de Gestión de la Documentación EPPCM_CONTENTID nbr 15, null SEQNUM nbr 3, not null NA_ORG_ID nbr 5, not null, NA_ORG_TBL FENVIO_NA date 10, not null TENVIO_NA char 1, not null, values={e=entrada, S=salida} MODO_ENVIO_NA char 2, null, values={ca=carta, CI=comunicación interna, EM= , OT=otros} EMPL_NA char 1, null, values={a=aeropuertos, C= Corporativa, N=organizacion} EMPLID char 11, null, EMPLACTNA_PE_VW DEPTID char 10, null, DEPARTNA_GR_VW EPPCM_SOURCE char 75, null, ORGDESNA_Gd_vw EST_CONFIRMADO_NA char 1, null ESTADINA_GD_TBL: Estadísticas por documento EPPCM_CONTENTID nbr15, null FECHA_NA date 10, null CONTADOR_NA nbr 9, null ESTUSENA_GD_TBL: Estadísticas por user OPRID_NA char 30, null EPPCM_CONTENTID nbr 15, null FECHA_NA date 10, null CONTADOR_NA nbr 9, null HISTORNA_GD_TBL: Histórico del documento EPPCM_CONTENTID nbr 15, null EPPCM_VERSIONID nbr 15, null FECHA_HISTORICO_NA datetime 26, null ORDEN_NA nbr 5, null VERSIONESTADONA char 1, not null, values={a= adjuntos, F= flujo, N= Notificación, S= Procesos del sistema, V= versión} EMPLID_NA char 11, null DESCR char 254, null LABELBOTNA char 30, null 113

122 RELCNTNA_GD_TBL: Documentos relacionados Aplicación de Gestión de la Documentación EPPCM_CONTENTID nbr 15, null NA_EPPCM_DOCID_REF nbr 15, not null, DOCUM3NA_GD_VW RELURLNA_GD_TBL: URL s relacionadas EPPCM_CONTENTID nbr 15, null SEQNUM nbr 3,null URL char 254, null PASELENA_GD_TBL: Pasos elegidos del Flujo de Trabajo EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null EPPCM_VERSIONID nbr 15, not null ID_PASO_NA nbr 2, not null, PASONA_GD_TBL ID_WORKFLOW_NA char 6, null EMPLID_NA char 11, null FINALIZAR_NA char 1, null FROM_DT date 10, null TO_DT date 10, null ESTADO_WORKFLOW_NA char 1, not null, values{a=aprobado, N=no iniciado, P=pend. Aprobación, R=rechazado} FECHA_WORKFLOW_NA date 10, null PASFLWNA_GD_TBL: Pasos del workflow ID_WORKFLOW_NA char 6, not null ID_PASO_NA nbr 2, not null, PASONA_GD_TBL ORDEN_NA nbr 5, null PASO_ANTERIOR_NA nbr 2, null PASO_POSTERIOR_NA nbr 2, null OBLIGATORIO_NA char 1, not null, Y/N PERM_RECHZO_NA char 1, not null, Y/N PASO_RETROCESO_NA nbr 2, null, PASONA_GD_TBL PUBLICAR_NA char 1, not null, Y/N EPPCM_PRIVSET char 15, null, CONJPRINA_GD_TBL APROBADO_POR_NA char 1, not null, values={t= todas las personas, U= una persona} OBLIGAADJUNTO_NA char 1, not null, Y/N PASONA_GD_TBL: Pasos ID_PASO_NA nbr 2, not null DESCR char 30, not null 114

123 PASRESNA_GD_TBL: Responsables de paso del workflow EPPCM_CONTENTID nbr 15, null EPPCM_VERSIONID nbr 15, not null ID_PASO_NA nbr 2, not null, PASONA_GD_TBL EMPLID_NA char 11, not null, NA_PERS_DATA_VW ID_WORKFLOW_NA char 6, null ESTADO_WORKFLOW_NA char 1, not null, values{a=aprobado, N=no iniciado, P=pend. Aprobación, R=rechazado} FECHA_WORKFLOW_NA date 10, null NOTIFICAR_NA char 1, not null, Y/N EPPCM_CATEGORY: Carpetas PORTAL_NAME char 30, not null, PSPRDMDEFN EPPCM_CATGID nbr 15, not null EPPCM_CATG_TYPE char 1, not null, values={b=gestión de contenido, C=contenido relacionado, D=foro discusión, M=revista, N=noticias, P=propociones, R=Gestor documental, V=vista de contenido} EPPCM_TITLE char 100, not null DESCR char 30, null DESCRLONG long, null URL_ID char 30,not null, EPPCM_URLDOC_VW EPPCM_PUBCATG char 1, not null, Y/N EPPCM_OWNER char 30, null, PSOPRDEFN_SRCH AREAGESDOC_NA char 4, null, AREAINNA_GD_TBL EO_PE_AUDIT_SBR char 30, null EPPCM_CATG_CONT: carpetas/documentos PORTAL_NAME char 30, not null, PSPRDMDEFN EPPCM_CATGID nbr 15, not null, EPPCM_CATEGORY EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null, EPPCM_CONTENT EPPCM_PUB_STATUS char 1, null, values={n= pendiente, P= publicado, R=rechazado, W= adaptación} EPPCM_MAIN_TPCTCON char 1, null EPPCM_MAIN_CONT char 1, null EPPCM_NWDISPORD nbr 3, null EPPCM_PUBLISH_DT date 10, null EPPCM_EXPIRE_DT date 10, null 115

124 NA_EPPCM_ATTACH: archivos adjuntos de documentos EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null, EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID nbr 15, null SEQNUM nbr 3, null ATTACHSYSFILENAME char 30, not null ATTACHUSERFILE char 30, not null LAST_UPDATE_DTTM datetime 26, null URL_ID char 30, null EPPCM_CATG_HIER: jerarquía entre carpetas EPPCM_PARPORTALNM char 30, not null, PSPRDMDEFN EPPCM_PARCATGID nbr 15, not null, EPPCM_CATEGORY PORTAL_NAME char 30, not null, PSPRDMDEFN EPPCM_CATGID nbr 15, not null, EPPCM_CATEGORY REGNUENA_GD_TBL: registros EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null, DOCFT1_NA_TBL ID_REG_UNICO_NA nbr 10, not null ID_TIPOREGISTRO_NA char 2, not null, TRCONCNA_GD_VW FECHA_ENTRADA_NA date 10, not null AUTONUMERICO_NA char 6, null OBSERVACION_NA long 2000, not null CODIGO_REGISTRO_NA char 50, null REGFILNA_GD_TBL: archivos adjuntos de registros EPPCM_CONTENTID nbr 15, not null ID_REG_UNICO_NA nbr 10, null SECUENCIA_NA nbr 3, null ATTACHSYSFILENAME char 30, null ATTACHUSERFILE char 30, null NWTIRENA_GD_TBL: nuevos tipos de registros ID_TIPOREGISTRO_NA char 2, null DESCR char 100, not null 116

125 2) Diseño de la representación física Aplicación de Gestión de la Documentación o Organización de los ficheros: Los caminos de acceso de ORACLE pueden ser: Basados en reglas, es decir, que según unas reglas estáticas se establecen los caminos de acceso a los ficheros de la base da datos. Basados en estadísticas, que es el que se utiliza en la aplicación que se está desarrollando. En este caso el camino de acceso a los ficheros de calcula según las necesidades del fichero. La base de Datos utilizada en la aplicación es una tabla no particionada porque el volumen de información no es excesivamente grande por lo que los parámetros DDL que determinan esta características serían, como ya se ha explicado anteriormente: PCTFREE= 10%, don de cada 10 páginas se queda una libre, y por lo tanto deja espacio para posibles inserciones y modificaciones. PCTUSED=0% o Índices: Los índices son estructuras que agilizan el acceso a una fila determinada, ya que dado el valor de una columna de una fila, el índice proporciona la dirección de la página donde está almacenada esa fila, y por tanto, se puede acceder directamente a ella, evitando un barrido de la tabla. Así se disminuye el tiempo de respuesta de la transacción. En la aplicación se han creado varios índices, dependiendo de la tabla ya que existen algunas a las que se accede con mucha frecuencia y el tiempo de respuesta debe ser el mínimo posible. 117

126 A continuación se muestran los índices que se han creado por cada tabla: TABLA Detalle del índice CAMPOS key, unique, cluster EPPCM_CONTENTID DOCFT1NA_GD_TBL 0, alt, no unique, no cluster AREAGESDOC_NA EPPC_CONTENTID key, no unique, cluster EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID DOCFT2NA_GD_TBL EMPLID_NA 0, alt, no unique, no CODIGO_GENERADO_NA cluster EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID EPPCM_CONTENT NA_EPPCM_DOCMBR EPPCM_CATG_MEM DOCTSKNA_GD_TBL DOORGANA_GD_TBL key, no unique, cluster 0, alt, no unique, no cluster a, user, no unique, no cluster key, unique, cluster key, unique, cluster key, unique, cluster a, user, no unique, no cluster key, unique, cluster 0, alt, no unique, no cluster 1, alt, no unique, no cluster 2, alt, no unique, no cluster EPPCM_CONTENTID EPPCM_TITLE EPPCM_CONTENTID EPPCM_CONT_TYPE LAST_OPRID_NA DTTM_STAMP_NA EPPCM_CONTENTID PORTAL_NAME EPPCM_CONTENID EPPCM_MEMBRNAME EPPCM_PRIVSET PORTAL_NAME EPPCM_CONTENID EPPCM_MEMBRNAME EPPCM_PRIVSET EPPCM_CONTENTID SECUENCIA_NA ESTADO_TSK_NA OPRID_NA EPPCM_CONTENTID SECUENCIA_NA EPPCM_CONTENTID SEQNUM NA_ORG_ID EPPCM_CONTENTID SEQNUM EMPLID EPPCM_CONTENID SEQNUM DEPTID EPPCM_CONTENTID SEQNUM 118

127 TABLA Detalle del índice CAMPOS 3, alt, no unique, no cluster EPPCM_SOURCE EPPCM_CONTENTID SEQNUM ESTADINA_GD_TBL ESTUSENA_GD_TBL HISTORNA_GD_TBL RELCNTNA_GD_TBL RELURLNA_GD_TBL PASELENA_GD_TBL PASFLWNA_GD_TBL PASONA_GD_TBL PASRESNA_GD_TBL key, unique, cluster EPPCM_CONTENTID FECHA_NA A, user, unique, cluster FECHA_NA EPPCM_CONTENTID OPRID_NA key, unique, cluster EPPCM_CONTENTID FECHA_NA EPPCM_CONTENTID A, user, no unique, cluster OPRID_NA FECHA_NA EPPCM_CONTENTID key, unique, cluster EPPCM_VERSION FECHA_HISTORICO_NA ORDEN_NA key, unique, cluster EPPCM_CONTENTID NA_EPPCM_DOCID_REF key, unique, cluster EPPCM_CONTENTID SEQNUM EPPCM_CONTENID key, unique, cluster EPPCM_VERSIONID ID_PASO key, unique, cluster ID_WORKFLOW_NA ID_PASO_NA key, unique, cluster ID_PASO_NA 0, alt, no uniqe, no cluster DESCR ID_PASO_NA EPPCM_CONTENTID key, unique, cluster EPPCM_VERSIONID ID_PASO_NA EMPLID_NA EPPCM_CONTENTID A, user, no unique, no EMPLID_NA cluster ID_WORKFLOW ID_PASO_NA B, user, no unique, no cluster ID_PASO_NA EMPLID_NA EPPCM_CONTENTID 119

128 TABLA Detalle del índice CAMPOS EPPCM_CATEGORY C, user, no unique, no cluster key, unique, cluster 0, ALT, no unique, no cluster 1, ALT, no unique, no cluster EMPLID_NA EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID ID_PASO_NA PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_TITLE PORTAL_NAME EPPCM_CATGID AREAGESDOC_NA PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CATG_CONT NA_EPPCM_ATTACH EPPCM_CATG_HIER REGNUENA_GD_TBL REGFILNA_GD_TBL NWTIRENA_GD_TBL key, unique, cluster A, user, unique, no cluster key, unique, cluster key, unique, cluster key, unique, cluster key, unique, cluster key, unique, cluster 0, alt, no unique, no cluster PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CONTENTID EPPCM_CONTENTID PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CONTENTID EPPCM_VERSIONID SEQNUM EPPCM_PARPORTALNM EPPCM_PARCATGID PORTAL_NAME EPPCM_CATGID EPPCM_CONTENTID ID_REG_UNICO EPPCM_CONTENID ID_REG_UNICO_NA SECUENCIA_NA ID_TIPOREGISTRO_NA DESCR100 ID_TIPO_REGISTRO_NA 120

129 o Estructuras de almacenamiento óptimo: ÁRBOLES Existen ciertas tablas de la base de datos que necesitan unas estructuras de almacenamiento especiales porque se espera que según se vaya utilizando la aplicación el volumen de información se vaya incrementando y en algún momento se deben tratar de forma diferente, además de optimizar el tiempo de búsqueda. La tabla de departamentos es una de las que está estructurada como un árbol, no sólo porque es de un tamaño grande, sino porque en la organización la estructura organizativa es muy dinámica y cambia a menudo. Se eligió una estructura en árbol porque el mantenimiento y la actualización es mucho más óptima que con otra estructura de datos. El árbol que contiene los departamentos es de un tipo de árboles determinado que se llaman árboles optimizados cuyo mantenimiento se realiza internamente desde el entorno PeopleSoft. La jerarquía entre carpetas y documentos está organizado mediante la estructura de árboles clásica, ya que se espera que a medida que la aplicación se utilice el volumen de carpetas y documentos va a ser muy grande por lo que se necesita una estructura de datos que optimice las búsquedas y en las que se pueda insertar, modificar y borrar de la mejor manera posible, sin tener problemas de rendimiento ni de espacio en disco. La estructura en árbol al ser una estructura de datos dinámica no tendrá problemas de almacenamiento, si se han estimado bien los máximos valores que se van a utilizar. También tienen la característica de que al ser no lineales, el acceso a los nodos en una búsqueda es directo, evitando así tener que recorrer toda la estructura, lo que penalizaría en el tiempo de respuesta porque se pueden alcanzar volúmenes grandes y estructuras complejas. 121

130 3) Diseño de mecanismos de seguridad Aplicación de Gestión de la Documentación Los mecanismos de seguridad se basan en el módulo de seguridad que lleva integrado el portal, desde donde, el usuario superadministrador, controla por cada uno de los usuarios que pueden utilizar la aplicación, qué acceso pueden tener a la misma. Desde esta herramienta de seguridad se le establecen permisos a cada usuario para acceder a cada una de las aplicaciones que tiene el portal, además se pueden crear Roles, como ya se ha explicado, en los cuales se pueden agrupar personas que tengan los mismos permisos para acceder a ciertas partes de la aplicación. Para el Gestor Documental, en particular, además de esa herramienta, también se controla el acceso a carpetas y documentos desde el propio Gestor, donde a cada uno de los elementos se les establecen las personas o roles que pueden acceder a ellos y con qué permisos (administrador, editor, visor). El control de la seguridad de la herramienta sólo pude ser gestionada por los superadministradores de la aplicación, ya que si no se restringe esta actividad, sería un caos, porque no habría un control real de acceso a la aplicación y todo el mundo tendría acceso a todo, provocando comportamientos anómalos de la aplicación de los que no se tendría constancia. o ROLES: Para controlar el acceso a la herramienta de Gestión de la Documentación se han creado distintos roles que agrupan personas con permisos similares. Los roles existente corresponden a cada departamento, ya que todos los integrantes de un mismo departamento van a tener los mismos permisos, exceptuando a los administraciones que se les asignan unos roles especiales de administración de documentos. También se han creado distintos roles, interdepartamentales que agrupan personas que tienen los mismos permisos. La creación de roles queda abierta para la creación de posibles roles que puedan necesitarse. Existen dos roles 122

131 especiales que son NA_GUEST y NA_EMPLOYEE. El primero recoge a todas las personas que tengan el perfil de invitado, es decir, que no pertenecen a la aplicación. Este rol restringirá el acceso de las personas a las que se les haya asignado. El segundo rol, NA_EMPLOYEE, agrupa todos los empleados de la organización, que tendrán unos permisos de acceso correspondientes a su perfil. Además a los roles o personas se les tienen que asignar permisos para acceder a los elementos de la aplicación, estos permisos son: Administrador, Editor, Visor, dependiendo del perfil de acceso que se le quiera dar a la persona o al rol (grupo de personas). 123

132 Actividad 3.3: Diseño de la Migración y Carga Inicial de Datos La aplicación de Gestión de la Documentación que se está llevando a cabo en este proyecto, no necesita una carga inicial de datos ya que la Base de Datos de documentos, carpetas,... está vacía al principio. Los datos que necesita para que la aplicación comience a funcionar correctamente son los que se refieren a Departamentos, Organizaciones, Empleados, Privilegios. Estas tablas ya se encuentran en el sistema ya que vienen incorporadas en el PeopleSoft Enterprise Portal Solutions. La función de tener actualizada estas tablas es trabajo del superadministrador de la aplicación que además de mantenerlas día a día, por si existe algún cambio, puede hacer uso de un proceso que no es materia de este proyecto pero que es muy útil para mantener las tablas de control de las que toma información la aplicación. Este proceso es el proceso de integración del metadirectorio. Este proceso tiene por objetivo consolidar los datos de empleados procedentes de la aplicación SAP de Gestión de Recursos Humanos con PeopleSoft CRM y el Portal, lo que implica que la aplicación de Gestor Documental utilizará estos datos. SAP (RRHH) PeopleSoft CRM METADIRECTORIO Peoplesoft Enterprise Portal Solutions GESTOR DOCUMENTAL 124

133 Para la realización de las pruebas, se tiene un entorno específico en el cual los programadores y algunos usuarios, prueban la aplicación como si estuviese implantada. Para que este entorno funcione igual que el entorno de producción, y las pruebas sean fiables, hay que realizar una migración de datos desde un entorno a otro y así los datos que se obtienen son fiables y a la vez se pueden modificar sin problema de que afecte al funcionamiento real de la aplicación en el entorno de producción. Este proceso de migración se realiza mediante una herramienta que lleva incorporada el entorno de desarrollo de PeopleSoft, PeopleTools, y se llama DATA MOVER. Esta aplicación ejecuta una serie de scripts específicos los cuales primero exportan los datos del entorno de producción a una carpeta temporal y después desde el entorno de pruebas se importan esos datos. Así ya se tiene los mismos datos en un entorno y otro para poder realizar las pruebas de la forma más real posible. PRODUCCIÓN PRUEBAS EXPORT IMPORT 125

134 4. Construcción del Sistema Aplicación de Gestión de la Documentación En este proceso se genera el código de los componentes de la aplicación, se desarrollan todos los procedimientos de operación y seguridad y se elaboran todos los manuales de usuario final y de explotación con el objetivo de que funcione correctamente para la implantación posterior. Actividad 4.1: Generación de Código de Componentes y Procedimientos En primer lugar, para que se pueda llevar a cabo la construcción del sistema se tiene que asegurar la disponibilidad de todos los medios. Para ello la primera tarea es implantar la Base de Datos, en el caso que se aborda en este proyecto, la Base de Datos ya está implantada por lo que solamente habrá que realizar modificaciones de algunas tablas y crear otras que no existían. De todas formas este paso no entra en el ámbito de el proyecto ya que es otro departamento del la organización la que lleva a cabo la gestión de la base de datos. Lo que sí hay que especificarles a las personas que gestionan la base de datos, son los scripts obtenidos al modificar cualquier tabla o al crear índices. Para la creación de las tablas es el propio software el que crea el script de creación. Las interfaces de usuario también se crean en esta fase, dándoles la estructura ya definida estableciendo la navegabilidad a través de la programación de los procesos. La generación del Código de Componentes la realiza automáticamente la aplicación de desarrollo cada vez que se crea un componente en la aplicación. En cambio, el código de Procedimientos y seguridad va asociado a estos componentes. La seguridad se establece en un tipo determinado de componente que se llama application package y en él se definen todas las restricciones de seguridad de la aplicación dependiendo del perfil de usuario que está accediendo a la aplicación. 126

135 Actividad 4.2: Ejecución de las Pruebas Unitarias y de Integración En esta actividad, de lo que se trata es de ejecutar el plan de pruebas que se desarrolló en la fase de Análisis. A medida que se va generando el código de los componentes, se va probando y corrigiendo posibles errores sintácticos o de funcionalidad, con el objetivo de comprobar que su estructura es correcta. Una vez que se tiene todo el código generado, tanto el de los componentes como el de los procedimientos, se pasa a las pruebas de integración donde la persona que lleva a cabo las pruebas debe controlar que toda la aplicación funciona correctamente y que se cumplen restricciones de seguridad. Para ello debe introducirse en el sistema con los diferentes perfiles de usuario que se han definido e ir probando cada paso de uso según está especificado en el plan de pruebas. En caso de que alguna prueba de integración falle, hay que realizar un análisis detallado para determinar el origen del fallo y así poder corregirlo. Estos errores pueden obligar a cambiar código ya generado o algún componente creado. Una vez que las pruebas se llevan a cabo con éxito, se genera un registro conforme a los criterios establecidos en el plan de pruebas. Este registro se evalúa para comparar los resultados obtenidos con los esperados, encontrar errores, corregirlos y determinar si es necesario volver a realizar el plan de pruebas en su totalidad o parcialmente. La ejecución de las pruebas puede provocar que aparezcan nuevos casos de uso que no se han considerado en el plan de pruebas, y hay que introducirlos en el plan de pruebas para que su ejecución abarque el mayor número de casos de uso y así las pruebas serán mucho más exactas y las posibilidades de error mucho más pequeñas. 127

136 Actividad 4.3: Elaboración de los Manuales de Usuario El objetivo de esta tarea es elaborar la documentación de usuario, tanto del usuario final como de explotación, de acuerdo a los requisitos establecidos. El manual de Usuario comprende varias partes, cada una de ellas dirigida a un perfil de usuario determinado. En primer lugar, se detalla el funcionamiento general de la aplicación explicando las acciones que pueden llevar a cabo todos los usuarios. La siguiente parte del manual va dirigida a los administradores explicando qué acciones pueden realizar todos los administradores y cuáles sólo los superadministradores. El manual de usuario se publicará en la Intranet de la organización para que esté al alcance de cualquier usuario que quiera consultarla. Además el manual se introducirá en la aplicación como un documento más, de tipo Manual, que se podrá administrar añadiéndole versiones, añadiéndole flujo de trabajo, etc. A medida que el manual vaya cambiando porque se añada nueva información,... se actualizará en el Gestor documental añadiendo una nueva versión. Este manual se encuentra en el ANEXO I. 128

137 Actividad 4.4: Definición de la Formación de Usuarios Finales La formación a los usuarios hay que planificarla ya que el ámbito de la aplicación es muy amplio, es decir que va a afectar a muchas personas de la organización. Se comenzará formando a los Superadministradores, para que se desenvuelvan con soltura sobre la aplicación ya que van a ser ellos los que la administren y respondan a las dudas de otros usuarios. Posteriormente, se dará formación a los administradores para que conozcan las actividades que pueden llevar a cabo para la administración de la documentación del área que les corresponde. Por último se publicará una Guía Rápida de uso de la aplicación que mostrará de forma trivial el funcionamiento de la aplicación para que cualquier usuario pueda utilizarla. Esta guía rápida ha sido necesaria crearla porque es muy difícil formar a todos y cada uno de los usuarios que van a utilizar la aplicación. Cada uno de los administradores será el encargado de hacer llegar la información de que la guía rápida se ha publicado y que se puede consultar, además, deben estar disponibles para ayudar a los usuarios de su área a resolver las dudas que les pudieran surgir. Cada área de la organización tendrá una carpeta propia gestionada por el administrador de cada área donde los usuarios pertenecientes a la misma publicarán sus documentos. Con esto se consigue que la organización de los documentos facilite la administración de los mismos. Como el alcance de la aplicación es muy amplio, se ha decidido realizar una implantación de prueba en algunos departamentos de la organización para poder evaluar la aceptación de la herramienta en un ámbito más pequeño que se pueda abarcar con facilidad. Una vez que este periodo de prueba se lleve a cabo se establecerá la implantación global a toda la organización donde habrá que determinar el plan de formación que se va a llevar a cabo. 129

138 El plan de Formación quedaría de la siguiente manera: Aplicación de Gestión de la Documentación 130

139 5. Implantación del Sistema Este proceso tiene como objetivo principal realizar todas las actividades necesarias para el paso al entorno de Producción. Hay que señalar la participación del usuario de operación en la pruebas de implantación, del usuario final en las pruebas de aceptación y del responsable del mantenimiento. Para que la implantación se pueda efectuar correctamente hay que establecer un Plan de implantación el cual deben seguirlo todas las personas que vayan a trabajar en esta fase para que así haya mucha más coordinación y se impide que puedan producirse problemas. Actividad 5.1: Plan de Implantación El plan de implantación define los distintos pasos que hay que realizar para que la implantación del sistema se realice correctamente. Plan de Implantación o Pruebas de integración del sistema: de acuerdo con el Plan de Pruebas establecido en la fase de Análisis. o Plan de Formación para llevar a cabo la migración del software de un entorno a otro. o Realización de pruebas de implantación y aceptación del sistema: Las pruebas de implantación y de aceptación hay que realizarlas con el máximo rigor posible ya que cualquier problema que surja puede provocar una marcha atrás en la implantación de sistema. Las pruebas de implantación cubren un rango muy amplio, que va desde la comprobación de cualquier detalle de diseño interno hasta aspectos como comunicaciones. También se verifica el comportamiento del sistema bajo las condiciones más extremas. 131

140 Las pruebas de aceptación, se llevan a cabo por los usuarios finales ya que tienen por objetivo validar formalmente que el sistema se ajusta a sus necesidades. o Plan de contingencia. o Definición del Plan de Mantenimiento. Una vez comprobada la integridad de la aplicación y especificada la instalación y configuración, se debe transferir el software producido en el entorno de Desarrollo o Pruebas al entorno de Producción para llevar a cabo la explotación del sistema. En la organización el paso al entorno de Producción de cualquier nuevo desarrollo software lo realiza otro departamento que es el de Sistemas de la Información. Por tanto hay que establecer la formación para llevar a cabo esta transferencia de software. 132

141 Actividad 5.2: Formación necesaria para la Implantación Al ser otro departamento, que no está familiarizado con la plataforma de desarrollo, los que llevan a cabo las acciones de migración del software hay que preparar una guía para las personas que van a llevar a cabo la migración en la que se detalla cada uno de los pasos que tienen que realizar para que el paso al entorno de Producción se ejecute correctamente. En la Guía de Instalación se determinan los pasos que hay que realizar para la transferencia de software. A continuación se desarrolla la Guía de Instalación simplificada. Guía de Instalación 1) Una vez que se tienen todos los programas de la aplicación en el entorno de Pruebas, hay que copiarlos al entorno de Producción. Para realizar esta acción existen dos dominios en los que corre la aplicación, uno de ellos es en el que la aplicación se ejecuta normalmente, el otro es un dominio espejo, es decir, una copia del dominio de producción primario que sirve de backup en casos en los que en el primero se produce cualquier fallo y deja de funcionar. Este dominio espejo sirve para que a los usuarios les sea transparente el fallo del primero y las migraciones de nuevos parches de la aplicación, etc. 2) El primer paso para la migración es desactivar el servidor primario, y activar el secundario para que los usuarios no noten ningún tipo de problema. 3) Después, mediante las herramientas que el Entorno de Desarrollo PeopleSoft proporciona, se realiza la copia de los programas, componente, elementos, tablas,... que han cambiado de un entorno a 133

142 otro. Además se realiza una limpieza de cachés para evitar que los cambios no se hayan realizado y que la máquina ejecute código antiguo. 4) Por último, se levanta el servidor primario, con los cambios realizados, y se desactiva el secundario, en el que además también hay que realizar una copia de los programas y componentes de la aplicación, para que quede en el mismo estado que el primario. 134

143 Actividad 5.3: Pruebas de Implantación y Aceptación del Sistema La finalidad de las pruebas de implantación y aceptación del sistema es comprobar el funcionamiento correcto del mismo en el entorno de operación y permitir que el usuario determine, desde el punto de vista de operación, la aceptación del sistema instalado en su entorno real, según el cumplimiento de los requisitos especificados. Las pruebas de instalación se basan sobre todo en certificar el correcto funcionamiento de la aplicación compitiendo por su recursos de máquina y red, y por otra parte es necesaria la prueba de aceptación final del usuario, que desde su puesto de trabajo, y bajo los diferentes perfiles bajo los cuales puede operar, certifica el correcto funcionamiento del sistema. Para ello deben tomarse varios usuarios de prueba con diferentes perfiles y que cada uno de ellos al probar todos los aspectos de la aplicación verifiquen que se cumplen todos los requisitos propuesto como de funcionalidades, interfaces, seguridad,... Una vez que estas pruebas se han superado, el sistema queda abierto al resto de los usuarios que se han establecido en el plan, sobre los que se realiza un seguimiento o monitorización para comprobar el comportamiento ante la concurrencia de muchos usuarios. En el nuevo entorno en el que está corriendo la aplicación deben repetirse las pruebas de rendimiento y sobrecarga, para evaluar, por una parte la si la instalación y configuración de la aplicación funciona correctamente, y por otra, comprobar el correcto funcionamiento tanto de la aplicación implantada como de aquellas que, ya en el entorno de Producción, interactúan con la nueva. 135

144 Actividad 5.4: Plan de Contingencias El Plan de Contingencia consiste en elaborar un procedimiento a seguir en caso de que se produzca un fallo y se tenga que restablecer el sistema lo antes posible y con la menor pérdida de datos posible. Existen dos tipos de contingencia sobre las que hay que actuar de distinta forma para solventarlas lo antes posible causando daños mínimos: Contingencia física: es el caso en el que la máquina falla por cualquier problema técnico (apagón, incendio,...). Para solventar este caso hay que proceder levantando la máquina espejo que existe en otra ubicación física. Así la aplicación seguirá funcionando correctamente, siendo transparente al usuario las acciones que se han llevado a cabo. Contingencia de Aplicación: en este caso se trata de un fallo del software incremental que consiste en un error de código, una funcionalidad que falla,... Para corregir este problema hay que realizar la acción de Marcha atrás que permitirá que el sistema quede estable en una versión anterior, que funcione correctamente, y con la menor pérdida de datos de usuarios posible. Para ello, se toman los datos de las copias de seguridad. Las tablas de datos de los usuarios están guardadas en esas tablas por lo que aunque la aplicación cambie, los datos introducidos, no variarán mucho. Las tablas de configuración de la aplicación se toman de una versión backup que funcione correctamente. Así aunque la versión de la aplicación sea anterior a la de los datos, éstos no van a variar. 136

145 CAPÍTULO 3: Mantenimiento del Sistema La entrega de la herramienta de Gestión Documental, desarrollada en este proyecto, necesita una garantía de funcionamiento y un servicio técnico que realice el mantenimiento de la aplicación implantada. Una vez implantado el sistema pueden aparecer errores o comportamientos anómalos que no se habían detectado en las pruebas, por lo que hay que estar preparados para subsanar esas incidencias con la mayor rapidez posible. La mejor forma de mantener el coste de mantenimiento bajo control es una gestión del Proceso de Mantenimiento efectiva y comprometida, para ello se establece un Plan de Mantenimiento que detalla cada uno de los pasos que hay que ejecutar. PLAN DE MANTENIMIENTO Tengo una incidencia... Registro de la petición Análisis de la petición Preparación de la implementación del cambio Seguimiento y evaluación de los cambios 137

146 Se pueden llevar a cabo distintos tipos de mantenimiento dependiendo de la petición que se haya registrado: Mantenimiento correctivo: atiende a las incidencias y errores detectados en la ejecución del sistema. Estos errores se tienen que diagnosticar, subsanar y actualizar rápidamente para mantener el nivel de servicio esperado. Mantenimiento evolutivo: son las incorporaciones, modificaciones y eliminaciones necesarias para cubrir un cambio en las necesidades del usuario. Mantenimiento adaptativo: son las mejoras o modificaciones del sistema debidas a cambios en el negocio o incorporación de nueva tecnología: cambios de configuración del hardware, software de base, gestores de base de datos,... Mantenimiento perfectivo: son las acciones llevadas a cabo para mejorar la calidad interna de los sistemas en cualquiera de sus aspectos: reestructuración de código, optimización del rendimiento,

147 1. Plan de Mantenimiento El Plan de Mantenimiento se establece para que el responsable del mantenimiento de la herramienta pueda abordar en condiciones óptimas el futuro mantenimiento, asegurando que cuando el sistema se incorpore al entorno de Producción todos los productos relacionados estén completos, actualizados y sean consistentes y precisos. En el plan se recogen mecanismos para registrar y evaluar cada petición de mantenimiento, controlar y realizar los cambios y asegurar que se implementen adecuadamente. Actividad 1.1 : Registro de la Petición Esta actividad es la que establece un sistema de registro de información para las peticiones de mantenimiento con el fin de controlar, canalizar y priorizar los cambios propuestos por un usuario. En primer lugar el usuario comunica al Administrador de su departamento la incidencia o la mejora propuesta. El Administrador es el que se pone en contacto con el Superadminsitrador del sistema y le informa de la petición, es el superadministrador el que registra la petición para que quede constancia de que se ha realizado, y una vez que se tiene varias se clasifican, se evalúan y se priorizan. El superadministrador notifica esta petición a los responsables del mantenimiento, éstos serán los encargados de evaluar la petición. 139

148 Actividad 1.2: Análisis de la Petición La petición registrada por el superadministrador es analizada por los responsables del mantenimiento, y en este análisis se decide qué tipo de mantenimiento conlleva esa petición además de la prioridad que tiene frente a otras peticiones. A las peticiones de mejora que se les realiza un Mantenimiento Evolutivo, es decir, estas mejoras se van acumulando y se estudia la posibilidad de que se pueda crear una nueva versión de la aplicación en la que se integren todas esas propuestas de mejora. Existen otro tipo de peticiones, como las incidencias por fallo de datos a las cuales hay que responder con un mantenimiento correctivo rápido y eficaz. Otros errores a los que hay que aplicar un mantenimiento correctivo rápido, se subsanan en el entorno de desarrollo y se crea un parche el cual corrija el error que se ha detectado y ese parche se migra al entorno de Producción lo antes posible, habiéndole realizado todas las pruebas necesarias para verificar que ya no se repite el error o que se haya podido generar otro. 140

149 Actividad 1.3: Preparación de la Implementación Aplicación de Gestión de la Documentación Esta actividad se lleva a cabo siempre y cuando haya que realizar un cambio en el código fuente ya creado, como por ejemplo en la creación de un parche que subsane un error crítico o la elaboración de una nueva versión de la aplicación en la que se incorporen las mejoras que han pedido los usuarios. Lo primero que hay que hacer si es un error lo que hay que subsanar es detectar dónde se ha producido y cómo corregirlo. Una vez que se ha corregido en el entorno de Desarrollo, se pasa ese código al entorno de Pruebas y una vez que se ha probado que funciona correctamente o que el cambio realizado no ha afectado a ninguna otra parte de la aplicación, se pasa a Producción. En el caso de que sea una nueva versión, hay que realizar el mantenimiento con mucha más calma. Se tiene que evaluar cada una de las peticiones de mejora y comprobar cuál va a ser el impacto que van a tener sobre la aplicación ya creada. Una vez que se ha llevado a cabo este análisis hay que priorizar las peticiones y ver cuáles son las más necesarias y en las que, por tanto, hay que tardar menos en realizar. Una vez que se ha realizado un proyecto con las mejoras de prioridad más alta, se procede a la migración de los elementos que se hayan modificado, primero al entorno de Pruebas donde se comprueba que funciona correctamente y que no ha afectado a otras partes de la aplicación ya existentes. Por último se migra al entorno de Producción donde los usuarios podrán utilizar las nuevas funcionalidades que han propuesto. 141

150 Actividad 1.4: Seguimiento y Evaluación de los cambios hasta la aceptación Cuando los errores se han subsanado, independientemente del tipo de mantenimiento elegido, se realiza el seguimiento de los cambios que se han llevado a cabo. Durante el seguimiento se comprueba que sólo se han modificado los elementos que se ven afectados por el cambio y que se han realizado las pruebas correspondientes, especialmente las pruebas de integración y del sistema. Una vez que los usuarios de prueba aceptan formalmente los cambios se finaliza la petición de mantenimiento, modificando en el catálogo de peticiones que estas peticiones se han tratado y que, por tanto, quedan cerradas. El registro de este tipo de información proporciona una base cuantitativa sobre la que tomar decisiones relativas a la eficacia de las técnicas y procedimientos de mantenimiento. 142

151 CONCLUSIONES El capítulo que se va a desarrollar puede ser uno de los más importantes del proyecto, ya que en él se valora el trabajo realizado, extrayendo conclusiones sobre los conocimientos que se han adquirido en todos los aspectos como el desarrollo, las herramientas, etc. La realización de un proyecto real, como el que en este caso se ha llevado a cabo, ha ofrecido la posibilidad de empezar a conocer el mundo laboral, enfrentándose a todos los problemas que en el día a día de una organización se originan. Al ser un proyecto real, realizado para una empresa con actividad en el mercado empresarial, no se puede dejar ningún aspecto sin tratar, ya que, de la aceptación del cliente, depende que la aplicación esté activa en la organización más o menos tiempo. El proyecto cubre todas las áreas que conlleva el desarrollo de un proyecto de ingeniería de software, lo que ha ayudado a que la documentación sea completa para el uso de la organización donde se va a implantar. Al haber pasado por todas las fases del desarrollo de un proyecto, se han cumplido todos los objetivos, tanto los de aprendizaje como los propios definidos por el cliente, en los apartados técnicos y funcionales. Es una aplicación que se ha realizado a medida de la empresa que lo ha solicitado, cumpliendo todo tipo de restricciones impuestos por la misma. Durante el desarrollo de la aplicación han aparecido diversos problemas que se han tenido que solventar de la mejor manera posible, estudiando con detenimiento las posibles soluciones y cómo podría afectar al sistema llevar a cabo unas u otras. No hay que olvidar que el proyecto se ha realizado sobre una aplicación ya existente, lo que ha complicado el desarrollo, porque había que ajustarse lo máximo posible a las condiciones que ésta tenía. La integración de nuevas funcionalidades no ha sido libre, sino que se ha tenido que estudiar en profundidad qué es lo que había y cómo se podía añadir lo nuevo sin tener que 143

152 modificar lo ya existente. A pesar de las dificultades encontradas, al final, la herramienta quedará a medida de las necesidades de los usuarios, teniendo las funcionalidades antiguas y las nuevas integradas en una misma herramienta. Este era el objetivo que planteó el cliente al inicio del proyecto. En cuanto a los recursos utilizados, cabe destacar que cada vez existen menos personas que conozcan el entorno de programación Peoplesoft, por lo que, probablemente, el cliente debe plantearse la contratación de personal cualificado que lleve a cabo el mantenimiento de la aplicación. Ésta es una aplicación viva, la cual puede ir cambiando a medida que surjan nuevas necesidades en la empresa o cambien sus estructuras, tanto técnicas como organizativas. Hay que tener en cuenta que esta aplicación tiene interacción con otros sistemas, por lo que cualquier cambio en éstos puede afectar a la aplicación desarrollada. Finalmente, aunque la aplicación se haya implantado, no se puede decir que se haya terminado el ciclo de vida del proyecto, ya que al ser una aplicación abierta, existe la opción de seguir mejorándola mediante el mantenimiento de la misma. A medida que se vaya usando, es lógico que aparezcan nuevas necesidades, mejoras y hasta errores que no se hayan contemplado, aspectos a los que la herramienta está abierta y preparada para ser modificada. 144

153 ANEXO I: Manual de Usuario Qué es el Gestor Documental El Gestor Documental es una aplicación para gestionar documentación que permite archivar, clasificar, ordenar, relacionar y compartir toda la documentación que, por su interés, se introduzca en él. Esta documentación se clasifica por carpetas, cada una de ellas corresponde a un departamento de la organización. Asimismo, cada usuario está asignado a un determinado rol y/o roles en función de los permisos que tenga para acceder a los documentos o carpetas. La documentación se puede introducir en diferentes formatos, como por ejemplo: Imágenes bien escaneadas (.tif), bien obtenidas por otros medios, como por ejemplo la web (.jpeg,.gif, etc.). Documentos de texto como MS Word (.doc) o Acrobat Reader (.pdf). Documentos de hoja de cálculo como MS Excel (.xls). Documentos de presentaciones, como MS Powerpoint (.ppt). Documentos de bases de datos, como MS Access (.mdb). Otros documentos: Flash (.swf), páginas web (.htm). Aunque pueden introducirse archivos ejecutables (.exe), hay que plantearse si es realmente necesario y si es seguro, ya que puede contener algún virus oculto. Antes de introducir ningún fichero, hay que advertir que los archivos serán estáticos, es decir, si se introduce una base de datos, ésta no se podrá actualizar, sino que permanecerá siempre igual. También es recomendable limitar el tamaño de los archivos para que no se sature el sistema de transferencia de archivos ni el almacenamiento del servidor: 9 megas es el límite por cada archivo. 145

154 La forma en la que se ordenan los documentos es jerárquica, es decir, archivados en carpetas, sub-carpetas, sub-sub-carpetas, etc., con tantos subniveles como sean necesarios, de forma similar a la forma en que se ordenan los archivos en Microsoft Windows. Las carpetas se identifican por el icono carpeta y los documentos mediante el icono hoja. MI ESCRITORIO La ventana principal del Gestor Documental es Mi escritorio, se compone de seis grandes áreas que son las siguientes: Menú principal. Mis Carpetas en seguimiento. Mis Documentos en seguimiento. Documentos recientes. Tareas pendientes. Gestión de flujos de trabajo. Documentos en Creación. Documentos en Elaboración. Documentos en Aprobación. 146

155 En las secciones de Mi escritorio muestran los documentos en seguimiento, los documentos recientes, las tareas pendientes y la gestión de Flujos de trabajo, mostrando los documentos que se encuentran en cada paso: Creación, Elaboración y/o Aprobación. También existe la posibilidad de que el usuario pueda añadir un documento directamente desde Mi escritorio, pinchando en el icono que se encuentra en el conjunto de acciones del Menú Principal. Aparece además un apartado que contiene las carpetas en seguimiento de un usuario, en el que aparecen las carpetas que el usuario ha marcado como favoritas (bandera roja) y la carpeta que tiene por defecto asignada dependiendo del ámbito funcional al que pertenezca el usuario (bandera verde). Se ha creado un enlace directo al escritorio en el encabezado de todas las páginas, simplemente pinchando en el nombre Gestor Documental se accede directamente a Mi escritorio, además este encabezado ayuda al usuario a no olvidar que se encuentra dentro del Gestor Documental y a que no se sienta perdido en ningún momento. 147

156 Menú principal Aplicación de Gestión de la Documentación El Menú principal de Mi escritorio se compone de cinco áreas que se exponen a continuación. Estas suponen en el eje principal y la base para usar el Gestor documental. Añadir un documento El asistente de alta de un documento consiste en ir pasando consecutivamente por unos pasos por los que se puede navegar por ellos, es decir, que aunque ya se haya pasado por un paso, se puede acceder a él pinchando sobre el botón con su número. Se pueden crear nuevos documentos desde Mi escritorio, en el apartado de menú principal o también desde el Explorador de Carpetas, dentro de la carpeta donde se quiere insertar. La creación de un documento es independiente desde dónde se realice aunque la primera ventana por la que se pasa varía. En el caso de que se inicie la creación del documento desde Mi escritorio, existe un paso inicial (paso 0) que sirve para ubicar el documento en la carpeta que se quiera. 148

157 PASO 0. Ubicación del documento Esta pantalla se divide en dos, en una parte se puede elegir cualquiera de las carpetas en seguimiento del usuario, lo que va a facilitar el trabajo si casi siempre se introducen documentos en las mismas carpetas. En la otra parte, se tiene la opción de elegir cualquier carpeta del explorador. En el caso que se realice el alta del documento desde el Explorador de Carpetas cuando aparezcan las carpetas principales se selecciona aquella en la que se quiere que esté ubicado el documento y si se tiene permisos para realizar la acción aparecerá el icono. A continuación, en la parte superior de la siguiente pantalla se encuentra el botón aplicación., que se pulsará para comenzar la Una vez pulsado el botón o, según desde donde se haya comenzado, aparecerá, en la siguiente ventana, el asistente de alta de documentos. A partir de este punto, los pasos son comunes tanto si se ha comenzado desde el escritorio o desde el explorador. 149

158 Paso 1. Datos principales del documento Aplicación de Gestión de la Documentación En la primera ventana del asistente de alta de documentos se pueden observar los siguientes campos obligatorios: Título del documento. Breve resumen acerca de qué trata. Fecha Documento: por defecto, se muestra la fecha actual, pero se podrá modificar pulsando el botón de calendario. Fecha de la Primera Edición: por defecto, se muestra la fecha actual, pero se podrá modificar pulsando el botón de calendario Nueva para la versión Tipo de documento que se va a introducir: se selecciona a través del icono. Ámbito funcional: por defecto aparece el ámbito de la carpeta en la que se está creando el documento, en el caso de que ésta no lo tenga establecido, tomará el ámbito de las carpetas superiores. Unidad Organizativa a la que pertenece. Por defecto aparece la que unidad correspondiente al empleado que está dando de alta el documento. Las demás opciones son de carácter optativo y algunas de ellas, como el autor o la fecha del documento, aparecen automáticamente ya que el usuario está registrados con sus claves de acceso. Cabe destacar que se puede utilizar flujos de trabajo, marcando la casilla correspondiente sita en la parte inferior, para emplear un Flujo Calidad ATM, Flujo de Calidad ISO 9001 o Procedimiento General de la Documentación que se explicará más adelante. 150

159 Otra campo que se puede elegir es el de Plantilla, que indica el tipo de plantilla que va a utilizar el documento. Una vez elegida, aparecerá en pantallas sucesivas un enlace Ver Plantilla, que mostrará la plantilla seleccionada. Una vez finalizado se pasa a la siguiente ventana pulsando el botón, situado en la parte superior derecha de la página. Paso 2. Lista de distribución e información específica del documento En la pantalla siguiente se tiene la opción de rellenar los campos de información específica del documento. Esta información consta en la lista de distribución/origen del documento. Se pueden rellenar campos adicionales, exclusivos del tipo de documento y el ámbito funcional que se esté utilizando. En el caso de que éstos no tuviesen un * no serían de carácter obligatorio y por tanto no sería necesario rellenarlos para continuar. Para pasar a la siguiente pantalla se pulsa el botón. 151

160 En la lista de distribución se pueden bloquear las filas que se desean dejar estáticas con el botón Confirmar distribución. Una vez bloqueados los campos no se pueden volver a desbloquear, pero sí se pueden añadir nuevas filas. Paso 3. Seguridad: Miembros y privilegios En este paso el administrador del documento establecerá el nivel de acceso general del documento que modificará los permisos añadiendo el rol NA_GUEST en el caso de que el documento sea Público y eliminándolo en cualquier otro caso. Asimismo, si el documento es Confidencial, solamente se mantienen los destinatarios especificados en la lista de distribución del documento. En cualquier otro caso el administrador decide el tipo de permiso, Rol o Usuario, y con qué tipo de privilegios van a contar: administrador, editor y visor. Además en este paso para añadir o restar filas sólo se debe usar los botones y. Al terminar este paso y se pinche el botón genera el documento y se le establecerá el identificador que le corresponde. será cuando se 152

161 Paso 4. Adjuntar ficheros, documentos y enlaces relacionados En este paso se pasa a conformar el contenido del documento. Se divide en tres ventanas. Ficheros adjuntos: En la parte superior de la ventana, se puede realizar la acción de adjuntar ficheros. En el caso de que se quiera introducir más de uno, basta con pulsar el botón. También se puede eliminar un fichero adjunto con el botón. En la parte inferior, aparece quién ha introducido el documento, la fecha en la que fue editado y, cuando se pulsa, la fecha de finalización. Cuando 153

162 se finaliza una versión se pueden añadir más versiones con el fin de actualizar, en cada una de ellas, el documento en cuestión. Asimismo, se pueden establecer los números de Edición y Versión manualmente con los botones creados para tal efecto. También, se pueden consultar las versiones creadas haciendo clic sobre Ver Uno o Ver Todo. Ficheros adjuntos de la versión: En este apartado se añade el documento en cuestión a través del enlace Adjuntar Fichero. Aparecerá una ventana en la cual si se hace clic sobre el botón Examinar se podrá elegir un fichero desde el explorador de Windows y, posteriormente, pulsar Cargar para insertarlo. Una vez que se ha adjuntado un fichero, se podrán añadir más archivos al documento si pulsamos y si se quiere eliminar alguna fila se hace mediante el botón. Después de finalizar la versión, con el botón Finalizar Versión, se podrá Actualizar Archivo para modificar el fichero anterior, en caso de que haya quedado obsoleto, con el botón. Documentos relacionados: En este apartado se podrán adjuntar ficheros relacionados a través del icono que mostrará en el despegable un listado de documentos. 154

163 URLs relacionadas: Simplemente, bastará con introducir la dirección URL deseada. En caso de desear añadir más se hará clic sobre el botón y si se quiere borrar una de ellas se pulsará, de la fila correspondiente. Al ver el botón como botón siguiente, se comprueba que ésta es la última página y que al pulsarlo se finalizará la acción de alta. Paso final. Finalización del alta del documento Esta ventana indica que han sido completados todos los pasos del asistente y ofrece varias alternativas para realizar. Al llegar a este punto ya no se puede navegar por los demás pasos. :Lleva a ficha del documento. : Permite crear otro documento. : Lleva a la carpeta en la que se ha dado de alta el documento. : Enlace con el Mi escritorio. 155

164 Añadir un documento con Flujos de Trabajo Para crear un documento con flujos de trabajo se tienen tres opciones: Calidad ATM. Norma ISO Procedimiento General de la Documentación. Para añadir un documento con flujo de trabajo hay que proceder igual que en el caso anterior lo único que varía es que hay que marcar la casilla de utilizar flujos de trabajo y posteriormente elegir el tipo de flujo. Una vez se ha realizado esa acción en el asistente de alta de documento aparece un paso adicional en el que se establecen los detalles del flujo de trabajo. Al crear un documento con flujo de trabajo aparece un paso adicional en el asistente para establecer el flujo: Paso 2: Pasos del flujo de trabajo y responsables de los mismos En la siguiente ventana aparecen marcados por defecto los pasos obligatorios de un documento con flujo de trabajo. Según las normas de calidad cada tipo de flujo tiene unas acciones obligatorias determinadas. Las tareas destacadas están acompañadas del botón así como la fecha en las que se va a iniciar una determinada acción y la fecha en la que, previsiblemente, tiene que estar finalizada. Las fechas las se introducen con ayuda del icono, que despliega un calendario y facilita notablemente la tarea. Los responsables de cada acción tienen unos cometidos concretos respecto al flujo de trabajo, que son: 156

165 Creación: es el usuario que crea el documento con flujo de trabajo y configura los responsables que van a participar. Elaboración: usuario o usuarios que elaboran íntegramente el documento con todos los detalles necesarios. Revisión: usuario o usuarios que se encargan de revisar el documento, una vez elaborado. Supervisión: el cometido de ésta acción es realizar una segunda revisión de manera exhaustiva. Aprobación: en éste caso los responsables deben dar su consentimiento para la aprobación del documento. No obstante, si es necesario incluir otra acción de las que aparecen como opcionales simplemente se tiene que marcar sobre acción seleccionada y proceder de la misma manera que en las de carácter obligatorio. En esta ventana se establece, además, el Ciclo Automático de Versión que hace que la última versión, cuando el documento con flujo de trabajo es finalmente publicado, vuelva al estado inicial y reinicie el ciclo. Los períodos que se pueden elegir para que se reinicie el ciclo son: Anual, Cuatrimestral, Mensual, Semanal, Semestral, Trimestral. 157

166 Una vez completados los campos de esta pantalla se debe pulsar cada botón de resaltado para así proceder a agregar a los responsables que se elijan para cada acción. Por ejemplo, hay que añadir como mínimo un responsable en cada acción, mediante el icono que muestra el despegable de todos los usuarios. Si se quieren sumar más usuarios, uno a uno, se empleará el botón y, si por el contrario, se quieren eliminar se hará con. Cuando se tenga el usuario o usuarios que se precisen, se pulsará el botón Aceptar. Cabe destacar que cada tipo de flujo tiene unos pasos obligatorios determinados. Para que pasen al siguiente paso tienen que ser aprobados por sólo uno de los responsables o por todos, según esté estipulado. A continuación se exponen los tipos de flujos y las características de las acciones obligatorias de cada una: 158

167 Flujo de Calidad ATM Paso del workflow Privilegio Aprobación por Creación Administrador Un usuario Elaboración Editor Todos los usuarios Revisión Editor Todos los usuarios Supervisión Editor Todos los usuarios Aprobación Visor Todos los usuarios Flujo de Calidad ISO 9001 Paso del workflow Privilegio Aprobación por Creación Administrador Un usuario Elaboración Editor Un usuario Revisión Editor Todos los usuarios Aprobación Administrador Todos los usuarios 159

168 Procedimiento General de Documentación Paso del workflow Privilegio Aprobación por Elaboración Administrador Todos los usuarios Revisión Visor Todos los usuarios Aprobación Visor Todos los usuarios Una vez completados todos los campos de este segundo paso se debe pulsar el botón. 160

169 Explorador de carpetas Explorar carpetas A través de esta función se puede navegar por las carpetas y subcarpetas para poder visualizar su contenido e introducir y buscar documentos en ellas. La pantalla del Explorador de carpetas, en el nodo de Carpetas Principales (primer nivel) se divide en dos áreas: Cabecera de la tabla: en ella se muestran las carpetas correspondientes a cada departamento. En el caso de que hubiera más carpetas se podrían ver utilizando las flechas, que se encuentran en la parte superior derecha. En esta cabecera también se muestran los campos mediante los cuales se ordenan las carpetas, como título, número de elementos que hay en cada carpeta, última fecha en la que se modificó algún documento de la carpeta y una breve descripción. Si se pulsa en estos nombres de campos los registros se ordenarán de forma ascendente o descendente (por orden cronológico, alfabético o numérico, según el caso). En el caso de que se desee ordenar los campos de otro modo se hará pulsando sobre Personalizar. Si se quiere exportar a Excel la visualización de la pantalla simplemente se debe hacer clic sobre el icono. 161

170 Registros de la tabla: son específicamente las carpetas. Si se quieren ver las subcarpetas o documentos que tienen las carpetas de las distintas unidades organizativas se hará clic sobre la carpeta que se quiera. Para desplazarse por las carpetas, conviene recordar que éstas están organizadas jerárquicamente en árbol, de forma similar a la forma en que se ordenan los archivos en Microsoft Windows. Para acceder a visualizar, modificar o crear una carpeta o documento nuevo sólo se tiene que pulsar sobre el nombre de la carpeta principal, su icono correspondiente o, si el usuario tiene permisos de administrador o editor, también sobre el icono. Asimismo, si se tienen los citados permisos de administrador y editor aparecerán a la derecha de determinadas carpetas los iconos de, para editar un documento, y, para eliminar un documento o carpeta. En caso de estar dentro de la carpeta correspondiente al departamento al que pertenece el usuario (carpeta principal), la ventana del Explorador mostrará las subcarpetas y documentos contenidos en ella. 162

171 La ventana del Explorador se divide en varias partes: Cabecera: En la cabecera aparece el nombre de la carpeta en la que se encuentra junto con el identificador numérico de ésta. Además, aparecen acciones que se pueden realizar sobre la carpeta si se tienen los permisos adecuados. Ruta del documento: En el recuadro azul, aparece el camino que se ha recorrido para llegar hasta la carpeta actual permitiendo, en cualquier, caso subir de nivel, es decir, volver a la carpeta anterior. Barra de herramientas: El siguiente recuadro, muestra una serie de herramientas de gran utilidad: : para regresar a la pantalla del escritorio. estado histórico. : para mostrar carpetas y/o documentos que se encuentran en : para marcar la carpeta actual como favorita. : para crear una carpeta nueva. : para acceder a crear un nuevo documento. 163

172 Una vez que se ha localizado el documento que interesa se tienen dos opciones para visualizarlo: Pulsar sobre el nombre del enlace correspondiente. Hacer clic sobre el icono de carpeta o de documento. Sólo si el usuario tiene permisos de administrador o editor se podrá acceder a él mediante el botón. Si se quiere abrir directamente el archivo adjunto que lleva asociada la última versión del documento, sólo hay que pinchar en el icono que está a la derecha del nombre del documento que indica el tipo del archivo adjunto: imagen, documento de texto, documento Word, documento Excel Cuando aparece este icono, significa que el documento tiene varios archivos adjuntos asociados, por tanto para abrir el que se necesite hay que acceder a la ficha del documento y seleccionarlo ahí. Con los permisos correspondientes, se cuenta con la potestad de eliminar un documento o carpeta con el icono. En el caso de que se necesite tener un determinado permiso hay que contactar el administrador del sistema. Añadir una carpeta (solo administradores) Para añadir una carpeta hay que ubicarse en las carpetas principales del Explorador de carpetas y desde de aquí entrar en la carpeta en la que se quiera crear la nueva y se pulsará icono. En la siguiente pantalla, hay dos pestañas en la parte superior: Carpeta Grupo de trabajo: Son los datos principales de la carpeta. El único campo obligatorio que hay que introducir es el de título de la carpeta. Posteriormente, por defecto aparece la ubicación de la carpeta a la que hemos accedido en la ventana anterior. Respecto a los campos optativos se 164

173 puede incluir el propietario (mediante el icono resumen. ), una breve descripción y un Miembros y privilegios: En la siguiente pestaña se establece la seguridad de la carpeta. La persona que crea determinada carpeta aparece por defecto como administrador, lo cual implica ser también editor y visor. Para determinar los miembros existen dos opciones: Heredar permisos de carpeta: si se pulsa este botón aparecerán los miembros de la carpeta principal que contiene a ésta. Añadir miembro: de este modo se pueden añadir los miembros que se elijan, uno a uno, con su correspondiente privilegio. 165

174 Los permisos existentes en los documentos y/o carpetas son los de administrador, editor y visor, suponen una escala jerárquica en las que las categorías principales tienen también los mismos privilegios que las correlativamente inferiores. La siguiente ventana mostrará los tipos de permisos (administrador, editor y visor) con sus correspondientes especificaciones de privilegios. Se debe ir eligiendo cada permiso de uno en uno. 166

175 Cada vez que se elija un permiso, en la parte superior de la pantalla, se debe marcar el tipo de miembro: Usuario: si es una persona concreta a la que se va a asignar los permisos. Ejemplo: Antonio Pérez. 167

176 Rol: si corresponde a un grupo determinado. Ejemplo: empleados de la organización. Después de marcar el tipo de miembro se debe pulsar sobre el icono para buscar de una manera óptima a los miembros que deseamos introducir. Una vez completado se pulsa sobre el botón Guardar. Buscador de documentos Se accede al Buscador de Documentos a través de la segunda opción de Menú principal de Mi escritorio del Gestor Documental. Esta opción permite realizar búsquedas a través de: Texto libre: nombre de los ficheros, descripción, resumen del documento, identificador, título, tipo de contenido y valores de texto de los campos adicionales. Criterios de búsqueda con los que esta indexado el documento. Criterios adicionales de búsqueda de cada unidad organizativa concreta. 168

177 Cuadro Esquemático de Comodines de búsqueda y operadores? Interrogación Sustituye un único carácter. * Asterisco Sustituye varios caracteres. Comilla Buscar frases completas., Coma Entre varios términos, indica que busque uno u otro. AND Sumar Todas las palabras deben aparecer en el resultado. OR Optar Cualquiera de las palabras especificadas debe aparecer en el resultado. Buscar documentos por texto libre En la pantalla que aparece al hacer clic en Mi escritorio sobre Buscador de Documentos se puede observar, en la parte superior, una ventana en la que aparece el buscador de texto libre, que permitirá buscar un documento mediante texto libre. Simplemente hay que insertar el texto y pulsar sobre el botón Buscar. A continuación los resultados se mostrarán de forma inmediata en la segunda pestaña, Resultados de Búsqueda. 169

178 Buscar a través de criterios de búsqueda Para realizar la búsqueda a través de Criterios de búsqueda hay que situarse en la segunda ventana del Buscador de Documentos. Se debe introducir alguno de los campos con los que esta indexado el documento. Cuantos más campos se rellenen más se podrá filtrar el documento puesto que se han ofrecido más detalles concretos de lo que se busca. 170

179 Iconos de búsqueda Si se pulsa en este icono aparecerá un listado con los diferentes valores que se pueden introducir en ese campo. Despliega una hoja de calendario que ayudará a introducir la fecha correctamente. Criterios de búsqueda generales: Nº de Documento Título Unidad Organizativa Ámbito funcional Tipo de Documento Carpeta Dado de alta por Nombre del Fichero Estado del Documento Fecha de Alta Fecha del Documento Número de referencia Responsable Estos mismos campos son con los que se indexan cada documento en el momento de su creación. Existen otros campos de búsqueda adicionales que se pueden marcar según interese: Incluir Históricos: al marcar esta casilla se buscará también por aquellos campos que se han declarado como inactivos. 171

180 Buscar sólo documentos controlados: al marcar esta casilla se desplegará una ventana en la que habrá que introducir los campos que generarán el código por el que se realizará la búsqueda. Buscar por Distribución/Origen: al marcar esta casilla aparecerá una ventana en la que habrá que rellenar campos por los que se realizará la búsqueda. Buscar sólo documentos que utilicen Flujos de Trabajo: Al marcar esta casilla se desplegará otra ventana en la que se marcará el criterio que se quiere para la búsqueda de los documentos con Flujos de Trabajo. Estos criterios pueden ser: buscar todos los documentos, sólo que tienen la última versión Aprobada o sólo los que tengan la última versión en Proceso. Los operadores para delimitar la búsqueda son los siguientes: Comienza En campos de texto, caracteres por los que comienza el campo. por Contiene En campos de texto, el campo que se busca contiene el término de búsqueda. = El campo del documento tiene que ser exactamente igual al término. No = El campo del documento tiene que ser exactamente distinto al término. < El campo del documento tiene que ser menor al término. En campos de texto, es alfabéticamente anterior. <= El campo del documento tiene que ser menor o igual al término. En campos de texto, es alfabéticamente anterior o igual. 172

181 > El campo del documento tiene que ser mayor al término. En campos de texto, es alfabéticamente posterior. >= El campo del documento tiene que ser mayor al término. En campos de texto, es alfabéticamente posterior o igual. Entre Si se selecciona este operador, aparecerán dos términos de búsqueda para que nos encuentre el intervalo entre ellos. En Si se introducen dos o más términos de búsqueda separados por comas, alguno de ello coincidirá con el que se busca. Una vez indicados los parámetros de búsqueda, el botón Buscar presentará en la segunda pestaña, Resultados de búsqueda, las opciones encontradas en formato listado. Para proceder a abrir el documento bastará con hacer clic bien sobre el Número de Documento o bien sobre el icono. Criterios adicionales de búsqueda Otra opción para buscar y filtrar adecuadamente los documentos consiste en realizar la búsqueda mediante los criterios adicionales de búsqueda, ventana que se encuentra en la pantalla inferior del Buscador de Documentos. Se trata de criterios de indexación exclusivos de cada carpeta de cada departamento. 173

182 Obviamente para que aparezca esta opción hay que incluir el departamento en la ventana de Criterios de búsqueda y de éste modo, inmediatamente, aparecerán sus campos adicionales correspondientes. En este caso se pueden ayudar del icono para desplegar un menú y seleccionar la opción deseada. Después de completar los campos que se consideren oportunos se pulsará el botón Buscar, ubicado en la parte superior de la pantalla. Posteriormente, los resultados aparecerán instantáneamente en Resultados de búsqueda y se podrán ver los documentos haciendo clic sobre su número o icono correspondiente pulsando el número de documento. Cada departamento puede solicitar los campos adicionales que precise en función de sus necesidades. Simplemente tendrá que ponerse en contacto con el administrador. 174

183 documentos. Buscador de tareas Esta opción sirve para facilitar la búsqueda de tareas asociadas a Los filtros que se usan son: Usuario. Tipo de búsqueda: o Saber cuáles han sido las tareas asignadas a ese usuario por otros usuarios. o Saber las tareas asignadas por ese usuario a otros. o Ambos casos a la vez. Estado de la tarea: Borrador, Cancelada, En Curso, Finalizada. Finalmente se pulsa en Buscar y se desplegará en la parte inferior el listado de tareas según los criterios introducidos. La información se divide en tres pestañas y con el icono se pueden ver todas las columnas: 175

184 Tareas: Estado de la tareas, su descripción, la Prioridad, quién la ha asignado y a quién, cuándo lo ha hecho y cuándo vence. Documento: el número de documento asociado a la tarea, la fecha en que se introdujo el documento, el estado del documento y su fecha de finalización. Detalle documento: la organización, programa y grupo de trabajo en la que se enmarca, su responsable y su número de referencia. Se puede acceder a los detalles de cada tarea pinchando en el icono abrir documento. 176

185 Mis Carpetas en seguimiento En el aparado de Mis carpetas en seguimiento aparecen las carpetas que el usuario ha marcado como favoritas (bandera roja) y la carpeta que tiene por defecto asignada dependiendo del ámbito funcional al que pertenezca el usuario (bandera verde). Para marcar una carpeta como favorita o quitarle el seguimiento hay que pulsar los botones de Añadir o Quitar seguimiento de la barra de herramientas de la ficha del documento: y. 177

186 Mis Documentos en seguimiento Aplicación de Gestión de la Documentación En éste bloque aparecerán ordenados cronológicamente los documentos en los que el usuario figure como usuario en seguimiento del mismo. Cada usuario puede añadirse o quitarse a sí mismo de seguimiento de un documento a través de los iconos y. Para añadir a otros usuarios al seguimiento de un documento se tiene que contar con los privilegios de administrador. Se sabrá si en la pestaña superior de Seguridad el usuario aparece como tal, de lo contrario habrá que ponerse en contacto con el administrador del sistema. Se puede visualizar qué usuarios están en seguimiento de cada documento haciendo clic sobre la pestaña Usuarios de interés de la ficha de indexación del documento. Cabe destacar que a los usuarios en seguimiento les llegará cualquier modificación o información relativa al documento vía correo electrónico, así mismo cada uno de los usuarios puede enviar una notificación, mediante el icono. 178

187 Documentos recientes Aplicación de Gestión de la Documentación En este apartado se muestran los últimos documentos a los que ha accedido el usuario. Son un enlace a la ficha del documento. Tareas pendientes En Tareas pendientes se visualizan las tareas que han encomendado al usuario, así como las que el usuario ha otros. En cada tarea asignada, hay un icono que indica la prioridad de la tarea del siguiente modo: Prioridad Alta Prioridad Media Prioridad Baja Cuando se abran las Tareas pendientes hay que tener en cuenta que el enlace lleva a la ficha del documento en la pestaña de tareas. 179

188 Gestión de Flujos de Trabajo Aplicación de Gestión de la Documentación En el apartado Gestión de Flujos de Trabajo cada usuario podrá ver en qué estado se encuentran sus documentos de los que, en algún paso, es responsable. Por tanto, y para facilitar su labor, aparecerá un icono indicando el estado en estado en el que el usuario debe actuar prosiguiendo la aplicación. De éste modo aparecerá un epígrafe que indicará qué paso debe efectuar el usuario. 180

189 Barra de Herramientas A continuación, se explican los elementos que aparecen en la parte superior de la ventana (barra de herramientas): Accede al escritorio del Gestor Documental. Regresa a la carpeta en la que está contenido el documento. Sirve para salvar cualquier modificación efectuada. Copia la ficha del documento, sin copiar ficheros adjuntos. Elimina el documento en el que se está ubicado. Envía el documento a los usuarios señalados. Para asignar una tarea determinada a un empleado. Cada usuario puede marcarse a sí mismo para realizar el seguimiento de un documento. Si el documento no tiene flujos de trabajo el administrador o editor puede crear uno nuevo a través de éste icono. Notificar este documento a otros usuarios. 181

190 Notificar Documentos Aplicación de Gestión de la Documentación Los usuarios a los que se les envía una notificación del documento, por defecto, son: los usuarios que tienen la carpeta en la que está contenida el documento como carpeta en seguimiento, los usuarios que tienen el documento en seguimiento, los usuarios que están en la lista de distribución, los usuarios que tienen acceso al documento, mediante los permisos. Cuando se decide notificar se puede elegir entre notificar a roles (grupos de usuarios) o usuarios individuales. Si se elige notificar a usuarios de roles, aparecerá una pantalla para elegir a qué rol o roles notificar. Si no, aparecerá directamente la pantalla de introducción de correos electrónicos de las personas a notificar. También, se tiene la opción de introducir o no el archivo adjunto en el que se va a enviar. Si la persona a la que se notifica el documento no se encuentra en la lista de distribución, se añadirá a ella directamente como salida 182

191 183 Aplicación de Gestión de la Documentación

192 Ficha de un documento La ficha del documento contiene toda la información de un documento, así que cuando se abra para visualizarlo o para administrarlo siempre se hará desde esta ficha. Una vez que se ha localizado el documento, se accede al mismo haciendo clic en su nombre o sobre el icono y, en la siguiente pantalla, aparecerán en la parte superior seis pestañas que se detallan a continuación. También se podrá acceder al documento si se tienen permisos de administrador o editor mediante el icono 184

193 Documento: Esta pestaña se muestra información general acerca del documento, las versiones del documento, los documentos de la última versión, los ficheros adjuntos, campos adicionales, URLs relacionadas y la fecha de la primera edición, que indica la fecha en que se editó por primera vez el documento. Tareas: Sirve para encomendar una tarea, relacionada con el documento, a un usuario. Usuarios en seguimiento: Aquí se introducen los usuarios que realicen el seguimiento del documento, les llegará un en caso de que se notifique el documento. Ubicaciones: A través de esta herramienta se puede ubicar el documento en en otra carpeta. Seguridad: Se asingan las categorías de administrador, editor y visor del documento. Auditoría: En esta pestaña aparecerán todas las acciones que se han realizado, expuestas de manera exhaustiva. Flujo de trabajo: En esta pestaña aparcen los detalles del flujo de trabajo que tiene el documento. 185

194 Documento Aplicación de Gestión de la Documentación A través de la primera pestaña del documento se pueden observar una serie de ventanas con una completa y rigurosa información acerca del mismo, que exponemos a continuación. o Información General A través de ella se visualizan los campos con los que está indexado el documento o carpeta. Los campos que están acompañados de un asterisco siempre son obligatorios, en éste caso son los de título, resumen, tipo de documento y unidad organizativa a la que pertenece. Para introducir el tipo de documento, departamento, responsable o la persona que lo ha dado de alta, se hará con el icono. Para introducir la plantilla, se usa la flecha de la derecha, que muestra un despegable. 186

195 o Lista de Distribución/Origen Aplicación de Gestión de la Documentación En esta ventana, se muestran una serie de campos que se deben rellenar en el caso de que sea necesario especificar características del documento como si es una entrada o una salida, quién lo ha enviado o a quién va enviado, etc. Si se desea bloquear una fila de la lista de distribución para que no sea modificada sólo hay que pulsar el botón de Confirmar distribución. Las personas que están en esta lista de distribución se añaden en la lista de permisos como visores del documento, serán notificados al pulsar el botón de la barra superior. o Ficheros adjuntos En la ventana que corresponde a Ficheros adjuntos se observa los campos correspondientes a la versión del documento, la fecha en que fue editado así como finalizado y los archivos adjuntos que posee. Para eliminar un fichero se debe hacer un clic sobre el botón y posteriormente confirmar dicha acción. Para añadir un fichero se pulsará el enlace, que abrirá una ventana desde la que se pondrá seleccionar el fichero que se desee añadir. Una vez anexado un fichero, se podrá actualizar pulsando el botón. 187

196 Si se quiere modificar el documento y se tienen los permisos de administrador o editor, hay dos opciones: - Finalizar versión y agregar otro fichero pulsando sobre Actualizar Archivo. - Actualizar Archivo y, de éste modo, sin Finalizar versión, se sigue en la misma versión. Se pueden ver las versiones anteriores mediante los botones o Documentos codificados Con el fin de adaptar los documentos a los procedimientos de calidad, existe una función en el gestor documental que permite asignar un número codificado de la siguiente forma XXXX-AA-TTT-NNN-S.s, donde: XXXX: Siglas identificativas del ámbito funcional del área que genera o controla el documento. AA: Dos últimas cifras del año en que se registra la primera versión del documento. TTT: Tipo de documento. NNN: Número correlativo del tipo de documento (carácter anual). S.s: números de edición y versión respectivamente. 188

197 Controlado. Aplicación de Gestión de la Documentación Para codificar el documento, se debe marcar la casilla de Documento o Campos adicionales La ventana Campos adicionales, muestra los campos extras que cada unidad organizativa puede añadir cuando esta creando un documento, porque le pueda interesar introducir un campo determinado que no se encuentre entre los generales. En éste caso cada campo esta acompañado del icono. Si se hace clic sobre él aparecerá un despegable gracias al cual se puede seleccionar el grupo de trabajo, organización, etc. o Documentos y URLs relacionadas Por último, también se procede a incluir nuevos ficheros o URLs, al documento, relacionados con lo que se está tratando. Esto se efectúa a través de las ventanas de Documentos relacionados y URLs relacionadas. En el primer caso a través del icono se puede seleccionar el documento que se vaya a adjuntar. Si se necesitan agregar más ficheros se pulsará el botón y si, por el contrario, se quiere eliminar alguno de ellos se emplea el botón. 189

198 o Flujos de trabajo Si un documento se ha creado con la opción de que tenga flujo de trabajo, se puede acceder a él mediante la pestaña Flujo de trabajo. Para comenzar el proceso de creación, en los flujos de trabajo, se abre el documento y en la pestaña indicada se comienza el flujo. En esta pantalla se puede observar la situación de los pasos del flujo de trabajo y, si se tiene el permiso, proceder a continuar los pasos estipulados. Si el botón Rechazar esta resaltado significa que el usuario tiene licencia para rechazar el flujo de trabajo. En la parte de Pasos del flujo de trabajo se observa el estado en el que se encuentra el flujo, la fecha en la que vence el estado actual y el responsable de efectuar el siguiente paso. Si se despliega la ventana con el botón Ver Todo, se observan los pasos detallados del flujo de trabajo: 190

199 Tareas A través de la segunda pestaña de la ficha de indexación del documento se puede asignar una tarea a un usuario o ver los detalles de tareas ya existentes en el sistema. Cuando desde el escritorio se accede a una tarea pendiente se abre esta ventana. Por defecto cuando se comienza a asignar una tarea el estado en el que está es borrador. Los detalles de la tarea son: Prioridad que se quiere asignar a la tarea que se van a encomendar, puede ser baja, media o alta. Fecha de vencimiento que se quiere otorgar, la se introduce con ayuda del icono calendario. Tarea: Nombre con el que se denominará a la tarea en la que se está ubicado. Asignado a: es el usuario al que se va a asignar la tarea, se selecciona en la ventana que aparece al pulsar, que mostrará todos los usuarios. Comentarios: breve explicación sobre la tarea. Una vez completados todos los campos, como mínimo los obligatorios, se pulsa sobre el botón. Después, la tarea pasará a estar en curso, pendiente de que el usuario asignado realice lo encomendado. En este estado, la tarea, teniendo en cuenta su fecha de vencimiento, podrá ser bien rechazada o bien finalizada pulsando los botones de y, respectivamente. 191

200 Usuarios en seguimiento En este apartado el administrador agregará y dará de baja a los usuarios que estime oportuno para que realicen el seguimiento del documento. Cada usuario puede introducirse o eliminarse a sí mismo pero nunca a los demás. La función de agregar usuarios, sólo la efectuará el administrador, pulsando el botón y para eliminar, usuario por usuario, se hará lo propio mediante el botón, y su posterior confirmación. Cuando en la parte superior se pulse el botón, a los usuarios incluidos en seguimiento les llegará una notificación, vía correo electrónico, del documento para que tengan la posibilidad de visualizar los cambios realizados en el documento concreto. 192

201 Ubicaciones La pestaña Ubicaciones muestra en qué carpeta está el documento y, además, existe la posibilidad de ubicarlo también en otras. Lo hará pulsando el botón y en la siguiente pantalla se elegirá la nueva carpeta, en la que también va a estar situada el documento. Cabe destacar que los nombres de las carpetas marcados en color azul significan que se tienen privilegios de administrador para modificar la ubicación a esas carpetas, por el contrario, si están en negro no se puede realizar la modificación a las carpetas. Carpeta vacía Carpeta contraída Carpeta expandida Una vez marcado se confirma en el botón, si no se quiere confirmar se hace clic sobre, que eliminará la ubicación creada. 193

202 Seguridad (administrador) Aplicación de Gestión de la Documentación Este apartado corresponde a las directrices de seguridad que se van a otorgar al documento. El único que tiene licencia para asignar éste conjunto de privilegios es el administrador del documento. Los privilegios de seguridad del Gestor Documental son, de forma jerárquica, los de administrador, editor y visor. El administrador tiene todo tipo de permisos sobre el documento, el editor se diferencia del anterior sólo en que no tiene licencia para aprobar un documento y, por último, el visor sólo puede leerlo. Para añadir una nueva fila se pulsa el botón y para eliminarla el contrario,. En la nueva fila el miembro que se va a agregar puede ser bien individual, es decir, un usuario, o bien un grupo de usuarios, un rol. El campo nombre miembro lo se busca gracias al icono, que muestra la lista despegable de los usuarios. Por último, en conjunto de privilegios, el administrador asignará los mismos. 194

203 Auditoría En Auditoría se puede visualizar todas las acciones que se han efectuado sobre el documento en el que nos encontramos. En ésta pestaña se puede observar la fecha de creación del documento, todas las versiones que se han creado con sus respectivos pasos, comentarios, notificaciones y los archivos. Asimismo se tiene la posibilidad de ver los archivos que en algún momento se habían eliminado. Cabe destacar que si el documento ha tenido o tiene flujo de trabajo también aparecerá con todo lujo de detalles puesto que mostrará los responsables de cada paso, si fue rechazado en alguno de los pasos, etc. 195

204 Más utilidades Aplicación de Gestión de la Documentación En la pantalla inicial de los documentos, en su parte derecha superior existe una ventana con las siguientes utilidades: Mover a histórico: Esta funcionalidad permite pasar el documento al archivo histórico, hay que recordar que en las búsquedas que se realicen se deberá señalar: Mostrar históricos si se quiere ver. Abrir fichero adjunto: Presenta el primer archivo adjunto del documento. Nueva versión: Permite cerrar la versión existente y crear una nueva. Ver registros (ver Gestión de Registros): Para ver los registros asociados a un documento. Añadir registros: Para añadir registros a un documento. Tipos de registros asociados: Para visualizar los tipos de registros asociados al documento. 196

205 Gestión de Registros Los registros son la evidencia de que un evento ha sucedido, es decir, que sirven para demostrar que ciertas acciones se han llevado a cabo. En el caso del Gestor Documental son los documentos los que llevan asociados los registros, por lo que para añadir un registro el documento tiene que ser de un tipo determinado que permita registros. Para que en un documento aparezcan las opciones relacionadas con los registros tienen que cumplirse las siguientes restricciones: El usuario sea el administrador del documento. Que el documento sea controlado. Que el tipo de documento permita añadir registros (tipo de documento: Procedimiento). Que al menos una versión del documento esté finalizada. 197

206 Utilidades relacionadas con los registros : Esta opción sirve para visualizar los registros que tiene el documento. De cada registro se muestra: el identificador, el título, el tipo y la fecha de entrada. Además hay un icono que permite acceder al archivo adjunto y otro para acceder al detalle del registro. : Al pulsar el botón de añadir archivo aparece una ventana con una plantilla con los campos necesarios para dar de alta un registro para ese documento. Los campos acompañados con * son obligatorios. A un registro es obligatorio adjuntarle un archivo, una vez que se haya completado la plantilla se pulsa el botón Confirmar Registro. 198

207 Cuando se ha confirmado el registro, los campos no se pueden modificar. Aparece nueva información del registro: el código del registro y el identificador del registro. El código del registro tiene la siguiente forma: <código_procedimiento>-rgzz/aayyyy ZZ: número de orden o tipo de registro en relación al procedimiento aa: indica el año de cumplimentación del registro. YYYY: indica el número correlativo de cumplimentación del registro, reiniciando su numeración por cada conjunto ZZ/aa. <código_procedimiento>: es el código del documento, que se codifica al crearlo porque es un tipo de documento controlado. 199

208 : Esta utilidad sirve para añadir nuevos tipos de registros, además de mostrar los ya existentes. Al dar de alta un nuevo registro, los tipos de registros que aparecen en la lista para seleccionar son los que están en este listado. 200

209 ANEXO II: Guía Rápida Gestor Documental Aplicación de Gestión de la Documentación Acceder al Gestor Documental En el menú de la izquierda de la página de inicio del Portal, pulse en el enlace Gestor Documental. Se desplegará una serie de enlaces con las distintas funcionalidades. 201

210 Principales utilidades del Gestor Documental Escritorio: En esta pantalla se tiene una referencia rápida de los documentos más importantes, así como de las principales acciones que se pueden realizar. El escritorio consta de 5 apartados: Menú principal: donde se encuentran los accesos rápidos a otras utilidades del Gestor Documental. Mis documentos con seguimiento. Documentos recientes. Tareas pendientes sobre documentos. Acciones de Flujos de Trabajo pendientes. 202

211 Explorador de carpetas. Esta utilidad muestra las carpetas y documentos que hay en el Gestor Documental. Se navega a través de las carpetas de un modo similar al que se hace en el Explorador de Carpetas de Windows. Buscador de Documentos. Mediante este formulario se pueden buscar los documentos necesarios. 203

212 Buscador de Tareas. Mediante este formulario se ven las tareas asignadas por o a determinado usuario del portal. 204

213 Cómo añadir un documento 1. Acceder al Explorador de Carpetas pulsando el enlace en el menú de Gestor Documental. 2. Se muestra una serie de carpetas y subcarpetas. Navegar dentro de ellas hasta encontrar la subcarpeta en la que se quiere añadir nuestro documento. 3. Si se tiene permiso en la carpeta seleccionada, pulsaremos el botón. 4. A partir de ahora, se guía al usuario a través de un asistente de alta de documentos para introducir el mismo, 5. En el primer paso, se introducen los datos principales del documento. Los datos marcados con un asterisco son obligatorios. Para que los documentos se codifiquen, es necesario marcar la casilla de Documento Controlado. 205

214 Si se necesita que el documento siga un flujo de trabajo, se marca la casilla de Utilizar Flujos de Trabajo, se pedirá elegir cuál de los flujos existentes se va a utilizar. En la actualidad existen 3: Procedimiento General de la Documentación. Flujo de Calidad ATM. Flujo de Calidad Una vez que se han rellenado los campos, se pulsa en el botón 6. En este segundo paso, como se ha elegido que el documento tenga flujo de trabajo, aparecen los pasos en los que consiste dicho flujo. Aquí se introducen los responsables de ejecutar cada paso. Una vez introducidos, se pulsa en. Si se hubiera elegido que el documento no tuviera flujo, se pasaría directamente al paso siguiente. 7. En esta pantalla se especifica cómo se ha distribuido el documento a las diferentes personas y organizaciones. Una vez introducidos, se pulsa en. 206

215 8. En la pantalla siguiente se introducen los ficheros (word, imágenes, excel, pdf, etc.) deseados. En la codificación del conjunto, se introducirán los números de edición y versión de estos ficheros. Éste será el número que conforme que un documento sea la versión 3.2 ó 5.0, por ejemplo. Una vez introducidos, se pulsa en. 9. En el quinto paso, se debe elegir qué seguridad va a tener el documento. Seleccione el nivel de acceso general al documento: Público todos los usuarios de pueden acceder al documento, aunque no estén registrados. Uso exclusivo: sólo los usuarios que se han registrado pueden acceder al documento. 207

216 Interno: sólo pueden acceder al documento el personal de la organización, aunque puede autorizarse el acceso a terceros. Confidencial: sólo pueden acceder al documento las personas especificadas en la lista de distribución del documento (el paso 3 de este ejemplo). También puede añadir privilegios de para ver (visión), editar (edición) o administrar el documento (administración) tanto a usuarios específicos como a usuarios incluidos dentro de un rol. En la Ayuda sobre esta página hay más información sobre cómo asignar la seguridad a los documentos. Pulse en 10. Ya se ha concluido la creación de documentos. Se pulsa en y modificar los datos. para acceder a la ficha del documento. Allí se podrá revisar 208

217 Los documentos controlados Aplicación de Gestión de la Documentación Los códigos de documentos se componen de las siguientes partes: XXXX-AA-TTT-NNN-S.s XXXX: siglas identificativas del ámbito funcional del área que genera o controla el documento. AA: Dos últimas cifras del año en el que se registra la primera versión del documento. TTT: Tipo de documento. NNN: Número correlativo del tipo de documento (caracter anual). S.s: Números de edición y versión respectivamente. Cómo codificar un documento Se puede codificar el documento desde el asistente de alta de documentos o desde la ficha del documento. Los campos que se deben modificar son los siguientes: 1. Marcar la casilla Documento Controlado. 2. Introducir un ámbito funcional en el documento. Automáticamente se introduce por defecto el ámbito funcional de la carpeta en la que se encuentra el documento. 3. Introducir una fecha de primera edición del documento. Automáticamente se introduce en este campo la fecha de creación, pero es modificable. De este campo se obtienen las dos últimas cifras del código. 4. Después se debe elegir un tipo de documento susceptible de ser controlado. Para codificar un documento, es necesario que el tipo de 209

218 documento esté categorizado como codificable. Una vez que se selecciona que el documento sea codificable marcando la casilla. 5. Por último, en los ficheros adjuntos, se numerará la edición y versión de los ficheros adjuntos a este documento. Una vez se haya codificado un documento, se bloquearán todos los campos enumerados anteriormente, excepto edición y versión. El código de esos ficheros aparece en cada conjunto de documentos, y el máximo de ellos aparece en la cabecera del documento. 210