Tabla de contenido 1. Introducción Presentación de la filosofía SLOW Desarrollo Organigrama

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1 Tabla de contenido 1. Introducción Presentación de la filosofía SLOW Desarrollo Organigrama Organigrama del pre-evento Organigrama del evento Cronograma Cronograma previsto para el día del evento Cronograma previsto para el evento Recursos Humanos pre-evento Uniformes del Staff Credenciales del Staff Invitados Planificación de los invitados en la fase del pre-evento Acreditación de los Invitados Recursos Técnicos Papelería de la empresa Más Eventos Iluminación Ambientación Sonido y Música Publicidad y Material Grafico del pre-evento Publicidad y Material Grafico del evento Sponsors Adidas Ambrosia Andrea Cruz Planimetría Catering Souvenirs Sorteo (cierre del Evento) Presupuesto preliminar Presupuesto final Realización del Evento Charlas informativas Fotografías Evaluación Final

2 1. Introducción 1.1 Presentación de la filosofía SLOW Hoy más que nunca, el individuo moderno vive sumido en una particular carrera de obstáculos en la que controlar el cronómetro hasta la milésima determina nuestra existencia. La desconexión del medio natural, ligado a las estaciones, y de otros factores que se encuentran fuera de nuestro control, parece ser una característica de las sociedades occidentales de hoy en día. Las ciudades se vuelven anónimas y vivimos sumidos en nuestro peculiar universo de intereses. La prisa es el motor de todas nuestras acciones y la cinética parece tornarse el criterio central de nuestra existencia. La velocidad envuelve nuestra vida, acelerándola, hace que busquemos economizar cada segundo, rindiendo culto a la rapidez que no nos hace ser mejores sino que finalmente resulta ser dañina porque nos olvidamos de las relaciones humanas, de los momentos de disfrute y de la búsqueda de la tranquilidad interna que es esencial para recargar nuestras baterías. El movimiento SLOW no pretende abatir los cimientos de nuestras vidas cotidianas. Su intención es iluminar la posibilidad de llevar una vida más plena y desacelerada y contribuir a que cada individuo pueda controlar y adueñarse de su propio trayecto vital. La clave reside en el equilibrio y la marcha adecuada para cada momento de la carrera diaria. Se debe poder correr cuando las circunstancias apremian y soportar el temido estrés que en demasiadas ocasiones nos embarga; pero a la vez saber detenerse y disfrutar de un presente prolongado que en demasiados casos queda sepultado por las obligaciones de la vida cotidiana. (Movimiento SLOW, 2008) 3

3 2. Desarrollo 2.1 Organigrama Organigrama del pre-evento Coordinacion Nicole Reihs Gastronomia Recursos materiales Ambientacion Telas Provedor y Pedido Vajilla Sabrina, Evelyn, Nicole Buffet Nicole Bebidas? Musica y Sonido Gustavo Iluminacion Christian Pedido Muebles Nicole, Christian Bolsitas obsequios Evelyn Papeleria Christian, Carla, Gustavo Remeras Carla Talonarios Obsequiosy Ropero Carla Evelyn, Soledad Cartulinas Ventanas y borde salon Carla 4

4 2.2 Organigrama del evento Coordinacion Nicole Reihs Accreditacion y Bienvenida Desarollo del Evento Monaje y Soporte Tecnico Gustavo, Christian Accreditacion Invitados Soledad Bienvenida Invitados y Ropero Carla Agasajo y coctel de bienvenida Gustavo, Christian, Sabrina, Nicole, Evelyn Introduccion a la filosofia SLOW Sabrina, Evelyn Montaje Iluminacion Gustavo, Christian Relajacion Feldenkrais Andrea Cruz Maestra Montaje Sonido Gustavo, Christian Buffet Nicole Montaje Muebles Gustavo, Christian Charla SLOWFOOD Nicole Montaje Buffet Gustavo, Christian Fotografias Evento Christian 2.3 Cronograma Cronograma previsto para el día del evento 16:00 18:30 Decoración del salón Christian, Gustavo, Soledad, Sabrina, Carla, Evelyn 16:30 17:00 Entrega Muebles Christian, Gustavo 17:00 18:00 Montaje Iluminación Christian, Gustavo 16:30 17:30 Entrega Vajilla & Decoración Buffet & Puestos de Bebidas Soledad, Sabrina, Carla, Evelyn 5

5 17:30 17:45 Entrega Buffet Nicole 18:00 18:30 Instalación equipo de música Gustavo 18:00 18:30 Montaje Mesa de Sorteos Evelyn y Nicole 18:00 18:30 Montaje Livings Soledad, Sabrina, Carla 18:30 18:45 Preparación Bebidas Soledad, Sabrina, Carla, Evelyn y Nicole 18:30 18:45 Arreglos finales Christian, Gustavo 19:00 Inicio del Evento Cronograma previsto para el evento Para nuestro evento hemos concebido el siguiente programa: Programa del Evento 6

6 2.4 Recursos Humanos pre-evento Uniformes del Staff Los miembros del Staff serán identificables por una remera blanca con el logo del evento, el caracol verde con el eslogan Take your time, change your life Credenciales del Staff Cada miembro del Staff llevará una credencial con su nombre, el logotipo del evento y la palabra Staff que lo hará identificable como tal. 2.5 Invitados Planificación de los invitados en la fase del pre-evento Hemos contactado y entregado personalmente las invitaciones a nuestros invitados y les pedimos su confirmación de asistencia. Según las confirmaciones recibidas hemos confeccionado la siguiente lista de invitados. 7

7 Lista de Invitados Nombre Asistencia Evelyn Agostina Longhi Seguro 1 Jennifer Espinosa Seguro 1 Gabriela Petraroia Seguro 1 Fabián Trujillo Seguro 1 Emiliano Taborda Seguro 1 Adriana Henao Seguro 1 Nicole Andrea Suarez Ospina seguro 1 Daniel Negrete seguro 1 Joachim Reihs seguro 1 Gabriela Suarez seguro 1 Luis Mendoza seguro 1 Liliana Tries seguro 1 Lotahr Tries Seguro 1 Daniela Giraldo seguro 1 Sebastian Giraldo seguro 1 Sabrina Dora Apter seguro 1 Georgina Ricci seguro 1 Javier Estrugo seguro 1 Victor Estrugo seguro 1 Gerardo Sirota Seguro 1 Ana Apter seguro 1 Carla Camila Andre Mártinez Seguro 1 Lucero Rojas Seguro 1 Andrella Chicango Seguro 1 karen Oyola Seguro 1 Aldana Guido Seguro 1 Joan Sebastian Seguro 1 Johana Amaraz Seguro 1 Christian Alejandro festa Seguro 1 Guillermina Guastavino Seguro 1 Sebastian Guione Seguro 1 Mauricio Cortez Seguro 1 Luciana Uro Seguro 1 Angeles Ríos Seguro 1 Soledad María Laura Mondiech Seguro 1 Sandra Aguiar Posible Susana Aguiar Posible Lucia San Román Seguro 1 Micaela Molinari Seguro 1 Julieta Molinari Seguro 1 Alicia Chiara Seguro 1 Tatiana Cuadra Seguro 1 Gustavo Melina Couto Seguro 1 Mirian Beatriz Seguro 1 Maria Devalle Seguro 1 Silva Garrido Seguro 1 Yanina Tripiquio Seguro 1 Jandira Tripiquio Seguro 1 suma invitados 46 8

8 2.5.2 Acreditación de los Invitados Para la acreditación hemos previsto veinte minutos. Los invitados serán acreditados por un miembro de nuestro equipo y les será entregada una credencial autoadhesiva para poder identificarlos como participantes del evento SLOWLIFE. Además recibirán carpeta con el programa y material informativo. Credencial autoadhesiva para los invitados 2.6 Recursos Técnicos Papelería de la empresa Más Eventos La papelería de la empresa consiste de papel membretado en hoja A4, sobre inglés, sobre A4, Carpeta de presentación en cartulina gris A4 y tarjeta personal. Las muestras se encuentran en el anexo, Cuerpo C del presente trabajo Iluminación El salón se iluminará con ocho LEDs de colores y se apagarán las luces centrales del salón. Las ventanas se cubrirán de cartulinas blancas y las persianas y los costados se decorarán con telas en los colores principales del evento verde/azul Ambientación La ambientación se realizará con cartulinas y telas en los colores verde y azul. Las ventanas se cubrirán de cartulina blanca y se fijará en la ventana central, ubicada detrás de los oradores el logo del evento con el caracol verde y el eslogan Take your time, change your life. Las ventanas se adornaran con telas en los colores verde y azul, así como también las columnas centrales del salón Sonido y Música La música seleccionada para el evento será música etérea, denominada música Chillout para crear un ambiente tranquilo y agradable. Se armará una computadora y los respectivos parlantes. 9

9 2.6.5 Publicidad y Material Grafico del pre-evento La publicidad para el evento se realizará a través de afiches en formato A4 que indicarán el lema, horario, lugar y fecha del evento. Estos afiches serán distribuidos en varias sedes de la Universidad de Palermo cuyos estudiantes conforman la mayor parte de nuestra audiencia meta. Como medios digitales de publicidad, se creó una página relacionada al evento en Facebook con el nombre Slowlife Página de Slowlife en Facebook Las invitaciones impresas serán entregadas a los invitados y tendrán el mismo diseño que los afiches publicitarios, si bien en formato menor (9,5 cm x 6,5 cm). Invitaciones al evento Publicidad y Material Grafico del evento Los afiches en formato A3 y A4 que detallan la programación del evento y los sponsors, se fijaran en la cartelera central de la sede Ecuador y la entrada al salón el día del evento. 10

10 2.7 Sponsors Para nuestro evento recibimos la colaboración y el apoyo de los siguientes sponsors: Adidas La empresa contribuirá productos en modalidad de canje para nuestro sorteo final Ambrosia Es una empresa de catering que proveerá el buffet acorde al concepto Slowfood. 11

11 2.7.3 Andrea Cruz La profesora del concepto de relajación y entrenamiento Feldenkrais contribuirá con su charla informativa sobre esta técnica corporal. 2.8 Planimetría En base a un plan exacto del salón de nuestro evento hemos tomado las medidas necesarias para poder realizar la decoración, ubicar los muebles y distribuir las mesas en las cuales se armará el buffet y los puntos de bebidas. El plano original y el plano con nuestras mediciones se encuentran en el anexo Cuerpo C del presente trabajo. 2.9 Catering El menú se armará acorde a la filosofía Slowfood, es decir, comida sana, de origen sustentable y orgánico, preparado con amor y tiempo y pensada para disfrutar con amigos y familiares buenos momentos en linda compañía. 12

12 Menu Slowlife Bocaditos Salados Gazpacho de Remolacha Bolitas de Amaranto con Salsa Agridulce Patitas de Pollo de Granja Marinadas en Jengibre y Miel Brochetas de Pollo Saté con Salsa de Maní Mini Strudel de Espinaca y Ricotta Tostaditas con Láminas de Vitello Tonnato Tomatitos Caprese Ensalada de Verdes con Vinagreta de Aceto y Reggianito Arrolladitos de Zucchini con Queso Crema y Hierbas Milanesitas de Pechuga de Pollo de Granja Tortillitas con Guacamole, Tomates Frescos y Picadito de Lomo Tentaciones Dulces Sueño de Manzanas Bocaditos de Ananá en Chocolate Ensalada de Frutas Bebidas Sangría de Vino Blanco, Grenada y Ciruelas Vino Blanco Limonadas Naturales 13

13 2.10 Souvenirs Los souvenirs consistirán en mermeladas caseras en bolsitas de papel elaboradas a mano. Los premios para el sorteo estarán distribuidos mediante números fijados a las bolitas al azar. Por eso, la entrega de los obsequios se realizará como una paso anterior al sorteo que representará el cierre del evento Sorteo (cierre del Evento) Se sortearán productos de la empresa adidas. Cada artículo sorteado llevará un número que corresponderá a un número en el interior de algunas de las bolistas de obsequios. Es decir, quien, por azar, selecciona una bolsita con un determinado número se ganará uno de los premios Presupuesto preliminar El presupuesto que presentamos para nuestro proyecto es un presupuesto abierto, que detalla cada rubro y sus respectivos cantidades y precios. Éste primer presupuesto será ajustado a lo largo de la planificación del evento en cuanto a gastos fijos, gastos variables y gastos imprevistos y su posterior cierre y análisis formará parte de la evaluación final. 14

14 Presupuesto preliminar el Presupuesto final El presupuesto final sólo superó los costos estipulados inicialmente por pesos por persona, es decir, 325,78 pesos en total. Presupuesto Evento Slow Life Pesos Observaciones Gastos Variables Vajilla $ Nicole Vajilla Seña $ Nicole Puffs $ Christian Impresiones Bolsita $ 35.0 Evelyn Cintas Mermelada $ 46.5 Evelyn Bolsitas regalos $ 95.0 Sabrina Hielo $ Gustavo Jugos y Agua Mineral $ Gustavo Limonada $ 77.0 Soledad Impresiones Afiches $ 53.0 Sabrina Impresiones Afiches $ Carla Gastos Fijos Impresiones jurados $ Carla Telas $ Evelyn Telas $ 71.0 Soledad Remeras $ Carla Librería (cartulinas) $ 40.0 Soledad Cintas Bolsitas $ 60.0 Evelyn Hojas p/cubrir ventanas + manitos $ 65.0 Sabrina Librería (portacredenciales, ganchitos, etc) $ Soledad Manitos para colgar telas $ 98.0 Soledad Libro Carla Spray $ 88.0 Carla % Gs Imprevistos 3, Aporte individual 15

15 2.14 Realización del Evento Charlas informativas Se realizarán diferentes charlas informativas que introducirán a los invitados a la filosofía SLOW, a las técnicas de relajación Feldenkrais y al concepto de la comida SLOW y sus beneficios alimenticios y sensoriales Documentación fotográfica El evento fue documentado en todas sus fases, tanto durante la fase del montaje, como durante todo el evento Documentación fotográfica del pre-evento Ambientación del salón 16

16 Iluminación Armado del Stand de bebidas y del buffet 17

17 Montaje de los afiches, stand de obsequios y stand de regalos 18

18 Documentación fotográfica del evento 19

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23 2.16 Evaluación Final La evaluación del evento se midió a través de la repercusión y de los comentarios de nuestros invitados en la página de Facebook del evento y el feedback personal de nuestros invitados. Los comentarios recibidos a través de estos canales fueron sumamente positivos. Muchos invitados dieron una respuesta afirmativa en cuanto a que volverían a un evento del grupo en el futuro. La realización del evento en cuanto a tiempos planificados, tanto en la preparación como en el desarrollo del evento siguió los tiempos previstos y se adhirió al cronograma. En cuanto a los costos del evento, los gastos superaron ligeramente los costos estipulados en un 8.5% que se encuentro dentro del rango de gastos imprevistos del hasta 15%. 24